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TECHNIQUES D’EXPRESSION
ECRITE ET ORALE/BTS2

COURS COMPILE PAR OUMAROU DJIBO, INSPECTEUR

PEDAGOGIQUE REGIONAL DE FRANÇAIS

OBJECTIFS DU COURS

Le cours de techniques d’expression écrite et orale vise les objectifs suivants :

- Développer les capacités des apprenants à bien communiquer en langue

française (écrite et orale) ;

- Améliorer sensiblement le niveau des apprenants en expression écrite et

orale

- Leur faire découvrir le fonctionnement et la complexité de la

correspondance administrative ;

- Développer chez eux des compétences à communiquer efficacement dans

le domaine professionnel

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Les Discours
I. Récit et Discours
L’énoncé du discours se définit par opposition à celui du récit. Chacune de ces deux
catégories a un fonctionnement particulier, même si dans les textes, cette opposition est
beaucoup plus subtile.
1) Le récit
L’énoncé du récit se caractérise par les éléments suivants :
- La personne de référence est : IL (ELLE, ILS, ELLES, ON), qui s’oppose à
d’autres IL (ELLE, ILS, ELLES, ON). Contrairement à l’énoncé discursif, JE et TU
sont, en général, absent du récit.
- Le temps spécifique du récit est le passé simple qui ne se rencontre jamais
dans le discours. Autour de ce temps de référence, s’organisent d’autres passés
(imparfait, plus-que-parfait, passé antérieur) et le futur dans le passé exprimé par
le conditionnel.
- Le lieu de référence du récit est là ou bien là-bas et non ici car ici varie en
fonction de celui qui parle.
Remarque : Le récit n’est pas en situation, c’est-à-dire qu’il n’implique pas le narrateur.
2) Le discours
Le discours quant à lui se caractérise par les éléments suivants :
- La personne de référence est JE qui s’adresse à VOUS (TU), à qui elle parle
également d’IL (S) ou de ELLE (S). Dans un dialogue, chacun des interlocuteurs dit
JE à tour de rôle.
- Le temps de base du discours est le présent (maintenant), auquel se réfèrent le
passé (le passé composé, qui ne se rencontre en principe pas dans le récit,
l’imparfait) et le futur.
- Le lieu de référence du discours est ICI c’est-à-dire le lieu où se trouve le
locuteur.
Remarque : Le discours est en situation, c’est-à-dire qu’il implique celui qui parle : tout
s’organise par rapport à lui.
II. Le discours rapporté
Il existe plusieurs manières de rapporter les paroles d’autrui : par le discours direct ou par le
discours indirect. Le discours rapporté, c’est la superposition de deux énoncés : l’énoncé d’un
locuteur est rapporté par un autre locuteur. On parle alors de polyphonie car il y a plusieurs
voix.
Les paroles rapportées peuvent être des paroles à proprement parler ou des pensées.
On distingue trois formes de discours rapportés : le discours direct, le discours indirect et le
discours indirect libre.

1) Le discours direct
Le discours direct c’est quand un auteur ou un personnage se fait le porte-parole d’un autre.
Ce type de discours permet de rapporter mot pour mot les propos de l’autre. Il se reconnait
entre autres par les éléments suivants :
- A l’écrit par les guillemets ;
- A l’oral par la pause ;
- Dans les dialogues par les tirets.
Le discours direct comporte tous les indices de l’énonciation. Le verbe introducteur peut être
intercalé, au début, à la fin. Il y a rupture ; les paroles forment un tout indépendant.

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Exemple : Il lui cria : « Hé ! Je viendrai te voir demain ». L’autre m’a dit : « Descends du
train si tu es homme ».
Remarque : L’exactitude du discours direct ne concerne que le contenu car c’est le narrateur
qui lui donne la tonalité à travers les verbes introducteurs.
Exemple : « Descends du tram si tu es un homme », vociféra-t-il.

2) Le discours indirect
Le discours indirect permet de rapporter en substance les paroles de l’autre à l’aide d’une
subordonnée complétive. Les paroles rapportées perdent leur indépendance syntaxique car
elles sont insérées dans la phrase narrative par l’intermédiaire de la subordination.
Exemple : Il lui cria : « Hé ! Je viendrai demain avec mon chien » → Il lui cria qu’il viendrait
le lendemain avec son chien.
Remarque : Au cours du passage au discours indirect, d’importantes modifications sont
apportées à la forme de l’énoncé : les interjections, les mots mis en apostrophe et certaines
expressions disparaissent ; le verbe de la subordonnée peut également subir des modifications.
3) Le discours indirect libre
Il permet de rapporter les paroles d’un autre tout en conservant le ton, le mouvement et
parfois la forme du discours direct. Le discours indirect libre contient une phrase
introductrice, mais les paroles ne sont pas insérées dans une complétive.
L’énoncé conserve cependant certaines modifications du discours indirect : les pronoms et
temps sont transformés ; les adverbes et les expressions de temps et de lieu peuvent ne pas
l’être.
Exemple : Il me cria : « Je viendrai demain matin avec mon chien » →Il me cria : il viendrait
le lendemain matin avec son chien.

III. Les modifications lors du passage au discours indirect

Le passage au discours indirect entraine souvent un certain nombre de transformations.
1) Au niveau des pronoms personnels et des adjectifs possessifs.
- Si le narrateur est impliqué dans le discours rapporté, les pronoms personnels
et les adjectifs possessifs varient en fonction de la personne qui rapporte les paroles et
à qui elle les rapporte.
Exemple : « Je viendrai te voir avec mon chien »
→Je te promets que je viendrai te voir avec mon chien.
→Tu me promets que tu viendras me voir avec ton chien.
→ Il lui promet qu’il viendra le voir avec son chien.
- Si le narrateur n’est pas impliqué dans le discours rapporté, les pronoms
personnels, les adjectifs possessifs de la première, de la deuxième et de la troisième
personne deviennent, au discours indirect, des pronoms et des adjectifs de la troisième
personne.
Exemple : Il lui disait : « Je ne suis pas d’accord avec ta position ». → Il lui disait qu’il
n’était pas d’accord avec sa position.

2) Au niveau des temps

- Si le verbe introducteur est au présent ou au futur simple de l’indicatif, le
temps des verbes au discours indirect ne change pas.
Exemple Moussa annonce à son ami : « Je viendrai chez toi avec mon chien ». →Moussa
annonce à son ami qu’il viendra chez lui avec son chien ».

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- Si le verbe introducteur est au passé (passé simple, imparfait), le temps des

verbes du discours indirect suit la concordance des temps : le présent et l’imparfait →
l’imparfait ; le futur et le conditionnel → le conditionnel.
Exemple Il promit à son frère : « Je viendrai te voir ce soir ». → Il promit à son frère qu’il
viendrait le voir ce soir-là.

3) Au niveau des adverbes

Lors du passage au discours indirect, les adverbes et expressions de temps et de lieu peuvent
subir des transformations.
Aujourd’hui Ce jour-là
Demain Le lendemain
Hier La veille
Après demain Le surlendemain
Ici Là

4) Au niveau de la phrase interrogative

Lors du passage au discours indirect, on peut constater trois modifications essentielles au
niveau de la forme de la phrase interrogative :
- Le point d’interrogation disparait ;
- L’inversion du sujet est supprimée ;
- La phrase interrogative devient une complétive introduite par si, par ce que ou
par ce qui.
Exemple Moudi disait à Mariama : « Tu viens ? » → Moudi a demandé à Mariama si elle
venait. Le DG lui demande : « Qu’est-ce que tu veux ? » → Le DG lui demande ce qu’il veut.

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LES ECRITS ACADEMIQUES

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Le Résumé de texte

C’est une épreuve que l’on retrouve dans certains concours de catégorie A ou B, avec un
coefficient non négligeable.

Objectif : restituer de façon condensée, en un nombre de mots défini, les informations

essentielles contenues dans un texte. Il est donc question de retenir l’essentiel, le plus
important. L’épreuve ne requiert pas de compétences particulières. Elle a pour but de juger les
capacités du candidat à condenser des informations et à les restituer de façon claire, fidèle
mais personnelle.
Pour y parvenir, voici quelques conseils :

-bien lire les instructions

Avant toute lecture, arrêtez-vous sur les instructions données, car elles fixent les règles de ce
qui est demandé et notamment la durée de l’épreuve, le nombre de mots exigé, la façon dont
ils sont comptabilisés, le fait de savoir si les citations sont autorisées, si la présence d’un titre
est obligatoire…

- une lecture attentive

Cette approche peut se découper en :
1° une lecture globale, afin de saisir la portée et le sens général du texte. Veillez à identifier
clairement la thématique et la problématique. Soyez attentif à l’auteur, à la nature du texte, au
contexte dans lequel il s’inscrit.
2° une seconde lecture analytique que vous effectuerez paragraphe par paragraphe. Votre
objectif est de souligner les mots clés ou les groupes de mots clés, d’encadrer les mots de
liaison et de formuler brièvement les idées intéressantes à retenir (servez vous si possible de
la marge du texte, pour un repère plus rapide)

- repérer les clés de compréhension

Afin de s’assurer d’une bonne et rapide compréhension du texte, recensez les clés de lecture
qui mettent en valeur la structure du texte. Il s’agit de la phrase annonçant le plan du texte, les
mots d’articulation, les points de départ (d’abord, commençons par…), les oppositions (par
contre, mais, toutefois…), les additions (d’une part, d’autre part, par ailleurs…), les
illustrations (par exemple, ainsi…), les précisions (en effet, d’ailleurs…), les causes (car,
parce que…), les conséquences (donc, si bien que, c’est pourquoi…) et la fin d’un
développement (enfin, en bref, en conclusion…)-

-ne pas donner son opinion

Vous devez adopter un ton neutre, et vos opinions et commentaires ne sont donc pas admis
dans ce type d’épreuve.

- garder l’ordre du texte

Il s’agit ici de rester en conformité avec le raisonnement de l’auteur, et donc de le suivre. Ne
pas remettre en cause la progression chronologique. Il peut toutefois être procédé à des
regroupements entre différents paragraphes successifs afin d’éviter un enchaînement de mini-
paragraphes qui ne donnerait pas au correcteur une vue globale du texte. Par ailleurs, certaines
idées présentes dans différentes parties du texte peuvent être regroupées si la pensée de
l’auteur ne s’en trouve pas dénaturée.
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- utiliser son propre vocabulaire

Le résumé de texte n’est pas un montage de citations. Ne pas reproduire à l’identique des
phrases du texte. Reformulez les idées exprimées par l’auteur avec votre propre vocabulaire.
Toutefois, une exception à cette règle peut être tolérée lorsqu’il est impossible de rendre
correctement une expression par des synonymes.
- respecter le nombre de mots demandé
Le résumé consiste, le plus souvent, à resserrer le texte au 1/4 ou 1/5, voire – plus rarement –
au 1/10 (certains concours A). La marge tolérée est généralement de + ou – 10%.
Pour un texte de 800 mots : le résumé comportera entre 270 et 330 mots. Attention : tout
écart est sévèrement sanctionné (la tolérance existe déjà [+ou– 10%] et vous sortiriez donc de
l’objectif même de l’épreuve !)
Les méthodes de travail à adopter pour le résumé de texte
Si un entraînement intensif peut se révéler toujours utile, il n’y a toutefois pas de procédés
permettant de réussir mécaniquement un bon résumé de texte.
D’une part, la démarche variera en fonction des caractéristiques du document (nature du texte,
longueur, difficulté, unicité ou pluralité des textes…). D’autre part, les conseils de méthode
ne peuvent que rester extérieurs à la pratique du résumé.
Il est cependant possible de donner quelques conseils généraux. Ils se rapporteront aux deux
étapes successives du travail : l’étude du texte de base et la rédaction. Retenez aussi dès
maintenant ce conseil fondamental : seule la pratique vous permettra de progresser, il faut
vous entraîner fréquemment, relire et corriger vos travaux. A la limite, vous pouvez en faire
un exercice quotidien, en tenant un journal personnel, où vous résumerez les articles ou
éditoriaux les plus intéressants que vous aurez trouvés dans la presse (la pratique du résumé
s’insère alors dans une méthode de vie culturelle personnelle).
Etude du texte de base
Vouloir résumer directement le texte, objet de l’exercice, risque d’entraîner des erreurs graves
dans le choix des idées et dans l’importance accordée aux différentes parties.
Un résumé fidèle doit être précédé par un effort d’analyse.
Cette période d’étude du texte peut être décomposée en trois phases : la lecture, l’analyse et la
réflexion sur le texte.

Comment écrire un résumé ?

Etape 1 : trouver les informations importantes dans un texte (et les souligner).

Etape 2 : les séparer des informations secondaires (les exemples, les répétitions,…)
Etape 3 : éventuellement (seulement si c’est nécessaire), regrouper les informations qui
traitent d’un même thème, afin de les rassembler, les généraliser.

Etape 4 : reconstruire un texte cohérent et original, c'est-à-dire sans reprendre les

termes du texte de départ.

Etape 5 : vérifier que le texte d’arrivée appartient à la même catégorie que le texte de
départ (texte narratif, argumentatif, explicatif…)

La Dissertation

Introduction
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La dissertation est un exercice scolaire ou universitaire, à forme fixe, qui obéit à certaines
règles. Elle puise son origine dans la conception de l’enseignement qui s’est peu à peu
imposée au Romains et que QUINTILIEN a développée dans son œuvre intitulée
l’Institution Oratoire. Pour les romains en effet, l’homme idéal est celui que son éducation
scolaire a rendu maître dans l’art de dire, l’art d’écrire et dans celui de lire et de
commenter les poètes.
C’est un exercice d'argumentation organisée, généralement et idéalement, en trois parties (une
introduction, un développement et une conclusion) d'après une problématique. Elle ne désigne
pas le même exercice en France que dans le monde anglo-saxon, où elle désigne
exclusivement une thèse universitaire. Une autre particularité de la dissertation française est
de poser des définitions, de partir de la théorie pour en venir ensuite au réel. Dans le monde
anglo-saxon au contraire, il s'agit plutôt de partir du réel pour éventuellement théoriser à la
fin.

I. Les caractéristiques de la dissertation

La dissertation est une argumentation sur un sujet ou une idée où le candidat doit surtout être
impartial dans son explication. En second temps, il faut se rappeler que la dissertation est une
trace écrite où il faut défendre et réfuter le sujet en même temps.
Qu'elle soit littéraire, historique, géographique, économique ou philosophique, une
dissertation reste composée de trois grands moments : une introduction (avec exposition du
sujet, contextualisation et déroulement d'une problématique), un développement (en deux ou
trois parties) et une conclusion. Cette structure reste stable. Cependant, certaines conventions
sont spécifiques aux matières ou institutions, comme l'écriture ou non de titres et sous-titres,
le nombre de parties, ou le type de plan.
La dissertation telle que systématiquement et strictement appliquée dans le système scolaire et
universitaire est peu employée par les philosophes eux-mêmes. C'est, en effet, un exercice qui
s'oppose spontanément au cours régulier de la pensée, en la "tordant" au service d'une
problématique.
En dépit de cet artifice « intellectuel », l'avantage de la dissertation est de forcer son «
attention » à ne rien oublier du sujet proposé. Tous ses aspects doivent être couverts dans
l'introduction et poser un problème. En effet, toute dissertation repose sur une problématique,
qui est issue d'une réflexion méthodique préalable sur le sens du sujet.
Les critiques à l'encontre de la dissertation touchent soit à son formalisme soit à l'organisation
et à la visée de l'enseignement (purement philosophique, ou bien parfois général) qui prévaut
en France.
Il est toutefois rare de lire des critiques publiques contre cet exercice, tant il s'est imposé dans
les esprits et dans les faits comme un standard - parfois mythifié - du système scolaire
(français) et du recrutement de ses élites.
II. Les types de plans
La dissertation obéit à des types de plans qu'on peut ramener à quatre essentiellement.
1) le plan dialectique : vous demande d'examiner un jugement, d'en montrer les
limites voire de le réfuter (le rejeter, de prendre le contrepied). C'est le fameux plan
"thèse/antithèse/synthèse".
On reconnaît aussi ce type de plan à travers des questions comme : "Pensez-vous
que.. ?.", "Dans quelle mesure peut-on dire que...?», "Partagez-vous ce point de vue ?"
etc. ou des consignes comme : « Commentez et discutez » ; « après avoir
démontré…... vous vous demanderez si…. » ; « expliquez et discutez… ». Il vous
faudra alors confronter les thèses avant d'exprimer nettement un avis personnel.
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2) le plan thématique : s'apparente au contraire à l'exposé. Il ne vous demande

pas de discuter une thèse mais plutôt de l'étayer (c’est-à-dire de le développer à l’aide
exemples), c'est-à-dire de fournir un certain nombre d'arguments organisés capables de
valider le jugement ou de répondre à la question qu'on vous a posée.
On reconnaît ce type de plan au libellé du sujet : ce peut être une question ("Qu'est-ce
qu'un grand roman ?"; "Qu'est-ce qu'une œuvre engagée ?") ou une invitation à vérifier
une affirmation ("En quoi a-t-on raison d'affirmer que...", "Montrez, commentez ou
justifiez ceci...").
3) le plan analytique : voisin du précédent, se propose d'examiner une notion en
en envisageant les causes, les manifestations qui en découlent avant de proposer
d'éventuelles solutions. Pour ces raisons, il est moins familier de la dissertation
littéraire, dans laquelle néanmoins on peut rencontrer des libellés qui y invitent.
4) le plan comparatif : vous amène à établir un parallèle constant entre deux
notions. Ce plan pourra les examiner successivement dans les deux premières parties
avant d'élaborer une synthèse personnelle qui essaiera d'établir leurs points majeurs de
ressemblance ou de discordance et de proposer un dépassement

III. La conclusion

Elle comporte généralement trois parties :

 Une reprise de la problématique (attention à varier la formulation), enrichie de
tout ce qui a été démontré ;
 Un bilan des idées développées dans le corps du devoir ;
 Une ouverture, si véritablement les arguments sont convaincants et si
l’enchaînement est brillant. Sinon, mieux vaut l’oublier.

LES ECRITS PROFESSIONNELS

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La correspondance administrative

INTRODUCTION
L’administration représente la puissance publique, c’est l’ensemble des organes
chargés d’assurer le bon fonctionnement d’un Etat, d’une collectivité territoriale ou d’un
service public. Son rôle est celui de satisfaire l’intérêt général. Pour atteindre une plus grande
efficacité, et pour transmettre des messages au nom de l’intérêt général, dans l’administration,
la communication est écrite.
Dans son activité, l’administration produit un grand nombre d’écrits administratifs
comme : les rapports, les notes, les lettres, les procès-verbaux, les comptes rendus, etc.
Chacun de ces écrits a ses propres caractéristiques ; mais ils sont tous soumis à des règles
communes. En effet, l’administration bénéficie d’un style et d’une langue spécifiques qui
découlent de son rôle.
Tous les documents administratifs doivent suivre un plan logique qui permet au
rédacteur de démontrer et d’argumenter et qui fonctionne comme un guide pour le lecteur en
lui facilitant la compréhension.
L’ensemble de ces textes est appelé rédaction ou correspondance administrative. Pour être
efficace, la correspondance administrative obéit à un certain nombre de principes.

Les Principes de la correspondance administrative

1. Le principe du respect de la hiérarchie

Le respect de la hiérarchie apparaît toujours dans les écrits de l’administration. Il se traduit
par des formules qui illustrent clairement la relation entre l’expéditeur et le destinataire.
Ainsi, le supérieur écrira au subordonné en utilisant des formules comme : « Je vous demande
de vouloir bien agréer… » ; « Je vous fais savoir que… » ; « J’attire votre attention sur le fait
que… » ; « J’ordonne que… » ; Je constate que… » ; « J’attache du prix à… » ; « J’attache de
l’importance à… » ; « J’exige que… » ; « Je vous signale que… », etc.
Quant au subordonné, il écrira au supérieur : « Je vous prie de bien vouloir agréer… » ; « J’ai
l’honneur de porter à votre connaissance… » ; « Je vous suggère que … » ; « Je sollicite
que… » ; Je vous rends compte… » ; « Je me permets de vous signaler que… » ; « Je soumets
à votre appréciation… » ; « Je vous suis reconnaissant de… » ; etc.
2. Le principe de la responsabilité
Le courrier des agents qui ont délégation de pouvoir, doit être clairement perçu comme
engageant leur responsabilité. C’est pourquoi, les formules anonymes, qui prêtent à confusion
sont à éviter et les lettres toujours rédigées à la première personne du singulier (Je).
Remarque : Il arrive que, pour des raisons de discrétion, d’absence de certitude ou autres,
l’administration ne puisse pas faire état de ses sources d’information. Dans ce cas, elle utilise
des formules comme : « Il m’a été donné de constater que… » ; « Il m’a été rapporté
que… » ; « Il me revient que… » ; « Il a été porté à ma connaissance que… » ; « Mon
attention a été attirée sur… » ; « Je viens d’être saisi de… », etc.
3. Le principe de la neutralité
Le style administratif est un style neutre qui exclut toute originalité littéraire. Certes, des
expressions comme : « J’ai le plaisir de… » ; « J’ai l’honneur de… » ; « Il m’est agréable
de… » ; « J’ai le regret de… » ; etc. sont permises. Mais il faut veiller à éviter toute
formulation excessive.

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4. Le principe de la prudence.
L’administration doit s’entourer de prudence afin de limiter les recours qui nuisent à son image. Le
langage administratif a les caractères du langage diplomatique. Toute faute, toute erreur, toute
négligence révélée par un écrit sera considérée par le public comme une erreur de toute
l’administration. Le signataire de l’écrit administratif (sauf lorsqu’il est une haute autorité
témoin de ce qu’elle affirme ou qui prend une décision) nuancera ses affirmations, ses jugements,
ses souhaits et les exprimera le plus souvent au conditionnel. Il tiendra surtout compte que les
circonstances peuvent changer et transformer le juge en accusé. Un subordonné peut devenir un
supérieur par une accession à une responsabilité politique. Il est donc préférable de ne pas garder
des traces écrites de conflits personnels.

5. Le principe de la courtoisie

Le fonctionnaire ou l’agent qui écrit doit être courtois vis-à-vis des administrés, des clients ou dans
ses rapports avec les autres services. Il évitera toute expression injurieuse, péjorative, désobligeante
ou sévère car il agit au nom de l’administration ou de l’entreprise. Même en cas d’injonction, la
courtoisie devra être de mise.

Expression à éviter à remplacer par

Exemple : votre demande est ridicule votre demande est peu fondée.

Je ne comprends pas comment vous avez Je m’étonne que vous ayez pu rédiger une telle

pu rédiger une aussi mauvaise requête requête.

L’agent qui écrit évitera de mettre en cause des personnes étrangères à l’administration, de
citer leur nom quand cette indication est susceptible de leur attirer des ennuis.

6. Le principe de la concision et de la précision

L’écrit administratif doit être précis pour être compris par chacun des destinataires tel qu’il est
conçu. Aucun élément ne doit être sous-entendu, aucune information ne doit être conservée dans la
mémoire d’un fonctionnaire. Ainsi, il n’y aura aucun obstacle dans le traitement même en cas
d’affectation de son auteur ; puisque les conséquences et les mesures d’application seront les mêmes
que celles qu’il souhaitait. Dans le cas de la prise de décision, le signataire précisera le texte (titre
complet) qui lui confère les compétences.

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Les sigles sont à éviter, les références doivent être complètes en ce qui concerne les
correspondances. En outre, l'écrit administratif doit être concis, c’est-à-dire bref et clair pour éviter
toute ambiguïté, toute mauvaise interprétation.

NB : La transparence, l’objectivité, la clarté, l’univocité, la simplicité, etc. doivent être

observées dans la rédaction du courrier administratif.

Les Lettres à caractère officiel

Introduction
La lettre constitue un des documents les plus utilisés dans l’administration. En effet, c’est par
lettres que certaines affaires sont réglées, certaines négociations menées, certaines
informations transmises. Des questions traitées verbalement doivent être confirmées par écrit :
en cas de désaccord, la lettre administrative constitue un moyen de preuve incontestable. Les
règles applicables à la rédaction de ces lettres sont différentes selon la qualité de l’expéditeur
ou du destinataire de la correspondance.
I. Les différentes catégories de lettres administratives
On distingue, en général, deux catégories de lettres à caractère officiel : les lettres
administratives et les lettres semi-administratives.
I.1. Les lettres administratives
Il s’agit de lettres signées par un fonctionnaire, dans l’exercice de ses fonctions, et destinées à
un autre fonctionnaire du même service ou à un fonctionnaire d’un autre service public.
Exemples : Lettre du Proviseur du lycée Kassaï à l’Inspecteur de l’enseignement
Secondaire.
Lettre du Ministre de la Santé à la Ministre de la Fonction Publique.
Cette catégorie de lettre est appelée lettres à caractère impersonnel ou lettres
administratives.
I.2. Les lettres semi-administratives
On classe dans cette catégorie deux types de lettres :
- les lettres d’un service public, destinées à une personne (physique ou morale)
extérieure à l’administration.
- les lettres signées par un fonctionnaire écrivant à titre personnel et destinée à
un service public.

Exemples : Lettre du Ministre des Finances au Directeur général de la Nigelec.

Lettre d’un Directeur à Monsieur XY, Commerçant à Maradi.
Lettre de Monsieur XY au Ministre des Finances.
NB Ce groupe de lettres est appelé lettres à caractère personnel ou lettres semi-
administratives.
II Les Mentions des Lettres à caractère Officiel
Les lettres à caractère officiel sont présentées selon une forme fixe. C’est pourquoi elles
comportent des éléments caractéristiques spécifiques appelés mentions. Ces mentions peuvent
être obligatoires communes, spécifiques ou circonstancielles.
II.1. Les mentions obligatoires communes

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Elles sont obligatoires et communes à toutes les lettres à caractère officiel (administratives et
semi-administratives). Ce sont : le timbre ou en-tête, le lieu et la date, la réclame, l’objet et la
signature.
II.1.1. Le timbre
Cette mention permet d’identifier l’origine de la lettre ; elle est toujours placée dans le coin
supérieur gauche de la lettre. Elle peut être manuscrite, imprimée ou pré-imprimée.
Exemples :
* Service central *Service Régional *Service départemental
République du Niger République du Niger République du Niger
Ministère de….. Région de …… Région de …………
Direction de…… Direction régionale de ….. Département de …..
Service de ………. Service de ……….. Service de ………..
*Fonctionnaire écrivant à titre personnel :
Nom et Prénom
Fonction qu’il exerce ou adresse
Son Matricule
II.1.2. Le lieu et la date
Il s’agit du lieu et la date de signature de la correspondance. Le lieu et le mois sont exprimés
en lettres, le jour et le millésime (année) en chiffres. Cette mention est placée généralement
dans le coin supérieur droit.
Exemple : Niamey, le 3 avril 2015.
II.1.3. La réclame
La réclame ou suscription peut être formulée de deux façons :
- la qualité de l’expéditeur suivie de A puis de l’adresse complète du
destinataire (lettre administrative).
Exemples 1 : Le Ministre de l’Education Nationale
A Madame la Ministre de la Fonction Publique
Ou A suivi de l’adresse du destinataire (lettres semi-administrative).
Exemple 2 : A
Monsieur le Ministre des Finances
II.1.4. L’Objet :
Il indique sommairement le motif de la lettre. Il facilite le classement et la ventilation du
courrier administratif. Cette mention est placée à gauche sous le timbre.
Exemple : Objet : Permission d’absence et non Demande de permission d’absence.
II.1.5. La signature
Afin d’engager la responsabilité de celui qui l’envoie, une lettre doit toujours être signée et un
sceau du service expéditeur sera apposé au bas de celle-ci. En outre, l’identité (prénom et
nom) du signataire doit être clairement exprimée.
Remarque :
Il arrive que le signataire légal d’une lettre délègue le pouvoir de signer à un agent
subordonné : on parle alors de signature par délégation ou de signature par ordre.
La délégation de signature
Elle consiste pour le signataire légal à autoriser son subordonné à signer à sa place une
certaine catégorie de lettres : elle doit être signifiée par décision écrite, pour une durée assez
longue, des documents déterminés. La délégation doit également être personnelle.
Pour Le Ministre
Et par délégation
Le Secrétaire général
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La signature par ordre

C’est lorsque le supérieur autorise son subordonné à signer à sa place quand il est absent ou
empêché.
Pour le Ministre
Et par ordre
Le Secrétaire Général Adjoint
II. 2 Les mentions obligatoires non communes
Ce sont des mentions obligatoires applicables aux lettres selon les catégories, c’est-à-dire que
certaines sont propres aux lettres purement administratives et d’autres aux lettres à caractère
personnel.
II.2.1. Les mentions obligatoires spécifiques aux lettres purement administratives
Elles sont au nombre de quatre (4) : les initiales, le numéro d’enregistrement, les ampliations
et la référence.
II.2.1.1. Les initiales
Il s’agit des initiales du rédacteur et du dactylographe de la correspondance. Ces mentions
seront généralement placées au-dessus du timbre.
Exemple : BM/MA/ (Boubacar Moussa et Mariama Amadou)
III.1.2. Le numéro d’enregistrement
C’est le numéro d’ordre attribué à la lettre dans une suite chronologique et est placé sous le
timbre. Il se compose du numéro d’ordre et des initiales du service expéditeur.
Exemple : lettre n°34/EDC
Pour être lu facilement, le numéro doit être porté sous la date ; il peut aussi être placé sous le
timbre.
III.1.3. Les Ampliations
C’est la liste des services ou des personnes devant recevoir copies du document. Elles
permettent d’informer les supérieurs hiérarchiques du contenu d’une lettre technique.
Exemple : PRN : 1 : à titre de compte rendu- MEMS/RS : 1 : pour information.
III.1.4. La Référence
Elle s’appuie sur un document ou un événement antérieur en rapport avec la nouvelle
situation : une lette ou des textes précis.
Exemple : Réf : Votre lettre du 3avril 2013.
Référence : arrêté n°123/MP/AT du 21 juin 2009
Remarque : les mentions des lettres administratives sont au nombre de 9 : le timbre, le
lieu et la date, la réclame, l’objet, la signature, les initiales, le numéro d’enregistrement,
les ampliations et les références.
III.2. Les mentions non communes des lettres à caractère personnel
Elles sont au nombre de deux : la formule d’appel et la formule de politesse
III.2.1. La formule d’appel
Elle est constituée par le mot Monsieur, Madame ou Mademoiselle suivi de l’appellation de la
fonction exercée par le correspondant.
Exemple : Monsieur le Directeur général ; Madame la Ministre…..
III.2.2. La formule de politesse
A la fin d’une lettre à caractère personnel, il est obligatoire de d’ajouter une phrase
renfermant des expressions de courtoisie. Cette phrase appelée formule de politesse varie
selon que l’agent s’adresse à son supérieur immédiat ou un niveau plus élevé.
- Entre hautes personnalités : « Je vous prie de vouloir bien agréer ou de
vouloir bien agréer, Monsieur le…. l’expression de ma haute ou de ma très
haute considération ».
14
 Page 15sur 44

- Entre personnalités diplomatiques : « Veuillez agréer, je vous prie

Excellence Monsieur l’Ambassadeur, les assurances de ma respectueuse
considération ou les assurances de ma parfaite considération ».
- D’un subordonné à un supérieur : « Veuillez agréer, Veuillez recevoir, je
vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur…Monsieur le …. L’expression de
ma considération distinguée, l’expression de mon entier et respectueux
dévouement….
- Envers une femme : « Daignez agréer, …Madame …l’expression de mes
respectueux hommages ou de mon entier dévouement ».
- Entre Chefs d’Etat : « Je vous prie de bien vouloir agréer.. Monsieur le
Président les assurances de ma très haute considération… Entre Chefs d’Etat
africain, Monsieur le Président et cher frère….
Remarque : les mentions des lettres à caractère personnel sont au nombre de sept (7) : le
timbre, le lieu et la date, la réclame, l’objet, la signature, la formule d’appel et la
formule de politesse.
IV Les mentions circonstancielles ou facultatives
Elles sont classées en trois groupes :
IV.1. Les mentions relatives à l’obligation de discrétion.
- La mention : CONFIDENTIEL
- La mention : SECRET
- La mention : DIFFUSION RESTREINTE
- La mention PERSONNEL
IV.2. Les mentions relatives à l’acheminement avec soin particulier
- La mention RECOMMANDE (utilisée pour signifier que la correspondance
doit être remise en main propre par les services postaux).
- La mention EXPRESS (demande que la lettre soit transmise immédiatement au
destinataire).
IV.3. Les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire
Elles sont au nombre de cinq :
- La mention URGENT
- La mention RAPPEL
- La mention A L’ATTENTION DE…
- La mention PIECE JOINTE (P.J.)
- La mention SOUS LE COUVERT DE…(S/C).

Exemple de présentation d’une lettre entre services.

République du Niger Zinder, le ….. 20……
Ministère des Enseignements Moyen et
Supérieur et de la Recherche Scientifique
Direction de l’Enseignement Moyen LE DIRECTEUR
N°………/MEMS/RS/DGE/DEM A
Monsieur/Madame le…ou la…

OBJET: ……………….
Références: (documents antérieurs)

………………………………………….....................................................................

15
 Page 16sur 44

…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………….

La qualité du Signataire
Pièces Jointes La Signature proprement dite
Ampliation : Prénom et Nom
- …………….1
- …………….1
Présentation d’une lettre d’un fonctionnaire à l’administration.

BINDIGAOU Fati Maradi, le ……. 20….

Chargé d’Enseignement
Professeur de français au lycée Dan-Bassakoré A
Matricule : 11111/P Madame la Gouverneure de la Région
de Maradi
S/C (Voie hiérarchique)

Objet : Congé de maternité

Madame la Gouverneure, (F. d’appel)

………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………
Veuillez agréer Madame la Gouverneur, l’expression de mes respectueux
hommages. (F. de politesse)

Signature
Prénom et Nom
Pièces jointes :
- Un certificat de grossesse
- Une attestation de service

16
 Page 17sur 44

Présentation d’une lettre d’un service à un particulier.

République du Niger Niamey, le ……… 20…

Ministère des Enseignements Moyen et
Supérieur et de la Recherche Scientifique
Direction Nationale des Bourses LE DIRECTEUR
N°…/ MEMS/RS/ DNB A
Monsieur XY

Objet : ………………..
Référence : Votre lettre
du 12 décembre 2012

Monsieur/ Madame,
………………….......................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………….
……………………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………
Je vous prie Monsieur, de bien vouloir agréer l’expression de ma considération
distinguée. (F. de politesse)

Signature
Prénom et Nom

17
 Page 18sur 44

La lettre de motivation

Introduction

Si la demande manuscrite permet au candidat de manifester son désir d’occuper un poste, le

curriculum vitae lui permet d’informer l’employeur sur sa qualification, son profil, ses atouts.
Quant à la lettre de motivation, elle lui permet de développer certains aspects du CV de
manière à établir une parfaite harmonie avec les attentes de l’employeur. La lettre de
motivation est donc un complément du CV destiné à convaincre l’employeur que vous êtes
le meilleur candidat au poste proposé.

I. Présentation de la lettre de motivation

La lettre de motivation se présente sous la forme d’une lettre semi-administrative. Elle

comporte donc les mentions suivantes :

 En haut, à gauche, les nom, prénom et adresse du candidat ;

 En haut, à droite, le lieu et la date ;
 Sous la date, l’adresse complète du destinataire ;
 Dans la marge, sous le timbre, l’objet de la lettre ;
 En bas du corps de la lettre, à droite, la signature.
II. Plan de la lettre de motivation
Le corps de la lettre de motivation peut se structurer en trois paragraphes :

 Evocation de l’entreprise ou de l’administration et proposition de la candidature,

avec précision de la source d’information qui est à l’origine de la candidature.
 Présentation du candidat et établissement de lien avec les attentes de l’employeur :
les diplômes, les titres, l’expérience professionnelle et tout autre atout susceptible
de faire pencher la balance de son côté.
 Suggestion d’une rencontre et formule de politesse : le candidat doit clairement
exprimer le souhait d’une rencontre afin de convaincre davantage le recruteur.

III. Quelques astuces dans la rédaction

Dans la rédaction de la lettre de motivation, chaque candidat doit mettre en avant ses atouts
personnels.

 Si vous êtes débutant, sans expérience professionnelle, il vous faut mettre en valeur
les qualités telles que votre âge, vos connaissances, votre enthousiasme et votre
capacité d’adaptation.
 Si vous êtes un candidat confirmé, votre expérience professionnelle constitue un
atout que vous devriez mettre en valeur. Par ailleurs, les réseaux de relations
professionnelles que vous avez tissées peuvent être un avantage.

18
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 Si vous avez plus de 45 ans, vous devez surtout mettre en valeur votre capital
expérience et votre volonté de progresser car les employeurs craignent, pour les
candidats de cette tranche d’âge, l’immobilisme intellectuel et la perte de l’énergie.
Remarques :

 La lettre de motivation ne doit pas dépasser une page dactylographiée ;

 Il revient au candidat d’anticiper les craintes de son futur employeur.

19
 Page 20sur 44

La circulaire
La circulaire est un acte administratif pris dans le cadre de l’organisation des services. Elle
peut aussi concerner les statuts des agents. Elle porte une information identique à l’attention
de différentes personnes ne se trouvant pas au même lieu. C’est une lettre reproduite en
plusieurs exemplaires et envoyée aux services ou personnes concernées. Généralement, elle
vise à préciser le contenu de certaines décisions.
La circulaire comporte les mentions ci-après :
- Le timbre du service émetteur ;
- En haut, à droite, la mention circulaire suivie du numéro d’enregistrement et de la date
de signature ;
- L’objet ;
- La signature suivie des nom et prénom du signataire ;
- Les ampliations.
NB : la circulaire ne comporte ni formule d’appel, ni formule de politesse.

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 Page 21sur 44

République du Niger Circulaire n°0012/MSP/SG/DRH

Ministère de…… du 10 mars 2016
Secrétariat général
Direction des ressources humaines
Tel……………………
e-mail………………..
Le Ministre
A
Messieurs les Directeurs régionaux
Objet :………………

…………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………....
..…………………………………………………………

Signature
Nom et Prénom
Ampliations
- CAB/MSP : 1
- ……………..
- ……………..

La note de service
C’est un document interne à une administration. Elle est rédigée dans un ton ferme et
impératif, et intervient dans une situation de conjoncture où le supérieur hiérarchique instruit,
informe ou rappelle à ses subordonnés, les consignes de fonctionnement sur une question
précise. Elle ne contient qu’une seule idée notifiée de façon indiscutable et brève. Elle
contient les mentions suivantes : le timbre du service émetteur, un titre auquel peut être
incorporés un numéro d’enregistrement et les destinataires (lorsqu’elle s’adresse à un groupe
particulier), la date de signature (au début ou à la fin), le titre du signataire (lorsqu’il
n’apparait pas dans le corps de l note), la signature suivie des nom et prénom du signataire.
21
 Page 22sur 44

NB : la note de service peut être rédigée dans un style personnel et direct (Je porte à la
connaissance de…….que…..) ou impersonnel (Il est porté à la connaissance de….que…).

Exemple de présentions

Institut Africain de Technologie

Direction des Etudes et de la Formation
Tel………………..
e-mail…………
Note de service N°017/IAT/DE/FOR
Il est porté à la connaissance de tous les étudiants de l’Institut Africain de
Technologie que le port du badge sera obligatoire dans l’enceinte d’établissement
A partir du 10 décembre 2016.
Le non-respect de cette mesure exposera les éventuels contrevenants à un refus
systématique d’accéder à l’établissement.
Fait à Niamey le 03 décembre 2016
Le Directeur des Etudes et de la Formation
Signature
Prénom et Nom
Ampliations
……………...
………………

La note d’information
La note d’information est un document qui porte des informations complémentaires
concernant un dossier, une situation, etc. Elle est comparable au rapport, car elle doit
comporter, après la description des faits, les observations de son auteur à l’attention du
destinataire afin de l’éclairer et de lui permettre de prendre la décision qui sied. A la
différence du rapport, est la note d’information est brève et de diffusion interne. Elle
comporte les mentions ci-après : le timbre, le lieu et la date de signature, le titre auquel
sont incorporés l’objet et le destinataire, le titre de son auteur, sa signature suivie de ses
nom et prénom.
22
 Page 23sur 44

Exemple de présentation

Timbre du service Niamey, le…………………………..

Note d’information à l’attention de Monsieur le…….

Relative à………………………………………………

……………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………
…

…………………………………………………………………………………………………
…

………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………
…

…………………………………………………………………………………………………
…
………………………………………

Le Directeur de………..
Signature
Nom et prénom

NB : La note peut être ascendante ou descendante. Ainsi, lorsqu’elle émane du supérieur, on

écrira : note pour Monsieur le……. Mais lorsqu’elle provient du subordonné on écrira : note
à l’attention de Monsieur le…….

23
 Page 24sur 44

LE BORDEREAU D’ENVOI ET LE SOIT TRANSMIS

I. LE BORDEREAU D’ENVOI (B.E)

C’est un document, sommaire dans sa rédaction, utilisé pour transmettre des pièces d’un
service à un autre, chaque fois que cette transmission ne nécessite pas de commentaire
justifiant la rédaction d’une lettre.

1) Présentation du bordereau d’envoi (B.E.)

Le BE Comporte dans sa partie imprimée les éléments suivants :

En haut à gauche : la désignation de l’Etat ; l’en-tête du service expéditeur (timbre du service
expéditeur).
En dessous du timbre : la mention en blanc du numéro d’enregistrement ;

Au milieu de la ligne : le titre Bordereau d’Envoi en lettres majuscules accompagné à droite et

en dessous de la préposition « à ».
En dessous, un cadre divisé en trois (3) colonnes.
 La 1ère plus large porte le titre de « désignation des pièces ».
 La 2ème porte le « nombre de pièces ».
 La 3ème à droite porte le titre « Observations ».

2) Utilisation du B.E.

L’utilisateur complétera les mentions numéro d’enregistrement, date et lieu et précisera le

destinataire.
Dans la colonne « désignation des pièces », : chaque document transmis est identifié
sommairement mais de façon précise surtout si plusieurs documents différents sont transmis
ensemble. Cela permet de les identifier sans erreur.
Dans la colonne « Nombre de pièces » : on mentionne le nombre d’exemplaires de chaque
document transmis en chiffre.
Dans la colonne « Observations » : on porte la (ou les) mention(s) sommaire(s) relative(s) à la
transmission. Les formules les plus courantes sont :
 Pour information : pièce envoyée à titre indicatif.
 Pour attribution : pièce relevant de la compétence du destinataire.

24
 Page 25sur 44

 A toutes fins utiles : pièce pouvant intéresser le destinataire qui en fera ce qu’il
juge utile.
D’autres formules comme pour étude, pour avis et retour peuvent être portées dans la colonne
observations relativement aux pièces transmises.
Après avoir rempli ces trois (3) colonnes, on porte en bas le nombre total de pièces
transmises.
Le bordereau est alors signé en bas de page selon les règles normales de l’apposition de
signature.
(Voir exemples de B.E ci-après)

EXEMPLE 1

REPUBLIQUE DU NIGER Niamey, le …………….

*******

MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS

SECONDAIRES

********
DIRECTION DE LA GESTION DES RESSOURCES
HUMAINES
B.P : 557 - Niamey

LE MINISTRE

N°---------------------------/MEB/DAAP/PREV à

Monsieur…………

BORDEREAU D’ENVOI

DESIGNATION NOMBRE DE OBSERVATIONS

PIECES
Lettre N°02036/MEB/DAAP/PREV du 15 juin 1999 9 Pour transmission à
l’agence de coopération
internationale.

TOTAL 09
RECU
A---------------------------le-------------------------------

P. LE MINISTRE DES ENSEIGNEMNTS SECONDAIRES

LE SECRETAIRE GENERAL
Signature

Nom et Prénom
25
 Page 26sur 44

EXEMPLE 2

REPUBLIQUE DU NIGER Niamey, le…..

*******

MINISTERE DE L’EDUCATION DE BASE

********
DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT PRIVE
B.P : 557 - Niamey

LE DIRECTEUR

N°---------------------------/MES/DEPRI à

Monsieur

BORDEREAU D’ENVOI

DESIGNATION NOMBRE DE PIECES OBSERVATIONS

TOTAL

RECU Signature

A -------------------le ----------------------------
ABOUBACAR MAMADOU BADJE

26
 Page 27sur 44

LE SOIT TRANSMIS (ST)

Le soit transmis est une variante du BE qui sert normalement à transmettre un dossier
homogène ou un acte individuel. Il comporte, outre le timbre du service expéditeur, le titre
soit transmis suivi de « à Monsieur »…

Ce titre sera suivi des instructions relatives au traitement de la pièce transmise.

Exemple :

SS/DR
REPUBLIQUE DU NIGER Niamey, le ………………

Fraternité – Travail – Progrès

*******
Ministère des Enseignements Secondaire et
Supérieur, de la Recherche et de la Technologie
*******
Direction des Enseignements
des Cycles de Base II et Moyen

LE DIRECTEUR

N°---------------------------/MESS/R/T/DECB II/M

Soit transmis à

Monsieur l’Inspecteur des Enseignements des cycles de Base II et Moyen de -----------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Objet : Pour remise à l’intéressé

Copie de l’arrêté N°------------------------------du-----------------------------portant

avancement automatique de M------------------------Professeur de CEG, Mle-------------
------------ en service au C.E.G de------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------

Signature
27
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Nom et Prénom

Le communiqué

C’est un document par lequel une autorité administrative porte une information ou une
décision à la connaissance du public par la presse écrite par la télévision ou par la Radio. Le
communiqué provient toujours d’un service compétent pour informer, il est toujours officiel.

Les communiqués doivent être brefs, clair et précis. Ils comportent les mentions suivantes :

1- le timbre du service qui donne l’information ;

2- le titre communiqué écrit en caractères majuscules avec entre parenthèse le n° du

communiqué et le nombre de diffusions ou de publication demandée ;

3- une phrase introductive indiquant quelle est l’autorité qui informe et éventuellement les
destinataires particuliers.

Exemples : Le préfet de …………communique aux usagers de la route…..

Le Ministre des Enseignements Moyen, Supérieur et de la Recherche Scientifique

communique aux élèves dont les suivent qu’ils sont convoqués à …( le lieu) ; la date et l’
heure, pour affaire les concernant.

Le Président du Conseil de Ville de Niamey communique à la population de la

capitale………

4- le lieu et la date de la rédaction du communiqué ;

5- la signature, le nom et la qualité de l’autorité qui informe ou de son délégué.

Exemple de Communiqué

BH/DB

République du Niger Niamey, le 19 février 2013-02-

19

28
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Gouvernorat de Niamey

N°______/GNY

COMMUNIQUE RADIO

( à diffuser trois fois)

La Gouverneur de la région de Niamey communique :

Les élèves des établissements primaires et secondaires de la région sont informés qu’à
l’occasion de la tenue à Niamey de la 34è édition du sabre national, les vacances de fin du
semestre auront lieu du 19 au 4 mars 2013.

La Gouverneur de la Région de Niamey

Madame Kané Aïchatou

La correspondance commerciale

Elle ne concerne que les acteurs qui interviennent dans le secteur privé. Elle s’adapte aux
exigences du monde des affaires. La célérité et la recherche du profit sont au centre des
intérêts que doit défendre cette lettre.

1. Les principaux types de lettres commerciales

Il existe plusieurs types de lettres commerciales.

 Les plus fréquentes sont :
- Les lettres de demande d’information que l’entrepreneur adresse à ses fournisseurs,
avant de prendre une décision, pour se renseigner sur la qualité et le prix des produits
ou service ;
- Les réponses aux lettres de demande d’information qu’il reçoit de sa propre clientèle
au sujet des biens et services qu’il vend ;
- Les avis qu’il doit donner à des tiers avec lesquels il est en relation (avis d’expédition
de marchandises à un client, de règlement de facture)
 Les lettres qui interviennent lorsque la transaction ne se déroule pas comme convenu :

29
 Page 30sur 44

- Les lettres de réclamation (demande d’explication, demande de réparation d’un

préjudice subi adressée aux tiers qui n’exécute qu’imparfaitement leurs obligations) ;
- Les réponses aux réclamations reçues : il s’agit soit de lettres d’excuse (lorsque la
réclamation est justifiée), soit des lettres de justification (lorsque la réclamation n’est
pas fondée) ;
- Les lettres qui sollicitent du correspondant un service, une modification à une
rédaction plus délicate que le premier cas des intérêts se heurtent ; elles ont à plaider
une cause, à convaincre leur destinataire.

2. La structure générale de la lettre commerciale

C’est une communication écrite dans laquelle on retrouve les trois phases de la
conversation écrite, à savoir :
- La prise de contact qui doit annoncer les couleurs, c'est-à-dire jeter les bases
de la communication. Il peut s’agir d’un rappel lorsque la lettre fait suite à une
précédente ou une information sur le contexte, s’il s’agit d’une première lettre ;
- L’exposé de l’objet de la communication, c'est-à-dire le développement de
l’objet de la lettre. Le rédacteur parle à la première personne du singulier « Je »
ou du pluriel, quand il écrit au nom d’une entreprise ou d’un ensemble de
personnes ;
- La conclusion qui intervient entre le corps de la lettre et la formule de
politesse interviendra la conclusion dans laquelle le rédacteur résume le
contenu de la lettre et invite le destinataire à adhérer à sa requête. Elle peut être
l’expression d’un souhait ou l’annonce de ce qui sera fait. La conclusion met
fin au développement mais ne constitue pas la dernière partie de la lettre.
- La prise de congé qui se remarque par une formule de politesse qui remplace
ici le salut qu’échangent deux interlocuteurs avant de se séparer.

3. La présentation de la lettre commerciale

La lettre commerciale peut respecter la présentation normalisée ou AFNOR :

Association Française de Normalisation (voir model). Cette présentation est le plus
souvent utilisée par les administrations, les cabinets d’avocats, les notaires, etc.
En dehors de la présentation normalisée, il existe 2 autres types de présentation
standard, à savoir :
- La présentation à la française ;
- La présentation à l’américaine (voir modèles).
Dans la pratique, la plupart des entreprises utilisent une présentation personnalisée qu’elles
conçoivent elles-mêmes. Cela leur permet de mettre en évidence les informations qui les
avantagent.

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Exemple1 de Présentation d’une lettre commerciale à la française

Société d’Exploitation des Eaux du Niger

Rue………………………………………
Tel………………….
e-mail………………………..

Société Nigérienne d’Electricité

Rue……………………………………..
Tel………………………………………
e-mail……………………………………
Objet :
V/demande de branchement
Niamey,

31
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le 10 avril 2016

Messieurs,
En réponse
à………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..
Le Directeur Général
Signature
Amadou GARBA

32
 Page 33sur 44

Société d’Exploitation des Eaux du Niger

Rue………………………………………
Tel………………………………………..
e-mail…………………………………….

V/Réf :………
N/Réf :………
Niamey, le 10 avril 2016
Société Nigérienne d’Electricité
Rue………………………………………..
Tel…………………………………………
e-mail………………………………………
Messieurs,

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………....
………………………………………………

………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………..
33
Le Directeur Général
Signature
Amadou GARBA
 Page 34sur 44

Exemple2 Présentation d’une lettre commerciale à l’américaine

LE COMPTE-RENDU

I. CARACTERISTIQUES

Le compte-rendu est un document descriptif qui porte sur l’exécution d’une mission, sur
un fait précis, sur un événement, une situation ou le déroulement d’une réunion. C’est un
exercice qui consiste à ‘‘rapporter’’ l’essentiel de ce qu’on a fait, vu, constaté ou entendu.
On distingue généralement : le compte-rendu de réunion ou d’assemblées, le compte-
rendu d’activités ou de gestion, le compte-rendu d’accidents, etc.
Le compte-rendu de réunion ou d’assemblée relate les débats ; il reprend ce que les
uns et les autres ont dit au cours de la séance. En général, il doit remplir les conditions
d’objectivité, de clarté et de précision. Son rédacteur doit toujours se garder de formuler
un jugement personnel, de prendre parti ou d’interpréter les événements car il ne doit pas
chercher à orienter l’action du destinataire.
Le Compte-rendu se contente de décrire les événements ; il ne doit contenir ni
introduction, ni conclusion.

II. LES DIFFERENTS TYPES DE COMPTE-RENDU

1) selon les manières, on peut distinguer deux types de compte-rendu :
a. Le compte-rendu intégral ou in extenso : dans cette forme de compte-rendu,
il s’agit de transcrire intégralement les paroles échangées au cours de la réunion ou de
l’assemblée. On précise le nom et la qualité de chacun des intervenants ainsi que le
contenu de l’intervention.
b. Le compte-rendu analytique ou résumé : C’est le type le plus utilisé. Ici, il
ne s’agit point de transcrire exactement les paroles échangées mais de faire une
synthèse des interventions en dégageant les différentes tendances. On mentionnera
surtout celles présentant un intérêt certain. Même dans ce type de compte-rendu, les
décisions, les résolutions et les vœux doivent être entièrement rapportés.

2) Selon les objets ou la matière, on distingue trois types de compte-rendu :

a) Le compte rendu d’activité ou de mission
Il est établi par son auteur soit de sa propre initiative, soit sur ordre, afin de rendre compte de
façon objective d’un événement ou une situation. Ce type de compte-rendu n’est soumis à
aucune règle spécifique. Il comporte les principales mentions de la lettre administrative :
- Le timbre (en haut à gauche) ;
- Le lieu et date (en haut à droite ou dans le texte du compte rendu) ;
- Le texte du compte-rendu (qui peut comporter une introduction, un
développement et une conclusion) ;
- La signature (du rédacteur du compte-rendu).
b) Le compte-rendu d’accident : Il est dressé en cas d’accident et vise à aider à
la détermination des responsabilités. Dans ce type de compte-rendu, les faits
doivent être décrits avec exactitude car il s’agit d’établir le lien ou l’absence de
lien entre l’accident et le service.
Le texte du compte-rendu d’accident doit comporter les mentions suivantes :
34
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- S’il s’agit d’un accident de personnes :

 Identité complète de la ou des victimes, âge et profession ;
 Circonstances détaillées de l’accident : date, heure, lieu et description de celui-
ci ;
 Conséquences de l’accident (blessures, soins donnés, incapacité prévisible) ;
 Identité et adresse de témoins s’il y en a.
- S’il s’agit d’un accident de véhicules :
 Date, heure et lieu de l’accident ;
 Identification des véhicules et de leurs documents de circulation ;
 Identification des chauffeurs et des propriétaires ;
 Description de l’accident (accompagnée si besoin de croquis) ; conséquences
de l’accident ;
 Identité et adresse des témoins éventuels ;
 Mention du constat de police s’il y a lieu.
- S’il s’agit d’un accident de machine :
 Identification de la machine ;
 Description de circonstances de l’accident ;
 Nature et étendu des dégâts et durée prévisible d’immobilisation ;
 Mesures prises pour sa réparation.
Remarque : Le compte-rendu d’accident doit comporter la mention compte-rendu
d’accident ; il est daté et signé par son auteur.
c) Le compte-rendu de réunion
Il est également soumis aux obligations de précision et d’objectivité. Il comporte les mentions
suivantes :
- Le timbre du service responsable de la réunion.
- Le titre qui fait ressortir le mot COMPTE-RENDU et la matière sur laquelle
porte le compte-rendu.
- Le prologue sous la forme d’une phrase qui rappelle : la date, l’heure, le lieu,
l’objet ainsi que le nom et la qualité de la personne qui la dirige.
Exemple : Le 12 juin 2013, à 10 heure, dans la Salle ……, s’est tenue une réunion en
vue de statuer sur la discipline à …., sous la Présidence de Monsieur XY, Directeur
Général de l’Ecole.
- La liste des participants : On y mentionnera le nom et la qualité de chacune
des personnes ayant pris part à la réunion. Si la liste est longue, on la place en annexe
au document. Pour les absents, on mentionnera le nom et le motif de l’absence.
- L’ordre du jour : On y fait figurer les différents points débattus au cours de la
réunion.
- Le corps du compte-rendu : il reprend chaque point de l’ordre du jour en
relatant tout ce qui a été dit sans oublier de décliner le nom et la qualité de
l’intervenant.
- La fin du compte-rendu : Elle fait généralement mention de l’heure à laquelle
la séance a pris fin. Elle se termine très souvent par une phrase du type : « L’ordre du
jour étant épuisé, le président a levé la séance à ….heure ».
- La signature : Le compte-rendu est daté et signé au bas de la dernière page, et
à droite par le secrétaire de séance.

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 Page 36sur 44

Exemple1Présentation du compte-rendu de réunion

Timbre ou adresse du
service responsable du
compte-rendu (1)
COMPTE-RENDU DE …………(2)
Le dimanche 12 mai 201……………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………… (prologue) (3)
Etaient présents : (4)
-Liste de tous les participants
-Liste des absents et motifs de leur absence

L’ordre du jour comporte les points suivants : (5)

1) …………………….
2) …………………..

Développement (6)

…………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
……………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
……………………………………………
L’ordre du jour étant épuisé, le Président a levé la séance à …….heures. (7)
Fait à
…..le ……20…. (8)
Le
Secrétaire de séance

Signature

Exemple 2 Présentation du compte-rendu de mission

Timbre ou adresse du
Lieu et date (2)
service responsable du
compte-rendu (1)
Le Directeur/La Directrice
Á

Monsieur/Madame………(3)
Objet : Compte-rendu de la Mission….(4)
36
 Page 37sur 44

(Introduction)
…………………………………………………………………………………………………
………………
………………………………………………………………………………………………(5)

(Développement)…….…………………………………………………………………………
…………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………..
………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………
……………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………. ……………………………………………………….
……………………………….(6)

(Conclusion)…………………………………………………………………………….............
..................................................
…………………………………………………………………………………………………
…………………………(7)

Signature (8)

Prénom et Nom

Remarque : Le bon compte-rendu doit être fidèle, complet et simple dans son style.

LE PROCÈS VERBAL
Le procès-verbal est la transcription intégrale d’une réunion. C’est un document, à l’origine,
élaboré exclusivement par des agents assermentés, c’est-à-dire des personnes ayant juré de
toujours dire la vérité dans l’exercice de leurs fonctions. On l’utilise généralement dans les
réunions de négociation entre parties à intérêts opposés, pour éviter les interprétations
subjectives des décisions prises ou des propositions faites.
Le procès verbal se distingue du compte-rendu essentiellement par : son titre comprenant le
mot PROCES-VERBAL suivi de l’objet ; sa forme plus rigide (pour le prologue, on écrira par
exemple : L’an deux mille treize et le dimanche douze mai, s’est tenu……) et le nombre
des signataires (le secrétaire de séance, le Président de séance et les parties engagées dans les
négociations ou leurs représentants). En outre, l’auteur du Procès-verbal est dans la plupart
des cas commissionné officiellement.

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PRÉSENTATION DU PROCÈS-VERBAL
Timbre ou adresse du
service responsable du
Procès-verbal (1)
PROCÈS-VERBAL DE …………(2)
L’an deux mille treize et le dimanche douze mai, s’est
tenu……………………………………………………………….
…………………………………………………… (3)
Etaient présents : (4)
-Liste de tous les participants
-Liste des absents et motifs de leur absence
L’ordre du jour comporte les points suivants : (5)
1) …………………….
2) …………………..
Développement
………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………….(6)
L’ordre du jour étant épuisé, le Président a levé la séance à …….heures. (7)
Fait à …..le
……20…. (8)
Le Secrétaire de séance Le Président de séance
Signature Signature
Pour le… Pour le… Pour le… Pour le… Pour le… etc.
Signature Signature Signature Signature
Signature

Le Rapport
I. Caractéristiques générales
Le rapport est un document très important de la vie administrative. En effet, la plupart des
actes et des interventions de l’administration prennent appui ou se terminent sur un rapport.
Par ailleurs, les subordonnés y ont recours pour rendre compte à leurs supérieurs d’une
question importante, afin de leur permettre une meilleure appréciation d’une situation.
C’est un écrit qui présente des similitudes avec la note d’information. Elle en diffère surtout
par son caractère plus large alors que la note d’information est généralement assez brève et de
diffusion interne.
Le rapport présente également des similitudes avec le compte-rendu. Cependant, à la
différence de ce dernier, qui est un document essentiellement descriptif, le rapport interprète
les faits pour émettre des suggestions dégager des conclusions permettant au supérieur
d’apprécier la pertinence des ces suggestions en les acceptant ou en les rejetant.
La rédaction du rapport n’est soumise à aucune règle particulière, mais le souci de rigueur et
de clarté est de mise.
II. Les différents types de rapports.
Il existe plusieurs types de rapports
1) Le rapport d’étude
Il présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une question précise.
Très courant, le rapport d’étude peut porter sur des questions diverses : évolution
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démographique de la région de Tillabéri ; campagne de reboisement dans la région de

Tahoua ; scolarisation de la jeune fille dans la zone nomade, etc. Pour établir ce genre de
rapport, il faut avoir une connaissance approfondie de la question traitée.
2) Le rapport d’inspection et le rapport de mission
Le rapport d’inspection est établi par un supérieur ou un agent d’un corps d’inspection,
lorsqu’il a effectué une tournée de contrôle dans des services ou auprès d’agents subordonnés.
Le rapport de mission est rédigé à la suite d’une mission précise : les faits relevés doivent être
correctement exposés et l’activité de l’agent appréciée en regard des normes légales.
3) Le rapport disciplinaire
C’est le rapport qu’un supérieur adresse à la hiérarchie pour signaler le mauvais
comportement d’un de ses agents et demander une sanction. Il expose clairement et
chronologiquement les faits reprochés et suggère une sanction. Le rapport disciplinaire doit
être sobre et objectif.
4) Le rapport périodique
Il peut être mensuel, semestriel ou annuel. Ce genre de rapport est généralement prévu par une
disposition réglementaire. Il sert à faire le bilan périodique de l’activité du service. Le canevas
du rapport périodique est très souvent imposé.
5) Le rapport technique
Le rapport technique est consécutif à une mission ou à une inspection effectuée sur ordre de
l’autorité supérieure ou dans le cadre normal des activités d’un fonctionnaire. Il comporte
deux parties principales : l’exposé des faits et une proposition de mesures à prendre.

PRÉSENTATION DU RAPPORT
REPUBLIQUE DU NIGER Lieu et date
MINISTERE DU…………
DIRECTION………………
SERVICE DE………………
RAPPORT
à Monsieur/Madame (la qualité du destinataire)
Objet :…………………..
Corps du Rapport
1. Introduction
- J’ai l’honneur de vous rendre compte de…………..
- Comme suite à votre demande, j’ai …………………
2. Développement
- exposé des faits
- analyse des faits et commentaire
- proposition de solution
3. Conclusion
Résumé des propositions présentées (important surtout pour un long rapport) et s’il y a
lieu demande d’instructions.
Qualité
Signature
Prénom et Nom

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LE CURRICULU VITAE
1. Définition
Le mot provient du latin. Il signifie littéralement « carrière de la vie ». C’est une sorte
d’autobiographie résumé ; un ensemble d’indications relatives à l’état civil, aux capacités, aux
diplômes et aux activités passées d’une personne.
2. Les règles incontournables
Pour produire un cv, il faut présenter un texte lisible, car beaucoup d’entreprises
possèdent des spécialistes chargés d’examiner les demandes d’emploi. C’est dire que
rien n’est toléré de leur part. C’est pourquoi il faut :
 des feuilles blanches ; un document dactylographié ;
 ne jamais écrire au verso ;
 laisser une marge de 3 à 4 cm ; ne pas signer.
 Une photo d’identité récente et de bonne qualité si possible.
3. Le contenu du cv
Ici, on doit uniquement se limiter aux renseignements strictement nécessaires. Il faut éviter
des bavardages inutiles. Ce n’est pas non plus le lieu de faire étalage de ses problèmes.
On peut avoir plusieurs possibilités de plan.
Mais on peut retenir ces deux plans réguliers
4. Première possibilité de plan
4.1. Préciser son identité
 En haut, à gauche : écrire ses nom et prénom ; son adresse électronique, son
numéro de téléphone ;
 En haut, au milieu : indiquer en caractère gras sa fonction.
4.2. Utiliser trois ou quatre rubriques, mais pas forcément dans l’ordre qui suit.
4.2.1. Rubriques et contenus
A. Formation
On doit retenir ici ce qui éclaire le projet professionnel ; se limiter à ce qui est essentiel. On ne
doit pas faire l’historique de sa scolarité.
B. Expérience professionnelle
Cette rubrique concerne évidemment un ancien. Mais un débutant va s’en tirer en valorisant
ses stages et petits travaux. Il faut bien indiquer les cordonnées des entreprises où l’on a
travaillé ; il faut également bien indiquer les tâche accomplies et les fonctions assumées.
C. Langues
Ce sont les langues parlées et/ou écrites. Il est conseillé de ne pas tricher ici car de toutes les
façons la vérité s’impose vite.
D. Divers
Cette rubrique concerne d’autres activités exercées telles que :
 Le service militaire ;
 Le sport ;
 La lecture, etc.

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Exemple de CV

CURRICULUM VITAE
Identité

AGENT COMMERCIAL

Formation
Bac + 3 : Licence professionnelle en 20…, au CESAG de Dakar
Expérience Professionnelle
2004 : Stage pratique au………
 Service accueil
 ………………
2005: Société de………à Niamey
 Direction marketing
 ………………
 ……………….
2008 : ………………………………….
Langues
 Anglais : lu parlé et écrit
 ………………………….
Divers
 Sport : pratiquant du karaté ;
 Permis de conduire, catégorie B.
 ………………………………
4. Deuxième possibilité de plan
Ici, on peut directement commencer par les rubriques. Par exemple :

CURRICULUM VITAE

ETAT CIVIL
 Nom (en lettres capitales) ;
 Prénom (usuel) ;
 Date et lieu de naissance ;
 Situation militaire.
ETUDES ET COMPETENCES
Comme dans la première possibilité, on évite de faire l’historique de sa scolarité. On ne
remonte à ses études antérieures que si les circonstances l’exigent. Par ailleurs, on commence
toujours par le dernier diplôme.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
Il s’agit ici de citer les institutions dans lesquelles on a travaillé, l’année de présence, la ou les
fonction(s) occupée(s) ou l’emploi tenu. Ces renseignements doivent être détaillés.
REFERENCES

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Il s’agit ici de donner une ou deux adresses de personnes ou d’institutions qui peuvent donner
des renseignements sur vous. Cela peut avoir un lien avec les études (école) ou les activités
professionnelles.
DIVERS
On doit signaler ici ce qui est relatif à des circonstances particulières : compétences en
informatique, sport, etc.
NB : que ce soit la première ou la deuxième possibilité, le contenu est sensiblement le même ;
à chacun de choisir ce qu’il veut mettre en évidence.

LA SYNTHESE DE DOCUMENT
I. CARACTERISTIQUES DE L’EXERCICE
C’est un exercice qui vise à mettre en évidence la capacité des candidats à analyser le contenu
de plusieurs documents ; à confondre ces analyses sous la forme d’une note de synthèse
objective rigoureusement organisée.
La synthèse de document doit être organisée selon les règles rhétoriques de la dissertation
qui impliquent l’élaboration d’un plan personnel, précédé d’une introduction et aboutissant
à une conclusion dont la particularité sera d’être conçue en deux parties.
La spécificité de la synthèse de documents pratiquée dans le cadre des BTS est d’être une
dissertation dont le contenu est fourni exclusivement par l’ensemble des documents proposés.
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II. L’INTRODUCTION
La dimension de l’introduction est, en moyenne, de dix lignes (de quinze à vingt lignes au
maximum). Elle doit se dérouler en trois étapes :
1) La présentation des documents : elle doit présenter rapidement mais
suffisamment chacun des documents proposés car l’attention des candidats est appelée
sur la matière offerte par ces documents et non sur leur culture générale.
2) La situation du problème : il s’agit de situer clairement le problème autour
duquel tourne l’ensemble des documents. Ce problème peut se trouver précisé dans le
libellé du sujet. Il peut aussi ne pas l’être. Dans ce dernier cas, le candidat doit alors
définir lui-même le cadre de la problématique.
3) L’annonce du plan : il s’agit d’annoncer brièvement le plan qui sera suivi
dans la note de synthèse.

III. LE DEVELOPPEMENT
Le développement doit être impérativement objectif dans son contenu. Aucune idée extérieure
aux documents proposés ne devra être ajoutée ; de même, aucune opinion personnelle ne peut
être exprimée. En effet, dans sa forme le développement doit être personnel, rédigé dans le
langage du candidat.
Le développement proprement dit de la note de synthèse comportera plusieurs parties. Mais
celles-ci ne seront en aucun cas la succession d’analyses ou de résumés des différents
documents du dossier. Elles se fonderont sur la confrontation organisée des différents
arguments du dossier dans son ensemble.
Le candidat devra surtout veiller à ce que le plan soit progressif et dynamique, c’est-à-dire
efficace. Il doit en effet être un moyen original de transformer l’ensemble des informations
disparates fournies par les différents documents en un énoncé argumenté et unifié, organisé
autour de l’idée directrice suggérée par la problématique.
Le développement exige des références précises et explicites, tirées des documents. Ces
références ne sont pas, en principe, des citations des textes, à l’exception de citations brèves et
particulièrement éclairantes. En revanche, on doit reformuler de façon synthétique les idées
des auteurs en indiquant à l’aide de formules et de tours suffisamment variés, de quel auteur il
s’agit.
Il faut éviter de consacrer toute une partie du développement à un seul document. En effet,
chaque étape du développement doit proposer une confrontation d’idées. Pour autant, il ne
faudrait pas se sentir contraint d’utiliser, artificiellement, tous les documents dans chaque
partie.
III.LA CONCLUSION
Elle sera composée de deux parties nettement distinguées dans leur présentation.
1) La première partie
De quatre à six lignes, elle aura pour but de synthétiser le contenu du développement et
d’apporter des éléments de réponse à la problématique soulevée dans l’introduction. Elle
sera donc objective à l’image du développement.
2) La deuxième partie
Elle sera toujours exigée dans le libellé même du sujet : « (…..). Vous donnerez en suite votre
avis personnel sur le problème ». C’est dans cette partie que les candidats seront invités à :
- Exprimer une opinion personnelle, occasion pour eux d’ouvrir la
problématique initiale à d’autres aspects du sujet, non évoqués dans le dossier.
- Prendre une position critique sur le contenu même des documents.

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IV. LA METHODE DE TRAVAIL

1) L’analyse préalable
C’est le temps de la lecture, d’abord globale puis approfondie, afin de saisir les mouvements
des documents :
- Lire le dossier en entier pour en dégager repérer la qualité et l’intérêt respectif
des différents documents et pour comprendre le sens général. C’est pendant cette
première lecture qu’on verra si les documents proposés sont complémentaires ou si, au
contraire, ils apportent des informations différentes ou opposent des points de vue.
- Puis essayer, au brouillon, de distinguer les faits que chacun des documents
apporte en distinguant les points de vue et le plan de chacun. On tâchera de distinguer
les idées importantes et accessoires afin de peser la valeur de chaque document.
2) Le relevé sélectif des idées
Document après document, il convient en suite de relever les différentes idées.
3) La confrontation
Portant sur le même sujet, les documents risquent de répéter naturellement certains faits. Il
convient donc de distinguer les éléments communs, ceux qui sont originaux, ceux qui sont
complémentaires et en même temps séparer les informations essentielles de celles qui sont
accessoires. On accordera plus de place à ce qu’on reprend au plus riche des documents.
Si les documents proposés contiennent des points de vue opposés, il faudra :
- Bien dégager les thèses en présence et formuler clairement ce que chacun veut
prouver ;
- Identifier les principaux arguments utilisés par chaque auteur tant au niveau du
contenu que du type ;
- Repérer les idées, les arguments qui s’opposent et comment ils s’opposent
(négation pure et simple, interprétation contestée, déplacement du débat..).
4) La rédaction
Tous les conseils donnés pour le résumé de texte et la dissertation sont applicables ici ; mais il
faut retenir quelques caractères propres à la synthèse de documents.
- La synthèse n’est pas une juxtaposition des styles des différents auteurs ; elle
sera une rédaction personnelle : le rapiéçage de morceaux ou expressions empruntés
aux auteurs serait mal vu.
- La fidélité et l’esprit d’objectivité doivent être rigoureusement observés.

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