Adnane AKBARALY

Institut Universitaire de Technologie de Sceaux

Gestion des entreprises et administrations (GEA 1)

Stage de 1ère année

Mon stage

ViMa Serv

Antananarivo, Madagascar

Mai, 2023
A l’attention de Mr Baechler
SOMMAIRE

Mes missions 3

DAO PRODIGY 3

DAO PORDIGY 2 5

Manuel de procédures 6

Procédure appel d’offre 7

Avis et difficultés 8

Application des connaissances théoriques durant mon stage 8

Difficultés 8

L’entreprise 9

L’environnement de travail et les relations humaines 9

Les missions demandées 10

Fiche d’évaluation 12

Annexes 13

ANNEXE I 13

ANNEXE II 13

ANNEXE III 14

ANNEXE IV 14

ANNEXE V 15

ANNEXE VI 15

ANNEXE VII 16

ANNEXE VIII 16

ANNEXE IX 17

ANNEXE X 17

ANNEXE XI 18

ANNEXE XII 18

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Mes missions

DAO PRODIGY
Durant mes deux premières semaines de stage, j'ai traité deux appels d'offres différents. En
effet, un appel d'offre est simplement une demande émise par un client ayant une demande
importante à la recherche de fournisseurs pour y répondre. L'appel d'offre répertorie toutes les
informations liées à la demande, telles que les documents administratifs requis, les documents
bancaires nécessaires, les caractéristiques des marchandises ou des services demandés, etc.
L'appel d'offre est publié sur les réseaux sociaux, dans les journaux, etc., afin que les entreprises
intéressées puissent établir leurs offres en se basant sur ces informations.

Au cours de ma première semaine de stage, j'ai traité l'appel d'offre de PRODIGY (Projet de
Gouvernance Digitale et de Gestion de l'Identité Malagasy) concernant la numérisation et
l'indexation des registres d'état civil (ANNEXE I). Je n'avais encore jamais entendu parler d'appel
d'offre, ce qui a immédiatement attiré mon attention. Ma mission était assez claire : lire
attentivement l'appel d'offre, le comprendre parfaitement et préparer notre soumission, c'est-
à-dire notre offre en réponse à la demande du client. En cas de doute, je pouvais poser des
questions à mon tuteur de stage.

Après avoir lu l'appel d'offre, j'ai réalisé que le service demandé par le client ne pouvait pas être
directement fourni par notre entreprise. C'est à ce moment-là que mon tuteur m'a expliqué que
lorsque des demandes de clients nous intéressent mais que nous ne sommes pas en mesure
d'y répondre, nous faisons appel aux services d'une autre entreprise pour travailler en
collaboration. Pour cet appel d'offres, ViMa Serv' s'est donc associée à WTC Antananarivo (pour
des raisons bancaires) et à Veritas Engineering and Project Management Consultants (pour la
numérisation). La recherche de ces entreprises avait déjà été effectuée au préalable par mon
tuteur, qui m'a ensuite partagé les informations. Après avoir analysé l'offre proposée par Veritas,
j'ai commencé à préparer notre soumission. J'ai créé un tableau répertoriant tous les
documents requis dans l'appel d'offre (ANNEXE II). Cependant, étant donné que nous
travaillions en collaboration, l'appel d'offre exigeait que chaque document soit fourni par
chacune des parties du groupement, ce qui multipliait le nombre de documents requis par trois.
J'ai donc collaboré avec les différents départements de notre entreprise ainsi qu'avec les
représentants de WTC et de Veritas pour obtenir les documents nécessaires, en me basant sur

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mon tableau. Une fois tous les documents rassemblés, j'ai vérifié si les services proposés par
Veritas étaient conformes à la demande, afin de les inclure dans notre soumission. Enfin, après
avoir mis en page (en-tête, pied de page, sommaire, etc.), mon travail ainsi que la soumission
(ANNEXE III) ont été vérifiés par mon tuteur de stage pour s'assurer que tous les documents
requis étaient présents et que notre offre était conforme. En collaboration avec le directeur
général de l'entreprise, qui était également mon tuteur, nous avons fixé nos marges sur les prix
proposés par Veritas pour le service. Une fois la soumission imprimée, le directeur général de
ViMa Serv', ainsi que les représentants de WTC et de Veritas, ont signé les pages qui devaient
l'être.

Deux copies en noir et blanc, le format original et une copie numérique, devaient être remises
le jour de la remise des plis. La date limite étant dépassée (le lundi 22 mai à 10h00 pour cet
appel d'offre), PRODIGY ne recevait plus aucune soumission et procédait à l'ouverture de
chaque soumission en présence des représentants de chaque soumissionnaire. La première
soumission reçue était la première à être ouverte, ce qui signifiait que notre soumission était la
première à être examinée. Les représentants de PRODIGY ont paraphé toutes les pages de
chaque soumission, annoncé le montant proposé par chaque fournisseur (ANNEXE IV) et vérifié
la présence de tous les éléments requis dans l'appel d'offre. Une fois toutes les soumissions
ouvertes, la séance était terminée et chaque soumissionnaire attendait d'être recontacté par
PRODIGY dans l'espoir de recevoir une réponse favorable. J'ai donc eu la chance de suivre cette
soumission du début à la fin, de sa préparation à la remise des plis, ainsi que de l'ouverture de
chaque soumission.

ViMa Serv' répond fréquemment à des appels d'offre, et le directeur général, ainsi que mon
tuteur de stage, sélectionne les demandes intéressantes pour l'entreprise et les soumet avec
l'aide de son équipe. Pour un directeur général, ce sont des décisions stratégiques pour
l'entreprise, car elles génèrent des bénéfices et augmentent le chiffre d'affaires. Il doit
également étudier le marché et connaître ses concurrents afin de proposer des marges
suffisamment compétitives, sans être ni les plus élevées ni les plus basses. Enfin, avec le bon
choix de fournisseurs, le directeur général espère obtenir une soumission parfaite et remporter
le marché pour réaliser des bénéfices. L'offre que nous avons proposée à PRODIGY s'élevait à 3
618 177,75 euros (ANNEXE V), avec une marge qui est malheureusement confidentielle.

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DAO PORDIGY 2
La semaine suivante, j'ai de nouveau traité un appel d'offre, toujours pour PRODIGY (Projet de
Gouvernance Digitale et de Gestion de l'Identité Malagasy). Néanmoins, cette fois-ci, il s'agissait
de la fourniture de mobilier de bureau (ANNEXE VI). Ayant énormément apprécié le traitement
du premier appel d'offre de PRODIGY lors de ma première semaine, je me suis directement
lancé dans la création de la soumission. Ma mission était la même que la semaine précédente :
lire l'appel d'offre, le comprendre parfaitement et constituer notre soumission en réponse à la
demande du client. En cas de doute, je pouvais poser des questions à mon tuteur de stage.

J'étais un peu plus à l'aise dans le traitement de cet appel d'offre après avoir traité la première
demande de PRODIGY. Ainsi, lors de ma première lecture, j'ai directement listé les éléments
demandés dans l'appel d'offre (ANNEXE VII). Après avoir envoyé plusieurs demandes dans
chaque département pour obtenir les documents nécessaires, mon tuteur m'a communiqué les
différentes offres que nous avions reçues de nos fournisseurs concernant le mobilier de bureau.
Une offre me paraissait correcte (ANNEXE VIII), cependant, les dimensions différaient de ce qui
était demandé dans l'appel d'offre et de ce que proposait notre fournisseur. Après plusieurs
échanges avec le fournisseur, les dimensions étaient enfin similaires.

L'offre de notre fournisseur était conforme et pratiquement tous les documents demandés
étaient déjà prêts (à l'exception des bordereaux de prix). Il me restait simplement à constituer
notre soumission. Une difficulté majeure dans cet appel d'offre était le temps qu'il nous restait
pour constituer notre soumission. Nous avons commencé le lundi pour la rendre le vendredi 26
mai à 10 heures. Ainsi, la veille de la remise des plis, c'est-à-dire le jeudi, notre équipe et moi
avons veillé jusqu'à 23 heures afin de terminer la soumission. Tout était terminé, sauf les
bordereaux de prix, car notre fournisseur avait beaucoup tardé à nous envoyer l'offre finale
avec les prix. De plus, étant basé en Chine, le décalage horaire ne facilitait pas la tâche.
Finalement, après avoir calculé le coût de revient et ajouté notre marge aux prix de notre
fournisseur, nous avons finalisé la soumission en insérant les bordereaux de prix. Mon tuteur et
moi avons vérifié une dernière fois notre soumission avant de l'imprimer. Ensuite, il a signé aux
endroits requis et j'ai fait une copie physique et numérique de la soumission, comme demandé
dans l'appel d'offre.

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Malheureusement, je n'ai pas assisté à la remise des plis et à l'ouverture des soumissions de cet
appel d'offre.

L'offre que nous avons proposée à PRODIGY s'élevait à 3 134 312 euros (ANNEXE IX), répartis
sur 6 lots, car la demande du client était répartie en lots. La marge que nous avons appliquée
aux prix de notre fournisseur est malheureusement confidentielle.

Manuel de procédures
Le directeur d'une entreprise a pour but de faire prospérer son entreprise tout en maintenant
une bonne organisation en son sein. Ainsi, pendant mes deux premières semaines de stage,
mes missions portaient principalement sur l'aspect économique de l'entreprise et ses sources
de bénéfices (les appels d'offres). Cependant, à présent, mes missions sont axées davantage sur
l'organisation de l'entreprise.

Dans un premier temps, mon tuteur m'a partagé le manuel des procédures de ViMa Serv'
(ANNEXE X). Ce manuel présente toutes les procédures que chaque département doit suivre.
On y retrouve donc des procédures d'achat, de vente, de gestion des ressources humaines, etc.
Dans un second temps, après avoir lu et compris toutes les procédures, j'avais deux missions :
vérifier que les procédures sont respectées par chaque département et faciliter la lecture du
manuel des procédures en proposant des schémas.

Pour vérifier que les procédures sont respectées au sein de chaque département, au cours de
la journée, je restais avec différents employés et je faisais le lien entre ce qu'ils faisaient et ce
qui était demandé dans le manuel des procédures.

Cette mission était assez importante pour moi, car j'ai appris davantage sur l'organisation d'une
entreprise en étant aux côtés des employés tous les jours et en observant leur travail, plutôt
qu'à travers mes cours de management. De plus, un directeur d'entreprise doit s'assurer que
les procédures sont respectées au sein de son entreprise. Ainsi, étant donné que je souhaite
devenir directeur d'entreprise à l'avenir, cette mission m'a apporté énormément de
connaissances et m'a offert une autre perspective sur l'organisation au sein d'une entreprise.

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En ce qui concerne ma deuxième mission, après avoir bien compris le manuel des procédures,
j'ai simplement créé des schémas en suivant les procédures à respecter (ANNEXE XI).

Procédure appel d’offre

Après ce travail sur le manuel de procédures, mon tuteur m’a donné une autre mission, qui
était de créer une procédure concernant les appels d’offres. En effet, la soumission d’un appel
d’offre est composée de plusieurs documents qui sont plus au moins similaires pour tous les
appels d’offres. Ainsi, je devais créer une check-list (ANNEXE XII) en me basant sur les deux
soumissions que j’ai pu constitué et listé tous les documents nécessaires. Évidemment que les
documents concernant les spécifications techniques du service ou marchandise demandés
peuvent varier selon la demande. Cependant, les documents administratifs, bancaires etc sont
les mêmes.

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Avis et difficultés

Application des connaissances théoriques durant mon stage

En tant que stagiaire en direction, j'ai trouvé que l'application directe de mes connaissances
théoriques était plus compliquée que prévu. Mon stage ne m'a pas permis d'utiliser
directement les compétences acquises pendant mes cours. Les situations professionnelles
auxquelles j'ai été confronté étaient souvent plus complexes que les exemples théoriques
étudiés. De plus, les contraintes de temps et la nécessité de m'adapter au contexte spécifique
de l'entreprise ont rendu l'application directe de la théorie plus difficile. J'ai réalisé que, en plus
des connaissances théoriques, il est important de développer des compétences
complémentaires telles que la communication et la résolution de problèmes pour être plus
efficace dans un environnement professionnel réel. L’une des seules fois ou j’ai plus au moins
appliquer des connaissances théoriques était pour calculé le coût de revient de la marchandise
(mission DAO PRODIGY 2).

Difficultés
Lors de mon stage en direction, j'ai rencontré plusieurs difficultés, notamment la gestion du
stress et du temps, ainsi que la peur de commettre des erreurs aux conséquences
potentiellement graves. Ces obstacles ont exigé des solutions et des moyens de les surmonter.
Pour gérer le stress et le temps, j'ai adopté plusieurs stratégies. J'ai commencé par établir des
priorités claires, en identifiant les tâches les plus importantes et en définissant des délais
réalistes pour les accomplir pour pouvoir organiser mon travail de manière efficace.
La mise en place de techniques de gestion du stress m'a également aidé. J'ai pratiqué la
respiration profonde pour me détendre et j’hésitais pas à prendre des petites pauses pour me
recentrer lorsque la pression devenait intense. J'ai également cherché à maintenir un équilibre
entre mon travail et ma vie personnelle, en accordant du temps à des activités qui me
détendaient et me ressourçaient.
Quant à la peur de commettre des erreurs, j'ai cherché à minimiser les risques en étant attentif
et en vérifiant régulièrement mon travail. J'ai adopté une approche rigoureuse de la double
vérification des chiffres et des informations importantes pour éviter les erreurs coûteuses. Si
j'avais des doutes ou des questions, j'ai cherché de l'aide auprès de mes collègues ou de mon
superviseur pour m'assurer d'obtenir les informations nécessaires.

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L'aide que j'ai reçue de mon équipe a également été précieuse. Ils m'ont offert des conseils et
des orientations lorsque j'étais confronté à des défis. Leur expérience et leur soutien m'ont
permis d'apprendre de nouvelles stratégies, de surmonter les difficultés et d'acquérir plus de
confiance dans mon travail.
En conclusion, pour surmonter les difficultés rencontrées lors de mon stage en direction, j'ai
mis en place des techniques de gestion du stress et du temps, adopté une approche rigoureuse
de vérification et sollicité l'aide de mon équipe lorsque nécessaire. Ces stratégies m'ont permis
de faire face aux défis et d'améliorer mes compétences tout en gagnant en confiance dans mon
travail.

L’entreprise
Correspond-elle à l’image que l’on s’en fait de prime abord ?
Oui, l'entreprise correspond à l'image que l'on s'en fait de prime abord. Les employés
entretiennent de bonnes relations entre eux, ce qui favorise une ambiance positive et une
bonne intégration des nouveaux arrivants. De plus, l'entreprise se montre très flexible dans ses
approches, ce qui permet aux employés de trouver un bon équilibre entre leur vie
professionnelle et personnelle. Dans l'ensemble, l'entreprise offre une atmosphère agréable et
conviviale, en ligne avec les attentes initiales.

L’environnement de travail et les relations humaines

L'environnement de travail est agréable, avec chaque département regroupé dans une pièce,
ce qui crée un esprit d'ouverture et de collaboration entre les employés de chaque
département, malgré l'absence d'un open-space complet.
Les relations étroites et amicales créées entre les employés favorisent une communication
fluide et efficace au sein de l'entreprise. De plus, en regroupant les employés de chaque
département dans une pièce commune, les échanges d'informations et la coordination sont
facilités, renforçant ainsi la communication interne.
Pour ce qui est de la concentration, l'entreprise a prévu une pièce légèrement séparée où les
employés peuvent se retirer pour se concentrer sur des tâches spécifiques qui nécessitent un
environnement plus calme et moins distrayant. De plus, le regroupement de chaque
département permet une meilleure collaboration entre les membres de l'équipe, tout en
réduisant les perturbations externes.

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Un petit jardin est également disponible, offrant un espace extérieur paisible où les employés
peuvent se détendre et se ressourcer, ce qui favorise une meilleure concentration et un bien-
être général.
Enfin, l'entreprise propose des horaires flexibles, ce qui permet aux employés de choisir les
périodes où ils se sentent le plus concentrés et productifs. Cette flexibilité horaire favorise un
meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle, ce qui peut contribuer à une plus
grande concentration et à une meilleure performance au travail

Je m'aperçois qu'il y a beaucoup de travail d'équipe au sein de l'entreprise. Chaque fois que
nous avons besoin d'un document ou d'une collaboration avec un autre département, l'équipe
concernée se montre efficace et réactive, ce qui facilite grandement notre travail et permet
d'atteindre nos objectifs plus rapidement.
En ce qui concerne les relations avec les supérieurs hiérarchiques, je peux dire que cela se passe
très bien. J'ai eu la chance de passer beaucoup de temps avec mon tuteur, qui est le directeur
général de l'entreprise. J'ai pu observer de près les interactions entre lui et les employés, et j'ai
été agréablement surpris par son calme et sa compréhension. Il sait être exigeant lorsque cela
est nécessaire, mais il est également ouvert à l'écoute et attentif à nos besoins.
Pour ce qui est de la communication interne, l'entreprise organise régulièrement des réunions
où tous les membres de l'équipe se réunissent pour partager des informations importantes et
discuter des projets en cours. En dehors de ces réunions officielles, la communication se fait
principalement par le biais d'e-mails ou de discussions sur WhatsApp. Cela permet une
circulation rapide et efficace des informations entre les membres de l'équipe, ce qui facilite
notre travail collaboratif et la prise de décisions.

Les missions demandées

Les missions demandées dans mon stage en tant qu'assistant de direction correspondent dans
l'ensemble à ce que l'on peut attendre d'un tel poste. Bien qu'il n'y ait pas de fiche de poste
classique établie, les responsabilités qui m'ont été confiées étaient en lien avec l'organisation
générale de l'entreprise et le soutien aux directeurs.
En ce qui concerne les représentations traditionnelles du poste, j'ai pu constater que les
horaires étaient très flexibles. Il m'était possible de finir plus tôt ou de travailler tard en fonction

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de ma charge de travail et de ma capacité à fournir les tâches dans les délais impartis. Cela
demandait une grande efficacité et une gestion rigoureuse de mon temps.
En termes de responsabilités, mes premières semaines ont été assez stressantes car j'ai dû
m'occuper de la création de deux soumissions pour des offres valant plusieurs millions d'euros.
Cela a exigé une grande précision et une attention aux détails.
Les qualités nécessaires pour ce poste sont une bonne organisation, une rigueur dans le suivi
des tâches et une capacité à gérer le stress et les deadlines. Heureusement, mon tuteur m'a
énormément guidé et soutenu, ce qui m'a permis de mieux appréhender mes responsabilités
et d'améliorer ma compréhension des enjeux.
Dans l'ensemble, ce stage en tant qu'assistant de direction sera extrêmement bénéfique pour
mon projet personnel et professionnel, car je souhaite diriger ma propre entreprise à l'avenir.
J'ai eu l'opportunité de passer du temps auprès de mon tuteur, qui est également le directeur
général, ce qui m'a permis d'apprendre de nombreuses choses sur la gestion d'une entreprise.
Cela m'a donné une nouvelle perspective sur ce que signifie réellement diriger une entreprise.

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Fiche d’évaluation

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Annexes
ANNEXE I

Voici la page de garde d’un appel d’offre que j’ai

traité durant mon stage (114 pages au total).

ViMa Serv’ était en groupement avec World Trade

Center Antananarivo et Veritas car la demande du
client (numérisation) ne se situait pas dans le
domaine de ViMa Serv’.

ANNEXE II

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ANNEXE III

ANNEXE IV

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ANNEXE V

ANNEXE VI

Voici la page de garde d’un appel d’offre que

j’ai traité durant mon stage (202 pages au
total).

ViMa Serv’ va importer les fournitures

demandés dans l’appel d’offre si le client le
retient pour ce marché.

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ANNEXE VII

ANNEXE VIII

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ANNEXE IX

ANNEXE X

1/24 page du manuel de

procédures de ViMa Serv’.

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ANNEXE XI

Exemple de schémas facilitant la

lecture des procédures à suivre
concernant les ventes.

ANNEXE XII

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