Guide Utilisateur Pelikan

Guide utilisateurs PELIKAN
France Santé / France Seniors
BPM/GSI/PR/01 - 6
Document à usage interne
CHAPITRE
1.
Navigation
sur la page
de
Sommaire
CHAPITRE 1. Navigation sur la page de connexion et le portail ............................................................................................... 3

1. Connexion à la plateforme ..................................................................................................................................................... 4
a. Accès public ........................................................................................................................................................................ 4
b. Accès complet..................................................................................................................................................................... 4
2. Navigation sur le portail d’accueil.......................................................................................................................................... 5
a. Accès aux modules ............................................................................................................................................................. 5
b. Accès aux menus ................................................................................................................................................................ 8
CHAPITRE 2. Utilisation des modules..................................................................................................................................... 9

1. Généralités ........................................................................................................................................................................... 10
a. Changer l’affichage du tableau de suivi ........................................................................................................................... 10
b. Réaliser des filtres ............................................................................................................................................................ 11
c. Enregistrer un filtre .............................................................................................................................................................. 11
d. Modifier un enregistrement (sans avoir le petit crayon) ................................................................................................. 12
e. Exporter le tableau de suivi sous Excel ............................................................................................................................ 13
f. Gérer les versions d’un enregistrement / une saisie ........................................................................................................... 14
2. K-RIS ..................................................................................................................................................................................... 15
a. Déclarer un EI/EIG ............................................................................................................................................................ 15
b. Suivre les EI/EIG en cours ................................................................................................................................................. 16
c. Déclarer et suivre une Non-Conformité Fournisseur....................................................................................................... 23
d. Statistiques EI/EIG ............................................................................................................................................................ 25
e. Accès au livre de bord ...................................................................................................................................................... 25
3. K-ARTO ................................................................................................................................................................................. 26
a. Saisie de la Cartographie des Risques .............................................................................................................................. 26
b. Export de la cartographie des risques de l’établissement ............................................................................................... 26
4. K-REC ..................................................................................................................................................................................... 27
a. Enregistrer une réclamation ou un remerciement .......................................................................................................... 27
b. Suivi des réclamations et des remerciements.................................................................................................................. 27
c. Statistiques Réclamations / Remerciements .................................................................................................................... 28
5. K-EV ...................................................................................................................................................................................... 29
6. K-IND .................................................................................................................................................................................... 30
a. Saisir un indicateur ........................................................................................................................................................... 30
b. Suivi des indicateurs ......................................................................................................................................................... 31
7. K-PAC .................................................................................................................................................................................... 32
a. Saisir une action................................................................................................................................................................ 32
b. Suivre votre plan d’amélioration continue....................................................................................................................... 32
c. Statistiques K-PAC ............................................................................................................................................................ 33
8. KGED ..................................................................................................................................................................................... 34
a. Moteur de recherche........................................................................................................................................................ 34
b. Mettre des documents en favoris .................................................................................................................................... 37
c. Accès à la gestion de votre base documentaire .............................................................................................................. 40
d. Ajouter un document ....................................................................................................................................................... 42
e. Approuver un document ou Emarger un document ........................................................................................................ 46
f. Réviser un document ....................................................................................................................................................... 48
g. Exporter des documents .................................................................................................................................................. 49
h. Télécharger des documents ............................................................................................................................................. 50
GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 2 sur 51

CHAPITRE 1. Navigation sur la page de
connexion et le portail

1. Connexion à la plateforme
La connexion à la plateforme doit se faire impérativement via

Google Chrome.
En cliquant sur l’icône « PELIKAN » sur votre bureau, vous accédez à une page d’authentification où deux types
d’accès sont possibles.
a. Accès public
L’accès public ne permettra que :
- La déclaration d’évènement indésirable (K-RIS)
- La consultation de documents dans la gestion documentaire (K-GED)
- La consultation d’action dans K-PAC
Cet accès est réservé aux collaborateurs n’ayant pas d’accès nominatifs, et n’ayant pas de rôle de suivi à tenir dans
PELIKAN.
Pour accéder à PELIKAN en accès public :

- Cliquer dans l’encart « Trouvez un établissement Korian »,
- Taper les premières lettres de l’établissement souhaité. Une liste déroulante apparait avec les établissements
comportant les lettres tapées.
- Sélectionner l’établissement souhaité
- Cliquer sur « Accéder ».
b. Accès complet
Cet accès est à privilégier pour toutes les personnes devant réaliser un suivi d’un évènement indésirable qu’il soit grave
ou non, d’une réclamation ou d’une action, ou devant intégrer un document dans la gestion documentaire de
l’établissement.
Pour accéder à PELIKAN en accès complet :

- Cliquer sur « Accéder avec authentification ».
- Une nouvelle page s’ouvre en demandant vos identifiants. Il s’agit des mêmes
identifiants que ceux de Windows et/ou Talents K.
- Après avoir indiqué vos identifiants, cliquer sur « Connexion ».

2. Navigation sur le portail d’accueil
Le portail d’accueil se compose de plusieurs boites permettant d’accéder aux différents modules : K-RIS, K-ARTO, K-REC,
K-PAC, K-EV, K-IND ainsi qu’au module K-GED regroupant toutes les bases documentaires.
a. Accès aux modules
K-RIS
Le module K-RIS se situe en haut à gauche du portail. Il est intitulé « Les EI et les EIG ».
Vous pourrez y déclarer vos EI et EIG, les suivre et réaliser des statistiques sur vos déclarations.
K-REC
Le module K-REC se situe dans la colonne de gauche du portail. Il est intitulé « Les réclamations
/ réclamations ».
Vous pourrez y enregistrer vos réclamations simples et élevées ainsi que les remerciements, les
suivre et réaliser des statistiques sur vos enregistrements.
K-PAC
Le module K-PAC se situe dans la colonne de droite du portail. Il est intitulé « Le Plan d’action ».
Vous y trouverez votre plan d’action (interconnecté avec les autres modules) à suivre.
K-EV
Le module K-EV se situe dans la colonne de droite du portail. Il est intitulé « La boîte à outils ».
Vous pourrez avoir accès à l’audit qualité de votre établissement en cliquant sur « Suivi des Audits
».

K-ARTO
Le module K-ARTO se situe dans la colonne de gauche du portail. Il est intitulé
« Cartographie des Risques ».
Vous pourrez compléter votre cartographie des risques.
K-IND
Le module K-IND se situe dans la colonne de droite du portail. Il est intitulé « Les
indicateurs ».
Vous pourrez y renseigner les valeurs de vos indicateurs à suivre dans le Manuel Qualité,
dont la source n’est pas un système d’information (logiciel) existant.
K-GED
Pour accéder au module K-GED et aux différentes bases documentaires mises à
votre disposition, il est nécessaire d’aller dans la boite « Gestion documentaire ».
Cette boite se situe dans la colonne centrale du Portail d’accueil et se compose
des différentes bases documentaires auxquelles vous avez accès.
En cliquant sur l’une de ces bases documentaires, une nouvelle fenêtre s’ouvre permettant de visualiser la base
documentaire et les documents qui la composent.
Breaking news Qualité et gestion des Risques

Ce module regroupe tous les articles, actualités et/ou
nouveautés qui vous sont diffusés.
Note :
Le module « Articles » n’est
accessible qu’à certains utilisateurs.
Pour créer un article à l’échelle d’un établissement :

- Cliquer sur le nom d’utilisateur
- Cliquer sur « Articles »
Sur ce module, il est possible de

1. ajouter des articles → cliquer sur « Ajouter »,
2. modifier des articles existants → cliquer sur l’icône avec le petit crayon.
En création d’un nouvel article, il faut :

1. renseigner l’état de publication → renseigner la
boîte « Publier » à droite
2. sélectionner une rubrique de classement de
l’article → renseigner la boîte « Rubrique » à droite
3. sélectionner un mode de diffusion → renseigner
la boîte « Diffusion » à droite
Concernant le mode de diffusion : choisir “Privée”

et commencer à écrire les premières lettres de
Note :
l’établissement, puis le sélectionner dans la liste qui
Attention, si vous choisissez une
s’affiche. Enregistrer. L’article sera ainsi diffusé à
diffusion publique, les autres
l’ensemble de l’établissement sélectionné. Les
établissements et le siège verront vos
autres établissements et le siège ne le verront pas.
articles.
Liens utiles
Les liens utiles permettent d’accéder rapidement aux :

1. informations internes via le site intranet Kiwi et moi
2. signalements d’EIG à l’ARS sur le portail du ministère de la santé
3. sites de la réglementation via le logo République Française
4. sites de la HAS, CPIAS et Santé publiques France via le bouton
« Bonnes Pratiques »
5. vigilances météos via le logo Météo
6. suivis de vos indicateurs internes avec Power BI, et externes
avec les plateformes des IQSS et scope santé

b. Accès aux menus
Mon compte
Pour accéder aux informations du compte et du profil de l’utilisateur connecté, il faut
aller sur la liste déroulante accessible depuis le nom d’utilisateur en haut à droite.
Mon suivi documentaire

Le module « Mon suivi documentaire » est accessible via l’icône des trois barres horizontales situé au
niveau du bandeau central.
Ce module vous permet d’accéder à

toutes les actions à réaliser sur les
documents vous concernant :
1. les documents à réviser,
2. les documents à émarger,
3. les documents à valider
4. la visualisation des messages
postés sur les documents.
Mes alertes
Toutes les alertes sont disponibles soit directement sur le portail dans la rubrique « Alertes documents » et/ou « Alertes K-
RIS » soit via l’icône de cloche en haut à droite à côté du nom d’utilisateur.

CHAPITRE 2. Utilisation des modules

1. Généralités
Les modules ont tous le même fonctionnement :

1. un formulaire d’enregistrement
2. un tableau de suivi où les enregistrements/déclarations peuvent être visibles
3. des statistiques.
Pour les tableaux de suivi et les statistiques, il est possible de changer l’affichage et de réaliser des filtres, en cochant
« Afficher le filtre ».
Dans ce chapitre, il sera expliqué comment :
➔ Changer l’affichage du tableau de suivi

➔ Réaliser des filtres
➔ Enregistrer un filtre
➔ Modifier un enregistrement (sans avoir le petit crayon)
➔ Exporter le tableau de suivi sous Excel
➔ Gérer les versions d’un enregistrement / une saisie
a. Changer l’affichage du tableau de suivi

Cliquer sur la barre grise « Options d’affichage »
Champs à afficher
Dans les options d’affichage, vous pouvez choisir les champs à afficher dans votre tableau de suivi. Il s’agit des colonnes
que vous souhaitez afficher dans votre tableau de suivi. En cliquant dans l’encadré « champs à afficher », il apparait
l’ensemble des éléments de votre formulaire. Vous n’avez plus qu’à sélectionner l’élément à afficher.
Répertoire
Les répertoires permettent de regrouper des enregistrements/déclarations par établissement, date, déclarant, région, …
De la même manière que pour les champs à afficher, cliquer dans l’encadré « Répertoire » pour faire apparaitre les
éléments de regroupement possible. Vous n’avez plus qu’à sélectionner l’élément de regroupement souhaité.
Note :
A chaque changement d’affichage ou de filtre,
Cliquer sur « Appliquer le filtre »

b. Réaliser des filtres
Cliquer sur la barre grise « Recherche et filtres »
Cliquer dans l’encadré « Ajouter un filtre » pour faire apparaitre les éléments sur lesquels des filtres sont possibles. Vous
n’avez plus qu’à sélectionner l’élément sur lequel vous souhaitez faire votre filtre (ex : « service »).
Après avoir sélectionné l’élément souhaité, il apparait sur le côté droit de la zone.
Compléter les informations :
1. Sélectionner « contient » → vous souhaitez avoir tous les enregistrements/déclarations qui ont comme service
l’élément sélectionné, ou « ne contient pas » → vous souhaitez avoir tous les enregistrements/déclarations qui ne
contiennent pas le service X sélectionné, ou « vide » → vous souhaitez avoir tous les enregistrements/déclarations
dont le service n’a pas été renseigné, ou « non vide » → vous souhaitez avoir tous les enregistrements/déclarations
dont le service a été renseigné.
2. Cliquer dans l’encadré blanc et sélectionner l’élément sur lequel vous souhaitez faire votre filtre.
Note :
cliquer sur « Appliquer le filtre »
c. Enregistrer un filtre
Vous pouvez également enregistrer votre filtre et le retrouver lors de vos prochaines connexions.
Une fois votre filtre réalisé, cliquer sur la disquette en haut à droite de l’écran :
Renseigner le nom que vous souhaitez donner à votre

filtre et sélectionner les items suivants :
1. Créer en tant que raccourci dans le tableau
de suivi
2. Permettre l’accès aux filtres lors d’un accès
direct
3. Limiter la modification à l’auteur → personne
d’autre que vous ne pourra le modifier
4. Droits d’accès = « Personnel » → personne
d’autre que vous ne pourra voir ce filtre OU
« Personnalisé » + nom de votre établissement
dans « Groupes » → Votre établissement seul
aura accès à ce filtre.
Cliquer sur « Enregistrer »
Vous retrouverez vos filtres enregistrés dans la liste

déroulante « Charger un filtre ».
Note :
cliquer sur « Appliquer le filtre »

d. Modifier un enregistrement (sans avoir le petit crayon)
La modification de certains formulaires sont restreints aux seuls destinataires pour action. Si vous voyez l’enregistrement,
mais que vous n’avez pas l’icône en forme de crayon, alors vous n’êtes que destinataire pour information.
Si vous souhaitez modifier/traiter un enregistrement pour lequel vous n’avez pas le petit logo de modification:
- Prévenir votre directeur d’établissement ou votre supérieur hiérarchique avant toute modification
Avec son accord :

- De votre portail d’accueil, vous rendre sur « Suivre les EI/EIG en cours »
- Aller sur l’EI ou l’EIG concerné
- Dans la colonne « Actions », cliquer sur le logo des trois petits traits, puis sur « Redirection »
- Dans l’encart « Destinataires pour action », dans la barre de recherche, noter votre nom et prénom et vous
sélectionner dans la liste déroulante.
- Si vous souhaitez recevoir un mail, cocher « Email » pour le type d’alerte
- Cliquer sur Valider, en bas de l’écran
Vous pouvez maintenant cliquer sur l’icône de modification pour ajouter des éléments dans le formulaire.

e. Exporter le tableau de suivi sous Excel
Vous rendre sur le tableau de suivi de votre choix (Suivre les EI/EIG en cours ; Les réclamations/remerciements en cours ;
Mon plan d’amélioration continue ; …)
Ouvrir vos répertoires (en cliquant sur le + devant le nom de votre établissement – ou autre
répertoire)
Vérifier le nombre de pages de votre tableau de suivi (en bas), et choisir

le nombre de saisies le plus élevé (500 saisies/page)
Cliquer sur « Export Excel » pour exporter votre tableau de suivi sous Excel.
L’export Excel ne prendra que les éléments de la première page. Il exportera les données sous un format mis en page.
Cliquer sur « Rapports BI », puis sur l’étiquette apparaissant juste en-dessous pour exporter l’ensemble des
pages de votre tableau de suivi.
Le rapport BI exportera tous vos enregistrements (toutes les pages) en format brut, sans mise en page.
« RAPPORTS BI » EN COURS DE PARAMETRAGE

f. Gérer les versions d’un enregistrement / une saisie
A chaque modification d’un enregistrement (un EI, une réclamation / remerciement, une action, …), vous cliquez sur
« Enregistrer en changeant de version ». Cela crée donc une nouvelle version de votre enregistrement.
Il vous est possible de consulter les différentes versions de votre enregistrement :
- Aller sur le tableau de suivi et cliquer sur l’icône en forme d’œil pour consulter la déclaration :
Vous trouverez en haut du formulaire une liste déroulante, vous permettant de consulter les versions précédentes de
votre enregistrement et/ou de consulter les différences avec les versions précédentes.
Consulter les versions précédentes
Cliquer sur la liste déroulante et sélectionner le numéro de version que

vous souhaitez consulter.
La version se charge et vous pouvez lire les éléments enregistrés à cette
version. Vous pouvez également prendre connaissance du nom de la
personne qui a modifié l’enregistrement et de l’heure à laquelle
l’enregistrement a été modifié.
Consulter les différences avec les versions précédentes
Cliquer sur la loupe et sélectionner la version que vous

souhaitez comparer, dans l’encadré bleu. Cliquer sur
« Afficher les différences ».
Vous verrez apparaitre :
1. En vert, les éléments ajoutés entre la version
actuelle et la version précédente sélectionnée
2. En orange, les éléments modifiés entre la
version actuelle et la version précédente sélectionnée
3. En rouge, les éléments supprimés entre la
version actuelle et la version précédente sélectionnée

2. K-RIS
➔ Déclarer un EI/EIG
➔ Suivre les EI / EIG en cours
➔ Déclarer et suivre une Non-Conformité Fournisseur
➔ Statistiques EI/EIG
➔ Accès au livre de bord
a. Déclarer un EI/EIG
Pour déclarer un EI / EIG, il faut cliquer sur « Déclarer un EI/EIG » au niveau du module « LES EI ET LES EIG ».
Vous arriverez alors sur le formulaire de déclaration d’un événement indésirable. Les champs suivis d’un astérisque sont à
renseigner obligatoirement pour pouvoir valider la saisie.
Le formulaire de déclaration se sépare en 4 parties :

1. Déclarant : partie administrative pour connaitre le déclarant
2. Evènement : partie descriptive de l’évènement indésirable
3. Catégorisation : partie de catégorisation de l’évènement indésirable
4. Evaluation du risque : partie permettant de calculer la criticité du risque en fonction d’une échelle de gravité
et d’une échelle de fréquence
Après avoir déclaré un EI/EIG, un mail d’alerte est envoyé aux personnes suivantes :
1. Directeur d’établissement,
2. Directeur adjoint / Adjoint de direction
3. MEDEC (Seniors) ou Médecin coordinateur (Santé)
4. IDEC (Seniors) ou Cadre de santé (Santé)
5. Responsable Qualité Etablissement (Santé)
6. Personnes concernées par la catégorie d’évènement choisie.
Ces personnes alertées doivent donc suivre la déclaration et compléter les informations demandées dans les onglets
suivants :
1. Analyse de l’évènement
2. Suivi de l’évènement ou Suivi de l’EIG
3. Analyse des causes et Clôture de l’évènement
Si c’est un EIG, les personnes alertées doivent le notifier dans l’étape « Analyse de l’évènement » à la
question « Est-ce un EIG ? », répondre « Oui ».
De nouvelles personnes seront alors alertées :
- Service gestion des risques Korian
- Fonctions régionales et nationales concernées par la catégorie d’évènement choisie
Vous avez la possibilité de de rendre votre EIG confidentiel en cochant le champ « Est-ce un EIG
confidentiel ? ». Cette fonctionnalité permet de restreindre les destinataires uniquement au directeur
d’établissement, au service gestion des risques et aux pilotes régionaux/nationaux.

b. Suivre les EI/EIG en cours
Pour suivre les EI / EIG qui ont été déclarés sur votre périmètre, il vous faut cliquer sur « Suivre les EI/EIG en cours ». Vous
arriverez sur un tableau de suivi où il vous sera possible de visualiser les EI et EIG déclarés sur votre périmètre.
Vous pourrez également modifier les déclarations pour ajouter vos commentaires et/ou vos actions dans l’onglet « Suivi
de l’évènement » ou « Suivi de l’EIG », ou encore procéder à une analyse des causes en cliquant sur l’icône « Play ».
En cochant la case « Afficher le filtre » (ex « Masquer le filtre »), vous avez la possibilité de gérer vos options d’affichage et
donc de modifier les colonnes qui s’affichent à l’écran. Vous pouvez également faire une recherche et filtrer l’affichage
des déclarations. → Pour cela, merci de vous reporter au titre I. Généralités.
Dans « Suivre les EI / EIG en cours », il sera expliqué comment :
➔ Apporter une réponse à un évènement indésirable (EI)

➔ Apporter une réponse à un évènement indésirable grave (EIG)
➔ Analyser les causes d’un évènement indésirable
➔ Clôturer un EI ou un EIG

Apporter une réponse à un évènement indésirable (EI)
Dans l’onglet « SUIVI DE L’EVENEMENT »
Cliquer sur le + en dessous du tableau bleu pour ajouter une ligne au tableau et renseigner les éléments demandés :
1. Une date de suivi
2. Une personne en charge du suivi (taper dans la barre de recherche le nom de la personne, et sélectionner-la
dans la liste déroulante qui apparait)
3. Un commentaire sur le suivi de l’évènement
Vous pouvez également ajouter des personnes en tant que destinataires de l’EI : cliquer sur le + « Informer plus », taper le
nom de la personne que vous souhaitez mettre dans la boucle, et sélectionner-la dans la liste déroulante qui apparait
Il vous est également possible d’enregistrer une action d’amélioration, en lien avec votre évènement indésirable, dans le
K-PAC de votre établissement. Cliquer sur + en face de « Actions à mettre en place » :
Vous serez re-dirigé vers la fiche action, que vous devrez renseigner. Après renseignement de tous les champs
obligatoires, vous pourrez « Enregistrer » votre action, en bas de page. Vous êtes re-dirigé vers votre onglet « SUIVI DE
L’EVENEMENT ».

Votre action sera enregistrée dans le tableau gris de l’onglet « SUIVI DE L’EVENEMENT » :
Après avoir renseigné le suivi de votre évènement indésirable, vous pouvez enregistrer :

Apporter une réponse à un évènement indésirable grave (EIG)
Dans l’onglet « SUIVI DE L’EIG »
Cliquer sur le + à « Apporter une réponse » après la réponse du service gestion

des risques
(en amont, vous pouvez copier les questions du service gestion des risques)
Vous arrivez sur une nouvelle page sur

laquelle vous renseignez votre réponse
(dans l’encart « Réponse de
l’établissement / service », vous pouvez
coller les questions du service gestion
des risques, et y répondre, comme dans
un mail)
Vous pouvez ajouter des PJ (en cliquant

sur le petit trombone) et ajouter des
destinataires à l’EIG (dans la barre de
recherche « Informer plus », taper le
nom de la personne que vous souhaitez
mettre dans la boucle, et sélectionner-
la dans la liste déroulante qui apparait).
Cliquer sur Enregistrer en bas de

page
Votre réponse se mettra

automatiquement dans le
tableau ci-dessous :

Cliquer sur « Enregistrer » en
bas de page.

Analyser les causes d’un évènement indésirable
Pour lancer une analyse des causes d’un EI ou d’un EIG, il est nécessaire de vous rendre dans l’onglet « Analyses des
causes et Clôture de l’évènement ».
Sur la partie gauche de cet onglet, il vous est proposé 3 analyses des causes différentes :
- Analyse des causes d’un EIG associé aux soins – Formulaire ALARM – il vous est possible de faire cette analyse pour un EI
- Analyse des causes d’un EIG hors EIGAS – Formulaire 5M – il vous est possible de faire cette analyse pour un EI
- Analyse d’une cellule de crise – Formulaire d’analyse post-crise
- Cocher l’analyse de causes que vous souhaitez lancer.

- Valider en bas de page.
De retour sur votre tableau de bord des EI/EIG :

- Identifier votre EI ou EIG que vous souhaitez analyser
- Aller tout à droite de votre tableau de bord
Un logo Play est apparu dans la colonne de

l’analyse choisie. Cliquer sur le logo Play pour
ouvrir le formulaire de l’analyse des causes.
Il vous est possible de compléter votre analyse des causes en plusieurs temps. Pour cela :

- Commencer à compléter votre analyse des causes
- Enregistrer en bas de page
- Retrouver votre analyse des causes dans la colonne « BlueApps liées » dans votre tableau de bord des EI / EIG
- Cliquer sur celle qui s’appelle « K-RIS Analyse des Causes de survenue d'un EIGAS / EIG hors EIGAS - N°X » pour
l’ouvrir en consultation
- Cliquer sur l’icône de modification en haut de votre formulaire pour modifier l’analyse des causes
- Compléter votre analyse des causes, et « Enregistrer en changeant de version » en bas de page
Clôturer un EI ou un EIG
Pour clôturer un EI ou un EIG, il est nécessaire de vous rendre dans l’onglet « Analyses des causes et Clôture de
l’évènement ».
Dans la partie droite de cet onglet, vous pouvez clôturer un EI ou un EIG en cochant « oui » à la question « Clôturer l’EI »
ou « Clôturer l’EIG ».
Un nouveau champ s’ajouter « Date de clôture » :
Après enregistrement en bas de page, votre EI ou EIG sera

clôturé. Une alerte mail sera envoyée aux destinataires de
l’établissement (si EI) et aux destinataires régionaux et
nationaux (si EIG), indiqués dans l’onglet « Analyse de l’évènement ».

c. Déclarer et suivre une Non-Conformité Fournisseur
Saisir une Non-Conformité Fournisseur (NCF)

Pour saisir une Non-conformité Fournisseur (NCF), il vous suffit de :
- Cliquer sur « Déclarer un EI/EIG » dans la boîte « LES EI/EIG »
- Le formulaire de déclaration s’ouvre. Remplir les champs

obligatoires (indiqués avec un astérisque rouge).
- Sélectionner le processus « Achats » et la catégorie d’évènement « Non-conformité Fournisseur (NCF) »
- De nouveaux champs à remplir

apparaissent :
o Remplir le niveau de criticité
o Remplir la date de livraison du
matériel
o Choisir le type de fournisseur
- Si le fournisseur est local : remplir le nom du

fournisseur et son adresse mail (partie droite du
formulaire)
- Si le fournisseur est un fournisseur national :

choisir son nom dans la liste déroulante
« Fournisseur référencé » (partie droite du
formulaire)
Les informations en-dessous (catégorie, sous-

catégorie, email du fournisseur National et
acheteur Korian National) se remplissent
automatiquement (cf exemple ci-contre)
- Renseigner l’objet de la NCF : sur quel

sujet porte votre dysfonctionnement
ou votre mécontentement.
En fonction de l’objet, des motifs
apparaissent. Renseigner un ou
plusieurs motifs pour préciser votre
déclaration.
- Enregistrer en bas du formulaire

Une alerte mail sera envoyée au Directeur de l’établissement, au fournisseur (à l’adresse mail indiquée) et à
l’acheteur Korian.

Suivre une Non-Conformité Fournisseur
Il est demandé au fournisseur de faire un retour par mail au directeur d’établissement.
Il sera donc nécessaire de faire un copier-coller de cette réponse dans le deuxième onglet, appelé « SUIVI DE LA NON
CONFORMITE ».
Clôturer une Non-Conformité Fournisseur

Pour clôturer une NCF, vous pouvez suivre les éléments suivants :
- Cliquer sur les 3 traits en bout de ligne de votre NCF et cliquer sur « Modification de
l’état ».
- Changer l’état en « Clôturé » dans la liste

déroulante.
Si vous cliquez sur « E-mail », un mail partira aux

destinataires pour action :
o Directeur établissement
o Directeur adjoint / Adjoint de direction
o Médecin coordinateur
o Cadre de santé
o Responsable Qualité
o Acheteur Korian
- Valider

d. Statistiques EI/EIG
En cliquant sur le bouton « Statistiques EI/EIG », vous accédez aux statistiques du module K-RIS.
A partir de ce module, vous pouvez charger d’autres statistiques pré-enregistrées à partir de la liste déroulante « Charger
un filtre ». Vous pouvez aussi exporter les statistiques visibles à l’écran sous le format PDF ou ODT en cliquant sur la flèche
en haut à droite.
Si vous souhaitez ajouter un graphe ou filtrer les données, vous pouvez cliquer sur « Masquer le filtre ». Cela vous affiche
les options d’affichage et les recherche et filtres. En cliquant sur « Ajouter un graphe », vous pourrez personnaliser vos
statistiques.
e. Accès au livre de bord
Note :
L’accès au livre de bord est exclusivement réservé aux
référents nationaux et/ou régionaux.
En cliquant sur le bouton « Ouvrir le livre de bord / cellule de crise », vous accédez au tableau de suivi des EI/EIG qui vous
concernent et pour lesquels un livre de bord doit être renseigné.

Pour saisir le livre de bord, il vous faut cliquer sur l’icône « Play » dans la colonne « K-RIS Livre de bord ». Cela vous ouvre
le formulaire à compléter.
3. K-ARTO
a. Saisie de la Cartographie des Risques

En cliquant sur le bouton « Cartographie des risques », vous arrivez sur le tableau des risques à compléter.
Pour coter un risque, double cliquer sur la ligne pour laquelle vous voulez renseigner les données, la saisie est alors possible.
Vous pouvez estimer :

1. la gravite,
2. la fréquence,
3. la maîtrise du risque
4. les dispositifs de maîtrise en place.
Une fois la saisie terminée, cliquer sur « Enregistrer en changeant de version ».
Si la priorité est rouge, vous devez enregistrer une action d’amélioration via le formulaire « K-PAC – Plan d’Amélioration
Continue ».
Note :
Si vous avez identifié un nouveau risque qui n’est pas dans
votre liste de risques, il est possible de l’ajouter, en contactant
l’administrateur qualité de l’outil : pelikan@korian.fr
b. Export de la cartographie des risques de l’établissement
EN COURS DE PARAMETRAGE

4. K-REC
a. Enregistrer une réclamation ou un remerciement

Pour enregistrer une réclamation ou un remerciement, il faut cliquer sur « Enregistrer une réclamation/ un remerciement »
au niveau du module « LES RECLAMATIONS / REMERCIEMENTS ».
Vous arriverez alors sur le formulaire d’enregistrement. Les champs suivis

d’un astérisque sont à renseigner obligatoirement pour pouvoir valider
la saisie.
Le formulaire se sépare en 2 parties :

1. La première partie « Qualification » permet de connaitre les
données administratives de la réclamation (qualification,
région, établissement, réclamant, …),
2. La seconde partie « Description » décrit l’évènement, la
catégorie et le suivi de la réclamation ou du remerciement.
Lors de l’enregistrement d’une réclamation, le champ « Qualification de la réclamation à l’enregistrement de la

réclamation » apparait accompagné d’une info bulle vous permettant de caractériser le type de réclamation (simple
ou à risque).
Après avoir enregistré une réclamation, un mail d’alerte est envoyé :

1. au directeur d’établissement s’il s’agit d’une réclamation simple (qualification A et B)
2. au service Expérience et Relation Client s’il s’agit d’une réclamation à risque (qualification C et D).
Il n’existe pas de qualification pour les remerciements cependant : un mail d’alerte est envoyé au directeur
d’établissement et au service Expérience et Relation Client.
b. Suivi des réclamations et des remerciements

Pour le suivi des réclamations et des remerciements en cours sur votre périmètre, il faut cliquer sur « Les réclamations /
remerciements en cours ». Vous arriverez sur un tableau de suivi où il vous sera possible de visualiser les réclamations et
remerciements déclarés sur votre périmètre.
Vous pourrez également modifier les enregistrements en cliquant sur le petit crayon présent dans la colonne « Actions ».
En décochant la case « Afficher le filtre », vous avez la possibilité de gérer vos options d’affichage et donc de modifier les
colonnes qui s’affichent à l’écran. Vous pouvez également faire une recherche et filtrer l’affichage des déclarations.
→ Pour cela, merci de vous reporter au titre I. Généralités.
La colonne « Souhaitez-vous enregistrer ? » vous permet de différencier facilement les remerciements des réclamations.

c. Statistiques Réclamations / Remerciements
En cliquant sur le bouton « Statistiques Réclamations / Réclamations », vous accédez aux statistiques du module K-REC.
en haut à droite.
Si vous souhaitez ajouter un graphe ou filtrer les données, vous pouvez cliquer sur « Afficher le filtre ». Cela vous affiche les
options d’affichage et les recherche et filtres. En cliquant sur « Ajouter un graphe », vous pourrez personnaliser vos
statistiques.

5. K-EV
EN COURS DE PARAMETRAGE

6. K-IND
a. Saisir un indicateur
Ce module sera utilisé pour saisir uniquement vos indicateurs inscrits au Manuel Qualité qui ne sont pas issus d’un système
d’information existant (ex : HM, Netsoins, UNIK, …).
Pour saisir la valeur d’un indicateur, il vous faut cliquer sur « Saisir un indicateur ». Vous arriverez sur le formulaire
d’enregistrement d’un nouvel indicateur, vous pourrez alors sélectionner l’indicateur que vous souhaitez alimenter.
Cliquer sur + pour enregistrer la valeur correspondante à l’indicateur

sélectionné.
Noter les valeurs demandées. Enregistrer.

Vous retournerez alors sur la page de sélection d’un indicateur. « Enregistrer » pour quitter ou « Enregistrer et faire une
nouvelle saisie », si vous souhaiter rentrer à nouveau la valeur d’un indicateur.
b. Suivi des indicateurs

Pour suivre la saisie de vos indicateurs, il faut cliquer sur « Suivre mes indicateurs ». Le tableau ne vous présentera que la
liste des indicateurs remplis, et vous ne verrez que les libellés des indicateurs remplis.
Pour avoir un tableau de bord de vos indicateurs et suivre l’évolution de vos indicateurs, il faut vous rendre dans
l’application Power BI.
L’application « Indicateurs Manuel Qualité » sur POWER BI répertorie l’ensemble de vos résultats des indicateurs
inscrits au Manuel Qualité.
…en cours de construction…

7. K-PAC
Vous trouverez deux rubriques K-PAC :

- Plan d’action établissement → accessible uniquement aux utilisateurs ayant une
fonction.
- Plan d’action Siège / Régional → accessible uniquement aux utilisateurs ayant
une fonction régionale ou nationale.
Les manipulations sont les mêmes pour les deux PAC.

…en cours de construction…
a. Saisir une action
Pour saisir directement une action sans lien avec un autre formulaire, il faut cliquer sur « Saisir une action ».
Vous arriverez alors sur le formulaire d’enregistrement d’une action. Les champs suivis d’un astérisque sont à renseigner
obligatoirement pour pouvoir valider la saisie.
Le formulaire comporte 4 parties :

1. Description : partie descriptive de
l’action
2. Chronologie : partie permettant de
dater les débuts prévus et réels ainsi
que les fins prévues et réelles de
l’action.
3. Pilotage : partie inscrivant un pilote de
l’action
4. Suivi : partie administrative du suivi de
l’action
Pour saisir une action en lien avec un EI/EIG, une réclamation ou un autre module, il faut passer par l’intermédiaire du
module en question : aller sur la déclaration ou l’enregistrement concerné, puis aller sur l’onglet où vous verrez :
Cliquer sur le + pour enregistrer votre action en lien avec le module ouvert.
b. Suivre votre plan d’amélioration continue

Pour consulter votre plan d’amélioration continue et les actions associées à votre périmètre, il faut cliquer sur « Mon plan
d’amélioration continue ».
En décochant la case « Afficher le filtre », vous avez la possibilité de gérer vos options d’affichage et donc de modifier les
colonnes qui s’affichent à l’écran. Vous pouvez également faire une recherche et filtrer l’affichage des déclarations.
→ Pour cela, merci de vous reporter au titre I. Généralités.

c. Statistiques K-PAC
En cliquant sur le bouton « Statistiques K-PAC », vous accédez aux statistiques du module K-PAC.
en haut à droite.
Si vous souhaitez ajouter un graphe ou filtrer les données, vous pouvez cliquer sur « Afficher le filtre ». Cela vous affiche les
options d’affichage et les recherche et filtres. En cliquant sur « Ajouter un graphe », vous pourrez personnaliser vos
statistiques.
La rubrique « Le plan d’action siège et régional » permet de saisir des actions au

niveau régional ou national renvoyant directement au PAC concerné.
L’utilisation ce cette rubrique est identique à celle du plan d’action établissement.

8. KGED
➔ Moteur de recherche
o Rechercher un document
o Envoyer le document par mail
o Récupérer le lien du document
o Enregistrer une recherche
➔ Mettre des documents en favoris
➔ Accès à la gestion de votre base documentaire
➔ Ajouter un document
➔ Approuver un document ou Emarger un document
➔ Réviser un document
➔ Exporter des documents
➔ Télécharger des documents
a. Moteur de recherche
Rechercher un document
Pour rechercher un document, vous pouvez utiliser le moteur de recherche disponible en haut à droite dans le bandeau
du portail d’accueil.
La recherche vous affiche tous les documents en lien avec les mots sur lesquels porte la recherche.
Vous avez également accès à une recherche plus détaillée vous permettant de spécifier par exemple la portée de la
recherche (à quel endroit souhaitez-vous que le moteur recherche votre mot : libellé, carte d’identité, contenu du
document, référence …) ou le type de document recherché (dossier, pdf, …).
Les documents apparaissant en gras et en premier dans votre recherche sont les documents prioritaires (= documents
inscrits dans le Manuel Qualité, dans la rubrique « Documents prioritaires » de chaque processus).
En cliquant sur l’icône des trois petits traits, vous avez accès à quelques options :
1. Mettre en favoris
2. Envoyer le document par mail
3. Récupérer le lien du document

Envoyer le document par mail
Dans votre recherche ou sur la base documentaire de votre choix, cliquer sur l’icône des trois petits traits
Choisir l’option « Envoyer le document par mail »
Un mail vous est proposé, avec

le document en pièce jointe. Il
ne vous reste plus qu’à écrire
l’adresse mail du destinataire
dans « A ».
Récupérer le lien du document

Dans votre recherche ou sur la base documentaire de votre choix, cliquer sur l’icône des trois petits traits
Choisir l’option « Afficher la carte d’identité »
La carte d’identité affiche les informations « importantes » du document :

1. Sa date de création
2. Sa référence et son numéro de version
3. La base dans lequel se trouve le
document
4. Son objet
5. Son domaine d’application
6. Ses mots-clés
7. Ses auteurs
8. Sa date de révision prévue
9. Son type de diffusion

Vous pouvez également récupérer le lien pointant sur le document :
1. Cliquer sur la chaine à côté de « Lien vers le document ».
Un lien
apparait :
2. Récupérer ce lien en le copiant

En le collant dans une procédure, un mail, ou un article sur le portail d’accueil,
l’utilisateur n’aura qu’à cliquer dessus pour accéder au document.
Enregistrer une recherche

Il vous est possible d’enregistrer vos recherches documentaires : cliquer sur la disquette à côté de votre barre de
recherche
Puis, renseigner les éléments

demandés (donner un nom à
votre la recherche ainsi que des
droits d’accès) pour enregistrer
votre recherche.
Pour retrouver votre recherche, il vous suffit de cliquer sur le dossier à côté du moteur de recherche, ou sur la petite flèche
à côté du moteur de recherche principal sur le portail d’accueil.

b. Mettre des documents en favoris
Il vous est possible de créer une boite « Favoris » sur votre portail d’accueil.
Pour ce faire, il est nécessaire de vous rendre en milieu de

page, sur la boîte « Gestion documentaire ».
1
Cliquer sur la petite flèche devant la base documentaire (1)
que vous souhaitez ouvrir.
Cela ouvrira l’arborescence par processus de votre base

documentaire.
Cliquer sur la flèche devant le processus (2) que vous souhaitez ouvrir.
Cela ouvrira l’arborescence par thème de votre base documentaire.

2
Puis, faire de même pour le thème (3). Cela ouvrira la liste des documents
associés au thème ouvert dans votre base documentaire.
Choisir le document que vous souhaitez mettre en favoris. Le glisser-déposer sur votre droite, dans la partie vide, en-
dessous du module K-PAC :

!! REMARQUES !!
Lorsque le document est lié à d’autres

documents (lorsqu’il a par exemple une petite
flèche devant son titre), le logiciel demandera si
vous souhaitez afficher le document en lui-
même, ou l’arborescence sous le document (et
donc ses documents associés).
1. Pour afficher le document seul :

Cliquer sur « Document ». Seul votre document apparait
2. Pour afficher le document et l’ensemble de ses documents associés :

Cliquer sur « Arborescence ».
Votre document apparait en titre de votre boite nouvellement créée, et les
documents qui lui sont associés apparaissent en liste en-dessous.
Pour ouvrir le document principal, il vous faut cliquer sur le logo Word à côté du titre.
Pour ouvrir les documents associés en dessous, il vous cliquer sur le titre.
Pour avoir la boite « Favoris » comme présenté ci-contre, il est nécessaire

d’ajouter un second document dans la boite.
Il vous faut glisser-déposer un autre document, de la même façon que pour le

premier.
Une fois que votre boîte « Favoris » est créée, il vous est possible d’ajouter n’importe quel document :
1. comme vu précédemment en glissant-déposant le document dans la boîte
2. ou via la base documentaire, en cliquant sur l’icône des trois petits traits, en sélectionnant « Ajouter aux favoris » :
Il vous est également possible de changer le nom d’une boîte où vous avez glissé-déposé des documents :
3. Cliquer 2 fois sur le titre de la boîte
4. Changer le nom de la boîte
5. Taper sur la touche « Entrer » de votre clavier
6. Votre nouveau nom est enregistré

c. Accès à la gestion de votre base documentaire
Votre base documentaire est composée d’onglets :
1. Documents : votre base documentaire s’ouvre par défaut sur cet onglet, qui comprend l’affichage de tous les
documents en colonnes (comme ci-contre) ou en lignes.
2. Révisions : cet onglet indique les documents pour lesquels une révision est activée (date de révision et utilisateur
devant réviser le document indiqués dans la carte d’identité du document).
a. Apparaissent en rose les documents dans la date de révision est dépassée.
b. Il vous est également possible d’envoyer un message à la personne chargée de la révision, ou à une
autre personne, grâce à l’enveloppe en bout de
ligne :
1. Rédiger votre message
2. Choisir la ou les personne(s) que vous souhaitez alerter
3. Choisir le type d’alerte :

a. E-mail → envoi d’un mail à la personne
b. Plateforme → envoi d’une alerte sur le portail d’accueil
de la personne
4. Valider en bas de la pop-up
3. Emargements : cet onglet affiche la liste des documents pour lesquels des émargements ont été demandés.

4. Circuit de validation : cet onglet affiche la liste des documents pour lesquels des circuits de validation ont été lancés.
Il affiche ainsi les documents en cours de validation et les documents validés.
Dans cet onglet, vous pourrez « forcer » la validation d’un document.

Ce « forçage » peut être effectif lorsque la personne qui doit valider une étape du circuit est absente ou n’arrive pas
à se connecter.
Il vous suffit de :
- cliquer sur l’icône de marteau pour forcer la validation du document.
- Remplir les éléments demandés dans la pop-up qui s’affiche (sélectionner
le nom de la personne, cliquer sur la flèche pour la faire passer dans le
rectangle d’à côté, rédiger un motif de forçage de la validation, valider).

d. Ajouter un document
Les personnes ayant le droit de création/intégration de documents sur K-GED :

1. Directeur
2. Directeur Adjoint / Adjoint de direction
3. Responsable Qualité Etablissement
4. Correspondant des Bonnes Pratiques
5. IDEC / Cadre de santé
6. Cadre de rééducation
7. Responsable hôtelier
Pour ajouter un nouveau document, vous devez :

1. Afficher le filtre
2. Passer sur l’affichage en ligne
3. Sélectionner la vue par « Documents de la pyramide documentaire »
4. Appliquer le filtre
Note :
Vous pouvez ajouter des documents ou des dossiers sur votre base « Documents établissement »,
votre base « classeur réglementaire » et votre vase « comptes rendus ».
Pour ajouter un document à une thématique/processus ou à un dossier, il vous faut cliquer sur le + dans la colonne
« Actions ».
Pour ajouter un dossier pour un nouveau processus, une nouvelle réunion ou un nouveau thème, il faut cliquer sur
« Nouveau ».
Vous accédez à la création d’un nouveau document.
Commencez par renseigner le libellé de celui-ci puis choisissez le type de document que vous voulez créer.

Onglet « Identité »
L’onglet « Contenu » comporte les informations d’identité
du document. Remplir les mots-clés, l’objet et le domaine
d’application. Corriger l’auteur du document.
En cliquant sur « Document prioritaire », celui sera ressortira

en gras et en premier lors de vos recherches
documentaires.
Note :
Il ne faut pas remplir la date de fin de validité du document sans quoi au dépassement de celle-
ci, le document est automatiquement dé-diffusé et devient inaccessible.
Onglet « Placement »
Dans l’onglet Placement, il apparait la liste des bases auxquelles vous avez accès. Le document que vous souhaitez
mettre est déjà placé dans la base souhaitée : « Indexation : PR … ».
Si vous souhaitez ajouter votre document dans une autre base ou dans un autre thème, aller sur la base souhaitée et
cliquer sur +.
L’arborescence de la base documentaire apparait. Dérouler les thèmes grâce à

la petite flèche devant les processus. Vous n’avez plus qu’à sélectionner le
processus ou le thème souhaité, en cliquant sur le +.
Répéter l’opération si le document doit se retrouver d’autres thèmes.
Onglet « Gestion des droits »

Saisir les utilisateurs qui devront réviser le document et ceux en chargent de la modification et
de la suppression.
Valider le
document
Comment récupérer la référence ?

Après validation du document, vous retrouvez votre document en dessous de votre thème :
Sur cette ligne, vous pouvez récupérer votre référence en la copiant.
2 solutions :
Copier la référence dans le document déjà intégré
Intégrer le document avec la bonne référence
1ère solution : copier la référence dans le document déjà intégré

Modifier la fiche documentaire en cliquant sur le petit crayon en bout de ligne.
Dans le premier onglet « Contenu », il y a un encart

« Choix du fichier » et en bas de cet encart, si le
fichier est un document modifiable (doc, ppt,
excel), un bouton « Modifier le fichier avec
l’éditeur » apparait.
Cliquer sur le bouton « Modifier le fichier avec

l’éditeur ».
Le document s’ouvre avec l’éditeur intégré au logiciel et vous pouvez modifier la référence du document en la
collant.
2ème solution : Intégrer le document avec la bonne référence

Vous avez copié la référence de votre document. Vous pouvez donc la coller dans votre document enregistré
sur votre ordinateur.
Modifier votre fiche documentaire en cliquant sur le petit crayon en bout de ligne.
Intégrer votre document avec la bonne référence.

Onglet « Circuit de validation »
Choisir le circuit établissement.
Saisir les acteurs de chaque étape et les dates d’échéance souhaitées :

• Approbation : Le directeur de l’établissement et/ou le pilote du processus concerné par le document
• Publication : Le correspondant des Bonnes Pratiques ou le responsable qualité de l’établissement.
En lançant un circuit de validation, des mails d’information seront envoyés aux personnes inscrites dans le circuit de
validation.
Onglet « Diffusion, émargement »

Choisir le type de diffusion.
Pour votre établissement, vous pourrez choisir :

1. la diffusion publique, pour diffuser le document à tout votre
établissement
2. la diffusion privée pour oisir à qui vous souhaitez diffuser le document.
Vous souhaitez diffuser le document :
- A l’ensemble de votre établissement : choisir « diffusion publique »
- A des utilisateurs précis : choisir « diffusion privée », puis après la mention

« Utilisateurs », rechercher des utilisateurs en tapant les premières lettres de leur nom
de famille, puis sélectionner-les.
Ces utilisateurs devront avoir un login et mot de passe pour avoir accès aux
documents qui leur sont diffusés.
Comment faire émarger un document ?

En choisissant une diffusion privée, vous pouvez demander l’émargement du document par les groupes et/ou les
utilisateurs inscrits à l’étape précédente.
Sélectionner la case « Emargement » du groupe et/ou de l’utilisateur dont vous souhaitez un émargement.
Note :
Pour émarger un document, l’utilisateur doit avoir un login et mot de passe. Les utilisateurs
n’ayant pas de login et mot de passe ne pourront pas émarger personnellement le document.

e. Approuver un document ou Emarger un document
Les personnes faisant parti d’un circuit de validation d’un document, ou devant émarger un document, devront alors se
connecter nominativement (accès avec authentification) à PELIKAN pour valider l’étape du circuit de validation
demandée.
Une fois sur le portal d’accueil :

- Cliquer sur l’icône des trois tiroirs dans le bandeau bleu
Vous arrivez sur la page de votre suivi documentaire, sur laquelle vous aurez accès aux documents que vous devez :
- Réviser,
- Émarger
- Valider
- Ou aux documents sur lesquels vous avez un message.
Approuver un document (circuit de validation)

Pour valider un document, il vous est nécessaire de cliquer sur l’onglet « Circuit de validation ». Dans cet onglet, vous
retrouverez tous les documents pour lesquels on vous a demandé une validation.
- Aller au bout de votre tableau, et cliquer sur l’icône de modification (icône de crayon)
La fenêtre suivante s’ouvre, récapitulant le circuit de validation du document :
- Donner une réponse pour l’étape sur laquelle vous êtes

identifié, en validant ou en refusant le document
- Mettre un commentaire si besoin
- Valider
Le document disparait de votre tableau dès que vous avez

répondu à l’étape.

Modifier un document « refusé »
Si votre document a été refusé par l’approbateur pendant le circuit de validation, vous pouvez le modifier sans changer
de version :
- Revenir sur votre base documentaire

o Afficher le filtre
o Cocher l’affichage en ligne
o Cocher la vue « Documents de la pyramide documentaire »
o Appliquer le filtre
- Revenir en modification de la carte d’identité du document – avec l’icône de petit crayon
- Modifier le document en intégrant un nouveau document, ou en modifiant avec l’éditeur le document déjà
intégré
- Valider en bas de page
- Cliquer sur OK sur la pop-up de lancement du circuit de validation.
➔ Le circuit de validation se relance.
Emarger un document
Pour émarger un document, il vous est nécessaire de cliquer sur l’onglet « Emargements ». Dans cet onglet, vous
retrouverez tous les documents pour lesquels on vous a demandé un émargement.
- Cliquer sur l’icône rouge de la colonne « Actions »
La fenêtre suivante s’ouvre :
- Cliquer sur l’icône pour consulter le document
- Entrer votre mot de passe
- Valider
Le document disparait de votre tableau dès que

vous avez validé.

f. Réviser un document
Pour réviser (changer de version) un document déjà intégré dans une base documentaire PELIKAN, il est nécessaire de
se rendre sur la base documentaire et se mettre en affichage en ligne.
Cliquer sur le logo « Modifier » en forme de crayon pour modifier la fiche documentaire :
- Aller dans l’onglet Identité :

o En-dessous du numéro de version actuelle, il y a une case à cocher pour créer une nouvelle version.
o En cliquant sur la case à cocher, un encart « Modification » apparait en bas : il est obligatoire de noter
la date de modification et le motif de modification.
- Aller dans l’onglet « Contenu » et sélectionner un nouveau fichier à l’endroit indiqué (soit on change le numéro
de version avant / soit on le change avec l’éditeur de texte).
- Aller dans les autres onglets, vérifier ou corriger les informations si besoin
- « Valider » si un circuit de validation doit être suivi, ou « Valider et diffuser » s’il n’y a pas de circuit de validation.

g. Exporter des documents
Lorsque vous êtes en affichage en lignes, il vous est possible de réaliser des exports de vos documents :
Afin de pouvoir utiliser cette option, il est nécessaire de réaliser un filtre sur les documents que vous souhaitez exporter.
Les filtres peuvent porter sur :
- les dates (dates de création et/ou modification et/ou diffusion et/ou révision)
- les personnes à qui le document a été diffusé.
Pour ce faire, cocher « Afficher le filtre », et choisir vos éléments dans « Filtrer l’arborescence ».
Vous pouvez également choisir les colonnes à afficher dans « Colonnes à afficher ».
Note :
Ne pas oublier de faire « Appliquer le filtre » avant d’exporter.

h. Télécharger des documents
Lorsque vous êtes en affichage en lignes, il vous est possible de télécharger vos documents.
- Sélectionner un ou des documents via le carré en bout de ligne à gauche, puis cliquer sur « Télécharger » :
Chrome vous télécharge alors un fichier zip, portant le nom de la base sur laquelle vous travaillez, en bas de page :
En cliquant dessus, il apparait le dossier avec les documents téléchargés. Ces documents portent plus ou moins le même
nom que sur la base documentaire (25 caractères au maximum).

HISTORIQUE DES VERSIONS
Lettre de version Date d’application Motif de révision
1 09/01/2020 Création du guide utilisateur
2 13/03/2020 Mise à jour avec les retours des 5 établissements testeurs : nouvelle charte,
chapitre sur les filtres pour les tableaux de suivi et les statistiques, intégration de
la référence, émargement, export de documents, téléchargements de
documents, intégration d’un nouveau risque dans K-ARTO
3 29/09/2020 Mise à jour : enregistrement d’une recherche documentaire, révision des
documents déjà intégrés dans PELIKAN
4 21/10/2020 Mise à jour : modification de la diffusion des documents en établissement (type
de diffusion : publique), ajouter des réponses à un EI ou un EIG
5 16/12/2020 Mise à jour : précision des accès public et accès complet sur la page
d’authentification, gestion des versions d’un enregistrement, rappel de qui est
alerté en cas d’EI et d’EIG, lancement d’une analyse des causes, clôture d’un
évènement indésirable, déclaration d’une NCF, ajout en favoris d’un
document, envoi d’un document par mail, récupération du lien du document,
explication des onglets de gestion d’une base documentaire, validation d’un
document (en cas de lancement d’un circuit de validation), émargement d’un
document
6 17/06/2022 Mise à jour du document en prenant en compte les évolutions sur les rubriques
K-RIS, K-REC, K-PAC.
Rédacteur Relecteur Approbateur

Elsa GRIGNON Ludmilla FRANCILLONNE Christelle BOSCHER
Responsable référentiels et Chargée de mission qualité Directeur Qualité et gestion des
procédures. Risques
Amina AOURAGH
Apprentie chargée de mission
qualité
16/06/2022

Guide Utilisateur Pelikan

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France Santé / France Seniors

Document à usage interne

CHAPITRE 1. Navigation sur la page de connexion et le portail ............................................................................................... 3

CHAPITRE 2. Utilisation des modules..................................................................................................................................... 9

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 2 sur 51

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 3 sur 51

La connexion à la plateforme doit se faire impérativement via

Pour accéder à PELIKAN en accès public :

Pour accéder à PELIKAN en accès complet :

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 4 sur 51

a. Accès aux modules

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 5 sur 51

Breaking news Qualité et gestion des Risques

Pour créer un article à l’échelle d’un établissement :

Sur ce module, il est possible de

En création d’un nouvel article, il faut :

Concernant le mode de diffusion : choisir “Privée”

Les liens utiles permettent d’accéder rapidement aux :

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 7 sur 51

Mon suivi documentaire

Ce module vous permet d’accéder à

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 8 sur 51

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 9 sur 51

Les modules ont tous le même fonctionnement :

Dans ce chapitre, il sera expliqué comment :

➔ Changer l’affichage du tableau de suivi

a. Changer l’affichage du tableau de suivi

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 10 sur 51

Renseigner le nom que vous souhaitez donner à votre

Cliquer sur « Enregistrer »

Vous retrouverez vos filtres enregistrés dans la liste

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 11 sur 51

Avec son accord :

- Si vous souhaitez recevoir un mail, cocher « Email » pour le type d’alerte

- Cliquer sur Valider, en bas de l’écran

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 12 sur 51

Vérifier le nombre de pages de votre tableau de suivi (en bas), et choisir

« RAPPORTS BI » EN COURS DE PARAMETRAGE

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 13 sur 51

Il vous est possible de consulter les différentes versions de votre enregistrement :

Consulter les versions précédentes

Cliquer sur la liste déroulante et sélectionner le numéro de version que

Consulter les différences avec les versions précédentes

Cliquer sur la loupe et sélectionner la version que vous

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 14 sur 51

Dans ce chapitre, il sera expliqué comment :

Le formulaire de déclaration se sépare en 4 parties :

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 15 sur 51

Dans « Suivre les EI / EIG en cours », il sera expliqué comment :

➔ Apporter une réponse à un évènement indésirable (EI)

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 16 sur 51

Dans l’onglet « SUIVI DE L’EVENEMENT »

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 17 sur 51

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 18 sur 51

Dans l’onglet « SUIVI DE L’EIG »

Cliquer sur le + à « Apporter une réponse » après la réponse du service gestion

Vous arrivez sur une nouvelle page sur

Vous pouvez ajouter des PJ (en cliquant

Cliquer sur Enregistrer en bas de

Votre réponse se mettra

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 19 sur 51

GUIDE UTILISATEURS PELIKAN Page 20 sur 51