AO-08-2020 - Annexe 1 - Grille Exigences Métiers Et Techniques - 20200603

Appel d'Offre
2 - Mise en œuvre du nouveau système d'informati

Description des exigences fonctionnelles
Version Date de création Auteur Description de la version
0.1 5/29/2020 OIF Validé
Instructions
Afin de partager sa vision sur les capacités de la solution à couvrir les besoins de l'OIF, le soumissionnaire de
renseigner cette grille des exigences fonctionnelles et techniques par domaine métier.
Pour ce faire, il est invité à renseigner les colonnes "I" à "S" des onglets Budget, Recettes, Trésorerie, Clôtu
et budgétaire, Comptabilité, Contrôle de Gestion, Achats, Gestion frais de déplacement pour chaque besoin
Le niveau de couverture par la solution, en colonne "I", permettra de mesurer le taux de couverture des
cibles et des exigences associées.
Si aucune réponse sur le niveau de couverture n'est fournie, l'OIF considérera que le besoin est "Non couver
solution du soumissionnaire.
Dans le cas d'une couverture partielle, le soumissionnaire est invité à saisir un complément d'information
"L".
La méthode employée pour répondre à chaque besoin, en colonne "I", indiquera le niveau de standardisa
Si la méthode proposée est spécifique, le répondant joindra un commentaire détaillant sa proposition en

Offre
ème d'information (ERP)
fonctionnelles
escription de la version
'OIF, le soumissionnaire devra

ne métier.
Recettes, Trésorerie, Clôture comptable

ment pour chaque besoin identifié.
e taux de couverture des processus
le besoin est "Non couvert" par la
complément d'information en colonne
le niveau de standardisation de l'outil.
détaillant sa proposition en colonne "U"

Processus Standard - Niveau 1
R. Recettes
R. Recettes
A.1 Référencement et Gestion du fournisseur
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.2 Demande d'achat
A.3 Demande de subventions
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
R. Recettes
R. Recettes
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
C. Comptabilité
CCB. Clôture comptable
CCB. Rapprochement bugétaire, comptable et de tré
CO. Contrôle de Gestion
CO. Contrôle de Gestion
CO. Contrôle de gestion
G. Gestion des frais de déplacements
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
R. Recettes
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
B. Budget
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
T. Trésorerie
R.1 Planification/ suivi

A.1.1 Prospection
A.1.1 Prospection
A.1.1 Prospection
A.1.1 Prospection
A.1.2 Approche Achat
A.1.2 Approche Achat
A.1.3 Suivi des fournisseurs
A.1.4 Gestion des contrats
A.1.5 Suivi de la performance
A.2.1 Gestion de la Demande d'achat
A.2.2 Gestion de la commande d'achat
A.2.3 Gestion de la réception
A.2.3 Gestion de la réception
A.2.4 Gestion du paiement
A.3.1 Traitement des Demandes de subventions
A.3.1 Traitement des Demandes de subventions
A.3.2 Validation des demandes de subventions
A.3.3 Paiement des Demandes de subventions
A.3.4 Clôture des Demandes de subventions
C.1 Comptabilité générale
R.3 Gérer la comptabilité des recettes
C.2 Comptabilité auxiliaire
C.3 Comptabilité patrimoniale
CCB.1 Clôture comptable
CCB. Rapprochement du budget avec la comptabilité et la trésorerie
CO.1 Définir les objectifs
CO.1 Définir les objectifs
CO.2 Traitements des données
CO.3 Comptabilité analytique
CO.4 Affectations et ajustements
CO.4 Affectations et ajustements
CO.5 Suivi
CO.5 Suivi
CO.5 Suivi
G.1 Demande engagement frais
G.2 Soumission des frais de déplacement
R.2 Allocations
B.1 Elaboration & Révision
B.2 Affectation
B.2 Affectation
B.2 Affectation
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
B.3 Suivi
T.1 Gérer les comptes bancaires
T.2 Gérer le référentiel des contacts
T.3 Sortie de trésorerie
T.4 Entrée de trésorerie
T.5 Integration des relevés bancaires
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
T.6 Suivi
R.1.7 Réceptionner et allouer les fonds spéciaux

A.1.1.1 Gérer les catégories d'achats
A.1.1.2 Développer la stratégie de prospection
A.1.1.3 Gérer le portefeuille des fournisseurs
A.1.2.1 Initier le projet achats
A.1.2.2 Identifier et sélectionner les fournisseurs
A.1.3.1 Gérer les fiches fournisseurs
A.1.3.2 Gérer la performance des fournisseurs
A.1.3.3 Gérer les interactions fournisseurs
A.1.3.4 Vérifier les comptes fournisseurs
A.1.4.1 Accéder à une base de données des contrats centralisée
A.1.4.1 Accéder à une base de données des contrats centralisée
A.1.4.2 Créer le contrat
A.1.4.3 Valider le contrat
A.1.4.4 Gérer la fin de vie du contrat
A.1.5.1 Suivre la performance des achats
A.1.5.2 Analyser les dépenses
A.2.1.1 Créer la demande d'achat
A.2.1.2 Valider la demande d'achat
A.2.1.3 Modifier la demande d'achat
A.2.2.1 Créer la commande d'achat
A.2.2.3 Modifier la commande d'achat
A.2.2.4 Valider la commande d'achat
A.2.3.1 Réceptionner la livraison
A.2.4.1 Paiement de la commande
A.2.4.2 Gérer les substitutions produits
A.3.1.1 Intégrer la demande de subvention
A.3.1.2 Analyser la demande de subvention
A.3.2.1 Valider budget de subvention
A.3.2.2 Elaborer le protocole d'accord de subvention
A.3.3.1 Donner l'accord paiement subvention
A.3.3.2 Suivre les paiements des subventions
A.3.4.1 Clôture du dossier
A.3.4.2 Réaffectation eventuelle du relicat montant subvention au budget
A.3.4.3 Evaluer le bénéficiaire
C.1.1 Gérer les données de bases
C.1.2 Gérer les saisies comptable
C.1.3 Comptabiliser les écarts de change
C.1.4 Gérer les remontées de trésorerie
C.1.5 Effectuer les rapprochements bancaires
C.1.6 Gérer la TVA et les taxes
C.1.7 Gérer les salaires et charges sociales
C.1.8 Gérer les fonds de prévoyance
C.2.1 Gestion du référentiel tiers
C.2.2 Recevoir les factures
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement
C.2.4 Gérer les relances/réclamations fournisseurs (dettes/ créances)
C.3.1 Gérer le référentiel des immobilisations
C.3.10 Suivi et rapports sur les immobilisations
C.3.2 Création d'une immo
C.3.3 Gérer et suivre les immobilisations en cours
C.3.4 Gérer les amortissements
C.3.5 Gérer les cessions d'actifs
C.3.5 Gérer les cessions d'actifs
C.3.6 Gérer les particularités
C.3.7 Effectuer suivi des placements (Cf tréso) / fonds de prévoyance
C.3.8 Gérer les mises au rebut
C.3.9 Gérer le rapprochement avec l'inventaire physique
CCB.1.1 Gérer les clôtures des journaux
CCB.1.2 Gérer la clôture comptable semestrielle (objectif trimestrielle)
CCB.1.3 Gérer la clôture comptable annuelle
CCB.1.4 Gérer les écritures de fin d’exercice
CCB.1.5 Suivi des états
CCB.1.6 Elaborer les états financiers prévisionnels
CCB.1.7 Elaborer les états financiers définitifs
CCB.2.1 Gérer le rapprochement avec le budget, la comptabilité et la trésorerie
CO.1.1 Définir les objectifs
CO.1.2 Définir les indicateurs clés de performance
CO.2.1 Incorporer les données comptables et budgétaires
CO.2.2 Définir les catégories de dépenses
CO.3.1 Identifier les centres de coûts
CO.3.1 Identifier les clés de répartition
CO.3.2 Répartition des charges dans les centres de coûts
CO.3.2 Répartition des charges dans les centres de coûts
CO.3.3 Répartition des coûts des centres de coûts principaux
CO.4.1 Calculer les coûts
CO.5.1 Identifier les écarts entre données entre le réalisé et les objectifs
CO.5.1 Réviser et justifier les écarts
CO.5.1 Configurer les rapports de contrôle de gestion periodique
G.1.4 Gérer les indemnités
G.1.4 Affectation comptable et budgétaire
G.1.5 Gérer les réservations
G.2.1 Création NDF
G.2.2 Contrôle NDF
G.2.3 Validation NDF
G.2.4 Paiement NDF
G.2.6 Suivi des frais de déplacement
R.1.1 Estimer les recettes à recevoir
R.1.2 Emettre les déclarations de créances
(appels de fonds)
R.1.2 Emettre les déclarations de créances (appels de fonds)
R.1.2 Planification des versements à recevoir
R.1.3 Identifier les recettes reçues
R.1.4 Suivre les recettes p/r aux contributions
R.1.5 Suivre les revenus de placement et autres revenus
R.1.6 Réceptionner et allouer les fonds des opérateurs
R.2.1 Allouer recettes fonds spéciaux dans le budget
G.1.1 Identification des missions et futurs déplacements
G.1.2 Gérer les demandes de déplacement
G.1.3 Go/NoGo déplacement
B.1.1 Elaboration budget quadriennal
B.1.2 Elaborer budget année N
B.1.3 Gestion des ajustements annuels (années n+1, n+2, n+3)
B.1.4 Gestion des révisions intermédiaire (mi-année)
B.1.5 Etablir les règles d'ajustement budgétaire
B.2.1 Allouer le budget détaillé
B.2.2 Allouer les fonds additionnels spéciaux
B.2.3 Exécution et mise en oeuvre du budget
B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel)
B.3.2 Effectuer le suivi budgétaire (équipe DBF)
B.3.3 Elaborer rapports financiers pour fonds spéciaux
B.3.4 Gérer les écarts de change
B.3.4 Gérer les écarts de change
B.3.5 Gérer le recouvrement (partie recettes contributions)
B.3.5 Gérer les documents
B.3.5 Gérer les documents
T.1.1 Gérer les comptes bancaires
T.1.2 Gérer les données de banque
T.2.1 Gérer les contacts
T.3.1 Gérer les paiements hors caisse - Tout les paiements hors especes et hors prélèvements (virement, carte bancaire, SEP
T.3.2 Gérer les paiements spéciaux
T.3.3 Transmettre trésorerie aux UHS
T.3.4 Gérer les paiements caisse
T.3.5 Gérer les prélèvements
T.3.6 Gérer les chèques
T.3.7 Gérer les salaires et les mises à disposition
T.4.1 Gérer les placements (y/c les fonds de prévoyance)
T.4.2 Gérer les entrées de caisse
T.4.4 Identifier les fonds reçus (lien avec Recettes)
T.4.5 Gérer les retours de fonds
T.5.1 Automatiser l'intégration des relevés bancaires
T.6.1 Gérer la trésorerie UHS
T.6.2 Gérer la trésorerie global
T.6.3 Gérer les devises
R.1.7.1 Réceptionner les fonds spéciaux

R.1.7.2 Produire les états financier budgétaires pour les fonds spéciaux
A.1.1.1. Créer autant de catégories d'achats que de nature / typologie d'achat
A.1.1.2. Définir une orientation pour identifier les marchés à forts potentie
A.1.1.3. Créer les fiches fournisseurs (nom, adresses, coordonnées bancaires,..)
A.1.1.3. Maintenir les fiches fournisseurs (nom, adresses, coordonnées bancaires…)
A.1.2.1. Gérer un projet achat dans le respect de la stratégie de prospection
A.1.2.2. Sélectionner le fournisseur répondant le mieux au besoin sur la base
A.1.3.1. Mettre à jour les fiches fournisseurs
A.1.3.2. Mesurer l'activité transactionnelle et contractuelle des fournisseur
A.1.3.3. Gérer la collaboration à travers un point d'entrée unique pour gérer
A.1.3.4. Vérifier le solde des comptes fournisseurs
A.1.4.1.1 Collecter les données contrats et faire le lien par fournisseurs
A.1.4.1.2 Vérifier les données contrats
A.1.4.2. Créer un contrat à partir de modèles ou directement depuis un projet
A.1.4.3. Soumettre le contrat pour signature
A.1.4.4.1 Suivi des étapes clés du contrat
A.1.4.4.2 Archiver le contrat (GED)
A.1.5.1. Evaluer la performance opérationnelle selon plusieurs critères
A.1.5.2.1 Créer un rapport des dépenses par type d'achat
A.1.5.2.2 Créer un rapport des dépenses par unité administrative
A.1.5.2.3 Créer un rapport des dépenses par fournisseur
A.2.1.1.1 Initier la demande d'achat
A.2.1.1.2 Intégrer des pièces justificatives dédiées à la demande d'achat, justificatifs
A.2.1.2.3 Valider la demande d'achat par le responsable de la ligne budgétaire
A.2.1.2.4 Valider la demande d'achat d'un montant supérieur à 50k€
A.2.1.2.5 Valider la demande d'achat d'un montant entre 10k€ et 50k€
A.2.1.2.6 Valider la demande d'achat d'un montant inférieur à 10k€
A.2.1.3. Modifier de la demande d'achat
A.2.2.1. Créer la commande (ou engagement juridique)
A.2.2.2. Modifier la commande d'achat
A.2.2.3. Valider la commande d'achat
A.2.3.1.1 Générer un bon de livraison
A.2.3.1.2 Gérer les cas particuliers de livraison
A.2.4.1. Exécuter le paiement de la commande
A.2.4.2.1 Mettre en attente le paiement
A.2.4.2.2 Gérer le bon de reprise et les avoirs à annexer au paiement
A.2.4.2.3 Gérer la facturation partielle possible (à compléter avec les équipes)
A.3.1.1. Identifier les demandes de subventions existantes
A.3.1.2. Qualifier la nouvelle demande de subvention
A.3.2.1. Valider le budget à allouer à la demande de subvention
A.3.2.2.1 Génération du protocole d'accord de subvention
A.3.2.2.2 Mutualisation des protocoles d'accords
A.3.2.2.3 Validation du protocole
A.3.2.2.4 Suivi des échéances
A.3.3.1.1 Validation par le directeur de tout paiement inférieur à 50K€
A.3.3.1.2 Validation administrative de tout paiement supérieur à 50k€
A.3.3.1.3 Définir le nombre de tranches
A.3.3.1.4 Donner l'accord de paiement de la première tranche
A.3.3.1.5 Donner l'accord de paiement de la deuxième tranche
A.3.3.1.6 Donner l'accord de paiement de la troisième tranche
A.3.3.2.1 Suivi des paiements émis
A.3.3.2.2 Génération des rapports de suivi
A.3.4.1. Solder les paiements afin de récupérer le reliquat disponible sur les engagements juridique ayant servi au paiement de
A.3.4.2. Réaffecter le reliquat au budget
A.3.4.3 Renseigner un questionnaire de satisfaction
C.1.1.1 Création des sociétés
C.1.1.2 Création des sites
C.1.1.3 Création des UA
C.1.1.4 Gestion du plan comptable des comptes généraux
C.1.1.5 Gestion du plan comptable auxiliaire
C.1.1.6 Gestion du plan comptable analytique
C.1.2.1 Comptabilisation des factures
C.1.2.2 Gestion des types de pièces
C.1.2.3 Gestion des mises à disposition
C.1.3.1 Ecarts de change liés à la trésorerie
C.1.3.2 Ecarts de change liés aux achats de devise
C.1.3.3 Gestion des changement de taux
C.1.4.1 Signature de la banque
C.1.4.2 Comptabilisation du paiement
C.1.4.3 Gestion automatique des rejets
C.1.5.1 Comptabiliser les virements sepa
C.1.5.2 Comptabiliser les virements hors sepa
C.1.5.3 Gestion des exceptions
C.1.5.4 Gestion des devises
C.1.5.5 Gestion de caisse
C.1.5.6 Générer et éditer un état de rapprochement bancaire
C.1.6.1 Intégrer le registre MAE
C.1.6.2 Gérer la TVA
C.1.6.2a Gérer la TVA (UHS)
C.1.6.2b Gérer la TVA (rejets)
C.1.6.3 Gérer les taxes
C.1.7.1 Enregistrer les charges (avant le règlement)
C.1.7.2 Règlement des salaires
C.1.7.2a Règlement des salaires - Agents internationaux
C.1.7.2b Règlement des salaires - Siège
C.1.7.2c Règlement des salaires - Certaines UHS
C.1.7.3 Avances sur salaire et prêts
C.1.7.4 Suivre les côtisations
C.1.8.1 Gestion des fonds de prévoyance
R.3.1.1 Gérer la comptabilité des recettes
R.3.1.2 Synchronisation avec le budget
C.2.1.1 Création des fournisseurs/contacts a la demande des différentes direct
C.2.1.2 Création des fiches contacts
C.2.1.3 Gestion des comptes fournisseurs
C.2.1.4 Gestion des comptes clients (bénéficiaires)
C.2.2.1 Saisies des factures
C.2.2.2 Validation de la facture
C.2.2.3 Gestion des exceptions
C.2.2.4 Comptabilisation de la facture
C.2.2.5 Imputation sur le budget
C.2.3.1 Gérer les conditions de paiements
C.2.3.10 Gestion des prélèvements
C.2.3.11 Gérer les procoles d'accord
C.2.3.12 Gestion des mises à disposition
C.2.3.13 Gestion des avoirs
C.2.3.2 Vérifier les données saisies
C.2.3.3 Initialiser la mise en paiement
C.2.3.4 Gérer les échéances
C.2.3.5 Vérifier la disponibilité des fonds
C.2.3.6 Vérifier les comptes fournisseurs
C.2.3.7 Gérer les mises en paiement
C.2.3.8 Gestion des retours de fonds
C.2.3.9 Gestion des paiements caisse
C.2.4.1 Gestion des relances (trop perçus, mises à disposition non justifiées,…)
C.3.1.1 Gérer le référentiel des immobilisations
C.3.1.2 Gérer les dons et les mises à disposition
C.3.1.3 Gérer les immobilisations financières
C.3.1.4 Gérer les lots
C.3.10.1 Générer des rapport sur les valeurs des actifs immobilisés
C.3.10.2 Générer des tableaux d'évaluation
C.3.10.3 Comparer le prévisionnel vs réalisé (selon plan quadriennal des achats)
C.3.10.4 Générer les tableaux de variation des soldes et des amortissements
C.3.2.1 Commande de l'immobilisation
C.3.2.2 Réception de la facture
C.3.2.3 Enregistrement de la fiche immobilisation
C.3.2.4 Edition de la fiche d'inventaire
C.3.2.5 Gestion des devises
C.3.2.6 Rapprochement services généraux et comptabilité
C.3.2.7 Enregistrement de la facture : Affecter un centre de coût
C.3.3.1 Modifier les affectations
C.3.3.2 Suivi du versement des avances
C.3.3.3 Suivi des immobilisations en cours
C.3.3.4 Gestion / suivi des contrats de maintenance
C.3.3.5 Gestion des polices d'assurance des biens immobilisés
C.3.3.6 Gérer les dépréciations
C.3.3.7 Génération de la facture départ utilisateur
C.3.4.1 Calcul des amortissements linéaire
C.3.4.2 Calcul des amortissements par catégorie d'immobilisation
C.3.4.3 Enregistrer les amortissement en comptabilité
C.3.5.1 Emission de facture en cas de vente
C.3.5.2 Encaissement du montant de la vente
C.3.6.1 Gérer les mises à disposition des locaux (dons/prêts)
C.3.8.1 Propositions de mises au rebut
C.3.8.2 Renseigner le motif de mise au rebut
C.3.8.3 Joindre les documents
C.3.8.4 Valider la mise au rebut
C.3.8.5 Génération des tableaux de mises au rebut par unité
C.3.9.1 Gérer l'inventaire physique
C.3.9.2 Suivi des stocks
C.3.9.3 Réconciliation automatique entre l'état réel des stocks et la comptabi
CCB.1.1.1 Clôture par journal et par mois
CCB.1.2.1 Vérifier que tous les actes de la période à clôturer ont bien été saisis
CCB.1.2.2 Justifier les soldes de chaque compte (généraux et tiers)
CCB.1.2.3 S'assurer que les contrôles budgétaires sont effectués
CCB.1.2.4 S'assurer que les rapprochements ont été réalisés
CCB.1.2.5 Synchronisation des clotures budgétaires, comptables et de trésorerie
CCB.1.2.6 Gérer les différentes périodes comptables
CCB.1.2.7 Gérer la clôture comptable et budgétaire
CCB.1.3.1 Vérifier que tous les actes de la période à clôturer ont bien été saisis
CCB.1.3.2 Justifier les soldes de chaque compte (généraux et tiers)
CCB.1.3.3 S'assurer que les contrôles budgétaires sont effectués
CCB.1.3.4 S'assurer que les rapprochements ont été réalisés
CCB.1.3.5 Synchronisation des clotures budgétaires, comptables et de trésorerie
CCB.1.3.6 Gérer les différentes périodes
CCB.1.3.7 Définir le résultat annuel consolidé
CCB.1.4.1 Gérer les écritures de fin d'exercice
CCB.1.4.2 Gérer les reports à nouveau
CCB.1.4.3 Gérer les reports de fonds spéciaux
CCB.1.4.4 Gérer les écritures sur deux exercices
CCB.1.4.5 Réaliser les rapprochements bancaires
CCB.1.4.6 Gérer les écritures de réévaluation des comptes en devises
CCB.1.4.7 Gérer les écritures liées au fond de prévoyance
CCB.1.4.8 Gérer les écritures liées aux provisions et validées par l'expert comptable
CCB.1.5.1 Suivi du grand livre et de la balance des comptes
CCB.1.5.2 Contributions au FMU et suivi des opérateurs
CCB.1.6.1 Elaborer les états financiers prévisionnels
CCB.1.7.1 Edition du bilan
CCB.1.7.2 Edition du compte de résultat
CCB.1.7.3 Edition annuelle d'un état recensant la liste des pièces comptables
CCB.1.7.3 Edition des états selon les normes IPSAS
CCB.1.7.4 Edition du rapprochement comptabilité - budget
CCB.1.7.5 Edition des états spécifiques UHS
CCB.1.7.6 Edition des documents à destination de la cour des comptes
CCB.1.7.7 Validation des états financiers définitifs
CCB.2.1.1 Consolidation entre les différents services - comptabilité
CCB.2.1.1 Consolidation entre les différents services - trésorerie
CCB.2.1.2 Reporter les dépenses
CCB.2.1.3 Clôture budgétaire
CO.1.1.1 Planification de l'enveloppe de fonctionnement (ex: réduction des coûts…)
CO.1.2.1 Définir les indicateurs clés dans le cadre de la gestion de projet : nombre de bénéficiaires, zones gégraphiques… (ac
CO.2.1.1 Récupérer les données comptables
CO.2.1.2 Récupérer les données budgétaires
CO.2.1.3 Vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des données budgétaire et comptable
CO.2.1.4 Définir les postes de dépenses suivants : Subventions, déplacement, expertise
CO.3.1.1 Définir les centres de coûts par direction (centre de coût principal)
CO.3.1.2 Définir les centres de coûts par fonctions supports (centre de coûts…)
CO.3.1.3 Définir les clés de répartitions de manière exhaustive
CO.3.2.1 Analyse de chaque ligne de dépense commune et sa répartition
CO.3.2.2 Imputation sur toutes les directions sur la base des clés de répartit
CO.3.2.3 Répartition réalisée en fonction des déclarations des différents prog
CO.4.1.1 Calcul des coût directs et indirects à la maille fine
CO.4.1.2 Calcul des coût directs et indirects à la maille fine
CO.5.1.1 Identifier les écarts entre données entre le réalisé et les objectifs
CO.5.1.2 Réviser et justifier les écarts
CO.5.1.3 Generer les rapports consolidés
G.1.4.1 Saisie de la demande d'indemnisation
G.1.4.2 Calcul des indemnités dues selon le barème de l'OIF
G.1.4.3 Gestion des cas particuliers (indemnités forfaitaires)
G.1.4.4 Règlement des indemnités
G.1.4.5 Suivi des indemnités dûes et versées
G.1.4.6 Imputer la comptabilité et le budget
G.1.5.1 Réception de la confirmation de la réservation nominative et des détails
G.1.5.2 Réception des billets
G.1.5.3 Génerer l'ordre de mission
G.1.5.4 Générer la lettre de prise en charge
G.1.5.5 Générer les garanties automatiques (lettre type)
G.1.5.6 Impression des documents
G.1.5.7 Information en fin du mois du montants qui est débité : Intégrer la facture mensuelle
G.2.1.1 Initier la demande de notes de frais
G.2.2.1 Vérifier que la NDF est faite dans le cadre d'une mission
G.2.3.1 Validation de la NDF par la direction du programme concernée
G.2.3.2 Imputer la comptabilité et le budget (dette vis-à-vis d'un agent)
G.2.4.1 Exécution du paiement
G.2.5.1 Etablir les règles d'affectation (Les lignes budgétaire sont associés
G.2.6.1 Suivi des frais de déplacement et de mission (indémnité expert pas versmentsà
G.2.6.2 Historique des dépenses
R.1.2.1 Identifier les contacts au sens large (clients, fournisseurs)
R.1.2.2 Emettre les factures et générer les documents associés
R.1.2.3 Planifier les période pour lesquelles ces factures seront émises (prévisionnels)
R.1.3.1 Identifier les contributions statutaires et volontaires
R.1.3.2 Identifier les contributions exceptionnelles
R.1.3.3 Identifier les versements de trésorerie (réception financement à allouer)
R.1.3.4 Identifier les autres recettes (TVA, revenus de placement, ristournes,
R.1.4.1 Suivre les recettes perçues, attendues et les dépenses
R.1.5 Suivre les revenus de placement et autres revenus
R.1.6 Réceptionner et allouer les fonds des opérateurs
G.1.1.1 Validation des missions et des calendriers associés
G.1.1.2 Valider les demandes urgentes de déplacement (hors calendrier budgétaire)
G.1.2.1 Créer une demande de déplacement
G.1.2.3 Centraliser les données échangées avec l'agence CWL
G.1.2.4 Validation des demandes standards par l'ordonnateur délégué
G.1.2.5 Synchroniser les demandes avec l'agence CWL
G.1.2.6 Imputer la ligne budgétaire du projet et la comptabilité
G.1.2.7 Générer les devis
G.1.3.1 Sélectionner
B.1.1.1 Prévision deset valider le devis
recettes
B.1.1.2 Equilibrage recettes - dépenses

B.1.1.3 Définition de la part de coûts fixes
B.1.1.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes masses (Expression des besoins des différentes directions
B.1.1.5
B.1.2.1 Après validation
Prévision du budget complet et annuel, le budget doit automatiquement être généré et allouer selon les règles d
des recettes
B.1.2.2 Equilibrage recettes - dépenses

B.1.2.3 Définition de la part de coûts fixes
B.1.2.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes masses (Expression des besoins des différentes directions
B.1.2.5
B.1.3.1 Définition
Prévision des
des catégories
recettes de dépenses autour des activités détaillées
B.1.3.2 équilibrage/réajustement recette - dépenses pour ouverture des crédits

B.1.3.3 Adaptation de la nomenclature et codification
B.1.3.4 Report des engagements année n sur année n+1
B.1.4.1 Déterminer le montant des recette reçues
B.1.5.1 Etablir les règles d'ajustement budgétaire
B.2.1.1 Validation et allocation du budget
B.2.2.1 Allouer les fonds additionnels spéciaux
B.2.3.1 Contrôle des fonds alloués
B.3.1.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel)
B.3.1.2 Suivi des dépenses
B.3.1.3 Suivi des échéances
B.3.1.4 Projection du budget
B.3.1.5 Suivi budget consommé vs recettes perçues
B.3.1.6 Suivi budget planifié vs réalisé
B.3.2.1 Effectuer le suivi budgétaire (équipe DBF)
B.3.3.1 Elaborer rapports financiers pour fonds spéciaux
B.3.4.1 Gérer les taux de change
B.3.4.2 Imputation au budget des écarts de change
B.3.5.1 Gérer le recouvrement (partie recettes contributions)
B.3.5.1 Gérer les documents
B.3.5.2 Emettre les documents
T.1.1.1 Créer les comptes bancaires
T.1.1.2 Consulter les 11 comptes bancaires du siège et les comptes des UHS
T.1.1.3 Maintenir les comptes bancaires
T.1.2.1 Récupérer les extraits de comptes
T.1.2.2 Récupérer les données associées aux transactions
T.2.1.1 Créer et modifier les données contacts
T.2.1.2 Renseigner les coordonnées bancaires
T.2.1.3 Vérifier les données saisies
T.3.1.1 Réceptionner la demande de paiement
T.3.1.2 Comptabiliser la TVA
T.3.1.3 Valider la mise en paiement
T.3.1.4 Initialiser la mise en paiement
T.3.1.5 Gérer les échéances
T.3.1.6 Gérer la facturation partielle possible
T.3.1.7 Vérifier la disponibilité des des fonds
T.3.1.8 Signature de la banque
T.3.1.9a Mise en paiement - virement, CB et chèque
T.3.1.9b Mise en paiement - carte bancaire
T.3.1.9c Mise en paiement - chèque
T.3.1.10 Comptabilisation des factures
T.3.1.11 Gérer la compensation des avoirs
T.3.1.12 Gestion des relances (trop perçus, mises à disposition non justifiées, expenses…)
T.3.2.1 Gérer les paiements par carte à usage unique
T.3.2.2 Gérer les paiements réalisés par l'intermédiaire d'un représentant de la banque
T.3.3.1 Identifier les besoins des UHS et ajuster les fonds versés
T.3.3.2 Virer les fonds
T.3.4.1 Gérer les sorties de caisse
T.3.4.2 Détailler les sorties de caisse
T.3.4.3 Suivre les entrées et sorties de caisse
T.3.4.4 Imputer les paiements caisse sur la comptabilité et le budget
T.3.4.5 Gérer le niveau de la caisse
T.3.5.1 Autorisation de prélèvement
T.3.5.2 Gérer les contacts fournisseurs
T.3.5.3 Remise de l'autorisation au fournisseur
T.3.5.4 Identification des prélèvements
T.3.5.5 Facturation
T.3.5.1 Allouer les prélèvements aux comptes
T.3.6.1 Gérer l'approvisionnement en chèque
T.3.7.1 Gérer les mises à disposition
T.3.7.2 Gérer le paiement des salaires
T.4.1.1 Identifier les capacités de placement
T.4.1.2 Identifier les opportunités de placement
T.4.1.3 Autorisation de placement
T.4.1.4 Arbitrage des comptes en vue des placements (comité de pilotage en cours pour règles de placement)
T.4.1.5 Gérer l'échéancier
T.4.1.6 Calcul des intérêts
T.4.1.7 Rapprochement avec le budget et la comptabilité
T.4.2.1 Gérer les entrées de caisse
T.4.2.2 Détailler les entrées et sorties de caisse
T.4.4.1 Identifier les fonds reçus
T.4.4.2 Identifier les frais bancaires
T.4.4.3 Imputer le budget et la comptabilité
T.4.5.1 Recenser les fonds rejetés
T.4.5.2 Recenser les motifs de rejet
T.4.5.4 Ordonnancer les frais bancaires et imputer budget et la comptabilité
T.5.1.1 Rapprochement bancaire
T.6.1.1 Suivre l'utilisation de la trésorerie par les UHS
T.6.1.2 Gérer les spécificités UHS
T.6.2.1 Suivre les dépenses
T.6.2.2 Suivre les encours fournisseurs
T.6.2.3 Suivre les sorties de trésorerie
T.6.2.4 Suivre les sorties de trésorerie et construire le plan d'action associé
T.6.2.5 Suivre les autres dépenses sans lien avec le budget
T.6.2.6 Suivre les placements
T.6.2.7 Suivre les entrées de trésorerie
T.6.2.8 Synchroniser la trésorerie avec les clôtures comptables et budgétaires
T.6.3.1 Gestion des devises
T.6.3.2 Gérer les écarts de change
ournisseurs
renseigné manuellement)
s directions siège)
s directions siège)
Besoins fonctionnels - Budget Légende : hors scope ERP
Définition des processus et des besoins Cellules à remplir par le soumissionnaire
Formulaires
Conversion
Extensions
Interfaces
Workflow
Rapports
Niveau de Détails de la solution proposée (obligatoire en
Processus Standard - Niveau Processus Standard - Processus Standard - Modules ERP Commentaires (obligatoire dans le cas d'une
Processus Standard - Niveau 2 Parties prenantes Commentaires Identification des besoins couverture Méthode cas d'un développement spécifique requis ou
1 Niveau 3 Niveau 4 fonctionnelle
couvrant le besoin couverture partielle)
autres méthodes proposées)
B.1.1.1 Prévision des recettes Equipes liées aux grandes activités

Le système doit permettre de présenter le même niveau d'information au même moment pour les
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.1 Elaboration budget pluriannuel (DPDS, communication…), administration Non Non
parties prenantes au sein d'une base commune
(validation)

Le système doit être flexibilité en terme de gestion des nomenclatures (réaménagement des
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.1 Elaboration budget pluriannuel (DPDS, communication…), administration
poste de dépenses)
(validation)
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.1 Elaboration budget pluriannuel B.1.1.2 Equilibrage recettes - dépenses
Le système doit permettre d'analyser l'historique pour anticiper le budget futur et les dépenses
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.1 Elaboration budget pluriannuel B.1.1.3 Définition de la part de coûts fixes DAF, SRH, STI, équipe opérationnelle
B.1.1.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes

B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.1 Elaboration budget pluriannuel masses (Expression des besoins des différentes directions UHS et La validation opérationnelle sera réalisée par les instances par grandes catégories de dépenses.
des directions siège)

Le système doit permettre une gestion complète du workflow de validation (avec seuil), avec
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.1 Elaboration budget pluriannuel masses (Expression des besoins des différentes directions UHS et
émission de mail à soumettre à l'approbateur alertant celui-ci d'une action de validation à réaliser.

A chaque étape de validation, le statut des lignes de dépenses doit être automatisé afin de suivre
aisément l'avancement du workflow

B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.1 Elaboration budget pluriannuel masses (Expression des besoins des différentes directions UHS et Le système doit permettre de distinguer les lignes de dépenses validées de celles non validées.

Le système doit prendre en compte les subventions qui doivent être allouées aux activités
dédiées.
B.1.1.5 Après validation du budget complet et annuel, le budget doit Après validation, le système permettra de générer automatiquement le budget et offrir une
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.1 Elaboration budget pluriannuel
automatiquement être généré et allouer selon les règles d'allocation flexibilité dans l'affichage des dimensions

Le système doit permettre de présenter le même niveau d'information au même moment pour les
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.2 Elaborer budget année N (DPDS, communication…), administration
parties prenantes au sein d'une base commune
(validation)

Le système doit être flexibilité en terme de gestion des nomenclatures (réaménagement des
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.2 Elaborer budget année N (DPDS, communication…), administration
poste de dépenses)
(validation)
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.2 Elaborer budget année N B.1.2.2 Equilibrage recettes - dépenses Le système doit permettre d'analyser l'historique pour anticiper le budget futur et les dépenses
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.2 Elaborer budget année N B.1.2.3 Définition de la part de coûts fixes DAF, SRH, STI, équipe opérationnelle

B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.2 Elaborer budget année N masses (Expression des besoins des différentes directions UHS et La validation opérationnelle sera réalisée par les instances par grandes catégories de dépenses.
B.1.2.5 Définition des catégories de dépenses autour des activités

Le système doit permettre une gestion complète du workflow de validation (avec seuil), avec
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.2 Elaborer budget année N détaillées (Expression des besoins des différentes directions UHS et
émission de mail à soumettre à l'approbateur alertant celui-ci d'une action de validation à réaliser.

A chaque étape de validation, le statut des lignes de dépenses doit être automatisé afin de suivre
aisément l'avancement du workflow

B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.2 Elaborer budget année N détaillées (Expression des besoins des différentes directions UHS et Le système doit permettre de distinguer les lignes de dépenses validées de celles non validées.

Le système doit prendre en compte les subventions qui doivent être allouées aux activités
dédiées.

Après validation, le système permettra de générer automatiquement le budget et offrir une
flexibilité dans l'affichage des dimensions
B.1.3.1 Prévision des recettes

B.1.3 Gestion des ajustements annuels (années n+1, Le système doit permettre de présenter le même niveau d'information au même moment pour les
B. Budget B.1 Elaboration & Révision
n+2, n+3) parties prenantes au sein d'une base commune
B.1.3 Gestion des ajustements annuels (années n+1, B.1.3.2 équilibrage/réajustement recette - dépenses pour ouverture Le système doit permettre d'identifier clairement les différents types d'ajustements réalisés et les
B. Budget B.1 Elaboration & Révision
n+2, n+3) des crédits en N+1 approbateurs associés
B.1.3 Gestion des ajustements annuels (années n+1, Flexibilité de la nomenclature et codification (demande potentiel de changement à prendre en
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.3.3 Adaptation de la nomenclature et codification
n+2, n+3) compte) : modification de libellé ? Ajout simplifié de codes ?
B.1.3 Gestion des ajustements annuels (années n+1, Le système doit permettre de reporter les dépenses d'une année sur l'autre sans créer de nouvel
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.3.4 Report des engagements année n sur année n+1
n+2, n+3) engagement.
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.4 Gestion des révisions intermédiaire (mi-année) B.1.4.1 Déterminer le montant des recette reçues
Le système doit permettre d'identifier clairement les différents types d'ajustements réalisés et les
B. Budget B.1 Elaboration & Révision B.1.5 Etablir les règles d'ajustement budgétaire B.1.5.1 Suivi des règles d'ajustement budgétaire appliquées
approbateurs associés
La génération et les allocations du budget pourront être automatisées selon des règles
B. Budget B.2 Affectation B.2.1 Allouer le budget détaillé B.2.1.1 Validation et allocation du budget
d'allocation définies
Le budget pourra être généré et alloué en monnaie locale et en euro, selon le taux de conversion
défini
Le système offrira une flexibilité dans la gestion des engagements en permettant une libération
partielle (% ou montant de l'engagement)
Une traçabilité des fonds additionnels spéciaux est attendue afin d'identifier leur allocation dans
B. Budget B.2 Affectation B.2.2 Allouer les fonds additionnels spéciaux B.2.2.1 Allouer les fonds additionnels spéciaux
les différents projets, via la création de code projet associés et dédiés
L'outil doit être souple dans la définition des workflow de validation dans le cadre du contrôle
B. Budget B.2 Affectation B.2.3 Exécution et mise en oeuvre du budget B.2.3.1 Contrôle des fonds alloués
selon les critères définis (seuil, type de dépense, unité administrative…)
Le système proposera aux utilisateurs de créer des variantes de sélections pour filtrer sur les
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) données qu'ils souhaitent voir apparaître et obtenir des situations précises. Les filtres pourront
être réalisés sur les dates de début et de fin de validité du code projet
Le système proposera aux utilisateurs de créer des variantes d'affichages pouvant être
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) personnelles et / ou partagées, pour faciliter la visibilité selon les besoins en terme d'extraction
(édition de tableau personnalisé)
Les reportings standards disponibles permettront d'apporter une visibilité sur le budget (en devise
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel)
locale et euro) sur l'ensemble de l'organisation sur des périodes données et modulables
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) Les extractions des reporting au format excel seront possibles
Le système permettra l'exécution de reporting des dépenses engagées, facturées et réglées (en
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.2 Suivi des dépenses devise locale et euro) sur l'ensemble de l'organisation. L'utilisateur pourra filtrer en amont de la
génération, sur des périodes données
A une fréquence donnée, une liste des dépenses par date d'échéance sera automatiquement
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.3 Suivi des échéances
générée et envoyée par mail à chaque responsable associé
La consultation et l'extraction de la liste des dépenses par échéances sera possible dans le
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.3 Suivi des échéances
système
Le système permettra d'effectuer des projections des dépenses sur une période donnée, en
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.4 Projection du budget
prenant en compte les provisions
Il sera possible de comparer le consommé avec le perçu, sur des périodes reseignées par
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.5 Suivi budget consommé vs recettes perçues
l'utilisateur
B. Budget B.3 Suivi B.3.1 Effectuer le suivi budgétaire (opérationnel) B.3.1.6 Suivi budget planifié vs réalisé L'utilisateur pourra comparer le réalisé avec le planifié, sur des périodes données
La gestion des autorisations permettra à l'équipe DBF d'accéder aux données de budgétaire de
B. Budget B.3 Suivi B.3.2 Effectuer le suivi budgétaire (équipe DBF) B.3.2.1 Effectuer le suivi budgétaire DBF
toute l'organisation
L'outil sera doté d'un module de gestion des

autorisations permettant d'affecter des accès selon : Il est attendu que le système soit doté d'une gestion des droits d'accès par ligne de dépense et
B. Budget B.3 Suivi B.3.2 Effectuer le suivi budgétaire (équipe DBF) B.3.2.1 Effectuer le suivi budgétaire DBF
de direction, gestion des critères, gestion des interIms et des délégations
- Qui (Rôle [comptable , assistant de gestion,
spécialiste de programmes , … ] , utilisateur , … )
Les reportings permettront d'identifier clairement les différents fond spéciaux par l'intermédiaire
B. Budget B.3 Suivi B.3.3 Elaborer rapports financiers pour fonds spéciaux B.3.3.1 Elaborer rapports financiers pour fonds spéciaux de code projet associé à chaque fond. Une flexibilité dans l'affichage de ces reportings est
attendu
Le système permettra une gestion automatisée de la conversion des devises entre le budget et la
B. Budget B.3 Suivi B.3.4 Gérer les écarts de change B.3.4.1 Gérer les taux de change
comptabilité
B. Budget B.3 Suivi B.3.4 Gérer les écarts de change B.3.4.2 Imputation au budget des écarts de change Les montants liés aux écarts de change seront automatiquement imputés
B.3.5 Gérer le recouvrement (partie recettes

B. Budget B.3 Suivi B.3.5.1 Gérer le recouvrement (partie recettes contributions) Les contributions pourront être étiquetés ("flaggés") pour gérer et suivre les recettes
contributions)
L'insertion de pièces jointe et documents à différents niveaux dans le système sera possible
B. Budget B.3 Suivi B.3.5 Gérer les documents B.3.5.1 Gérer les documents
(devis, bons de livraison, factures…)
Le système permettra de générer des reçus, chèques, déclarations de créances (factures), lettres
B. Budget B.3 Suivi B.3.5 Gérer les documents B.3.5.2 Emettre les documents
de remerciement aux états membres…
CCB. Rapprochement du budget avec la CCB.2.1 Gérer le rapprochement avec le budget, la

CCB. Rapprochement bugétaire CCB.2.1.1 Consolidation entre les différents services Le rapprochement entre la comptabilité, la trésorerie et les frais de déplacement sera automatique
comptabilité et la trésorerie comptabilité et la trésorerie
CCB. Rapprochement du budget avec la CCB.2.1 Gérer le rapprochement avec le budget, la Le système doit permettre de recenser et modifier les contacts et leurs modes de paiement, y
CCB. Rapprochement bugétaire CCB.2.1.1 Consolidation entre les différents services
comptabilité et la trésorerie comptabilité et la trésorerie compris les modes de paiement spéciaux.
CCB. Rapprochement du budget avec la CCB.2.1 Gérer le rapprochement avec le budget, la Une table de correspondance entre les comptes comptables et les comptes budgétaires doit
CCB. Rapprochement bugétaire CCB.2.1.1 Consolidation entre les différents services - comptabilité
comptabilité et la trésorerie comptabilité et la trésorerie permettre d'imputer automatiquement le budget avec possibilité de modification manuelle.

CCB. Rapprochement bugétaire CCB.2.1.1 Consolidation entre les différents services - trésorerie Le système doit faire le lien entre les sorties de caisse, le budget et la comptabilité
Les transferts d'un engengement sur le même engagement d'une année sur l'autre sera possible
CCB. Rapprochement bugétaire CCB.2.1.2 Reporter les dépenses (possibilité de report d'une année à l'autre des dépenses budgétaires allouées à un code
engagement mais non décaissées)

CCB. Rapprochement bugétaire CCB.2.1.3 Clôture budgétaire La clôture sera simplifiée et flexible (liste de tâches de clôture automatisée, périodes modulables)
L'outil doit prendre en compte les règles d'imputation comptables et budgétaires qui diffèrent (par
CCB. Rapprochement bugétaire CCB.2.1.3 Clôture budgétaire ex : l'impact budgétaire et l'imputation comptable des contributions statutaires ne sont pas
synchronisées)
Besoins fonctionnels - Recettes
Processus Standard - Niveau 1 Processus Standard - Niveau 2
R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.2 Allocations

R. Recettes R.3 Gérer la comptabilité des recettes
R. Recettes R.3 Gérer la comptabilité des recettes

Description des processus et des besoins
Processus Standard - Processus Standard -

Niveau 3 Niveau 4
R.1.2 Emettre les déclarations de créances R.1.2.1 Identifier les contacts au sens large (clients,
(appels de fonds) fournisseurs)
R.1.2 Emettre les déclarations de créances R.1.2.2 Emettre les factures et générer les documents
(appels de fonds) associés
R.1.2.3 Planifier les période pour lesquelles ces factures

R.1.2 Planification des versements à recevoir
seront émises (prévision de l'échéancier)
R.1.3.1 Identifier les contributions statutaires et

volontaires
R.1.3 Identifier les recettes reçues R.1.3.2 Identifier les contributions exceptionnelles
R.1.3 Identifier les recettes reçues R.1.3.2 Identifier les contributions exceptionnelles
R.1.3.3 Identifier les versements de trésorerie (réception

financement à reverser aux opérateurs)
R.1.3.4 Identifier les autres recettes (TVA, revenus de

placement, ristournes, trop perçus…).
R.1.4.1 Suivre les recettes perçues, attendues et les
dépenses

dépenses

dépenses
R.1.5 Suivre les revenus de placement et autres

revenus
R.1.5 Suivre les revenus de placement et autres

revenus
R.1.6 Réceptionner et allouer les fonds des

opérateurs
R.1.6 Réceptionner et allouer les fonds des

opérateurs
R.1.7 Réceptionner et allouer les fonds spéciaux R.1.7.1 Réceptionner les fonds spéciaux
R.1.7 Réceptionner et allouer les fonds spéciaux R.1.7.1 Réceptionner les fonds spéciaux
R.1.7.2 Produire les états financier budgétaires pour les

fonds spéciaux
R.1.7.2 Produire les états financier budgétaires pour les

fonds spéciaux

R.3.1 Gérer la comptabilité des recettes R.3.1.1 Gérer la comptabilité des recettes
R.3.1 Gérer la comptabilité des recettes R.3.1.2 Synchronisation avec le budget

s besoins
Parties prenantes
Direction des finances, DPDS (directions), bureau,

SCD
DAF (secrétaire de direction)
DAF
DAF (DBF / trésorerie)
DAF (DBF / trésorerie), directions des programmes
DAF (DBF / trésorerie), directions des programmes

Trésorerie
Trésorerie
Trésorerie
Trésorerie
DAF, directions, UHS

Niveau de
Identification des besoins couverture
fonctionnelle
Les caractéristiques des conventions signées doivent être recensées dans le système
(échéances, montant (plusieurs devises) et les dates de début et de fin associées) avec
une mise à jour facilitée.
L'outil doit intégrer une base de données clients/fournisseurs
La génération de documents (déclaration de créances en devise choisie) et édition de

documents types sera automatisées.
L'outil doit permettre de planifier les versements à recevoir (plusieurs devises) en vue
d’une gestion de trésorerie optimale.
A la réception d’une contribution (tous comptes), la trésorerie doit pouvoir ajouter un code
permettant d’identifier l’affectation de la contribution.
A la réception d’une contribution (tous comptes), la trésorerie doit pouvoir ajouter un code
permettant d’identifier l’affectation de la contribution.
La source du financement doit pouvoir être idenifiée dans une base d'information
commune
A la réception des recettes, la trésorerie doit pouvoir ajouter un code permettant d’identifier
l’affectation de la contribution.
A la réception des recettes, la trésorerie doit pouvoir ajouter un code permettant d’identifier
l’affectation de la contribution.
La déclaration et la notification des recettes perçues doivent être possibles
L'utilisateur doit pouvoir consulter les rapports dans la devise de son choix (recette
perçues vs prévisionnel et recettes perçues vs dépensées) et permettre l'dentification des
pays contributeurs
L'utilisateur peut générer automatiquement les documents associés aux recettes

(formulaire de reçu, lettre de remerciement…)
Les placements effectués et leurs caractéristiques (date de contrat, échéances, tombée de

coupon, intérêts) doivent être recensés pour faciliter la gestion des placements et de la
trésorerie dans la devise choisie
Des rapports sur des pérodes sélectionnées, avec des variantes d'affichage et intégrant
les données historiques, (2 à 3 ans) doivent être consultables en multi-devises
Une traçabilité des fonds additionnels spéciaux est attendue afin d'identifier leur allocation
dans les différents projets, via la création de code projet associés et dédiés.
Un tableau de bord permettant le suivi de ces reversements (en multi devises) doit être
accessible
Les fonds spéciaux pouront être gérés de manière isolée (grâce à leur codification réalisée
en R.1.3.2) dans la devse choisie
Les caractéristiques des conventions signées doivent être recensées dans le système
(échéances, montant (plusieurs devises) et les dates associées) avec une mise à jour
facilitée.
Reddition des comptes et gestion des états financiers budgétaires
Génération automatisée des états comptables (par clients et par nature) permettant le
rapprochement entre le budget et la comptabilité de façon périodique et dans la devise
choisie
Une traçabilité des fonds additionnels spéciaux est attendue afin d'identifier leur allocation
dans les différents projets, via la création de code projet associés et dédiés
Chaque type de recette doit être associé à un compte tiers auxiliaire.
L'outil doit prendre en compte les règles d'imputation comptables et budgétaires qui
diffèrent (par ex : l'impact budgétaire et l'imputation comptable des contributions
statutaires ne sont pas synchronisées)
Cellules à remplir par le soumissionnaire
Workflow
Rapports
Modules ERP Commentaires (obligatoire dans le cas d'une
Méthode
Non
e soumissionnaire
Formulaires
Conversion
Extensions
Interfaces
Détails de la solution proposée (obligatoire en

cas d'un développement spécifique requis ou
Non
Besoins fonctionnels - Trésorerie
T. Trésorerie T.1 Gérer les comptes bancaires
T. Trésorerie T.2 Gérer le référentiel des contacts

T. Trésorerie T.3 Sortie de trésorerie



T. Trésorerie T.4 Entrée de trésorerie


T. Trésorerie T.5 Integration des relevés bancaires
T. Trésorerie T.6 Suivi


Processus Standard -
Niveau 3

T.3.1 Gérer les paiements hors caisse - Tout les

paiements hors especes et hors prélèvements
(virement, carte bancaire, SEPA/Hors SEPA)



















T.4.1 Gérer les placements (y/c les fonds de

prévoyance)

prévoyance)

prévoyance)

prévoyance)

prévoyance)

prévoyance)

prévoyance)

prévoyance)

prévoyance)

T.5.1 Automatiser l'intégration des relevés bancaires


Processus Standard - Parties

Niveau 4 prenantes
T.1.1.1 Créer les comptes bancaires
T.1.1.2 Consulter les 11 comptes bancaires du siège et les

comptes des UHS
T.1.2.1 Récupérer les extraits de comptes
T.1.2.2 Récupérer les données associées aux transactions
Comptabilité,
T.2.1.1 Créer et modifier les données contacts
budget
T.2.1.2 Renseigner les coordonnées bancaires

T.3.1.1 Réceptionner la demande de paiement
T.3.1.2 Comptabiliser la TVA
T.3.1.3 Valider la mise en paiement Trésorerie
T.3.1.6 Gérer la facturation partielle possible
T.3.1.7 Vérifier la disponibilité des des fonds
T.3.1.8 Signature de la banque

T.3.1.9c Mise en paiement - chèque
T.3.1.10 Comptabilisation des factures
T.3.1.11 Gérer la compensation des avoirs
T.3.1.12 Gestion des relances (trop perçus, mises à disposition non

justifiées, expenses…)
T.3.2.1 Gérer les paiements par carte à usage unique UHS
T.3.2.2 Gérer les paiements réalisés par l'intermédiaire d'un

UHS
représentant de la banque
T.3.3.1 Identifier les besoins des UHS et ajuster les fonds versés
T.3.3.2 Virer les fonds

T.3.4.2 Détailler les sorties de caisse
T.3.4.3 Suivre les entrées et sorties de caisse
T.3.4.4 Imputer les paiements caisse sur la comptabilité et le

budget
T.3.5.1 Autorisation de prélèvement
T.3.5.3 Remise de l'autorisation au fournisseur
T.3.5.4 Identification des prélèvements
T.3.5.5 Facturation
T.3.5.1 Allouer les prélèvements aux comptes
T.3.7.1 Gérer les mises à disposition
T.3.7.2 Gérer le paiement des salaires
T.4.1.1 Identifier les capacités de placement
T.4.1.2 Identifier les opportunités de placement
T.4.1.3 Autorisation de placement
T.4.1.4 Arbitrage des comptes en vue des placements (comité de

pilotage en cours pour règles de placement)
T.4.1.6 Calcul des intérêts
T.4.1.7 Rapprochement avec le budget et la comptabilité

T.4.2.2 Détailler les entrées et sorties de caisse

T.4.5.2 Recenser les motifs de rejet
T.4.5.4 Ordonnancer les frais bancaires et imputer budget et la

comptabilité
T.5.1.1 Rapprochement bancaire
T.6.1.1 Suivre l'utilisation de la trésorerie par les UHS
T.6.1.2 Gérer les spécificités UHS
T.6.2.1 Suivre les dépenses
T.6.2.2 Suivre les encours fournisseurs
T.6.2.3 Suivre les sorties de trésorerie
T.6.2.4 Suivre les sorties de trésorerie et construire le plan d'action

associé
T.6.2.5 Suivre les autres dépenses sans lien avec le budget
T.6.2.6 Suivre les placements

T.6.2.7 Suivre les entrées de trésorerie
T.6.2.8 Synchroniser la trésorerie avec les clôtures comptables et

budgétaires
T.6.3.1 Gestion des devises
T.6.3.2 Gérer les écarts de change

Commentaires
D'autres normes bancaires peuvent être utilisées,
notamment pour les UHS (Swift, STP, EBICS…)
Avances des frais (ou provisions à justifier par l'agent
bénéficiaire de la MAD)
Il sera possible d'effectuer des virement des salaires

partiels sur deux comptes distincts
Niveau de
Modules ERP
couvrant le besoin
fonctionnelle
Le système doit permettre la création de différents type de

comptes bancaires par type de projet et type d'activité de
manière flexible (ouverture et clôture)
Le système doit permettre de consulter les comptes ainsi

que les en cours des cartes de crédit/débit dans la devise
choisie
Le système doit permettre une gestion des comptes dans

différentes devises
Le système doit permettre la mise en place d'un traitement

multi-sociétés et la consolidation de tous les comptes
bancaires/caisses des sociétés du groupe
Le système doit disposer d'une interface électronique

sécurisée avec la banque
Le système doit permettre une sécurité, un cryptage et une

protection supplémentaires et configurables des comptes et
des transactions bancaires
Le système doit permettre d'intégrer les extraits de comptes

automatiquement et assurer un rapprochement bancaire et
comptable automatique
Le système doit récupérer l'ensemble des données

associées aux transactions (motifs, comptes associés…)
Le système doit permettre de recenser et modifier les

contacts et leurs modes de paiement (forte volumétrie), y
compris les modes de paiement spéciaux.
Le système doit permettre renseigner les coordonées

bancaires selon les normes d'écriture des différents pays.
L'outil doit disposer d'un système d'alertes et de contrôle afin
de s'assurer que les informations saisies sont correctes
L'outil doit permettre un contrôle bloquant sur l'adresse, le

nom et le RIB en cas de doublon et alerter lors de la création
d'un compte existant
Le système doit déverser les demandes de mise en

paiement et les informations associées (factures,
échéances, protocoles d'accord…) vers le module trésorerie.
La comptabilisation de la TVA, lors de la saisie des factures,

doit être automatique.
Un système d'alerte bloquante doit apparaître si le

fournisseur doit des fonds à l'OIF.
Les informations de paiement doivent automatiquement être

rapprochées avec le budget et la comptabilité Les dépenses
sans lien avec le budget doivent donc être clairement
distinguées
L'outil doit suggérer automatiquement la méthode de

paiement privilégiée par le bénéficiaire
L'outil doit disposer d'un système d'alerte quotidien

présentant un rapport des dates d'échéances
Le système doit être suffisemment flexible pour gérer le

rassemblement des factures par fournisseur ou bien
l'étalement des paiements, au choix de l'utilisateur.
L'outil apportera de la flexibilité dans la gestion de la

facturation partielle (à compléter avec les équipe
comptables)
Un système d'alerte bloquante sur les solde des comptes

(entrée et sortie) doit apparaître en cas d'indisponibilité des
fonds
Le système sera interfacé avec la banque (en direct ou

indirect, via un outil satellite permettant de gérer les
signatures électroniques sécurisées le cas échéant)
Les utilisateurs des services budget et comptabilité doivent

avoir une visibilité sur le statut du paiement (via un code
transaction)
Le système doit pouvoir, via l'interface avec la banque,
alerter en cas de solde insuffisant lors de la mise en
paiement
Le soumissionnaire doit proposer une recommandation de
gestion intégrée des paiements par carte bancaire et de leur
impact sur la comptabilité et le budget (sachant qu'ils
représentent au moins 50% des transactions et que les
cartes peuvent être rattachées au compte corporate de l'OIF
ou au compte personnel)
L'outil doit intégrer les relevés de cartes bancaires afin
d'assurer un rapprochement automatisé avec la comptabilité
et le budget.
Le système doit pouvoir tracer le paiement (porteur de carte,

bénéficiaire) et rapprocher les dépenses réalisées
Le système doit pouvoir émettre les lettres chèques en

offrant la possibilité d'intégrer les références depuis le
système et en prenant en compte les spécificités de chaque
pays (normes de numérotation des chèques).
Le système doit passer en écriture comptable les factures

validées de manière automatique.
Les avoirs doivent être reliés aux factures avec possibilité de

déduire les trop-perçus provenant de plusieurs factures
L'outil devra générer les lettres de relance et en lien avec le

service juridique et la comptabilité et gérer les opérations de
trésorerie associées.
L'outil sera ouvert à la création et à une gestion de mode de

paiements spécifiques aux UHS. La traçabilité des
processus de paiements particuliers sera possible.
L'outil sera ouvert à la création et à une gestion de mode de

paiements spécifique aux UHS. La traçabilité des processus
de paiements particuliers sera possible.
L'outil doit rendre compte des éléments nécessaires à une

gestion fine de la trésorerie au niveau international
(anticipation des échéances, en cours, engagements…)
Le système doit permettre, une fois le mode de paiement
caisse sélectionné, de tracer les sorties de caisse et de
générer un reçu pour toute sortie de caisse pour le siège et
les UHS (forte volumétrie des paiements caisse pour les
UHS)
Le système doit permettre un blocage par seuil de montant

et permettre un processus de validation. La gestion des
notifications devra être flexible (activation/désactivation
gérée par objet, statut , direction , etc )
Le système doit permettre de décomposer le montant reçu

en fonction des billets encaissés (nombre de billets, types de
billets ….)
Le système doit permettre de lier les entrées - sorties de

caisse et l'inventaire de caisse avec pour objectif de limiter
les interactions manuelles.
Le système doit faire le lien entre les sorties de caisse, le

budget et la comptabilité
Le montant détenu en caisse doit donner lieu à des alertes

en cas de solde trop bas ou bien de solde dépassant un
montant fixé et les actions qui en résultent (dépôt /
renflouement des petites caisses).
L'autorisation de prélèvement doit être remontée dans le

système par la banque et doit être associée à un code.
Le numéro du contrat doit être associé au mode de

paiement choisi par le fournisseur afin d'identifier les
factures payées par prélèvement.
Il doit être possible de consulter une liste des fournisseurs

payés par prélèvements et les documents associés.
L'autorisation de prélèvement doit être renvoyée signée au

fournisseur accompagnée du RIB
Il doit être possible de consulter la base de donnée

comprenant l'ensemble des prélèvements à venir et les
contrats associés dans une logique de suivi
Le système doit permettre une réconciliation automatique

entre les fatures et le relevé de banque grâce à
l'identification des prélèvements et des prestataires
associés.
Le système doit faire le lien entre les prélèvemets, le budget
et la comptabilité
Le système doit générer un document qui autorise

l'alimentation en chèque par la banque.
L'éditeur doit proposer le mode de gestion le plus

automatisé possible.
L'outil doit permettre de gérer le décaissement une fois les

charges enregistrées en comptabilié (siège et certaines
UHS).
Le système doit présenter le excédents sur les comptes

siège et UHS susceptibles d'être placés.
L'utilisateur doit pouvoir lire le montant, le nom du produit

financier et banque associée et les dates
Il doit être possible de gérer les caractéristiques de

placement, numéros de contrats, dates d'échéances et
montant du coupon en vue du suivi des placements (taux
fixes) dans le système.
Le système doit recenser les dates de remboursement du

capital et permettre d'alerter l'utilisateur d'une date
d'échéance proche
L'interface avec la banque doit permettre d'actualiser les

caractéristiques du contrat et les échéances
En fonction des caractéristiques du placement, le calul

automatique des intérêts (taux fixe) ou les prévisions (taux
variable) doit être possible.
Le système doit identifier les intérêts reçus en fin d'année ou

à chaque tombée de coupon en fonction des données de
banque.
Le système doit permettre de tracer les entrées de caisse et
de générer un reçu pour toute entrée de caisse pour le siège
et les UHS (forte volumétrie des paiements caisse pour les
UHS)

l'alimentation de la caisse par la banque.
Le système doit permettre de décomposer en billets le

montant décaissé (nombre de billets, types de billets).
Le montant détenu en caisse doit donner lieu à des alertes

en cas de solde trop bas ou bien de solde dépassant un
montant fixé, nécessitant le dépôt à la banque.

l'alimentation en chèque par la banque.
Le système doit permettre la codification des fonds reçus en

fonction du pays d'origine, du donateur, de la nature des
fonds reçus
Le système doit permettre pour l'ensemble des conventions

et recettes d'indentifier automatiquement la nature des fonds
reçus (contribution, retours de fonds) en fonction des
informations de la banque et de la codification
le système permettre d'Identifier les frais bancaires visibles

sur les relevés de compte
Identifier les frais bancaires non visibles sur les relevés de

compte (retenues…) pour faciliter les réconciliations
Le système doit permettre d'imputer au budget le montant

des fonds reçus hors frais bancaires (siège et UHS)
Le système doit pouvoir imputer de manière automatique ou

semi-automatique les trop perçus.
L'interface avec la banque doit permettre de tracer les

retours de fonds (date de rejet, motif, historique, montants)
Un système d'alerte doit permettre à l'utilisateur d'être

informé sur les fonds rejetés chaque jour.
L'identification des types de retours est essentielle pour
assurer la réconciliation. L'interface doit assurer, si la
banque le permet, la saisie automatique ou à défaut, la
saisie semi-manuelle, du motif de retour de fonds

semi-automatique les retours de fonds lors de la
régularisation.
Le système doit assurer un suivi des frais bancaires liés aux

retours de fonds avec imputation automatique ou semi-
automatique sur le budget et la comptabilité.
Le système doit permettre de rapprocher les paiements et

les recettes diverses. Les ajustements, transferts et
corrections manuels sont possibles dans le système
Les données historiques doivent pouvoir être analysées via

des extractions / tableau de bord à disposition des UHS et
du siège.
Le système doit intégrer les spécificités des UHS (mode de

paiement, gestion des placements…)
Liste non exhaustive de rapports standards multidevises de

trésorerie et dynamique attendus (les variantes de
sélections et d'affichage seront possibles) :
- voir le solde courant, le solde non rapproché
- compte de contrôle bancaire, ajusté en fonction des
éléments en suspens
L'outil doit permettre d'avoir une visibilité sur les dépenses
au regard des encours fournisseurs.
Il doit être possible d'extraire des rapports sur l'ensemble

des sorties de trésoreries pour le suivi transverse via un
rapprochement avec la partie comptable (gestion des
recettes) et le budget.
Le système doit permettre un suivi de l'ensemble des sorties

de trésorerie afin de permettre une gestion efficace de la
trésorerie.
Le lien entre dépenses et budget étant constamment assuré

via un code ou autre critère d'identification, l'identification
des autres dépenses sera native et directe
Il doit être possible de suivre l'ensemble des placements et
leurs caractéristiques (souscriptions, rendements, dates de
rachats…) sur une durée donnée avec une variante
d'affichage. Il sera possible d'effectuer une prévision des
placements dans le système
Il doit être possible d'extraire des rapports sur l'ensemble
des entrées de trésoreries pour le suivi transverse via un
rapprochement avec la partie comptable (gestion des
recettes) et le budget.
Le système doit faciliter la synchronisation des clôtures

budgétaires, comptables et de la trésorerie.
Les taux de changes pourront être actualisés

quotidiennement à l'aide d'une interface ou d'une intégration
de fichier.
En fonction des taux appliqués par les différents services

(compta - budget), la régularisation des écarts de change
doit être facilitée.
Conversion
Interfaces
Workflow
Rapports
Commentaires (obligatoire dans le cas d'une
Méthode
couverture partielle)
Non Non
e
Formulaires
Extensions

Besoins fonctionnels - Cloture comptable et budgétaire
Audit organisationnel (KPMG)
CCB. Clôture comptable et budgétaire CCB.1 Clôture comptable




(KPMG)

Niveau 3 Niveau 4
CCB.1.1 Gérer les clôtures des journaux CCB.1.1.1 Clôture par journal et par mois
CCB.1.2 Gérer la clôture comptable semestrielle CCB.1.2.1 Vérifier que tous les actes de la période à
(objectif trimestrielle) clôturer ont bien été saisis
CCB.1.2 Gérer la clôture comptable semestrielle CCB.1.2.2 Justifier les soldes de chaque compte
(objectif trimestrielle) (généraux et tiers)
CCB.1.2 Gérer la clôture comptable semestrielle CCB.1.2.3 S'assurer que les contrôles budgétaires
(objectif trimestrielle) sont effectués
CCB.1.2 Gérer la clôture comptable semestrielle CCB.1.2.4 S'assurer que les rapprochements ont été
(objectif trimestrielle) réalisés
CCB.1.2 Gérer la clôture comptable semestrielle CCB.1.2.5 Synchronisation des clotures budgétaires,
(objectif trimestrielle) comptables et de trésorerie
CCB.1.2 Gérer la clôture comptable semestrielle

CCB.1.2.6 Gérer les différentes périodes comptables
(objectif trimestrielle)
CCB.1.2 Gérer la clôture comptable semestrielle

CCB.1.2.7 Gérer la clôture comptable et budgétaire
(objectif trimestrielle)
CCB.1.3.1 Vérifier que tous les actes de la période à

clôturer ont bien été saisis
CCB.1.3.2 Justifier les soldes de chaque compte

(généraux et tiers)
CCB.1.3.3 S'assurer que les contrôles budgétaires
sont effectués
CCB.1.3.4 S'assurer que les rapprochements ont été

réalisés
CCB.1.3.5 Synchronisation des clotures budgétaires,

comptables et de trésorerie
CCB.1.3.5 Synchronisation des clotures budgétaires,

comptables et de trésorerie
CCB.1.3 Gérer la clôture comptable annuelle CCB.1.3.6 Gérer les différentes périodes
CCB.1.3 Gérer la clôture comptable annuelle CCB.1.3.7 Définir le résultat annuel consolidé
CCB.1.4 Gérer les écritures de fin d’exercice CCB.1.4.1 Gérer les écritures de fin d'exercice
CCB.1.4 Gérer les écritures de fin d’exercice CCB.1.4.2 Gérer les reports à nouveau
CCB.1.4 Gérer les écritures de fin d’exercice CCB.1.4.3 Gérer les reports de fonds spéciaux
CCB.1.4 Gérer les écritures de fin d’exercice CCB.1.4.4 Gérer les écritures sur deux exercices
CCB.1.4 Gérer les écritures de fin d’exercice CCB.1.4.5 Réaliser les rapprochements bancaires
CCB.1.4.6 Gérer les écritures de réévaluation des

comptes en devises
CCB.1.4.7 Gérer les écritures liées au fond de

prévoyance
CCB.1.4.8 Gérer les écritures liées aux provisions et

validées par l'expert comptable
CCB.1.5.1 Suivi du grand livre et de la balance des

comptes
CCB.1.5.2 Contributions au FMU et suivi des

opérateurs
CCB.1.6 Elaborer les états financiers prévisionnels CCB.1.6.1 Elaborer les états financiers prévisionnels
CCB.1.7 Elaborer les états financiers CCB.1.7.1 Edition du bilan
CCB.1.7 Elaborer les états financiers CCB.1.7.2 Edition du compte de résultat
CCB.1.7 Elaborer les états financiers CCB.1.7.3 Edition des états selon les normes IPSAS
CCB.1.7.3 Edition annuelle d'un état recensant la liste

des pièces comptables (à l'image d'un FEC) incluant
CCB.1.7 Elaborer les états financiers
le calcul de taxe éligibles aux remboursements (à
l'image d'une déclaration de TVA)
CCB.1.7.4 Edition du rapprochement comptabilité -

budget
CCB.1.7 Elaborer les états financiers CCB.1.7.5 Edition des états spécifiques UHS
CCB.1.7.6 Edition des documents à destination de la
cour des comptes
CCB.1.7 Elaborer les états financiers CCB.1.7.7 Validation des états financiers définitifs
A définir lors de l'atelier (KPMG + OIF)
Parties prenantes Commentaires
Budget, trésorerie, comptabilité
Budget, trésorerie, comptabilité Possibilité de clôture par site ?


Etats de performance et situation financière, tableau
de flux de trésorerie, annexes
Inventaire immo, inventaire stocks, détail dotam, plan
pluriannuel d'acquisition des immo, état des ordres de
recettes, soldes tous comptes du personnel ayant
quitté l'organisation, provisions pour CP,
rapprochements mensuels des dépenses par carte
bancaire, rapprochement entre la comptabilité et les
placements, rapport des produits de placement,
inventaires de placement par catégorie, rapports
mensuels entre la trésorerie et les plans de trésorerie,
suivi des protocoles d'accord, avances aux
partenaires, les soldes non apurés, la situation et suivi
des charges de programmation, situation du fond de
réserve et des fonds spéciaux, situation des
encaissements - décaissements pour les contributions
volontaires au FMU, balance des créances, situation
détaillée des contributions, liste des trop payés, des
doubles paiements, des factures non régularisées,
demandes de rembuorsement de la TVA, situation
des appels d'offre et des bons de commande,
provisions pour risques et charges, état du buget et
de son exécution, différents réaménagement entre
lignes, balance auxiliaire, états financiers...
Niveau de
Modules ERP
couvrant le besoin
fonctionnelle
L'utilisateur doit pouvoir réaliser dans l'outil la clôture des

journaux, par journal et par mois.
Dans un cockpit de clôture, afficher l'ensemble des tâches à

réaliser et pointage des éléments finalisés de manière
automatique

automatique

automatique

automatique

automatique
Aucune saisie ne peut être réalisée sur une période

comptable clôturée

automatique. Aucune saisie ne peut être réalisée sur l'année
clôturée.

automatique

automatique
automatique

automatique

automatique
Le système doit faciliter la synchronisation des clôtures

budgétaires, comptables et de la trésorerie.
Aucune saisie ne peut être réalisée sur une période clôturée
L'outil doit permettre la génération automatique des écritures

de régularisation pour les factures et avoirs non parvenus, et
les charges et produits constatés d'avance.
Il doit être possible de gérer les écritures sur deux exercices

(période exceptionnelle).
Le système doit pouvoir calculer les provisions de comptes

de bilan et intégrer le tableau de suivi des provisions.
L'outil doit émettre des propositions de passage en perte et

profits de certains produits et charges.
Il doit être possible d'ouvrir les exercices de reprise des

reports à nouveau.
L'outil doit permettre de saisir les écritures de report des

fonds spéciaux (report du reliquat des contributions
exceptionnelles qui ont été reçues année n et n-1).

automatique
Le système doit permettre de gérer les rapprochements
bancaires même en l'absence de clôture de l'année n-1.
La génération du grand livre et de la balance des comptes à

un instant donné doit être possible depuis le système
Les utilisateurs doivent pouvoir réaliser des projections sur

les états financiers à partir du système.
Ces états doivent pouvoir être générés depuis le système
Cet état doit être généré dans le système en vue d'être

communiqué à l'administration fiscale pour prétendre à des
remboursements
Le système doit fournir la possibilité d'éditer les documents
requis
Conversion
Interfaces
Workflow
Rapports
Méthode
Non Non
e
Formulaires
Extensions

Besoins fonctionnels - Comptabilité
C. Comptabilité C.1 Comptabilité générale




C. Comptabilité C.2 Comptabilité auxiliaire


C. Comptabilité C.3 Comptabilité patrimoniale





Description des processus et des besoins fonctionnels

Niveau 3 Niveau 4
C.1.1 Gérer les données de bases C.1.1.1 Création des sociétés
C.1.1 Gérer les données de bases C.1.1.2 Création des sites
C.1.1 Gérer les données de bases C.1.1.3 Création des UA
C.1.1.4 Gestion du plan comptable des comptes

généraux

généraux

généraux

généraux
C.1.1 Gérer les données de bases C.1.1.5 Gestion du plan comptable auxiliaire
C.1.1 Gérer les données de bases C.1.1.5 Gestion du plan comptable auxiliaire
C.1.1 Gérer les données de bases C.1.1.6 Gestion du plan comptable analytique
C.1.2 Gérer les saisies comptable C.1.2.1 Comptabilisation des factures
C.1.2 Gérer les saisies comptable C.1.2.1 Comptabilisation des factures
C.1.2 Gérer les saisies comptable C.1.2.2 Gestion des arrondi
C.1.2 Gérer les saisies comptable C.1.2.3 Gestion des types de pièces
C.1.2 Gérer les saisies comptable C.1.2.4 Gestion des mises à disposition
C.1.2.5 Gestion du nb d'ecriture comptable effective

par periode et par cycle
C.1.3 Comptabiliser les écarts de change C.1.3.1 Ecarts de change liés à la trésorerie
C.1.3 Comptabiliser les écarts de change C.1.3.1 Ecarts de change liés à la trésorerie
C.1.3 Comptabiliser les écarts de change C.1.3.2 Ecarts de change liés aux achats de devise
C.1.3 Comptabiliser les écarts de change C.1.3.3 Gestion des changement de taux
C.1.4 Gérer les remontées de trésorerie C.1.4.1 Signature de la banque
C.1.4 Gérer les remontées de trésorerie C.1.4.2 Comptabilisation du paiement

C.1.4 Gérer les remontées de trésorerie C.1.4.3 Gestion automatique des rejets
C.1.4 Gérer les remontées de trésorerie C.1.4.4 Relevé de carte bancaire
C.1.5 Effectuer les rapprochements bancaires C.1.5.1 Comptabiliser les virements sepa
C.1.5 Effectuer les rapprochements bancaires C.1.5.2 Comptabiliser les virements hors sepa
C.1.5 Effectuer les rapprochements bancaires C.1.5.3 Gestion des exceptions
C.1.5 Effectuer les rapprochements bancaires C.1.5.4 Gestion des devises
C.1.5 Effectuer les rapprochements bancaires C.1.5.4 Gestion des devises
C.1.5 Effectuer les rapprochements bancaires C.1.5.5 Gestion de caisse
C.1.5 Effectuer les rapprochements bancaires C.1.5.5 Gestion de caisse
C.1.5.6 Générer et éditer un état de rapprochement

bancaire
C.1.6 Gérer la TVA et les taxes C.1.6.1 Intégrer le registre MAE
C.1.6 Gérer la TVA et les taxes C.1.6.2 Gérer la TVA

C.1.6 Gérer la TVA et les taxes C.1.6.2a Gérer la TVA (UHS)
C.1.6 Gérer la TVA et les taxes C.1.6.2b Gérer la TVA (rejets)
C.1.6 Gérer la TVA et les taxes C.1.6.3 Gérer les taxes
C.1.7 Gérer les salaires et charges sociales C.1.7.1 Enregistrer les charges (avant le règlement)
C.1.7 Gérer les salaires et charges sociales C.1.7.1 Enregistrer les charges (avant le règlement)
C.1.7 Gérer les salaires et charges sociales C.1.7.2 Règlement des salaires
C.1.7.2a Règlement des salaires - Agents

internationaux
C.1.7.2a Règlement des salaires - Agents

internationaux
C.1.7 Gérer les salaires et charges sociales C.1.7.2b Règlement des salaires - Siège
C.1.7 Gérer les salaires et charges sociales C.1.7.2c Règlement des salaires - Certaines UHS
C.1.7 Gérer les salaires et charges sociales C.1.7.3 Avances sur salaire et prêts
C.1.7 Gérer les salaires et charges sociales C.1.7.4 Suivre les côtisations
C.1.8 Gérer les fonds de prévoyance C.1.8.1 Gestion des fonds de prévoyance
C.1.9 Gérer la comptabilité des recettes C.1.9.1 Gérer la comptabilité des recettes
C.1.9 Gérer la comptabilité des recettes C.1.9.2 Synchronisation avec le budget
C.2.1 .1 Création des fournisseurs/contacts a la

demande des différentes directions
C.2.1 Gestion du référentiel tiers C.2.1 .2 Création des fiches contacts
C.2.1 Gestion du référentiel tiers C.2.1 .2 Création des fiches contacts
C.2.1 Gestion du référentiel tiers C.2.1 .3 Gestion des comptes fournisseurs

C.2.1 Gestion du référentiel tiers C.2.1 .4 Gestion des comptes clients (bénéficiaires)
C.2.2 Recevoir les factures C.2.2.1 Saisies des factures
C.2.2 Recevoir les factures C.2.2.2 Validation de la facture
C.2.2 Recevoir les factures C.2.2.2 Validation de la facture
C.2.2 Recevoir les factures C.2.2.3 Gestion des exceptions
C.2.2 Recevoir les factures C.2.2.4 Comptabilisation de la facture
C.2.2 Recevoir les factures C.2.2.5 Imputation sur le budget
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.1 Gérer les conditions de paiements
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.2 Vérifier les données saisies
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.3 Initialiser la mise en paiement
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.4 Gérer les échéances
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.5 Vérifier la disponibilité des fonds
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.6 Vérifier les comptes fournisseurs
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.7 Gérer les mises en paiement
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.7 Gérer les mises en paiement
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.8 Gestion des retours de fonds
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.8 Gestion des retours de fonds
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.9 Gestion des paiements caisse
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.10 Gestion des prélèvements
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.11 Gérer les procoles d'accord
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.12 Gestion des mises à disposition
C.2.3 Contrôler les conditions de paiement C.2.3.13 Gestion des avoirs

C.2.4 Gérer les relances/réclamations fournisseurs C.2.4.1 Gestion des relances (trop perçus, mises à
(dettes/ créances) disposition non justifiées, expenses…)
C.3.1 Gérer le référentiel des immobilisations C.3.1.1 Gérer le référentiel des immobilisations
C.3.1 Gérer le référentiel des immobilisations C.3.1.1 Gérer le référentiel des immobilisations
C.3.1 Gérer le référentiel des immobilisations C.3.1.2 Gérer les dons et les mises à disposition
C.3.1 Gérer le référentiel des immobilisations C.3.1.3 Gérer les immobilisations financières
C.3.1 Gérer le référentiel des immobilisations C.3.1.4 Gérer les lots
C.3.2 Création d'une immo C.3.2.1 Commande de l'immobilisation
C.3.2 Création d'une immo C.3.2.2 Réception de la facture
C.3.2.7 Enregistrement de la facture : Affecter un

centre de coût
C.3.2 Création d'une immo C.3.2.5 Gestion des devises
C.3.2 Création d'une immo C.3.2.3 Enregistrement de la fiche immobilisation
C.3.2 Création d'une immo C.3.2.4 Edition de la fiche d'inventaire
C.3.2 Création d'une immo C.3.2.4 Edition de la fiche d'inventaire
C.3.2.6 Rapprochement services généraux et

comptabilité
C.3.3 Gérer et suivre les immobilisations en cours C.3.3.1 Modifier les affectations
C.3.3 Gérer et suivre les immobilisations en cours C.3.3.2 Suivi du versement des avances
C.3.3 Gérer et suivre les immobilisations en cours C.3.3.3 Suivi des immobilisations en cours
C.3.3 Gérer et suivre les immobilisations en cours C.3.3.4 Gestion / suivi des contrats de maintenance
C.3.3.5 Gestion des polices d'assurance des biens

immobilisés
C.3.3 Gérer et suivre les immobilisations en cours C.3.3.6 Gérer les dépréciations
C.3.3 Gérer et suivre les immobilisations en cours C.3.3.7 Génération de la facture départ utilisateur
C.3.4 Gérer les amortissements C.3.4.1 Calcul des amortissements linéaire
C.3.4.2 Calcul des amortissements par catégorie

d'immobilisation
C.3.4 Gérer les amortissements C.3.4.3 Enregistrer les amortissement en comptabilité
C.3.5 Gérer les cessions d'actifs C.3.5.1 Emission de facture en cas de vente
C.3.5 Gérer les cessions d'actifs C.3.5.2 Encaissement du montant de la vente
C.3.6.1 Gérer les mises à disposition des locaux

C.3.6 Gérer les particularités
(dons/prêts)
C.3.7 Effectuer suivi des placements (Cf tréso) / fonds
de prévoyance
C.3.8 Gérer les mises au rebut C.3.8.1 Propositions de mises au rebut
C.3.8 Gérer les mises au rebut C.3.8.2 Renseigner le motif de mise au rebut
C.3.8 Gérer les mises au rebut C.3.8.3 Joindre les documents
C.3.8 Gérer les mises au rebut C.3.8.4 Valider la mise au rebut
C.3.8.5 Génération des tableaux de mises au rebut

par unité
C.3.9 Gérer le rapprochement avec l'inventaire physique C.3.9.1 Gérer l'inventaire physique
C.3.9 Gérer le rapprochement avec l'inventaire physique C.3.9.2 Suivi des stocks
C.3.9.3 Réconciliation automatique entre l'état réel

des stocks et la comptabilité
C.3.10.1 Générer des rapport sur les valeurs des

actifs immobilisés
C.3.10 Suivi et rapports sur les immobilisations C.3.10.2 Générer des tableaux d'évaluation
C.3.10.3 Comparer le prévisionnel vs réalisé (selon
plan quadriennal des achats)
C.3.10.4 Générer les tableaux de variation des soldes

et des amortissements
fonctionnels
Opérateurs locaux (UHS)

Subventions, protocoles d'accord (finaux, 1ere, 2eme,
3eme tranche) , contrats de prestation de services,
indemnités, acomptes, autres remboursements
agents (hors transport, hébergement, frais divers),
demandes de paiement pour contrat consultant,
indemnités des agents, experts, consultants et frais
associés...

Différence entre le taux d'enregistrement de la facture

et le taux en vigueur lors du décaissement
Actuellement l'OIF utilise trois taux de change. A

chaque changement de taux sont générés les écarts
de conversion. En cible, l'OIF souhaite appliquer un
taux journalier.
A chaque mode de paiement correspond un journal et

une écriture en trésorerie
Faire le lien entre contributation à recevoir et
réellement reçue pour identifier clairement les frais
bancaires
Frais bancaires, agios…

Gestion des taxes sur les ordures ménagères,
contibutions locales (comptabilisées comme charge à
la saisie de la facture et non récupérables...)
Salaires nets, charges patronnales, côtisations,

impôts
UHS Au Canada, les salaires sont versés tous les 15 jours.
L'OIF sous-traite auprès d'un prestataire (Skéliade) la

gestion des salaires et charges sociales des agents
internationaux : calcul des salaires et contrôle en
interne, éditition des fiches de paye et ordre de
paiement envoyé à la banque après confirmation de
l'OIF (tréso).
Assistante de gestion
Chaque agent a un compte courant, un compte prêt
et un compte prévoyance (7% de part salariale et
14% de la part employeur tous les mois sur le
traîtement de base). En fin d'année s'opère le
réajustement du fond de prévoyance en calculant le
salaire des 12 derniers pondéré en fonction de
l'ancienneté de l'agent. L'agent peut demander une
avance sur fonds de prévoyance à hauteur de 45%.
Au moment du départ est calculé le solde du fond
prévoyance déduction faite des retenues (dettes
compte courant, matériel non rendu...)
Contributions volontaires, contributions statutaires,

contributions exceptionnelles (provenant des états
membres et provenant des bailleurs externes),
remboursements (TVA et de soldes de protocoles,
régies, suivi des fonds spéciaux…), intérêts de
placement, gains de change, encaissements de
chèque, ordres de recette, ristournes Air France
Actuellement :
*Création fiche fournisseur par les directions
UA *La comptabilité charge un numéro tiers comptable
*la trésorerie se charge de saisir les coordonnées
bancaires sur la fiche tiers
En complément, un employé créé en tant que

fournisseur pourra être affecté à plusieurs sites
Contributions volontaires, contributions statutaires,
contributions exceptionnelles (provenant des états
membres et provenant des bailleurs externes),
remboursements (TVA et de soldes de protocoles,
régies,…), intérêts de placement, gains de change,
encaissements de chèque, ordres de recette
Dématérialisation des factures présents à l'OIF
(informations générées dans une future pièce
comptable mais pas d'écriture automatique). L'OIF
souhaiterai pouvoir comptabiliser automatiquement
dans la mesure du possible et ainsi limiter les actions
manuelles à la gestion d'exceptions/retraitement
nécessaires
La gestion des notifications devra être flexible

(activation/désactivation gérée par objet, statut ,
direction , etc )
Comptabilité
Besoins détaillés dans la grille trésorerie.

9 catégories d'immobilisations amortissables et 2

Compta siège, UHS catégories d'actifs non amortissables (œuvres d'art,
petit équipement) pouvant être amenées à évoluer
La gestion des autorisations sera flexible et

déterminée de manière plus détaillée durant la phase
Compta siège, UHS de conception. L'ensemble des bureaux doivent
pouvoir consulter et modifier le référentiel des
immobilisations.
Service achats
Comptabilité
Services Généraux Outil inventaire physique
N° inventaire, N° fournisseur, nature du bien, site

concerné, numéro de facture, date de la facture et
date de mise en service, catégorie, unité
ordonnatrice, unité utilisatrice, lieu de stockage,
description du bien, montant HT, date de réception,
numéro de facture, référence de la facture, numéro
d'inventaire
Responsable des achats,

responsable de l'inventaire, Intégrer la signature dans le système
DAF
Service achats
Le calcul des amortissements au détail se fait

actuellement dans l'outil d'inventaire physique (Sage),
selon les normes IPSAS -> Un seul tableau
d'amortissement linéaire géré (pas de dérogatoire, ni
de dégressif)
Le calcul des amortissements par catégorie

d'immobilisations se fait actuellement dans Sage.
Le fond est garanti par les immobilisations
financières.
Lien avec la trésorerie
Ordonnateur délégué,
comptable, membres de la
commission
Logiciel récemment mis en place et nommé Adenda.

Une interface est à prévoir (sauf si un module dédié
existe dans la solution cible proposée)
Voir avec IFDD au sujet du logiciel Filemaker
Ensemble des services et Fournitures de bureau, petits équipements

programmes informatiques, livres, meubles…
Y compris les coûts d'acquisition, de production et

l'amortissement
Niveau de
Modules ERP
couvrant le besoin
fonctionnelle
Le siège doit être scindé en unité administratives et chaque

UHS doit être considérée comme des sites/sociétés non
scindés en UA
L'outil devra permettre de gérer une structure

organisationnelle cohérente avec les activités de l'OIF
L'outil devra permettre de gérer une structure

organisationnelle cohérente avec les activités de l'OIF
Le plan comptable doit être unique pour la société, les sites

et les UA (système français, devise du siège) et géré par le
siège, sauf cas particuliers pour certaines UHS qui
disposent d'états spécifiques réglementaires.
Les droits de consultation doivent pouvoir être ajustés afin

de permettre aux sites d'accéder à certains plans de
compte.
Les comptes généraux doivent pouvoir être gérés par nature

de compte (clients, fournisseurs, salariés, capitaux, résultat,
immo…)
Le système doit permettre de gérer les différentes devises (1

compte = N devises) et réaliser la conversion en devise
siège au taux journalier.
Chaque UHS ainsi que le siège doit disposer de son propre

plan comptable auxiliaire
Dès lors que le compte est créé dans le plan comptable

auxiliaire, il doit automatiquement être lié à un compte
général.
L'outil doit permettre de faire le lien entre compte de

résultats et nomenclature budgétaire
validées de manière automatique.
Le système doit être flexible et permettre les

modifications/corrections des pièces automatiquement
comptabilisées
Dans le cas d'écart d'arrondi, une pièce comptable avec les

comptes dédiées sera automatiquement générée
Les différentes pièces doivent être numérotées en fonction

de leur nature

Edition d'un rapport pour afficher la quantité des pièces

comptables saisies par périodes et cycles
L'écart de change doit être automatiquement pris en compte

dans les écritures comptables.
Le système devra autoriser les modification des écritures

d'écart de change automatiquement comptabilisées
L'écart de change doit être automatiquement pris en compte

dans les écritures comptables.
Le changement de taux d'un période à l'autre doit se

répliquer automatiquement sur la comptablité
Le système sera interfacé avec la banque (en direct ou

indirect, via un outil satellite permettant de gérer les
signatures électroniques sécurisées le cas échéant)
Les paiements caisse et hors caisse doivent

automatiquement générer une écriture sur le journal
correspondant au mode de paiement.
automatisé possible pour traiter les rejets en comptabilité
(y/c à la signature en banque).
La solution permettra d'intégrer le relevé bancaire détaillée

pour comptabiliser les dépenses ligne par ligne
L'outil doit permettre de rapprocher automatiquement la

comptabilité et les informations communiquées par la
banque, afin de mettre en évidence des erreurs
d'enregistrement, des frais bancaires, des décalages dans
les enregistrements des opérations...
L'outil doit permettre de rapprocher automatiquement la

trésorerie, les achats et la comptabilité via le numéro de
facture pour les virements hors sepa.
L'Intervention manuelle doit être possible pour gérer les

exceptions et l'utilisateur doit pouvoir, de manière facultative,
imputer la ligne budgétaire.
l'outil doit permettre une gestion automatisée des écritures

des écarts de change.
L'utilisateur doit pouvoir réaliser les rapprochements

bancaires dans les différentes devises.
Le déversement automatisé des informations d'entrées et

sorties de caisse doit être intégré dans le système afin de
permettre le contrôle et l'enregistrement des opérations de
trésorerie.
Le rapprochement entre l'inventaire physique (livre de

caisse) et les états comptable doit être automatisé.
Le système doit mettre en oeuvre un workflow de validation /

signature életronique des états de rapprochement bancaire,
et permettre de générer le document associé, avec le nom
de l'utilisateur responsable de l'extraction.
Le registre du MAE doit être intégré dans l'outil afin

d'identifier, dès la saisie des factures, les TVA récupérables.
La comptabilisation de la TVA, lors de la saisie des factures,

doit être automatique.
L'outil doit intégrer les modes de récupération de TVA pour
les UHS.
Les opérations de TVA associées aux rejets doivent être

automatiquement comptabilisés dans le système.
La gestion des taxes doit être adaptée à chaque pays.
L'outil doit permettre l'écriture comptable (non détaillée par

agent) des salaires nationaux et des viremens étrangers
(internationaux), et les imputer de manière automatique et
globalisée sur le budget.
Le système doit prendre en compte les spécificités de

chaque pays en terme de charges et de procédure de
règlement
L'outil doit permettre de gérer l'enregistrement des salaires

dans le livre des salaires, en fonction des différents modes
de règlement : via un prestataire pour les agents
internationaux, via le service RH pour les agents nationaux,
via les assistantes de gestion pour certaines UHS.
L'outil doit faciliter l'envoi de la confirmation de l'ordre de

virement au prestataire.
Les données du prestataires doivent être déversées dans

l'outil afin de permettre le rapprochement avec le journal de
paye.
L'outil doit permettre l'Intégration des décaissements liés

aux salaires dans le journal de paye.
L'outil doit permettre l'Intégration des décaissements liés

aux salaires dans le journal de paye.
L'outil doit permettre de suivre les avances sur salaires et

les prêts et de réaliser les rapprochements à la fin de
chaque mois.
L'outil doit permettre de suivre le paiement des différentes

côtisations et de réaliser les rapprochements à la fin de
chaque mois.
Il doit être possible de générer le formulaire de demande
d'avance sur fond de prévoyance, le formulaire de solde tout
compte et l'état général du fonds de prévoyance par devise,
par agent, par site.
L'outil doit faciliter l'envoi à chaque agent en fin d'année du

montant de son fond de prévoyance.
Un système de blocage doit permettre d'alerter lorsque le

montant total du fond de prévoyance dépasse le montant
des immobilisations;
Chaque type de recette doit être associé à un compte tiers

auxiliaire et à un compte de produit.
L'outil doit prendre en compte les règles d'imputation

comptables et budgétaires qui diffèrent (par ex : l'impact
budgétaire et l'imputation comptable des contributions
statutaires ne sont pas synchronisées)
L'outil doit disposer d'un système d'alerte et de blocage lors

de la création de la fiche contact (fournisseur, personne
physique, organisme, agents de l'OIF) afin de pas autoriser
les cas de doublons.
Le système doit comporter un référentiel centralisé entre les

différents services et les différentes unités administratives,
renseignant les numéros de compte et les lieux d'affectation
des contrats
En fonction de la nature du contact (fournisseur, personne
physique, organisme, agents de l'OIF), des critères
spécifiques doivent pouvoir être saisis pour clairement les
distinguer.
Les comptes fournisseurs doivent pouvoir être divisés en
sous-comptes (en fonction des devises, de leur nature, des
contrats…) (Un seul code fournisseur avec possibilité de
multiplier les sous-comptes).
Les numéros de comptes et sous comptes fournisseur
doivent répondre à des règles de codification définies (en
fonction des devises, du type d'activité…)
Une interface avec le futur SRM sera possible afin de
remonter les évaluations/notations des fournisseurs et
garder une trace de leur performance dans l'ERP (nice-to-
have)
L'utilisateur doit disposer d'un référentiel centralisé lui

permettant de consulter les créances en fonction de leur
nature.
Les factures doivent pouvoir être saisies par le système

selon les modèles de saisie générés par le système (date
d'échéance, données fournisseurs, affectation, code projet,
ligne budgétaire…)
L'outil doit disposer d'un système d'alerte et de blocage

(mise en attente) si l'ensemble des champs ne sont pas
renseignés (code projet, centre de coût, référence,
affectation…).
L'outil doit disposer d'un système d'alerte et de blocage
(mise en attente) en cas d'identification d'un doublon.
L'outil doit procéder à une vérification automatique des
données du fournisseur lors de la saisie et alerter en cas
d'informations non conformes.
Le code facture doit pouvoir être modifié en fonction des
comptes de charge et des unités administratives.
L'ensemble des factures (validées ou non) doivent être
consultables par le service comptabilité
Le système doit intégrer un processus de validation flexible
de la facture (plusieurs niveaux possibles au choix) et
imposant la saisie de l'ensemble des champs par
l'utilisateur.
Le système doit alerter la comptabilité, le budget et le
service concerné en cas de facture non validée sur une
durée donnée. (Génération d'une liste de travail recensant
les factures en attentes de validation)
Le système doit permettre exceptionnellement de saisir la
facture manuellement.
de manière automatique, dans les cas de reconnaissance
complète de la facture et de pièce dûment renseignée
automatiquement
Une table de correspondance entre les comptes comptables
et les comptes budgétaires doit permettre d'imputer
automatiquement le budget avec possibilité de modification
manuelle.
Le système doit permettre de recenser et modifier les
contacts et leurs modes de paiement (forte volumétrie), y
compris les modes de paiement spéciaux.
L'outil doit disposer d'un système d'alertes et de contrôle afin

de s'assurer que les informations saisies sont correctes
Les informations de paiement doivent automatiquement être
rapprochées avec le budget et la comptabilité.
L'outil doit disposer d'un système d'alerte quotidien
présentant un rapport des dates d'échéances
Un système d'alerte bloquante sur les solde des comptes
(entrée et sortie) doit apparaître en cas d'indisponibilité des
fonds.
avoir une visibilité sur le statut du paiement
Le système doit permettre le rapprochement entre
l'ensemble des paiements caisses, la comptabilité et le
budget.
semi-automatique les retours de fonds lors de la
régularisation.
Le système doit assurer un suivi des frais bancaires liés aux
retours de fonds avec imputation automatique ou semi-
automatique sur le budget et la comptabilité.
Le système doit faire le lien entre les sorties de caisse, le
Le système doit faire le lien entre les prélèvements, le
avoir une visibilité sur le statut du paiement.

L'outil devra générer les lettres de relance et fare le lien
avec le service juridique
L'utilisateur doit pouvoir déterminer le lieu d'affectation de

l'immobilisation et le modifier. Ce afin d'identifier clairement
le détenteur du bien
L'outil permettra d'identifier et de faire évoluer la

classification des immobilisations
L'outil doit permettre de recenser ces immobilisations et de

leur affecter une valeur égale à 0 (normes IPSAS)
L'outil doit inclure les immobilisations financières dans la

gestion des immobilisations.
Il doit être possible de regrouper des immobilisations en lots
et de dissocier les lots (code lot et code immobilisation
unitaire)
L'utilisateur doit obligatoirement renseigner le lieu

d'affectation de l'immobilisation et il doit être possible de le
modifier.
Lors de la création de l'immobilisation, l'outil doit permettre

de saisir la facture, l'ensemble des informations associées et
de joindre les documents associés.
La facture doit pouvoir être affectée à une entité unique.
L'outil doit permettre de saisir le montant au taux du jour de

la date de la facture (et non pas au taux du jour de saisie de
la facture).
Le système doit récupérer et associer le numéro d'inventaire

lors de l'enregistrement de l'immobilisation.
La fiche d'inventaire doit obligatoirement être remplie et

affectée à l'immobilisation. Il doit être possible de la générer
depuis le système.
Le système doit comporter un processus de validation de la

fiche d'inventaire.
L'outil doit fournir les informations nécessaires au

rapprochement des données liées aux immobilisations entre
les services généraux (inventaire physique) et la
comptabilité.
Le système doit être interfacé avec l'outil d'inventaire

physique afin d'automatiser les changements éventuels
d'affectation (d'une unité à une autre / d'un utilisateur à un
autre).
L'outil doit permettre de suivre les avenants et de réaliser le

rapprochement avec les contrats, et ainsi, le cas échéant,
assurer le solde de l'immobilisation en cours dans les temps
Le système doit permettre de naviguer dans le référentiel
des immobilisations (afficher les VNC, recenser les
immobilisations soldées, générer la fiche d'inventaire,
effectuer des recherches…)
Les informations concernant les contrats de maintenance

associées aux immobilisations doivent pouvoir être
renseignées dans le système.
Les informations de polices d'assurances doivent être

automatiquement jointes aux immobilisations concernées et
consultables par le service comptabilité.
Il doit être possible de revaloriser un bien et transformer

l'immobilisation en cours en immobilisation, et ainsi
permettre l'amortissement
L'outil doit permettre de générer la facture actualisée

associée à la fiche d'inventaire d'un utilisateur (valeure
finale).
Le système doit pouvoir calculer les amortissements, ou

bien être interfacé avec l'outil d'inventaire physique pour
permettre à l'utilisateur de consulter les tableaux
d'amortissement.
Le système doit pouvoir calculer les amortissements par

catégorie d'immobilisation, ou bien être interfacé avec Sage
pour permettre à l'utilisateur de consulter les tableaux
d'amortissement.
L'outil doit permettre d'enregistrer automatiquement les

amortissements en comptabilité.
L'outil doit permettre de générer et joindre la facture liée à la

vente du bien.
Le système doit générer les écritures comptables liées à la

vente et imputer la trésorerie et le budget.
Le système doit permettre de gérer les dons ou prêts de

locaux en affectant à l'immobilisation une valeur à zéro.
Le système doit alerter sur les mises au rebut possibles
(génération d'un tableau de proposition de mise au rebut
avec le calcul automatique de la VNC)
Le système doit rendre automatique et obligatoire

l'affectation d'un motif lors d'une mise au rebut.
Le système doit permettre de joindre des documents

(photos…) aux immobilisations / mises au rebut pour la
traçabilité
Il doit être possible de générer à partir du système un

document matérialisant chaque catégorie de sortie de bien
(vente avec prix de vente…) pour validation. A chaque mise
au rebut, l'outil incluera les biens dont la valeur est à zéro
dans la proposition
Le système doit alerter les parties en charge de la signature

de la fiche de mise au rebut pour validation.
L'outil doit disposer d'un module de gestion d'inventaire

physique, ou bien être interfacé avec l'outil actuel.
Les utilisateurs doivent disposer d'un outil commun

d'inventaire des stocks, par catégorie et par lieu
d'affectation, avec possibilité de modification, et permettant
de tracer les entrées et sorties de stock (ainsi que les
quantités).
L'outil doit permettre une forte flexibilité et présenter une

variante d'affichage en fonction des besoins de l'utilisateur
L'outil doit permettre d'avoir une vue d'ensemble sur les

objets liés à l'actif afin d'analyser et comparer les valeurs
pré-budgétées et les valeurs comptabilisées en fonction de
différents paramètres.
Flexibilité et variante d'affichage en fonction des besoins de
l'utilisateur
Il doit être possible de générer depuis le système le tableau

de variation des soldes et amortissements des
immobilisations (années antérieures, années n).
Conversion
Interfaces
Workflow
Rapports
Méthode
Non Non
Non Non
Non Non
e
Formulaires
Extensions

Besoins fonctionnels - Contrôle de gestion
Niveau 2
CO. Contrôle de Gestion CO.1 Définir les objectifs
CO. Contrôle de Gestion CO.1 Définir les objectifs
CO. Contrôle de Gestion CO.2 Traitements des données
CO. Contrôle de Gestion CO.3 Comptabilité analytique

CO. Contrôle de Gestion CO.4 Affectations et ajustements
CO. Contrôle de Gestion CO.4 Affectations et ajustements
CO. Contrôle de Gestion CO.5 Suivi

Description des processus et d
Processus Standard - Processus Standard Cible-

Niveau 3 Niveau 4
CO.1.1.1 Planification de l'enveloppe de

CO.1.1 Définir les objectifs
fonctionnement (ex: réduction des coûts…)
CO.1.2.1 Définir les indicateurs clés dans le cadre de

la gestion de projet : nombre de bénéficiaires, zones
CO.1.2 Définir les indicateurs clés de performance
gégraphiques… (actuellement renseigné
manuellement)
CO.2.1 Incorporer les données comptables et

CO.2.1.1 Récupérer les données comptables
budgétaires
CO.2.1 Incorporer les données comptables et

CO.2.1.2 Récupérer les données budgétaires
budgétaires
CO.2.1 Incorporer les données comptables et CO.2.1.3 Vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des
budgétaires données budgétaire et comptables
CO.2.1.4 Définir les postes de dépenses suivants :
CO.2.2 Définir les catégories de dépenses
Subventions, déplacement, expertise
CO.3.1.1 Définir les centres de coûts par direction
(centre de coût principal)
CO.3.1.2 Définir les centres de coûts par fonctions
supports (centre de coûts auxiliaire)
CO.3.1.3 Définir les clés de répartitions de manière

exhaustive (ex: Le temps passé par programme, le
CO.3.1 Identifier les clés de répartition personnel rattaché au projet, la superficie imputé par
chaque direction, la consommation téléphonique par
direction)
CO.3.2 Répartition des charges dans les centres de CO.3.2.1 Analyse de chaque ligne de dépense
coûts commune et sa répartition
CO.3.2 Répartition des charges dans les centres de CO.3.2.2 Imputation sur toutes les directions sur la
coûts base des clés de répartition
CO.3.2.3 Répartition réalisée en fonction des

CO.3.3 Répartition des coûts des centres de coûts déclarations des différents programmes (nombre
principaux d'heures travaillées sur un projet, formations
suivies…)
CO.4.1.1 Calcul des coût directs et indirects à la

maille fine
CO.4.1.2 Calcul des coût directs et indirects à la
maille fine
CO.5.1 Identifier les écarts entre données entre le réalisé CO.5.1.1 Identifier les écarts entre données entre le
et les objectifs réalisé et les objectifs
CO.5.1 Réviser et justifier les écarts CO.5.1.2 Réviser et justifier les écarts
CO.5.1 Configurer les rapports de contrôle de gestion

CO.5.1.3 Generer les rapports consolidés
periodique
n des processus et de besoins
Parties prenantes
DPDS, DAF, administration
DPDS
Commentaires
La liste des répartitions identifiées à date est non

exhaustive.
Le système devrait contenir les dimensions standard
suivantes :
Comptes (avec l'attribut Type de compte)
Période comptable
Centre de coût
Pays
Devise
Source des données
Entités (sites UHS)
Type de taux de change
Zone Géographique
Année
La structure hiérarchiques des centres de coûts doit être

flexible. La gestion des types de coûts par code projet doit
être maintenue à la maille fine (coût de structure, coût de
fonctionnement, coût de production et coûts directs doivent
pouvoir être éclatés à une granularité plus fine)
Le système doit permettre d'identifier, d'analyser et de
surveiller les facteurs de coûts
Le système doit permettre d'identifier, d'analyser et de
surveiller les facteurs de coûts
Le système doit avoir la capacité de traiter plusieurs types
d'allocation, par exemple simple, multiple (avec allocations
initiales, réattribuées)
Le système doit avoir la capacité de traiter plusieurs types
d'allocation, par exemple simple, multiple (avec allocations
initiales, réattribuées)
Le système devrait contenir les dimensions standard

suivantes :
Comptes (avec l'attribut Type de compte)
Période comptable
Centre de coût
Pays
Devise
Source des données
Entités (sites UHS)
Type de taux de change
Zone Géographique
Année
Niveau de
fonctionnelle
Le système doit permettre de saisir les indicateurs de performance clés et de

les comparer aux indicateurs prévus dans un tableau de bord :
- comptes mensuels de gestion et financiers
- centre de coûts, projet, rapports d'activité
- les rapports d'analyse des frais généraux
- frais généraux / déclarations de coûts
- réel par rapport au budget, plus les écarts (en montants et pourcentages)
- réel par rapport aux prévisions, plus les écarts
- les rapports d'exception sur les postes dépassant le budget ou les
prévisions
- rapports d'allocation
Toutes les données doivent être nativement présentes et accessibles dans le

système afin de s'assurer d'une réconciliation constante et directe (charges
réellement décaissées, investissements, charges de personnel...)
Toutes les données doivent être nativement présentes et accessibles dans le
système afin de s'assurer d'une réconciliation constante et directe (charges
réellement décaissées, investissements, charges de personnel...)
L'outil doit permettre de gérer les autorisations d'accès à la maille fine,

permettant aux UHS (14 sites) d'accéder à leurs données en multi devises
L'outil devra permettre une grande flexibilité dans la création et la maintien de

ces clés : Consommations téléphoniques
Effectifs permanents
Locaux en m²
Nombre de bénéficiaires Assurance Maladie
Nombre de bénéficiaires formation
Nombre de bénéficiaires frais postaux
Nombre de postes informatiques
Le temps passés pour chaque programme
Le nombre total des effectifs
L'outil doit permettre de ventiler les coûts par nature de coûts et programme
L'outil doit permettre une répartition analytique des dépenses pour imputation
sur toutes les directions
L'outil doit permettre de centraliser les déclarations des différents

collaborateurs sur leur temps de travail
L'outil doit permettre de calculer des coûts directs comme les coûts associés
à une conférence, location de salle, voyages…
L'outils doit permettre d'intégrer et de gérer différentes unités de mesures
Le système doit permettre une traçabilité des corrections réalisées et des

actions menées
Les rapports doivent être flexible et multi devise - Un accès restreint/ gestion
des autorisation permettant aux UHS (14 sites) d'accéder à leurs données en
multi devises
Avec critères de sélections désirées sur plusieurs périodes de début et de fin
(variante de sélection et d'affichage)
Workflow
Rapports
Méthode
Non
e soumissionnaire
Formulaires
Conversion
Extensions
Interfaces

Non
Besoins fonctionnels - Achats
Audit organisationnel (KPMG)
A.1 Référencement et Gestion du fournisseur A.1.1 Prospection
A.1 Référencement et Gestion du fournisseur A.1.2 Approche Achat

A.1 Référencement et Gestion du fournisseur A.1.3 Suivi des fournisseurs
A.1 Référencement et Gestion du fournisseur A.1.4 Gestion des contrats

A.1 Référencement et Gestion du fournisseur A.1.5 Suivi de la performance
A.2 Demande d'achat A.2.1 Gestion de la Demande d'achat

A.2 Demande d'achat A.2.2 Gestion de la commande d'achat
A.2 Demande d'achat A.2.3 Gestion de la réception
A.2 Demande d'achat A.2.3 Gestion de la réception
A.2 Demande d'achat A.2.4 Gestion du paiement

A.3 Demande de subventions A.3.1 Traitement des Demandes de subventions
A.3 Demande de subventions A.3.2 Validation des demandes de subventions
A.3 Demande de subventions A.3.3 Paiement des Demandes de subventions

A.3 Demande de subventions A.3.4 Clôture des Demandes de subventions

Légende :
G)
Niveau 3
A.1.1.1 Gérer les catégories d'achats
A.1.1.2 Développer la stratégie de prospection
A.1.2.2 Identifier et sélectionner les

fournisseurs
A.1.3.1 Gérer les fiches fournisseurs
A.1.3.2 Gérer la performance des

fournisseurs
A.1.3.3 Gérer les interactions fournisseurs
A.1.3.4 Vérifier les comptes fournisseurs
A.1.4.1 Accéder à une base de données des

contrats centralisée
A.1.4.1 Accéder à une base de données des

contrats centralisée
A.1.4.2 Créer le contrat
A.1.4.3 Valider le contrat

A.1.5.1 Suivre la performance des achats

A.2.1.3 Modifier la demande d'achat
A.2.2.1 Créer la commande d'achat
A.2.2.3 Valider la commande d'achat
A.2.4.1 Paiement de la commande

A.3.1.1 Intégrer la demande de subvention
A.3.2.2 Elaborer le protocole d'accord de subv

A.3.4.1 Clôture du dossier
A.3.4.2 Réaffectation eventuelle du relicat

montant subvention au budget
A.3.4.3 Evaluer le bénéficiaire

Proposition d'un SRM hors ERP
A définir lors de l'atelier (KPMG
Parties prenantes
Niveau 4
Service Achat/Assistant de
A.1.1.1.1 Créer autant de catégories d'achats que de nature / typologie d'achats
gestion des UA (y compris les
(consommables, investissements...)
UHS)
A.1.1.2.1 Définir une orientation pour identifier les marchés à forts potentiels Service Achat
Service Achat/Service
A.1.1.3.1 Créer les fiches fournisseurs (nom, adresses, coordonnées bancaires,
comptable/Assistant de gestion
…)
des UA (y compris UHS)
A.1.1.3.2 Maintenir les fiches fournisseurs (nom, adresses, coordonnées
comptable/Assistant de gestion
bancaires,…)
A.1.2.1.1 Gérer un projet achat dans le respect de la stratégie de prospection Service achat, UA (y compris
définie (montant >50k) UHS)
A.1.2.1.2 Gérer un projet achat dans le respect de la stratégie de prospection Service achat, UA (y compris
définie (montant entre 10k et 50k) UHS)
A.1.2.1.3 Gérer un projet achat dans le respect de la stratégie de prospection

Ordonnateur délégué
définie (<10k)
A.1.2.2.1 Sélectionner le fournisseur répondant le mieux au besoin sur la base de gestion des UA (y compris
critères d'évaluations accessibles dans l'outil UHS) /Spécialiste de
programme
A.1.3.1.1 Mettre à jour les fiches fournisseurs comptable/Assistant de gestion
Service Achat/UA (y compris

A.1.3.2.1 Mesurer l'activité transactionnelle et contractuelle des fournisseurs
UHS)
A.1.3.3.1 Gérer la collaboration à travers un point d'entrée unique pour gérer Service Achat/UA (y compris
toutes les activités commerciales et partager les informations UHS)
A.1.3.4.1 Vérifier le solde des comptes fournisseurs

A.1.4.1.1 Collecter les données contrats et faire le lien par fournisseurs
UHS)

A.1.4.1.2 Vérifier les données contrats
UHS)
A.1.4.2 Créer un contrat à partir de modèles ou directement depuis un projet UA (y compris UHS), service
d'achat achat, service juridique
UA (y compris UHS), service

A.1.4.3 Soumettre le contrat pour signature
achat, service juridique

A.1.4.4.1 Suivi des étapes clés du contrat
UHS)

A.1.4.4.2 Archiver le contrat (GED)
UHS) /Service Archives
A.1.5.1.1 Evaluer la performance opérationnelle selon plusieurs critères (la
charge d'activité, de la productivité, des économies, de la durée des cycles et de Service Achat
la satisfaction des partenaires)
A.1.5.2.1 Créer un rapport des dépenses par type d'achat Service Achat
A.1.5.2.2 Créer un rapport des dépenses par unité administrative Service Achat
A.1.5.2.3 Créer un rapport des dépenses par fournisseur Service Achat
Assistant de gestion,
spécialiste de programme, unité
A.2.1.1.1 Initier la demande d'achat administrative
Service achats
Comptabilité
A.2.1.1.2 Intégrer des pièces justificatives dédiées à la demande d'achat,
gestion des UA ((y compris
justifiant notamment la mise en concurrence des fournisseurs (procédure
UHS)/Spécialiste de
simplifiée si le montant est inférieur à 10k€).
programme
A.2.1.2.1 Valider la demande d'achat par le responsable de la ligne budgétaire

SP,OD
sur la base d'un montant seuil
A.2.1.2.2 Valider la demande d'achat d'un montant supérieur à 50k€ Service achats, OD, ADM
A.2.1.2.3 Valider la demande d'achat d'un montant entre 10k€ et 50k€ Service achats, OD, ADM
A.2.1.2.4 Valider la demande d'achat d'un montant inférieur à 10k€ UA (y compris UHS)
Assistant de gestion,
spécialiste de programme, unité
A.2.1.3.1 Modifier de la demande d'achat administrative
Service achats
Comptabilité
gestion des UA (y compris
A.2.2.1 Créer la commande (ou engagement juridique)
programme
gestion des UA (y compris
programme
Spécialiste de
A.2.2.3 Valider la commande d'achat programme/Ordonnateurs
délégués

A.2.3.1.1 Générer un bon de livraison
UHS)

A.2.3.1.2 Gérer les cas particuliers de livraison
UHS)

A.2.4.1.1 Exécuter le paiement de la commande
UHS)/Trésorerie

A.2.4.2.1 Mettre en attente le paiement
UHS)

A.2.4.2.2 Gérer le bon de reprise et les avoirs à annexer au paiement
UHS)
A.2.4.2.3 Gérer la facturation partielle possible (à compléter avec les équipe

Comptabilité (y compris UHS)
comptables)
A.3.1.1.1 Identifier les demandes de subventions existantes
A.3.1.2.1 Qualifier la nouvelle demande de subvention
UA Ou administratrice (y
compris UHS)/secrétaire
A.3.1.2.1 Qualifier la nouvelle demande de subvention générale (haute instance de
l'OIF)
Ordonnateurs délégués
(montant supérieur à 50k€),
A.3.2.1.1 Valider le budget à allouer à la demande de subvention
Administratrice (montant
inférieur à 50k€)
Ordonnateurs délégués
(montant supérieur à 50k€),
A.3.2.1.1 Valider le budget à allouer à la demande de subvention
Administratrice (montant
inférieur à 50k€)
A.3.2.2.1 Génération du protocole d'accord de subvention
A.3.2.2.2 Mutualisation des protocoles d'accords
A.3.2.2.3 Validation du protocole Administrateur
A.3.2.2.4 Suivi des échéances
A.3.3.1.1 Validation par le directeur de tout paiement inférieur à 50K€ Ordonnateur délégué
A.3.3.1.2 Validation administrative de tout paiement supérieur à 50k€
A.3.3.1.3 Définir le nombre de tranches
A.3.3.1.4 Donner l'accord de paiement de la première tranche
A.3.3.1.5 Donner l'accord de paiement de la deuxième tranche
A.3.3.1.6 Donner l'accord de paiement de la troisième tranche
A.3.3.2.1 Suivi des paiements émis
A.3.3.2.2 Génération des rapports de suivi
A.3.4.1 Solder les paiements afin de récupérer le reliquat disponible sur les
engagements juridique ayant servi au paiement des factures/fournisseurs
A.3.4.2 Réaffecter le reliquat au budget
A.3.4.2.3 Renseigner un questionnaire de satisfaction

s de l'atelier (KPMG + OIF)
Commentaires Identification des besoins
L'outil doit permettre de classifier les achats en fonction

d'une typologie définie et de présenter la proportion de
chaque catégories au regard du budget (plan budgétaire
quadriannale et annuel).
L'outil permettra d'établir et et de lancer des objectifs pour

l'ensemble de la catégorie, d'incorporer l'ensemble des
organisations, parties et fournisseurs, et de s'assurer que
chacun vise les mêmes objectifs.
L'outil doit permettre le maintien d'un référentiel centralisé

des prestataires, incluant les contacts et leur type d'activité
et de prestation.
L'ERP et le SRM doivent être synchronisés afin de s'assurer

de la conformité et de la fiabilité des données.
Le service achat et les unités administratives doivent pouvoir

2018 : 1 543 790€ HT gérer et consulter les demandes d'achat, de gérer les
2019 : 9 630 647€ HT approbations et de consulter les historiques associés.
2020 : 3 194 728€ HT (au 30/04/2020) L'outil proposera de définir et de suivre l'avancement des
projets, les équipes impliquées, la communication, les
documents, les tâches, les dépendances...
Le service achat doit pouvoir consulter l'ensemble des
demandes d'achat initiées, les historiques et de tracer les
Géré par les UA et validé par le service achat approbations.
L'outil proposera de définir et de suivre l'avancement des
projets, les équipes impliquées, la communication, les
documents, les tâches, les dépendances...
Le service achat doit pouvoir consulter l'ensemble des
demandes d'achat initiées, les historiques et de tracer les
approbations.
L'outil doit permettre la consultation d'un référentiel

centralisé des prestataires, incluant les contacts et leur type
d'activité.
L'outil permettra de modéliser les éventualités de sélection,
et effectuer des analyses par simulation des gains et des
classements multicritères.
Toute modification de la fiche fournisseur doit être visible et
les utilisateurs concernés doivent en être alertés.
La segmentation des fournisseurs et des flux d'activités
devront être configurables pour les changements et les
mises à jour.
L'historique
Les desdoivent
utilisateurs changement sera
pouvoir possible obligatoirement
renseigner (objets de
références
une évaluationet transactionnels)
des prestataires selon un système de
notation.
Les utilisateurs pourront exploiter les notes de risque des
fournisseurs et les tableaux englobant les données internes
et externes afin de disposer d'une vue générale de
l'ensemble des activités, informations et facteurs de risques
des fournisseurs.
L'outil doit permettre le suivi des achats déjà réalisés, des
devis et des communications via des historiques.

L'outil doit permettre le maintien d'un référentiel centralisé

des prestataires, incluant les contacts et leur type d'activité,
et plus si les données existent (certifications, qualifications,
informations financières).
L'outil permettra de retrouver les contrats, notamment les
PDF et de gérer les hiérarchies et les relations de filiation
contractuelles
L'ERP et le SRM doivent être synchronisés afin de s'assurer
de la conformité et de la fiabilité des données.
Montant inférieur à 30€K-2 tranches de

paiement-validation par Ordonnateur délégué L'outil doit permettre au service achat d'exiger la création
(OD) d'un contrat selon les modèles de contractualisation
Montant entre 30K et 50K-3 tranches de associés aux seuils de montants (Modèle de contrat simplifié
paiement-validation par OD et/ou ADM avec 2 ou 3 tranches à renseigner)
Montant supérieur à 50K-3 tranches de
paiement-validation par ADM
Un processus de validation à multi niveau (par seuil de
montant...) doit être permis par l'outil.
Intégrer un système d'alerte lorsque la fin de vie du contrat

approche (gestion des contrats et étapes en un lieu unique
et permettre de recevoir des rappels à l'approche des dates
de renouvellement ou d'expiration).
L'outil devra permettre de collecter et de comprendre les
données de performance des fournisseurs et acheteurs.
L'outil doit permettre de contrôler les dépenses, qu'elles

aient trait à des actifs ou des services complexes directs ou
indirects (générer des rapports sur les dépenses de manière
flexible, en fonction des filtres choisis (périodes, autres
critères...) et permettant une visualisation graphique des
données.
L'outil doit permettre de générer des rapport sur les
dépenses de manière flexible, en fonction des filtres choisis
(périodes, critères) et permettant un affichage graphique des
données de visualisation).
L'outil doit permettre de générer des rapport sur les

dépenses de manière flexible, en fonction des filtres choisis
(périodes, critères) et permettant un affichage graphique des
données de visualisation).
Service achat constitué de deux personnes en L'outil doit recenser l'historique des demandes d'achat et
charge de : permettre aux services concernés d'avoir une visibilité sur
- achat de fonctionnement (consommable et l'ensemble des demandes d'achats initiées.
fourniture)
- assurance et investissement (tout ce qui est
amortissable (informatique, matériel de
transport (pour les Siège et UHS)
Les utilisateurs doivent pouvoir joindre les documents
associés à la demande d'achat dans le respect de la piste
d'audit et de la traçabilité
Un processus de validation par seuil de montants et types

de demande doit être permis par l'outil.
Le workflow de validation devrait avoir une option de reprise

d’un dossier en cas de rejet de celui-ci (réinitialisation du
workflow)



La flexibilité sur la modification doit être modérée. La
modification de certains champs sensibles tels que les
dates, ligne budgétaire…doit être interdit. Une annulation de
la demande sera privilégiée par rapport à une modification
complète.
Pour faire le lien avec le budget et la comptabilité, l'outil

offrira la possibilité de configurer des alertes et surveiller la
charge (achat), l'engagement (ordre) et l'usage (facture).
La flexibilité sur la modification doit être modérée. La

modification de certains champs sensibles doit être interdite.
Le système doit intégrer un processus de validation flexible

de la commande (plusieurs niveaux possibles au choix) et
imposant le chargement d'un document faisant acte de bon
de livraison
L'utilisateur doit pouvoir générer le bon pour accord et

accuser réception de la livraison
Le système permettra de configurer des scénarios de

manière flexible afin de gérer les reçus partiels ou complets
dans le cas de livraisons incomplètes (ou de commande en
attente)
Le système doit conditionner le paiement au bon

Le service Trésorerie effectuera le paiement sur
chargement dans le système du bon de livraison par
la base du bon pour paiement
l'utilisateur et générer le bon de paiement.
Le système indiquera une alerte après un certain délai de

non paiement de la facture

L'outil apportera de la flexibilité dans la gestion de la

facturation partielle (à compléter avec les équipe
comptables)
L'outil doit permettre de recenser les demandes de
subventions.
Il existe deux procédures de soumission d'une

demande de subvention. Une demande peut
émaner d'un plan d'action définit directement L'élement déclancheur de la demande de subvention doit
par l'OIF. Une demande de subvention peut etre rattaché à la demande renseignée dans le système.
également provenir d'un organisme externe,
motivé par la volonté d'être accompagné par
Selon l'origine de la demande (plan d'action ou
projet externe), le processus de validation La demande de subvention doit être accompagnée d'une
diffère. Le plan d'action est validé par les hautes note détaillant l'objet de la subvention et d'une demande
instances de l'OIF et les projets externes sont d'accord
analysés et validés par les unités
administratives
Le système doit permettre un circuit de validation de la

demande par seuil.
Le système doit recenser l'historiques des demandes

approuvées ou refusées.
L'outil doit pouvoir générer automatiquement un modèle de

protocole d'accord de subvention et joindre le document
rempli à la demande pour signature
Les services doivent pouvoir mutualiser les protocoles

d'accord de subvention afin, par exemple, de couvrir deux
évènements pouvant être reliés.
Pour les montants supérieurs à 50k€ HT, cette

étape est à mutualiser avec l'envoi la demande
de validation auprès de l'administratrice Le système doit permettre un circuit de validation du
protocole par seuil.
Le système doit permettre d'alerter sur les dates

d'échéances d'envoi et réception des documents, et de
suivre l'avancée du dossier conformément au protocole
d'accord
La validation du paiement est matérialisé par la

signature du protocole d accord par les deux
parties (OIF et bénéficiaire) Le système doit permettre un circuit de validation du
paiement par seuil de montant.
Le système doit permettre un circuit de validation du
paiement par seuil de montant.
Pour un montant scindé en deux tranches, la

première peut représenter jusqu'à 80% du La définition du nombre de tranches est déterminée par des
montant total de la subvention seuils de montants (Deux tranches en dessous de 30k€ et
trois tranches au-delà)
Pour un montant scindé en trois tranches, la

première tranche représente 50% maximum du
montant total de la subvention Le paiement est déclenché par la signature du bon pour
accord par l'OIF et le bénéficiaire
Le paiement de la deuxième tranche doit être déclenché

après demande de paiement à laquelle sont joints
Représente entre 30% et 40% du montant de la justificatifs de l'utilisation de la première tranche (facture,
subvention BL…) à hauteur de 75% et les rapports financiers et
techniques intermédiaires.
Le paiement de la troisième tranche doit être déclenché
Représente le solde pré-financé par le après demande de paiement, à laquelle sont joints les
bénéficiaire et représente entre 10% et 20% du rapports techniques et financiers finaux et les justificatifs de
montant total de la subvention dépenses associés au montant consommé ou total de la
subvention
Un système d'alerte sur la base des dates d'échéances

prédéfinies doit permettre d'avertir le bénéificiaire des
différentes actions nécessaires à réaliser pour recevoir le
versement.
L'outil permettra de générer des rapports consultables par le

bénéficiaire pour le suivi des subventions accordées
La réaffectation se fera automatique à la clotûre du dossier
L'outil permettra d'évaluer la performance du bénéficiaire de

la subvention en fonction de sa capacité à donner
satisfaction (respect des délais, respect des objectifs visés
par la subvention, rigueur dans la reddition des comptes,
autres critères....).
Cellules à remplir par le soum
Niveau de
couverture Méthode
fonctionnelle
Workflow
Non
Rapports
à remplir par le soumissionnaire
Interfaces
Non Conversion
Extensions
Formulaires
Besoins fonctionnels - Gestion des frais de déplacement
G. Gestion des frais de déplacements G.1 Demande engagement frais


G. Gestion des frais de déplacements G.2 Soumission des frais de déplacement


Légende :
Description des processus et des besoi
Niveau 3

G.1.3 Go/NoGo déplacement

G.2.1 Création NDF
G.2.2 Contrôle NDF
G.2.2 Contrôle NDF
G.2.4 Paiement NDF


Le répondant proposera une intégration dans l’ERP OU dans un outil
satellite
Niveau 4
G.1.1.1 Validation des missions et des calendriers associés
G.1.2.3 Centraliser les données échangées avec l'agence CWL
G.1.1.2 Valider les demandes urgentes de déplacement (hors calendrier

budgétaire)
G.1.2.6 Imputer la ligne budgétaire du projet et la comptabilité

G.1.3.1 Sélectionner et valider le devis
G.1.4.3 Gestion des cas particuliers (indemnités forfaitaires)
G.1.4.4 Règlement des indemnités
G.1.4.5 Suivi des indemnités dûes et versées
G.1.5.1 Réception de la confirmation de la réservation nominative et des

détails associés
G.1.5.2 Réception des billets
G.1.5.3 Génerer l'ordre de mission
G.1.5.4 Générer la lettre de prise en charge
G.1.5.5 Générer les garanties automatiques (lettre type)
G.1.5.6 Impression des documents
G.1.5.7 Information en fin du mois du montants qui est débité : Intégrer la

facture mensuelle
G.2.1.1 Initier la demande de notes de frais
G.2.3.1 Validation de la NDF par la direction du programme concernée
G.2.3.2 Imputer la comptabilité et le budget (dette vis-à-vis d'un agent)
G.2.4.1 Exécution du paiement

G.2.5.1 Etablir les règles d'affectation (Les lignes budgétaire sont associés
à une ligne administrative)
G.2.6.1 Suivi des frais de déplacement et de mission (indémnité expert pas

versé leur solde)/par direction et par type de dépenses.
G.2.6.2 Historique des dépenses

esoins
Les déplacements prévus sont validés an amont par

Administration l'ordonnateur délégué. Les déplacement non prévus
(urgente) sont validés par l'administratrice déléguée.
Renseigner le nom du collaborateur et l'unité
administrative associée (ou bien l'organisme externe),
les dates, le ou les lieux du déplacement, la ligne
Chaque agent ou responsable programme ou un
budgétaire - réservation de crédit- engagement, le
contact dédié (à valider)
type de dépense (tranport, hébergement, location de
véhicule) et le libellé de la mission associé à l'ordre de
mission
Ordonnateur délégué
Une fois validée, le voyageur ne doit plus être en

mesure de la modifier par lui-même
Administratrice déléguée Sans seuil de montant

Ordonnateur délégué, administrateur, direction
A confirmer
A partir du 31è jour, 1/3 des indemnités sont retirées
Pour les agents de l'OIF, 100% des indemnités sont

versées lors de la validation.
Pour les externes, 80% du versement est effectué lors
de la validation et les 20% restant après la
soumission des justificatifs.
Assistante de gestion ou agent (a confirmer)
Assistante de gestion Ordonnateur délégué /

controleur(à confirmer)
Validation de la part du coordinateur délégué ?

Niveau de
Modules ERP
couvrant le besoin
fonctionnelle
Le système doit permettre de faciliter la création d'une

demande de déplacement en renseignant l'ensemble des
champs requis (via une saisie semi-automatique/menu
déroulant)
Le système doit permettre d'affecter automatiquement un

type ou niveau de traitement associé au profil du
collaborateur ou de l'agent externe
L'outil doit être flexible en permettant une gestion des
traitements la plus automatisée possible
Le système doit être interfacé avec l'agence de voyage
CWL, permettre de récupérer/disposer de la base de
données contacts et centraliser toutes les demandes (y
compris celles des UHS)
L'ordonnateur délégué doit pouvoir valider la demande de
déplacement et insérer obligatoirement un motif dans le cas
de modifications.
Une fois la demande validée, le système doit
automatiquement envoyer un mail de confirmation au
voyageur.
Le système doit être interfacé avec l'agence de voyage CWL

afin de communiquer les informations de réservation
Toute annulation doit être automatiquement communiquée à
l'agence de voyage CWL
Une fois la demande validée, le système doit imputer
automatiquement la comptabilité et le budget en fonction de
la nature de la dépense et ainsi faciliter une gestion
transversale des NDF.
Toute validation de demande de déplacement doit
automatiquement donner lieu à la génération des devis.
Le système doit permettre de configurer un seuil de montant
en fonction de la demande pour assurer une cohérence des
propositions de devis
Un processus de validation flexible (à 2 ou 3 niveaux -
administratif et opérationnel) selon le type de demande doit
pouvoir être configuré pour valider le devis, avec un blocage
automatique si l'administratrice ne valide pas l'ordre en
premier lieu.
Une liste déroulante des destinations doit être disponible
dans l'outil lors de la saisie de la demande et plusieurs
destinations peuvent être sélectionnées pour un même
déplacement.
Les indemnités doivent obligatoirement être affectés à un
projet pour garder un lien direct avec la ligne budgétaire
associée
Le système doit intégrer le barême de l'OIF afin de calculer

automatiquement le montant des indemnités dues selon une
logique de taux dégressifs en fonction de la nature des
indemnités, de la durée du déplacement et des destinations.
Le système doit permettre d'adapter les taux appliqués en

fonction des destinations dans le cas d'un déplacement
multi-sites.
Le système doit être flexibile dans les règles de gestion des
indémnités, avec éventuellement un système de validation
complémentaire pour les cas spécifiques.
Le système doit permettre de verser les indemnités selon les

règles de paiement de l'OIF
Un tableau de suivi dynamique doit permettre de suivre et

gérer les indémnités dûes et versées.
Le système doit imputer automatiquement la comptabilité et
le budget en fonction de la nature de la dépense et ainsi
faciliter une gestion transversale des NDF.
Le système doit être interfacé avec l'agence de voyage CWL
afin de communiquer les informations de réservation
Le système doit êtrepermettre de générer et envoyer un mail
automatique comprenant les billets (titre de transports,
confirmation de réservation de l'hébergement…), une fois la
réservation validée.
Le système doit génerer automatiquement l'ordre de mission
avec les données attendues et permettre la signature
électronique.
Le système doit générer automatiquement la lettre de prise
en charge et remplir date de prise en charge et la nature des
frais (transport, hébergement).
Le système doit générer automatiquement les garanties
automatiques.
Le système doit permettre l'impression de la confirmation de
la réservation, des billets, de l'ordre de mission, de la lettre
de prise en charge et des garanties automatiques.
Le système doit permettre la régulation automatique de
l'ensemble des transactions sur la ligne budgétaire
correspondante (via le code projet associé)
Le système doit permettre de saisir les notes de frais de
manière souple (via un saisie semi-automatique des champs
du type de dépense, rattachement, organisation...) et de
joindre les justificatifs.
Le système vérifie que la NDF est faite dans le cadre d'une
mission et que le montant correspond au seuil du type de
dépense
La système doit être flexibile dans la gestion des accès et
des autorisation permettant la délégation du contrôle des
NDF
La système doit être flexibile dans la gestion des accès et
des autorisation permettant la délégation des validations des
NDF

L'outil doit disposer d'un tableau de bord de suivi flexible
avec une variante de sélection des données et d'affichage
complètes et personnalisables.
L'outil doit disposer d'un rapport de suivi flexible permettant
un comparatif avec l'année antérieure et disposant de
variante de sélection des données et d'affichage
configurable par l'utilisateur.
Conversion
Interfaces
Workflow
Rapports
Méthode
Non Non
e
Formulaires
Extensions


AO-08-2020 - Annexe 1 - Grille Exigences Métiers Et Techniques - 20200603

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2 - Mise en œuvre du nouveau système d'informati

Si la méthode proposée est spécifique, le répondant joindra un commentaire détaillant sa proposition en

'OIF, le soumissionnaire devra

Recettes, Trésorerie, Clôture comptable

e taux de couverture des processus

le besoin est "Non couvert" par la

complément d'information en colonne

le niveau de standardisation de l'outil.

détaillant sa proposition en colonne "U"

R.1 Planification/ suivi

R.1.7 Réceptionner et allouer les fonds spéciaux

R.1.7.1 Réceptionner les fonds spéciaux

B.1.1.2 Equilibrage recettes - dépenses

B.1.2.2 Equilibrage recettes - dépenses

B.1.3.2 équilibrage/réajustement recette - dépenses pour ouverture des crédits

Définition des processus et des besoins Cellules à remplir par le soumissionnaire

B.1.1.1 Prévision des recettes Equipes liées aux grandes activités

B.1.1.1 Prévision des recettes Equipes liées aux grandes activités

B.1.1.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes

B.1.1.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes

B.1.1.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes

B.1.1.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes

B.1.1.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes

B.1.2.1 Prévision des recettes Equipes liées aux grandes activités

B.1.2.1 Prévision des recettes Equipes liées aux grandes activités

B.1.2.4 Définition des catégories de dépenses autour des grandes

B.1.2.5 Définition des catégories de dépenses autour des activités

B.1.2.5 Définition des catégories de dépenses autour des activités

B.1.2.5 Définition des catégories de dépenses autour des activités

B.1.2.5 Définition des catégories de dépenses autour des activités

B.1.2.5 Définition des catégories de dépenses autour des activités

B.1.3.1 Prévision des recettes

L'outil sera doté d'un module de gestion des

B.3.5 Gérer le recouvrement (partie recettes

CCB. Rapprochement du budget avec la CCB.2.1 Gérer le rapprochement avec le budget, la

CCB. Rapprochement du budget avec la CCB.2.1 Gérer le rapprochement avec le budget, la

CCB. Rapprochement du budget avec la CCB.2.1 Gérer le rapprochement avec le budget, la

Processus Standard - Niveau 1 Processus Standard - Niveau 2

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.1 Planification/ suivi

R. Recettes R.2 Allocations

R. Recettes R.3 Gérer la comptabilité des recettes

Processus Standard - Processus Standard -

R.1.1 Estimer les recettes à recevoir

R.1.2.3 Planifier les période pour lesquelles ces factures