Réalisez une comptabilité de fin d'exercice

Pour réaliser les opérations de clôture, commençons par les opérations liées au compte de
résultat. Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, intéressons-nous à une règle importante
en comptabilité, et qui impacte les opérations d'inventaire.

Il existe plusieurs principes comptables parmi lesquels celui dit "de la séparation des
exercices".

Si vous voulez en savoir plus sur les principes comptables, vous pouvez lire ce chapitre du
cours d'initiation à la comptabilité.
C'est en application de ce principe comptable que beaucoup d'écritures de clôture relatives
aux charges et aux produits vont être passées.

La notion d'exercice comptable

Chaque entité doit déterminer, librement, la date de clôture de ses comptes annuels. Bien
souvent, il s'agit d'un 31 décembre, mais cela n'a pas de caractère obligatoire.

Ainsi, l'exercice comptable sera la période allant du premier au dernier jour de chaque
période. Si, par exemple, vous décidez de clôturer les comptes le 30 juin, l'exercice
comptable en cours ira du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019.

Le principe comptable de séparation des exercices

Le principe de séparation des exercices stipule que les exercices comptables
sont indépendants les uns des autres. Ainsi, chaque exercice comptable doit
contenir tous les éléments qui le concernent, mais seulement les éléments qui le
concernent.

Prenons un exemple : vous clôturez vos comptes le 30 juin. Vous recevez la facture de loyer
trimestriel pour la période des mois de mai, juin, juillet. Cette facture vous parvient datée du
1er mai ; vous devez donc l'enregistrer dans les comptes à cette date. Cependant, le
compte de loyer inclut une charge pour une période postérieure à sa date de clôture,
puisque le loyer couvre aussi le mois de juillet. En vertu du principe de séparation des
exercices, il va donc falloir passer une écriture de retraitement pour "exclure" la partie
postérieure au 30 juin, qui ne concerne pas cet exercice.

Nous verrons concrètement comment procéder, à travers des exemples dans les chapitres
suivants. Ce qu'il convient de retenir à ce stade est le principe de "séparation" ou
"d'indépendance" des exercices.

Deux points importants vont vous permettre de traiter ces écritures :

 les écritures passées dans le cadre de la séparation des exercices seront

enregistrées au dernier jour de l'exercice (= la date de clôture) dans
un journal d'opérations diverses ;
 au premier jour de l'exercice suivant, vous annulez (ou dit extourner dans le
jargon comptable) ces écritures, puisqu'elles étaient temporaires et servaient
seulement à impacter l'exercice considéré. Cette extourne se fera aussi par un
journal d'opérations diverses.
En résumé
Concernant les écritures de fin d'exercice :
 Un exercice comptable doit contenir tous les éléments qui le concernent, mais
seulement les éléments qui le concernent. C'est le principe de la séparation
des exercices.
 Lors des écritures de fin d'exercice, vous allez donc passer des écritures
spécifiques pour respecter ce principe. Elles se feront dans un journal
d'opérations diverses.
Maintenant que vous connaissez le cadre des écritures de fin d'exercice, passons
aux choses concrètes !

Enregistrez les charges lors des écritures d'inventaire

Pour établir le compte de résultat de l'entreprise, vous allez reprendre les charges et
les produits enregistrés tout au long de l'exercice. Jusque là, il ne s'agit que d'un
travail de synthèse. Cependant, certains éléments doivent être régularisés pour
vous assurer que le principe de séparation des exercices est respecté.

Voyons ensemble ces cas de figure.

Les charges sont les comptes de classe 6.

Comme nous l'avons dit dans le chapitre précédent, il faut veiller à ce que les
sommes inscrites en charges couvrent bien uniquement la période de l'exercice,
mais aussi à ce qu'elles couvrent toute la période de l'exercice.

Deux cas de figure existent alors :

 soit vous avez des sommes incluses dans les charges, mais non relatives à
l'exercice. Vous allez devoir les exclure ;
 soit vous avez des sommes qui ne sont pas incluses dans vos charges, mais
qui sont bien relatives à l'exercice. Vous allez devoir les inclure.
Dans le développement qui suit, on retient le cas d'une entreprise qui clôture ses
comptes au 31 décembre, et dont l'exercice comptable coïncide donc avec l'année
civile.

Traitez les sommes incluses dans les charges, mais non relatives à
l'exercice
Prenons un exemple : vous recevez le 1er novembre une facture de loyer de 3 000
euros HT pour la période du 1er novembre au 31 janvier (loyer trimestriel).

Quand vous recevez la facture, vous l'enregistrez comme d'habitude dans votre
journal d'achats :

N° compte Libellé Débit Crédit

613200 Loyer 3 000
445660 TVA déductible 600
401000 Fournisseurs 3 600
Au moment de la préparation des écritures d'inventaire, vous repérez que cette
facture de loyer est, en partie, relative à une période hors exercice (ici, le mois de
janvier). Comme l'application du principe de séparation des exercices implique que
les comptes n'incluent que les charges relatives à l'exercice considéré, vous
allez exclure ce qui concerne le mois de janvier.

Exclure une charge revient à diminuer le montant de la facture initiale, donc à

créditer le compte de charge. En contrepartie, vous utilisez le compte
486000 charges constatées d'avance. Cela vous donne l'écriture suivante dans
votre journal d'opérations diverses :

N° compte Libellé Débit Crédit

613200 Loyer 1 000
486000 Charges constatées d'avance (CCA) 1 000

Pour l'enregistrement de la charge constatée d'avance, on ne tient pas compte de la TVA.

Ainsi, avec la saisie de la facture et la prise en compte de la charge constatée d'avance, le compte de
charges correspondra bien uniquement à la période de l'exercice.

Tenez compte des sommes relatives à l'exercice, mais non encore prises en considération

Il est très fréquent que des factures, relatives à l'exercice considéré, vous parviennent après la date
de clôture.

Par exemple, vous clôturez vos comptes le 31 décembre. Vous recevez le 12 janvier la facture de loyer
du 4e trimestre d'un montant de 3 000 euros HT. Vous l'enregistrez ainsi, dans un journal d'achat :

N° compte Libellé Débit Crédit

613200 Loyer 3 000
445660 TVA déductible 600
401000 Fournisseurs 3 600

Si vous ne faites rien d'autre, comme cette écriture est enregistrée à la date de la
facture, le 12 janvier, elle ne concernera pas les comptes de l'année précédente. Le
compte de loyer, pour l'exercice de l'année précédente, ne sera donc pas exhaustif.

Il convient donc, au dernier jour de l'exercice (soit le 31 décembre ici), de tenir

compte de cette facture non encore reçue pour :

 impacter le compte de charges ;

 faire figurer la "dette" constituée par cette facture. Certes, cette facture est
arrivée en janvier, mais cela est seulement dû à un décalage de facturation :
dans les faits, cette somme est due au titre de l'exercice. Donc on ne va pas
faire apparaître cette "dette" dans un compte fournisseur, mais dans un
compte dédié : le compte "Factures non parvenues" qui est le compte
408100 ;
 faire apparaître la TVA déductible. Comme la facture n'est pas reçue au 31
décembre, on ne peut pas la mettre dans un compte normal de TVA
déductible. On va donc utiliser le compte 445860 "TVA sur factures non
parvenues".
Voici l'écriture à réaliser :

N° compte Libellé Débit Crédit

613200 Loyer 3 000
445860 TVA sur factures non parvenues 600
408100 Factures non parvenues 3 600

L'année suivante, vous allez "annuler" ces écritures - on appelle cela une extourne.
Rien de plus simple : vous réalisez les mêmes écritures, mais en inversant débit et
crédit.
En résumé
Il arrivera souvent que vous enregistriez des factures dont la période ne correspond
pas exactement à votre exercice comptable. Vous devrez alors, au moment des
écritures d'inventaire, procéder à l'enregistrement :
 soit des charges constatées d'avance, si les charges enregistrées couvrent
une période qui va au-delà de la date de clôture ;
 soit d'une facture à recevoir (ou non parvenue), si à l'inverse les factures
relatives à l'exercice considéré vous parviennent après la date de clôture

Enregistrez les produits lors des écritures d'inventaire

Il va falloir, au moment de la réalisation des écritures d'inventaire, s'interroger également sur les
comptes de produits, toujours pour s'assurer que le principe de séparation des exercices est
respecté.

Les produits sont les comptes de classe 7.

Il faut en effet veiller à ce que les sommes inscrites en produits couvrent bien uniquement la période
de l'exercice, mais aussi à ce qu'elles couvrent toute la période de l'exercice.

Deux cas de figure existent et vont conduire à des situations différentes :

 soit vous avez des sommes incluses dans les produits, mais non relatives à l'exercice et vous
allez devoir les "exclure" ;

 soit vous avez des sommes qui ne sont pas incluses dans vos produits, mais qui sont bien
relatives à l'exercice et vous allez devoir les "inclure".

Dans le développement qui suit, on retient le cas d'une entreprise qui clôture ses comptes au 31
décembre, et dont l'exercice comptable coïncide donc avec l'année civile.

Traitez les sommes incluses dans les produits, mais non relatives à l'exercice

Prenons un exemple : vous émettez le 1er novembre une facture de prestations de service de 3 000
euros HT pour une prestation que vous allez effectuer du 1er novembre au 31 janvier.

Au moment de l'émission de la facture, vous procédez de façon classique en enregistrant cette

facture ainsi, dans un journal de ventes :
 N° compte Libellé Débit Crédit
706100 Prestations de service 3 000
445711 TVA collectée 600
411000 Clients 3 600
Au moment de la préparation des écritures d'inventaire, vous voyez que cette facture
est, en partie, relative à une période hors exercice (ici, le mois de janvier). Comme
l'application du principe de séparation des exercices implique que les comptes
n'incluent que les produits relatifs à l'exercice considéré, vous allez devoir "exclure"
ce qui concerne le mois de janvier.

"Exclure" un produit revient à diminuer le montant de la facture initiale, donc à débiter

le compte de produits. En contrepartie, vous allez utiliser le compte 487000 produits
constatés d'avance, et passer l'écriture suivante sur un journal d'opérations
diverses

N° Compte Libellé Débit Crédit

706100 PCA Facture XXX 1 000
48700 Produits constatés d'avance (PCA) 1 000
Pour l'enregistrement des produits constatés d'avance, on ne tient pas compte de la TVA.

Ainsi, avec la saisie de la facture et la prise en compte du produit constaté d'avance (PCA), le compte
de produits correspondra bien uniquement à la période de l'exercice.

Tenez compte des sommes relatives à l'exercice, mais non encore prises en considération

Il est très fréquent que vous émettiez des factures, relatives à l'exercice considéré, après la date de
clôture.

Prenons un exemple : vous clôturez vos comptes le 31 décembre. Vous enregistrez vos factures de
façon classique, lors de l'étape de saisie des opérations courantes.

Vous émettez le 12 janvier la facture des prestations que vous avez réalisées au cours du 4e trimestre,
d'un montant de 3 000 euros HT. Vous enregistrez cette facture dans un journal des ventes :

N° compte Libellé Débit Crédit

706100 Facture prestation 4e trimestre 3 000
2018
445711 TVA collectée 600
411000 Clients 3 600
Si vous ne faites rien d'autre, comme cette écriture est enregistrée à la date de la facture, elle
n'impactera pas les comptes de l'exercice précédent et le compte de prestation pour cet exercice ne
sera donc pas exhaustif.

Il convient donc, au dernier jour de l'exercice (soit le 31 décembre ici), de tenir compte de cette
facture "non encore établie" pour :

 impacter le compte de produits (donc le chiffre d'affaires) ;

 faire figurer la "créance" constituée par cette facture. Certes, cette facture est émise en
janvier, mais cela est seulement dû à un décalage de facturation : dans les faits, cette somme
vous est due au titre de l'exercice. Aussi, vous n'allez pas faire apparaître cette "créance"
dans un compte client, mais dans un compte dédié : le compte "factures à établir" qui est le
compte 418100 ;
  faire apparaître la TVA collectée. Comme la facture n'est pas reçue au 31 décembre, vous ne
pouvez pas la mettre dans un compte normal de TVA collectée. Vous allez donc utiliser le
compte 445870 "TVA sur factures à établir".

Vous noterez ainsi l'écriture suivante dans un journal d'opérations diverses :

N° compte Libellé Débit Crédit

706100 Prestation de service 3 000
445870 TVA sur facture à établir 600
418100 Facture à établir 3 600
De la même manière que pour les charges, vous n'oublierez pas l'année suivante d'extourner ces
écritures.

En résumé

Il arrive souvent que vous enregistriez des factures dont la période ne correspond pas exactement à
votre exercice comptable. Vous devez alors, au moment des écritures d'inventaire, procéder à
l'enregistrement :

 soit des produits constatés d'avance si les produits enregistrés couvrent une période qui va
au-delà de la date de clôture ;

 soit d'une facture à établir si à l'inverse vous émettez les factures relatives à l'exercice
considéré après la date de clôture