DID PI 004-E Plan de Management Infrastructure Et Telecom

DSI
Plan de Management Infrastructure et Télécom

PI DSI / PI 004 Page 1 sur 10
Index de Révision Date Objet de la modification

A 07.05.2012 Initialisation
B 26.03.2013 Mise à jour Gouvernance
C 27.05.2013 Mise à jour Gestion des ressources humaines
D 02.06.2014 Mise à jour CAP 16
E 13.08.2015 Domaine d’application
Sommaire
1. Présentation du Plan de Management...................................................................................................... 2
1.1 Objet du Plan de Management....................................................................................................... 2
1.2 Domaine d’Application................................................................................................................... 2
1.3 Responsabilités liées au Plan de Management............................................................................2
1.4 Evolution du Plan de Management................................................................................................ 2
2. Terminologie.............................................................................................................................................. 2
2.1 Glossaire......................................................................................................................................... 2
2.2 Abréviations.................................................................................................................................... 3
3. Présentation Générale des Acteurs........................................................................................................... 3
3.1 Pour Haulotte, Maître d’Ouvrage................................................................................................... 3
3.2 Pour Haulotte, Maître d’Œuvre....................................................................................................... 3
3.3 Partage des Responsabilités entre MOA et MOE.........................................................................4
3.4 Gestion des Ressources Humaines DSI.......................................................................................4
4. Gouvernance............................................................................................................................................. 6
4.1 Fonctionnement.............................................................................................................................. 6
4.2 Coordination et Change Meeting................................................................................................... 7
4.3 Comité de Pilotage.......................................................................................................................... 7
5. Processus Contrôle de Gestion................................................................................................................. 7
5.1 Cartographie des Processus......................................................................................................... 7
5.2 Règles de Gestion........................................................................................................................... 8
6. Processus Qualité..................................................................................................................................... 9
6.1 Indicateurs Infrastructure et Télécoms......................................................................................... 9
6.2 Gestion de la Documentation........................................................................................................ 9
7. Outils et Moyens Mis en Œuvre............................................................................................................... 10
7.1 Cellule de Crise et Communication Urgente..............................................................................10
-oOo-
Rédaction : J.SEVIGNE & Vérification : M. ARIONE Approbation : P.NOBLET

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DOCUMENT CONFIDENTIEL. NE PEUT ETRE DIFFUSE SANS ACCORD ECRIT DE HAULOTTE GROUPE
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1. Présentation du Plan de Management

1.1 Objet du Plan de Management
Ce Plan de Management (PM) présente les dispositions opérationnelles et de gouvernance appropriées
retenues par HAULOTTE GROUP pour la gestion de son infrastructure et de ses télécom conformément aux
missions que l’entreprise lui a attribuées (Customer Centricity, one common SI, Risk management,
Innovation, Cost Control).
1.2 Domaine d’Application

Il s'applique, dès sa diffusion, à toute l'équipe infrastructure et télécom de la DSI HAULOTTE GROUP
ainsi qu’aux équipes des éventuels partenaires (sous-traitants ou cotraitants) sans toutefois contredire les
dispositions décrites dans les contrats et leurs annexes qui régissent les activités avec ces tiers.
1.3 Responsabilités liées au Plan de Management

Le responsable Infrastructure et Telecom d’Haulotte Group à la responsabilité de ce Plan de
Management. Il est chargé de sa rédaction, de ses évolutions successives, de sa diffusion et de la
surveillance de son application en coopération avec le contrôle de gestion pour la partie achat et budget
informatique.
Le plan de Management est soumis pour visa au Directeur des Systèmes d’Information
1.4 Evolution du Plan de Management

Les évolutions du présent Plan de Management ont lieu sur l'initiative du responsable Infrastructure et
Telecom et du Directeur des Systèmes d’Information de Haulotte Group.
2. Terminologie
2.1 Glossaire
Procédure Désigne la liste des tâches d’un processus et les différentes entités de
traitement, (qui fait quoi).
Mode opératoire Désigne comment sont exécutées les tâches d’un processus.
Moyen/Outil Désigne les moyens et les outils utilisés pour exécuter les tâches, (avec
quoi).
Utilisateurs Collaborateurs des différents services, entités ou filiales HAULOTTE

habilités à contacter le centre de Help-Desk.
Demande d’Achat (DA) La demande d'achat (DA) est un document créé sous Vdoc qui engendre
un flux visant à obtenir l'accord du responsable de service (le DSI). Cette
demande est nécessaire avant toute commande de prestations ou de
matériel.

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Ordre d’Achat (OA) L'ordre d'achat (OA) est un document créé sous MFGPRO par l'assistante
SI suite à l'accord donné par le DSI à la demande d'achat, celui-ci fait
office de bon de commande auprès du fournisseur.
Réception On parle de réception quand une marchandise a été reçue ou quand la

prestation a été réalisée conformément à la commande passée auprès du
fournisseur
2.2 Abréviations
DSI Direction des Systèmes d’Information HAULOTTE Group
HLG HAULOTTE
MOE Maîtrise d’Œuvre
MOA Maîtrise d’Ouvrage
RPDT Responsable Poste De Travail et Service Desk
RIT Responsable Infrastructure et Telecom
DA Demande d’Achat
OA Ordre d’Achat
3. Présentation Générale des Acteurs

3.1 Pour Haulotte, Maître d’Ouvrage
 Direction Générale
 Direction métiers
 Process et data owners
 Key users
 End users
3.2 Pour Haulotte, Maître d’Œuvre

 Secrétariat général
 Direction des SI
 Responsable Etude et développement
 Responsable Infrastructure et télécom
 Responsable Poste de travail et service desk
 Responsable Décisionnel et collaboratif
 Consultant fonctionnel (Assistance MOA) ou analyste
 Gestionnaire ou chef de projet
 Gestionnaire poste de travail
 Gestionnaire service desk
 Administrateur système et réseaux
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3.3 Partage des Responsabilités entre MOA et MOE

3.3.1 Responsabilités de la MOA Haulotte (Métiers)
La maîtrise d’ouvrage Haulotte Group est responsable des objectifs et de l’évolution fonctionnelle de son
système d’informations.
La maîtrise d’ouvrage :
 Supervise et facilite les relations entre la maîtrise d’œuvre et les services internes HAULOTTE
concernés
 Est garant de la diffusion de l’information nécessaire au maître d’œuvre (Expression du besoin,
etc.)
 Est garant de la diffusion de l’information nécessaire au maître d’œuvre en l’avertissant des
incidents, des évolutions et des événements dont il a connaissance, et qui pourraient influer sur
la qualité de la prestation
 Hiérarchise les priorités
 Contrôle les prestations fournies par le maître d’œuvre (Recette)
 Assure la gestion des projets du point de vue fonctionnel
3.3.2 Responsabilités de la MOE Haulotte (DSI)
La maîtrise d’œuvre est responsable de la cohérence et de l’évolution de l’architecture des SI, de la

maitrise des coûts et du respect des niveaux d’engagements de la prestation et de la remontée d’information
auprès de la direction générale et des directions métiers relative au bon déroulement de ses missions, aux
incidents ou aux dysfonctionnements éventuels.
A ce titre, la maîtrise d’œuvre doit :
 Piloter les prestations internes et externes

 Respecter les exigences de service (Défini par les métiers)
 Respecter et faire respecter les règles de sécurité définies par HAULOTTE Group
 Définir et mettre en œuvre des processus et moyens conformes aux bonnes pratiques
nécessaires pour assurer les prestations
 Demander au maître d’ouvrage les informations nécessaires à l’exécution des prestations.
 Alerter et agir en cas d’incident ou de problème constaté sur les systèmes informatiques selon
les procédures définies
 Organiser et animer les comités de pilotage, comités d’évolution etc…
 Fournir au maître d’ouvrage les informations et mises en garde nécessaires, notamment en cas
de risque légal, de dégradation de la qualité de service, de la sécurité du système d’informations
et en cas de dérive prévisible du coût
 Etre une force de proposition quant aux améliorations susceptibles d’être apportées au système
d’information, notamment au regard des nouvelles architectures et/ou de nouvelles solutions à
mettre en œuvre
3.4 Gestion des Ressources Humaines DSI

Elle s’appuie sur 4 dispositions de base : Organigramme, RACI, matrice des compétences et entretien
annuel.

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3.4.1 Organigramme
Cf Intranet DSI
3.4.2 Matrice des Responsabilités (RACI)
Ce tableau est destiné à définir les responsabilités entre les équipes internes ou externes (peut être
adossé à un contrat).
3.4.3 Matrice des Compétences (RACI)
Ce tableau (DSI DOP 041 Competences Management Infra.doc) est destiné à :
 Gérer les compétences requises par profil pour chaque domaine

 Affecter chaque collaborateur sur un ou plusieurs domaines suivant sa formation et son
expérience
Constituer une équipe ou un binôme de compétences sur les domaines pour assurer la continuité des
prestations et le maintien des connaissances par domaine.
3.4.4 Entretien Annuel
Cet entretien permet de :
 Faire le point sur l’année écoulée et l’atteinte des objectifs

 Définir les objectifs de l’année à venir
 Evaluer les compétences
 Evaluer les besoins de formation
3.4.5 Gérer les Départs et Arrivées de Personnel
A l’arrivée d’un nouveau collaborateur :
 Session d’intégration pilotée par le responsable ou ces N-1

 Présentation du service assurée par le responsable ou ces N-1
 Organisations transitoire et définitive
 Transfert de compétences et d’informations (1 mois HO + 2 mois Full)
 Par la remise d‘un catalogue de Services
Au départ d’un collaborateur :
 Organisations transitoire et définitive

 Transfert de compétences et d’informations

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4. Gouvernance
4.1 Fonctionnement
Qui Qui participe :
Quoi Fréquence participe : Autres services/ Livrables
consultants
DSI +
Responsable
Management Letter 1 x mois Management letter
infrastructure
et télécom
DSI +
Responsable
Revue cout télécom 1 x an Tableau Cout
infrastructure
et télécom
DSI + N-1 (N-
Coordination & Compte rendu de
1 x mois 2 possible)
change meeting réunion
Lieux : Lhorme (10) Compte rendu de
Comité de pilotage
DSI + N-1 (N- Roumanie (1) réunion. Tableau des
Infrastructure et 1 x mois
2 possible) indicateurs. Suivi des
Telecom
actions
chef de projet Métier / fournisseur
concerné +
Responsable Compte rendu de
Comité de pilotage A la
infrastructure réunion Tableau des
projet demande
et télécom + indicateurs
DSI (si
besoin)
Responsable ACMI/ OSIATIS/OBS/Phibee
En fonction Compte rendu de
Comité de pilotage infrastructure
du réunion – Tableau
fournisseur et télécom et INFOTECH (Réunion
fournisseur des indicateurs
DSI mensuelle de suivi) sans CR
ACMI/ OSIATIS/OBS/Phibee
En fonction Responsable Compte rendu de
Comité technique
du infrastructure réunion – Tableau
fournisseur INFOTECH (Réunion
fournisseur et télécom des indicateurs
mensuelle de suivi) sans CR
Responsable
Réunion d’équipe infrastructure
Compte rendu de
Infrastructure et 1 x mois et télécom ou
réunion
télécom N-1 avec
toute l’équipe
Réunion Responsable
management 1x infrastructure Compte rendu de
Infrastructure et semaine et télécom – réunion
Télécom N-1
Entretien Responsable N/A
professionnel infrastructure Competence
1 x an
personnel (Entretien et télécom – management
annuel) N-1
Cellule de crise Suivant DSI – N-1 – Prestataire(s) concernés Communication
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groupe
nécessité N-2 impliqués CR réunion de
crise/plan d’action
4.2 Coordination et Change Meeting

4.2.1 Missions du Comité
Aborder les sujets qui ont un impact ou une influence sur « autres » domaines techniques ou
fonctionnels. C’est aussi le lieu où la DSI prend les décisions de GO / No GO sur des sujets qui ne
respectent pas les standards informatiques du groupe.
4.2.2 Constitution du Comité
 Le Directeur des Systèmes d’Information.

 Le responsable infrastructure et Telecom
 Tous les N-1 du DSI (N-2 possible sur invitation)
 Autres intervenants si nécessaires (MAO, etc.)
4.3 Comité de Pilotage

Le contenu type des comités de pilotage et rapports remis est le suivant :
 Faits marquants par domaine.

 Suivi des plans d’actions correctives.
 Risques et points critiques.
 Synthèse des indicateurs avec commentaires.
 Suivi des projets et des changements.
 Echanges et questions.
Le compte-rendu trace les décisions prises, les demandes faites

Ces comptes rendus sont accessibles sur l’intranet DSI dans la partie Gestion des Contrats
5. Processus Contrôle de Gestion

5.1 Cartographie des Processus
Les processus de base tous domaines techniques ou fonctionnels confondus sont :
5.1.1 Processus de Demande d’Achats
Cf DSI PI 056-A Commandes Achat DSI.docx
Cette procédure est à revoir suite à l’arrêt de MFGPRO et VDOC

5.1.2 Gestion de Projet

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 pour les projets dont le budget > 50 K€ et < 100 K€  synoptique projet
 pour les projets > 100 K€  synoptique projet et suivi de budget projet
Lorsque le projet est terminé il est nécessaire de faire une communication au service comptabilité ainsi
qu’au contrôle de gestion pour procéder, le cas échéant, à l’immobilisation du projet.
5.2 Règles de Gestion
5.2.1 Classification Investissement / Charge
5.2.2 Demande Création / Modification / Suppression Code Projet
5.2.3 Suivis des Temps Passés
A venir
5.2.4 Périodicité de Révision du Document
Ce document devra être mis à jour au minimum deux fois par an sur l’initiative du secrétaire général, du
DSI ou du contrôle de gestion.
5.2.5 Calendrier DSI

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6. Processus Qualité
6.1 Indicateurs Infrastructure et Télécoms
6.1.1 Principes
Les indicateurs DSI sont décrits dans le document Gouvernance – Indicateurs DSI.xls A chaque
indicateur est associé un seuil objectif cible, définissant le niveau attendu.
Chaque indicateur est défini, avec sa méthode de calcul et son responsable, dans le document précité.
Liste des Indicateurs
La liste des indicateurs est incluse dans le tableau des Indicateurs DSI. Ces indicateurs sont
discutés tous les 3 mois en Coordination & Change.
6.2 Gestion de la Documentation

6.2.1 Principes d’Organisation
La documentation produite par tout intervenant d’Haulotte Group sera à en-tête d’Haulotte et s’appuiera
sur les modèles et formulaires d’Haulotte Group.
Le stockage de la documentation sera effectué dans l’intranet DSI alors que les exécutables et autres
sources seront stockées sur un répertoire réseau partagé.
Ci-dessous le chemin d’accès à l’intranet DSI : http://intranet.haulotte-sa.com/DSI/Pages/default.aspx
6.2.2 Référentiel d’exploitation
La liste des documents constituant le référentiel d’exploitation figure dans le document DSI DOP 001.

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7. Outils et Moyens Mis en Œuvre

7.1 Cellule de Crise et Communication Urgente
Lors d’une escalade, en fonction de la gravité de l’événement (dysfonctionnement majeur dans le
périmètre de responsabilité ou d’intervention et pouvant dégrader fortement le service ou la prestation), sur
initiative de la DSI une cellule de gestion d’incident majeur est mise en œuvre selon la procédure d’escalade
propre à chaque domaine. Le document MIS Dept – Organisation et support.pptx synthétise la liste des tiers
et de leurs collaborateurs participants au bon fonctionnement du SI Haulotte.

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1.4 Evolution du Plan de Management

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MOA Maîtrise d’Ouvrage

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3. Présentation Générale des Acteurs

3.2 Pour Haulotte, Maître d’Œuvre

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3.3 Partage des Responsabilités entre MOA et MOE

3.3.2 Responsabilités de la MOE Haulotte (DSI)

La maîtrise d’œuvre est responsable de la cohérence et de l’évolution de l’architecture des SI, de la

A ce titre, la maîtrise d’œuvre doit :

 Piloter les prestations internes et externes

3.4 Gestion des Ressources Humaines DSI

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3.4.2 Matrice des Responsabilités (RACI)

3.4.3 Matrice des Compétences (RACI)

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4.2.2 Constitution du Comité

 Le Directeur des Systèmes d’Information.

4.3 Comité de Pilotage

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5.1.1 Processus de Demande d’Achats

Cf DSI PI 056-A Commandes Achat DSI.docx

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5.2 Règles de Gestion

5.2.1 Classification Investissement / Charge

5.2.2 Demande Création / Modification / Suppression Code Projet

5.2.3 Suivis des Temps Passés

5.2.4 Périodicité de Révision du Document

5.2.5 Calendrier DSI

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