Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Section 01 : Gestion du courrier

1.1 Définition du courrier : (1)
Un courrier était jadis un homme qui portait les lettres. Depuis, le
courrier désigne la correspondance écrite entre personne, généralement deux :
un expéditeur qui l’envoie et un destinataire qui le reçoit. Ce sont des lettres
manuscrites mais aussi des cartes postales. On les envoie dans une enveloppe,
ou telles quelles quand il s’agit d’une carte postale.

Le courrier est protégé par le secret de la correspondance.

Le courrier est toujours une pièce justificative en cas de besoin, pour

cela la téchnicienne supérieure en secrétariat de direction a comme rôle
principal la gestion du courrier. Celui-ci doit être traité et rangé par la
secrétaire en : Courrier arrivée et courrier départ.

1.2 La gestion du courrier arrivée :

Il comprend les lettres et documents qui proviennent des différents
services extérieurs vers l’organisme employé, après la réception des
documents, la secrétaire assure la gestion de ce courrier. Il existe deux (02)
types du courrier arrivé.

1.2.1 Le courrier arrivé interne :

Est l’ensemble des correspondances ou documents adressés à la
direction générale, ce courrier peut provenir des structures internes de la
direction (département, service, etc…).

1.2.2 Le courrier arrivée externe :

Il représente toutes les correspondances adressées à la direction
générale et qui proviennent des structures externes, tels que les fournisseurs,
les clients et les banques.

1.2.3 Le traitement du courrier arrivé :

1()
Cours secrétariat de direction, INSFP de Tizi-Ouzou.

64
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Selon l’importance de la direction, le courrier arrivé est réceptionné

par la secrétaire, pour mieux gérer et traiter le courrier, cette dernière doit
suivre plusieurs étapes.

1.2.3.1 Tri du courrier :

 Séparer les lettres officielles, les lettres personnelles et courrier portant

la mention (confidentielle ou urgence) ;
 Distribuer les lettres personnelles et confidentielles qui doivent être
remises non ouvertes à leurs destinataires.

1.2.3.2 L’ouverture du courrier :

 procéder à l’ouverture de lettres urgentes et officielles pour avoir une
idée sur le contenu ;
 les pièces jointes seront attachées aux lettres, s’il manque une pièce, il
faut la mentionner.

1.2.3.3 Lectures du courrier :

 Lire le courrier deux à trois fois est indispensable et souligner les mots
essentiels pour mieux mémoriser le contenu.

1.2.3.4 L’enregistrement du courrier :

Pour conserver une trace du courrier reçu, elle doit l’enregistrer
comme suite :
 Apposer un cachet « courrier arrivée » en haut à gauches de la lettre le
cachet du courrier arrivé porte les indications suivantes : le numéro
d’ordre et la date d’arrivée ;
 Enregistrer le courrier sur un registre spécial appelé « registre du
courrier arrivé » en attribuant le numéro d’ordre et la date d’arrivé sur
chaque courrier.

65
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

 Le registre du courrier arrivé porte les indications suivantes : date et

numéro d’arrivée, date et numéro de la correspondance, expéditeur,
objet, date et numéro de la réponse.

Exemple d’un registre « courrier arrivée » :

Date et N°
Date et Date et N°
de la
N° Expéditeur Objet de la
correspond
D’arrivée réponse
ance
Le ……. Le ……… …………………. …………… Le …….

N°…….. N°……… …………………. …………… N°……..

1.2.3.5 La remise du courrier :

Le courrier est remis au directeur dans un parapheur pour étude afin

qu’il mentionne ses annotations et instruit des suites à donner.

La téchnicienne supérieure en secrétariat de direction conserve

l’original au niveau du secrétariat.

1.2.3.6 La répartition du courrier :

Après l’enregistrement et le contrôle, elle procède à la distribution ou
le dispache du courrier suivant les annotations du responsable vers les
services concernés pour son exploitation.

Le courrier est divisé en deux parties :

 Le courrier confidentiel destiné au responsable ;

 Le courrier interne qui est reparti entre différents services suivant les
directives du président.

La distribution se fait par un agent qualifié dans les délais, chaque

destinataire qui reçoit son courrier est tenu d’émarger et d’accuser réception.

66
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

1.2.3.7 Le classement du courrier :

L’original de la correspondance ou document du courrier arrivé doit
être classé selon un ordre de classement choisi.

1.3 La gestion du courrier départ :

Il représente tous les documents administratifs tels que : l’envoi d’une
documentation, les lettres simples, l’envoi des pièces comptables, les
télégrammes, l’invitation du service vers l’extérieur, on distingue deux types
de courrier départ :

1.3.1 Le courrier départ interne :

Il se rapporte à tous les écrits aux structures ou au personnel de la

direction comme : note, réponse, instructeur, questionnaire, règlement
intérieur, fiches accompagnant le courrier.

1.3.2 Le courrier départ externe :

Il constitue les réponses données au courrier arrivé, ainsi que les

correspondances de sollicitation des hiérarchiques, direction générale ou
services externes.

1.3.3 Le traitement du courrier départ :

Le traitement du courrier diffère de celui du courrier arrivé, il
comprend les étapes suivantes :

1.3.3.1 La rédaction :

Préparation du courrier au brouillon, soit par écrit, par sténographie et

ce sur la dictée du directeur ou du chef du service. La téchnicienne supérieure
en secrétariat de direction est tenue également de respecter les règles de
rédaction telle que : la formulation du message professionnel, ce dernier doit
répondre à certains critères cités ci-dessous :

 Concis : aucune information ne doit être superflue ;

 Complet : il répond à l’objet posé sans omission ;
67
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

 Courtois : il faut utiliser des formules de politesse ;

 Claire : pas d’ambigüité dans le choix des mots, dans l’exposé des
idées, les phrases courtes, le vocabulaire simple.

1.3.3.2 La saisie :

La saisie du courrier exige une présentation irréprochable, en ce sens

que le courrier émis représente une vitrine de la structure émettrice.

1.3.3.3 La vérification :

Avant de remettre la lettre pour la signature, la téchnicienne supérieure en

secrétariat de direction doit contrôler le contenu de sa rédaction et elle doit
s’assurer que :
 La correction est faite ;
 Les adresses des destinataires sur la lettre en suscription et sur
l’enveloppe sont identiques ;
 Les pièces sont inscrites et annexées.

1.3.3.4 La présentation du courrier à la signature :

Après vérification, le courrier est remis à la signature dans un
parapheur. Une fois signé elle appose le cachet du service et la griffe qui porte
le nom et la signature du gestionnaire.

1.3.3.5 L’enregistrement :

Avant de procéder à l’envoi, le courrier doit être enregistré sur un

registre spécial dénommé « courrier départ » en lui attribuant un numéro
d’ordre et une date. Ce registre porte les indications suivantes :
 Date départ et numéro de la correspondance ;
 Nombre de pièces ;
 Destinataire ;
 L’objet ;
 N° Archive ;
 Observations.

68
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Un exemple d’un registre « courrier départ » :

Date de départ et N°
Nombre de
N° de la Destinataire Objet Archives Observation
pièces
correspondance

le ………… ………… ………………. ……………. …………. …………..

N°……….. ………… ………………. ……………. …………. …………..

1.3.3.6 L’envoi du courrier :

La téchnicienne supérieure en secrétariat de direction doit vérifier les

pièces jointes. Mettre l’original du courrier dans une enveloppe cachetée
(cachet rond de l’administration) sur laquelle sont mentionnés le nom de
l’organisme et son adresse.

1.3.3.7 Classement des doubles :

La téchnicienne supérieure en secrétariat de direction classe un

exemplaire dans le chrono du courrier départ par ordre chronologique suivi du
classement numérique.

Section 02 : Organisation du classement

2.1 Définition de classement : (1)
Le classement est une organisation qui prévoit le mode de
conservation des pièces suivant un plan déterminé une fois pour toute, afin de
pouvoir à n’importe quel moment retrouver instantanément la pièce voulue.

Le classement désigne l’ensemble de matériel dans lequel les pièces

qui pourront être utilisées ultérieurement sont conservées suivant un plan
déterminé.

1()
Cours classement CFPA Talla Allam 2008/2010

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 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre

méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se
procurer facilement et rapidement l’information recherchée.

2.2 Conditions et qualités d’un bon classement :

2.2.1 Conditions d’un bon classement :
 Aucune hésitation ne doit être possible quant à l’emplacement d’un
document déterminé ;
 La pièce recherchée doit être trouvée rapidement et remise en place
facilement ;
 On doit avoir la certitude que les pièces sont à leurs places et qu’aucune
ne manque ;
 Le système doit fonctionner sans heurt quelque soit l’employé affecté ;
 Voir si l’ordre de classement est sûr et permet de contrôler les erreurs
de classement ou les absences de documents ;
 Il doit être possible d’étendre en volume le classement au fur et à
mesure de l’accroissement du nombre de pièces à classer, sans être
obligé de modifier le plan de classement.

2.2.2 Les qualités d’un bon classement :

Pour qu’un classement fonctionne de manière satisfaisante, il doit être
à la fois :

 Complet ;
 Précis ;
 Simple ;
 Souple.

Complet :

Le classement dans son ensemble couvre tous les documents qui

existent, où qu’ils soient, de manière à trouver rapidement tous les éléments
nécessaires, sans aucune exception.

Précis :

L’emplacement d’un document est fixé sans ambiguïté, des moyens

d’orientation facilitent les extractions chaque fois que c’est nécessaire.

70
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Simple :

Fondé sur les besoins, le système adopté est facile à assimiler par tous
ceux qui l’utilisent aussi bien régulièrement « les préposés »,
qu’occasionnellement, « les usagers ».

Souple :

Le classement peut évoluer en même temps que l’entreprise et dans

certains cas, en même temps que la conjoncture, il comporte normalement de
larges possibilités d’introduction de nouvelles pièces où le sujet nouveau est
peut être réduit ou fragmenté, si des changements d’orientation interviennent.

Enfin, il continue à fonctionner correctement au fur et à mesure que le

nombre de documents classés augmente.

2.3 Les différents modes de classement :

Il existe plusieurs modes de classement, certains sont des originaux,
d’autres des dérivés.

2.3.1 Les originaux :

 Le classement alphabétique ;
 Le classement numérique ;
 Le classement idéologique.

2.3.2 Les dérivés :

 Le classement alphanumérique ;
 Le classement chronologique ;
 Le classement géographique ;
 Le classement décimal.

2.3.1.1 Le classement alphabétique : (1)

A) Définition :
Il est basé sur la suite naturelle des lettres de l’alphabet. Si on a
plusieurs noms à classer, on mettra en premier lieu ceux dont la première
lettre est « A », en deuxième ceux en « B » …

1()
Cours classement CFPA Talla Allam 2008/2010.

71
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Pour les noms qui commencent par la même lettre on déterminera

l’ordre en fonction de la deuxième lettre du mot, puis la troisième et ainsi de
suite jusqu’à rencontrer une lettre qui les différenciera pour permettre le
classement de ces noms.

B) Avantages et inconvénients du classement alphabétique :

a) Avantages du classement alphabétique :

 Facile à établir et à retenir ;

 Manipulation rapide ;
 Constitue un véritable répertoire direct.

b) Inconvénients du classement alphabétique :

 Impossibilité d’intercaler les documents sans modifier l’ordre de

classement ;
 Risque d’erreurs en cas de retrait ou d’insertion des documents ;
 Impossibilité de contrôler une absence ou un déclassement ;
 Il est peu discret.

C) Utilisation :

 On peut utiliser ce système chaque fois que la demande est faite par le
nom ;
 Dossiers clients dans les petites et moyennes entreprises ;
 Dossiers du personnel, petites entreprises.

2.3.1.2 Classement numérique :

A) Définition : (1)
Le classement numérique est basé sur la connaissance de la suite
naturelle des nombres.

B) Avantages et inconvénients du classement numérique :

a) Avantages du classement numérique :

 Extensibilité illimitée ;
 Retrait et insertion rapide ;
 Très discret ;
1()
Cours classement CFPA Talla Allam 2008/2010.

72
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

 Facilité de constater les dossiers absents ou déclassés.

b) inconvénients du classement numérique :

 Double recherche (répertoire et meuble) ;

 Nécessité de tenir un index alphabétique ;
 Pas de contrôle des pièces.

C) Utilisation :
Le classement numérique est plus utilisé dans :

 Les bibliothèques ;
 Service du personnel ;
 Service client ;
 Compagnie d’assurance ;
 Service des examens, etc...

2.3.1.3 Classement idéologique :

A) Définition : (1)
Le classement idéologique est basé sur la connaissance de la division
d’un sujet donné en ces sous sujets, ces sous sujets étant classés suivant le
mode alphabétique.

B) Avantages et inconvénients du classement idéologique :

a) Avantages du classement idéologique :

 Extensibilité : le classement peut se subdiviser autant que nécessaire ;

 Extraction très aisée ;
 S’adapte à tous les besoins ;

b) Inconvénients du classement idéologique :

 L’extraction peut être assez longue, prévoir des renvois lorsqu’un

document traite plusieurs sujets ;
 La sécurité n’est pas parfaite (risque d’erreur lors du reclassement).

C) Utilisation :
1()
Cours classement CFPA Talla Allam 2008/2010.

73
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

 Classement de la documentation ;
 Bibliothèque ;
 Service administratif.

2.3.2.1 Le classement alphanumérique : (1)

A) Définition :
Le classement alphanumérique est une combinaison du classement
alphabétique et du classement numérique.
Dans le classement alphanumérique, l’ensemble du classement est
divisé en tranches alphabétiques par des guides répertoires, entre deux guides
répertoires, les documents sont affectés d’un numéro indiquant leurs ordres
d’introduction dans le classement.
B) Avantages et inconvénients du classement alphanumérique :
a) Avantages du classement alphanumérique :

 Discret ;
 En principe rapide ;
 Erreurs faciles à déceler à l’intérieur d’une tranche et les absences le
sont aussi, quand on retire un dossier on insert un intercalaire.

b) Inconvénients du classement alphanumérique :

 Extensibilité seulement à l’intérieur de la tranche de classement.

C) Utilisation :
 Dossier client ;
 Dossier du personnel ;
 Classement des fiches.
2.3.2.2 Le classement chronologique : (2)
A) Définition :
Classement chronologique est un dérivé du classement numérique, il
est basé sur la suite naturelle des dates année, mois et quantième.

B) Avantages et inconvénients du classement chronologique :

1()
Cours classement CFPA Talla Allam 2008/2010.
2()
Cours classement CFPA Talla Allam 2008/2010.

74
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

a) Avantages du classement chronologique :

 Il permet de trouver instantanément un document dont on connait la

date ;
 Il permet de mettre en liasse hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle,
annuelle, c’est ce qui facilite l’archivage ;
 Il est extensible ;
 Le document le plus récent est visible.

b) Inconvénients du classement chronologique :

 Dans un courrier les expéditeurs sont mélangés (ce qui entraine une
extraction difficile) ;
 Impossibilité de déceler les numéros manquants.

C) Utilisation :
 Classement des lettres ;
 Biblorhaptes ;
 Classement des journaux et revues ;
 Classement des documents (factures…).

2.3.2.3 Le classement géographique : (1)

A) Définition :
Le classement géographique est une combinaison du classement
idéologique et du classement alphabétique.

Il consiste à classer les dossiers ou les documents d’après un plan de

classement comportant des divisions et subdivisions territoriales d’une même
unité géographique (pays, régions, wilayas…).

B) Avantages et inconvénients du classement géographique :

a) Avantages du classement géographique :

 Extensible ;
 Simple et précis.

b) Inconvénients du classement géographique :

1()
Cours classement CFPA Talla Allam 2008/2010.

75
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

 Tenue obligatoire d’un répertoire;

 Extraction parfois difficile ;
 Sécurité imparfaite (risque d’erreurs).

C) Utilisation :
 Presse ;
 Publicité ;
 Services commerciaux ;
 Tourisme ;
 Etablissement à succursales.

2.3.2.4 Le classement décimal : (1)

A) Définition :
Le classement décimal a été imaginé en 1875 par DEWEY président
de la société des bibliothécaires Américains.

Le classement décimal est une combinaison du classement

idéologique et numérique. Il est basé sur la connaissance de la division d’un
sujet en sous sujets ; chaque division est affectée d’un numéro déterminé.

DEWEY avait divisé l’ensemble des connaissances humaines en 10

groupes :

 00 Généralités ;
 01 Philosophie ;
 02 Religions et théologie ;
 03 Linguistiques ;
 04 Science sociale et droit ;
 05 Science pure et naturelle ;
 06 Science appliquée ;
 07 Beaux arts, photographie, musique ;
 08 Littérature ;
 09 Histoire et géographie.

B) Avantages et inconvénients du classement décimal :

1()
Cours classement CFPA Talla Allam 2008/2010.

76
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

a) Avantages du classement décimal :

 Extensible à l’infini, peut se subdiviser autant que l’on veut ;

 Codification aisée.

b) Inconvénients du classement décimal :

 Emploi délicat (application des règles).

C) Utilisation :
 Plan comptable dans la documentation ;
 Marchandise en stock ;
 Bibliothèque.

2.4 Les dossiers de classement :

2.4.1 Définitions du dossier : (1)
L’étymologie du terme dossier selon dictionnaire Larousse donne
deux significations :

 La première désigne la chemise elle-même en carton léger dans laquelle

sont groupés ces documents.
 La deuxième désigne un ensemble de documents se rapportant à un
même sujet, une même affaire, réunis dans une seule chemise, l’intitulé
du dossier sera porté sur la pliure, ce qui permet de la retrouver
facilement en cas de nécessité.

2.4.2 Les différents types de dossiers :

2.4.2.1 Les dossiers ou classeurs sans perforation :
Il existe plusieurs sortes de dossiers sans perforation :

A) Les chemises ordinaires :

Elles sont en papier fort ou en carton plastifié, parfois le pli entoilé
pour une meilleure résistance aux diverses manipulations.

Certaines sont munies de rabats ou de plastique ce qui évite le

glissement des documents et une meilleure conservation.

1()
Dictionnaire Larousse édition 2009.

77
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Les chemises ordinaires

B) Les dossiers à tirettes :

Ils sont en carton plus ou moins fort, ils comportent deux glissières
métalliques entre lesquels sont placés les documents, et qui sont maintenus
par des glissières serrées par bande tissée, ce qui évite le glissement
(l’affaissement) des documents.

Dossiers à tirettes

C) Les dossiers à pinces métalliques :

78
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

En carton fort, plastifiés, ils sont munis d’un ressort de forme très
variable que l’on soulève pour placer ou extraire les documents.

Ces systèmes évitent tout déplacement des documents, mais risque de

détériorer les feuilles de papier pelure.

Dossiers à pinces métalliques

D) Les dossiers à pinces plastiques :

Ils sont constitués par une couverture en carton, ou en plastique souple
servant à la mise en place d’une pince plastique comportant trois racines. Les
documents sont placés dans la couverture, l’ensemble est glissé dans la pince
qui maintient la liasse sur toute sa longueur.

Ce système est principalement recommandé pour les dossiers peu

épais et d’une consultation fréquente.

Les dossiers à pinces plastiques

E) Les dossiers ou les chemises à sangles :

79
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Ils comportent deux plats solides et un dos extensible en toile kraft.

Une sangle munie d’une boucle pour le serrage est placée autour du dossier
qui maintient l’ensemble et évite le glissement des documents.
Ils peuvent recevoir un grand nombre de documents, et sont utilisés
dans le classement horizontal.

Les dossiers ou les chemises à sangles

2.4.2.2 Les dossiers ou classeurs à perforation :

A) Les classeurs à anneaux :
Ils sont en carton fort et plastifié, ils sont munis d’un mécanisme à 2-4
ou plusieurs anneaux. L’ouverture de ces anneaux commandée ou non
commandée par un levier permet l’introduction ou le retrait des documents.
Ils sont très résistants et assurent une bonne conservation des documents.

Les classeurs à anneaux

80
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

B) Les biblorhaptes ou chronos :

Ce sont des classeurs à dos larges donc capables de contenir un grand
nombre de documents perforés, ils sont retenus par deux gros crochets. Ils
sont utilisés spécialement pour le classement de la correspondance.

Chronos

2.5 Les procédés de classement :

2.5.1 Les différents procédés de classement :
 Le classement horizontal ;
 Le classement debout ou sur champ ;
 Le classement vertical ordinaire ;
 Le classement vertical suspendu.

2.5.1.1 Le classement horizontal :

Le classement horizontal consiste à empiler les documents ou les
dossiers les uns sur les autres, le dos face à l’utilisateur.

81
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

A) Avantages et inconvénients du classement horizontal :

a) Avantages du classement horizontal :

 Procédé de classement simple ;

 Encombrement réduit.

b) Inconvénients du classement horizontal :

 Recherche et manipulation difficile ;

 Possibilités de signalisation limitée.

B) Utilisation :
 Les dossiers à sangles ;
 Les dossiers dont le nombre est très réduit (dossier confidentiel) ;
 Les dossiers suffisamment volumineux ;
 Les documents de très grand format (carte géographique, …) ;
 Les imprimés (factures, bons de commande, …).

C) Mobilier :
 Classeur horizontal ;
 Classeur horizontal à rideaux ;
 Classeur à tiroirs plats ;
 Classeur à clapets (5 à 10 alvéoles) ;

82
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

 Classeur rotatif à axe horizontal.

D) Signalisation :
Emploi d’un dossier de couleur, d’un papier gommé.

2.5.1.2 Le classement debout ou sur champs :

Le classement debout consiste à placer les dossiers ou documents
debout comme les livres d’une bibliothèque, le dos face à l’utilisateur.

A) Avantages et inconvénients du classement debout :

a) Avantages du classement debout ou sur champs :

 Recherche et manipulation facile ;

 Dossiers manquants ou absents visibles.

b) Inconvénients du classement debout ou sur champs :

Ce procédé ne peut être utilisé que pour le classement de dossiers

épais et rigides notamment les biblorhaptes.

83
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

B) Utilisation :
 Livres dans une bibliothèque ;
 Documents clients ou fournisseurs reliés dans un classeur ;
 Classement chronologique des lettres ;
 Bandes magnétiques (films, documentaires…).

C) Meubles de classement :
 Rayonnages fixes ou mobiles ;
 Armoires rotatives à axe vertical.

D) Signalisation :
La signalisation se fait sur le dos du dossier.

2.5.1.3 Le classement vertical ordinaire :

Le classement vertical ordinaire consiste à classer les documents ou
les dossiers verticalement, les uns derrière les autres, les dossiers reposent sur
leur dos.

A) Avantages et inconvénients du classement vertical ordinaire :

a) Avantages du classement vertical ordinaire :

 Facilité de manipulation à condition que les dossiers soient rigides ;

 Possibilités de signalisation limitées.

b) Inconvénients du classement vertical ordinaire :

 Aspect souvent désordonné ;

 Risque d’affaissement des dossiers (recherche difficile, détérioration
des documents).

B) Utilisation :
Ce procédé est le moins utilisé pour les dossiers, il est utilisé surtout
pour le classement des fiches ordinaires.

C) Meubles :
Classeur vertical à tiroirs superposés en bois ou en métalliques entre 3
et 5 tiroirs (contient environ 50 à 250 dossiers par tiroirs).

84
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

D) Signalisation :
Dossier de couleur, chemise en carton présentant un rehaussement

2.5.1.4 Le classement vertical suspendu :

Le classement vertical suspendu consiste à classer les dossiers ou les
documents dans les chemises en carton, le classement suspendu peut être à :

 Visibilité supérieure ;
 Visibilité latérale.

A) Visibilité supérieure :
Les hamacs sont équipés sur leurs parties supérieures d’une tringle
métallique qui sert à leur suspension.

a) Avantages et inconvénients du classement vertical suspendu à visibilité

supérieure :

1. Avantages du classement vertical suspendu à visibilité supérieure :

 Bonne conservation des dossiers ou documents ;

 Visibilité satisfaisante de la dénomination ;
 Insertion aisée de nouveaux documents.

85
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

2. Inconvénients du classement vertical suspendu à visibilité supérieure :

 Obligation de tirer à fond le tiroir pour voir l’ensemble des dossiers ;

 Capacité réduite.

b) Utilisation :

Le classement vertical suspendu à visibilité supérieure est utilisé pour

les documents et les dossiers non volumineux.

c) Signalisation :

Signalisation lisible sur la partie supérieure.

d) Mobilier :

 Classeurs métalliques de deux à quatre tiroirs munis de tringles ;

 Bacs fixes munis de tringles.

B) Visibilité latérale :
Les hamacs utilisés pour ce mode de classement sont équipés sur la
partie visible, face à l’utilisateur d’une tringle métallique ou plastique.

86
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

a) Avantages et inconvénients du classement vertical suspendu à visibilité

latérale :

1. Avantages du classement vertical suspendu à visibilité latérale :

 Rangement facile des documents et dossiers ;

 Bonne signalisation fixe et mobile ;
 Grande capacité de classement ;
 Extension aisée.

2. Inconvénients du classement vertical suspendu à visibilité latérale :

 Utilisation de sous dossiers indispensables,

 Accrochage du dossier assez difficile.

b) Mobilier :

 Meubles à clapets ;
 Classeurs rotatifs ;
 Rayonnages équipés spécialement.

c) Utilisation :

Tous les modes de classement sont possibles, ils offrent plus de

possibilités que le classement vertical suspendu à visibilité supérieure.

d) Signalisation :

L’intitulé du dossier et la signalisation sont portés sur la partie

supérieure du dossier.

Section 03 : L’archivage des documents

3.1 Définition de l’archive : (1)
Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur
date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçu par toute personne
physique ou morale, et par tout service, ou organisme public ou privé, dans
l’exercice de leur activité :

 De la date : tous les documents sont considérés comme des archives

leur élaboration ou leur réception ;

1()
www.google.fr

87
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

 De la forme : un document d’archives peut être aussi bien un document

manuscrit qu’un texte imprimé ou dactylographié, un plan une affiche
un fichier ;
 Du support matériel : papier, photographies, documents audiovisuels
documents informatique.

3.2 Définition du pré-archivage : (1)

Le pré –archivage permet de conserver de manière encore très

accessible, des documents paraissant ne concerne que des affaires terminées,
mais en fait pouvant être consultées, pour servir dans une affaire similaire.

Cette opération est la première partie de ce qu’on appelle un

archivage en deux temps.

Les services actif ne se sépare pas des éléments pré-archivage, ils sont
rangés à part afin de libérer des emplacements pour les nouveaux dossiers,
pendant une durée de deux (02) ans, ensuite il es sont archivés.

3.3 Définition de l’archivage : (2)

L’archivage est le rangement méthodique de tous les documents et les

dossiers déjà utilisés, dans les cas de travaux de recherche ainsi qu’une
protection en cas de saisie juridique.

En cas d’absence d’un l’archiviste, l’archivage dans un service est

assuré par la technicienne supérieur en secrétariat de direction celle-ci range
les documents dans la salle d’archives en suivant un mode bien précis.

3.4 Les conditions de l’archivage :

Pour le bon conditionnement des archives, il est soumis aux
conditions suivantes :

3.4.1 La lumière :
1()
www.google.fr
2()
www.google.fr

88
 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

La lumière naturelle ou artificielle peut influer sur les documents,

pour cela il est nécessaire de les conserver dans des casiers pour les protéger
de la lumière.

3.4.2 La chaleur :
La chaleur peint influé sur les feuilles des dossiers. Elles deviennent
jaunes et fines, il faut donc les conserver à des températures de 18 ° à 24°

3.4.3 L’humidité :
Si les dossiers sont exposés à l’humidité ils se détérioreront .il faut les
protéger de cette dernière avec l’installation de climatiseurs, sachant que le
taux d’humidité nécessaire varie de 30 à 75%.

3.4.4 Les insectes nocifs :

Il faut nettoyer régulièrement pour éviter l’installation d’insectes.

3.4.5 Les incendie :

Il faut classer les dossiers dans des armoires métalliques et espacées,
surélevées pour permettre une bonne aération et ainsi éviter la propagation du
feu en cas d’incendie.

3.4.6 La sécurité :

Pour la préservation de documents importants, le responsable doit les

ranger dans un coffre-fort codé par ses soins et désigner une autre personne,
choisie pour son sérieux, afin de le remplacer en cas de besoin.

3.5 Conservation des archives :

3.5.1 Détermination du type d’archives actives (courantes) :
Ce sont les documents quotidiennement utilisés par les services dans
le cadre de leur activité régulière ; à ce titre, ils sont conservés dans les
bureaux ou à proximité pour une bonne accessibilité.

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 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

3.5.1.2 Les archives intermédiaires :

Dossier clos (les affaires ont été traitées) mais conservé à proximité,
en raison des prescriptions légales ou d’une éventuelle réouverture.

3.5.1.3 Les archives définitives :

Ce sont des documents qui n’ont aucune utilité opérationnelle ou
administrative pour l’organisme ; ils sont un témoignage des activités pour les
générations futures. Après tri et élimination partielle, les archives historiques
sont souvent regroupées en fonds et en série représentant les grandes
fonctions des organismes.

3.5.2 Recensement des caractères :

Nature, support, volume, encombrement des informations.

3.5.3 Recherche des contraintes :

Le gain de place, temps d’accès à l’information

3.5.4 Choix du mode d’archives :

Lieu d’archivé, estimation du cout du matériel et de fournitures
nécessaires, estimation du cout de main-d’œuvre dans l’hypothèse d’une
embauche ou d’une formation.

3.6 Le matériel adopté à l’archivage :

Afin de ne pas encombrer le classement, les documents « dormants »

doivent être transférer aux archives de manière régulière .ils sont alors extraits
de dossiers « vivants » ou « semi vivants » et places dans des chemises
regroupées dans des boites en cartons, elle-même éventuellement regroupées
dans des boite d’archives chaque élément identifié est daté.
Chaque année, les documents trop enceins être détruits tout en
respectant leur réglementaire.

Exemple :

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 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

 30 ans pour les documents relatifs à des contrats ;

 10 ans pour les documents comptables avec leurs différents justificatifs.

3.6.2 Les archives miniaturisées :

A coté des documents dont la loi exige qu’on les grades tels quels, il
en est qu’une entreprise les conserve en vue d’une consultation ultérieure en
dehors du support papier et dans leur format d’origine.
Des procédés permettent de les fixer photographique en réduisant
considérablement la surface ; il existe deux types d’archives miniaturisées :
d’une part, les microfiches et les microfilms et d’autre part, les disques
optiques.

3.6.2.1 Les microfiches :

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 Chapitre IV Les différentes tâches dans un secrétariat

Les microfiches sont des diapositifs portant la photographie des

documents.
Les photographies étant considérablement réduites, il en tient un
certain nombre sur chaque cliché, ce qui donne au rangement une occupation
infiniment réduite de l’espace disponible.
On les consulte en les disposants dans appareil de lecture qui rend une
dimension normale et les présente par transparence.

3.6.2.2 Les microfilms :

Pour diminuer le cout et l’encombrement des archives, certaines

entreprises ont recours à la microcopie. C’est un procédé photographique qui
permet de transférer sur un film les informations contenues sur un support
papier ou un support informatique.
Les microfilms sont un modèle réduits du document original.
Ils peuvent également être utilisés afin d’éviter la manipulation de documents
anciens et fragiles que dans les bibliothèques.

3.6.2.3 Les disques optiques :

Le disque optique implique une rédaction encore plus importante. On

le lit par l’intermédiaire de l’ordinateur. Ici l’économie d’espace est encore
plus considérable.

3.6.2.4 Les supports magnétiques :

La numérisation des documents permet également un archive à un

faible cout : l’image numérique des documents est transférée sur un support
magnétique non modifiable (CD-ROM) par exemple, elle remplace alors la
microcopie.

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