Fiche Pratique

Matrice Eisenhower
Productivité et gain de temps

LICENCE UTILISATEUR : MGO-vR00967FCEE07A2

 Pratique
Fiche

Optimisez votre organisation

avec la matrice d'Eisenhower

En matière de gestion du temps et d'organisation, la matrice

d'Eisenhower est un outil incontournable et simple d'utilisation.
Découvrez quels en sont les domaines d'application et comment
l'utiliser efficacement.

Sommaire
 Présentation de la méthode

► Domaines d'application

► Intérêts et limites

 Comment utiliser la matrice 2

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Matrice
d'Eisenhower
Présentation de la méthode
De nombreuses méthodes, avant d'être
utilisées par les managers, étaient des
outils de stratégie militaire.
C'est le cas de cette matrice imaginée
par Dwight David Eisenhower.
Outre le fait d'avoir été le 34ème pré-
sident des USA, Ike de son surnom, était
un champion toutes catégories en ma-
tière de productivité. Ce, dans des do-
maines variés.
Son secret ?
Un outil - une matrice plus précisément -
permettant de prioriser aisément et effi-
cacement en fonction de deux axes :
Importance et Urgence.
Une réflexion qui permet de dessiner 4
quadrants distincts :
► Quadrant 1 : les tâches importantes
et urgentes,
► Quadrant 2 : les tâches importantes,
mais non urgentes,
► Quadrant 3 : les tâches non impor-
tantes, mais urgentes,
► Quadrant 4 : Les tâches non impor-
tantes et non urgentes.
Le cadran urgent+ / importance+ est
bien évidemment la priorité absolue en
termes de traitement.
Les tâches qui ne sont ni urgentes ni
importantes ne rentrent pas dans les
objectifs prioritaires.
Elles peuvent même être abandonnées
dans le cas où elles sont véritablement
inutiles.
Pratique
Fiche
Domaines d'application
Cette classification très connue est appli-
cable dans maints domaines, tant dans
la vie professionnelle que dans la vie pri-
vée :
► gestion du temps,
► organisation de son travail,
► priorisation,
► prise de décision,
► délégation à un tiers...
Intérêts et limites
L'avantage majeur de cette matrice est
de permettre une réflexion sur la
priorisation de ses actions et de
prendre un certain recul par rapport à
ces dernières.
La simplicité affichée de prime abord est
toutefois un leurre. En effet, il est sou-
vent réducteur de classer les tâches à
mener sous ces 2 axes.
Par ailleurs, le côté subjectif de notre ju-
gement peut rapidement être un frein
lorsque les tâches n'ont pas d'échéance
précise. Ou bien lorsqu'il s'agit de dé-
terminer l'importance ou non d'une ac- 3
tion à mener.
Ainsi, cette matrice est le point d'entrée
d'une analyse dont l'objectif pour le ma-
nager est notamment de définir les
tâches à déléguer.
Selon le temps disponible et le degré
d'importance de l'action à mener, il peut

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Matrice
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décider des parties qu'il peut confier à
un ou plusieurs collaborateurs. L'idée
étant de garder le contrôle de sa charge
Comment utiliser la matrice d'Eisenhower ?
Les 2 axes - importance et urgence -
permettent de définir 4 quadrants dé-
terminant chacun le caractère des
éléments qu'il comporte en fonction de
ces 2 critères.
L'importance en réfère aux tâches qui
vous permettent d'avancer. Elle se
base sur les impacts de ces dernières
sur d'autres éléments, mais également
sur la valeur ajoutée que sa réalisation
apporte.
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de travail et d'utiliser sa valeur ajoutée à
bon escient.
L'urgence fait référence aux tâches
qui nécessitent votre attention im-
médiate et se base sur le temps néces- 4
saire à la réalisation de ces dernières
ainsi que leurs échéances. Il est parfois
ardu de définir le caractère urgent ou
non d'un élément, car il dépend
fréquemment de facteurs externes.
Par ailleurs, il est très subjectif. En effet,
le degré d'urgence variera d'une per-
sonne à l'autre en fonction de son res-
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senti par rapport à la tâche en question, sein du quadrant 2 ou 3 selon les cas - et
lié à son état de stress, ses dont l'échéance et l'importance ne vous
compétences, son expérience, son mode laissent d'autre choix que d'en faire dé-
de fonctionnement, etc. sormais une priorité, à positionner dans
le quadrant 1.
Ainsi, pour remplir la matrice efficace-
ment, il est essentiel de faire preuve
d'objectivité et de se baser sur des Quadrant 2
éléments factuels et concrets dans la Les tâches importantes, mais
mesure du possible. non urgentes

Remarque Cette partie concerne les tâches impor-

tantes, mais dont le degré d'urgence est
L'importance prévaut sur l'urgence. inférieur à celles positionnées dans le
quadrant 1.
Sont ainsi à inscrire ici :
Quadrant 1
► les missions n'ayant pas d'échéance
Les tâches importantes et ur-
proche, mais qui revêtent un cer-
gentes tain degré d'importance pour vous,
Sont à lister ici : votre équipe, votre entreprise, etc.

► les tâches qui requièrent une atten- ► les éléments à planifier sur les se-
tion et une action ultra rapides - maines à venir,
voire immédiates, ► les moments dédiés à la veille stra-
► les éléments qui ont un impact sur tégique,
vos objectifs, ► l'élaboration d'un plan d'action,
► les items qui ont des conséquences d'un projet,
directes sur l'avancée d'un projet, ► la formation, le coaching...
► un problème à résoudre urgem-
ment - conflit, crise, etc. - Quadrant 3
► les appels/courriels importants et Les tâches non importantes, 5
devant être traités rapidement... mais urgentes
Certaines tâches se retrouvent ici, car Figurent ici les éléments "perturbateurs"
non planifiées efficacement. qui nécessitent une attention immé-
Ce peut, par exemple, être le cas de la diate, mais qui n'ont pas réellement
réalisation d'un compte-rendu ou un d'impact sur notre travail.
rapport que vous n'avez cessé de repor- Cela peut être :
ter - qui aurait été initialement placée au
► le traitement de certains appels

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téléphoniques, mails, messages di- Quadrant 4
vers, Les tâches ni importantes ni ur-
► la demande de collaborateurs/col- gentes
lègues/prestataires ayant besoin
d'une information urgente, d'un Cette dernière case concerne tous les
conseil, d'un coup de main, éléments parasites et inutiles que vous
devez abandonner pour plus d'efficaci-
► les tâches importantes pour té :
d'autres, mais qui n'ont aucune
importance pour vous et l'avancée ► les habitudes improductives,
de votre travail, ► les distractions vous empêchant
► les éléments que vous pouvez délé- d'avancer efficacement (surf sur
guer à une tierce personne... internet, notifications intempestives,
etc.),
► les hésitations chronophages et dé-
voreuses d'énergie positive,
► les ruminations quant à des
éléments sur lesquels vous n'avez au-
cune prise...

Remarque
En résumé, la matrice d'Eisenhower n'est, certes, pas parfaite et finalement
relativement ardue à utiliser de manière efficace et pertinente, mais elle a le
mérite d'implémenter une prise de recul intéressante quant à la gestion de
notre denrée la plus précieuse : le temps ainsi qu'une prise de conscience quant
à notre état de stress et notre façon d'appréhender l'urgence - parfois toute
relative.
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