INTRODUCTION

Le comité d'accueil est un projet visant à offrir des services de conciergerie haut de gamme aux personnalités
VIP de l'Église évangélique. Notre objectif principal est de soulager les membres et les dirigeants d'église des
aspects non spirituels de leur vie, leur permettant ainsi de se concentrer pleinement sur leur mission
spirituelle. Notre service comprendra une gamme complète de services de conciergerie, allant de la gestion
des tâches quotidiennes à des expériences exclusives.

OBJECTIFS DU PROJET

1. Offrir un soutien logistique et pratique aux personnalités de l'Église évangélique pour les aider à
gagner du temps et à réduire le stress.

2. Créer un service personnalisé qui répond aux besoins spécifiques des invités.

3. Assurer la confidentialité et la discrétion absolue pour garantir la confiance et la tranquillité d'esprit de

nos invités.

4. Collaborer avec des partenaires de confiance pour offrir des expériences uniques, des voyages
sacrés aux retraites spirituelles.

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 SERVICES PROPOSÉS

5. Gestion des tâches quotidiennes : Notre équipe prendra en charge la gestion des horaires, la
coordination des rendez-vous, la réservation des déplacements et d'hébergement, ainsi que d'autres
tâches logistiques.

6. Services de bien-être et de détente : Pour aider nos clients à maintenir leur équilibre mental et
physique, nous proposerons des activités de détente et de découverte.

7. Soutien administratif : Gestion des dons et autres tâches administratives lors de leur séjour.

PLANIFICATION STRATÉGIQUE

1. Évaluation de la Situation Actuelle :

On commence par une évaluation approfondie de la situation actuelle du comité d'accueil. Cela inclut
l'examen des performances passées, des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces (analyse
SWOT) qui peuvent affecter le comité.

2. Définition de la Vision et de la Mission :

On détermine la vision à long terme du comité d'accueil, c'est-à-dire ce qu'on aspire à devenir. On établit
également une mission claire qui définit le but du comité et les valeurs fondamentales qui le guideront.

3. Objectifs Stratégiques :

On identifie des objectifs stratégiques spécifiques qui contribueront à réaliser la vision et la mission. Ces
objectifs doivent être mesurables, réalistes et alignés sur les besoins des invités et de l'Église.

4. Analyse des Parties Prenantes :

On analyse les parties prenantes impliquées dans le comité d'accueil, notamment les invités, les membres,
les responsables. On tient compte de leurs besoins et de leurs attentes pour orienter la planification
stratégique.

5. Développement de Stratégies :

On élabore des stratégies spécifiques pour atteindre les objectifs définis. Cela peut inclure des initiatives
telles que l'amélioration de la formation des membres, l'expansion des services offerts ou l'augmentation de
la visibilité du comité.

6. Plan d'Action :

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On établit un plan d'action détaillé qui répertorie les étapes concrètes à suivre pour mettre en œuvre les
stratégies. Chaque étape doit être attribuée à des membres responsables et avoir des échéances claires.

7. Allocation des Ressources :

On identifie les ressources nécessaires pour mettre en œuvre le plan, qu'il s'agisse de budgets, de personnel
supplémentaire ou de matériel de formation. On établit également des mécanismes de suivi des ressources
pour garantir leur utilisation efficace.

8. Suivi et Évaluation :

On met en place un système de suivi et d'évaluation pour mesurer les progrès par rapport aux objectifs
stratégiques. On ajuste le plan en fonction des résultats et des leçons apprises au fil du temps.

9. Communication et Transparence :

On communique régulièrement la stratégie et les progrès réalisés à tous les membres du comité. La
transparence renforce l'engagement et la compréhension commune des objectifs.

10. Adaptabilité :

On reconnaît que la planification stratégique doit être adaptable pour faire face aux changements inattendus
ou aux nouvelles opportunités. On est prêt à réviser et à ajuster la stratégie en conséquence.

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 RECRUTEMENT ET FORMATION DES MEMBRES

Nous devons identifier des personnes discrètes et dévouées au sein de votre communauté religieuse qui sont
prêts à contribuer à ce département d'accueil.

Formation Initiale :

1. Orientation Générale : On commence par une séance d'orientation générale pour que tous les
nouveaux membres comprennent la mission, les valeurs et les objectifs du comité d'accueil.

2. Rôles et responsabilités : On explique en détail les rôles et les responsabilités de chaque membre,
en précisant clairement ce qu'on attend de chacun.

3. Protocoles et Procédures : On forme les membres aux protocoles de sécurité, de confidentialité et

d'accueil, en insistant sur l'importance de la discrétion et du respect des normes religieuses.

4. Communication : On offre une formation en communication, en mettant l'accent sur l'écoute active,
la courtoisie et la résolution de conflits.

Formation Spécifique :

1. Formation Religieuse : Si on n'est pas déjà familier avec l'Église évangélique, on reçoit une
formation sur ses croyances, ses pratiques et son histoire, de manière à être respectueux et sensible
aux sensibilités religieuses.

2. Formation Culturelle : Si les invités viennent de cultures différentes, on organise une formation sur
les différences culturelles et les protocoles d'accueil appropriés pour éviter les malentendus.

Gestion des Situations Spéciales :

1. Gestion des Situations d'Urgence : On est formé à réagir de manière appropriée en cas de situations
d'urgence, en fournissant des instructions claires sur la sécurité et les premiers secours.

2. Sensibilisation Spirituelle : On apprend à comprendre et à respecter les besoins spirituels des invités,
y compris les temps de prière, les rituels religieux et les moments de méditation.

Pratique et Simulations :

1. Mises en Situation : On participe à des mises en situation et des simulations pour mettre en pratique
ce qu'on a appris lors de la formation.

2. Feedback et Évaluation : On est encouragé à fournir un feedback constant sur la formation et à

évaluer notre propre performance, ce qui permet d'identifier les domaines nécessitant une
amélioration.

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Formation Continue :

1. Ateliers et séminaires : On assiste régulièrement à des ateliers et des séminaires pour maintenir et
améliorer nos compétences.

2. Mentorat : On participe à un programme de mentorat où les membres plus expérimentés peuvent

nous guider et nous soutenir dans notre développement.

3. Actualisation des Connaissances : On est tenu informé des dernières informations et tendances
liées à l'accueil et à la spiritualité.

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 GESTION DES RÉSERVATIONS

Nous devons créer un système de gestion des réservations simple et efficace, géré par les membres.

On doit s'assurer que les personnes chargées de la gestion des réservations sont disponibles pour
coordonner les détails et répondre aux demandes des invités.

Voici un exemple de système de gestion des réservations simple et efficace pour accueillir les personnalités
VIP:

A. Formulaire de Réservation :

On crée un formulaire de réservation en ligne que les invités peuvent remplir avec leurs informations, y
compris les dates de séjour, les préférences alimentaires, les besoins en transport, etc.

Le formulaire peut être hébergé sur le site web de l’église ou dans une base de données virtuelle comme
Google drive.

B. Base de Données des Réservations :

On configure une base de données simple pour stocker les informations de réservation. Vous pouvez utiliser
des outils gratuits comme Google Sheets ou des logiciels de base de données légers.

C. Responsable de la Gestion des Réservations :

On nomme un responsable de la gestion des réservations. Cette personne sera chargée de surveiller la base
de données et de coordonner les détails des réservations.

D. Notification Automatique :

On configure des notifications automatiques pour que le responsable de la gestion des réservations reçoive
un e-mail chaque fois qu'une nouvelle réservation est soumise.

E. Suivi des Demandes Spéciales :

On inclut un champ dans le formulaire de réservation où les invités peuvent indiquer des demandes spéciales
ou des besoins particuliers.

Le responsable de la gestion des réservations peut noter ces demandes dans la base de données et
s'assurer qu'elles sont prises en compte.

F. Communication Interne :

Établissez une communication interne efficace entre les membres, de préférence par e-mail ou via une
plateforme de messagerie instantanée.

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Tenez les bénévoles informés des réservations, des besoins spéciaux et des changements.

G. Suivi Post-Séjour :

Après le départ de l'invité, on lui envoie un questionnaire de satisfaction pour recueillir des commentaires et
des suggestions d'amélioration.

On utilise ces retours pour apporter des ajustements au système de gestion des réservations et aux services
offerts.

On s'assure que les membres sont bien formés pour garantir un service de haute qualité et une expérience
positive pour les invités.

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 ACCUEIL PERSONNALISÉ

1. Préparation en amont :

Avant l'arrivée de l'invité, le membre responsable de l'accueil doit se familiariser avec les informations de
réservation, y compris les préférences alimentaires, les besoins en transport, les demandes spéciales, et les
horaires de l'invité.

2. Accueil dès l'arrivée :

Le membre d'accueil devrait être présent à l'endroit où l'invité arrive, que ce soit à l'aéroport, à la gare ou à
l'église.

Il devrait attendre avec un panneau indiquant le nom de l'invité pour une identification facile.

3. Salutations chaleureuses :

Lorsque l'invité arrive, le membre d'accueil devrait lui offrir une salutation chaleureuse et accueillante, en
exprimant sa gratitude pour sa visite.

4. Assistance avec les bagages :

Si l'invité a des bagages, le membre doit être prêt à les aider à les porter ou à les transporter, si nécessaire.

5. Présentation de l'itinéraire :

Le membre d'accueil devrait présenter l'itinéraire prévu pour le séjour de l'invité, y compris les horaires, les
événements prévus, et les activités spéciales.

6. Prise en charge des besoins spéciaux :

Si l'invité a des besoins spéciaux, le membre doit s'assurer qu'ils sont pris en compte. Par exemple, s'il y a
une demande de salle de prière, le membre doit la préparer à l'avance.

7. Orientation :

Le membre doit fournir une brève orientation sur les installations de l'église ou de l'endroit où se déroule le
séjour, en indiquant les emplacements des principales installations, des espaces de prière, des salles à
manger, etc.

8. Remise de documents :

Le membre peut remettre à l'invité un dossier d'accueil contenant des informations importantes, y compris un
plan de la région, des numéros de contact d'urgence, et des informations sur les services disponibles.

9. Disponibilité constante :

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Le membre d'accueil doit être disponible tout au long du séjour de l'invité pour répondre à ses questions,
résoudre les problèmes et s'assurer que tout se passe bien.

10. Respect de la vie privée :

Le membre doit toujours respecter la vie privée de l'invité, en évitant d'être intrusif et en garantissant la
confidentialité de leurs conversations.

11. Adieu et remerciements :

Lorsque l'invité quitte les lieux, le membre d'accueil devrait lui faire ses adieux en exprimant sa gratitude pour
sa visite et en lui souhaitant un voyage sûr.

12. Suivi :

Après le départ de l'invité, le membre d'accueil devrait effectuer un suivi pour recueillir ses commentaires sur
l'accueil et l'expérience globale, ce qui peut aider à améliorer le service à l'avenir.

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 HÉBERGEMENT

A. Création d'une Liste d'Hébergements Approuvés :

Nous devons établir une liste officielle des hébergements approuvés, en indiquant les informations
pertinentes pour chaque option, y compris les tarifs, les contacts et les détails de réservation.

On révisera périodiquement cette liste des hébergements pour garantir que les options proposées répondent
toujours aux normes de qualité attendues.

B. Préparation des Chambres :

Assurez-vous que les chambres sont préparées à l'avance et en parfait état pour l'arrivée de l'invité, y
compris le nettoyage, la literie, les articles de toilette et tout équipement spécial requis.

C. Personnalisation des Chambres :

On tient compte des besoins spécifiques de l'invité.

D. Accueil à l'Arrivée :

Un membre de l'équipe d'accueil devra escorter l'invité jusqu'à sa chambre, expliquer les fonctionnalités de la
chambre et répondre à toutes ses questions.

E. Service de Chambre :

On s'assure qu'un service de chambre est disponible pour répondre aux besoins de l'invité, que ce soit pour
des repas, des articles supplémentaires, ou d'autres services.

F. Sécurité et Confidentialité :

Nous devons garantir la sécurité de l'invité en ayant des protocoles de sécurité en place et nous assurer que
la confidentialité est respectée en tout temps.

G. Gestion des Clés ou des Codes :

Si nécessaire, fournissez à l'invité les clés ou les codes d'accès pour leur chambre et assurez-vous qu'ils sont
informés de la manière de les utiliser.

H. Disponibilité 24/7 :

On s’assure qu'il y a toujours une personne de contact disponible en cas de besoin, que ce soit pour des
problèmes techniques, des besoins spéciaux ou des urgences.

I. Services Complémentaires :

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Nous proposerons des services complémentaires tels que le service de blanchisserie, de nettoyage à sec, de
repassage pour répondre aux besoins de l'invité.

J. Suivi de l'Hébergement :

Après le départ de l'invité, effectuez un suivi pour recueillir ses commentaires sur l'hébergement, en
demandant s'il y a des améliorations ou des ajustements à apporter.

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 RESTAURATION

1. Liste Officielle des Restaurants Approuvés :

Nous disposons d'une liste officielle des restaurants approuvés, soigneusement sélectionnés pour leur
qualité, leur respect des besoins alimentaires spécifiques de nos invités et leur proximité avec nos lieux
d'accueil.

Cette liste garantit que nos invités ont accès à une gamme d'options de restauration fiables et de qualité tout
au long de leur séjour.

2. Prise en compte des Préférences Alimentaires :

Avant l'arrivée de nos invités, nous obtenons des informations sur leurs préférences alimentaires, y compris
leurs restrictions alimentaires, leurs allergies ou leurs régimes spécifiques.

3. Menus Personnalisés :

Si nécessaire, nous coordonnons avec les restaurants de notre liste approuvée pour créer des menus
personnalisés pour nos invités, en tenant compte de leurs préférences et de leurs besoins alimentaires.

4. Service de Restauration Privé :

Si nos invités préfèrent des repas privés, nous organisons un service de restauration privé dans leur lieu
d'hébergement ou dans un espace spécifique de notre église.

5. Respect des Heures de Repas :

Nous adaptons les horaires des repas aux besoins de nos invités, en tenant compte de leur emploi du temps
religieux ou de leurs engagements.

6. Assistance pour les Repas :

Si nécessaire, nous fournissons une assistance pour les repas, en veillant à ce que nos invités aient tout ce
dont ils ont besoin à table.

7. Gestion des Réservations :

Pour les réservations dans nos restaurants approuvés, nous nous assurons que les réservations sont
effectuées à l'avance pour éviter les attentes.

8. Repas Spéciaux :

Si nos invités souhaitent organiser des repas spéciaux pour des rencontres ou des événements religieux,
nous coordonnons ces arrangements.

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 9. Suivi des Préférences :

Nous sommes attentifs aux commentaires et aux préférences de nos invités tout au long de leur séjour, que
ce soit dans nos restaurants approuvés ou lors de repas privés, et nous adaptons les repas en conséquence.

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 TRANSPORT

1. Liste de Véhicules Approuvés:

★ Identifiez les types de véhicules nécessaires, comme des berlines de luxe, des SUV, etc.

★ Sélectionnez des prestataires de services de transport de confiance.

★ Établissez des critères de qualité pour les véhicules, comme l'état de maintenance et le
confort.

★ Choisissez les véhicules qui répondent le mieux à ces critères.

2. Liste de Chauffeurs Approuvés:

★ Définissez les qualifications requises pour les chauffeurs, telles que l'expérience, la courtoisie,
etc.

★ Recrutez et sélectionnez des chauffeurs qualifiés.

★ Offrez une formation sur les protocoles de service et la sensibilité religieuse.

★ Évaluez régulièrement les chauffeurs en fonction des commentaires des invités.

★ Établissez des contrats avec les chauffeurs pour garantir leur conformité aux normes de
qualité.

3. Transport depuis/vers l'aéroport: On assure un service de prise en charge à l'aéroport, avec une
pancarte d'accueil personnalisée pour chaque invité.

4. Transport Interne: On coordonne les déplacements internes des invités vers leurs lieux
d'hébergement, d'événements et de visites locales.

5. Véhicules Confortables: On veille à ce que les véhicules soient bien entretenus, propres et
confortables, avec des équipements de luxe si nécessaire.

6. Coordination Avancée: On planifie les itinéraires et les horaires de manière à éviter les
embouteillages et les retards.

7. Sensibilité spirituelle: Les chauffeurs sont informés des besoins spirituels des invités, tels que les
temps de prière, et sont respectueux de leurs préférences religieuses.

8. Communication en Temps Réel: On assure une communication en temps réel avec les chauffeurs
pour répondre aux demandes de dernière minute.

9. Sécurité: La sécurité des invités est une priorité absolue, et on suit des protocoles stricts pour
garantir leur protection pendant les déplacements.

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10. Flexibilité: On est prêt à s'adapter aux besoins changeants des invités et à fournir des solutions de
transport flexibles.

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 DÉPART ET SUIVI

Suivi après le départ :

1. Collecte de Feedback: Après le départ des invités, on leur envoie un questionnaire de satisfaction
pour recueillir leurs commentaires sur leur séjour et sur les services offerts. Cela nous permettra
d'identifier les domaines à améliorer.

2. Remerciements: On envoie une lettre de remerciement personnalisée aux invités pour leur visite et
leur participation à des événements religieux, en exprimant notre appréciation pour leur présence.

3. Analyse des Commentaires: On analyse attentivement les commentaires des invités pour
comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. On utilise ces informations pour
apporter des ajustements futurs.

4. Gestion des Données : On s'assure de protéger la confidentialité des informations des invités et de
respecter les règles de protection des données lors de la collecte de feedback et du suivi.

5. Révisions et Améliorations: On utilise les retours d'expérience pour réviser et améliorer vos
protocoles et services. On reste ouvert aux changements pour garantir une expérience exceptionnelle
à chaque visite.

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 PROTOCOLE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Protection des Données Personnelles: Toutes les données personnelles des invités, y compris
leurs noms, coordonnées, informations de voyage, préférences alimentaires et autres détails, sont
strictement confidentielles. Elles ne sont partagées qu'avec les membres du comité d'accueil et les
prestataires de services impliqués dans le séjour.

2. Accès restreint: L'accès aux informations des invités est limité aux membres du comité d'accueil qui
ont besoin de ces données pour assurer un service de qualité. Chaque membre est informé de
l'importance de la confidentialité.

3. Stockage sécurisé: Toutes les données sont stockées de manière sécurisée, que ce soit sous forme
électronique ou physique. Des mesures de sécurité, telles que des mots de passe et des systèmes de
verrouillage, sont mises en place pour protéger ces données.

4. Transmission Sécurisée: Lorsque des informations doivent être transmises à des tiers, tel que le
transporteur aérien ou l'hôtel, des protocoles de transmission sécurisés sont utilisés pour garantir que
les données restent confidentielles.

5. Formation sur la Confidentialité: Tous les membres du comité d'accueil sont formés sur les
principes de confidentialité et signent un accord de confidentialité pour garantir leur engagement
envers la protection des informations des invités.

6. Durée de Conservation Limitée: Les données des invités ne sont conservées que pendant la durée
nécessaire à la réalisation de leur séjour et sont ensuite supprimées ou anonymisées conformément
aux lois sur la protection des données.

7. Communication Sensible: Les membres du comité d'accueil sont conscients de l'importance de ne

pas discuter des détails du séjour des invités en dehors des besoins professionnels, en particulier en
évitant les discussions publiques ou les médias sociaux.

8. Gestion des Incidents: En cas de violation potentielle de la confidentialité, un protocole est mis en
place pour signaler immédiatement l'incident, enquêter sur sa cause et prendre des mesures
correctives.

9. Audit de la confidentialité: Des audits périodiques sont effectués pour évaluer la conformité au
protocole de confidentialité et pour apporter des améliorations si nécessaire.

10. Sensibilisation des Invités: Les invités sont informés de la politique de confidentialité et de la
manière dont leurs informations seront traitées dès le début de leur séjour. Leur consentement est
obtenu pour chaque utilisation spécifique de leurs données.

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 ÉVALUATION CONTINUE

1. Collecte de Feedback en Temps Réel: Nous encourageons nos invités à fournir des commentaires
en temps réel tout au long de leur séjour. Ils peuvent le faire via notre application mobile dédiée ou en
communiquant directement avec notre équipe.

2. Analyse Immédiate: Dès réception des commentaires, notre équipe les analyse immédiatement pour
identifier tout problème potentiel ou toute préoccupation de l'invité.

3. Réponse rapide: En cas de problème signalé, nous répondons rapidement pour résoudre la situation
de manière satisfaisante pour l'invité. Nous tenons à régler les problèmes pendant le séjour lui-même
pour minimiser tout impact négatif.

4. Suivi Post-Séjour: Après le départ de l'invité, nous envoyons un questionnaire de satisfaction détaillé
pour recueillir des informations plus approfondies sur leur expérience globale.

5. Analyse des Données: Nous examinons les commentaires recueillis à travers nos différents canaux
pour identifier les tendances, les points forts et les domaines à améliorer.

6. Réunions d'Évaluation: Notre équipe se réunit régulièrement pour discuter des résultats de
l'évaluation continue et prendre des mesures spécifiques pour apporter des améliorations.

7. Révision des Processus: En fonction des conclusions tirées de l'évaluation continue, nous révisons
constamment nos processus et protocoles pour intégrer les meilleures pratiques et éviter les erreurs
récurrentes.

8. Formation Continue: L'évaluation continue nous aide à identifier les besoins de formation
supplémentaires pour notre équipe. Nous organisons régulièrement des sessions de formation pour
améliorer nos compétences et notre service.

9. Satisfaction comme Indicateur Clé: La satisfaction de nos invités est notre principal indicateur de
réussite. Nous surveillons de près cet indicateur et cherchons constamment à l'améliorer.

10. Innovation : L'évaluation continue stimule l'innovation dans nos services. Nous encourageons les
membres de notre équipe à proposer des idées pour améliorer l'expérience de nos invités.

11. Communication avec les Invités: Nous communiquons régulièrement avec nos invités pour leur
faire savoir que nous prenons en compte leurs commentaires et que nous travaillons activement pour
améliorer nos services.

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