Que fait un(e) Chargé(e) de voyages ?

Appelé selon les organisations qui l’emploient, Assistant technique ou Coordinateur voyages.
Le Chargé de voyages a pour mission d’organiser les déplacements des collaborateurs de l’entreprise et de ses
invités. Il est l’interlocuteur des voyageurs en relation avec les autorités et le marché fournisseurs pour préparer
les voyages dans les meilleures conditions. Selon le budget voyages, il travaille seul ou au sein d’une équipe de
Chargés de voyages pilotée par un Travel Manager.

Vendre en
Réserver selon Gérer les Veiller au respect Assister et
interne les Contrôler les
les politiques formalités des règles de solutionner les
solutions dépenses
internes administratives sûreté litiges
économiques

Ses missions

1. Organisation des déplacements
 Analyser les demandes des voyages
 Rechercher les solutions optimales respectant la politique
voyages
 S’assurer des autorisations de voyages
 Proposer et expliquer aux voyageurs la ou les possibilités
offertes
o Réserver les titres de transport et d’hébergement
o Aérien, ferroviaire, maritime
o Transfert, véhicule
o Hôtel
 Réserver les prestataires de sécurité selon le risque pays et la
politique sureté de l’entreprise
 Prendre en charge les modifications demandées en suivant les
surcoûts engendrés
 Annuler les déplacements non effectués
 S’assurer de la réception des documents de voyages
 Contrôler les factures et avoirs
2. Soutien à la réalisation des déplacements
 Suivre et réaliser les formalités douanières
 Informer les voyageurs des consignes sanitaires
 Informer les voyageurs des mouvements sociaux
 Communiquer les retours d’expérience sur les destinations
 Rappeler les règles de sécurité
 Réaliser les déclarations légales (assurance, sécurité sociale,
fisc…)
3. Garantir l’application des règles et limiter les gaspillages
 Promouvoir les meilleurs routings
 Expliquer les dérives aux voyageurs
 Remonter les dérives aux hiérarchiques
 Communiquer contre les préjugés des voyageurs
 Rappeler les règles en matière de frais de déplacements
 S’assurer de la bonne application des tarifs
 Suivre les budgets
4. Suivi des problèmes et litiges pendant et après les voyages
 Intervenir lors de situations de crise
 Aider les voyageurs à régler leurs problèmes
 Adapter les réservations si nécessaire
 Analyser les origines de disfonctionnement
 Demander réparation et suivre la résolution des litiges
 Informer les voyageurs
5. Suivi des évolutions marché
 Connaitre les pratiques des fournisseurs primaires et
intermédiaires
 Se renseigner sur les nouveaux acteurs
6. Autres
 Organiser les événements
 Gérer les affrètements
 Assurer un service VIP
 Compléter les outils internes de suivi d’activité
 Participer aux appels d’offres
Les apports pour l’entreprise d’un poste de Chargé(e) de Voyages

Economie. Confier les réservations à un(e) ou des chargé(e)s de voyages limite les dérives des prestataires et incite les voyageurs à
restreindre les mauvais comportements et donc les gaspillages. Toutes les entreprises ayant des bureaux de voyages constatent de
fortes économies pouvant atteindre 18 % du budget voyages en quelques mois.

Service. En déléguant leurs réservations à des spécialistes, les voyageurs bénéficient d’une expertise métier. Ces spécialistes étant eux
aussi salariés de l’entreprise, les objectifs des voyageurs et des réservataires sont convergents. Les prés et post trips sont gérés avec
l’efficience de la mission comme préoccupation essentielle.

Sécurité. Toutes les réservations étant prises en charge par les chargé(e)s de voyages, l’application des règles et consignes établies par
la Sûreté est systématique. Ce système permet d’accroître le respect des obligations de l’entreprise et la sécurité des voyageurs et
garantit une réactivité pour l’application immédiate des nouvelles règles définies.

Facteurs d’évolution du métier

La multiplication des déplacements, l’évolution et la complexité des modèles économiques, la multiplicité des canaux de
réservation favorisent la création de Cellules de chargés de voyages.
Ils évoluent souvent dans l’entreprise en mettant à profit leur expertise métier et prennent des postes de Responsable de
bureau des voyages, Acheteur voyages ou Travel Manager. Certains, souhaitant changer d’horizon, exploitent leur
connaissance de l’entreprise pour intégrer des postes d’Assistant(e)s de direction ou autres postes d’exploitation.

Agnès LECLERCQ Pierre-Alexandre

Responsable voyages BESOMBES
ARCIL Chef de projet
Marché national Missions
CNRS

Mon rôle est au cœur de l’entreprise car mes services bénéficient
autant à la société qu’a ses salariés.
En effet, je suis d’une part l’interlocuteur privilégié de nos
fournisseurs. Ma parfaite connaissance de l’activité me permet de
négocier au mieux les offres commerciales que les compagnies
pourront me proposer, mais également de les mettre en
concurrence ce qui permet à mon entreprise de réaliser une
économie d’échelle importante.
D’autre part, je suis également l’interlocuteur privilégié de ses
salariés. J’organise les déplacements de mes collègues du début à
la fin de leur voyage.
Cela se traduit par la réservation des billets, des hôtels et des
moyens de transports locaux qui permettent d’optimiser les temps
de trajets. Mais également avec la gestion des formalités d’entrée
et administratives propres à chaque pays en amont du
déplacement.
Enfin, je suis leur premier contact pour gérer la situation en cas de
crise.
Ce positionnement au sein de l’entreprise est donc très important
pour limiter les dépenses mais aussi pour permettre à mes
collègues de voyager en toute sérénité.
Je suis donc animée au quotidien par un double challenge : le
premier est de délivrer un déplacement « clef en main », sécurisé,
maitrisé et rentable pour notre Société et le second est de dégager
les collaborateurs du stress qu’un déplacement peut engendrer
afin de leur permettre se concentrer exclusivement à leur mission.
Au sein de la Direction Déléguée aux Achats et à l’Innovation,
mon positionnement est celui du travel manager au sein des
entreprises.
Le CNRS, premier établissement public de recherche, possède
dans son ADN les déplacements professionnels. En effet, nos
chercheurs, pour améliorer constamment leurs travaux,
doivent pouvoir se rendre d’un point à l’autre de la
planète…ou de la France très régulièrement. Avec 55 000
billets A/R en avion et 142 000 billets de trains émis par an, il
fallait mettre en place une véritable organisation en place (SI,
comptabilité, RH…).
Mon rôle consiste donc à être le chef d’orchestre de tous ces
éléments.
Présent sur le territoire français au travers de ses 18
délégations régionales, je coordonne le réseau des référents
missions au sein des Services Financiers et Comptables. Je
leurs envoie des informations règlementaires, commerciales
(promotions…) et pédagogiques (explication des gammes
tarifaires, coût complet…). De leurs côtés, ils m’aident dans le
suivi qualitatif par leurs remontées concernant les relevés
d’opérations de carte logées ou les prestations délivrées par
les titulaires des lots Déplacement ou Hébergement France.
Je suis également amené à me déplacer en province pour aller
à la rencontre des voyageurs et des gestionnaires.
En sus des négociations avec les compagnies aériennes et
ferroviaires, je travaille aussi avec la DSI et la Direction
comptable pour le fonctionnement de l’ensemble.