DOSSIER DE SYNTHÈSE

La responsabilité des agences de voyages et des tour-opérateurs

Sommaire

1. Qu'entend-on par « Agence de voyages », « Tour-opérateur » et « Forfait touristique » ?

Selon le site gouvernemental www.tourisme.gouv.fr, l'agence de voyages est une société commerciale dirigée par une
personne physique ou morale qui propose à la clientèle des prestations touristiques relatives :

soit à des voyages ou séjours individuels ou collectifs donnant lieu ou non à un forfait touristique (incluant une nuitée)

soit des services tels que la délivrance de titres de transport, de réservations d'hébergement ou liés à l'accueil
touristique, ou à des congrès ou manifestations (visites guidées, billetterie, etc…).

La profession d'agent de voyages est une profession réglementée qui est organisée en voyagistes (tour-opérateurs) et
en agences distributrices auprès de la clientèle.

La distinction est donc généralement la suivante : « agence de voyages » pour les agences distributrices de séjour
auprès de la clientèle et « tour opérateur (ou voyagiste) », professionnel assemblant différentes prestations fournies par
des prestataires

1. 1. Définition du tour opérateur ou voyagiste

Un « tour-opérateur » (de l'anglais tour operator), ou « voyagiste » est un organisme chargé d'assembler plusieurs
prestations de ses fournisseurs (compagnies aériennes, hôteliers, autocaristes, restaurateurs, guides, etc.) et de les
vendre à un prix tout compris, c'est-à-dire un « forfait » ou « package ».

Il réunit des prestations qu'il achète à prix négociés, en négociant lui-même ou par l'intermédiaire d'agences réceptives
(agences de voyages sur place) et anticipe la demande de la clientèle en proposant ses offres de forfaits en brochure.

La négociation des prix des services compris dans le forfait est facilitée par le nombre important de partenaires que le
tour-opérateur possède.

Le tour-opérateur propose des produits incluant différentes prestations mais n'offre pas de séjours personnalisés en
fonction de la demande du client. Il négocie les prix des prestations de voyages auprès des prestataires du marché
touristique et traite directement avec les agences de voyages en leur vendant les packages ainsi créés

Le tour-opérateur n'a pas vocation à se rapprocher du consommateur final. Il ne fait généralement affaire qu'avec les
professionnels du secteur (B to B = Business to Business).

Néanmoins, cette affirmation doit être relativisée par l'apparition d'un nouveau mode de vente des forfaits touristiques
: Internet.

Pendant longtemps, les tour-opérateurs commercialisaient leurs forfaits uniquement par les agences de voyages, à qui
ils reversaient une commission.

Ce mode de distribution, bien que restant encore majoritaire, doit faire face aujourd'hui à la concurrence d'Internet.
Aujourd'hui, de plus en plus de voyagistes proposent leurs packages sur Internet, donc directement au consommateur
final (B to C = Business to Consumer).

Les tour-opérateurs ne se contentent donc plus des relations entre professionnels et développent aujourd'hui une réelle
offre de forfaits touristiques directement aux consommateurs sur Internet.

Intro et sommaire Définition de l'agence de voyages

 Télécharger dossier complet EnvoyerPartager Commenter

Voir tous les dossiers sur le thème : Voyages

CAS PRATIQUES DE CETTE RUBRIQUE

> Quels sont mes droits en matière d'OGM (organisme génétiquement modifié) ?

> Suite à une annulation de vol, j'ai dû prendre un autre avion et donc acheter un nouveau billet ; la compagnie doit-
elle me le rembourser ?

> Ma location de vacances ne correspond pas à la description qui en était faite lors de la réservation, que faire ?

> J'ai fait un achat sur internet mais j'ai changé d'avis, comment me faire rembourser ?

Qu'est-ce que la gestion des voyages ?

La gestion des voyages est une spécialité, qui s'articule autour de l'organisation des voyages d'affaires, du suivi de vos
différents frais de déplacement et de l'élaboration d'une stratégie globale de voyage. En tant que discipline, il vise à
aider les entreprises et leurs employés à optimiser la façon dont ils traitent leurs besoins de déplacements. Cela signifie
s'assurer que tout est géré correctement, tout en minimisant tout impact négatif sur des éléments tels que la
productivité et les résultats financiers.

Quels sont les avantages de la gestion des voyages pour les entreprises ?

L'un des principaux avantages de la gestion des déplacements est la possibilité de réduire les coûts associés aux
déplacements. Cela peut inclure tout, des billets d'avion aux tarifs des chambres d'hôtel et à l'assurance voyage. En
règle générale, les spécialistes de la gestion des voyages auront des contacts dans l'industrie et suffisamment
d'expérience pour trouver ou négocier les meilleures offres.

En confiant la responsabilité de cette tâche à un gestionnaire de voyages dédié ou à une équipe de gestion des voyages,
les employés individuels peuvent également passer beaucoup plus de temps à effectuer des tâches quotidiennes
essentielles et moins de temps à planifier des voyages.

Une fois qu'une stratégie de voyage est en place, ceux qui offrent des services de gestion de voyages peuvent
également vous aider à améliorer continuellement cette stratégie, en rendant compte de vos dépenses de voyage
d'affaires et en suggérant des changements utiles.

Agents de voyages internes et agents de voyages externes

Les entreprises peuvent adopter deux approches principales : gérer la gestion des voyages en interne ou la sous-traiter
à une agence de voyages externe, et les deux approches ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Agent de voyage interne

L'utilisation d'un agent de voyages interne à des fins de gestion des voyages signifie que la responsabilité de la gestion
de votre stratégie de voyage reste au sein de votre propre entreprise. Soit vous embaucherez quelqu'un spécifiquement
pour le poste, soit quelqu'un qui est déjà à votre service assumera ces responsabilités.
En termes d'avantages, cela vous permet de contrôler le travail de l'agent de voyages plus facilement qu'avec un agent
externe, et vous évite également de payer la commission ou les frais d'abonnement qu'un agent externe exigerait. D'un
autre côté, vous devez soit embaucher quelqu'un pour le poste, soit avoir un employé actuel qui partage son temps.

Agences de voyages d'affaires externes

L'alternative est de travailler avec une agence externe de gestion de voyages d'affaires. Cela signifie sous-traiter la
responsabilité de la gestion des voyages à une autre entreprise spécialisée dans cette discipline. Vous n'embaucherez
pas la personne qui gère votre stratégie de voyage, mais vous la paierez, soit via une commission sur les réservations,
soit via un abonnement.

Les avantages de cette approche incluent la libération de vos propres employés pour qu'ils fassent d'autres choses et
l'obtention de l'avis d'experts d'une entreprise qui se concentre uniquement sur la gestion des voyages. Il y a aussi la
possibilité d'obtenir des tarifs de voyage moins chers. Cependant, il peut être plus difficile d'examiner le travail précis
qu'ils effectuent, un niveau de confiance est donc requis.

Quelles sont les tâches d'un agent de voyages ?

Que vous employiez un gestionnaire de voyages ou un agent, ou que vous choisissiez de sous-traiter à une entreprise
externe, les tâches principales seront très similaires. Certaines des fonctions et responsabilités les plus importantes
sont expliquées ci-dessous :

1. Planification de voyage

Fondamentalement, les voyages d'affaires doivent être planifiés à l'avance, afin que toutes les bases soient couvertes.
Cela implique, entre autres, de sélectionner les bonnes dates de voyage, ainsi que d'identifier les meilleurs horaires
pour les vols, le meilleur emplacement pour l'hébergement, si des transferts aéroport sont nécessaires ou non, etc.

Laisser la planification des voyages entre les mains compétentes d'un gestionnaire de voyages ou d'une société de
gestion de voyages vous aidera à vous assurer que rien n'est oublié. Leur connaissance approfondie de la l'industrie du
voyage peut aussi être inestimable.

2. Négociation

Une grande partie de gestion des voyages d'affaires consiste à organiser des déplacements professionnels au meilleur
prix. Pour y parvenir, des négociations seront probablement nécessaires avec une variété de fournisseurs différents.

Les sociétés de gestion de voyages sont idéalement équipées pour assumer cette responsabilité, car leur personnel sera
expérimenté dans les négociations. Ils sont également beaucoup plus susceptibles d'avoir des contacts étroits dans
différentes parties de l'industrie du voyage, ce qui leur permet d'obtenir des tarifs spéciaux qui pourraient autrement
vous être inaccessibles.

3. Organisation de l'hébergement

Une autre responsabilité clé lors de la gestion des préparatifs de voyage consiste à organiser un hébergement approprié
pour les voyageurs d'affaires. Cela signifie examiner toutes les options disponibles, y compris les hôtels, les chambres
d'hôtes et les hébergements partagés. C'est aussi réserver le bon nombre de chambres, pour le bon nombre de jours, au
bon prix.

Lorsque les entreprises n'ont pas suffisamment de temps, elles ont tendance à rechercher simplement un logement bon
marché ou un logement au bon endroit. Cependant, un travel manager saura prendre le temps de peser les différents
besoins, de les évaluer et de trouver un hébergement qui coche le plus de cases possible, tout en respectant le budget.

4. Transport

Le transport fait partie intégrante de la planification des voyages et constitue un bon société de gestion de voyages ou
professionnel peut vous aider en traitant tous vos besoins de transport à l'avance. Cela peut inclure des choses comme
la réservation de vols, la réservation d'une voiture de location, l'organisation de transferts aéroport, l'achat de billets de
train ou la réservation de laissez-passer de voyage à prix réduit.

Optimiser votre stratégie de voyages d'affaires nécessite que tout cela soit organisé à l'avance, au meilleur prix
possible, tout en garantissant à tous les voyageurs d'affaires d'arriver là où ils doivent être à temps.

5. Planification de réunions et d'événements

En règle générale, les voyages d'affaires seront centrés sur la participation à des réunions ou à des événements
professionnels et il y a beaucoup de travail à faire pour organiser cela. Par exemple, vous devrez vous assurer que tous
ceux qui assistent à un événement ont les bonnes informations d'identification pour entrer et qu'ils savent où ils vont et
ce qu'ils font.

Si vous organisez réellement l'événement d'affaires, le processus de planification devient encore plus compliqué. Quoi
qu'il en soit, des services de gestion de voyages de haute qualité seront bénéfiques, vous aidant à faire face à l'aspect
logistique.

6. Gérer les frais de voyage

Enfin, la gestion des frais de voyage est sans doute la partie principale du travail et un gestionnaire de voyages
professionnel sera bien mieux équipé pour gérer cela qu'une personne sans réelle expérience dans le rôle. En effet,
bien sociétés de gestion de voyages vous aidera à simplifier les dépenses, de sorte que l'hébergement et les extras
relèvent d'une même facture.

Travailler avec une entreprise professionnelle peut également vous aider à gérer les finances de votre entreprise. Les
rapports financiers consolidés facilitent la lecture et votre gestionnaire de voyages peut analyser ces rapports et
identifier les points à améliorer.

Comment les sociétés de voyages peuvent bénéficier des sociétés de gestion de voyages

Dans le monde globalisé d'aujourd'hui, les voyages d'affaires réguliers sont désormais une simple réalité pour de
nombreuses organisations. Cependant, il est également de plus en plus courant pour les entreprises de se tourner vers
des agents de voyages d'affaires ou des sociétés de gestion de voyages professionnelles pour obtenir de l'aide. Un
agent peut ensuite aider une entreprise à optimiser sa stratégie de voyage de plusieurs manières, souvent en assumant
la responsabilité de la réservation de vols, de locations de voitures, d'hébergement et d'événements. Pour les
propriétaires d'hôtels, cela signifie que les agents de voyages d'affaires constituent un lien inestimable avec les
voyageurs d'affaires.

Afin de réserver réellement l'hébergement, les vols et le transport pour les clients d'affaires, la plupart des agents de
voyages d'affaires se tourneront vers un système de distribution mondial, ou Système GDS pour faire court. Dans cet
esprit, il est important que les entreprises opérant dans l'industrie du voyage comme compagnies aériennes, les
agences de location de voitures ou les hôtels cherchant à maximiser leur attractivité auprès des voyageurs d'affaires se
connectent également aux principaux systèmes GDS. Cela permettra ensuite aux agents de voyages d'accéder à des
informations en temps réel sur, par exemple, les tarifs et la disponibilité des chambres de l'hôtel, augmentant ainsi les
chances qu'ils se tournent vers votre hôtel pour leurs besoins de voyages d'affaires et augmentant ainsi vos revenus.

Notre « Global Distribution System (GDS) : quels avantages pour les hôtels ?“ L'article fournit plus d'informations sur
les principaux systèmes GDS, leur fonctionnement réel et les avantages qu'ils peuvent apporter aux entreprises opérant
dans l'industrie du voyage.

Liste des sociétés de gestion de voyages

Un nombre croissant d'entreprises sous-traitent la responsabilité de la gestion des voyages d'affaires à des sociétés de
gestion de voyages, bénéficiant de leurs contacts dans l'industrie, de leurs connaissances spécialisées et d'une
assistance 24h/24 et 7j/7 dans le processus. Pour les hôtels, la connexion aux systèmes de distribution mondiaux
utilisés par ces agents de voyages peut aider à attirer davantage de clients en voyage d'affaires.
Dans l'article « Les agences de voyages d'affaires pour les hôtels gagnent plus de voyageurs d'affaires », vous en
apprendrez davantage sur le rôle des agents de voyages d'affaires, découvrirez pourquoi les entreprises leur sous-
traitent de plus en plus la gestion des voyages et comprendrez pourquoi ces agents de voyages sont précieux pour les
hôtels qui cherchent à attirer les voyageurs d'affaires.

Comprendre Bleisure Travel en tant que Travel Manager

Pour les personnes impliquées dans la gestion des voyages, il est important de suivre le rythme de toutes les tendances
émergentes et l'une des plus importantes est celle du voyage bleisure. Essentiellement, cela décrit un voyage qui
combine des éléments d'affaires et de loisirs et implique souvent que les voyageurs d'affaires prolongent la durée d'un
séjour pour profiter d'autres activités.

Dans le "Qu'est-ce que Bleisure Travel ? Que recherchent les vacanciers ?», vous pouvez approfondir le sujet du
voyage bleisure, afin de comprendre ce que c'est, pourquoi il se développe et ce que veulent ces voyageurs.

Meilleurs sites d'emploi pour trouver des emplois dans la gestion des voyages

Les personnes à la recherche d'un emploi dans la gestion des voyages devront utiliser les bons canaux lors de leur
recherche d'emploi. Les sites d'emploi de voyage représentent l'une des meilleures options pour cela, mais il existe de
nombreux sites d'emploi différents parmi lesquels choisir, il est donc important de concentrer les efforts sur ceux qui
sont les plus susceptibles d'annoncer ces postes.

Dans l'article "Emplois de voyage : les meilleurs sites d'emploi de l'industrie du voyage pour votre carrière», vous
pouvez explorer certains des sites d'emploi les plus populaires axés sur l'industrie du voyage et trouver le poste vacant
idéal en gestion de voyages.

Les voyages d'affaires sont un élément clé de la gestion d'une entreprise moderne et, avec les salaires et les coûts de
marketing, représentent également l'une des dépenses les plus importantes. Pour cette raison, il est impératif que vous
en obteniez le meilleur pour votre argent. La gestion des voyages peut vous aider, tout en veillant à ce que tous les
éléments logistiques soient correctement gérés.

Plus de conseils concernant les voyages d'affaires

Le marché des voyages d'affaires reçoit une attention accrue de la part de nombreux acteurs de l'industrie du voyage,
en partie les voyageurs d'affaires dépensent souvent plus d'argent pour leurs voyages, en particulier lorsque leurs coûts
sont couverts par leur employeur. Cependant, plus important encore, les voyages d'affaires se développent, grâce à des
facteurs tels que la mondialisation et la disponibilité des vols. Dans les articles suivants, vous trouverez plus
d'informations sur le marché des voyages d'affaires :