GESTION DU TEMPS

Formatrice : GUENAOU FATIMA, du 24 au 28 Septembre 2023

;;;;;;;; Annaba
 Le tour de table des
participants à la formation
Présentation personnelle :
Nom, Prénom, cursus suivi…
 ARBRE DES ATTENTES
DE LA SESSION DE FORMATION
LES RÈGLES DE
VIE EN
FORMATION
OBJECTIF DE LA SESSION
DE FORMATION
Objectifs pédagogiques de la formation Gestion des priorités
 Découvrir les règles de la gestion du temps et des priorités
au travail
 Identifier et prioriser ses actions en fonction de son activité,
 savoir organiser et planifier ses activités au quotidien et
dans le temps
 Maîtriser les techniques de gestion du temps et des
priorités
Objectifs de la formation:
• Planifier et organiser son travail pour gagner en efficacité
• Faire face aux imprévus et organiser son activité au quotidien
• Maitriser les différentes techniques de gestion du temps pour
une meilleure organisation personnelle et professionnelle ;
• Hiérarchiser vos priorités et améliorer votre efficacité pour
atteindre l’efficience ;
• Distinguer les capacités personnelles à être efficace ;
• Définir sa stratégie de gestion du temps et organisation du
travail.
J-1
 Introduction à la gestion du temps

Répondez aux 3 questions suivantes :

1 - Quel est mon niveau actuel de satisfaction concernant

ma gestion du temps?
(Échelle de 0 à 10 de 0 = totalement insatisfait -> 10 = pleinement satisfait)

2 - Quel niveau de satisfaction aimerais-je atteindre?

(Échelle de 0 à 10 de 0 = totalement insatisfait -> 10 = pleinement satisfait)

3 - Qu’est-ce que cela m’apporterait?

Lister 5 avantages de la bonne gestion du temps qui vous viennent à l’esprit

6
Ecrivez sur une feuille de papier 5 avantages de la bonne gestion du
temps qui vous viennent à l’esprit

Restez zen
Travailler de façon en toute
plus intelligente circonstanc
e

Gagner en Etre agile

efficacité

Devenir un
collègue très
apprécié
8
 ‫ﺖﻗﻮﻟا ﻦﻋ ﻖﺋﺎﻘﺣ‬
‫‪-‬ﺔﯿﻧﺎﺛ ‪ 60‬ىوﺎﺴﺗ ﺔﻘﯿﻗﺪﻟا‪.1‬‬
‫ﺔﯿﻧﺎﺛ ‪ = 3600‬ﺔﻘﯿﻗد ‪ = 60‬ﺔﻋﺎﺴﻟا‪.‬‬
‫ﺔﯿﻧﺎﺛ ‪ = 86400‬ﺔﻘﯿﻗد ‪ = 1440‬ﺔﻋﺎﺳ ‪ = 24‬مﻮﯿﻟا‪.‬‬
‫ﺔﯿﻧﺎﺛ ‪ = 604800‬ﺔﻘﯿﻗد ‪ = 10080‬ﺔﻋﺎﺳ ‪ = 168‬مﺎﯾأ ‪ = 7‬عﻮﺒﺳﻷا‪.‬‬
‫ﺔﯿﻧﺎﺛ ‪ = 2592000‬ﺔﻘﯿﻗد ‪ = 43200‬ﺔﻋﺎﺳ ‪= 720‬مﻮﯾ ‪ = 30‬ﺮﮭﺸﻟا‪.‬‬
‫ﺔﯿﻧﺎﺛ ‪ = 31536000‬ﺔﻘﯿﻗد ‪ = 525600‬ﺔﻋﺎﺳ ‪ = 8760‬مﻮﯾ ‪ = 365‬ﺮﮭﺷ ‪ = 12‬ﺔﻨﺴﻟا‪.‬‬
‫ﺔﯿﻧﺎﺛ ‪ = 315360000‬ﺔﻘﯿﻗد ‪ = 5256000‬ﺔﻋﺎﺳ ‪ = 87600‬مﻮﯾ ‪ = 3650‬تاﻮﻨﺳ ‪ = 10‬ﺪﻘﻌﻟا‪.‬‬
‫ﺔﯿﻧﺎﺛ ‪ = 3153600000‬ﺔﻘﯿﻗد ‪ = 52560000‬ﺔﻋﺎﺳ ‪ = 876000‬مﻮﯾ ‪ = 36500‬ﺔﻨﺳ ‪ = 100‬نﺮﻘﻟا ‪.‬‬
‫‪-‬ﮫﺴﻔﻧ ﺖﻗﻮﻟا ﻚﻠﻤﯾ ﻞﻜﻟا‪. 2‬‬
‫‪-‬ةﺎﯿﺤﻟا ﻮھ ﺖﻗﻮﻟا‪. 3‬‬
‫‪-‬ﺔﺘﺑﺎﺛ ﺔﻋﺮﺴﺑ ﺮﻤﯾ ﺖﻗﻮﻟا‪. 4‬‬
‫‪-‬نﺰﺨُﯾ ﻻ ﺖﻗﻮﻟا‪. 5‬‬
‫‪-‬ﮫﺼﯿﻘﻨﺗ وأ ﮫﺗدﺎﯾز ﻦﻜﻤﯾ ﻻ ﺖﻗﻮﻟا‪. 6‬‬
‫‪-‬ضﻮﻌﺘﺴﯾ ﻻ و لﺪﺒﺘﺴﯾ ﻻ و ىﺮﺘﺸﯾ ﻻ و عﺎﺒﯾ ﻻ ﺖﻗﻮﻟا‪. 7‬‬
‫‪-‬ﻒﻗﻮﺘﯾ ﻻ ﺖﻗﻮﻟا‪. 8‬‬

‫‪Le temps s’écoule sans cesse‬‬ ‫ﺖﻗﻮﻠﻟ ﮫﺒﺘﻨﻧ ﻻ ﺎﻨﻧا ﺮﯿﻏ‬

Est-ce que on peux géré le temps?
Calculez votre score et consultez
les résultats
Vous avez un score compris entre 70 et 90

Bravo ! Vous avez tout compris, le temps c'est de l'argent et vous vous êtes
organisé en conséquence :
vous planifiez l'essentiel,
vous gardez du temps pour réfléchir,
vous savez déléguer,
vous savez échapper aux "voleurs de temps" (fournisseurs, interruptions…).
Calculez votre score et consultez
les résultats
Vous avez un score compris entre 40 et 70

Attention ! Vous avez tendance à vous laisser vite déborder par des événements
extérieurs.
Ne perdez pas l'essentiel de vue car votre productivité risque d'en souffrir
fortement.
Fixez-vous des tâches prioritaires et réalisez-les sans vous laisser distraire.
Pourquoi ne pas envisager une formation en gestion du temps, vous en tirerez
profit !
Calculez votre score et consultez
les résultats
Votre score est inférieur à 40

Votre entreprise est en danger ! Il est encore temps de redresser la barre.

Formez-vous vite en gestion du temps et en organisation. Vous devez être
un homme orchestre, votre temps est compté.
Ne vous laissez pas dépasser par les pilleurs de temps !
 JE NE CROIS PAS À LA GESTION DU TEMPS…

• On ne peut pas gérer le temps.

• On ne peut que se gérer soi-même.

PERSONNE N’A UNE GESTION PARFAITE DU TEMPS

TOUS LES TRUCS PRÉSENTÉS NE SONT PAS

APPLICABLES POUR TOUS
 JE SUIS À CÔTÉ DE MON PLAN 99% DU
TEMPS

C’est normal!

Parce que j’ai un plan, je le sais et je le corrige!

Un plan imprécis c’est mieux que de ne pas

avoir de plan du tout…
•.
QU'EST-CE QUE LE TEMPS ?
Une ressource non stockable
disponible en quantité limitée qu’on
ne peu pas suspendre pour une
utilisation ultérieure
Le temps et un outil de mesure de performance
il permet souvent de faire la différance entre
échec ou réussite

Il faut savoir le gérée

des équipe

Pour projets prendre en charges des missions

Loisires
Famille
amis Vie personnelle
Le temps et un facteur de production de
biens et des services

Il à la différance du capital financier ,

peut –être épargné en vue d’une
consommation différée
C’est un facteur critique dans notre économie
moderne
Le temps c’est
de l’argent
QU'EST-CE QUE LA GESTION DU TEMPS ?
La gestion du temps est la discipline
qui cherche à organiser et optimiser
l'emploi du temps d'un individu où
à l'échelle d'un groupe, voire de
grandes collectivités. Wikipédia
 En une phrase, la gestion
de temps se résume à la
planification, l'identification,
l'organisation et l'action.
Sans action toute planification
ne servirait a rien.
Les avantages à savoir maîtriser son temps ont de
multiples impacts et sont nombreux :

• Gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux

structuré, des temps de pause, une vision plus éclairée des
tâches et échéances, etc.
• Se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à
l'écoute de vos collaborateurs, vous formez ou bien simplement
pour souffler et prendre l'air.
• Se libérer d'une dose de stress : un esprit libéré du poids des
incertitudes, une charge mentale diminuée.
Qu'est-ce que laOrganiser
gestion du temps ? P lanifier

Bien exécuter
ses tâches
Qu'est-ce que la gestion du temps ?
En
entreprise

Suivi Contrôle

de la durée du travail
 • Ce qui nous plaît avant ce qui nous
déplaît,
• Ce qui va vite avant ce qui prend
beaucoup de temps,
• Ce qui est facile avant ce qui est difficile,
« Nous faisons • Ce que nous savons faire avant ce qui est
tous et par nouveau pour nous,
• Ce qui est urgent avant ce qui est
habitude :
important,
• Ce que d’autres nous imposent même
si c’est moins urgent ! avant ce que
nous avons choisi .
3.Les voleurs
de temps
1. Manque d’organisation
2. Manque d’identification claire des priorités
3. Caractéristiques de fonctionnement personnelles :
a) Angoisse du démarrage
b) Indécision
c) Perfectionnisme
d) Manque de concentration
e) Manque de délégation
f) Manque d’assertivité
 LES VOLEURS DE TEMPS D'ORIGINE
EXTERNE :
- Les appels téléphoniques imprévus ou trop longs.
- Les bavardages avec les collègues ou les amies qui viennent raconter
leurs problèmes.
- Les réunions trop fréquentes, trop longues.
- Les entretiens ou les réunions mal préparées.
- Les interruptions par les collègues, par les enfants, les parents...
- Les visiteurs qui arrivent à l'improviste.
- Les conflits mal gérés qui durent.
- Le manque d'informations.
- La mauvaise organisation des autres.
- Les démarches administratives trop longues.
 LES VOLEURS DE TEMPS D'ORIGINE
INTERNE :
- Les objectifs et priorités confus et changeants.
- Le manque de planification de la journée.
- Le perfectionnisme et les détails excessifs.
- Le manque d'ordre et de classement.
- La difficulté à comprendre le changement.
- Le manque de compréhension des informations.
- La difficulté à dire non.
- La fatigue,
- Le stress.
- La difficulté à prendre une décision.
LES SPHÈRES DE VIE : ÉQUILIBRER SA VIE HARMONIEUSEMENT

01. Professionnelle
métier, carrière

02.Familiale
les proches: conjoint, enfants, parents, fratrie.

03. Sociale
amis, réseau de connaissances, clubs,
associations, activités de loisir collectives.

04. Personnelle
activités qui ressourcent et/ou permettent de s’accomplir,
passions, santé, soin corporel, détente psychique .

41
Les sphères de vie : équilibrer sa vie harmonieusement

Les représentations
graphiques intuitives des
principales sphères de
notre vie
 Les sphères de vie

Exercice : dessinez votre situation actuelle

1er dessin : la situation actuelle.

-Dessinez chacune de vos sphères de vie sous forme de cercle.
-La taille relative de chaque sphère représente la place de chaque
sphère dans votre vie, votre temps, votre esprit.

-Certaines sphères peuvent se chevaucher (faire du théâtre peut

être perçu comme une activité à la fois personnelle et sociale).
 Les sphères de vie

Exercice : dessinez votre situation souhaitée

2ème dessin : la situation souhaitée.

-Prenez une baguette magique, imaginez que tout est possible. Eliminez les contraintes
comme l’obligation de gagner sa vie ou tout autre devoir.

-Dessinez vos sphères de vie telles que vous aimeriez qu’elles soient. La taille des
sphères est-elle différente du premier dessin?

-A l’extérieur des sphères, écrivez les activités que vous souhaitez éliminer de votre vie.
Dans les sphères, inscrivez les activités que vous souhaiteriez faire ou faire plus.
Soulignez celles qui vous tiennent à cœur.

Déterminez ensuite vos pistes d’action

Quelles sont les étapes de la gestion du
temps ?
 LES ÉTAPES DE LA GESTION DU TEMPS ?

Définir ses Planifier et Déléguer Combattre la

objectifs prioriser les les procrastination
tâches tâches
Les étapes de la gestion du temps
?

Savoir dire Gérer Penser à Faire un bilan

non quand il ses niveaux long terme
le faut d'énergie et contrôlé hebdomadair
fréquemment e
Les étapes de la gestion du temps
? 1. Définir ses
objectifs

➔ Pour gérer votre temps professionnel/personnel

➔ Avoir une ligne conductrice pour définir les priorités

➔ Savoir ce que vous voulez atteindre et où vous voulez aller

➔ Pour éviter les distractions au travail

Les étapes de la gestion du temps
? 2.
P lanification
➔ Permettre de gagner du temps

➔ Consacrés le temps à des choses importantes

➔ Pour réduire le stress, être efficace et passé à autre

chose

➔ Distinguer les urgences et ce qui est important

Les étapes de la gestion du temps
? 3. Déléguer les
tâches

➔ Démultiplier les forces et les

compétences.

➔ Pas assez de temps pour gérer les projets

➔ Choisir ce qu’il faut déléguer

➔ Choisir les personnes à déléguer

Les étapes de la gestion du temps
? 4. Combattre la procrastination

➔ Ennemi de la motivation

➔ Repousser à demain ce qu’on peut faire

aujourd’hui

➔ régularité de travail.
Les étapes de la gestion du temps
? 5. Dire non quand il
faut

➔ Ne pas savoir dire non, nous causera plus

de problème que de solution

➔ Pour bien gérer ce qu’on doit faire

Les étapes de la gestion du temps
? 6. Gérer ses niveaux
d’énergie

➔ Alternez entre les activités plus énergivores et

les activités moins fatigantes

➔ Accordez-vous une pause après chaque activité qui

vous prend du temps et de l’énergie

➔ Agir sur les émotions négatives et les pensées nuisibles

:
Les étapes de la gestion du temps
? 7. P ensées à long terme et
contrôlé

➔ Fixer un cap pour les tâches à faire

➔ Prévoir des étapes dès le départ

➔ Vérifier de temps en temps si le cap est

maintenu
Les étapes de la gestion du temps
? 8. Faire un
bilan

➔ Permet de mettre le to-do list à jour

➔ Pour être certain d'être sur la bonne

voie

➔ Vous aiderez à fixer les objectifs à venir

Quelle est l’importance de la gestion
du temps ?
L’importance de la gestion du temps ?
1. Réduction du
stress
La gestion du temps peut
aider à réduire le stress en
vous permettant de mieux
gérer les délais et en vous
offrant plus de temps pour
vous détendre et vous
reposer.
2. Amélioration de la
productivité

En planifiant votre temps et

en vous concentrant sur les
tâches les plus importantes,
vous pouvez être plus
productif et accomplir plus
de travail en moins de
temps.
3. Avoir une meilleure qualité de vie

La gestion du temps peut

améliorer votre qualité de vie
en vous permettant de
dispenser du temps à des
activités qui vous tiennent à
cœur, telles que les loisirs, la
famille et les amis.
4. Moins de
confusion

La planification de votre temps

peut éviter la confusion en vous
permettant de savoir exactement
ce que vous devez faire et à quelle
heure le faire.
5. Accomplissement
personnel

En réussissant à terminer les tâches

importantes et à respecter les
échéances à donner, la gestion du
temps peut être un sentiment
d'accomplissement personnel.
6. Meilleure
organisation

La gestion du temps peut aider à

mieux organiser son quotidien et à
mieux gérer les tâches, les
rendez- vous et les projets.
7. P riorités
claires

En planifiant son temps,

on peut mieux
comprendre ses priorités
et s'assurer d’avoir
suffisamment de temps
aux activités les plus
importantes.
8. Meilleure gestion de la vie personnelle
et professionnelle

En planifiant son temps, on

peut mieux équilibrer les
activités professionnelles et les
activités de la vie personnelle,
ce qui peut améliorer la
qualité de vie en général.
9. Moins de
distraction

Une gestion efficace du temps

élimine les distractions et favorise
la concentration. Les distractions
ont un impact sur votre gestion
du temps et réduisent votre
productivité.
10. Gain de
temps

Des techniques de gestion du

temps efficaces vous donnent plus
de temps pour réfléchir et
planifier.
11. Réaliser vos
objectifs

Une bonne gestion du

temps vous permet de
réaliser vos objectifs plus
vite et de dresser des to-do
listes efficaces.
12. Un travail plus simple et facile

Des compétences efficaces

en matière de gestion du
temps rendent les choses
simples et faciles.
13. Moins de
procrastination

La procrastination
survient lorsque vous ne
gérez pas votre temps.
Lorsque vous n'êtes pas
certains et concentré sur
vos objectifs, il est facile
de procrastiner.
14. Plus de
concentration
Une gestion efficace du
temps accroît votre
concentration et améliore
votre productivité. Une plus
grande concentration vous
permet de saisir de plus
grandes opportunités.
15. Avoir plus
d’énergie

De bonnes compétences
en matière de gestion du
temps vous aident à gérer
vos niveaux d'énergie et de
productivité.
Règles de gestion du temps et de la productivité
 règles de gestion du temps et de la productivité

Les règles de gestion du temps et de la productivité peuvent être classées en 7

thématiques que vous pouvez bien évidemment modifier à votre convenance pour que
cette liste vous corresponde au mieux.

1 - Organisation

2 - Gestion des tâches Travail en sous-groupe

3 - Catégorisez vos tâches 1. Choisissez une des 7 thématiques qui

vous inspire
4 - Gérez les imprévus

5 - Productivité 2. Lister 3 règles de gestion du temps que

vous appliquez
6 - Contrôle

7 - Plaisir
 règles de gestion du temps et de la productivité

Organisation

1. Ayez toujours de quoi noter sur vous. Adoptez un carnet format A5 à glisser dans une poche de votre
veste ou pantalon, ainsi qu’un stylo fin ou un critérium.

2. Attribuez une place à chaque chose pour éviter le désordre et n’hésitez pas à vous séparer de ce qui
n’est plus utile dans votre vie.

3. Utilisez des méthodes ou techniques de gestion du temps et de productivité qui vous parlent
personnellement et qui sont adaptées à vos besoins spécifiques. Et plus important encore, adaptez-les
afin qu’elles soient en accord avec votre façon de vivre. Ayez confiance en votre méthode de gestion
du temps. Une fois adoptée, n’en changez pas si elle vous convient. Mais soyez aussi souple car
chacun évolue dans sa vie.

4. Utilisez des applications permettant d’améliorer votre organisation et votre

efficacité (exemple : One Note).
 règles de gestion du temps et de la productivité

Gestion des tâches

1. Priorisez vos tâches et vos activités de façon à réaliser ce qui a le caractère le plus urgent et la
plus grande importance chaque jour. Aussi, laissez-vous guider par ce que vous avez le plus
envie de faire dans l’instant car vous aurez davantage d’énergie et d’enthousiasme à
l’accomplir. Ce sera un gain de temps et davantage de joie dans votre vie.

2. Définissez le temps de réalisation de chaque tâche.

3. Réalisez les tâches de moins de 2 minutes en premier afin de vous alléger et d’avancer
rapidement.

4. Regroupez les tâches pénibles et fastidieuses à faire quand vous en ressentez l’élan,
ou à sous-traiter.

5. Focalisez-vous sur les 20% d’actions qui vous donnent 80% de vos résultats
et de bonheur.
 règles de gestion du temps et de la productivité

Catégorisez vos tâches.

1. Par temps de réalisation.

2. Par type : Personnelles (Maison, Famille, Vacances, …),

professionnelles (projets, urgences, ...).

3. Par importance : Vous pouvez utiliser une échelle de 1 à 10 en

fonction de
l'importance des tâches à réaliser.
 règles de gestion du temps et de la productivité

Gérez les imprévus

1. Prévoyez une marge de manœuvre en cas d'imprévus de

dernière minute. Ne surchargez jamais votre emploi du temps
sous peine de surcharge et de stress, ce dernier étant votre pire
ennemi pour votre productivité et votre santé lorsqu’il
dépasse vos limites. .
 règles de gestion du temps et de la productivité

Productivité

1. Donnez-vous une date limite pour réaliser chaque tâche. Vous avez probablement
déjà remarqué que peu importe les dates limites que l'on a, on finit souvent juste
avant. Soyez ambitieux avec vous-même, imposez-vous une deadline proche.
Autorisez-vous aussi à la dépasser si c’est plus juste sans vous juger. Cela s’appelle
l’adaptabilité.

2. Analysez vos cycles d'efficacité pour travailler aux moments où vous êtes le
plus performant.

3. Motivez-vous en vous fixant des objectifs qui résonnent en vous, qui vous
excitent.

4. Attention à la procrastination. La procrastination est l'art de remettre au

lendemain ce que l'on pourrait faire aujourd'hui. Moins vous en ferez, mieux vous
vous porterez ! Rappelez-vous toujours pourquoi vous faites les choses pour
ramener cette motivation en vous.
 règles de gestion du temps et de la productivité

Productivité

1. Attention aux chronophages. Les chronophages sont tous les éléments de votre vie qui
peuvent vous prendre du temps, vous disperser. Les exemples les plus fréquents sont les
réseaux sociaux, les emails et la télévision mais il en existe bien d'autres. Prenez
l’habitude de limiter au maximum les sources de distraction. Pour cela, je vous invite à
installer des applications de type Block Site sur votre navigateur afin de bloquer certains
sites sur certaines périodes chaque jour. Vous pouvez ainsi vous empêcher d’accéder à vos
emails ou à Facebook en dehors d’heures précises.

2. Utilisez la méthode Pomodoro et procurez-vous un minuteur.

3. Ne restez jamais sur un échec. L'échec est ce qui nous fait avancer dans la vie. Vous avez
échoué quelque part ? Passez à autre chose, il n'y a rien de dramatique. Tirez des leçons
de vos échecs et souvenez-vous que l'échec n'existe pas pour celui qui sait où il va.
 règles de gestion du temps et de la productivité

Productivité

1. "Rien ne sert de courir, il faut partir à point". Il ne sert à rien de se

précipiter si on est sage et prévoyant. Toute chose demande du temps. Il
faut s’y consacrer autant que nécessaire, et non sous-estimer une tache et
la faire tardivement à la hâte.

2. Agissez maintenant ! Le meilleur moment pour planter un arbre, c’était il

ya
50 ans. Le second, c’est maintenant.
 règles de gestion du temps et de la productivité

Contrôle

1. Fixez-vous des objectifs en termes de résultats et de temps passé sur vos

tâches.

2. Contrôlez vos résultats. Soyez conscient du score chaque jour, c’est-à-dire d’où
vous en êtes par rapport à votre destination.

3. Vérifiez que vos actions et vos résultats sont bien en accords avec vos
objectifs initiaux, sinon rectifiez le tir.
 règles de gestion du temps et de la productivité

Plaisir

1. Quelles sont les activités qui me font vraiment vibrer ? Prenez votre To-Do- List et
focalisez-vous sur ce que vous avez vraiment envie de faire, ainsi que ce qui est
urgent, et déléguez le reste.

2. Prenez un temps de repos, de recentrage ou de méditation avant d’agir afin d’être

pleinement présent et vivant dans l’action que vous faites.

A vous de jouer

Relisez les 27 règles ci-dessus ainsi que les différents principes évoqués et surlignez
toutes les règles qui vous parlent et que vous allez mettre en place dans votre vie. Et si
vous en avez d’autres qui vous viennent en tête, notez-les maintenant. D’une façon
générale, la question que je vous pose maintenant est
« Qu’est-ce que vous vous engagez à faire à partir d’aujourd’hui ? ».

A votre stylo !
règles de gestion du temps et de la productivité
Comment bien gérer son temps ?

15
 La gestion du temps selon Joël de Rosnay

Joël de Rosnay (1937)

Directeur de la Prospective et de l'Evaluation Cité des Sciences et de l'Industrie
– Paris
Scientifique, prospectiviste, conférencier et écrivain

Il n'existe aucune règle valable pour tous et dans tous les cas de figure ;
seulement des conseils ponctuels (des " tips "), tantôt naïfs, tantôt pertinents,
souvent ironiques, résultant des observations, des expériences ou du simple
bon sens de chercheurs ou de gestionnaires…

1- Triez vos activités. Les activités A sont celles que vous devriez entreprendre en premier :
elles sont urgentes et importantes ; les B sont importantes mais pas urgentes ; les C,
urgentes mais pas importantes ; les D, ni urgentes ni importantes. Les études montrent que
la majorité des responsables commencent par les D, parce qu'elles leur semblent plus
faciles.
 La gestion du temps : la matrice d’Eisenhower

La matrice des priorités ou matrice d’Eisenhower

87
 La gestion du temps : la matrice d’Eisenhower

Cette matrice permet de catégoriser les événements en fonction de leur

urgence et de leur importance, répartis en 4 cases. A chacune d’elle est
associée une stratégie pour traiter les demandes entrantes.

On vous sollicite pour un coup de main ? Ce

n’est, pour vous en tout cas, ni urgent ni
important (case 1). Proposez plutôt à votre
interlocuteur de caler un point avec lui dans
un espace libre de votre agenda.

Dans cette matrice, la case que vous devez

privilégier est celle de l’important mais
pas urgent. Car elle doit porter l’essence
même de votre activité et de vos objectifs à
long terme (votre santé, votre famille, votre
business, etc…)

88
 La gestion du temps : la matrice d’Eisenhower

« urgent et important » sont les seuls cas où

votre activité en cours sera réellement impactée,
car ces événements réclament obligatoirement et
immédiatement votre attention.

Stratégie : Tout la subtilité sera de travailler en amont afin de limiter les

occurrences qui tombent dans la case : “urgent et important”.

Voyons un exemple très personnel sur le sujet

J’avais 7 ans, il est 19h environ, nous sommes dans la maison familiale. Ma mère prépare
le repas (ce qui tombe dans la case important mais pas urgent). Mon frère joue dans
le salon et mon père est au travail. Je décide de monter dans ma chambre via les
escaliers.

Comme à mon habitude je grimpe les marches à 4 pattes car je trouve cela plus rapide. Sauf
que cette fois, je rate une marche et c’est mon menton qui fait office de point réception sur
l’arrête de la dite marche. En découle logiquement cris et effusion de sang… Vous l’avez
compris, arrive un événement important ET urgent.
89
 La gestion du temps : la matrice d’Eisenhower

« urgent et important »

Cet événement a donc pris le pas sur tout le

reste puisque ma mère a du s’occuper de moi
et m’amener en urgence chez le médecin pour
une séance de couture dont je me souviens
encore.

Mise en place d’une stratégie : Afin de limiter les occurrences de ce type

d’événement (manquerait plus qu’il arrive la même chose au petit frère), dans les 24h
qui ont suivi, mon père a posé sur l’escalier un revêtement antidérapant.

Vous voyez un peu la philosophie ? Idéalement, n’attendez pas l’accident pour

prendre les mesures qui vous faciliteront la vie

90
GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER]

URGENT PAS URGENT

B A
•· Planification
· Crises •Compte rendu et pv

IMPORTANT · Problèmes •· Activités personnelles

pressants •· Opportunités
· Rendez-vous •· Préparation, prévention de crises
• · Cultiver ses relations
·
interpersonnelles
Échéanciers

C D
· Interruptions ·
PAS · Appels · Courrier
IMPORTANT · Échéanciers · Téléphone
· Activités populaires · Activités reportées
· Sollicitation · Lectures d’évasion, télé
GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER]

URGENT PAS URGENT

B A
· Faire mon horaire
· panne d’auto,
· Aller nager ; m’inscrire à une activité,
· Rendez-vous dentiste,
· parler à un ing. à la visite industrielle;
· faire vérifier mon horaire;
· · devoirs à remettre; examen
·planifier un evenement à l’entreprise
· demain; assister au cours ;
Préparer un compte rendue
IMPORTANT · ·

C D
· Interruptions à l’étude; · ménage
· Date limite pour voir une expo · Répondre à courriels
PAS · Sollicitation pour joindre 5 à 7, · Téléphones à faire,/à répondre
IMPORTANT pub, jeux video, · Activités reportées
· Lectures d’évasion, télé
 + Urgent -
+

I I
I

III IV

-
 + Urgent -
+
- +

I II

Nécessité Leadership

- -

III IV

- Illusion Perte
 + Urgent -
+

I II

Grugeurs de temps
• Courriels
• Réunions
- • Limites
• Interruptions
III IV

- Illusion
 La gestion du temps

2- Ne négligez pas le planning.

Si vous ne faites pas de planning (faute de temps), vous risquez de perdre par la suite
un temps précieux, qu'un bon planning aurait permis d'économiser.
N'oubliez pas que les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont un.
 La gestion du temps

3- Gérez votre temps comme une ressource rare…

tantôt en l'économisant,

tantôt en le réinvestissant dans votre " capital-temps " (bibliothèque,

secrétariat, PC, téléphone avec répondeur, E-mail...) pour générer des " intérêts
temporels ",

tantôt en apprenant à le dépenser avec parcimonie (à le perdre en

apparence) pour mieux l'investir dans des actions à venir.

Comme tout le monde, vous " n'avez pas le temps " d'entreprendre de nouvelles
activités. Mais vous pouvez choisir vos priorités et hiérarchiser en conséquence les
différents temps de votre vie professionnelle et personnelle.
 La gestion du temps

4- Ne réagissez pas à chaud aux crises.

Vous risquez d'amplifier leurs effets et de mobiliser votre

temps, votre énergie et celle de vos collaborateurs pour
résoudre des problèmes que vous avez créés.

5- Comptez vos manipulations.

Les documents de votre dossier " instances " ne doivent pas être manipulés plus de
trois fois. Passé ce délai, trois actions s'imposent devant un document : jetez-le,
classez-le ou annotez-le pour transmission.
 La gestion du temps

6- N'encombrez pas votre bureau de dossiers dans l'espoir de ne pas les

oublier…

Non seulement vous risquez d'en égarer le contenu, mais chaque fois que vous les
apercevez, ils détournent votre attention des tâches que vous devriez accomplir.

100
 La gestion du temps

7- Devant toute tâche, commencez " petit " en sélectionnant un projet qui
vous assure un aboutissement dans un délai raisonnable.

Accroissez ensuite progressivement la difficulté. On n'allume pas

un feu avec de grosses bûches, mais avec du petit bois.
101
 La gestion du temps

8- Respectez les lois sociologiques. Dans l'organisation

de votre travail, n'oubliez pas les "lois" suivantes.

Loi de Parkinson : Le travail

se dilate jusqu'à remplir la
durée disponible pour son
accomplissement.

Loi de Douglass : Dossiers et documents s'entassent jusqu'à

remplir l'espace disponible pour leur rangement.

102
 Zoom sur l’effet Parkinson

Pourquoi faisons-nous tout à la dernière minute ? La

loi de Parkinson

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993) était un historien anglais

qui a travaillé pendant de nombreuses années pour le Service
Civil Britannique.

Historien et essayiste britannique, auteur de la loi de Parkinson (recueil d'articles

publié en 1957) selon laquelle « le travail s’étale de façon à occuper le
temps disponible pour son achèvement ». Il a écrit l'article original,
publié dans The Economist en 1955, alors qu'il était professeur d'histoire à
l'université de Malaisie à Singapour

L’expérience qu’il a amassée tout au long de ses recherches lui a permis de

publier en 1957 un livre intitulé : “Les lois de Parkinson”. Dans ce traité, il
expose sa fameuse loi qui, en réalité, en revêt plusieurs.
 Zoom sur l’effet Parkinson

Parkinson a observé avec soin la manière dont se développait le travail

dans les instances de l’État.

En prenant pour base l’expérience quotidienne, il a réussi à trouver des modèles

qui lui ont permis de tester ses principes basiques.

La Loi de Parkinson peut se résumer en trois postulats fondamentaux :

1. “Tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté”
2. “Les dépenses augmentent jusqu’à ce qu’elles couvrent toutes les recettes”
3. “Le temps consacré à n’importe quelle obligation de son agenda est inversement
proportionnel à son importance”

Documentation pour aller plus loin :

https://nospensees.fr/pourquoi-faisons-nous-tout-a-la-derniere-minute-la-loi-
de-parkinson/
 La gestion du temps

Loi de Pareto :
 80 % de la valeur créée provient de 20 % de son activité
 20 % de la valeur créée provient de 80 % de son activité
=> pensez-y en considérant, par exemple, le nombre des dossiers dans votre
bureau ou les documents que vous souhaitez conserver).

105
 La gestion du temps

Lois de Murphy : rien n'est aussi

simple qu'il y paraît ; chaque chose
prend plus de temps qu'on ne le
croit ;

106
 La gestion du temps

la phrase de Winston Churchill : "Passé un certain délai,

un problème dont on ne s'est pas occupé est un problème
à moitié résolu."
107
 La gestion du temps

- Ne vous laissez pas démoraliser par l'effet Zeigarnik,

On se rappelle beaucoup plus des tâches interrompues ou non

accomplies que celles menées à bien.

Le souvenir des projets non terminés vous poursuit beaucoup plus

que celui des projets réalisés et ceci vous culpabilise.

108
La gestion du temps

109
 La gestion du temps

- Fiez-vous aux statistiques !

Les études statistiques montrent que :

 40 % de ce qui vous inquiète ne se produira jamais,

 30 % s'est déjà produit,
 12 % concerne votre santé,
10 % représente des soucis divers et dont les effets
s'annulent souvent,
8 % seulement est réellement légitime et mérite votre
attention.

110
 La gestion du temps / Management

- Hiérarchisez dans tous les sens du terme.

Passez toujours :
 les solutions vers le haut de la hiérarchie (pour exposer les
problèmes et les solutions envisagées)
 et les problèmes vers le bas (pour les résoudre ensemble).
111
 La gestion du temps

12- Méfiez-vous des listes indifférenciées. Evitez les ordres du

jour de conseils ou de comités rédigés sous forme de listes, car
ils mettent sur le même plan des problèmes de niveaux
différents et favorisent l'effet Parkinson.

Activité prévue Activité prévue

Activités imprévues
avec horaires imposés sans horaires imposés
(activité avec contrainte (to do list avec durée
horaire) prévisionnelle à indiquer)

112
 La gestion du temps / Management

- N'attendez jamais les retardataires. En attendant les

retardataires avant de commencer une réunion, vous
récompensez ceux-ci et pénalisez les personnes
ponctuelles. La prochaine fois, ceux qui étaient à l'heure
seront en retard, et les autres le seront encore plus.

- Contrôlez ce que vous déléguez. Si vous déléguez des responsabilités, vérifiez

fréquemment où en sont vos collaborateurs. Le pire pour votre crédibilité : une
action "urgente" que vos collaborateurs auront, sur votre demande, accomplie dans
les délais… et que vous aurez oubliée de suivre.

113
 La gestion du temps / Management

- Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail

en confondant :

 activité et résultats,
 fébrilité et réalisations,
efficacité (produire l'effet attendu) et efficience
(obtenir de bons résultats).

Vos collaborateurs risquent de perdre de vue les

objectifs importants pour simplement paraître
occupés.

114
 La gestion du temps / Management

16- Complimentez ou critiquez non pas vos collaborateurs

mais leurs actions, en soulignant les effets de celles-ci sur
l'organisation.
115
 Outil : La méthode Pomodoro

Se concentrer sur une seule tâche durablement

Présentation: La méthode Pomodoro est une technique de

gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des
années 1980.

Elle consiste à se concentrer sur une seule tâche à la

fois pendant une période de 25 minutes.

Si vous vous pensez multitâches, vous êtes

certainement dans l’erreur. Des études scientifiques ont montré que
nous sommes bien plus efficaces en faisant une tâche à la fois qu’en
en faisant plusieurs (hommes et femmes confondus). A vous de
juger…

La méthode Pomodoro, également connue sous les noms Time boxing et

Méthode Top chrono, va vous permettre de vous focaliser sur une tâche
précise en vous donnant à fond.
 Outil : La méthode Pomodoro

Vaincre la procrastination et rester concentré sur la tâche à

accomplir est, pour beaucoup d’entre nous, un défi de tous les
jours. Francesco Cirillo, développeur basé à Berlin, connait bien le
problème. Pour en venir à bout, il a développé une technique de
gestion du temps unique.

Lors de ses études en Italie dans les années 1980, il découvre que son minuteur de cuisine,
celui en forme de tomate, lui permet de réaliser les tâches de sa journée de façon optimale.
De là est née la méthode Pomodoro (« tomate ›› donc en italien).

La méthode Pomodoro, c’est quoi ? Au lieu de travailler deux heures d’affilée, cette méthode
vous propose de structurer votre temps de travail en intervalles plus courts, encadrés de petites
pauses. De cette façon, vous pouvez déplacer des montagnes, un rocher à la fois !
La méthode est simple : travaillez pendant 25 minutes en vous consacrant pleinement à la
tâche, puis prenez une pause de cinq minutes.
 Quelques astuces pour vraiment bénéficier de la méthode

1. Planifiez. Divisez le travail en tâches et

mettez le minuteur en marche.
2. Concentrez-vous sur la tâche, et sur la
tâche
uniquement.
3. Évitez d’utiliser la méthode Pomodoro
pendant une journée entière ou si
vous prévoyez plusieurs interruptions.
4. Si vous êtes interrompu, réinitialisez le
minuteur et recommencez. Sinon, la
méthode perd de son sens.
 Le pomodoro à l’ancienne vs les appli sur Smartphone

Francesco Cirillo et ses partisans encouragent une

approche peu technologique, utilisant un minuteur
mécanique, un papier et un crayon. L’action physique
d’utilisation de la minuterie confirme la détermination
de l’utilisateur à lancer la tâche et le désir de la terminer.
la sonnerie annonce une pause Minuteur mécanique

La technique a inspiré des logiciels ou des

applications pour plusieurs plates-formes. Vous
trouverez une multitude d’application pour
votre iPhone ou iPad sur l’App Store. Il en est
de même pour votre smartphone Android sur Application
Google Play. Flat Tomato IOS
 6 étapes pour un cycle de 6 temps
Cycle Temps(min) Pomodoro
1 25 minutes Tache
2 5 minutes Pause
3 25 minutes Tache
4 5 minutes Pause
5 25 minutes Tache
6 15 minutes Grande pause

1. Décider de la tâche à accomplir.

2. Réglez la minuterie pomodoro (traditionnellement à 25 minutes)
3. Travailler sur la tâche jusqu’à ce que la minuterie sonne. Si une distraction
apparaît dans votre tête, l’écrire, mais revenir immédiatement sur la tâche
4. A la fin du timer, mettez une croix sur un morceau de papier
5. Si vous avez moins de quatre croix, faites une courte pause de 5 minutes, puis repassez à l’étape 1
6. Après un cycle de 4 pomodoros, prenez une pause plus longue de 15-30
minutes, réinitialisez votre compteur à zéro, puis passez à l’étape 1.
 Pour résumer la méthode Pomodoro

Les étapes de planification, de suivi, d’enregistrement, de traitement et de visualisation sont

fondamentales pour la technique. Au cours de la phase de planification, les tâches sont
classées par ordre de priorité en les enregistrant dans la liste «À faire aujourd’hui».
Cela permet aux utilisateurs d’estimer les tâches d’effort requises. Quand les pomodoros
sont terminés, ils sont enregistrés, ajoutant à un sentiment
d’accomplissement et fournissant des données brutes pour l’auto-observation
et l’amélioration subséquentes.

Pour résumer la technique

Un pomodoro est l’intervalle de temps passé à travailler. Après l’achèvement de la tâche,
tout temps restant dans le pomodoro est consacré au sur- apprentissage (overlearning).

Des pauses régulières sont prises, favorisant l’assimilation. Un repos court (3-5 minutes)
sépare les pomodoros consécutifs. Quatre pomodoros forment un ensemble. Un repos plus
long (15-30 minutes) est pris entre les séries.
 Outil : La méthode des 3 « O »

Produire un livrable dans un temps limité

En quelques mots : La méthode des 3 « O » nous permet de produire avec

efficacité des dossiers complexes faisant appel à de multiples tâches. L’objectif est
à clarifier avec notre commanditaire s’il existe, afin de hiérarchiser les priorités.
L’organisation consiste à découper l’ensemble du travail et ordonner les tâches
avant de les répartir en cas de projet collectif. Le point « où en sommes-nous ? »
est nécessaire pour tenir le délai ou le renégocier avec le commanditaire.
 Outil : La méthode des 3 « O »

Pourquoi l’utiliser ?

Objectif
Respecter une contrainte de temps répond à un double enjeu :

•Tenir nos engagements de délai vis-à-vis de nos commanditaires, pour notre

réussite personnelle (image) et professionnelle (résultats), ainsi que pour
l’efficacité collective
•Gagner du temps en limitant la durée de réalisation d’un travail donné, ce qui oblige
à aller à l’essentiel.

Contexte

Cette méthode s’applique à tout travail complexe composé de plusieurs tâches. Elle est
utilisable à titre individuel et en équipe. Elle est idéale pour produire un livrable en
réunion.
 Outil : La méthode des 3 « O »

Comment l’utiliser ?

Etape 1

Clarifiez l’objectif avec votre commanditaire

Posez des question sur la finalité au-delà de la demande : à quoi

ce
travail va-t-il servir ?
Faîtes préciser le livrable attendu : sous quelle forme ? En l’absence
de commanditaire, prenez le temps de visualiser concrètement le
résultat final
Validez le délai pour éviter tout malentendu.
 Outil : La méthode des 3 « O »
Comment l’utiliser ?

Etape 2

Organisez-vous avant de démarrer

Listez toutes les tâches à accomplir

Repérez les informations à rassembler, celles pour lesquelles vous
dépendez d’autres personnes
Répartissez le travail entre les membres du groupe. Si le délai final est dans
plusieurs jours, veillez à ce que chacun s’engage de façon réaliste en fonction de
ses priorités
Prévoyez un point d’avancement, et nommer un gardien du temps
Lancez les activités en commençant par contacter les personnes contributives à
l’extérieur du groupe de travail pour qu’elles puissent vous livrer les information à
temps
 Outil : La méthode des 3 « O »

Comment l’utiliser ?

Etape 3

« Où en sommes-nous ? »

Evaluez ce qui est réalisé, ce qui reste à faire

Révisez les priorités. Le cas échéant négociez avec le commanditaire un délai
supplémentaire ou un arbitrage sur le livrable
Revoyez le temps à consacrer aux tâches restant à réaliser en
fonction de leur importance, pour vous focaliser sur l’essentiel
Revoyez la répartition des tâches si nécessaire
 Outil : La méthode des 3 « O »
Méthodologie et conseils

 L’alarme de votre Smartphone est un bon gardien du temps : elle vous permet de
vous concentre sur votre travail

 Affecter aux tâches une durée relative en fonction de leur importance dans la
contribution au résultat. Prévoyez une marge de manœuvre pour traiter les imprévus

 Accepter de ne pas tout faire parfaitement

 Positionnez le point d’avancement aux deux tiers ou au trois quarts de la fin du

délai

 Pour les dossiers lourds, prévoyez plusieurs jalons « Où en

sommes-nous? »

 Prévoyez des jalons de relance pour les personnes dont vous attendez des
informations.
Les recette de gestion de temps pour un
ingénieur qualité
 La méthode ABCDE

A A faire obligatoirement, c’est très important

B Bien de le faire maintenant et à ne pas remettre à plus tard

Convenable à faire, c’est la zone des autres pour les gagner

C mais il faut parfois savoir dire NON

D à Déléguer puis ce que je peux obtenir les mêmes résultats

E à Éliminer d’une manière catégorique

La méthode ABCDE se base principalement sur la loi de la

concentration sur le PLUS IMPORTANT en respectant les ROLES
qu’on joue dans notre vie.
 La méthode SPAM

S P A M
SIMPLIFIEZ PRIORISEZ ACCELEREZ MULTIPLIEZ
AU MAXIMUM AU MAXIMUM AU MAXIMUM AU MAXIMUM

- allez à l’essentiel
En faisant l’exercice d’évaluation ABCDE chaque jour, votre
- prendreLalameilleure
Ayez décision
un Cerveau façon de gérer
Collectif .Enson temps
faisant les est de passer
choses avec àles
cerveau va s’habituer à vous orienter
Qu’est ce vers
que les
je tâches
dois faire lesplus
de plusen plus?
- répondre aux questions
autres, nous suivantes
l’action :
le plus
arrivons rapidementjepossible,
à économiser
prioritaires. Qu’est ce quebeaucoup
dois faire de temps,
de nouveau?

Qu’est ce que je dois arrêter de faire?

 La méthode GANTT

La colonne
Le diagramme de gauche ducouramment
de Gantt, diagramme énumère
utilisé en toutes
gestionlesdetâches
projet,à est
effectuer,
l'un destandis
outils
queplus
les la ligne d'en-tête
efficaces pour représente
représenterles unités de temps
visuellement les plus adaptées
l'état d'avancement au projet
des différentes
Chaque
(jours, tâche est mois
semaines, matérialisée
etc.) par une barre horizontale, dont la position et la
activités (tâches) qui constituent un projet.
longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin.
Ce diagramme permet donc de visualiser d'un seul coup d'œil :
 Les différentes tâches à envisager
 La date de début et la date de fin de chaque tâche
 La durée escomptée de chaque tâche
 Le chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce chevauchement
 La date de début et la date de fin du projet dans son ensemble
 La Succession des taches
 Le graphique PERT

Cet outil fournit une méthode permettant d'optimiser et de planifier

l'ordonnancement de tâches.

Il est utilisé dans la gestion de projet. Son but est de trouver la meilleure
organisation possible pour qu'un projet soit terminé dans les meilleurs délais,

Il permet d'identifier les tâches critiques, c'est-à-dire les tâches qui ne doivent
souffrir aucun retard.

Cette méthode d’organisation est sans doute l’une des plus exigeantes mais
aussi l’une des plus puissantes.
 Le graphique PERT
Taches Durée Lieu
Tache A : Organiser des actions de sensibilisation du 1h
personnel au problème de la qualité. au terrain
Tache B : la rédaction des procédures qualité 1h 30min au bureau

Tache C : prendre des échantillons des produits fabriqués 3h Laboratoire

et Contrôler la conformité aux exigences des client.
Tache D : Analyser les points de non conformité et de 1h 30 min -------
mettre en place des actions correctives et préventives
adaptées.
Tache E : Réunion entre les différents services de 1h Salle de
l'entreprise pour les convaincre d'adopter de nouvelles réunions
manières de faire ou de nouvelles techniques.
 Le graphique PERT

Tache E : Réunion
B : 1h30

10h30 12h00
Tache D : Analyser les points de non conformité et
A : 1h
Début de mettre en place des actions correctives
Fin et
Tache : Organiser
C : Aprendre
Tache des actionsEdes
des échantillons : 1hproduits
de fabriqués
préventives adaptées.
et Contrôler la conformité
sensibilisation aux exigences
du personnel au problèmedes de
client.
la
Tache
qualité.
B : la rédaction des procédures qualité
9h
8h 8h 9h
13h30 13h30 14h30 14h30

C : 3h D : 1h30
12h 12h
 Les 9 lois
de la gestion du temps
Les
• 20/80 : tu te focaliseras sur l’essentiel
 Perception du temps : tu
regarderas ta montre… ou pas

D’après le blog: http://www.beyondthecode.fr/les-grandes-lois-de-la-gestion-du-temps/

•Séquences homogènes: tu limiteras les
interruptions
•Priorité à l’effort: tu commenceras par le plus
difficile
•Organiser: tu ordonnanceras tes tâches
rationnellement
• Contre-productivité: tu feras des pauses
•« Chaque chose en son temps et un temps
pour chaque chose » tu respecteras
• « Tu respecteras tes rythmes biologiques »
•Glissement de planning en découle, chaque
chose prend toujours plus de temps qu’on ne le
prévoyait au départ.
•Tu agiras avec célérité et célébreras chaque
petite victoire

•
• Le temps structuré chasse celui qui ne l’est pas
• Les leviers
• Se connaitre
• S’organiser
• Prioriser
• Se concentrer
• Collaborer
• Responsabiliser
• Standardiser
 Drivers

« Appuyez vous toujours sur les principes,

ils finiront bien par craquer! »
Talleyrand
• Sois fort!
• Sois parfait!
• Fais plaisir!
• Fais vite!
• Fais des efforts
• Message contraignant : « Sois parfait »
• Message permissif : « sois réaliste »
• Message contraignant : « Dépêche-toi »
• Message permissif : « gère ton temps »
• Message contraignant : « Fais plaisir »
• Message permissif : « pense à toi »
• Message contraignant : « Sois fort »
• Message permissif : « sois ouvert »
• Message contraignant : « Fais des
efforts »
• Message permissif : « réussis ce que
tu entreprends »
Du temps Subi au
temps
Voulu!

Choisir, cela ne veut pas dire

forcément éliminer ceci ou cela, mais
réduire ici et parfois augmenter;
En d’autres termes, fixer des rangs de
priorité.
• P=UxI
• Urgence
• A faire avant l’échéance pour éviter les
conséquences négatives.
• Important
• A faire pour bénéficier des conséquences
positives.
La matrice d'Eisenhower est un outil d'analyse qui permet de classer les tâches en fonction
de leur urgence et de leur importance.
Elle a été conçue par Dwight David Eisenhower. Cette matrice est un tableau à double
entrée2 :
axe vertical : urgence des tâches
axe horizontal : importance des tâches
La matrice comprend donc quatre zones :

P1: activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même

P2 : activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
P3 : activités importantes mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
P4 : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner ou à
faire un
jour…
D’après Wikipédia
 Urgence +

P3 P1
• Je • Je fais
délègue
ou je fais
Importance +

P4 P2
• Plus tard… • Je planifie
 URGENT +
Je « délègue » ou je fais si c’est vraiment Je fais en priorité
très urgent
IMPORTANT -

IMPORTANT +
Je verrais…plus tard…quand j’ai un moment Je planifie pour faire au bon moment

URGENT -
• Qu’avez d’important à faire d’ici la fin de cette semaine?
• Que déléguer?
Du temps Subi au
temps
Voulu!
• Clarifiez vos objectifs
• Isolez-vous
• Utilisez la technique du Pomodoro
Du temps Subi au
temps
Voulu!

Les hommes savent mieux

organiser leur vie que les
femmes; ils se marient plus
tard et meurent plus tôt.
Henry Louis Mencken
• NERAC
• Noter
• Estimer
• Réserver
• Arbitrer
• Contrôler

www.pascaltheryformations.com
La méthode Getting Things Done ©
Voir aussi “zen to done”

www.pascaltheryformations.com
Du temps Subi
au temps
Voulu!
STANDARDISER

La liberté n’est pas de faire ce que l’on veut

mais de vouloir ce que l’on fait.
Bossuet
Définition
de Agenda
fonction standar
d
• Bénéfices
• Faire des choses importantes
• Progresser dans ses compétences
• Être reconnu
• Objectif
• Disposer d’une planification pour chaque
rendez-vous récurrent
Exemple de graphique Gantt réalisé avec Mindview de Matchware Co
Du temps Subi au
temps
Voulu!

Le pot au feu a été inventé par toute une équipe, ça

t’épate ça! tu croyais que c’était un seul mec!
Brèves de comptoir,
JM Gouriau
Le retrait
Le rituel
Le passe-
temps
L’activité
Le jeu
psycholo
gique
L’intimité
• 7 conseils pour être efficace ensemble:

Protégez votre temps

Dites non
Standardisez vos rendez-vous
Développez la pratique du reporting
Déléguez
Partagez l’info.
Cultivez l’excellence: ponctualité,
concision, précision
• Points de repères pour rendre plus efficaces
• Les réunions
• Les entretiens
• Le courriel
• Les messageries
• Le téléphone

www.pascaltheryformations.com
Du temps Subi au
temps
Voulu!

"Chaque génération est en mesure de

trouver sa place et son engagement sartrien,
selon lequel un homme n'est un vrai homme
que lorsqu'il est vraiment engagé et qu'il se
sent responsable.«
Stéphane Hessel
• Déléguer

• « Fausse délégation »
• « Vraie délégation »

www.pascaltheryformations.com
www.pascaltheryformations.co
• Voilà, vous avez la boite à outils,
• les modes d’emploi, les conseils « qui vont bien », alors à vous de jouer!
• En synthèse, 15 les repères gagnants :
• Un espace de travail rangé ( esprit 5S)
• Une cohérence globale dans l’organisation
• Pratiquer la « to do list »
• S’accorder des pauses courtes (5’)
• Structurer les relations professionnelles
• Respecter ses biorythmes
• Dire non
• Faire des réunions courtes
• Avoir des déplacements productifs
• Commencer tôt
• Faire faire
• Mettre son tel sur messagerie
• Limiter l’usage du courriel
• Limiter à deux ou trois les activités simultanées
• Intégrer les imprévus dans votre « workflow »
Prends ton temps pour travailler, c’est le prix de la réussite.
Prends ton temps de réfléchir, c’est la source de force.
Prends ton temps pour jouer, c’est le secret de la jeunesse.
Prends ton temps pour lire, c’est la base du savoir.
Prends ton temps pour être amical, c’est la porte du
bonheur.
Prends ton temps pour rêver, c’est le chemin vers les étoiles.
Prends ton temps pour aimer, c’est la vraie joie de vivre.
Prends ton temps pour être content, c’est la musique de
l’âme.
• Temps de présence
• Temps de travail
• Durée moy des tâches
• Temps fonc/hors fonc
• Ratio prévisibilité
• Délégabilité
• Temps importance
• Motivation
• Retrait
4. PLANIFIER

Désencombre mémoire + assurance que chaque chose sera faite