Techniques de communication

Communication dans l'entreprise

Ce rapport porte sur les diffrentes techniques de communication au sein de
l'entreprise, Il offre une vision de la communication interne et externe comme
vecteur de relations entre lentreprise, ses membres et le monde qui lentoure.

Aicha Garci
STIC L2 RST B

Sommaire
COMMUNICATION INTERNE___________________________________________________________________ 3
INTRODUCTION _____________________________________________________________________________ 3
1. DEFINITION ___________________________________________________________________________ 3
2. MOYENS DE LA COMMUNICATION INTERNE ______________________________________________________ 3
a. La communication orale _____________________________________________________________ 4
b. La communication crite _____________________________________________________________ 4
c.
La communication multimdias _______________________________________________________ 4
3. EXEMPLES DE COMMUNICATION INTERNE _______________________________________________________ 5
4. CIBLE DE LA COMMUNICATION INTERNE_________________________________________________________ 5
5. MISSION DE LA COMMUNICATION INTERNE ______________________________________________________ 5
CONCLUSION _______________________________________________________________________________ 5
COMMUNICATION EXTERNE __________________________________________________________________ 6
INTRODUCTION _____________________________________________________________________________ 6
1. OBJECTIFS DE LA COMMUNICATION EXTERNES ____________________________________________________ 6
2. CIBLE DE LA COMMUNICATION EXTERNE ________________________________________________________ 6
3. DESCRIPTION __________________________________________________________________________ 6
JOURNAL D'ENTREPRISE ______________________________________________________________________ 8
INTRODUCTION _____________________________________________________________________________ 8
1. CIBLE________________________________________________________________________________ 8
2. DESCRIPTION __________________________________________________________________________ 8
3. MISE EN UVRE : PROCEDURE _______________________________________________________________ 8
4. AVANTAGES ET INCONVENIENTS ______________________________________________________________ 9
a. Avantages ________________________________________________________________________ 9
b. Inconvnients ______________________________________________________________________ 9
LA REUNION_______________________________________________________________________________ 10
INTRODUCTION ____________________________________________________________________________ 10
1. DOCUMENTS RELATIFS AUX REUNIONS ________________________________________________________ 10
a. Le compte rendu __________________________________________________________________ 10
b. Procs verbal _____________________________________________________________________ 10
NOTE DE SERVICE __________________________________________________________________________ 12
INTRODUCTION ____________________________________________________________________________ 12
2. CONDITION ET COMPOSANTS D'UNE NOTE DE SERVICE ______________________________________________ 12
c.
Conditions _______________________________________________________________________ 12
d. Composants ______________________________________________________________________ 13
3. STRUCTURE D'UNE NOTE DE SERVICE __________________________________________________________ 13
4. OBJECTIFS DE LA NOTE DE SERVICE ___________________________________________________________ 14

Communication interne

Communication interne
Introduction
Les RH ont pour mission :
la gestion de lindividu dans lorganisation : contrats, paie, conditions de travail, salaires
la gestion des flux entrants et sortants : recrutements, licenciements, dparts en retraite,
mobilit interne, intgration
lvaluation des individus : comptences, motivations, performances, formations
La communication interne cre du lien : elle permet le dveloppement dune culture
commune dans une organisation et assure la bonne appropriation des processus RH.
La fonction RH et la communication interne dpendent lune de lautre !

1.

Dfinition

La communication dsigne lensemble des actions entreprises pour mettre les personnes en
relation les unes avec les autres dans la ralisation dun projet commun.
Elle permet chacun dtre connu dans sa personne et reconnu dans sa mission: crateur et
collaborateur sur son lieu de travail.
Facilitant ainsi le plein panouissement des hommes, la communication fait passer de
lorganigramme lorganisme et assure du mme coup la vitalit, lefficacit et ladaptabilit
de lentreprise. Elle correspond toute linformation circulant dans lentreprise, et ce, par
divers moyens.

2.

Moyens de la communication interne

3 grandes familles, utiliser en communication interne :

La communication orale : entretien individuel, runion dinformation, runion de dialogue,
tlrunion, visioconfrence, web-confrence, sminaire, convention,
La communication crite : courrier, note de service, e-mails, journaux dentreprise, livrets
daccueil, affiches, dpliants, bilan social, rapport dactivits, signaltique, identit visuelle,
vtements de travail, bote ides, livres dentreprises
La communication multimdias : vido dentreprise, web TV, radio dentreprise, intranet,
newsletter

Communication interne

a. La communication orale
AVANTAGES

INCONVENIENTS

Favorise les changes

Gourmande en temps

Communication plus directe et spontane Risques de ractions faibles voir ngatives

Permet dinstaurer le dialogue

Ncessite un climat de confiance

Adaptation du message lauditoire

Peut susciter des rticences ou de la gne

b. La communication crite
AVANTAGES

INCONVENIENTS

Crdibilise linformation
Trop dinformation tue linformation
les crits restent
Permet de diversifier les messages

Parfois froid et impersonnel voir propagandiste

Vhicule lesprit de cohsion

Ncessite une matrise rdactionnelle propre chaque

outil

A diffusion efficace, messages

efficients

Cots de mise en uvre

c. La communication multimdias
AVANTAGES

INCONVENIENTS

Moderne

Cots importants

Donne de la visibilit lexterne tout en

impactant fortement linterne

Matrise technique indispensable

Capte lattention

Ncessite une volution des mentalits et des

pratiques

Plus ractive (newsletter, intranet)

Est diffrente de la communication crite :

demande une rflexion qui lui est propre

Communication interne

3.

Exemples de communication interne

Communications internes
Note de service.
Rapport.
Documents relatifs aux runions.

4.

Cible de la communication interne

La communication a pour cible exclusive lensemble des salaris de lentreprise, quels que
soient leur statut, leur mtier, leur formation, leur lieu de travail ou leur anciennet
Il y a cependant une incidence sur lexterne cause de la faon dont les employs vont parler
de leur entreprise.

5.

Mission de la communication interne

Motivation et dcloisonnement, telles sont les missions que lentreprise donne alors la
communication en interne. Le dcloisonnement implique non seulement de mettre en place
physiquement des rseaux favorisant la circulation de linformation, mais galement de
vaincre des barrires comme la tradition, les mentalits conservatrices ou les problmes de
langage: la communication sattaquera la non-transparence, la rsistance au changement,
la hirarchie bloquante et aux privilges.
Crer une identit dentreprise, une culture commune
Rpondre au besoin dinformation
Sensibiliser le personnel aux enjeux
Informer le personnel avant lextrieur
Aider la hirarchie faire descendre et remonter linformation
Construire un esprit dquipe, renforcer la cohsion

Conclusion
Les communications internes ont comme cible les employs et elles sont au service des
gestionnaires et en quipe avec le service des ressources humaines (mme cible).
Les communications internes prendront de plus en plus de place au sein des entreprises (en
particulier les moyennes et les grandes entreprises) au cours des prochaines annes et seront
considres comme un moyen datteindre les objectifs gnraux de lentreprise.

Communication externe

Communication externe
Introduction
La communication externe regroupe lensemble des actions de communication entreprises
destination des publics externes lentreprise ou lorganisation considre.

1. Objectifs de la communication externes

La diffusion dune information pertinente permettant chacun de comprendre lentreprise,
de sadapter en permanence aux alas, dtre autonome et efficace son poste de travail;
Lchange, lenrichissement rciproque, la coordination et linteractivit entre personnes ou
entits;
Ladhsion une ambition, des valeurs, des projets communs et la solidarit de tous.

2.

Cible de la communication externe

Les publics viss par la communication externe sont en gnral :

les consommateurs (clients et prospects)
les dcideurs
les partenaires
les fournisseurs
les investisseurs potentiels
lenvironnement local
la presse

3.

Description

La communication externe regroupe au sein du service de communication lensemble des formes

et processus de communication dune organisation envers le monde extrieur et les groupes cibles.
Quelle que soit la taille de lentreprise, la communication externe joue un rle fondamental pour
son image et sa notorit. C'est suite des actions de communication externe que les partenaires,
les clients et les prospects forgent leur opinion et leur attitude vis--vis de lentreprise. Il est
essentiel quune organisation puisse offrir delle une image positive base sur l'exprience, la
comptence et l'innovation. Outil de construction de la notorit de l'entreprise, le
communication donne

plan de

sens et cohrence la multiplicit des actions de communication

Communication externe

externe : lobbying et

relations publiques, relations mdias, vnementiel, sponsoring, mcnat,

site Internet, e-communication, publicit, promotion

des ventes ,

marketing direct. Les supports

de communication sont nombreux, vido, CD-Rom, DVD, livrets, newsletter. Lavnement

dinternet et du haut dbit offre de nouveaux outils la communication externe telle que la Web
TV.

Journal d'entreprise

Journal d'entreprise
Introduction
Le journal est un outil de communication entre la DG et l'ensemble de l'entreprise afin de
transmettre de l'information sur l'entreprise mais surtout de renforcer les valeurs chres
l'entreprise (esprit d'quipe, convivialit, qualit, connaissance mutuelle, rappropriation du
projet de l'entreprise, ..).

1 . Ci b l e
En interne - tout le monde le reoit.

2.

Description

Le journal d'entreprise se prsente sous forme de feuilles A4 imprimes recto-verso. Celui-ci

reprend systmatiquement les mmes rubriques illustrant la vie de l'entreprise, savoir ses
valeurs, ses travailleurs et ses produits et services.
En premire page y est repris le petit mot de la direction (Edito) ainsi que le descriptif des
produits et services offerts afin de chacun puisse suivre la vie de son entreprise.
Une rubrique est consacre la connaissance mutuelle des travailleurs par la ralisation de
mini-portraits des anciens et surtout des nouveaux travailleurs.
Une rubrique spciale est consacre l'information sur le processus d'amlioration de la
qualit de leur travail certifi ISO9001 afin que chacun puisse appliquer les procdures au
sein de sa vie professionnelle.
Pour ajouter de la convivialit dans la vie professionnelle, une rubrique anniversaire est
insre ainsi que les bonnes et parfois les moins bonnes nouvelles.
Une rubrique intitul il tait une fois ... , retrace l'histoire de l'entreprise via quelques
vnements et anecdotes.

3.

Mise en uvre : procdure

Le charg de communication dfinit avec la direction le contenu du travail. Il le ralise luimme. Une participation collective des travailleurs est trop complique mais comme une des

Journal d'entreprise

valeurs principales de l'entreprise est l'esprit d'quipe, chacun est invit faire part de ses
suggestions, ides, commentaires, etc... afin de nourrir les prochains numros.
L'entreprise ralise ce journal d'entreprise mensuellement et le distribue tous ses travailleurs
et employs.

4.

Avantages et inconvnients
a. Avantages

Cration d'un rel esprit d'quipe au sein de l'entreprise

Renforce l'identit de l'entreprise, en interne , surtout dans une entreprise qui comprend
plusieurs dpartements
Outil de communication performant.

b. Inconvnients
Ncessite d'y consacrer du temps
Investissement important
Pas la panace en matire de communication interne ( complter par d'autres moyens).

La runion

La runion
Introduction
1. Documents relatifs aux runions
4 types de documents relatifs aux runions :
Avis de convocation.
Ordre du jour.
Procs-verbal.
Compte-rendu.

a. Le compte rendu
Il a trois fonctions :
informer du droulement des faits les personnes qui ny ont pas assist ;
laisser une trace de ces faits pour le cas o il savrerait ncessaire, plus tard, de les
approfondir ;
faciliter le travail des personnes dont la tche dpend de ces faits.
Pour remplir ses fonctions, il doit tre clair, soign, prcis,
concis et fidle la ralit.
Cest--dire quil rend compte , sans aucun commentaire, ni analyse, ni proposition venant
du rdacteur.

b. Procs verbal
La confusion entre compte rendu, procs verbal et rapport : tous les trois crits apportent une
information et
fournissent, le cas chant, une preuve; mais un troisime objectif les diffrencie :
le compte rendu tmoigne dun fait
le procs verbal atteste un certain fait
le rapport tudie un certain fait et propose une/des solution/s.

La runion

Pour conclure :
le compte rendu et le procs verbal exposent de faon neutre les faits
le rapport, aprs les avoir exposs, les analysera et y apportera des solutions.

Note de service

Note de service
Introduction
Document utilis pour transmettre des communications dintrt gnral, des renseignements,
ou des directives linterne (2 personnes et plus).
Un document interne une administration/entreprise par lequel :
un suprieur adresse ses subordonns des instructions sur un problme particulier
relavant des activits ou du fonctionnement du service (voie hirarchique descendante).
Elle peut tre permanente ou temporaire, selon les indications donnes. Elle est
frquemment utilise dans les relations hirarchiques et suit.
Exemples :
Conduite suivre en cas dincendie.
Rgles de scurit observer dans la conduite du travail.
Ncessit de se rendre une visite mdicale dans le cadre de la mdecine du travail.

2.

Condition et composants d'une note de service

c. Conditions

- La note est brve et prcise (1 page).

- Lobjectif de la note est clairement cit.
- La mise en page est are.
De plus :
comprhension aise.
niveau de langue employ.
prcision de linformation.
nature du destinataire.
modalits dapplication.
erreurs susceptibles dentraver le bon droulement du processus.

Note de service

d. Composants
Sections de la note de service :
En-tte de lentreprise.
Destinataire.
Expditeurs.
Date.
Objet.
Corps.
Signature manuscrite.

3.

Structure d'une note de service

Note de service

4.

Objectifs de la note de service

Lobjectif = mettre excution une dcision dont les consquences relvent de la pratique.
informer un destinataire (collectif ou individuel) ;
donner un ordre.