Cours préparation aux cas pratiques

A/ les missions liées à l’accueil

1. L’accueil physique

 Outre les missions d’accueil à proprement dites déjà étudiée dans une fiche précédente (p.87)
l’adjoint du patrimoine principal de 2 ème classe en position d’encadrement remplit des missions d’un
niveau de qualification supérieure.

2. La collecte d’informations

 L’adjoint du patrimoine recueil auprès du personnel scientifique et technique les informations à

transmettre au public : consignes de sécurité, animations ponctuelles…

3. Le recueil d’informations statistique

 L’adjoint du patrimoine donne des consignes aux agents, assure le suivi des données statistiques et
les communique à sa direction.

4. Le traitement des plaintes du public

 L’adjoint du patrimoine sait mettre en place un premier niveau d’action immédiate pour prendre la
plainte en compte : procédure écrite, information de la hiérarchie. Il consigne la plainte dans un
registre.
 L’adjoint assure un second niveau de traitement, en lien avec sa direction. Il désigne une personne
pour assurer le suivi de la demande et rend des comptes auprès de sa hiérarchie.
 Eventuellement, l’adjoint est chargé de communiquer avec le plaignant par l’envoi de billet de
faveur ou d’un courrier, en accord avec la direction.
B / les missions liées à la surveillance
1. La surveillance des locaux

 Par des tournées d’inspections périodiques, l’adjoint maintient une vigilance constante au niveau
des locaux. Il repère les défaillances et anomalies, et les porte immédiatement à la connaissance de
ses supérieurs. En cas de danger grave, il donne l’alerte, non sans avoir vérifier la présence de
collègue ou de visiteurs à proximité.
 Il contrôle la température des salles
 Il vérifie si la circulation intérieure est aisée, si aucun objet ne gêne le parcours.
 Il surveille le niveau sonore des appareils multimédia dans les espaces d’exposition.
 Il assure l’accessibilité aux étages et aux salles pour les PMR.
 Il inspecte la propreté des vitrines et présentoirs.
 Il s’assure de l’état sanitaire des toilettes.
 Les informations collectées lors de ces inspections sont répercutées aux personnels techniques et
scientifiques.
2. La surveillance des collections

 Dans la plupart des services d’archives ou dans des fonds patrimoniaux des bibliothèques, certaines
règles de consultation ont été mise en place pour éviter les dégradations des documents :
utilisation de feuille de papier blanches pour la prise de notes, de crayons à mine de plomb, port de
gants de coton blanc pour feuilleter les documents préciser.

 L’agent d’accueil explique ces usages, s’appuyant le cas échéant sur le règlement intérieur. Il veille
aux respects de ces consignes. En plaçant les chercheurs face à la banque de consultation où il est
posté. S’il est appelé à s’éloigner de son observatoire, il demande à un collègue de le remplacer
pour ne jamais laisser seuls les lecteurs.

3. La surveillance des matériels informatiques et techniques

 Des postes informatiques placés dans les salles de consultation sont à la disposition pour la
commande (le jour même) et la mise en réserve des documents (jusqu’à 7 en général). L’agent
chargé de la salle de lecture fournit les explications nécessaires à l’utilisation des PC et à l’accès
des bases de données.

 Il veille au bon fonctionnement des ordinateurs et des imprimantes, les met en service, les
éteint à la fermeture.

 Les chercheurs peuvent parfois visionner des microfilms ou des DVD. L’agent explique le
fonctionnement des appareils de lecture et les procédures pour commander les films. Il assure
la délivrance des documents audiovisuels, veille à leur bonne utilisation et les conditionne après
usage dans les boitiers
C / Les missions liées à la sécurité

1. La planification des risques

 L’adjoint du patrimoine participe à la mise en place des règles de sécurité préventive et connait les
consignes d’évacuation en cas de risques. Il prend part au protocole d’intervention et de suivi et en
informe les agents placés sous sa direction
 A ce titre, l’agent déterminer les risques (inondations, incendies…) connait les issus de secours et
les accès, ainsi que l’emplacement des moyens d’extinction d’incendie et leur fonctionnement, et
celui de la trousse de premier secours. Il inspecte le matériel périodiquement. Il tient à jour un
cahier des rapports d’incidents décrivant chaque événement, son déroulement, son suivi.
 Il informe le personnel placé sous sa direction des règles de sécurité et des consignes d’évacuation.
Il assure de sa parfaite capacité à maitriser les moyens d’extinction du feu. Il dirige le repérage des
espaces avec son équipe lors de travaux et de l’ouverture de nouveaux espaces ou lieux
d’expositions.

2. La sécurité des personnes

 La sécurité des personnes par une bonne gestion des files d’attentes, évitant impatience et
malaises. Indiquer verbalement ou par un panonceau le délai d’attente est un moyen de rassurer le
public. Installer un abri extérieur protège les visiteurs des intempéries.
3. L’entretien des locaux

 Selon le décret n° 2006-1962 du 22 décembre 2006 (art. 3) portant statut particulier du cadre
d’emplois des adjoint territoriaux du patrimoine modifié par le décret n° 2016-1372 du 12 octobre
2016 ( art. 90) « l’entretien courant des locaux conformément aux obligations de service définies
par les règlements intérieurs propres à chaque établissement ou catégorie d’établissement » est du
ressort des adjoints territoriaux du patrimoine. L’adjoint du patrimoine de deuxième classe est pour
sa part chargé d’organiser le travail de son équipe : élaboration du planning, distribution des
taches, répartition du matériel d’entretien, approvisionnement et commande des fournitures,
inspection des locaux et vérification du travail.
D/ les missions en rapport avec les collections

1. La sauvegarde, la mise en place et la diffusion des documents

 Les missions consistent à exécuter au sein d’un service et sous la direction d’une hiérarchie
scientifiques, des taches directement en relation avec le domaine d’activité spécifique du service.
 A ce titre, l’adjoint effectue des travaux de classement et de conditionnement des documents et
participe à leur préservation. Il assure les trains de reliures, couvre et protège les documents
équipe les supports multimédias, marque ou estampille les fonds patrimoniaux.
 Il luit faut connaitre les règles de base de la conservation préventive, l’organisation des réserves et
leur système de classement.
 L’adjoint doit pouvoir déterminer l’état de conservation des fonds, savoir conditionner les
documents, participer à l’entretien des collections sous l’autorité d’un régisseur ou d’un
conservateur. Cet entretien passe par le dépoussiérage et le cirage des couvertures en cuir des
ouvrages anciens par exemple.
 Au niveau du traitement des fonds, il assure la collecte, le tri, le classement et le rangement des
documents, en fonction d’un plan de classement et/ ou d’une cote, rédige la description analytique
et cartographique dans les bases de données, participe au récolement des fonds.
 Il mène les opérations d’enregistrement et de retour des documents empruntés.
 Il est capable d’enregistrer le courrier et de procéder au bulletinage (enregistrement des
périodiques à leur arrivée).
2. Renseigner les utilisateurs

 Inventaire, répertoires et fichiers sont à la disposition du public dans les salles de consultation. Le
personnel peut, sur un sujet donné, renseigner les demandeurs sur les ressources documentaires et
les instruments de recherches existants. Il n’est pas tenu, en revanche d’effectuer les recherches à
la place de l’intéressé.
E / les missions liées à l’encadrement

1. La gestion du planning

 L’adjoint du patrimoine de deuxième classe est chargé d’organiser l’emploi du temps de son
équipe. Il doit donc assurer que chacun lui fournisse relativement à l’avance ses demandes de
congés par écrit, par le biais d’un formulaire. Il collecte également les demandes de RTT et de
formation afin d’établir l’état des présences attendues sur la période donnée.

 Il doit aller mettre à jour un tableau des effectifs, espaces par espace, et agent par agent, puis le
soumettre à son supérieur. Ce planning est ensuite communiqué au personnel et mis à disposition
sur un panneau d’affichage.

 L’adjoint du principal de deuxième classe veille à la mobilité des personnes de surveillances dans les
salles et au poste d’accueil, évitant ainsi le désintérêt et la monotonie. Les visiteurs du musée
tendent à s’adresser à un personnel en mouvement, plutôt qu’à un agent occupé à lire sur sa chaise
ou à consulter son téléphone portable. L’adjoint gère la rotation des équipes par roulement,
permettant les pauses nécessaires.

2. La tenue d’un document d’informations pour le personnel d’accueil

 Ce document comporte les consignes permanentes ou ponctuelles, destinées aux agents :

coordonnées des personnes ressources en cas d’urgence, laissez passer acceptés, consigne de
fonctionnement de certains appareil, note de la direction.

3. La tenue d’un cahier de bord

 La tenue d’un cahier de bord où le personnel note ses commentaires au sujet des visiteurs est un
moyen de connaitre la vie du service de l’intérieur. Ce document peut être analysé lors de réunions
périodiques avec le personnel et servir de support à l’évaluation annuelle des agents. Il peut encore
être confronté à un cahier de remarques du public, laissé en évidence auprès de l’accueil.

4. Le management d’équipe

 L’adjoint du patrimoine de 2ème classe est un chef d’équipe à ce titre, assure les fonctions d’un
manageur. Il distribue les consignes, fait appliquer les directives exigées par la direction et veille à
l’harmonie des rapports humains entre collègues.

 En cas de différend, il est un premier niveau de conciliation, recherchant auprès des agents les
motifs de conflit. Si aucune amélioration ne survient, il convoque les belligérants pour un entretien
commun, mettant les parties en présence. Il fait un compte rendu oral ou écrit à la direction de tout
malentendu où demande émanant des agents placés sous sa responsabilité. Il effectue à bon
escient le tri entre les remarques mineures et les informations plus graves nécessitant d’être
répercutées et discutées avec son propre responsable. En cela, il est un maillon indispensable dans
la chaine des responsabilités.
5. L’élaboration d’un plan de formation du personnel de surveillance vacataire
 L’adjoint du patrimoine de 2ème classe, par sa connaissance précise du terrain, est bien placé pour
contribuer à l’élaboration d’un plan de formation du personnel sous sa responsabilité.

 Cette formation initiale ou continue est évaluée régulièrement. Elle est actualisée en fonction des
circonstances et des besoins de l’adjoint du patrimoine contribue à faire remonter. Il est à cette
occasion un rouage indispensable du dispositif de formation.
F / les missions liées à l’animation et à la promotion de la lecture publique.

1. L’aide à l’animation, l’accueil des enfants

 L’adjoint du patrimoine de 2ème classe participe aux actions de valorisation culturelle en apportant
une aide technique ou logistique. Il contribue au bon déroulement des animations destinées aux
scolaires : accueil des groupes, aide et surveillance de l’activité, sécurité des enfants pendant
l’animation, mise en place du matériel et du mobilier nécessaires, rangements des documents.
2. La promotion de la lecture publique

 La promotion de la lecture publique consiste en une participation aux opérations de médiation et

de diffusion culturelles. L’adjoint du patrimoine prend part aux activités de son service, en lien avec
sa hiérarchie et l’équipe. A ce titre, il peut lui être demandé de participer à une future exposition :
emballage, conditionnement, transport d’éléments scénographiques, organisation des documents,
accrochage de panneaux informatifs, mise en place de signalétique…

 A l’occasion de manifestations, sa présence est requise pour assurer le bon déroulement des
activités et renseigner le public.