ASSISTANCE

MONÉTAIRE EN
RDC
ÉVALUATION DES PROCÉDURES ET DES CONTRAINTES EN
MATIERE DE PASSATION DE MARCHE
MARS 2020
Avertissement: Le présent rapport vise à identifier les principales contraintes d'entrée dans les passations de
marchés des acteurs de l’aide pour l’assistance monétaire et à fournir des recommandations pour améliorer la
concurrence et, par conséquent, l’efficacité de l’assistance monétaire pour les populations vulnérables en
République démocratique du Congo. Ce rapport représente les opinions de l'auteur et est le produit d'une
recherche professionnelle. Il n'est pas destiné à représenter la position ou les opinions du DFID.
TABLE DES MATIÈRES
Résumé
01
Acronyms
03
Contexte : Assistance monétaires en
RDC
04
Methodologie 06
Procédures de passation de marchés dans le
domaine humanitaire : Assistance Monétaire 07
Explication des différences de procédure
09
Contrats-cadre
Contrats de services spécifiques
Pré-enregistrement et
présélection
Analyse de rentabilité
Résumé

10
Pourquoi tous les marchés publics relatifs aux
programmes d'assistance monétaire ne sont-
ils pas publics ?
Actions urgentes
11
Contraintes perçues
12
12
Acteurs humanitaires :
contraintes perçues et analyse

Secteur privé : contraintes

perçues et analyse 15
Principales conclusions
19
Taux de réponse et contrats par
modalité de passation de marché 19
Contrats-cadres ou contrats de services spécifiques
Appels d'offres ouverts et procédures négociées
Résumé

Points forts et limites des

contrats-cadres 21
Recommandations
23
Contrainte n° 1 : faible accès à l'information sur les FSF
Contrainte n° 2 : faible taux de réponse aux appels d'offres
Contrainte n° 3 : faible éligibilité et conformité des offres du FSF
Contrainte n° 4 : défis sécuritaires et éloignement

Conclusion 29
Étude de cas : Procédures et exigences
minimales en matière d'appels d'offres
30
 RÉSUMÉ
Alors que l’assistance monétaire prend de l’ampleur en République démocratique du Congo
(RDC), la concurrence pour la fourniture de services est limitée dans le secteur privé. Les appels
d'offres ouverts reçoivent généralement très peu de soumissions, tandis que les opportunités de
contrats passent souvent inaperçues selon les fournisseurs de services financiers (FSF).

Ce rapport met en lumière les contraintes qui pèsent sur les achats liés à l’assistance monétaire
pour les acteurs humanitaires et les FSF. Il examine plus particulièrement la passation de
marchés pour les programmes d'assistance monétaires afin de comprendre comment les
exigences, les procédures et les attentes peuvent être mieux adaptées pour encourager une plus
grande concurrence et garantir des services financiers efficaces et fiables pour les acteurs
humanitaires et leurs bénéficiaires en RDC. Pour ce faire, 16 acteurs humanitaires et 10 FSF ont
été interrogés dans le cadre d'entretiens semi-structurés à Kinshasa et à Goma de fin janvier à
début mars 2020.

Cette recherche a révélé que de nombreux acteurs humanitaires modifient leurs procédures
internes de passation de marchés en faveur de solutions plus rapides, localisées et moins
compétitives, même lorsque la valeur des contrats devrait exiger des appels d'offres nationaux
ouverts. La plupart des acteurs humanitaires interrogés ont cherché à établir des contrats-cadres
avec un ou plusieurs FSF, car cette modalité contractuelle est flexible et s'adapte aux besoins des
acteurs humanitaires, mais seulement la moitié d'entre eux ont lancé des appels d'offres ouverts.
En raison du faible taux de réponse, de nombreux acteurs humanitaires ont également (et parfois
seulement) recours à des procédures d'achat restreintes et localisées pour des contrats de
services limités dans le temps pour chaque projet d'assistance monétaire. Certains acteurs
humanitaires exigent en outre que les FSF soient enregistrés ou pré-identifiés comme
fournisseurs pour recevoir des opportunités commerciales, ce qui réduit encore l'accès à
l'information pour les petits ou nouveaux acteurs financiers.

La passation de marchés pour les programmes d’assistance monétaire en RDC est affectée par
les contraintes liées à la gestion de l'information et à la complexité des procédures fixées par la
communauté humanitaire, ainsi que par l'immense territoire du pays et son manque de
connectivité. Ces contraintes vont des difficultés d'accès aux opportunités commerciales, à la
satisfaction de leurs critères d'éligibilité et de sélection. Dans la plupart des cas, les FSF ne sont
pas au courant des opportunités, à moins qu'ils ne soient contactés directement par les acteurs
humanitaires.

1
De même, les acteurs humanitaires manquent d'informations fiables sur la couverture
géographique, la capacité financière et l'expérience antérieure des FSF en matière d'assistance
monétaire dans le pays, ce qui incite encore plus à ne travailler qu'avec des "partenaires de
confiance". Les opportunités d'affaires sont envoyées directement aux FSF, et beaucoup ne
répondent pas en raison d'une capacité financière insuffisante, de la difficulté à estimer le temps
de déploiement et les coûts associés pour les régions éloignées à la sécurité instable, ou de
conflits d'intérêts perçus. Lorsqu'ils envoient des offres, ces FSF sont souvent disqualifiés car ils
ne parviennent pas à obtenir les documents nécessaires dans le temps imparti (documents
juridiques nécessaires : références d'autres acteurs de l'aide), ne disposent pas de la capacité de
préfinancement requise ou n’ont le temps nécessaire pour remplir l'offre. Enfin, les
enseignements tirés des divers projets sont rarement partagés par les acteurs de la mise en
œuvre par le biais de canaux institutionnalisés. Cela incite encore plus un acteur de l'aide à
travailler de manière répétée avec le même FSF, car peu d'informations sont disponibles sur les
expériences des autres acteurs.

Des actions concrètes peuvent être entreprises par les FSF, les acteurs de l'aide et les bailleurs
pour inverser cette tendance et créer les conditions structurelles d'une collaboration plus
harmonieuse, d'une concurrence accrue et d’une meilleure efficacité de l'assistance monétaire
dans tout le pays. Tout d'abord, la mise en place d'outils de coordination et de collaboration
entre et parmi les secteurs financier et humanitaire peut lever les difficultés actuelles en matière
de partage d'informations et d'expériences. Deuxièmement, une meilleur information,
sensibilisation et communication sur les exigences, les procédures et les meilleures pratiques en
matière de passation de marchés liés à l'assistance monétaire peuvent uniformiser les règles du
jeu pour les nombreux membres de l'écosystème financier de la RDC. Troisièmement,
l'harmonisation des modèles d’appel d’offre et la mise en œuvre de procédures de transparentes,
ainsi que l’assouplissement et adaptation de certains des critères d'éligibilité pour refléter les
spécificités de la RDC, peuvent créer les conditions nécessaires pour augmenter la participation
des FSF aux appels d’offre. Enfin, l’utilisation de passations de marchés collaborative entre acteur
humanitaires, déjà utilisées dans d'autres pays, peuvent combler les lacunes en matière
d'information et de collaboration ; ceci va de l'inclusion de clauses permettant aux acteurs
humanitaires de coopérer et partager les contrats-cadres signés avec les FSF, à la mise en place
d'un véritable système de trésorerie commun.

2
ACRONYMS
CDF Franc congolais

CWG Groupe de travail sur l’assistance monétaire

CWG-N Groupe de travail national sur l’assistance monétaire

DFID Ministère du développement international du Royaume-Uni

DGI Direction Générale des Impôts

ECHO Direction générale des opérations européennes de protection

civile et d'aide humanitaire

FSF Fournisseur de services financiers

LTA Long Term Agreement (Accord à long terme)

ONG Organisation non gouvernementale

ONGI Organisation non gouvernementale internationale

RCCM Registre du Commerce et du Crédit Mobilier

RDC République Démocratique du Congo

RIB Relevé d’Identité Bancaire (Banking Identification)

SOP Standard Operating Procedures (Procédure opérationnelle

standard)

3
 CONTEXTE : ASSISTANCE
MONÉTAIRES EN RDC

2.2M L'assistance monétaire des acteurs humanitaires continue

d’augmenter en République démocratique du Congo (RDC).
de personnes ciblées
par une assistance
monétaire en 2020

Au quatrième Cela représente une En 2020, la

trimestre de 2019, le augmentation communauté
groupe de travail substantielle par humanitaire vise plus
national sur l'assistance rapport aux années de 2,2 millions de
monétaire (CWG-n) a précédentes, car personnes par le biais de
estimé à 1,5 million le l'assistance monétaire l'assistance monétaires,
nombre de personnes n'a commencé à être avec une valeur totale de
touchées par expérimentée en RDC transfert estimée à 92
l'assistance monétaire à qu'en 2011. millions de dollars US.
usages multiples cette
année-là.

Les provinces ciblées comprennent le Tanganyika, le Kasaï, le Kasaï central, l'Ituri, le Nord-Kivu et le Sud-Kivu.

Alors que les volumes d'assistance monétaire augmentent et que l'écosystème financier se développe pour atteindre
les citoyens de la RDC auparavant non bancarisés, l'acheminement efficace des espèces dans les zones reculées reste
un défi considérable. L'insécurité, la médiocrité des infrastructures physiques et l'insuffisance de la couverture du
réseau augmentent les coûts et les risques liés à la fourniture de services financiers traditionnels et de solutions de
paiement numérique plus récentes. L'appétit des bailleurs et des organisations d'aide à utiliser les institutions
financières pour mettre en œuvre des programmes d'assistance monétaire est encore plus limité par le manque
d'informations fiables et accessibles concernant la capacité et l'expérience des acteurs privés dans les régions
éloignées.

De multiples acteurs de l'aide s'adressent aux banques commerciales, aux organisations de transfert de fonds, aux
opérateurs de téléphonie mobile, aux coopératives et aux entreprises dans tout le pays pour mettre en œuvre une
assistance monétaire. Allant des grandes agences spécialisées des Nations unies à des dizaines d'organisations non
gouvernementales (ONG) internationales et locales, nombre de ces acteurs humanitaires ont des procédures de
passation de marchés distinctes. Ils s'adressent également à des partenaires privés sur une base bilatérale et
ponctuelle, souvent par le biais de listes de contacts rarement partagées avec d'autres (du moins pas par des canaux
institutionnalisés tels que le CWG), au risque d'exclure des partenaires viables. La forte rotation du personnel dans les
secteurs de l'aide et de la finance, ainsi que l'absence de processus d'identification des fournisseurs de services
financiers partagés (FSF), compliquent encore ces problèmes d'information. La plupart des appels d'offres publiques
ont par le passé reçu très peu de soumissions, et les opportunités de contrats passent souvent inaperçues, selon les
acteurs privés. 4
Non seulement cela augmente les délais d'appel d'offres, mais cela limite également la
concurrence et la participation aux appels d'offres humanitaires. En partie à cause de ce manque
de coordination, le CWG a identifié "la mauvaise performance des FSF et les coûts de transfert
1
élevés" comme l'un des six défis opérationnels à relever en 2020

Le présent rapport vise à comprendre quelles mesures peuvent être mises en place pour
encourager les FSF à fournir des services mieux adaptés aux besoins humanitaires en RDC. Plus
précisément, il examine la passation de marchés pour les programmes d'assistance monétaire,
tant du point de vue humanitaire que privé, afin de comprendre comment les demandes, les
procédures et les attentes peuvent être mieux alignées pour encourager une plus grande
concurrence et garantir des services financiers efficaces et fiables aux acteurs humanitaires qui
mettent en œuvre l'assistance monétaire en RDC.

ÉLAN RDC

ÉLAN RDC est un programme de développement des systèmes

de marché financé par le gouvernement britannique et mis en
œuvre par Adam Smith International (ASI). Depuis 2014, ÉLAN
RDC travaille avec le secteur privé pour concevoir et propager
de nouveaux modèles économiques qui augmentent les
revenus et réduisent les coûts pour les groupes à faibles
revenus, en considérant cette population comme des
consommateurs et des producteurs de valeur. Ce faisant,
ÉLAN RDC vise à améliorer les moyens de subsistance de 1,7
million de personnes à faible revenu en RDC.Reconnaissant le
rôle important que joue le secteur humanitaire en RDC, ÉLAN
RDC a forgé un partenariat étroit avec les acteurs
humanitaires, tant au niveau bilatéral que par le biais du CWG-
n, pour soutenir leurs efforts de coordination et de
coopération avec les FSF dans le but d'accroître l'efficacité de
l'assistance monétaire.

1
https://www.humanitarianresponse.info/fr/operations/democratic-republic-congo/cash-working-group

5
 MÉTHODOLOGIE
La recherche a été menée entre fin janvier et début mars 2020, par le biais d'entretiens semi-
structurés avec les représentants de 16 organisations humanitaires et de plus de 10 FSF à
Kinshasa et à Goma. La liste des parties prenantes et le questionnaire d'entretien ont été finalisés
en coordination avec le Lead Agency du CWG national, le conseiller humanitaire du ministère
britannique du développement international (DFID) pour l’assistance monétaire en RDC et les
responsables des activités finances et marchés en crises d'ÉLAN RDC.

Les parties prenantes interrogées sont notamment des agences des Nations unies, des ONG
internationales, des banques commerciales, des organisations de transfert de fonds et des
opérateurs de téléphonie mobile. Au total, 35 humanitaires ayant une expérience dans le
domaine des programmes, des achats et des finances, et 20 membres du personnel administratif
et dirigeants du FSF ont été interrogés.

Toutes les organisations humanitaires interrogées ont été invitées à partager les appels d'offres
et/ou les manifestations d'intérêt, les procédures négociées, les grilles d’évaluation contenant les
critères d'exclusion, de sélection et d'attribution, ainsi que tout autre document utile pour
l'étude. Les documents suivants ont été reçus :

7 appels d'offres ou de négociations : 5 appels d'offres ouverts et 2 invitations à négocier via une
procédure de marché restreint

4 procédures opérationnelles standard (SOP) et manuels internes de passation de marchés

5 grilles d’évaluation et de sélection

2 listes de contacts des FSF scannées pour un appel d'offres passé (non explicitement demandé),
bien que de nombreux répondants aient fourni les noms des institutions sollicitées lors des
entretiens

6
 PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS
DANS LE DOMAINE HUMANITAIRE : ASSISTANCE
MONÉTAIRE
Les directives, les exigences et les procédures de passation de marchés et d'appels
d'offres varient en fonction du spectre humanitaire en RDC. Bien que les bailleurs
puissent différer à certains égards (par exemple, sur les
2
seuils pour les achats de faible
ou de forte valeur, la composition des comités d'appel d'offres, ou le nombre "minimum"
d'offres par appel), la plupart des organisations humanitaires ont harmonisé leurs
procédures de passation de marchés et leurs critères d'exclusion, de sélection et
d'attribution pour se conformer au plus grand nombre possible d'exigences.

L'un des acteurs humanitaires interrogés a élaboré un document de procédure

opérationnelle standard spécifique à la RDC pour les passations de marchés qui, selon
lui, "répond aux normes minimales de procédure de tous les bailleurs pour les appels
d'offres concurrentiels". D'autres utilisent les manuels de leur siège et ont élaboré une
série de recommandations au cas où les appels d'offres pour l'assistance monétaire ne
répondraient pas à leurs exigences minimales, malgré le respect des règles et
3
procédures de passation de marchés

Le tableau ci-dessous résume les différents processus, procédures et exigences liés à la

passation de marchés pour les programmes d'assistance monétaire pour les 16 acteurs
humanitaires interrogés dans le cadre de cette étude.

2 En théorie, pour tout type d'achat de biens ou de services d'une valeur supérieure à 500
USD (100 USD pour certains), au moins trois devis et/ou offres (quatre pour certains) sont
requis. Toutefois, il existe de multiples exceptions, comme indiqué dans les sections 3.b.
et 3.c. ci-dessous.
3 Des dérogations peuvent être accordées par le siège pour procéder à la sélection et à
l'attribution, même lorsque le nombre de réponses reçues est inférieur ou lorsque
moins de trois offres atteignent la phase de sélection (par exemple, en raison de
l'inadmissibilité d'autres offres sur la base de critères d'exclusion et de sélection). À
leur discrétion, les acteurs humanitaires peuvent (et le font souvent en RDC) publier à
nouveau des appels d'offres pour encourager des taux de réponse plus élevés, bien 7
que le succès soit limité dans la plupart des cas étudiés.
 Table 1: Surveyed procurement processes for cash assistance programmes
Rubrique Contenu
Temps de publication
Moyens de publication, de
publicité et de communication
Besoin de s’inscrire en tant que
vendeur pour recevoir l'avis de
marché ?
Communication préalable à
l'appel d'offres (autre que les
évaluations régulières des
sources d'approvisionnement et
du marché) ?
Contrat-cadre ou contrat de
services ?
L'analyse de rentabilité
comprend le lieu, le nombre de
bénéficiaires et le montant total
?
Critères d'évaluation inclus ?
Les candidats sont invités à la
réunion du comité d'appel
d'offres ?
Processus de négociation ?
Appels d'offres ouverts
Appel d'offres national ouvert
Théorie : 21 jours (selon ECHO)Réel :
entre 7 et 30+
Médias en ligne : MediaCongo.net,
BizCongo.cd, Kivu10.netRadios
Panneaux d'affichage des agences
Contact direct avec les FSF
Non
Expression d'intérêt (pour 1/5 des cas
de l'étude)Présélection (1/5)
Cadre
Varient de simples informations sur les
provinces pour certains à toutes les
informations requises, y compris les
villages (moins les dates) pour d'autres
Oui, pour tous, mais pas la grille
d’évaluation ni la pondération (sauf pour
1)
Oui, pour les 2/5 - pas clair pour le
reste
Seulement avant la signature - pour tous sauf
un, qui permet également la négociation
avant des interventions spécifiques
Appel d'offres local ouvert
Théorie : 14 jours(selon ECHO) : Réel :
entre 4 et 14
Affichage sur les tableaux
d'affichage des agencesContact
direct avec les FSF
Non, mais il faut voir le tableau
d'affichage du bureau de l’agence
Principalement de services, 1 cadre
Oui, mais pas de dates
Oui, pour tous, mais pas la grille
d’évaluation ni la pondération
Oui pour 1/5 - pas clair pour le reste
Seulement avant la signature - pour tous
Seulement avant la signature du contrat
sauf un, qui permet également la négociation
avant des interventions spécifiques
Procédure négociée
Contrat cadre
Théorie : 21 jours (selon ECHO)Réel : 21
jours + nouvelle publicité en raison du
faible taux de réponse
Contact direct avec les FSF (au
moins 3, 4 pour certains acteurs)
Oui (pour 2/3 des cas étudiés dans
l'étude)
Réunion préalable à l'appel
d'offres (1/4 des acteurs)
Évaluation des capacités (1/3
des acteurs)
N/A
Oui, mais pas de dates. Pas de
villages spécifiques sauf pour un
cas (seulement des provinces)
Varie d'aucun critère (pour 1/3) à
tous (1/3)
Pas clair
Service Contract
Théorie : dépend de la valeurRéel :
entre 7 et 21 jours
Contact direct avec les FSF (au
moins 3, 4 pour certains acteurs)
Non, sauf pour 1 acteur
Présélection (pour 1/4 des
acteurs)
N/A
Oui, mais pas de dates. Dans un
cas, l'information n'était
disponible qu'après la sélection
(pas au stade de l'avis de marché)
Certains oui, d'autres non
Oui pour 1, mais aucun FSF n'est
venu
Seulement avant la signature
8
EXPLICATION DES DIFFÉRENCES DE PROCÉDURE
Comme le montre le tableau ci-dessus, les organisations humanitaires utilisent un large éventail de
procédures de passation de marchés lorsqu'elles traitent avec les FSF en RDC. Celles-ci diffèrent
4
(parfois de manière substantielle) des recommandations de certains bailleurs, et selon l'entité
adjudicatrice différents niveaux de proactivité, de détail et d'engagement sont attendus des acteurs
du secteur privé qui répondent à ces opportunités. En raison de la portée limitée de l'étude, des
tendances claires n'ont pas été identifiées dans les procédures des organisations multilatérales par
rapport à celles des ONG. Les deux organisations multilatérales interrogées suivent des procédures
différentes.
Nous fournissons une brève explication des termes clefs dans la section ci-dessous :

Contrats-cadres Préenregistrement et
présélection
Les contrats-cadres sont généralement signés pour
Le préenregistrement exige des FSF potentiels qu'ils
une période de 1 à 2 ans, avec une possibilité de
s'inscrivent en tant que vendeurs, et seuls les
renouvellement. Ils engagent le FSF à fournir des
vendeurs enregistrés peuvent recevoir l'avis de
services dans des lieux ou des zones convenus, à un
marché. Semblable à un processus de présélection,
coût fixe et dans des délais spécifiques pendant la
il s'agit de la procédure standard pour 3 des 16
durée du contrat. Au stade de la conclusion du
acteurs interrogés dans le cadre de l'étude. Les
contrat, les lieux et les montants des transferts restent
exercices d'enregistrement des fournisseurs sont
généralement assez vagues.L'acteur humanitaire peut
généralement effectués annuellement, souvent par
se référer au contrat et passer une commande de
le biais d'avis publics publiés sur les mêmes
services en fonction des besoins. Le FSF devient un
plateformes médiatiques où sont affichés les appels
partenaire privilégié pour un service, mais l'acteur
d'offres pour tous les types de marchés, ce qui
humanitaire n'a aucune obligation d'utiliser le contrat.
entraîne un encombrement considérable des
Les contrats-cadres peuvent être signés avec plusieurs
informations sur des sites web tels que
FSF. Ils sont souvent annoncés à l'échelle nationale par
MediaCongo.net ou BizCongo.cd - les principaux
le biais d'appels d'offres ouverts (voir ci-dessous). Les
utilisés pour les appels d'offres et les offres d'emploi.
acteurs interrogés ont souvent recours à des contrats-
cadres nationaux pour l'assistance monétaire, et Pour un acteur humanitaire interrogé,
demande au partenaire de geler les fonds associés ll'enregistrement des FSF est effectué sur la base
afin de garantir leur disponibilité à tout moment au cas d'une liste fournie par la Banque centrale congolaise.
où il surgisse un besoin d'utiliser le contrat. Chaque FSF est ensuite évalué sur la base des
procédures internes de diligence et de conformité
Contrats de services de l'organisation. Seules les institutions financières
spécifiques retenues sont ajoutées à la liste qui est ensuite
utilisée pour diffuser l'avis de marché pour la mise
en œuvre de l'assistance monétaire. Le personnel
Les contrats de services spécifiques sont utilisés pour
chargé des achats de l'organisation d'aide en
répondre à un besoin spécifique dans un lieu donné. Ils
question a indiqué que le dernier avis de marché
créent des obligations contractuelles pour toutes les
avait été envoyé aux "16 FSF qui ont été enregistrés
parties concernées en ce qui concerne le calendrier, la
avec succès sur la plateforme". Le rapport annuel
quantité et le lieu des services fournis.En raison de leur
2018 de la Banque centrale congolaise recense
portée clairement définie, les marchés de services sont
cependant plus de 200 acteurs financiers agréés,
souvent annoncés localement (par le biais de panneaux
dont 19 institutions de microfinance et 77
d'affichage dans les bureaux des agences), et les FSF
coopératives de crédit et d'épargne.5
sont contactés directement pour soumissionner. De
nouveaux contrats de services doivent être signés pour
chaque intervention.

4 Les "Principes et procédures" d'ECHO (mentionnés ci-dessous) semblent être les plus complets et seront utilisés comme
référence pour cette étude.
9
5 http://www.bcc.cd/
 Analyse de rentabilité (Business Résumé
Case)

The nature, scope and duration of the contracts
sought also influences the way humanitarian
organisations present their “business case”.
Specific interventions define planned distribution
locations, amounts, dates, number of
beneficiaries and other contractual obligations
such as deployment time, maximum number of
beneficiaries per FSP agent, and distribution
currency. This simplifies FSP cost-benefit
analyses, allowing them to anticipate with a high
degree of certainty their costs and profit
margins. Framework contracts, on the other
hand, make this exercise for FSPs more
speculative, as contractual obligations concern
only some terms and conditions (for instance,
deployment time, currency, transfer and
deployment fees) but not the ones essential to
estimate profitability (distribution volumes,
locations, dates and number of beneficiaries). If
the contractual obligations include pre-financing
activities (this happens sometimes), framework
contracts become even more problematic, as
large sums of money need to be “frozen” with no
assurances on if, when, and where they will be
transferred.
Étant donné la nature intrinsèquement
imprévisible des programmes d'aide financière
d'urgence, il n'est pas surprenant que les
organisations humanitaires privilégient les
contrats-cadres plutôt que des contrats
spécifiques. Cette préférence est en outre
justifiée par la composition du paysage financier
de la RDC : au moment de la rédaction du
présent document, il n'existe aucune
cartographie complète de la présence
géographique et des capacités du FSF. La
recherche de contrats-cadres avec de différents
fournisseurs, dont certains peuvent avoir des
avantages comparatifs dans certaines zones
géographiques ou certains mécanismes de
distribution, ne semble que raisonnable pour
permettre une mise en œuvre rapide de
l'assistance monétaire sur le vaste territoire du
pays, souvent à peine accessible. L'"Étude de cas
: Procédures et exigences minimales en matière
d'appels d'offres" figurant à la fin de ce rapport
met en lumière les meilleures pratiques utilisées
par un acteur interrogé pour signer plusieurs
contrats-cadres avec des FSF.

POURQUOI TOUS LES MARCHÉS PUBLICS RELATIFS AUX PROGRAMMES

D'ASSISTANCE MONÉTAIRE NE SONT-ILS PAS PUBLICS ?
Le compromis (apparent) entre la transparence du processus de passation de marchés, d'une part, et la protection et
la sécurité opérationnelle des bénéficiaires, d'autre part, est un point de discorde important. Prenant l'exemple
d'ECHO, selon l'annexe III : Principes et procédures applicables aux marchés publics passés dans le cadre des actions
d'aide humanitaire financées par l'Union européenne - 01/01/2014, "...[l]e principe de transparence exige que toutes
les informations liées à une procédure de passation de marché soient partagées ou publiées de manière ouverte et
appropriée pour permettre une véritable concurrence et pour éviter tout traitement inéquitable entre les candidats
6
ou les soumissionnaires en ce qui concerne l'accès à l'information".

Autrement dit, tous les marchés publics devraient être publics. À moins que "...l'exécution de l'obligation contractuelle
ne porte atteinte au mandat du partenaire ou à la sécurité de son personnel ou de ses bénéficiaires", auquel cas une
dérogation à l'annexe III peut être demandée. D'autres "[d]erogations à l'annexe III peuvent être fondées sur des
raisons de sécurité, opérationnelles, techniques ou de qualité, sur l'insuffisance ou l'indisponibilité des fournitures sur
7
les marchés, sur les coûts ou les retards dus au transport, [et] sur la législation du pays d'opération"

De nombreux acteurs humanitaires en RDC ont fait valoir, à juste titre, que la publication d'appels d'offres précisant
les lieux de distribution, les dates, les montants et le nombre de bénéficiaires les exposerait, ainsi que les bénéficiaires
d'espèces et les FSF, à l'insécurité. Néanmoins, de nombreuses autres options existent pour respecter le principe de
transparence sans divulguer des informations potentiellement préjudiciables aux mandats des partenaires et à la
sécurité des bénéficiaires.

6 https://www.dgecho-partners-helpdesk.eu/actions_implementation/procurement_in_humanitarian_aid/start

7
https://www.dgecho-partners- 10
helpdesk.eu/actions_implementation/procurement_in_humanitarian_aid/derogations#derogations_in_urgent_action
ACTIONS URGENTES

Une autre limite à la transparence et à la mise en concurrence des marchés publics pour les
programmes d’assistance monétaire est liée aux actions urgentes.

"Les actions urgentes sont celles qui répondent à des besoins humanitaires immédiats et imprévisibles
générés par des catastrophes naturelles ou d'origine humaine soudaines. Les actions qui doivent
commencer immédiatement et pour lesquelles des retards dans l'attribution des marchés publics
mettraient en danger le respect des principes de l'aide humanitaire peuvent être considérées comme
urgentes. [...] Dans le cadre des actions urgentes, les pouvoirs adjudicateurs peuvent passer leurs
commandes, quelle que soit la valeur estimée du marché, sur la base d'une procédure négociée d'appel
d'offres unique".– Annex III, ECHO

Les programmes d'aide d'urgence en espèces mis en œuvre en RDC tombent intrinsèquement
dans la définition ci-dessus : ils répondent aux "catastrophes d'origine humaine", qui
comprennent la guerre et les attaques délibérées. Cela permet théoriquement à toutes les
organisations humanitaires qui répondent aux urgences dans le pays d'utiliser des exceptions de
source unique pour la passation de marchés d'assistance monétaire.

Comme le montre le tableau 1 ci-dessus à la ligne consacrée à l'analyse de rentabilité (et que la
section 6. du rapport développe), les appels d'offres visant à établir des accords-cadres avec un
ou plusieurs FSF ne doivent pas (et ne peuvent tout simplement pas) spécifier des informations
sensibles. Les contrats-cadres sont émis pour une durée de 12 à 24 mois (parfois avec une
possibilité d'extension) pour couvrir plusieurs provinces (souvent divisées en lots), ce qui rend
impossible de prévoir le lieu exact ou la date de distribution. Les dérogations à l'annexe III pour
des raisons de sécurité du personnel et des bénéficiaires ou la clause d'action urgente ne doivent
pas s'appliquer lorsque l'objectif du processus de passation de marchés est d'établir des
contrats-cadres dans tout le pays - tous ces appels d'offres doivent être ouverts.

11
 CONTRAINTES PERÇUES
Tout au long des entretiens, les acteurs privés et humanitaires ont énuméré plusieurs
contraintes concernant le processus de passation des marchés pour les programmes
d'assistance monétaire.

"J'ai travaillé sur l'offre pendant des semaines, puis l'appel d'offres a été annulé, avant
d'être publié à nouveau avec de nouvelles exigences et les documents demandés. Ils n'ont
pas répondu ou expliqué ce que j'avais fait de mal... J'ai envoyé 5 ou 6 offres différentes
avec des prix imbattables et je n'ai jamais eu de nouvelles. Je n'ai pas hâte de travailler
avec des humanitaires" – Exécutif du FSF

"Notre seul FSF est trop sollicité. Cela entraîne des retards et parfois ils refusent
d'intervenir dans certains domaines, ou bien ils augmentent le prix par rapport à ce qui
était prévu dans le contrat... Nous avons essayé d'ajouter une clause sur les retards et les
pénalités y afférentes dans le contrat, mais le FSF a refusé de la signer"– - Personnel du
Programme d'urgence de deux organisations

ACTEURS HUMANITAIRES : CONTRAINTES PERÇUES ET ANALYSE

Les organisations humanitaires interrogées ont identifié de nombreux problèmes affectants leur
processus de passation de marché pour l’assistance monétaire et les obligeants à adapter leurs
procédures. De l'absence de données fiables sur les capacités des FSF dans le pays aux expériences
négatives de mise en œuvre qui démotivent le recours futur à certains fournisseurs, ces problèmes
ont affecté à la fois l'efficacité des programmes d'assistance monétaire et les relations avec les FSF
partenaires passés et potentiels.

Le graphique ci-dessous met en évidence les principales contraintes signalées par les 16 acteurs
humanitaires interrogés, classés par fréquence de mention.
DÉVIATION DU CONTRAT PAR LE FSP

RETARDS DE DEPLOIMENT PAR LES FSP

PEU DE PSF REPONDENT AUX APPELS D'OFFRES

DIFFICULTÉS À FOURNIR TOUTES LES INFORMATIONS REQUISES POUR LES PROCÉDURES D'APPEL D'OFFRE OUVERTES

MANQUE DE CAPACITÉ DE PRÉFINANCEMENT PAR LES FSF

MANQUE D'EXPÉRIENCE PRÉALABLE EN MATIÈRE D'AIDE EN ESPÈCES DU FSF

MANQUE DE LISTE DE CONTACTS FIABLES OU DE CARTOGRAPHIE DES CAPACITÉS, D'EXPÉRIENCE EN MATIÈRE D'ASSISTANCE EN ESPÈCE ET DE COUVERTURE DES PSF

COUVERTURE, CAPACITÉ ET LIQUIDITÉS INSUFFISANTES POUR LES PROGRAMMES D'ASSISTANCES EN ESPÈCES DES TELCOS

EXCLUSION DES PETITS ACTEURS LOCAUX DANS LES APPELS D'OFFRES ONTERNATIONAUX
0 2 4 6 8

Graphique 1 : Contraintes d'appel d'offres perçues par les acteurs humanitaires (sur 16 acteurs interrogés)

Le tableau ci-dessous résume les principales contraintes signalées par les acteurs humanitaires au cours des entretiens, ainsi
que les stratégies d'atténuation qui ont été utilisées pour tenter de limiter l'impact de ces obstacles, de même que les risques
et les limites associés aux stratégies d'adaptation et d'atténuation employées. Le tableau couvre tous les types de marchés et
de modalités de passation de marchés. Il est divisé en 3 sous-catégories de contraintes relatives à :

(i) l'information (qui a une incidence sur le type de marché choisi)

'ii) le processus de passation de marché lui-même
8
'iii)mise en œuvre du programme d'assistance monétaire

Chaque contrainte énumérée dans chaque sous-catégorie est classée de la plus à la moins mentionnée lors des entretiens.
8
Bien qu'elle ne fasse pas partie du processus de passation de marchés, cette section a été ajoutée car elle permet de faire 12
le point sur le choix des processus de passation de marchés utilisés.
13
Catégorie de Contrainte Mesures d'atténuation utilisées Risques et limites des mesures d'atténuation utilisées
contraintes jusqu'à présent

Au stade de la planification de l'intervention Les consultations révèlent souvent un manque (apparent) de choix dans ce
Absence de liste de contacts
domaine. Cela conduit à l'utilisation :
Manque fiables ou de cartographie des
évaluations et des consultations avec d'autres - Procédures négociées (au lieu d'appels d'offres ouverts)
capacités, d'expérience en
d’information acteurs humanitaires ayant travaillé dans la - Procédures négociées à offre unique, si l'on estime qu'un seul FSF a la capacité et
matière d'assistance
(affectant le type région l'expérience nécessaires pour intervenir.
monétaire et de couverture
de marché 9 Limite la transparence
des FSF
choisi) Limite la concurrence
(mentionné par 4/16 acteurs) La durée de contractualisation est allongée (car le processus doit être répété pour
chaque intervention)
Crée une dépendance à un seul FSF, lui permettant de modifier les termes et
conditions sachant que c'est le seul choix de l'acteur humanitaire.

Contraintes liées Peu de FSF répondent aux appels Contacter directement les FSF connus pour
d'offres, et même lorsque certains le encourager davantage de réponses La passation de marchés finit par prendre plus de temps en raison de la
au processus de
font, peu de leurs offres sont éligibles Publier à nouveau les appels d'offres lorsque les réouverture des appels d'offres, et souvent un seul FSF est contracté (ce qui crée
passation de réponses reçues sont insuffisantes une dépendance).
marchés (mentionné par 6/16 acteurs) En dernier ressort recourir aux procédures négociées
(en particulier,
Demander des références pour un travail similaire avec Le cadre de sélection actuel n'est pas propice à l'entrée de nouveaux acteurs sur le
pour les appels Manque d'expérience d'autres acteurs humanitaires marché humanitaire :
d'offres ouverts) préalable en matière Demandez des preuves d'expérience dans les L'expérience en matière d'assistance monétaire (de préférence avec le contractant)
d'assistance monétaire des programmes de paiement pour de nombreux est un critère de notation très important pour la plupart des acteurs de l'aide
FSF disponibles bénéficiaires (bulk payment) y compris pour le
interrogés, ce qui empêche l'entrée de nouveaux acteurs.
(mentionné par 4/16 acteurs) gouvernement
L'expérience des grands programmes de paiement pour les acteurs non
Consulter d'autres acteurs humanitaires pour savoir si
humanitaires n'est pas considérée comme importante.
le FSF a déjà été utilisé pour l'assistance monétaire

Le manque de capacité de Analyse des risques pour évaluer si le FSF est Les petits FSF ayant des connaissances et des capacités locales sont négligés et exclus
préfinancement par le FSF suffisamment fiable pour recevoir des fonds Certains FSF ne peuvent pas se permettre de "geler" les montants inclus dans les
empêche la contractualisation à l'avance (cela n'arrive jamais pour les petits contrats-cadres sans aucune garantie quant à savoir si, quand et où l'argent sera
acteurs) distribué 10
(mentionné par 4/16, non requis par FSF non contracté Les grandes banques commerciales sont souvent les seuls FSF ayant une grande
tous les acteurs ou pour tous les capacité de préfinancement, et paradoxalement les organisations humanitaires sont
FSF) plus enclines à transférer les fonds avant les interventions, grâce à leur réputation bien
établie

9
Les organisations humanitaires réalisent des études de marché, des évaluations et des analyses de risques pour déterminer la disponibilité et évaluer la capacité des prestataires de services financiers dans les zones d'intervention prévues avant
de lancer des appels d'offres. Cependant, à l'exception de la cartographie interactive disponible sur le site web du CWG-n (la plupart des acteurs humanitaires interrogés ignoraient l'existence de cet outil), les humanitaires ne disposent pas d'un
processus institutionnalisé de partage de l'information pour savoir quel prestataire a travaillé où, avec qui et avec quels résultats. Au lieu de cela, ils s'appuient sur des demandes ad hoc adressées aux CWG (dont les co-responsables tournent
fréquemment) et aux acteurs humanitaires opérant dans la même zone géographique pour recueillir des informations. Bien que cela puisse être efficace pour trouver des FSF établis et expérimentés dans n'importe quelle zone d'intervention, il ne
semble guère efficace d'établir un tableau complet des options disponibles. Certains nouveaux acteurs - comme les institutions de microfinance ou les coopératives - peuvent avoir récemment rejoint le paysage des services financiers, tandis que
d'autres peuvent avoir récemment ouvert de nouvelles agences ou développé de nouveaux réseaux d'agents pour mener des activités dans des zones reculées, auparavant non couvertes, comme le paiement des salaires du personnel militaire,
des employés du gouvernement ou des travailleurs de la santé. L'écosystème financier de la RDC évolue rapidement, atteignant d'autres régions avec de nouvelles solutions (ou de nouveaux partenariats entre les acteurs établis). L'évaluation de
sa portée et de ses capacités par des visites sur le terrain, le bouche à oreille, des consultations ad hoc avec le personnel humanitaire sujet à de fréquents déplacements et rotations - et l'utilisation de procédures de passation de marchés
restreintes envoyées uniquement aux FSF utilisés auparavant par les organisations humanitaires - n'aboutira pas, comme on pouvait s'y attendre, à un plus grand choix de FSF.
10
A titre de référence, la réglementation nationale interdit aux opérateurs de Mobile Money d'opérer à crédit en RDC (les espèces électroniques en circulation doivent toujours correspondre aux espèces physiques sur le compte
bancaire de l'opérateur), et l'activité principale des organismes de transfert d'argent n'est pas adaptée aux demandes de préfinancement importantes. Ces deux types d'acteurs, ainsi que les petites coopératives et les entreprises à
faible marge brute d'autofinancement, sont là exclus par les dispositions relatives au préfinancement. Selon l'un des FSF interrogés, si les acteurs privés et humanitaires pouvaient se rencontrer à mi-chemin, en transférant peut-être la
moitié des fonds avant la distribution, et l'autre moitié (plus les frais) sous réserve de la réussite de la distribution, cela permettrait d'égaliser les chances. 13

Contrainte
Contraintes liées Les appels d'offres ouverts exigent
au processus de souvent que les offres couvrent des
passation de lots entiers ou le territoire national,
marchés excluant ainsi les petits acteurs ayant une
capacité localisée
(en particulier,
pour les appels
(mentionné par 2/16 acteurs)
d'offres ouverts)
Selon le personnel chargé des marchés
humanitaires, les FSF éprouvent des
difficultés à fournir toutes les
informations requises par les
procédures d'appel d'offres ouvertes,
en particulier :
Prix, cachet, signatures (mentionnés
par 2/16)
Documents juridiques (RCCM et
fiscalité) pour les petits acteurs (2/16)
Obstacles à la Dérogation au contrat par le FSF le
mise en œuvre FSF augmente les frais pendant la mise
en œuvre (en raison d'un changement de
(affectant les futurs
sécurité ou lorsque la zone d'intervention
choix de typologie
n'est pas spécifiée dans le contrat) ou
de passation de
refuse de travailler, en violation des
marché)
obligations contractuelles
(mentionné par 8/16 pour deux FSF)
Retards de déploiement par les FSF
malgré les obligations contractuelles
((mentionné par 7/16)
Couverture, capacité et/ou liquidité
insuffisante des programmes
d'assistance monétaire des TelCo,
particulier dans les situations d'urgence, ce
qui nuit à leur réputation pour les futures
opportunités de marchés
publics (explicitement mentionné par 2/16,
mais la plupart des organisations
humanitaires ont soulevé cette
préoccupation)
Mesures d'atténuation utilisées
jusqu'à présent
Procédures négociées utilisées pour des domaines ou des
interventions spécifiques afin de permettre aux petits FSF
de participer
Certains acteurs divisent les contrats en lots, en précisant
que les FSF peuvent faire une offre sur un seul d'entre eux
(pour les appels d'offres ouverts)
Des dérogations sont souvent accordées afin de publier
à nouveau les appels d'offres et accorder plus de temps
pour compléter les offres non éligibles
Certains (très peu) d'acteurs revoient les critères
d'exclusion et de sélection avec les soumissionnaires lors
de l'ouverture des offres. Si une offre est incomplète il
est décidé conjointement avec les participants de
l’autoriser ou la rejeter. Ceci permet d'éviter l'exclusion
automatique des offres incomplètes, ce qui affecte
souvent les petits acteurs.
Négociation ad hoc pour convaincre le FSF de réalisé le
travail
Changement de FSF (si disponible) ou de mécanisme de
distribution (monnaie électronique si possible)
Changement de modalité d'assistance (en bons ou en
nature)
Résiliation de contrat ou menace de litigeProcédures
négociées pour les marchés de services
Discussion et négociation avec le FSF pour mieux ajuster
et planifier les futures distributions
Annexes et clauses additionnelles avec pénalité
Utilisation d'un deuxième choix de FSF (le cas échéant -
très rare)
Sensibilisation et formation du personnel et des agents
des opérateurs de téléphonie mobile aux principes
humanitaires
Communication régulière avec les représentants de ces
FSF pour évaluer leurs capacités et justifier à leur tour le
lancement de procédures de passation de marchés
spécifiquement pour l'assistance monétaire Mobile
Money.
Risques et limites des mesures d'atténuation
utilisées
Les appels d'offres locaux et les procédures négociées établissant des contrats
de services limitent l'intervention en termes de temps, de budget et de
couverture - même si un FSF avait la capacité d'intervenir dans d'autres
domaines, de nouveaux contrats devraient être signés
Les lots des appels d'offres ouverts couvrent souvent des provinces entières, qui
sont encore trop grandes pour certains petits FSF
La procédure d'appel d'offre ouvert finit par prendre plus de temps à
cause du besoin de republier l’appel d’offre
Augmentation des investissements requis par le personnel chargé des
marchés publics pour expliquer les critères et examiner les documents
supplémentaires fournis
Certains documents sont impossibles à obtenir dans les délais requis
pour les FSF dans les régions éloignées (cette question mériterait
également une analyse d'économie politique plus approfondie)
La plupart des acteurs n'utilisent pas ces mesures d'atténuation, sauf si
un nombre minimum d'offres est
Les acteurs humanitaires doivent accepter de nouvelles conditions (s'il
s'agit d'un FSF unique) ou changer de FSF lorsque cela est possible. Cela
implique parfois de modifier le mécanisme ou la modalité de distribution,
de créer des retards (nouveaux contrats), de fausser les marchés (par le
biais de bons ou en nature) et d'augmenter le coût des interventions.
Les FSF peuvent fixer de nouvelles conditions et échéances en violation du
contrat et refuser de signer de nouvelles clauses ou annexes, sachant que
c'est le seul choix de l'acteur humanitaire (c'est-à-dire la dépendance)
Les agents de Mobile Money sont sous-traités par l'opérateur, qui ne contrôle
pas entièrement leurs actions et leur comportement - en tant que tels, les
agents de terrain qui traitent les encaissements des bénéficiaires de
programmes d'assistance monétaire peuvent utiliser des informations
asymétriques pour imposer des frais supplémentaires et abuser de leur pouvoir.
Cette situation donne une mauvaise image du FSF contracté, réduisant ses
chances d'obtenir des références positives.
Si le fait de lancer des appels d'offres séparés pour les opérateurs de téléphonie
mobile (MNO) peut aider les humanitaires à signer plusieurs contrats-cadres
avec eux, cela pourrait diminuer l’intérêt des MNO à répondre à des appels
d'offres globaux pour l’assistance monétaire qui ne leur sont pas destinés 14
 SECTEUR PRIVÉ : CONTRAINTES PERÇUES ET ANALYSE
Les acteurs privés interrogés dans le cadre de cette étude ont également été interrogés sur les
contraintes auxquelles ils sont confrontés ou qu'ils perçoivent dans le cadre de leur collaboration avec les
organisations humanitaires pour fournir une assistance monétaire.

Le graphique ci-dessous met en évidence les principales contraintes signalées par les 10 FSF interrogés,
classées selon la fréquence de mention.

INSECURITÉ ET DIFFICULTÉ D'ACCÈS DANS LES RÉGIONS ÉLOIGNÉES

MANQUE DE RETOUR D'INFORMATION DE LA PART DES ACTEURS HUMANITAIRES SUR LES OFFRES SOUMISES

MANQUE D'INFORMATION, DE COMMUNICATION ET DE VISIBILITÉ SUR LES APPELS D'OFFRES

LA PRÉPARATION DE L'OFFRE EST COMPLIQUÉE

CAPACITÉ FINANCIÈRE LIMITÉE, ACCÈS AUX LIQUIDITÉS, AUX PRÉFINANCEMENTS ET AUX ASSURANCES

MANQUE D'EXPÉRIENCE AU PRÉALABLE EN MATIÈRE D'ASSISTANCE MONÉTAIRE

CONFLITS D'INTÉRÊTS POTENTIELS

Élément 8

0 2 4 6

Graphique 2 : Contraintes d'appel d'offres perçues par les acteurs privés (sur 10 acteurs interrogés)

Le tableau ci-dessous résume les principaux obstacles qu'ils ont signalés, les stratégies
d'atténuation et leurs conséquences, ainsi que les réponses des acteurs de l'aide :

15
Contrainte générale
Absence de retour
d'information de la part
des acteurs
humanitaires concernant
le résultat de la procédure
de passation de marché
(mentionné par 6/10 des
FSF interrogés), et les
conflits d'intérêts potentiels
(2/10)
Insécurité et difficulté
d'accès dans les
régions éloignées
(mentionné comme un
obstacle majeur par toutes
les organisations
humanitaires interrogées et
les 6/10 FSF)
11 La preuve de ces communications n'a pas été demandée dans le cadre de cette étude, de sorte que la mesure dans laquelle tous les acteurs interrogés respectent ces exigences de communication et de transparence
reste inconnue et hors de portée.
La contrainte expliquée
Les FSF affirment qu'ils reçoivent
rarement une explication sur la
sélection finale
2 des FSF suspectent des conflits
d'intérêts, qu'il s'agisse d'appels d'offres
ouverts ou de procédures négociées
Le contrat-cadre avec les FSF fixe
des conditions telles que le temps
de déploiement et les frais associés
pour une durée de 12 à 24 mois.
Toutefois, la sécurité et l'accès dans
les lieux éloignés ciblés par
l'assistance monétaire sont instables
: interrogés).
Les risques sécuritaires
pourraient augmenter, ce qui
ferait grimper les coûts
d’opération des FSF
L'accessibilité d'un lieu peut être
affectée par des facteurs
externes (pluies, etc.)
Le FSF peut avoir la capacité de
se déployer sur un territoire mais
le lieu spécifique ciblé par l'acteur
humanitaire est hors de portée
Mesures d'atténuation utilisées par les
FSF jusqu'à présent
Certains FSF ont demandé des précisions sur la
décision de passation de marché, mais n'obtiennent
que rarement une réponse
Contrat cadre : par le passé si les conditions de
sécurité et d'accessibilité des zones ciblées
changent, les FSF :
ont augmenté les coûts d'intervention pour
couvrir leur risque accru
ont refusé de livrer
Contrat de service spécifique :
Le FSF ne soumissionne pas à l'appel d'offres
Le FSF augmente les frais dans l’offre soumise
La réponse des acteurs humanitaires
Tous les acteurs humanitaires interrogés contestent cette
affirmationLes documents d'appel d'offres reçus précisent que tous les
candidats doivent être notifiés quelle que soit l'issue de la procédureUn
acteur a volontairement apporté la preuve en envoyant une copie
scannée d'une lettre envoyée à un candidat pour l'informer qu'il n'avait
11
pas été sélectionné et lui expliquer les raisons de sa décision.
Accepter les nouvelles conditions
Menacer de résiliation de contrat ou de litige (aucun cas de ce genre
n'a été signalé par les acteurs interrogés)
Lancer un nouveau processus de passation de marché négocié
localisé (réalisé par un acteur interrogé).
Changer de modalité d'assistance en faveur de bons ou d'aides en
nature (quelques exemples ont été mentionnés par les acteurs
16

Overall Constraint
Manque d'information,
de communication et
de visibilité sur les
appels d'offres
(mentionné par 5/10 FSF)
Constraint explained
Tous les FSF interrogés qui reçoivent des
appels d'offres disent en avoir été
directement contacté
3 en ont entendu parler par des voies
informelles (bouche à oreille ou réunions
ad hoc avec le personnel humanitaire),
souvent après la date limite de
soumission
3 ont déclaré avoir vu au hasard certains
appels d'offres sur des plateformes
médiatiques mais ne les vérifient pas
fréquemment
Mitigation measures used by FSPs so
far
Networker activement avec le personnel
humanitaire
Attendre de recevoir les invitations
Pré positionnement spontané :
-Présentation des solutions disponibles lors des
réunions du CWG et au personnel humanitaire
-diffusion du profil de l'entreprise auprès des
organismes d'aide connus
Response from humanitarian actors
Toutes les organisations humanitaires interrogées, sauf une,
contactent régulièrement les FSF directement pour lorsqu’une
opportunité liée aux programmes d'assistance monétaire survient
Note : L'acteur de l'aide qui a reçu le plus de réponses aux appels
d'offres affirme cependant n'avoir fait de la publicité que par le biais
12
de radios et de sites web, sans contact direct.

Les formulaires sont longs et exigeants Au moins 4 acteurs humanitaires ont indiqué que, d'après
L'élaboration de l'offre Les FSF utilisent les rares retours d'information
L'absence perçue de retour d'information de l'évaluation des offres, il était clair que certains FSF ne
est compliquée et le des offres précédentes pour aligner la réponse
la part des acteurs humanitaires dissuade ces comprenaient pas entièrement le dossier d'appel d'offres et les
temps alloué est trop sur les attentes des acteurs de l'aide
derniers d'investir le temps nécessaire pour exigences associés
court
répondre aux des offres à répétition Les offres incomplètes sont souvent rejetées. Cependant,
Les FSF disposent parfois de moins d'une plusieurs acteurs de l'aide organisent des comités d'ouverture
(mentionné par 4/10)
semaine pour répondre aux appels d'offres des offres pour décider collectivement de rejeter les offres
Les avis de marché pour les appels d'offres incomplètes ou de leur donner une chance de fournir les
locaux et les procédures négociées sont informations manquantes.
généralement remis aux bureaux locaux des
FSF qui doivent ensuite se coordonner avec le
siège qui prépare l'offre
Plusieurs acteurs humanitaires utilisent des
procédures standard établies par le siège, qui
sont mal adaptées aux spécificités de la RDC
Certains acteurs demandent aux FSF de
confirmer leur capacité à intervenir dans un
grand nombre de localités spécifiques ; les
offres dans lesquelles les informations sur les
coûts et le temps de déploiement ne sont pas
fournies pour toutes les localités sont rejetées
Il est difficile pour les FSF de s'engager à
transférer de l'argent à un moment donné ou
à des coûts fixes de transfert lorsque la
sécurité et l'accès sont volatiles

12 Ce paradoxe pourrait s'expliquer par l'utilisation par cet acteur spécifique (i) d'un feedback et d'une communication proactive et itérative avec les soumissionnaires, et (ii) de critères de sélection et d'attribution "inclusifs"
adaptés aux spécificités de la RDC. Les transcriptions des entretiens révèlent que l'une des raisons possibles pour lesquelles cet acteur obtient systématiquement des taux de réponse supérieurs à la moyenne pour les appels
d'offres ouverts est que le personnel chargé des achats est très proactif en fournissant un retour d'information à tous les soumissionnaires à plusieurs étapes du processus d'achat (avec de multiples réunions du comité
d'appel d'offres pour expliquer les exigences et accorder un délai supplémentaire pour recevoir les documents et informations manquants). En outre, l'acteur a fait état : "[nos] critères de sélection sont moins stricts que ceux
des autres, par exemple lorsqu'il s'agit de vérifier la provenance des fonds dont disposent les petits FSF locaux pour préfinancer des activités [...] Tant que leurs cadres supérieurs ne figurent pas sur les listes noires
internationales pertinentes et qu'ils remplissent les critères d'éligibilité standard, nous sommes en mesure de les sélectionner". Enfin, la réputation positive de cet acteur parmi les FSF pour sa transparence et sa capacité à
passer des contrats avec plusieurs fournisseurs pour chaque appel d'offres peut également avoir un effet positif sur les taux de réponse et la volonté des FSF de préfinancer les activités : "la même entreprise qui a accepté de
préfinancer nos activités a répondu à l'appel d'offres d'une autre organisation humanitaire en déclarant qu'elle ne pouvait pas préfinancer les leurs".
17
 Mitigation measures used Response from humanitarian actors
Overall Constraint Constraint explained
by FSPs so far

Capacité financière Les exigences de préfinancement Certains acteurs humanitaires choisissent au cas par cas les
N/A
limitée, accès aux pour la signature de contrats-cadres FSF vers lesquels ils peuvent transférer les fonds avant les
liquidités, peuvent décourager les FSF de interventions (avec une tendance générale à ne transférer les
préfinancements et répondre aux appels d'offres fonds qu'avant d'intervenir vers de grands FSF institutionnels
assurances Les entités adjudicatrices tels que les banques commerciales ou les opérateurs de
demandent souvent des preuves téléphonie mobile)
(mentionné par 3/10 FSF) d'assurance et de capacité Même pour les acteurs humanitaires qui n'exigent pas
financière correspondant à la valeur explicitement des FSF qu'ils préfinancent des activités, leur
des transferts prévus dans l'appel capacité à le faire, ainsi que leur capacité financière globale et
d'offres leur couverture d'assurance sont des critères qui influent sur
2 FSF ont également déclaré que le leur score général par rapport aux critères de sélection et
marché de l'assurance de la RDC est d'attribution établis.
naissant ; en cas de perte de
liquidités due à des embuscades ou
à des attaques, le FSF devrait en
supporter le coût, indépendamment
du fait qu'il contracte un fournisseur
d'assurance

N/A D'autres expériences de paiements groupés (par exemple, le

Les FSF notent que seules sont
Le manque paiement de fonctionnaires) sont souvent acceptées comme
retenues les personnes ayant une
d'expérience préalable alternative à l'expérience d'assistance monétaire mais
expérience antérieure avec l'entité
en matière obtiennent des scores inférieurs à l'expérience d'assistance
adjudicatrice ou, au mieux, une
d'assistance monétaire directe en espèces
expérience antérieure dans la mise
ou avec des acteurs en œuvre de programmes
humanitaires rend la d'assistance monétaire avec
candidature inéligible d'autres acteurs humanitaires
Cela est vérifié dans les documents
(mentionné par 2/10) d'appel d'offres où cette expérience
pèse lourdement dans les notes
finales des offres

18
 PRINCIPALES YEAR 2018

CONCLUSIONS
Les contraintes exprimées par les parties prenantes interrogées peuvent
s'expliquer en examinant les modalités de passation de marchés utilisées par les
acteurs humanitaires pour mettre en œuvre l'assistance monétaire. Chaque type
de procédure de passation de marché présente des forces et des faiblesses qui
influent sur les perceptions et les possibilités des FSF, ce qui, en fin de compte,
influence leurs réponses aux éventuelles opportunités commerciales. Cette
section analyse les principales conclusions en la matière.
01 Taux de réponse et contrats par modalité de passation de
marché
Les variables clés aux passations de marché liées à l'assistance monétaire sont les
suivantes (i) le type de contrat recherché, (ii) la transparence du processus et (iii) la
portée géographique du partenariat envisagé avec les FSF. Ci-dessous, une brève
analyse du nombre de réponses reçues en fonction des deux premières variables,
la troisième n’étant pas directement liée au processus de passation de marché.
Contrats-cadres ou contrats de services spécifiques

Tous les acteurs interrogés n'ont pas cherché à établir des contrats-cadres avec
un ou plusieurs FSF. 10 sur 16 ont déclaré avoir lancé des appels d'offres pour
des contrats-cadres (et seuls 5 d'entre eux l'ont fait par le biais d'un appel d'offres
ouvert annoncé au niveau national), tandis que 7 ont sollicité des FSF pour des
contrats de services spécifiques liés à des interventions ponctuelles. Au moins un
acteur a utilisé les deux modalités de passation de marchés, cherchant à signer
des contrats-cadres avec des opérateurs de téléphonie mobile tout en utilisant
des contrats de services spécifiques pour livrer des espèces physiques par
l'intermédiaire de banques commerciales, d'organisations de transfert d'argent,
de coopératives et d'entreprises. Sur les 10 acteurs humanitaires qui ont sollicité
des contrats-cadres, seuls 5 les ont signés avec plus d'un FSF (un 6e acteur est en
train de signer 2 contrats-cadres). Seuls 2 ont des contrats-cadres avec 3 FSF ou
plus. L'acteur ayant le plus de FSF sur les contrats-cadres en a 7 : une banque
commerciale, 2 opérateurs de téléphonie mobile et 4 FSF plus petits et localisés.

19
 Appels d'offres ouverts et procédures négociées
Seules 5 des 16 organisations humanitaires
interrogées ont eu recours à des appels d'offres
ouverts annonçant l'avis de marché au niveau
national.
Toutes les cinq ont utilisé des sites web locaux
(Bizcongo.cd, MediaCongo.net et Kivu10.net) et ont
annoncé les appels d'offres sur les panneaux
d'affichage de leurs bureaux et de ceux d'autres
organisations humanitaires dans différentes régions Trois autres acteurs humanitaires ont eu
pour solliciter des contrats-cadres. Quatre d'entre recours à des appels d'offres "ouverts", mais
elles ont contacté directement les soumissionnaires n'ont publié des avis de marché qu'au niveau
potentiels pour les informer de l'opportunité, et deux local par l'intermédiaire de tableaux d'affichage
sur cinq ont également utilisé la radio pour annoncer des bureaux régionaux et de contacts directs
l'appel d'offres. Seuls 2 des 5 ont maintenu l'appel avec les soumissionnaires potentiels (appelés
d'offres ouvert pendant au moins 21 jours "appels d'offres ouverts locaux"). L'un d'entre eux
calendaires (le délai minimum de réception des offres ne ciblait que les opérateurs de téléphonie
requis par ECHO après la publication de l'avis de mobile, espérant signer un contrat de service
avec l'un d'entre eux (avec lequel cette
marché). L'un d'entre eux a fixé le délai de
organisation humanitaire avait précédemment
soumission à 7 jours après la publication de l'avis de
signé un contrat par le biais d'une procédure
marché, ne recevant qu'une seule offre ; après avoir
négociée) ; au lieu de cela, un autre opérateur de
rouvert l'appel d'offres pendant 4 jours
téléphonie mobile a envoyé la seule offre
supplémentaires, un autre soumissionnaire a envoyé (inéligible en raison du manque de couverture
une offre (qui était inéligible), et un seul contrat cadre dans la zone ciblée), obligeant à publier à
a pu être signé. Un autre visait uniquement les nouveau l'appel d'offres.
opérateurs de téléphonie mobile, recevant 4 offres,
dont une seule était éligible.

3 acteurs ont eu recours à des appels d'offres fermés (également connus sous le nom de procédure
négociée ou restreinte) à portée nationale pour établir des contrats-cadres, envoyés directement à des
FSF pré-identifiés (pour 2 de ces 3 acteurs, seuls les FSF qui étaient déjà inscrits dans leur liste/portail de
fournisseurs ont pu recevoir l'avis de marché). Tous les 3 ont prévu un délai de 21 jours entre l'envoi de
l'avis de marché et la date limite. Un autre acteur a régulièrement recours à des appels d'offres fermés
ayant une portée géographique locale très spécifique pour établir des contrats-cadres avec des acteurs
locaux ou avec des acteurs nationaux pour intervenir dans ces zones spécifiques.

6 acteurs ont signé des contrats de services avec des FSF pour des interventions spécifiques,
13
localisées et limitées dans le temps via des procédures négociée ; en général, les candidats
disposent de 7 à 14 jours pour envoyer leurs offres.

13 Certains de ces acteurs ont également eu recours à des appels d'offres ouverts et locaux
20
 Résumé
Il est important de noter que la durée de publication et le taux de réponse ne semblent pas corrélés positivement sur la
base des résultats de la présente étude. L'acteur humanitaire qui a reçu le plus d'offres (16) et qui a pu établir des contrats-
14
cadres avec la plupart des FSF (7) a utilisé une procédure d'appel d'offres ouverte avec 14 jours pour soumissionner. En
revanche, un autre acteur qui a utilisé un appel d'offres ouvert avec 20 jours pour répondre n'a reçu que 2 offres, et
finalement une troisième offre a été envoyée après que l'appel d'offres ai été prolongé de 10 jours supplémentaires.

Les deux acteurs ont utilisé des sites web, des panneaux d'affichage de bureau et des radios pour annoncer l'avis de
marché et, étonnamment, l'acteur qui a reçu 16 offres a déclaré ne pas avoir contacté directement les soumissionnaires
potentiels et ne pas avoir inclus d'"analyse de rentabilité" dans l'appel d'offres. Seules les informations concernant les
provinces ciblées ont été fournies (chacune de ces provinces s'est vu attribuer un lot, et une province a été divisée en deux
lots). La taille de l'enveloppe prévue n'a été communiquée qu'aux FSF sélectionnés avant la passation du marché.

Il convient de noter qu'un acteur a mentionné que l'affichage public (sur les tableaux d'affichage des bureaux et les sites
web) n'est qu'une exigence de procédure imposée par le siège des acteurs humanitaires et les bailleurs, et qui n'affecte pas
les taux de réponse. Il appartient aux organisations humanitaires qui utilisent des procédures négociées et des appels
d'offres locaux de décider quels FSF contacter pour une opportunité donnée. L'affirmation du secteur privé selon laquelle la
communication pour de telles opportunités n'est pas ouverte et transparente est donc corroborée par les preuves
empiriques de l'étude. De telles pratiques de communication ne violent pas techniquement les règles de passation de
marchés, étant donné l'urgence d'agir et le caractère sensible des informations. Notons cependant que l'acteur ayant le
taux de réponse le plus élevé a déclaré ne pas avoir contacté directement les FSF pour les informer de l'opportunité.

Si, en moyenne, les appels d'offres ouverts reçoivent plus d'offres que les marchés en procédure négociée (environ 3 fois
plus selon les statistiques recueillies lors des entretiens), ce n'est pas toujours vrai. Plus important encore, recevoir plus
d'offres n'implique pas de pouvoir signer plus de contrats-cadres : un acteur a reçu 9 offres dans le cadre d'un appel
d'offres ouvert, mais seulement 3 d'entre elles étaient éligibles et seulement 2 ont été sélectionnées pour un contrat-cadre.
Un autre acteur a pu signer 3 contrats-cadres à la suite d'une procédure de passation de marché négociée localisée qui
visait ces mêmes 3 FSF, qui ont tous soumis des offres éligibles.

02 Points forts et limites des contrats-cadres

Du point de vue du secteur privé, les contrats-cadres assurent une relation de travail privilégiée et efficace
avec l'agence humanitaire contractante (ce qui réduit le temps et les exigences légales pour mettre en œuvre
des distributions d'argent spécifiques) mais ne créent aucune obligation concernant les quantités minimales
de services fournis. En tant que tel, un contrat-cadre pourrait, théoriquement, ne jamais être utilisé. Il engage
cependant contractuellement le FSF à fournir des services à un prix déterminé, dans un délai déterminé et
dans une zone d'intervention déterminée, sur demande de l'organisation humanitaire contractante et ce
pour toute la durée du contrat. La mise en œuvre d'activités spécifiques dans le contrat-cadre est soumise à
l'acceptation par le FSF du "bon de commande" émis pour "actionner" le contrat-cadre d'intervention. En
outre, les fonds promis par le biais de contrats-cadres doivent être "gelés" sans aucune garantie de transfert.
Cette situation peut à son tour avoir un impact négatif sur les activités principales de ces PSF et sur les
possibilités d'investissement. La passation de marchés pour les contrats-cadres peut donner lieu à des
signatures entre les mêmes acteurs humanitaires et plusieurs FSF. Comme les contrats-cadres sont plus
longs, ils impliquent généralement des budgets plus élevés pour les acteurs humanitaires par rapport aux
contrats de services réguliers, ce qui signifie un accès potentiellement plus facile et plus rapide à de grands
volumes de transferts pour les FSF sous contrat. Pouvant être établis de façon anticipative à un besoin
d’assistance monétaire, ces appels d’offres seraient donc moins soumis à l’urgence du besoin. Ceci
permettrais (théoriquement) de publier des appels d'offres ouverts, transparents et accessibles à tous
pendant une durée minimale déterminée via des plateformes médiatiques, garantissant une concurrence
transparente pour tous les acteurs privés éligibles.

14
L'"Étude de cas : Procédures et exigences minimales en matière d'appels d'offres", qui figure à la fin du rapport, met en lumière
21
les meilleures pratiques utilisées par un acteur interrogé pour signer plusieurs contrats-cadres avec des FSF.
Valeur ajoutée des contrats-cadres pour l'assistance
monétaire : flexibilité et clauses coopératives
L'établissement de contrats-cadres (également appelés accords à long terme-LTA) réduit le temps et les
coûts à long terme associés à la contractualisation de FSF pour des interventions spécifiques. Généralement
signés pour 1 ou 2 ans (avec une possibilité de prolongation d'une année supplémentaire pour certains

THE COWORKING
acteurs humanitaires), les contrats-cadres précisent les conditions essentielles régissant la relation
contractuelle. Ces conditions peuvent inclure des indicateurs de performance (par exemple, les délais de
déploiement et de rapport), les prix (par exemple, les frais de déploiement, de transfert ou de retrait), les

SPACE & OFFICE

exigences (par exemple, le nombre minimum de personnel FSF pour 1 000 bénéficiaires), et les quantités ou
les lieux envisagés. Les autres éléments de la relation contractuelle (tels que le lieu exact, la date et la
quantité) BY
sont BERTHA
définis ponctuellement
SIERRA- pour chaque distribution dans le cas des programmes d'assistance
monétaire - par un contrat spécifique (également appelé "bon de commande" et remplissant une fonction
similaire à celle d'un bon de commande dans les contrats ordinaires). En tant que tels, les contrats-cadres
ne créent aucune obligation pour les acteurs humanitaires d'attribuer des contrats spécifiques - un contrat-
cadre peut être signé mais jamais utilisé.

Cela est particulièrement intéressant pour les programmes de transferts monétaires : les acteurs
humanitaires peuvent signer des contrats-cadres avec de nombreux FSF différents (à condition que ces
derniers aient soumis des offres qui répondent aux critères minimums d'éligibilité et de sélection), et choisir
ensuite celui qui a le plus de capacité et le meilleur rapport qualité-prix pour chaque intervention. Les
contrats-cadres permettent également de passer rapidement à un FSF de secours si le FSF préféré n'est pas
disponible pour un contrat spécifique ou s'il n'est pas disposé à exécuter les tâches convenues. En outre, en
rouvrant la concurrence entre les FSF sous contrat à tout moment pendant la durée du contrat-cadre, les
acteurs humanitaires peuvent bénéficier d'évolutions favorables (liées aux nouvelles technologies ou à la
dépréciation de la CDF, par exemple) et réduire leur dépendance vis-à-vis des FSF, car ceux-ci se feront
concurrence pour offrir le meilleur rapport qualité-prix suite auxdites évolutions.

Les contrats-cadres et les appels d'offres associés peuvent également contenir des clauses coopératives,
dites de « piggybacking », qui peuvent permettre (sous réserve de l'acceptation du FSF) à d'autres acteurs
humanitaires d'utiliser les mêmes termes et conditions que ceux inclus dans le contrat-cadre signé entre
l’acteur humanitaire initial et le FSF. Ce piggybacking peut également permettre aux acteurs humanitaires
d'utiliser les offres reçues par une autre entité contractante pour attribuer leurs propres contrats-cadres
avec des FSF éligibles. Dans les deux cas, cela peut réduire considérablement les délais et les efforts requis
de la part des acteurs humanitaires et des FSF pour la passation des marchés, étant donné qu'il n'est pas
nécessaire de procéder à l'annonce des appels d'offres et à la pré-sélection des FSF.

Les répondants du secteur privé et du secteur humanitaire ont indiqué que cette modalité contractuelle
étant attrayante en raison de sa capacité d'exécution souple et rapide, et des volumes d'affaires
potentiellement importants pour les FSF sous contrat qui obtiendraient de bons résultats, à des prix
inférieurs à ceux de leurs concurrents. Toutefois, il peut également être difficile pour les FSF de préciser le
calendrier de déploiement et le prix correspondant pour une future distribution d’espèces dans des zones
éloignées spécifiques où les infrastructures et les conditions de sécurité peuvent changer brusquement
(comme c'est souvent le cas en RDC).

23 22
 RECOMMANDATIONS
Nous avons vu tout au long du rapport que les FSF et les acteurs humanitaires sont confrontés à,
et perçoivent, de multiples contraintes liées aux passations de marché de l'assistance monétaire.
Certaines sont structurelles - comme le manque de réponses (éligibles) aux appels d'offres ou la
situation sécuritaire instable de la RDC - tandis que beaucoup d'autres sont procédurales
(communication entre les parties, longueur des appels d'offres ou critères stricts, pour n'en citer
que quelques-unes). Toutes ces contraintes sont liées entre elles. Certaines actions, hypothèses et
exigences des acteurs humanitaires, des FSF et des bailleurs peuvent amplifier ou réduire les
contraintes de procédure. Si elles sont correctement traitées, ces contraintes peuvent favoriser
des relations de travail mutuellement bénéfiques entre les FSF et les acteurs humanitaires, en
levant les obstacles structurels au fil du temps.

La section ci-dessous résume les principales contraintes structurelles qui affectent les FSF et les
acteurs humanitaires et fournit des recommandations à tous les acteurs impliqués dans le
financement et l'exécution des programmes d'assistance monétaire pour lever les contraintes de
passation de marchés. Bien que les régulateurs nationaux (et en particulier la Banque centrale
congolaise) aient également un rôle important à jouer dans la création de conditions propices à de
meilleures relations entre les acteurs humanitaires et les FSF dans les interventions d'urgence (par
exemple en prêtant temporairement de l'argent aux FSF pour accélérer l'accès aux liquidités dans
les zones reculées), ils dépassent le cadre de cette étude et ne sont donc pas inclus dans le
déroulé ci-dessous.

CONTRAINTE N° 1 : faible accès à l'information sur les FSF

Il y a peu ou pas d'informations disponibles sur la couverture, la capacité et l'expérience
antérieure des organisations humanitaires et de l'assistance monétaire du FSF.

Ce manque d'information justifie souvent que les acteurs de l'aide s'écartent des appels
d'offres nationaux pour se tourner vers des procédures négociées localisées ou restreintes,
ce qui peut à son tour perpétuer la pénurie d'informations, car des FSF potentiellement
compétents ne sont pas informés du processus de passation des marchés.

Recommandations collectives :

Établir des listes de contacts standardisées du personnel de référence pour

l'assistance monétaire de chaque FSF
Créer une cartographie nationale (ou plusieurs cartographies provinciales)
de la couverture des FSF (agences, agents et réseaux), des capacités, de
l'expérience, à compiler par les FSF et les organisations humanitaires sur la base
des programmes d'assistance monétaire passés

Mettre en place des outils pour communiquer et partager les enseignements

tirés sur la qualité de la prestation de services (pour les acteurs humanitaires) et
le partage d'informations (pour les FSF) liés à la programmation passée de
l'assistance monétaire

NB: Cet outil doit être dynamique et facilement actualisable par toutes les parties ; l'accès à l'information
sera limité par catégorie d'acteurs (privés ou humanitaires) afin de préserver la confidentialité des
informations stratégiques des FSF et d'assurer la sécurité des acteurs humanitaires, de leur personnel et
des bénéficiaires. 23
 Actions recommandées pour les acteurs
humanitaires
Tenir à jour une liste du personnel de référence pour l'assistance
monétaire au sein de chaque FSF, la liste pourrait être gérée par le
CWG-n
Assurer la communication en temps voulu des programmes
d'assistance monétaire passés et en cours dans les 4W (zones
d'intervention ciblées, nombre de bénéficiaires, valeur/fréquence des
transferts et FSF contractés)
Mettre en place un processus de partage d'expérience entre les
acteurs humanitaires sur les services fournis par les FSF
Rendre compte des programmes d'assistance monétaire prévus au
niveau national pour anticiper les zones générales visées, coordonner
les activités et éviter de solliciter des FSF uniques au-delà de leurs
capacités
Créer un groupe de coordination entre les acteurs humanitaires et
les FSF pour guider les décisions d'investissement dans des domaines
et des produits spécifiques

Actions recommandées pour les FSF :

Identifier des points focaux au sein de

chaque FSF pour gérer les relations avec les
acteurs humanitaires, partager leurs
contacts avec les CWG et assurer la
désignation de nouveaux points focaux en
cas de rotation
Fournir et mettre à jour régulièrement une
cartographie des agences, des agents et
des zones éloignées précédemment
atteintes, ainsi que des indications sur le
prix, le temps et les conditions (telles que
les évaluations de sécurité épisodiques)
nécessaires pour atteindre de nouvelles
zones
Actions recommandées aux bailleurs :
Exiger des organisations financées qu'elles
partagent avec les CWG : les informations relatives
aux programmes d'assistance monétaire prévus (à
conserver en interne) et en cours (zones
d'intervention ciblées, nombre de bénéficiaires,
valeur/fréquence des transferts et FSF contractés)
Exiger des organisations financées qu'elles
partagent avec les CWG : les informations relatives
aux interventions passées et la satisfaction qui en
découle en matière de prestation de services.
Soutenir la création d'un système regroupant les
informations provenant de la cartographie 4W et
de l'outil de partage d'expérience du FSF. Le
chevauchement des outils permettra d'estimer les
besoins humanitaires en termes de distributions
d'argent par zone géographique et de suivre la
capacité de réponse des FSF déjà engagés dans ces
zones (frais et temps de déploiement). Ceci peut
être réalisé par ou avec le soutien des CWG.

24
CONTRAINTE N° 2 : faible taux de réponse aux appels
d'offres
Les appels d'offres et les invitations à négocier reçoivent peu de réponses. Les FSF
interrogés ont fait état de difficultés et de retards dans l'accès et la réception des
informations sur les processus de passation de marchés lancés pour mettre en œuvre les
programmes d'assistance monétaire. En conséquence, les organisations humanitaires
reçoivent moins d'offres que souhaité compte tenu de la diversité du paysage financier de
la RDC.

Recommandations collectives :

Clarifier les différences entre les diverses modalités de passation de marchés (par
exemple, les contrats-cadres et les contrats de services) et les marchés publics
correspondants.
Rendre publics et facilement accessibles tous les appels d'offres pour les contrats-
cadres, en les annonçant par le biais des plateformes médiatiques en ligne
existantes - telles que MediaCongo.net, Bizcongo.cd ou le site web de chaque
organisation - ainsi que par les radios (à court terme), et par le biais d'une
15
plateforme d'appel d'offres dédiée à plus long terme.
Inclure des dispositions dans les appels d'offres et les procédures négociées pour
16
faciliter la passation de marchés collaboratives, notamment en ce qui concerne
Le Piggybacking, pour permettre aux acteurs humanitaires d'utiliser les conditions contractuelles
fixées par d'autres acteurs humanitaires dans leurs contrats-cadres ou d'utiliser les offres de FSF
reçues par d'autres organisations pour signer de nouveaux contrats-cadres avec ces FSF.

L'approvisionnement auprès d'autres acteurs de l'aide (par le biais de contrats existants contenant une
clause de prestation de services), permettant essentiellement à une organisation humanitaire
disposant d'un contrat-cadre de réaliser une assistance monétaire pour le compte d'un autre acteur
humanitaire

Établir des contrats communs, soit par l'intermédiaire d'une organisation humanitaire chef de file qui
effectue des achats pour d'autres, soit en créant une équipe de passation de marché commune.

Utiliser des appels d'offres spécifiques aux acteurs humanitaires avec des clauses collaboratives, tels que
(i) une clause de collaboration incluse dans l'appel d'offres pour identifier les principales conditions
commerciales suivant lesquelles d'autres acteurs humanitaires peuvent être en mesure d'obtenir
des services sur les contrats-cadres existants, (ii) une clause de prestation de services et (iii) des
processus d'évaluation des risques collaboratifs, permettant aux acteurs humanitaires de partager
des informations liées aux évaluations des risques individuelles des FSF et de réaliser des
évaluations conjointes.

15
Cette recommandation s'aligne sur celle d'ELAN (Electronic Learning Cash Transfer Network) qui recommande de "poster les appels
d'offres à un seul endroit central pour aider les entreprises du secteur privé à identifier les opportunités commerciales et à augmenter
les taux de réponse aux appels d'offres" :”: http://www.cashlearning.org/downloads/elan-recommendations-for-e-transfer-procurement-
vfinal.pdf
16 Conformément au "Guidance for Collaborative Procurement for Humanitarian Cash Transfers" du HCR, les achats en collaboration sont
généralement effectués par les agences des Nations unies, et des exemples de réussite d'autres pays sont fournis dans le document
d'orientation, accessible à l'adresse suivante: https://www.unhcr.org/5e317a587.pdf. La passation de marchés en collaboration n'a pas
encore été utilisée en RDC, et la possibilité de reproduire ces dispositions pour la communauté humanitaire au sens large devrait être 25
examinée plus avant par les acteurs de l'aide et les bailleurs.
 Actions recommendées pour les acteurs humanitaires
Compiler et tenir à jour une liste de contacts des points focaux humanitaires du FSF, ou de leur personnel ayant
une connaissance des programmes d'assistance monétaire. Cela permettra de limiter les retards dans la
circulation et la réponse aux appels d'offres.
Organiser un événement annuel d'apprentissage avec les FSF présentant l'analyse de rentabilité globale
(business case) dans tout le pays, expliquant les exigences des programmes d'assistance monétaire en RDC et
les différentes modalités de passation de marchés utilisées. Cela pourrait être fait en conjonction avec le
lancement des plans annuels de réponse humanitaire.
Établir une relation de confiance avec les FSF par le biais d'une communication régulière et de cycles de retour
d'information. Cela devrait être fait avec tous les soumissionnaires et candidats afin d'avoir le plus grand nombre
possible d'offres et de soumissions éligibles.
Rendre publics tous les appels d'offres pour les contrats-cadres, en utilisant les plateformes médiatiques et les
radios en ligne (et pas seulement le contact direct).
Remettre physiquement les appels d'offres et les invitations à négocier aux FSF et aux entreprises présentes
uniquement dans les régions éloignées, et en assurer le suivi dans la mesure du possible.
Explorer les options de passation de marchés collaboratives énumérées dans la recommandation ci-dessus pour
faciliter la négociation de groupe et soumettre des propositions aux bailleurs concernant différentes stratégies
réalisables.
Étendre le champ d'application à d'autres acteurs humanitaires avec des contrats-cadres qui incluent des
17
clauses de collaboration (piggybacking).
Impliquer l'association des banques congolaises dans la publication, la diffusion et la sollicitation des réponses
aux appels d'offres.

Actions recommandées pour les FSF : Actions recommandées aux bailleurs :

Approcher les organisations humanitaires et les
CWG avec des présentations bien documentées
sur les services et les capacités disponibles à
travers le pays, en expliquant comment ils
peuvent répondre à leurs besoins, y compris
pour mettre en œuvre l'assistance monétaire.
Désigner un (des) point(s) de contact pour les
relations avec les acteurs de l'aide à inclure
dans toute communication associée. Mettre à
jour le CWG-n en cas de changement de ce
point focal..
Partager des idées avec les acteurs
humanitaires et les bailleurs sur d'éventuels
cadres communs de passation de marchés. Des
leçons peuvent être tirées des programmes de
paiement des fonctionnaires en cours en RDC
et impliquant plusieurs FSF choisis en fonction
de leurs capacités dans différentes zones
géographiques.
Aligner ou créer des modèles standard simplifiés de
passation de marchés et des lots géographiques
valables pour tous les critères minimaux d'exclusion,
de sélection et d'attribution des acteurs humanitaires.
Permettre le lancement de processus de passation de
marchés par différentes procédures
(ouverte/restreinte, nationale/locale) pour les mêmes
interventions afin d'assurer un maximum de réponses
de la part des FSF éligibles, grands et petits.
Permettre le lancement de marchés publics pour
toutes les opérations financières, et ne pas se limiter
spécifiquement à l'assistance monétaire pour assurer
plus de réponses.
Fournir des orientations sur les exigences et les
conditions permettant à de multiples acteurs
humanitaires de s'engager dans des options de
passation de marchés collaboratives énumérées dans
la recommandation ci-dessus.

17 Voir les "recommandations collectives" pour l'explication du piggybacking

26
CONTRAINTE N° 3 : Faible éligibilité et conformité
des offres du FSF

Peu d'offres faites par les FSF sont éligibles, ce qui rend difficile la
diversification des fournisseurs et la signature de plusieurs contrats-
cadres. Les entretiens révèlent que certains FSF ont commis des erreurs
disqualifiantes dans leurs offres, bien qu'ils aient été évalués positivement en
termes de capacité et d'expérience antérieure grâce aux évaluations du marché et
du terrain effectuées par les acteurs humanitaires avant les interventions.

Recommandations collectives :
Améliorer la clarté et le processus d'appel d'offres, en permettant à toutes les
parties de comprendre pleinement et de participer à la prise de décision grâce à
des réunions ouvertes du comité d'appel d'offres (lorsque cela est possible).

Aligner ou créer des modèles standard simplifiés de passation de marchés et des

lots géographiques valables pour tous les critères minimaux des acteurs
humanitaires.

Clarifier l'importance de l'expérience antérieure en matière d'assistance

monétaire, de préfinancement, de capacité financière et de couverture
d'assurance comme critères de sélection des FSF et les solutions possibles pour
les FSF ne répondant pas à un ou plusieurs de ces critères.

Actions recommandées pour les acteurs humanitaires :

Fournir une grille d'évaluation claires et pondérées avec l'appel d'offres

Accepter les offres des FSF d'établir des contrats-cadres sur une base continue et mettre
régulièrement à jour les FSF sur les besoins émergents par le biais d'outils transparents
accessibles aux points focaux désignés des FSF gérant les relations avec les acteurs de l'aide

Diviser les appels d'offres couvrant de grandes surfaces en lots géographiques et accepter les
offres même lorsqu'elles ne couvrent pas la totalité du territoire national ou un lot défini.

Assurer une communication et un retour d'information transparents et en temps utile sur toutes
les étapes du processus de passation de marchés à tous les candidats et soumissionnaires afin
d'établir une culture de confiance et de collaboration avec les FSF.

Organiser des réunions du comité d'appel d'offres avec les FSF pour l'ouverture des offres afin de
décider collectivement et de manière transparente de l'acceptation d'une offre si elle est
incomplète au lieu d'une exclusion automatique

Explorer des alternatives aux exigences de préfinancement, par exemple, par le biais de régimes
de cofinancement, le cas échéant.

27
Actions recommandées pour les FSF :
Préparer un dossier de base comprenant tous les
18
documents administratifs fréquemment requis afin
d'accélérer le processus de réponse et d'éviter les
exclusions dues à un manque - ou à des retards
dans l'obtention - des documents juridiques et de
conformité requis.
Utilisez les contrats passés pour le paiement du
personnel (y compris du gouvernement), les
transferts de fonds pour les bureaux dans les
régions éloignées ou tout autre paiement global
pour mettre en valeur l'expérience des méthodes
de paiement et des régions ciblées.
Actions recommandées aux bailleurs :
Assouplir les critères de sélection et d'attribution
liés à l'expérience antérieure du FSF avec l'acteur
humanitaire contractant ou les programmes
d'assistance monétaire en particulier, afin d'inclure
l'expérience de grands programmes de paiement
privés ou publics (personnel, enseignants,
fonctionnaires et armée) comme étant valable et
tout aussi digne d'être sélectionnée et attribuée,
afin de permettre d'élargir la base de fournisseurs.

Demander de manière proactive un retour

d'information sur les processus de passation de
marchés passés et signaler les cas où la
communication ne respecte pas les canaux et les
exigences établis par le biais d'outils et de
plateformes de communication et d'enseignements
tirés.

CONTRAINTE N° 4 : défis sécuritaires et

éloignement
La volatilité de la sécurité dans les zones d'intervention ciblées diminue la
motivation des FSF à répondre aux appels d'offres (en particulier pour les contrats-
cadres), retarde la mise en œuvre et modifie les conditions de distribution.

Recommandation collective

Inclure dans les contrats-cadres des clauses permettant la réouverture de la

négociation (selon des modalités et conditions spécifiques convenues par toutes les
parties) à la suite de l'évolution de la situation en matière de sécurité affectant la
capacité des FSF à respecter les conditions contractuelles.

Actions recommandées aux acteurs humanitaires :

Signer des contrats-cadres avec le plus grand nombre de FSF qui répondent aux critères minimums
d'éligibilité afin d'avoir le plus grand nombre d'options possible pour chaque intervention et chaque
zone.
Classer les FSF contractés pour le(s) même(s) lot(s) du plus au moins approprié(s) afin de permettre une
cascade rapide vers des options de secours si le FSF préféré n'est pas disponible.

Actions recommandées pour les FSF :

Demander l'inclusion de clauses contractuelles permettant la réouverture de la négociation (selon des
conditions spécifiques convenues par toutes les parties) à la suite d'évolutions en matière de sécurité
ou d’accès affectant la capacité des FSF à respecter les conditions contractuelles.
18 Voir l'"Étude de cas" : Procédures et exigences minimales en matière d'appels d'offres" figurant à la fin du rapport pour un
guide détaillé sur les documents et critères requis pour pouvoir mettre en œuvre des programmes d'assistance monétaire. 28
Actions recommandées aux bailleurs :
Permettre l'inclusion de cette clause dans les documents types de passation de marchés pour les
programmes de trésorerie.

CONCLUSION
La passation de marchés pour les programmes d'assistance monétaire en RDC est affectée
01
par plusieurs contraintes liées à la gestion de l'information et aux exigences procédurales
fixées par la communauté humanitaire, ainsi qu'à l'immense territoire du pays et à son
manque de connectivité. De nombreuses contraintes sont apparues, affectant la volonté et
la capacité des acteurs du secteur privé à répondre aux opportunités commerciales que
représentent les programmes d'assistance monétaire. Ces contraintes vont des difficultés
d'accès aux informations relatives aux opportunités commerciales au respect de leurs
critères et conditions d'éligibilité très stricts.

02 Ces contraintes ont poussé plusieurs acteurs humanitaires à modifier leurs procédures
internes de passation de marchés en faveur de solutions plus rapides, localisées et moins
compétitives. Les procédures négociées ciblées et les contrats de services liés à
l'intervention pour la fourniture d'une assistance monétaire sont devenus la règle plutôt
que l'exception. L'expérience limitée, le faible accès aux liquidités et la capacité de
déploiement difficile de la plupart des FSF dans les régions éloignées ont limitent la
motivation à partager les informations de couverture et capacité entre FSF et avec les
acteurs humanitaires.

Des actions concrètes peuvent être entreprises par les FSF, les acteurs humanitaires et les
03 bailleurs pour inverser cette tendance et créer les conditions structurelles d'une
collaboration plus harmonieuse, d'une concurrence accrue et d'une fourniture plus efficace
de l'assistance monétaire dans tout le pays. Tout d'abord, la mise en place d'outils de
coordination et de collaboration entre et parmi les secteurs financier et humanitaire peut
lever les difficultés actuelles en matière de partage d'informations et d'expériences.
Deuxièmement, l'information, la sensibilisation et la communication sur les exigences, les
procédures et les meilleures pratiques en matière de passation de marchés liés à
l'assistance monétaire peuvent uniformiser les règles du jeu pour les nombreux membres
de l'écosystème financier de la RDC. Troisièmement, l'harmonisation des modèles et la mise
en œuvre de procédures de passation de marchés transparentes, tout en assouplissant et
en adaptant certains des critères d'éligibilité pour refléter les spécificités de la RDC,
peuvent créer des incitations à une participation accrue des FSF aux passations de marché.

Enfin, l'exploration des options de passation de marchés collaboratives déjà utilisées dans
04
d'autres pays - allant de l'inclusion de clauses collaboratives (piggybacking) dans les
contrats-cadres entre les acteurs de l'aide et les FSF à la mise en place d'un véritable
système de trésorerie commun - peut combler les lacunes en matière d'information et de
collaboration. Les communautés financières, humanitaires et des bailleurs de la RDC ont de
grandes opportunités à saisir et d'importantes économies d'échelle à réaliser.
Les structures de coordination humanitaire et l'intérêt qu'elles suscitent auprès de diverses entités
privées et de bailleurs sont de plus en plus nombreuses. Elles sont maintenant équipées pour faire
avancer ces efforts et catalyser l'expansion de l'écosystème financier, au profit des populations
vulnérables et des acteurs privés en RDC. 29
 ÉTUDE DE CAS : PROCÉDURES ET
EXIGENCES MINIMALES EN MATIÈRE
D'APPELS D'OFFRES
Les offres envoyées par les FSF en réponse à des appels
d'offres et des demandes de propositions (RFP) provenant
de marchés en procédure négociée doivent être acceptées,
retenues et faire l'objet d'un contrat pour la mise en œuvre
de l’assistance monétaire. Ce processus donne des
résultats très différents pour chaque acteur humanitaire,
comme le montre la section précédente. Une analyse
complète de ces documents et critères dépasse la portée
(et la longueur souhaitée) de cette étude. Cette section ne
sert que de guide préliminaire pour les soumissionnaires
et candidats potentiels.
Vous trouverez ci-dessous un résumé des documents et
exigences communs utilisés par les acteurs humanitaires,
sur la base d'un appel d'offres ouvert passé, annoncé par
l'organisation humanitaire qui a reçu le plus de réponses
(16) et qui a pu signer le plus de contrats-cadres (7).
02 Documents requis pour que l'entité adjudicatrice accepte la soumission/l'offre :
Profil du FSF et expérience
antérieure,
qui comprend :
Nom, titre, signature, date Preuves de l'expérience
et cachet du représentant mentionnée sous forme
du FSF désigné de contrats, de certificats
d'achèvement, etc.
01 Critères d'éligibilité :
pour proposer des services en réponse à un appel
d'offres ou à une invitation à négocier, tout FSF doit
remplir les critères suivants :
Lors de la présentation de l'offre, ne pas être
insolvable ou faire l'objet d'une mise sous
séquestre, d'une faillite ou d'une liquidation
Être actuellement opérationnel (les activités
commerciales ne doivent pas avoir été
suspendues)
Ne pas faire l'objet d'une procédure judiciaire
pour des raisons liées au premier point ci-
dessus
Respecter les obligations relatives au paiement
des cotisations de sécurité sociale et des impôts
Ne pas être soumis à un quelconque conflit
d'intérêts (y compris les sous-traitants)
Un tableau détaillant les expériences
antérieures ou les contrats passés au cours
des 5 dernières années similaires aux services
requis dans l'appel d'offres, y compris :
Nom du projet et type de service fourni
Valeur totale du contrat
Durée du contrat, date de début et de fin
Entité adjudicatrice et lieu de mise en
œuvre
30
 Une description narrative de la prestation de
Description du service et
services prévue et de la manière dont elle
budget pour chaque lot répond au besoin de l'entité adjudicatrice
géographique (1 par lot),
Une référence au numéro du lot géographique
qui comprend :
pour lequel la description et les informations
fournies par le tableau suivant sont valables

Un tableau budgétaire montrant :

a. Sur chaque ligne : la description de la
Nom, titre, signature, date et cachet du prestation demandée, l'unité, la quantité, le prix
représentant du FSF désigné (hors taxes) et le total
b. Autant d'éléments supplémentaires que
nécessaire pour refléter des conditions telles
que :
Déclaration de normes
Seuil minimal d'intervention
éthiques
(norme pour tous les Seuil maximal d'intervention
contrats de biens, de Toute variation de prix en fonction des
services et de construction) tranches de transfert
Méthode de calcul du taux de change
USD/CDF
c. Total, pourcentage d'imposition (le cas
échéant) et total général
Couvrant des questions telles que la lutte
contre la corruption, l'État de droit, la politique
du personnel et les conditions
environnementales, qui doit également inclure
le nom, le titre, la signature, la date et le Formulaire d'appel d'offres,
cachet du représentant désigné du FSF qui comprend :

Nom du FSF
Point(s) de contact et employés pour le projet désigné et coordonnées connexes (au siège national et
dans les agences concernées dans tout le pays)
Numéro d'immatriculation au RCCM "Registre du Commerce et Crédit Mobilier"
Numéro d'enregistrement à la DGI (Direction Générale des Impôts)
Certificat de déclaration fiscale
Statut juridique
19
Nom et date de naissance du (des) propriétaire(s) et du (des) directeur(s) général(aux) de la société
Coordonnées bancaires (RIB : Relevé d'Identité Bancaire en français)
Références (généralement au moins 3) pour les contrats similaires signés (de préférence avec des
organisations humanitaires), y compris le nom de l'entité adjudicatrice, un point de contact, un numéro
de téléphone, un courriel et les détails du contrat (type, enveloppe, durée, etc.) - un modèle de
formulaire distinct et détaillé est également fourni à cet effet.
Conditions de paiement et de préfinancement, précisant la capacité et les conditions du FSF à :

Préfinancer le montant à distribuer (l'entité adjudicatrice le préfère)

Recevoir le paiement, sachant que celui-ci est effectué par chèque ou par
virement bancaire, et peut prendre jusqu'à 30 jours après réception de la
facture

31
19
Certains acteurs humanitaires demandent en outre des copies de leurs documents d'identification.
 Documents contractuels requis pour lancer des interventions spécifiques, sachant que les
exigences minimales de l'organisation contractante le sont :

Un bon de commande (ou bon d'achat - qui sert de contrat spécifique pour compléter le
contrat-cadre), signé par les deux parties

Procès-verbaux/rapports quotidiens de distribution pour la réconciliation, signés par les

deux parties
Calendrier d'intervention et de déploiement, détaillant toutes les étapes pertinentes à entreprendre après la
signature du contrat-cadre, entre le contact initial, la signature du bon de commande et le déploiement sur le
terrain
Mesures prévues pour prévenir le risque de fraude et politiques anticorruption applicables
Politiques et mesures de protection des données appliquées pour protéger les données des bénéficiaires
Capacité géographique et zone d'intervention, en précisant s'il existe des "zones interdites" spécifiques dans
les lots géographiques inclus dans le cahier des charges, ou si des conditions spécifiques sont requises avant
de confirmer une intervention dans une zone donnée
Déclaration d'acceptation des principes humanitaires de neutralité, d'impartialité, de responsabilité et de
protection des bénéficiaires, ce qui implique l'absence de personnel armé, de police et d'uniformes militaires
20
sur les sites d'intervention
Durée de validité de l'offre
Confirmation de la conformité du FSF avec les critères établis, liste de contrôle des documents et formulaires
inclus
Confirmation de la compréhension du fait que l'entité adjudicatrice n'est pas tenue de sélectionner l'offre la
moins chère ou d'accepter toutes les offres reçues et qu'elle peut vérifier les informations fournies dans ce
formulaire (y compris par l'intermédiaire de tiers si cela est jugé nécessaire)
Nom, titre, signature et cachet, numéro de téléphone, nom de la société, date de signature et adresse des
représentants désignés du FSF

03 Critères de sélection : une fois que l'éligibilité des différentes offres est confirmée, les offres sont examinées
et notées en fonction des critères suivants :

inclusion, exactitude et exhaustivité des

Conformité
données administratives et des pièces
administrative : justificatives

Expérience et références antérieures concernant

les activités d'assistance monétaire
Évaluation Capacité d'intervention par zone géographique
technique Calendrier des interventions et du déploiement
Mesures prévues pour prévenir le risque de
(par ordre d'importance
fraude et politiques anticorruption applicables
décroissante) :
Politiques et mesures de protection des données
appliquées pour protéger les données des
bénéficiaires
Adhésion à des normes éthiques,
environnementales et anticorruption

Évaluation tarification et conditions

financières/commerciales connexes, y compris
financière :
la capacité de préfinancement et la capacité
financière.

Bien que l'on pense qu'il s'agit d'un problème récurrent pour les programmes d'assistance monétaire en RDC, les armes et les uniformes
20
sont rarement, voire jamais, vus sur les sites de distribution. Ils sont cependant exigés par de nombreux FSF pour transporter l'argent
liquide, mais tant qu'ils ne sont pas visibles lors des distributions, ils ne posent pas de problème spécifique aux organisations 32
humanitaires.
Dans ce cas, tous les soumissionnaires ont été invités à la cérémonie d'ouverture des offres, et le comité d'appel
d'offres - composé de 6 membres du personnel de l'organisation humanitaire, dont les profils couvrent la
gestion du programme, les finances, le soutien et la logistique - a examiné chaque offre en fonction des critères
d'exclusion et de sélection établis et annoncés. Certaines ont été rejetées parce qu'elles n’incluaient pas de
références pertinentes pour des programmes d'assistance monétaire antérieurs. D'autres soumissionnaires
ayant commis des erreurs et des omissions dans leurs offres, mais qui satisfaisaient néanmoins aux critères
d'éligibilité minimums, ont été présélectionnés et se sont vus accorder un délai supplémentaire pour apporter
des corrections et des éclaircissements. Deux réunions supplémentaires du comité d'appel d'offres ont eu lieu
pour clarifier les questions liées à leur capacité de préfinancement, à leur capacité financière et à l'utilisation de
personnel armé.

Enfin, les contrats-cadres sont attribués à un ou plusieurs FSF, qui en sont informés par courrier électronique.
Une fois les contrats signés, tous les soumissionnaires sont informés du résultat de la procédure, et les FSF non
sélectionnés peuvent demander des informations complémentaires pour faciliter l'apprentissage et
l'amélioration. Dans ce cas, les FSF ont été attribués un ou plusieurs lots géographiques dans lequel leurs
avantages comparatifs sont les plus forts. En conséquence, chaque lot dispose désormais d'une liste des FSF
préférentiels, classés par ordre décroissant de préférence. Le FSF ayant le meilleur rapport qualité-prix et
critères techniques est classé en premier choix. Si ce FSF n'est pas disponible ou s'il ne peut pas signer le bon
de commande pour exécuter l'intervention spécifique, le FSF classé en deuxième choix pour ce même lot est
contacté pour exécuter l'intervention.

Ce dispositif est particulièrement pratique pour réduire la dépendance des organisations humanitaires à l'égard
d'un seul FSF, ce qui permet d'éviter les situations où le seul FSF contracté n’est pas en mesure d’exécuter la
tache ou augmente les frais pour effectuer des interventions dans certaines zones. Comme le laissent entendre
les statistiques ci-dessus et comme le précise la section ci-dessous, ce dernier scénario est très probable en
RDC : seuls 5 des 16 acteurs humanitaires interrogés ont des contrats-cadres avec plus d'un seul FSF, et
beaucoup de ceux qui en ont deux ou plus ont généralement des opérateurs de Mobile Money comme renfort
pour les fournisseurs physiques de liquidités. Dans de nombreuses zones d'intervention rurales, la connectivité
des réseaux, les réseaux d'agents Mobile Money et les taux de possession de téléphones portables sont trop
faibles pour mettre en œuvre l'assistance monétaire Mobile Money, et encore moins pour les interventions
d'urgence.

Cette procédure peut paraître longue et fastidieuse pour les acteurs humanitaires comme pour les FSF.
Toutefois, les éléments d'information recueillis lors des entretiens suggèrent que même pour les procédures de
passation de marchés négociées rapides avec un seul FSF pré-identifié, il peut s'écouler deux semaines ou plus
entre le moment où l'on contacte le FSF avec un appel à propositions et la signature du contrat. Il a fallu à cet
acteur humanitaire spécifique un peu plus de 2 mois pour établir 7 contrats-cadres valables 12 mois (et
renouvelables sous réserve de bonnes performances). En outre, les appels d'offres pour de nouveaux contrats-
cadres peuvent être lancés avant l'expiration des précédents, ce qui signifie que les acteurs humanitaires qui
réussissent à reproduire cette procédure de passation de marchés peuvent toujours avoir une sélection de FSF
sur appel.

D'autres acteurs humanitaires interrogés qui ont lancé des appels d'offres ouverts pour des activités
d'assistance monétaire n'ont pas reçu autant de réponses et d'offres éligibles. Beaucoup d'entre eux exigent
des critères d'éligibilité supplémentaires, comme un Acte d'agrément de la Banque Centrale Congolaise pour le
siège national et les filiales sous-nationales ; on ne sait pas encore si ce document peut être facilement obtenu
pour les petits FSF tels que les coopératives locales, et la question pourrait mériter une analyse d'économie
politique plus approfondie. Certains acteurs ont également eu recours à des appels d'offres plus longs et plus
détaillés, qui étaient plus prescriptifs en termes d'informations recherchées et de modèles à utiliser par les FSF
(par exemple, des questions sur la capacité de chaque village ciblé dans un lot géographique généralement
défini comme une province). Si cela peut rendre la comparaison des différentes offres plus simple et
l'attribution des marchés plus transparente, cela peut également surcharger les soumissionnaires ayant moins
de capacité à fournir des informations aussi détaillées.
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