Synthèse des éléments de la lettre

administrative
Plusieurs conventions régissent la présentation de la lettre administrative. Les divers
éléments qui la composent figurent toujours sous la même forme et dans le même ordre, à
un emplacement précis.

Éléments de la lettre

https://www.google.com/url?
sa=i&url=https%3A%2F
%2Fvitrinelinguistique.oqlf.gouv.qc.
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1. En-tête
En plus du nom de l’organisation de l’expéditeur, l’en-têteAfficher l'infobulle peut comprendre
son adresse municipale ou postale, ses numéros de téléphone et de télécopie, son adresse
de courrier électronique, l’adresse de son site Web, etc.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Éléments de l’en-tête dans la lettre.

2. Mode d’acheminement et nature de l’envoi
Ces indications facultatives s’écrivent à gauche de la page, vis-à-vis des mentions de lieu et de
date. Elles sont toujours au masculin et en lettres majuscules (accentuées au besoin).

Pour en savoir davantage, consultez les articles Mode d’acheminement  et Nature de l’envoi.

3. Lieu d’envoi
On mentionne le lieu d’origine de la lettre dans le coin supérieur droit (ou, dans une lettre à
un alignement, à gauche, sur la première ligne sous l’en-tête). Le nom du lieu est suivi d’une
virgule et de la date.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Lieu et date dans la lettre.

4. Date d’envoi
On mentionne la date sous forme alphanumérique, précédée du déterminant le,
immédiatement après le lieu d’envoi, dans le coin supérieur droit de la lettre (ou, dans la
lettre à un alignement, sur la première ligne à gauche). Le jour de la semaine n’est pas
indiqué, et on ne met pas de point à la fin de cette mention.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Lieu et date dans la lettre.

5. Vedette
La vedette de la lettre figure contre la marge de gauche, sous la mention du lieu et de la date
(deux espacements sont suggérés). Elle est rédigée de la même manière qu’une adresse
figurant sur une enveloppe.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Éléments de la vedette dans la lettre.

6. Références
Cette mention facultative figure sous la vedette, contre la marge de gauche (deux
espacements sont suggérés). Elle renvoie au numéro ou au code attribué au dossier. La
mention Référence est suivie d’un deux-points, et la formulation qui suit commence par une
majuscule.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Références dans la lettre administrative.

7. Objet
La mention Objet, qui précise le contenu de la lettre, figure généralement contre la marge de
gauche, plus ou moins deux lignes sous la vedette et les références, et est en caractères gras.
Le mot objet, qui s’écrit toujours, dans ce contexte, au singulier et avec une majuscule initiale,
est suivi d’un deux-points et d’une formulation claire et explicite commençant par une
majuscule. Il est déconseillé de remplacer Objet par RE, Concerne ou Sujet.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Objet dans la lettre administrative.

8. Appel
L’appel, qui figure contre la marge de gauche, deux lignes sous l’objet, est une formule de
civilité qui varie selon la personne à qui l’on s’adresse. Il se termine toujours par une virgule.
Les formules « Monsieur, » ou « Madame, » sont les plus courantes. Elles peuvent être suivies
du titre ou de la fonction officielle du ou de la destinataire.

Lorsqu’on ignore qui lira la lettre, on utilise généralement la formule impersonnelle Madame,

Monsieur, ces deux mots étant disposés l’un sous l’autre.

On peut aussi employer le nom complet de la personne suivi d’une virgule, notamment
lorsque l’on ne connaît Afficher l'infobulle pas son genre.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Formules d’appel dans la lettre.

9. Corps de la lettre
Le corps de la lettre comporte trois parties : l’introduction, le développement et la conclusion.
L’introduction commence par une majuscule même si l’appel se termine par une virgule. Le
développement se divise en paragraphes courts qui exposent chacun une idée principale.

Pour en savoir davantage, consultez les articles Corps du message dans la lettre, Introduction de

la lettre et Conclusion de la lettre.
10. Salutation
La salutation est généralement une phrase complète qui vient après la conclusion de la lettre
et qui reprend la formule d’appel.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Formules de salutation dans la lettre.

11. Signature
Le nom du ou de la signataire figure généralement sous sa signature, qui est, dans la mesure
du possible, manuscrite. Ce nom peut être suivi d’une virgule et, sur la ligne suivante, de la
fonction du ou de la signataire, qui commence alors par une minuscule (si l’on omet la
virgule, la fonction commence par une majuscule).

Pour en savoir davantage, consultez les articles Signature dans la lettre, Signature par

délégation et signature par procuration dans la lettre et Signature double ou multiple dans la
lettre.
12. Pièce jointe
Cette mention, qu’on peut écrire au singulier ou au pluriel, selon le cas, et qu’on peut abréger
en p. j. ou en PJ, indique que des documents sont joints à la lettre. Elle figure deux interlignes
sous les éléments composant la signature, contre la marge de gauche.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Pièce jointe dans la lettre.

13. Copie conforme
Cette mention, qui figure sous la mention Pièce jointe (ou deux lignes sous la signature, s’il n’y
a pas de pièce jointe) et qu’on peut abréger en c. c. ou en CC, indique qu’une copie de la lettre
a été envoyée à une ou plusieurs autres personnes. Elle est suivie du nom des personnes qui
ont reçu une copie de la lettre.
Pour en savoir davantage, consultez l’article Copie conforme dans la lettre.