DEMARCHE D’ELABORATION DES PROPOSITIONS TECHNIQUE ET FIANCIERE

I- Etape préliminaire

- Avant d’établir une proposition technique, le consultant doit d’abord examniner la demande
de propositions en détail afin de mieux comprendre le contour, l’étendue et éléments
tchniques exigés.

- Ceci étant, une mauvaise compréhension de la demande de propositions ou une

présentation incomplète ou partielle d’une proposition peut entrainer son rejet par la
commission de l’évaluation du Client.

II- Elaboration de la proposition technique : Informations indispensables

a) Frais de préparation de la proposition

- Tous les frais utilisés pour élaborer la proposition sont à la charge du consultant et non du
client quelle que soit l’issue de la procédure

b) Langue

- La proposition ainsi que tous les autres docuents doivent être obligatoirement rédigés dans
la langue exigée par le Client

c) Composition de la proposition

- Tous les documents et formulaires exigés par la demande de propositions doivent figurer
dans la proposition

- Une seule proposition pour un Consultant : Il est interdit à un consultant de soumettre plus
d’une proposition pour la même procédure. Cependant, ceci n’exclut pas la participation
d’un même Sous-traitant, y compris les experts individuels, à plus d’une Proposition à moins
que les Données particulières de la Demande de propositions en disposent autrement.

d) Validité de la proposition

- La proposition doit demeurer valable pendant le nombre de jours indiqués dans la Demande
de Propositions. Pendant cette période, le consultant doit maintenir sa proposition initiale
sans aucun changement, ni désistement y compris le personnel clé

- La signature du contrat doit intervnir pendant la période de validité de la proposition. Si le

Client accuse un retard, il peut demander au consultant de proroger la durée de validité de
la proposition. Dans le cas éhéant, la prorogation se fait sans modification de la proposition
initiale et avec confirmation de la disponblité du personnel clé

- Remplacement du personnel clé lors de la prorogation de la validité de la proposition:

Le consultant peut demander le remplacement de son personnel clé. Dans ce cas, son
personnel de remplacement doit disposer des qualifications et expériences équivalentes ou
supérieures à celles du personnel clé initial. La demande doit être écrite et accompagnée
de justifications adéquates. Si le personnel de remplacement ne dispose pas de
qualifications et compétences équivalentes, la proposition du consultant sera rejetée.

- Sous-traitance de marchés:

Un consultant peut sous-traiter une partie des prestations jusqu’au taux plafond fixé par la
Demande de Propositions (Ce taux varie en fonction des bailleurs. Au Togo ce taux est de
 40%, en France, il est de 30% etc). Il est donc interdit de sous traiter la totalité des
prestations ou services.

- Groupement de consultants :

Un consultant qui le désire peut s’associer avec un ou plusieurs autres pour renforcer sa sa
qualification, compétence ou son expertise

e) Eclaircissements et modifications

- Le consultant peut obtenir des éclaircissements à tout moment jusqu’à la date limite fixée
par la demande de propositions.

- Des mofications à la demande de propositions peuvent s’opérer par le Client à l’issue des
demandes d’éclaircissement et des questions soumises par des consultants. Dans ce cas,
le Client informe tous les candidats des modifications intervenues ou apportées à la
demande de propositions initiale.

f) Forme et contenu de la proposition technique

- La proposition technique ne doit comporter aucune information financière sous peine d’être
déclarée non conforme

- La proposition technique doit être préparée en utilisant les formulaires fournis dans la
demande de propositions

- Selon l’étendue de la mission, la proposition technique peut être simplifiée ou complète

III- Formulaires types et documents essentiels:

Une proposition doit contenir les éléments ci-après :

 Pouvoir du signataire de la Proposition le cas échéant et éventuellement l’accord de

groupement le cas échéant signé par les membres
 Formulaire de soumission de la Proposition technique (TECH-1)
 Proposition technique : Organisation et expérience du Consultant (TECH 2)
 Programme d’activité et calendrier des livrables (TECH-3),
 Composition de l’équipe et responsabilité des membres (TECH-4),
 Modèles de CV du pesonnel clé proposé (TECH-5) et
 Calendrier du personnel clé (TECH-6)
 Pièces administratives
 Les preuves de qualification du consultant ainsi que de son personnel clé

 Quelques formulaires de référence servant de base à l’élaboration de la

proposition technique:
FORMULAIRE TECH-1

FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION TECHNIQUE

[Lieu, Date]

À: Adresse du Client
XX

Monsieur,

Nous, soussignés, avons l’honneur de vous proposer nos services, à titre de consultant, pour
(desription de la mission ou des services) conformément à votre Demande de propositions N°xx en
date du xxx et à notre Proposition. Nous vous soumettons par la présente notre Proposition, qui
comprend cette Proposition technique et une Proposition financière sous enveloppe cachetée
séparée.
{Si le Consultant est un Groupement, insérer ce qui suit :} Nous vous soumettons notre Proposition
en association avec : {Insérer une liste comportant le nom complet et l’adresse légale de chaque
membre, et indiquer le nom du chef de file}: Nous avons joint une copie {insérer: “de notre
lettre d’intention de former un Groupement” ou, si le Groupement est déjà formé, “de l’accord
de Groupement”} signé par chaque membre, qui précise la structure légale probable de groupement
et la confirmation de groupement et la responsabilité des membres dudit groupement.

{OU

Si la proposition du Consultant comprend des sous-traitants, insérer ce qui suit : Nous vous
soumettons notre Proposition avec les bureaux suivants comme sous-traitants : {Insérer une liste
avec les noms complets et adresses de chaque sous-traitant.}

Nous déclarons par la présente que:

(a) Toutes les informations et déclarations faites dans cette Proposition sont véridiques et nous
acceptons que toute erreur d’interprétation ou fausse déclaration y apparaissant puisse entraîner
notre exclusion par le Client.
(b) Notre Proposition restera valable et nous engagera sur la période de temps spécifiée dans
les Données particulières, Clause 12.1.
(c) Nous n’avons aucun conflit d’intérêt conformément à l’IC3.
(d) Nous remplissons les conditions d’éligibilité en conformité avec l’IC6 et nous confirmons et
reconnaissons notre obligation d’observer les Politiques de la DDC et de CA 17 International en
matière de lutte contre la corruption et pratiques frauduleuses en conformité avec l’IC5.
(e) En participant à la compétition pour (et si l’attribution est faite, en exécutant) le Contrat, nous
nous engageons à observer les lois contre la fraude et la corruption, y compris les paiements illicites
en vigueur dans le pays du Client.
(f) Sauf indication dans les Données particulières, Clause 12.1, nous négocierons le Contrat
sur la base des Personnels clé proposés. Nous acceptons que le remplacement de Personnel clé
pour des raisons autres que celles citées dans les IC Clauses 12 et 28.4 puisse conduire à l’arrêt
des négociations du Contrat.
(g) Notre Proposition nous engage et peut faire l’objet de modifications issues des négociations
du Contrat.
Nous nous engageons, si notre Proposition est acceptée et le Contrat signé, de commencer les
prestations relatives à la mission au plus tard à la date indiquée dans la Clause 30.2 des Données
particulières.
Nous reconnaissons que le Client n’est pas tenu d’accepter une quelconque des Propositions qu’il
aura reçues.
Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de notre considération distinguée.

Signature du représentant habilité {Complète et initiales}: ____________________

Nom et titre du signataire : ______________________________________________
Nom du Consultant (nom du bureau ou du groupement) : _____________________
En qualité de :

Adresse:
Contact d’information (téléphone et e-mail):

{Pour un groupement, la proposition est signée par tous les membres ou par le Chef de file, auquel
cas, il devra joindre la procuration l’autorisant à signer au nom de tous les membres.}
PROPOSITION TECHNIQUE : ORGANISATION ET EXPERIENCE DU CONSULTANT (FORMULAIRE TECH-2)

[Le texte qui suit est une suggestion de structure de la Proposition technique]

A – Structure et expérience du Consultant

[Indiquer ici une brève description de votre entreprise/bureau et de la manière dont il est organisé,
et --dans le cas d’un Groupement—de chaque membre devant participer à la présente mission,
incluant un organigramme, la liste des membres du comité de direction, l’actionnariat.]
Présenter les expériences pertinentes au regard de la mission
B – Description de l’approche et de la méthodologie en réponse aux termes de référence
a) Compréhension et analyse critique des TDR
b) Approche technique et méthode de travail. [Veuillez expliquer comment vous comprenez
les objectifs de la mission, tels qu’ils sont décrits dans les termes de référence (TdR),
l’approche technique et la méthodologie que vous adopteriez afin de réaliser les tâches et
livrer les produits/rapports demandés, ainsi que le niveau de détail de ces rapports. Inclure
ici vos éventuels commentaires et suggestions sur les TdR sur les prestations et
personnels à fournir par le Client. Ne pas répéter ou copier les TdR.]

C – Programme de travail, organisation et personnel du Consultant

a) Programme de travail. [Veuillez indiquer le programme de réalisation des principales activités
ou tâches de la mission, leur contenu et leur durée, la décomposition en phase et les contraintes
correspondantes, les étapes principales (y compris examen/approbations par le Client), et dates
prévisionnelles des livrables. Le programme de travail proposé doit être en cohérence avec
l’approche technique et la méthode, montrant votre compréhension des TdR et votre capacité à les
traduire en un programme de travail réaliste. Une liste des documents à produire (y compris les
rapports) doit être fournie. Le Formulaire Programme d’activités (TECH-3) peut être utilisé à cet
effet.]
b) Organisation et personnel : [Veuillez décrire la structure et la composition de votre équipe, y
compris la liste du personnel-clé, des autres personnels et des personnels administratifs affectés à
la mission, et des personnels dédiés à la formation si celle-ci est une composante spécifique de la
mission, spécifiée comme tel dans les TdR. La contribution de chaque personnel devra être
spécifiée en cohérence avec la méthodologie proposée et les exigences des TdR. Le Formulaire
TECH-4 peut être utilisé à cet effet. Les CVs des personnels seront fournis (le Formulaire TECH-5
peut être utilisé à cet effet).]
 FORMULAIRE TECH- 3 (FORMAT INDICATIF)

Programme d’activité et calendrier des livrables

MX
N° Activités1 M123 M2 M3 M4 M5 ..... ...
(dernier)
1 Titre de l’activité 1
2 Titre de l’activité 2
3 Titre de l’activité 3
4 Titre de l’activité 4
.... ....

N° Livrables M1 M2 M3 M4 M5 ..... ... MX

(dernier)
1 Titre livrable 1
2 Titre livrable 2
3 Titre livrable 3
4 Titre livrable 4
... ....

1
Fournir la liste des activités et livrables en indiquant le détail des sous-activités y conduisant, ainsi que les autres actions, tels
que les approbations à obtenir du Client. Pour les missions comportant des étapes successives, indiquer les activités, la
fourniture de rapports et les actions requises pour chacune des étapes, séparément.
2
La durée des activités sera indiquée sous la forme d’un diagramme à barres.
3
Insérer une légende, si nécessaire à la compréhension du diagramme.
FORMULAIRE TECH-4 (FORMAT INDICATIF)

COMPOSITION DE L’EQUIPE ET RESPONSABILITE DE SES MEMBRES

(FORMAT INDICATIF)

CV NOM POSTE ATTRIBUTIONS

 Attribution 1
 Attribution 2
CVXX Prénom NOM Intitulé du poste
 Attribution XX
 Etc.
CVXX Prénom NOM Intitulé du poste 
CVXX Prénom NOM Intitulé du poste 
CVXX Prénom NOM Intitulé du poste 

7
FORMULAIRE TECH-5
(FORMAT INDICATIF POUR LES CV DU PERSONNEL CLE)

CURRICULUM VITAE (CV)

POSTE PROPOSE : (CV0X)

1. NOM DE FAMILLE :
2. PRENOMS :
3. DATE DE NAISSANCE :
4. NATIONALITE :
5. ETAT CIVIL :
6. DIPLOMES :
INSTITUTION DIPLOME(S) OBTENU(S):
(DATE DEBUT - DATE FIN)

7. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 – niveau excellent; 5 –
niveau rudimentaire)
LANGUE LU PARLE ECRIT
Français 1 1 1

8. AFFILIATION A UNE ORGANISATION PROFESSIONNELLE :

9. AUTRES COMPETENCES :
10. SITUATION PRESENTE :
11. ANNEES D’ANCIENNETE AUPRES DE L’EMPLOYEUR :
12. QUALIFICATIONS PRINCIPALES :
 ... ;
 XXXX ;
 YYY ;
 ZZZ.

13. EXPERIENCE SPECIFIQUE DANS LA REGION :

PAYS DATE DEBUT - DATE FIN

8
14. EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :
De Lieu Société et personne Position Description
(date) de référence4
– à (nom &
(date) coordonnées de
contact)



15. AUTRES INFORMATIONS PERTINENTES (p. ex. références de publications) :

16. Certification :

Je soussigné, certifie que le présent CV me décrit fidèlement, ainsi que mes qualifications et mon
expérience professionnelle ; je m’engage à être disponible pour réaliser la mission, au cas où le contrat
serait attribué. Toute fausse déclaration ou renseignement fourni incorrectement dans le présent CV
pourra justifier ma disqualification ou mon renvoi par le Client.

[jour/mois/année]

Nom de l’expert Signature

Date

[jour/mois/année]

Nom du représentant autorisé du Consultant Signature (la même

personne qui est signataire de la Proposition)

Date

4
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de contacter les personnes de référence. Si vous êtes dans l’impossibilité de
fournir une référence, veuillez fournir une justification.
FORMULAIRE TECH-6

CALENDRIER DU PERSONNEL

Temps de
MX contribution
N°CV Nom Poste M1 M2 M3 M4 ..... ...
(dernier) total
(en Mois5)
Personnels clé6
[par ex.
Chef de
CV0X Mr.
mission]
Abbbb]

Autres personnels

5
Le décompte en mois est effectué à compter du commencement de la mission ou de la mobilisation. Un (1) mois équivaut à
vingt-deux (22) jours travaillés (facturables). Un jour travaillé (facturable) ne pourra pas être inférieur à huit (8) heures travaillées
(facturables).
6
Pour les personnels-clés, la contribution doit être indiquée pour chacun des postes tels qu’identifiés dans les données
particulières IC21.1.
Contribution à temps complet
Contribution à temps partiel

10 | P a g e
IV- Elaboration d’une proposition financière :

La proposition financière est élaborée en utilisant les formulaires types joints dans la demande
de propositions. Elle doit être cohérente à la proposition technique, c’est-à-dire en termes du
nombre de personnels clés et autres personnels à mobiliser, de leur temps de mobilisation ou
d’intervention.

 Une proposition financière est structurée en deux parties :

o la rémunération du personnel clé et autres personnels et

o les autres coûts ou frais remboursables indiqués dans la demande de
propositions.

 Le prix des services doit être indiqué dans la ou les monnaie(s) indiquée(s) dans la
demande de propositions. Le prix offert en hors taxes est réputé le prix proposé par le
consultant.

Formulaires-types pour l’élaboration d’une proposition

financière
FORMULAIRE FIN-1
FORMULAIRE DE PROPOSITION FINANCIERE

[Lieu, Date]
A: [Nom et adresse du Client]
Madame/Monsieur,
Nous, soussignés, avons l’honneur de vous proposer nos Services, à titre de Consultant, pour [Insérer
l’intitulé des Services] conformément à votre Demande de propositions en date du [Insérer Date] et à
notre Proposition technique.
Vous trouverez ci-joint notre Proposition financière qui s’élève à {indiquer montant(s) en lettres et en
chiffres pour chacune des monnaies} Ce montant est un montant net des impôts indirects dans le pays
du Client [ou "incluant les impôts indirects" en conformité avec l’article 25.1 des Données
particulières]. Le montant estimé des impôts indirects dans le pays du Client est de {insérer montant(s)
en lettres et en chiffres et la monnaie} qui sera confirmé ou ajusté, si nécessaire, au cours des
négociations du Contrat {Noter que les montants doivent être les mêmes que dans le Formulaire FIN-
2}.
Notre Proposition financière a pour nous force obligatoire, sous réserve des modifications résultant de
la négociation du Contrat, jusqu’à l’expiration du délai de validité de la Proposition, c’est-à-dire jusqu’à
la date indiquée à l’article 12.1 des Données particulières.
Veuillez agréer, Mesdames/Messieurs, l’assurance de notre considération distinguée.

Signature du représentant habilité : ____________________________________________________

Nom et titre du signataire : ___________________________________________________________
Nom du Consultant (nom de l’entreprise ou du Groupement) : _______________________________
En capacité de : ___________________________________________________________________
Adresse : ________________________________________________________________________
Information pour le contact (téléphone et courriel) : _______________________________________
[Pour un Groupement, tous les membres doivent signer ou seulement le mandataire, auquel cas le
pouvoir habilitant le signataire à signer au nom de tous les membres doit être joint]

12 | P a g e
 FORMULAIRE FIN-2 : RESUME DES PRIX

TEMPS PASSE

Prix

[Le Consultant doit indiquer le prix offert en conformité avec l’article 16.4 des Données
Item particulières ; supprimer toute colonne non utilisée]

[Insérer Monnaie étrangère] [Insérer Monnaie nationale]

Prix de la proposition financière hors taxes

(1) Rémunération

(2) Autres coûts [Spécifier forfait ou remboursables]

Prix total hors taxes de la Proposition financière :

[devrait refléter le montant dans le Formulaire FIN-1]
Taxes et impôts indirects dans le pays du Client estimés – à examiner et finaliser lors de négociation du Contrat (en cas d’attribution)

Total estimé des taxes et impôts indirects dans le pays du

Client :

Renvoi : Les paiements seront effectués dans la (les) monnaie(s) indiquées ci-dessus (Référence à IC 16.4).
 FORFAIT

Prix

[Le Consultant doit indiquer le prix offert en conformité avec l’article 16.4 des Données
Item particulières ; supprimer toute colonne non utilisée]

{Insérer
{Insérer Monnaie étrangère}
Monnaie nationale}

Prix global et forfaitaire de la proposition financière hors taxes

(1) Activité 1 (livrable 1)

(2) Activité 2 (livrable 2)

Prix total hors taxes de la Proposition financière :

[devrait refléter le montant dans le Formulaire FIN-1]
Taxes et impôts indirects dans le pays du Client estimés – à examiner et finaliser lors de négociation du Contrat (en cas d’attribution)

Total estimé des taxes et impôts indirects dans le pays du Client :

Renvoi: Les paiements seront effectués dans la (les) monnaie(s) indiquées ci-dessus (Référence à IC 16.4).
 FORMULAIRE FIN-3 : SOUS-DETAIL DE LA REMUNERATION

A. Rémunération

No. Contribution
Rémunération {Monnaie
Poste totale en
Nom Expert-mois étrangère- {Monnaie nationale cf. FIN-2}
(cf. TECH-4) Expert/Mois
(HT) cf. FIN-2}
(cf. TECH-4)
Personnels-clés

K-1 [Siège]
[Terrain]
K-2

Autres personnels
N-1 [Siège]
N-2 [Terrain]

Coûts totaux HT
 FORMULAIRE FIN-4 : AUTRES DEPENSES

B. Autres dépenses

Coût
N° Type de dépenses7 Unité Nature unitair Quantité [Monnaie étrangère- cf. FIN-2] [Monnaie nationale- cf. FIN-2]
8 e HT
forfait
Per diem9 Jour

forfait
Voyages internationaux Billet

forfait
Voyages locaux Billet

Coût de communication mensuel forfait

reprographie de rapports forfait

1

location de bureaux mensuel forfait

....................................
formation du personnel du forfait
Client – si prévu dans les TdR selon TdR
Coût total HT

7
Supprimer tout élément non pertinent pour les Services
8
Remplacer « forfait » par « remboursables » si le Client préfère rembourser à leur coût réel des dépenses effectuées
9
Un per diem est payé pour chaque nuit passée par le personnel hors de son lieu habituel de résidence et requise par le Contrat. Il comprendra les repas, l’hébergement, les transports locaux et les autres frais de mission.
Le Client peut fixer un plafond.
17 | P a g e