Règlement relatif au remboursement des frais et aux déplacements

du groupe SIGA1 en Suisse

1 Groupe SIGA : toutes les sociétés détenues ou contrôlées directement ou indirectement par la SIGA Holding AG
(« SIGA »).

Remarque : Dans le texte suivant, la forme masculine sera utilisée pour les personnes des deux sexes. Tout
cela est fait pour faciliter la lecture du document. Les personnes de sexe féminin sont toujours
incluses à titre égal.

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Tables des matières

1. Dispositions générales..................................................................................................................... 3

1.1 Objet et champ d’application ........................................................................................................ 3

1.2 Principe ......................................................................................................................................... 3

2. Déplacements .................................................................................................................................. 3

2.1 SIGA Travel Policy ....................................................................................................................... 4

2.2 Utilisation de Rydoo Travel ........................................................................................................... 4

3. Frais ................................................................................................................................................. 4

3.1 Abonnements de transport public ................................................................................................. 4

3.2 Déplacements en voiture .............................................................................................................. 4

3.3 Voiture de fonction ........................................................................................................................ 5

3.4 Frais de repas pris à l’extérieur .................................................................................................... 5

3.5 Frais de représentation ................................................................................................................. 6

3.6 Achats personnels ........................................................................................................................ 6

3.7 Menues dépenses ........................................................................................................................ 6

3.8 Monnaies étrangères .................................................................................................................... 6

3.9 Allocations forfaitaires .................................................................................................................. 6

3.10 Cartes de crédit d’entreprise ........................................................................................................ 7

3.11 Exigences quant à la TVA ............................................................................................................ 7

4. Dispositions finales .......................................................................................................................... 8

Remarque : Dans le texte suivant, la forme masculine sera utilisée pour les personnes des deux sexes. Tout
cela est fait pour faciliter la lecture du document. Les personnes de sexe féminin sont toujours
incluses à titre égal.

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1. Dispositions générales
1.1 Objet et champ d’application
Ce règlement fait partie intégrante du contrat individuel de travail conclu entre SIGA et chacun de
ses collaborateurs. Il est applicable à tous les collaborateurs travaillant en Suisse.

Si ce Règlement relatif au remboursement des frais et aux déplacements ne contient pas de

dispositions ou pas de dispositions divergentes, les dispositions légales conformément à l’article
319 et suivants du Code des obligations suisse (CO) sont applicables.

SIGA peut, à tout moment, procéder à des modifications et adaptations dans le cadre des limites
légales. Les dispositions contraignantes du CO et de la Loi sur le travail avec ordonnances sont
réservées.

1.2 Principe
Ce règlement règle les frais de déplacement, les frais de repas pris à l’extérieur, les frais
d’hébergement et les autres dépenses nécessaires et appropriées afin de pouvoir assumer les
tâches professionnelles.

Les dépenses effectives seront remboursées aux collaborateurs sur présentation de la note de
frais ou conformément aux taux d’indemnisation de ce règlement.

Les dépenses sont réglées électroniquement par le système numérique de traitement des
dépenses et des cartes de crédit Rydoo. Les reçus doivent être enregistrés et soumis par voie
électronique. Le supérieur approuve les dépenses à un intervalle fixe, après quoi les dépenses
sont remboursées par virement bancaire.

2. Déplacements
Si possible, des méthodes alternatives de communication (p. ex. conférences vidéo ou
téléphoniques) doivent être privilégiées.

Il convient toujours de choisir un moyen de transport avantageux et écologique.

Il incombe à chaque collaborateur de disposer de ses propres documents de voyage

nécessaires. Le formulaire A1 « Certificat concernant la législation de sécurité sociale applicable
au titulaire » doit être demandé à l'avance aux HR Services. Le formulaire est ensuite soumis par
HR Services et envoyé à l'employé après approbation. Il doit être disponible à tout moment sous
forme électronique. Les frais de visa et les éventuelles taxes d’entrée peuvent être remboursés
par le biais de la note de frais.

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 2.1 SIGA Travel Policy
En plus de ces règles, la politique de voyage de SIGA (SIGA Travel Policy) s'applique à tous les
employés. La politique de voyage de SIGA indique les directives et les compétences en matière
de voyage actuellement en vigueur par moyen de transport et région de voyage. La politique de
voyage de SIGA peut être adaptée par SIGA à tout moment.

2.2 Utilisation de Rydoo Travel

La réservation des voyages individuels se fait toujours par l'intermédiaire de Rydoo Travel. Si un
service n'est pas disponible dans Rydoo Travel, la réservation peut être effectuée par le biais
d'une autre plateforme. Dans la politique de voyage de SIGA, vous trouverez une liste des
possibilités au point 2 "Outil de réservation et processus de réservation".

Les voyages de groupe doivent toujours être réservés par l'intermédiaire du service
d'organisation des voyages et des événements.

3. Frais
3.1 Abonnements de transport public
Les employés qui voyagent pour SIGA si souvent avec les transports publics qu'un abonnement
demi-tarif CFF ou un autre abonnement comme la Bahncard 50 est intéressant, peuvent en faire
la demande (par exemple à partir de 5x / an de Ruswil à Zurich et retour). Les employés
concernés doivent s'adresser directement au département Travel and Event Organization.

Les titulaires d'un abonnement général privé peuvent régler les montants respectifs des demi-
tarifs en 2e classe sans reçu.

Les abonnements pour une réduction complète, comme l'Abonnement général CFF ou la
Bahncard 100%, doivent être approuvés par un membre du CE et le département HR Services.
Une fois approuvé, l'abonnement peut être commandé auprès du département Travel and Event
Organization.

3.2 Déplacements en voiture

De principe, les voitures de fonction doivent être utilisées.

L’indemnité kilométrique pour l’utilisation d’un véhicule motorisé privé s’élève à 0.70 CHF. Cette
indemnité couvre tous les frais en rapport avec le véhicule (impôts, assurance, frais courants,
amortissements, etc.).

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 3.3 Voiture de fonction
L’employeur peut mettre une voiture de fonction à la disposition de certains collaborateurs.

Cette voiture de fonction peut également être utilisée à des fins privées. La valeur de ce droit est
mentionnée sur le certificat de salaire.

L’entreprise prend en charge la totalité des frais d’acquisition et d’entretien, le collaborateur

n’assumant que les frais de carburant pour ses trajets privés durant les vacances. Pour
l’utilisation privée, 0.8 % du prix d’achat (hors TVA) – mais au moins 150 CHF – sera déclaré sur
le certificat de salaire du collaborateur (à la rubrique 2.2 « Part d’utilisation privée voiture de
fonction »). Les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail ne peuvent pas être défalqués.
Il en sera fait mention sur le certificat de salaire en cochant la case correspondante (F).

Si le collaborateur a la possibilité d’acheter la voiture de fonction, l’éventuelle différence entre le

prix d’achat et la valeur vénale (valeur d’achat selon Eurotax) représente un élément du salaire
brut imposable.

Pour les véhicules ne pouvant être utilisés à des fins privées que de manière limitée en raison du
matériel de vente chargé (p. ex. MB 2220d long, VW T5, VW T6 ou véhicules similaires),
l’utilisation privée est prise en compte sur base de 2/3 du prix du véhicule.

3.4 Frais de repas pris à l’extérieur

Lorsqu’un collaborateur est en déplacement toute la journée pour SIGA, il a droit à ce que ses
repas soient payés. Les montants maximaux suivants seront remboursés :

• Petit-déjeuner (en cas de départ avant 6.00 h ou si la nuit précédente

a été passée à l’hôtel et que le petit-déjeuner n’est pas compris dans
le prix de l’hôtel) 10 CHF
• Repas de midi 32 CHF
• Repas du soir (si la nuit est passée à l’hôtel ou en cas de retour
après 20.30 h) 32 CHF

Pour les collaborateurs touchant des allocations forfaitaires pour frais, voir le point Allocations
forfaitaires.

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 3.5 Frais de représentation
Dans le cadre du suivi de la clientèle ou de l’entretien du réseau de relations, SIGA peut avoir
intérêt à ce que des collaborateurs invitent des partenaires commerciaux. Dans de tels cas, SIGA
remboursera les frais effectifs.

De principe, on fera preuve de retenue face à ce genre d’invitations. Le choix de l’endroit

dépendra de l’importance du client ou du partenaire commercial pour l’entreprise ainsi que des
usages locaux.

La perception simultanée d’allocations forfaitaires pour frais n’est pas autorisée.

3.6 Achats personnels

L’achat d’outils personnels nécessaires et appropriés afin de pouvoir assumer les tâches
professionnelles doit être autorisé par le supérieur avant l’acquisition.

3.7 Menues dépenses

Les menues dépenses, telles que frais de stationnement et de port, sont remboursées pour
autant qu’elles aient été nécessaires.

3.8 Monnaies étrangères

Le frais en monnaies étrangères seront convertis le jour de traitement avec le cours actuel du
jour.

3.9 Allocations forfaitaires

Les représentants du service externe touchent une allocation forfaitaire mensuelle. Celle-ci est la
suivante :
• pour 4 jours de déplacement par semaine en moyenne (SL, TS) 690.00 CHF

• pour 3 jours de déplacement par semaine en moyenne (RVL) 560.00 CHF

• pour 2 jours de déplacement par semaine en moyenne 345.00 CHF

Mention en sera faite sur le certificat de salaire (CH) : « Repas de midi payés en partie par
l’employeur » (pour 1 ou 2 jours de déplacement par semaine) ou « Repas de midi payés par
l’employeur » (pour plus de 3 jours de déplacement par semaine).

Pour les collaborateurs de SIGA ayant un poste de cadre, les dispositions du complément au
Règlement relatif au remboursement des frais et aux déplacements sont applicables.

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 Les forfaits couvrent les frais suivants : repas de midi, café et boissons, taxes de stationnement,
lavage de voiture, frais de communication et autres menues dépenses. Les frais de
représentation et les frais d’hébergement, y compris de petit-déjeuner et de repas du soir, ne
sont pas inclus.

3.10 Cartes de crédit d’entreprise

Les collaborateurs se déplaçant fréquemment reçoivent une carte de crédit d’entreprise
personnelle, établie à leur nom.

Les coûts de la carte de crédit d’entreprise sont pris en charge par SIGA.

La carte de crédit d’entreprise ne doit être utilisée que pour les dépenses liées à l’activité
professionnelle. Il est interdit de se procurer de l’argent en espèce avec la carte de crédit
d’entreprise.

Les transactions par carte de crédit sont régulièrement lues dans le système numérique de
traitement des cartes de crédit et des dépenses Rydoo. Les reçus doivent être enregistrés
électroniquement. Le traitement est effectué conformément à Rydoo. Les transactions doivent
ensuite être soumises. Le supérieur approuve les dépenses à un intervalle fixe.

3.11 Exigences quant à la TVA

De principe, les informations suivantes doivent figurer sur les factures et reçus :

• date et durée de la prestation de service

• type, objet et volume de la livraison ou du service

• prix de la livraison ou du service

• le montant de la TVA en CHF et le taux d’imposition ou, en cas de facturation incluant la

TVA, la mention « ...... % TVA inclus »

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4. Dispositions finales
Ce Règlement relatif au remboursement des frais et aux déplacements du groupe SIGA pour les
collaborateurs en Suisse a été approuvé par le Service des impôts du canton de Lucerne le 26
Janvier 2018 et est entré en vigueur le 1 Janvier 2018.

SIGA renonce à la certification du montant des frais facturés selon les dépenses réelles dans les
fiches de salaire. Le Conseil d'administration de SIGA a approuvé la version révisée du
01.02.2020.

SIGA

Peter Scherrer

CFO

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