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stratégique
Tous droits réservés: Laurent Marcoux, Québec, Qc., Canada, 2015.
Quelques principes de base
• Il y a 24 heures dans une journée
• La procrastination est un phénomène
probablement lié à des fonctions biologiques
d’abord et avant tout
– Manque de sommeil
– Digestion
• Vous ne serez jamais aussi performant qu’un
robot
Comment arrêter de procrastiner?
• Procrastiner = remettre le travail à plus tard
• La technique Pomodoro:
– Tranches de 25 minutes de travail = 5 minutes de repos
– Ratio 5/25
– On alterne travail et repos au lieu de faire de longs blitz de travail
– On se chronomètre au besoin
SOURCE:
https://www.onf.ca/film/whos_counting
Selon Frederick Winslow Taylor
• Time and motion study
• Pour réduire les tâches inutiles et donc
réduire la surcharge de travail, il faut mesurer
le temps et les opérations nécessaires à
chaque tâche afin de trouver la structure de
tâches idéale.
• Cette stratégie a permis de réduire
considérablement les tâches inutiles dans de
nombreuses industries.
Quel est le meilleur ordre d’opération?
• Si on a trois opérations (A, B et C)…
• Est-ce plus logique de faire les tâches dans
l’ordre…?
– ABC
– ACB
– BCA
– BAC
– CAB
– CBA
Ergonomie du poste de travail
• Si vous êtes inconfortable, vous risquez de
vous fatiguer plus rapidement.
• Exemples:
– Être debout toute la journée
– Devoir forcer des yeux dans la noirceur
– Être assis toute la journée
– Entendre trop de bruits forts
• À la longue, ça peut même rendre
malade!
Gérer les risques
• Pouvez-vous prévoir les moments de
surcharge?
– Dans l’heure
– Dans la journée
– Dans la semaine
– Dans le mois
– Dans l’année
Théorie du goulot d’étranglement
• Quand il y a surcharge de travail ou qu’une
tâche entraîne une surcharge de demande en
ressources, il y a goulot d’étranglement.
– Ce que ça entraîne…
• Frustrations des employés et des clients
• Augmentation des risques et donc dangers de blessure
• Problèmes de communications
• Etc.
Êtes-vous stressé?
• Le stress est une réponse biologique
• Tension psychologique en lien avec de
multiples causes probables
– Relations (décès d’un proche, divorce,
etc.)
– Disfonctionnement quelconque
– Catastrophe, etc.
• Comorbidité (accumulation de plusieurs
problèmes psychologiques en même temps)
– Plutôt fréquent
Évaluer son niveau de stress
• Aperçu de l’Échelle Holmes-Rahe:
– Les 5 sources de stress les plus hautes:
SOURCE:
https://vie-etudiante.uqam.ca/medias/fichiers/conseils-
soutien/echelle_evaluation_stress_an.pdf
Mes Mes
tâches compétences
Avez-vous perdu la tête?
• Beaucoup de problèmes de gestion du temps
liés à un déséquilibre entre la charge de la
tâche et les compétences de celui qui l’a fait.
• Vous devez équilibrer la charge de la tâche (ce
qu’elle demande en terme de ressources)
avec la compétence de la personne qui
accomplit la tâche.
Attention à vos relations!
• « Cette personne me bouffe un temps fou! »
• Importance des relations dans l’Histoire de
l’humanité pour favoriser la survie de l’espèce
• Meilleurs performances des cyclistes qui font
la course à deux que seul (Triplett)
Gérer les flux
• Flux = ce qui bouge dans le système
• Quelles sont les entrées et les sorties de votre
système?
– Exemples d’entrées:
• Recevoir un colis
• Devoir ranger son épicerie dans son réfrigérateur
• Devoir ranger sa petite monnaie
– Exemples de sorties:
• Devoir payer une facture
• Devoir jeter les déchets
• Perte de l’essence lors du transport
Avoir une politique pour chaque flux
• Vous devez organiser la manière dont vous
allez procéder normalement pour gérer
chacun de vos flux.
• Exemple: « Je vais toujours ranger ma petite
monnaie dans ma tirelire. »
– Si vous devez faire de la formation d’employé,
vous économisez beaucoup de temps en
communicant vos politiques préétablies au lieu de
devoir réinventer la politique pour chaque
employé.
TOUT LE FLUX
BLOC URGENCE
Niveau 3: archivage
911 TOUS LES APPELS AU 911
Référé rapidement à
l’équipe de vente
Niveau 2: Transfert de la
communication au bon
département
Niveau 3: Transfert de la
communication à la
bonne personne et suivi
Soyez mathématique
• Faîtes des statistiques de vos flux
• Courbes de croissance/décroissance de la
surcharge de travail en raison de la
croissance/décroissance des flux
Exemple 1: les emails
• L’entrée d’un email est un flux
• C’est normal de recevoir plus de courriels à
certains moments de l’année, du mois, de la
semaine ou du jour
• Qui envoie un courriel urgent à 3h AM?
Exemple 1: les emails
• Structurer ses emails par silos pour organiser
les flux
– Email A: flux entreprise
• Ne contient que les emails d’entreprise
– Email B: flux famille
• Ne contient que les emails de la famille
– Email C: flux « désorganisé/autre »
• Ne contient que les lettres d’envoi (newsletter) et les
abonnements divers à des plateformes
Exemple 1: les emails
• Quelques trucs:
– Assurez-vous d’avoir des outils rapides à la base
– Mon choix personnel:
• Gmail
• Google Chrome
• Extension: Vérificateur de messages Google
– Au lieu de supprimer chaque courriel un à la fois,
supprimez les tous ensemble une fois par mois.
• Économie de temps estimé : 10 secondes par email.
• Si vous avez 60 emails à chaque jour, ça vous
économise 10 minutes par jour.
Exemple 2: les études
• Rush d’examens prévisibles
– À quelle date?
• Il est prouvé scientifiquement qu’on apprend
par répétition
– Comment augmenter mon nombre de
répétitions?
– Faire une répétition de 30 minutes par jour au lieu
de faire une répétition de 8 heures la veille de
l’examen!
Exemple 3: en entreprise
• Revenons à la base:
– Avez-vous les bons outils technologiques pour
vous enlever de la surcharge de travail?
– Avez-vous donné les tâches aux gens les plus
compétents pour les faire?
– Êtes-vous dans un rush que vous n’avez pas prévu
d’avance?
• Si oui, embauchez du personnel avant de faire un burn-
out!
Exemple 3: en entreprise
• Êtes-vous en train d’aliéner vos employés?
• Avez-vous le contrôle sur la gestion ou est-ce
géré à partir des États-Unis sans votre mot à
dire?
– Si vous n’avez pas de contrôle, alors demandez-
en!
– Beaucoup de stress lié au sentiment
d’incompétence et d’impuissance
– Êtes-vous écouté?
• Si non, il est temps d’alerter vos
supérieurs du danger.
Quelques choses à noter
• Le multitâche n’est pas idéal pour tous les
types de travail
• Les interruptions fréquentes sont une source
majeure de perte de temps en entreprise
– Solution: déléguer les communications à une
personne qui ne fait que ça de sa journée
– Fermez votre cellulaire!
– Demandez qu’on ne vous dérange pas pendant X
temps et forcez plutôt des réunions qu’équipe
rapides et fréquentes (SCRUM)
Testez!
• Avant de décider qu’une politique de gestion
des tâches s’appliquera par tout de la même
manière, testez-le en petit système fermé
(projet pilote)
– Analysez les résultats scientifiquement
– Produisez des conclusions généralisables
– Évitez de frustrer vos employés avec des va-et-
vient et des décisions de politiques adoptés et
puis réformées après sans explication
Prenez-vous du repos?
Flânez!
• Flâner et déambuler permet l’éclosion d’idées
de génie qui permettront l’automatisation de
tâches et la réduction des pertes de temps.
• Einstein prendrait 95% de son temps pour
penser au problème et 5% pour penser à la
solution au problème.
Renforcez vos forces, réduisez vos faiblesses
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