CAHIER DES CHARGES PRESTATION

SOMMAIRE :

1. PRESENTATION DE L’OIF 2

2. OBJECTIFS DE LA PRESTATION 2

2.1. OBJET DE LA PRESTATION 2

2.2. PERIMETRE TECHNIQUE ET GEOGRAPHIQUE 3
2.3. DONNEES D’ENTREES 3

3. DESCRIPTION DES PRESTATIONS ATTENDUES 5

3.1. DESCRIPTION DETAILLEE PAR LOT 5

3.2. RESULTATS ET LIVRABLES ATTENDUS 7

4. EXPERTISE REQUISE 7

4.1. EXPERTISE DE LA SOCIETE DE PRESTATION 7

4.2. SAVOIR-FAIRE NECESSAIRE A LA REALISATION DE LA PRESTATION. 8

5. PLANNING DE REALISATION DE LA PRESTATION 9

5.1. DUREE DE REALISATION DE LA PRESTATION 9

5.1.1. LOT 1 : 9
5.1.2. LOT 2 : 9
5.2. ETAT D’AVANCEMENT DE LA PRESTATION 9

6. CONDITIONS D’EXECUTION DE LA PRESTATION 9

6.1. LIEU D’EXECUTION ET DEPLACEMENTS 9

6.2. CONFIDENTIALITE 9

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Le présent cahier des charges a pour objet de définir l’ensemble des éléments relatifs à
la réalisation de la prestation décrite à l’article 1, permettant à la société de prestation
consultée de qualifier et de quantifier au mieux sa proposition technique et commerciale.

Il vient en complément des Clauses Générales pour les appels d’offres en vigueur qui
sont applicables à toute commande de prestation de services ou d’ouvrages et que devra
respecter la société de prestation dans l’établissement de sa proposition technique et
commerciale.

1. Présentation de l’OIF

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation multilatérale

fondée en 1970 regroupant actuellement 88 États et gouvernements partageant l’usage
de la langue française. L’OIF est une personne morale de droit international public et
possède une personnalité juridique, dont le siège est à Paris, France.

Elle est financée par les États et gouvernements membres sous forme de contributions
obligatoires ou volontaires. Son budget annuel est de l’ordre de 80 millions d’euros.

L’OIF remplit une triple mission : politique, diplomatique et de coopération.

Elle déploie ses actions selon quatre grandes missions :
• La langue française, la diversité culturelle et linguistique ;
• La paix, de la démocratie et des droits de l’Homme ;
• L’éducation et la formation ;
• Le développement durable et l’économie.

Une attention particulière est portée aux jeunes et aux femmes ainsi qu’à l’accès aux
technologies de l’information et de la communication dans l’ensemble des actions de
l’OIF.

L’OIF a dix-neuf sites dans le monde, qui sont répartis sur quatre (4) continents dont
environ un tiers en Afrique, le siège se trouvant à Paris.
Hormis le siège, ils sont essentiellement réalisés sous la forme de bureaux de quelques
centaines de mètres carrés, parfois indépendants, parfois intégrés dans des ensembles

2. Objectifs de la prestation

2.1. Objet de la prestation

Dans le cadre de sa politique de sûreté-sécurité, l’Organisation Internationale de la
Francophonie (OIF) souhaite faire réaliser des audits de « sûreté et de protection » des
personnes et des installations dans le monde.
Dans ce cadre, l’OIF a regroupé les prestations attendues en deux lots :

- Le lot 1 consistant en la réalisation d’un audit portant sur la sécurité-sureté des

personnes (personnel en mission, experts en mission, invités, prestataires, dans les
pays et personnel en situation de travail dans les locaux de l’OIF et en télétravail).

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- Le lot 2 consistant en la réalisation d’un audit de la sécurité des installations
physiques. Treize (13) des dix-neuf (19) sites font parties du périmètre du lot 2.

2.2. Périmètre technique et géographique

La prestation s’inscrit dans le cadre d’un projet de transformation au sein de l’OIF, qui
vise à définir les dispositions à prendre pour assurer la sécurité à l’OIF, notamment en ce
qui concerne la sureté, la protection des personnes et des installations. « Contribuer à la
transformation de l’OIF en une Organisation agile, performante et pertinente, axée sur
l’humain ayant une valeur ajoutée et une influence accrue dans le monde ».

2.3. Données d’entrées

2.3.1. Lot 1

Personnes concernées
• Internes
- Membre du personnel à recrutement international
- Membre du personnel à recrutement local

• Externes :
- Invités
- Prestataires
- Experts

Flux des déplacement 2019, (détail en annexe)

- En 2019, 165 villes ont été visitées dans 84 pays soit 5 531 visites
- Les invités représentent 63% des déplacements

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TOP 20 des villes les plus visitées

2.3.2. Lot 2

Personnes concernées
• Internes
- Membre du personnel à recrutement international
- Membre du personnel à recrutement local

• Externes :
- Invités
- Prestataires
- Experts
- Public

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Listes des entités à auditer, surfaces et effectifs,

Typologie Ville Effectifs Surface en M²

Siège Paris 250 7 330
Représentation Addis Abeba 10 Téletravail
Représentation Antananarivo 7 400
Représentation Hanoï 8 200
Représentation Libreville 5 200
Représentation Lomé 10 500
Représentation Port au Prince 8 900
Représentation Tunis 2 220
Institut Québec 15 605
Institut Dakar 21 2 000
Centre régional d'enseignement Djibouti 10 389
Centre régional d'enseignement Ho Chi Minh Ville TBC TBC
Centre régional d'enseignement Sofia 2 726

3. Description des prestations attendues

3.1. Description détaillée par lot

3.1.1. Description du lot 1 :

Il s’agira d’auditer la situation actuelle de l’OIF et de faire des recommandations par
rapport aux aspects suivants :
• La politique de l’OIF ;
• L’organisation et les processus ;
• L’identification des menaces et des dangers ;
• Les opportunités et les points forts ;
• L’appréciation du risque ;
• Les stratégies de prévention et d’atténuation.

Les points suivants devront faire l’objet d’une analyse et de recommandations

particulières sur :
• Sensibilisation-formation du personnel et des voyageurs en amont
des déplacements
o Formations en ligne
• Informations sur la situation et les risques des Pays
o Veille et analyse risques pays
o Dispositif d’alerte
o Information montante
• Outil de suivi des déplacements professionnels
o Outil de suivi des voyageurs
o Géolocalisation
• Gestion de crise
o Centre opérationnel de gestion de crise
o Audits et plans d’évacuation

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 o Recommandations sur le niveau de protection à prévoir en fonction du
contexte

3.1.2. Description du lot 2 :

Il s’agira d’auditer la sécurité des installations de l’OIF (13 sites), dont le siège, sept (7)
représentations extérieures, trois (3) centres régionaux d’enseignement, deux (2)
instituts spécialisés.
• Une inspection du périmètre avoisinant (localisation, types d’activités, risques
inhérents aux accès, aux routes d’évacuation, aux contrôles d’accès, etc.)
• Avant de poursuivre par une évaluation des vulnérabilités internes du site,
• In fine, d’émettre des recommandations permettant d’abaisser le niveau des
vulnérabilités résiduelles à un niveau acceptable pour l’OIF.

L’audit devra couvrir les chapitres suivants :

• Un état des lieux : Il s’agit de recueillir l’ensemble des données relatives
au site en matière de sûreté-sécurité :
o Organisation,
o Personnel,
o Infrastructure,
o Équipements,
o Procédures.

Ce recueil des données devra s’effectuer à travers :

o L’étude du référentiel documentaire sûreté-sécurité existant et les
référentiels du prestataire ;
o La visite des installations : lieux de travail, résidences, lieux de vie, parking
o Des entretiens avec les responsables ou représentants de secteurs
d’activité : cadres, personnel chargé de la sûreté et de la sécurité,
prestataires divers.

• Une analyse permettant :

o D’identifier les menaces et les risques spécifiques au pays et au site
audité ;
o D’évaluer et prioriser les risques et les vulnérabilités.

• Des recommandations portant sur :

o La prévention : information, sensibilisation, formation ;
o La protection : équipements, équipes de sûreté-sécurité ;
o La sauvegarde : toutes mesures permettant d’éviter les effets dominos.
Ce sont essentiellement des fiches réflexes / conduites à tenir, des
procédures d’urgence et de gestion de crise, des moyens (véhicules,
communication), des plans (sûreté, sécurité, évacuation, etc.).
o Les pistes d’amélioration des dispositifs techniques en place en fonction
des risques identifiés ou incidents
o L’adaptation des moyens humains et techniques en fonction du
contexte et de la localisation.
o L’évolution des consignes et procédures à destination des agents de
surveillance et de gardiennage,

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 o L’internalisation de la prestation comparée à son externalisation
(Faire ou acheter)

3.2. Résultats et livrables attendus

Le prestataire devra fournir un rapport dans les 15 jours suivant la fin de mission. Il
pourra être demandé au prestataire de présenter ce rapport au siège de l’OIF en présence
responsables de l’OIF et de l’auditeur.
Les recommandations devront être présentées par ordre de priorité, d’enjeux et de
risques ; elles devront être assorties de conseils sur le délai de mise en œuvre.

Lot 1 :
- Compte rendu de la réunion de lancement : planning, membres du groupe de
travail
- Rapport d’audit documentaire (politiques, procédures, modes opératoires…)
- Rapport d’audit des directions concernées par la sécurité (Direction RH,
Direction Juridique, Direction des opérations…)
- Présentation et remise d’un rapport d’audit final
o Évaluation de la maturité
o Mesure des écarts par rapport à la norme, ou au référentiel du prestataire
o Recommandations

Lot 2 :
Pour chaque site et pour l’organisation (ensemble des sites audités)
- Compte rendu de la réunion de lancement : planning, membres du groupe de
travail
- Rapport d’audit sur l’état des lieux
- Rapport d’audit des analyses
- Présentation et remise d’un rapport d’audit final
o Évaluation de la maturité
o Mesure des écarts par rapport à la norme, ou au référentiel du
prestataire
o Recommandations

4. Expertise requise

4.1. Expertise de la société de prestation

Le prestataire doit avoir une expérience avérée des audits de ce type, pour des
organisations comparables, pour des entreprises et institutions européennes, pour leurs
problématiques de sûreté au sens large.
Une expertise dans le domaine de l’audit de sécurité des installations et de la protection
des personnes est nécessaire.
Le prestataire doit aussi avoir une expérience sur le marché de la prévention et la gestion
des risques. Il doit être capable de définir et déployer une approche globale, cohérente et
proactive qui aide ses clients à se développer en France et à l’international.

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 4.2. Savoir-faire nécessaire à la réalisation de la prestation.
La réalisation de la prestation nécessite un niveau d'habilitation sur les domaines de la
sécurité et la protection des personnes pour le lot 1 et de la sécurité des installations pour
le lot 2 (Normes Iso 27001, 31030).
La société de prestation certifie que la prestation sera réalisée avec du personnel
bénéficiant d’une telle habilitation. Elle s'engage également à apporter tout justificatif
permettant à l’OIF de s'assurer du respect de cet engagement, au moment de
l'élaboration du plan de prévention.

Le prestataire doit s’appuyer sur une équipe pluridisciplinaire et un réseau français et

international d’experts lui permettant d’offrir des solutions de sûreté et sécurité adaptées
et personnalisables aux besoins de l’OIF (sûreté-sécurité des biens et des personnes,
protection de l’information et des technologies sensibles, compliance et intégrité, due
diligence, veille stratégique, lutte contre la fraude, etc.).

Le prestataire doit être engagée dans une démarche globale de qualité et de sécurité, par
une certification ISO 27001.
Disposer de plusieurs auditeurs seniors, experts sûreté-sécurité pour la réalisation des
audits de sécurité des installations physiques en France et à l’international, qui sont en
mesure de réaliser une évaluation des différents sites avec un plan diagnostic normé
répondant aux exigences ISO, ASIS, CNPP, ou autres.

Le prestataire doit être engagé dans une démarche RSE en termes de certifications et de
la prise en compte ou de son adhésion au Pacte mondial (Global Compact) des Nations
Unies.

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 5. Planning de réalisation de la prestation

5.1. Durée de réalisation de la prestation

5.1.1. Lot 1 :
- date de début : 8 avril 2022
- date de fin : 30 juin 2022

5.1.2. Lot 2 :

- date de début : 8 avril 2022

- date de fin : 30 juin 2022

La période d’activité réduite pour l’OIF, due à la prise des congés d’été par exemple, ne
doit pas avoir d’influence sur la réalisation de la prestation : la société de prestation doit
en tenir compte dans la réalisation de la prestation.

5.2. Etat d’avancement de la prestation

Tout échange dans ce domaine se fera exclusivement entre le responsable de la mission
de l’OIF et le chargé d’affaires du prestataire.
Un point d’avancement sera réalisé tous les 8 jours sur la base des éléments suivants :
- Livrables attendus / livrables réalisés pour la période passée
- Livrables réalisés / livrables réceptionnés
- Livrables prévus / livrables confirmés pour la période à venir
- Liste des points durs et solutions proposées

6. Conditions d’exécution de la prestation

6.1. Lieu d’exécution et déplacements

La prestation sera réalisée sur les sites de l’OIF.
Les déplacements pour les besoins de la prestation seront gérés par l’OIF.
La société de prestation étant responsable des conditions d’emploi de ses salariés, devra
réaliser l’ensemble des formalités liées à leurs déplacements.

6.2. Confidentialité
La société de prestation s’engage à garder confidentielles et à ne pas divulguer ou
communiquer à quiconque les informations reçues de l’OIF pour la réalisation de sa
prestation y compris sur la ressource pédagogique utilisée si cette dernière est la
propriété de l’OIF.
Cette confidentialité sera maintenue pendant toute la durée de la prestation et cinq (5)
années après sa fin.
En outre, la société de prestation s’engage à garder strictement confidentielle toute autre
information non connue encore publiquement dont il aura eu connaissance à l’occasion
de la réalisation de sa prestation et durant la formation.
Les dispositions du présent paragraphe demeureront en vigueur tant que lesdites
informations seront confidentielles pour l’OIF.