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Capture D'écran . 2024-02-09 À 21.07.10
Capture D'écran . 2024-02-09 À 21.07.10
électronique des
documents
1
Généralités sur le
classement
2
Qu’est ce que le classement ?
“Le classement consiste à ranger les
informations logiquement, dans le
matériel et le mobilier approprié”.
3
Les phases du classement
4
Les objectifs du classement
S c i e n c e T e c h n o l o g y E n g i n e e r i n g A r t s M a t h e m a t i c s
Tous les documents concernant l’activité d’une entreprise, doivent être conservés pendant un certain temps :
Toutes les pièces justificatives : les bons de commande, de livraison ou de 10 ans à partir de la clôture de
réception, factures clients et fournisseurs… l’exercice
Les livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre 10 ans à partir de la clôture de
d’inventaire… l’exercice
Bulletin de paie et tout autre document lié à la sécurité sociale CNSS 5 ans
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Les facteurs du choix d’un bon classement
Le temps
La sécurité Le coût
d’accès
7
Quand classer ?
Service / Bureau /
Service / Bureau Service d’archives
Local d’archivage
8
Classer rapidement
Attendre que les documents et les dossiers s’accumulent dans les bureaux …???
ou
les classer dès la
phase de production???
9
Comment classer ?
10
Pour synthétiser
Dans cette vidéo, vous allez découvrir comment trier, classer et ordonner les documents.
2
Généralités sur
l’archivage
12
Situation de démarrage
Méthodes Normes
17
Comment archiver ?
Préparation matérielle
Papier
Préparation intelectuelle
L’archivage
Il nécessite des
supports
Électronique
Il présente plusieurs
avantages
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Quand archiver ?
Locaux devenus insalubres
Changement du personnel
Quand ?
1.
Le dépoussiérage 2. Le classement
5.La 3. Le
numérisation conditionnement
4. Le catalogage
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L’archivage électronique
Pérennité
Réversibilité Intégrité
Disponibilité Confidentialité
23
L’archivage Cloud
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E-signature
La signature numérique ou digitale - digital signature en anglais
25
3
Les ordres de
classement
26
Situation de démarrage
27
28
29
Notions à maitriser
Renvoi
Indexage Mot directeur
30
5 cas sont offerts par AFNOR et à
respecter :
Noms propres On classe au premier nom géographique simple ou composé sans tenir
géographiques compte de l’article simple ou élidé qui le précède.
Noms propres
publicitaires On classe au premier nom publicitaire à l’exception des articles et
prépositions.
Noms communs et
adjectifs
Le mot directeur est le premier nom commun
Les sigles
Numérique Ordre naturel des nombres Simple, sûr, discret Nécessité d’un répertoire Commandes, factures, pièces
alphabétique, lent comptables, classements
confidentiels
Idéologique Analyse des idées Adaptation parfaite à la Organisation longue, emploi Documentation bibliothèque
recherche et au classement délicat, renvois nécessaires,
de la documentation manque de sécurité
Chronologique Dates Simple, document le plus Recherche très difficiles, Journaux, revues, doubles de
récent visible contrôle des manquants lettres, bordereaux de
impossibles banques, de chèques postaux,
etc.
Alphanumérique Alphabet et nombres Assez sûr, rapide pour le Nécessité d’un répertoire Clients, fournisseurs, plaques
classement et la recherche, alphabétique par tranche de minéralogiques
discrétion classement, lent
Géographique Noms de lieux Simple, précis, extensible Consultation fréquente du Presse, publicité, services
dictionnaire des communes commerciaux, agences
décimal Analyse des idées et Simple, extensible, Organisation longue, Documentation, plan
nombres codification facile, nécessité de renvois, peu sûr, comptable général,
regroupement logique emploi délicat, plan de bibliothèque
classement codifié
indispensable
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La gestion électronique
des documents
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Situation de démarrage
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Qu’est ce que la GED?
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Avantages de la GED
✓ Accès rapide et à distance aux documents
✓ Démarche qualité
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Les types de la GED
S c i e n c e T e c h n o l o g y E n g i n e e r i n g A r t s M a t h e m a t i c s
Enjeux relatifs à la GED
Enjeux techniques
Enjeux organisationnels
et stratégiques
➢ L’interopérabilité
➢ Localiser plus ➢ La pérennité des
rapidement documents
l’information ➢ La sécurité des données
➢ Eviter la perte de ➢ La traçabilité
documents
➢ Eviter le redoublement
des processus
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Pour synthétiser
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Le cycle de vie d’un document
numérique
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L’acquisition des documents
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La numérisation des documents
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L’indexation des documents
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Le stockage
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Le Workflow
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Les composantes matériels et
logiciels
Des logiciels applicatifs spécifiques
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Merci pour votre attention