Vous êtes sur la page 1sur 57

Comit de fiabilit des comptes locaux

RCI Autres immobilisations


corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

REFERENTIEL
DE
CONTROLE INTERNE

Processus
Autres immobilisations
corporelles

1
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Le prsent guide sattache au processus autres immobilisations corporelles lequel fait partie des
travaux relatif la fiabilisation de l'inventaire des collectivits.
Les Autres Immobilisations Corporelles (AIC) sont des actifs corporels se dfinissant par
opposition aux actifs, galement corporels appartenant au processus parc immobilier , lequel
est constitu des biens dont la nature juridique entre dans la catgorie des biens immeubles
par nature (terrains, btiments, constructions). Les AIC sont composs des biens meubles au
sens du code civil mais aussi des biens immeubles par destination tels que les divers rseaux et
les installations et agencements . Les AIC sont enregistrs sur les comptes 215x, 216x et 218x.
Se rajoutent les immobilisations reues au titre d'une mise disposition (comptes 2175 et 2178),
celles reues en affectation (comptes 225 228), ainsi que les immobilisations en cours
(comptes 2315 2318).
Ce rfrentiel de contrle interne traite titre principal du suivi des biens au niveau patrimonial :
enregistrement, suivi et sortie de l'inventaire physique et comptable. La majorit des risques
relatifs aux acquisitions titre onreux est dcrite dans le rfrentiel de contrle interne
commande publique .
Ce rfrentiel intervient la suite de la diffusion du guide des oprations d'inventaire qui intgre
l'ensemble des normes comptables les plus rcentes telles que la notion de contrle des biens,
la valorisation des biens historiques et culturels, le traitement comptable des biens de faible
valeur ainsi que les corrections sur exercices antrieurs en situation nette du bilan.
Il s'attache notamment prciser les nombreux risques induits par l'organisation des services de
manire traiter les biens ds leur entre dans le patrimoine et viter les erreurs ou omissions
dans leur enregistrement soit dans l'inventaire physique soit dans l'inventaire comptable.
L'enregistrement des biens ds leur entre dans le patrimoine de la collectivit constitue
certainement une phase essentielle de la procdure.
A l'autre extrmit de la chane, la sortie du bien du patrimoine constitue galement une procdure
sensible, car elle ncessite une bonne communication entre les services gestionnaires et la
Direction des affaires financires. Enfin, le choix du systme d'information et de gestion de
l'inventaire constitue un lment fondamental pour une scurisation optimale d'un tel processus.
Ce rfrentiel traite prioritairement des risques majeurs qu'il convient de scuriser tout en adaptant
les moyens consacrs aux enjeux. Il sadresse par consquent toutes les collectivits.
Ce rfrentiel constitue une documentation de base pour les responsables territoriaux
souhaitant renforcer la scurit de leurs procdures dans lobjectif damliorer la qualit des
oprations financires et comptables et, in fine, de renforcer la fiabilit des comptes de leur
collectivit. Le document propose un rappel de la rglementation applicable au niveau de la
tche considre et propose une organisation possible, en fonction des expriences
rencontres par les diffrents praticiens des collectivits associs au groupe de travail.
Ce rfrentiel n'est pas impratif, il est propos aux responsables et aux agents
oprationnels pour leur permettre dapprhender la notion de contrle interne comptable et
financier (CICF) travers un processus forts enjeux et forts risques au sein de la
collectivit. Il doit permettre de rflchir lorganisation des services, non pas seulement sous
langle budgtaire ou rglementaire mais sous un angle comptable, en partant du processus
comptable, lui-mme dclin en procdures, tches et oprations afin de recenser les risques

2
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
inhrents chacune de ces tches ou oprations.

Un tel rfrentiel a donc pour but de porter un regard comptable sur des procdures
familires et de se poser les questions relatives la meilleure manire de matriser ces risques
en fonction de leur dtection au sein du service.
Lintrt est de prsenter de manire synthtique ces diffrentes oprations et la
rglementation qui sy rattache, sous forme de fiches. Seuls les risques considrs comme
majeurs sont recenss travers ce document.
Il importe de toujours avoir l'esprit quun tel dispositif de contrle doit bien videmment tre
adapt la taille de la structure, aux moyens dont dispose le service ou la collectivit ainsi
quaux enjeux financiers grs.

3
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Index
PROCDURE 1 : RCEPTION ET ENREGISTREMENT DES IMMOBILISATIONS........................................................................9
Risque 1 (Gestionnaire) : Carence dans la rception des immobilisations.......................................9
Risque 2 (Gestionnaire) : Pices justificatives de l'entre du bien dans l'inventaire physique
inexistantes, incompltes ou invalides............................................................................................12
Risque 3 (Gestionnaire) : Absence dtablissement du Procs verbal de mise en service............14
Risque 5 (Gestionnaire) : les documents comptables et pices justificatives ne sont pas transmis
ou sont transmis avec retard au service charg du suivi des AIC...................................................18
Risque 6 (Service charg du suivi des AIC) : absence ou carence d'identification des biens et
d'inscription au registre d'inventaire comptable...............................................................................20
Risque 7 (Service charg du suivi des AIC) : valuation et inscription sur une base errone.......23
Risque 8 (Service charg du suivi des AIC) : Erreur d'imputation...................................................25
Risque 9 (Service AIC) : Absence de transmission au comptable des documents.........................28
PROCDURE 2 : INVENTAIRE.............................................................................................................................31
Risque 10 (Service Gestionnaire) : Absence d'existence physique des biens figurant linventaire
physique..........................................................................................................................................31
Risque 11 (Service charge du suivi des AIC) : Enregistrement de linventaire physique en
comptabilit auxiliaire......................................................................................................................33
Risque 12 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans le traitement comptable des travaux
en cours achevs............................................................................................................................35
Risque 13 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'amortissements et de dprciations ;
montants errons, non ajusts........................................................................................................37
PROCDURE 3 : SORTIE DES BIENS IMMOBILISS DU PATRIMOINE...............................................................................39
Risque 14 (Service gestionnaire) : Absence d'identification de la sortie de biens par le service
gestionnaire.....................................................................................................................................39
Risque 15 (Service gestionnaire) : Absence de transmission de l'information relative la sortie
des biens par le service gestionnaire..............................................................................................42
Risque 16 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'enregistrement de la sortie du bien au
registre d'inventaire comptable .......................................................................................................44
Risque 17 (Service charge du suivi des AIC) : erreur de liquidation lors de l'enregistrement de
lcriture de cession et des critures connexes ..............................................................................47
Risque 18 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans la transmission au comptable ........50
ANNEXE : SCHMAS COMPTABLES DE RGULARISATION...........................................................................................53
DES OPRATIONS DE CESSIONS DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES TITRE ONREUX ERRONES SUR EXERCICES ANTRIEURS 53
(M14, M52, M71, M57).............................................................................................................................53

4
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

RCI Processus Autres immobilisations corporelles


1/1

Procdures Tches Acteurs

Rception des biens Service


immobiliss gestionnaire

Rception et Enregistrement au registre Service charg du


enregistrement dinventaire suivi des AIC
des biens
immobiliss Traitement comptable Comptable

Inventaire physique des Service


biens immobiliss gestionnaire

Enregistrement au registre Service charg du


dinventaire suivi des AIC
Inventaire
Dtermination des
amortissements et Service charg du
dprciations suivi des AIC

Traitement comptable
Comptable

Evaluation de la sortie de Service


biens gestionnaire
Sortie des
biens Service charg du
Enregistrement au registre
immobiliss dinventaire suivi des AIC

Traitement comptable Comptable

5
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

LES RISQUES MAJEURS CHEZ LORDONNATEUR

Organisation
Le Rfrentiel de Contrle Interne relatif aux Autres Immobilisations Corporelles (AIC) se rfre
une organisation interne simple qui repose sur 2 ou 3 services :
le ou les services gestionnaires assurent le contrle de l'entre des biens, l'inscription dans
l'inventaire physique et le suivi de celui-ci.
le service charg du suivi des AIC est charg du suivi des oprations au niveau de la
comptabilit patrimoniale : attribution du numro dinventaire comptable et mise jour de
l'inventaire comptable.
la direction des affaires financires assume les oprations qui lui sont traditionnellement
confies : la gestion budgtaire et comptable .
Dans le schma utilis pour le RCI, deux variantes sont possibles. Soit le service charg du suivi
des AIC et la DAF sont des entits diffrentes, soit la DAF exerce la totalit des deux missions.
Au cours des travaux conduits dans le cadre du groupe de travail "oprations patrimoniales " de
2011 2014 ainsi quau cours de travaux du groupe de travail contrle interne ddi la
rdaction du rfrentiel de contrle interne relatif aux autres immobilisations corporelles (AIC), il a
t constat que les organisations sont souvent plus complexes et diffrent du schma de base.
Les organisations adoptes varient notamment en fonction de la taille des collectivits mais aussi
compte-tenu des systmes d'informations utiliss.
Les collectivits, tout au moins les plus importantes, mettent souvent en place, des organisations
dcentralises ; les services gestionnaires et/ou le service charg du suivi des immobilisations
ralisent le pr-mandatement.
Le guide organisationnel sur le processus patrimonial dveloppe les diffrentes organisations
rencontres ainsi que des exemples de bonnes pratiques. Il indique galement les principes cls
dont le respect est incontournable quelle que soit lorganisation adopte afin de disposer d'un
inventaire fiable.
La consultation de ce guide complte utilement le prsent rfrentiel de contrle interne sur
les AIC et devrait permettre chaque collectivit de pouvoir s'approprier ce rfrentiel et
l'adapter son organisation interne propre

Catgories d'acquisitions
Deux types d'acquisitions et de cessions existent pour les AIC : celles titre onreux et celles
titre gratuit.
Les acquisitions titre onreux recouvrent les achats de biens et sont traites galement dans le
RCI Commande publique .1 Les acquisitions titre onreux sont des oprations budgtaires
donnant lieu l'mission de mandats et titres. Les cessions titre onreux recouvrent la vente de

1 Les acquisitions et cessions l' symbolique s'analysent comme des oprations titre onreux ainsi que l'intgration des travaux en
rgie.

6
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
biens avec paiement d'un prix.
Les acquisitions et cessions titre gratuit (dotation, apport, affectation, mise en concession ou
affermage, mise disposition, transferts de biens dans le cadre des transferts de comptences
ainsi que la dsaffectation et le retour des biens mis disposition ou affects) sont des oprations
non budgtaires ne donnant pas lieu l'mission de titres et mandats. Les risques sont suprieurs
sur cette catgorie d'oprations du fait de l'absence de flux financier et de mandats et titres. La
passation des oprations par le comptable est totalement dpendante des informations extra
comptables que l'ordonnateur doit lui fournir. Pour cette catgorie d'oprations, il est ncessaire de
prvoir, en termes d'organisation, des circuits d'informations formaliss l'intrieur de la
collectivit entre les services gestionnaires et le service charge du suivi des AIC / DAF ainsi
qu'entre la collectivit et son comptable.
Point de vigilance : les vritables cessions titre gratuit (hors cas de mise disposition, apport,
dotation, mise ne concession affermage) et les cessions l' symbolique s'analysent comme des
subventions d'quipement et s'imputent sur le compte 2014.. Ce sont des oprations budgtaires.
Cette particularit a t intgre dans les fiches du RCI. Chaque fois que cela est ncessaire, il a
t indiqu les particularits relatives aux acquisitions ou cessions titre gratuit tant au niveau de
lorganisation, que des mesures de contrle interne mettre en uvre.

PRECISIONS SUR LA JUSTIFICATION DES DIFFERENTES TYPOLOGIES D ACQUISITIONS


OU DE CESSIONS
Les types dacquisitions et de cessions, notamment par opration non budgtaire sont trs
diversifies. Les pices autorisant et justifiant ces oprations sont galement multiples et diffrent
selon le type dacquisition ou de cession.
A titre dexemple :
Rforme d'un bien : certificat administratif,
Transfert d'un bien dans le cadre d'un transfert de comptences : PV de transfert
contradictoire.
Ce document ne constituant pas un guide de procdure, et afin de ne pas complexifier les fiches
de risques, dont la finalit est de prconiser le dispositif de contrle interne mettre en uvre afin
de couvrir le risque identifi, les pices justifiant les diffrentes oprations seront dnommes sous
le terme gnrique de dcisions .

9 risques ont t identifis comme particulirement sensibles" :


Procdure de rception et enregistrement des immobilisations :
4 risques se rattachent cette procdure. Ils appartiennent l'opration " enregistrement
des biens au registre d'inventaire comptable". Il s'agit de s'assurer que les biens entrant
sont correctement identifis, inscrits au registre d'inventaire comptable
risque n6 "absence d'identification des biens et d'inscription au registre
d'inventaire comptable",
risque n7 "valuation, inscription sur une base errone",

7
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

risque n8 erreur dimputation,


risque n9.absence de transmission au comptable des documents.
Le degr de risque, les mesures de couverture (dont lorganisation mettre en place)
varient sensiblement selon quil sagit dacquisitions de biens titre onreux ou de biens
entrant dans le patrimoine titre gratuit.
Procdure d' inventaire :
3 risques concernent cette procdure :
risque n 11 "le registre d'inventaire comptable n'est pas actualis",
risque n12 "Carence dans le traitement comptable des travaux en cours
achevs",
risque n 13 " Absence d'amortissements et de dprciations, montants
errons et absence d'ajustement des dprciations". Alors que les
amortissements concernent l'ensemble des autres immobilisations
corporelles, ce type de biens est rarement concern par des dprciations
contrairement aux biens constituant le parc immobilier.
Procdure sortie des biens immobiliss du patrimoine :
2 risques ont t identifis au niveau de cette procdure.
risque n 14 "Absence d'identification de la sortie des biens" ; ce risque
concerne le service gestionnaire. Il sagit de s'assurer que tous les biens
sortant sont connus de ce service et que leur sortie est enregistre au
niveau de linventaire physique tenu par les services gestionnaires.
risque n17 "Erreur dimputation et/ou de liquidation lors de l'enregistrement
de l'criture de cession et des critures connexes".
Dans le schma de principe, c'est le service charg du suivi des AIC ou la
DAF qui est en charge de cette opration. Il sagit de contrler que les
critures comptables relatives la sortie de biens sont compltes et exactes.
Les anomalies relatives ce type doprations sont encore trop
frquemment constates. Comme pour la procdure rception et
enregistrement des immobilisations , il convient de distinguer les sorties
titre onreux (oprations budgtaires) et les sorties titre gratuit (oprations
non budgtaires).

8
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

PROCDURE 1 : RCEPTION ET ENREGISTREMENT DES IMMOBILISATIONS

Risque 1 (Gestionnaire) : Carence dans la rception des immobilisations


RISQUE N 1
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire
Opration : Contrle de la rception des biens acquis titre gratuit ou onreux
Objectif :Totalit
Risque : Carence dans la rception des biens
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits

Absence de documentation ou Il sagit de la rception des autres immobilisations corporelles ou


carence dans sa diffusion, reues titre onreux ou gratuit (oprations non budgtaires :
Dfaut de formation, dons et legs, biens reus en affectation, mise disposition de
biens, changes) ou provenant de production en rgie :
Absence d'identification des
- reconnaissance physique des biens,
acteurs / acteurs incomptents
- contrle des actes juridiques.
(matriel technique),
Carence dans la mise en uvre Quelques exemples :
des contrles (bien non
conforme, dtrior). dons et legs : lacceptation des dons et legs est rgie par le
CGCT (art. L 2242-1 et s.) et le CGPPP (art. L 1121-4).
Lacceptation dun don ou legs doit faire lobjet dune
dlibration.

biens acquis par crdit-bail / Biens acquis avec clause de


rserve de proprit: Le bien est inscrit linventaire au moment
de la leve de loption (Cf guide des oprations patrimoniales).

transferts de biens entre collectivits :


Ces oprations prsentent des risques accrus. Ces oprations
donnent lieu la rdaction d'un PV contradictoire entre les deux
collectivits. L'article L 1321-1 du CGCT prcise que le procs-
verbal indique la consistance, la situation juridique, l'tat du bien
ainsi que l'valuation de la remise en tat ventuelle.
La mise disposition dans ce cadre peut s'effectuer en pleine
proprit dans certains cas (pour les mtropoles notamment, cf
article L 5217- 5 du CGCT).

biens de retour dans le cadre d'une DSP : La convention prvoit


un inventaire des biens dit de retour . Le contrle physique

9
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

des biens s'effectue partir de ce document.

vnement Documentation

Carence dans la rception des laboration et diffusion d'un guide de procdure dfinissant les
AIC : modalits de rception et de mise en service, les acteurs
absence de rception, concerns et les supports de formalisation.
rception incomplte,
rception non conforme. Diffusion :
du guide comptable et budgtaire des oprations
patrimoniales,
du guide des oprations d'inventaire
du guide organisationnel sur le processus patrimonial,
de lorganigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
supplants, les dlgations accordes, Il doit tre diffus
tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et
actualis en fonction des mouvements de personnel et
des changements d'affectation au sein de l'entit.
organigramme fonctionnel.
pour la rintgration de biens la fin d'une concession
publique damnagement, diffusion de la fiche prsente
sur le site collectivits locales.

Traabilit

Formalisation de la rception : attestation du service fait


sur la pice justificative (bon de livraison) ou sur tout
support appropri, de l'entre de l'immobilisation dans
l'inventaire physique (pour les entres titre gratuit :
dlibration ,convention, PV de mis disposition ou de
transfert).
Conservation de la liste des chantillons utiliss dans le
cadre du contrle de supervision a posteriori , ainsi que
des rsultats du contrle.
Conservation selon les cas, du bon de commande, du
bon de livraison, du march, de la convention, de la
dlibration.
Impacts Organisation (recommande)

Immobilisation non Formation du personnel, sensibilisation des


retrace dans gestionnaires au suivi de linventaire,
l'inventaire physique Mise en place d'un circuit de transmission de
Dpenses indues ou l'information de faon ce que la DAF soit a priori ou a
supplmentaires, posteriori destinataire ou puisse avoir connaissance de
toutes les dcisions2 relatives aux acquisitions et
Risque de fraude.

2 terme gnrique, les pices variant selon la typologie de l'acquisition.

10
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
cessions et notamment de celles comptabiliser par
oprations non budgtaires.
Exemple de bonne pratique : mettre en place un circuit de
validation interne des dlibrations . Pour qu'une dlibration
soit inscrite l'ordre du jour, elle doit avoir t au pralable vise
par la DAF ce qui lui permet d'avoir connaissance de toutes les
dlibrations.
Exemple de bonne pratique : Le logiciel doit tre scuris. Il doit,
par exemple, exiger l'attribution d'un numro d'inventaire avant
de procder au pr mandatement ou au mandatement dfinitif.
Exemple d'organisation : le gestionnaire conserve le bon de
livraison aprs rception, il reoit la facture et opre un
rapprochement entre le bon de commande, le bon de livraison et
la facture. Il formalise son visa et transmet les pices vises
son responsable.
Les mesures de contrle mettre en uvre :
Auto-contrle :
Contrle de la qualit et de la quantit des immobilisations
reues par rapprochement systmatique entre le bon de
commande, le bon de livraison et les immobilisations reues.
Contrle de la rception des biens reus titre gratuit (opration
non budgtaire) par rapprochement entre les biens reus et les
pices (dcision de mise disposition, dcision dacception de
dons et legs, PV de mise disposition ou de transfert,
dlibration et liste des biens transfrs).
Contrle de supervision a posteriori ou contemporain selon
l'organisation adopte en interne.
Contrle de supervision contemporain sur toutes les factures
afin d'attester la ralit du service fait ; ce contrle ralis par le
chef du service gestionnaire est formalis par son visa.
Contrle de supervision a posteriori
Le chef du service gestionnaire s'assure a posteriori partir d'un
chantillon de 30 biens maximum de la ralit du service fait ; il
s'assure que le bien a t reu, qu'il est conforme au bon de
commande.
La liste des chantillons est tablie sur la base des bons de
commande reus dans le trimestre. Il est possible de dfinir des
seuils par catgories de produits. Pour les biens reus par
opration non budgtaire, l'chantillon est ralis partir des
dcisions3 relatives ces entres.
Observation :
Une partie des risques lis l'acquisition titre d'onreux d'immobilisations est trait dans le RCI
Commande publique. http://www.collectivites-locales.gouv.fr/controle-interne

3 dcision dans ce cas est le terme gnrique. Les pices variant selon la typologie de l'acquisition.

11
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 2 (Gestionnaire) : Pices justificatives de l'entre du bien dans l'inventaire physique


inexistantes, incompltes ou invalides
RISQUE N 2
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire
Opration : Contrle de la rception des biens acquis titre gratuit ou onreux
Objectif :Justification
Risque : Pices justificatives de l'entre du bien dans l'inventaire physique inexistantes, incompltes ou
invalides (bon de livraison, PV de rception...)
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits

Absence de documentation ou Point d'attention : les frais accessoires


carence dans sa diffusion,
Les immobilisations sont comptabilises leur cot d'acquisition
Dfaut de formation,
augment des frais accessoires. Il s'agit des charges directement
Carence dans l'attribution des ou indirectement lies l'acquisition (droits de douanes, TVA non
tches ; aucun agent n'est rcuprable, frais de transport, d'installation et de montage
charg de s'assurer de la ncessaires la mise en tat d'utilisation du bien. Les frais
compltude et validit des d'tudes sont inclus dans le cot du bien au commencement des
pices justificatives d'entre travaux.
des biens dans l'inventaire, Les frais lis la formation sont considrs comme des frais
accessoires sils sont lis la mise en service du bien.
Carence dans la mise en
uvre des contrles Bonne pratique : laborer et diffuser aux services gestionnaires,
Les biens ne sont pas par direction ou service, une liste des biens constituant des
identifis par le service immobilisations sur la base des commandes habituellement
gestionnaire comme ralises.
immobilisations" .

vnement Documentation

Les pices justificatives de laboration et diffusion d'un guide de procdure dfinissant les
lentre du bien dans pices justificatives joindre l'appui de chaque immobilisation
linventaire physique sont (factures lies aux cots directement attribuables
inexistantes ou invalides. l'immobilisation, dlibration acceptant le don, acte d'affectation,
Les pices sont incompltes convention de mise disposition, PV de transfert...).
notamment si les pices
relatives aux frais accessoires Diffusion :
ne sont pas jointes. du guide comptable et budgtaire des oprations
patrimoniales,
du guide des oprations d'inventaire,
du guide organisationnel sur le processus
patrimonial.
de lorganigramme fonctionnel nominatif prcisant,
en tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
supplants, les dlgations accordes, Il doit tre

12
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
lentit et actualis en fonction des mouvements de
personnel et des changements d'affectation au sein
de l'entit. organigramme fonctionnel.
Traabilit :

Conservation du bon de commande, du bon de livraison,


du march, de la convention, dlibration ;

Certificat administratif tabli pour le comptable, bon de


rception tabli pour les entres par opration non
budgtaire ;

Conservation dune copie du bordereau de transmission


des pices au service charg du suivi des autres
immobilisations corporelles (et au service charg du
mandatement) dans le cas o les pices justificatives ne
sont pas conservs dans le service gestionnaire.
Impacts Organisation (recommande)

L'inventaire physique est Formation du personnel, sensibilisation des gestionnaires


erron, au suivi de linventaire.
Linventaire physique n'est pas
justifi, Pour les biens reus titre gratuit (opration non
budgtaire) : tablissement du certificat administratif 4 ou
d'un bon de rception reprenant les caractristiques du
bien. Le certificat ainsi que le bon de rception sont
numrots par exercice.

Les mesures de contrle mettre en uvre :

Auto-contrle :
Contrle de la prsence et de la qualit des pices justificatives, y
compris PV de rception dans les cas o le march le prvoit et
de leur cohrence avec les biens reus avant transmission au
service charg du suivi des autres immobilisations corporelles.
Pour les biens entrant titre gratuit (opration non budgtaire),
l'auto contrle s'effectue avec le certificat administratif ou le bon
de rception.

4 le certificat administratif pour le comptable pouvant tre tablit par le service gestionnaire l'entre du bien ou ultrieurement la
liquidation. Si le certificat administratif n'est pas tablit par le service gestionnaire, celui-ci rdige un bon de rception reprenant les
caractristiques du bien entrant.

13
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 3 (Gestionnaire) : Absence dtablissement du Procs verbal de mise en service


RISQUE N 3
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire
Opration : Contrle de l'intgration des travaux en cours achevs
Objectif :Justification
Risque : Absence d'tablissement de procs-verbal de rception ou de remise des biens
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits

Absence de documentation ou Les travaux en cours achevs concernent l'ensemble des travaux
carence dans sa diffusion, termins qui ont pour origine un march public ou une production
immobilise ralise dans le cadre de travaux en rgie .
Dfaut de formation,
Carence dans l'attribution des Si la dure des travaux est infrieure l'exercice comptable, la
tches, comptabilisation est effectue directement sur le compte
d'imputation dfinitive.
Carence dans la mise en
uvre des contrles L'intgration des travaux en cours imputs sur un compte 23 un
compte d'imputation dfinitive 21 (et exceptionnellement 203)
s'effectue au vu du procs-verbal de rception ou d'un document
en tenant lieu. Le procs verbal de rception ou remise des biens
est rdig par le service gestionnaire.

Le procs-verbal de rception est une pice justificative obligatoire pour le


paiement unique ou le solde d'un march (Dcret des PJ - rubrique 43.

Les amortissements ventuels ne sont comptabiliss qu' partir


du moment o limmobilisation a reu son imputation dfinitive au
compte 21.
vnement Documentation

Carence dans l'tablissement laboration et diffusion d'un guide de procdure,


des documents propres Diffusion :
permettre la comptabilisation
dfinitive des oprations du guide comptable et budgtaire des oprations
acheves. patrimoniales,
du guide des oprations d'inventaire,
du guide organisationnel sur le processus
patrimonial,
de lorganigramme fonctionnel nominatif prcisant,
en tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
lentit et actualis en fonction des mouvements de
personnel et des changements d'affectation au sein

14
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
de l'entit. organigramme fonctionnel.
Traabilit

Conservation de copies des procs-verbaux de rception


ou remise des biens ;

Conservation de la copie de ltat des oprations figurant


au compte dimmobilisation en cours (compte 23)
transmis par le service charg du suivi des AIC et
valid/annot par le service gestionnaire).
Impacts Organisation (recommande)

Absence dintgration des Formation du personnel, sensibilisation des gestionnaires


travaux en cours alors que au suivi de linventaire,
limmobilisation est Informer le service charg du suivi des AIC de lexistence
physiquement en service. du PV et lui en transmettre une copie.
Intgration tort de travaux en Les mesures de contrle mettre en uvre
cours.
Le bilan de ltablissement est Auto-contrle :
erron. Contrle du correct tablissement des procs-verbaux : prsence
Linventaire est erron. de lensemble des informations ncessaires la rception
Les amortissements ne sont (identification du bien, march concern, date de mise en service
pas calculs, ou sont calculs des immobilisations).
de faon incomplte ; le compte
de rsultat est fauss. Contrle de la transmission d'une copie du PV au service charg
du suivi des AIC dans des dlais permettant leur prise en comte
sur l'exercice appropri par le comptable.

Contrle mutuel :

Il est ralis conjointement par la DAF et le service gestionnaire

En labsence de mise en service, contrle de leffectivit du statut


dimmobilisation en cours pour les oprations identifies comme
telles par la DAF ; Ce contrle est ralis sur la base dun tat
arrt par le service charg du suivi des immobilisations ou la
DAF.

Ce contrle doit permettre de dtecter dventuelles


immobilisations dj en service mais nayant pas donn lieu
laboration et transmission du PV de rception.

Il est ralis semestriellement ou a minima une fois par an.

15
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 4 : Absence d'inscription au registre d'inventaire physique (gestionnaire)


RISQUE N4
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire
Opration :Inscription au registre de l'inventaire physique
Objectif : Ralit
Risque : Absence ou carence dans linscription au registre dinventaire physique
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits

Absence de documentation L'inventaire physique est le point d'entre. Aprs que les biens
et/ou carence dans sa aient t reus et vrifis (rapprochement bon de commande, bon
diffusion, de livraison, PV pour les biens transfrs ou mis disposition et
Dfaut de formation, ralit du bien reu), ils sont saisis dans linventaire physique. Un
numro d'inventaire physique leur est attribu. Concomitamment,
Carence dans l'attribution des les biens sont marqus par une tiquette ou un code barre.
tches,
Carence dans le support de La saisie dans l'inventaire physique doit tre ralise par un
l'inventaire physique, acteur diffrent de celui qui a rceptionn le bien. Selon
Carence dans le marquage l'organisation retenue, ce sera un agent de la DAF, ou d'un service
des biens, systme de ddi du service gestionnaire si l'agent qui alimente linventaire
marquage" dficient. physique appartient une cellule diffrente de celle qui procde
la rception.

Dans certains systmes d'information la saisie dans l'inventaire


physique entrane automatiquement l'alimentation de inventaire
comptable.
vnement Documentation :

Absence ou carence dans laboration et diffusion d'un guide de procdure


lenregistrement l'inventaire Il devra notamment formaliser le moment o est attribu le
physique : numro dinventaire comptable et l'acteur responsable.
Les biens ne sont pas
marqus, Diffusion de la documentation relative au systme de marquage,
Les biens ne sont pas inscrits le cas chant.
l'inventaire physique.
Traabilit

La traabilit est assure par linventaire physique et le systme


de marquage des biens (tiquettes avec numro ou code barre).

Conservation des tats de rapprochement DAF / service


gestionnaire annots lors de la ralisation du contrle mutuel.

16
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
Impacts Organisation (recommande)

Difficults de rapprochement Sparation des tches entre la personne qui rceptionne


avec l'inventaire comptable,
le bien et celle qui saisit dans linventaire physique.
Disparition de biens,
Formation du personnel, sensibilisation des gestionnaires
Inventaire comptable au suivi de linventaire,
incomplet,
Bilan et compte de rsultat
Disposer d'un systme de marquage efficace.
incomplets. Mise en place d'un circuit de transmission interne de
l'information de faon ce que la DAF soit a priori ou a
posteriori destinataire ou puisse avoir connaissance de
toutes les dcisions5 relatives aux acquisitions et cessions
et notamment celles comptabiliser par oprations non
budgtaires.

Les mesures de contrle mettre en uvre :


Auto contrle :
S'assurer du marquage des biens et de la correcte saisie des
informations sur le registre dinventaire physique.
Contrle mutuel :
Contrle mutuel ralis entre l'agent qui rceptionne le bien et
celui qui procde la saisie dans linventaire physique et attribue
le numro d'inventaire physique. Il s'agit de vrifier que tous les
biens reus ont t inscrits linventaire physique et marqus.
Le contrle peut tre ralis partir des bons de livraison reus
durant la priode contrle. Pour les biens entrs titre gratuit, le
contrle est ralis avec le certificat administratif ou le bon de
rception tabli par le service gestionnaire la rception du bien
ou les PV de transfert selon l'organisation retenue.
Observation :
L'attribution du numro dinventaire comptable est au centre de ce processus.
Toutes les immobilisations doivent tre identifies sous un numro d'inventaire unique quel que soit leur
mode d'acquisition ( titre onreux ou par opration non budgtaire).
Selon l'organisation adopte et les possibilits offertes par les systmes d'informations, l'attribution du
numro d'inventaire comptable s'effectuera des moments diffrents : au moment de l'engagement et de
l'dition du bon de commande, au moment de la rception du bien, au moment de la liquidation et du
mandatement au plus tard.
Pour les biens entrs titre gratuit (opration non budgtaire), le numro dinventaire comptable sera
attribu, selon l'organisation adopte, au moment de l'tablissement du certificat administratif, lequel est
rdig soit par le service gestionnaire qui rceptionne le bien, soit par le service charg du suivi des
AIC/DAF ultrieurement.

5 terme gnrique

17
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 5 (Gestionnaire) : les documents comptables et pices justificatives ne sont pas transmis
ou sont transmis avec retard au service charg du suivi des AIC
RISQUE N5
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Rception des immobilisations par le service gestionnaire
Opration : Transmission des documents comptables
Objectif :Totalit
Risque : Les documents comptables ne sont pas transmis ou sont transmis avec retard au service charg
du suivi des AIC
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits
Plusieurs organisations existent selon le type de collectivit et
Absence de documentation lorganisation interne retenue.
et/ou carence dans sa
Les services gestionnaires transmettent les documents
diffusion,
comptables et les pices justificatives au service (le plus souvent
Dfaut de formation, la DAF ou le service charg du suivi des AIC)6 qui procde
Carence dans l'attribution des l'enregistrement des AIC au registre d'inventaire comptable.
tches, Dans d'autres organisations, le service gestionnaire saisit lui-
mme le numro d'inventaire physique et le numro dinventaire
comptable.
Quelle que soit organisation retenue : quelques principes :
Le numro d'inventaire comptable doit rpondre des
prconisations prcises (voir Instructions budgtaires et
comptables, guide organisationnel sur le processus
patrimonial, guide des oprations d'inventaire
notamment).
Les numros d'inventaire physique et dinventaire
comptable peuvent tre diffrents pour des raisons de
granularit7 du suivi ou de suivi des biens par un logiciel
mtier .
En cas de pluralit de numros (numro d'inventaire
physique diffrent du numro d'inventaire comptable), il
est ncessaire de prvoir des tables de concordance et
de raliser priodiquement des contrles de cohrence.

En cas de ressaisie des numros dans le registre


d'inventaire comptable (logiciels non interfacs), des
contrles doivent tre mis en place afin de vrifier
priodiquement l'exactitude des saisies.

6Le service charg des autres immobilisations corporelles ( AIC) est, selon les organisations la DAF, une cellule de la DAF ou un
autre service spcialis.

7En fonction de la nature des biens concerns, un suivi agrg peut tre ralis au niveau de l'inventaire comptable et dtaill au
niveau de l'inventaire physique (cf guide des oprations d'inventaire).

18
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
vnement Documentation

Le gestionnaire ne transmet laboration et diffusion dun guide de procdure.


pas ou pas rgulirement au Diffusion :
service charg du suivi des de l 'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
autres immobilisations tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
corporelles les documents supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
ncessaires lenregistrement diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
des immobilisations au registre lentit et actualis en fonction des mouvements de
dinventaire comptable. personnel et des changements d'affectation au sein
de l'entit.
Ce risque est plus lev en cas
dacquisition titre gratuit ; du calendrier de transmission de l'information au service
labsence d'mission de charg du suivi des AIC si la transmission ne s'effectue
mandat entrane des omissions pas au fil de leau.
quant la transmission des du guide organisationnel sur le processus patrimonial.
informations.
Traabilit :

Conservation dune copie du bordereau de transmission des


pices au service charg du suivi des autres immobilisations
corporelles (et au service charg du mandatement) dans le cas o
les pices justificatives ne sont pas conservs dans le service
gestionnaire.
Impacts Organisation (recommande)

Absence de mise jour de Formation du personnel, sensibilisation des gestionnaires


linventaire comptable de au suivi de linventaire,
lensemble des entres
laboration et diffusion dun calendrier de transmission de
dimmobilisation
linformation au service charg du suivi des autres
(immobilisations acquises
immobilisations notamment pour les entres titre
titre onreux, titre gratuit ou
gratuit (opration non budgtaire).
produites par ltablissement).
Formalisation du circuit interne de transmission des
Dfaut de qualit comptable : informations patrimoniales pour les biens entrant par
les amortissements ne sont pas oprations non budgtaires.
fiables, le compte de rsultat
est impact.
Les mesures de contrle mettre en uvre :
Mauvaise qualit de
l'information financire : bilan, Auto-contrle :
compte-de rsultat et annexes
budgtaires. Sassurer de la transmission au service charg du suivi des AIC
des tats d'intgration des biens, de l'ensemble des pices
permettant d'tablir le contrle du bien (bon de livraison et/ ou
facture, bon de rception, PV de transfert, de mise disposition,
dlibration, certificat administratif du comptable sil est tablit,
etc ).

19
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 6 (Service charg du suivi des AIC) : absence ou carence d'identification des biens et
d'inscription au registre d'inventaire comptable
RISQUE N6 (particulirement sensible)
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le
service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptable
Objectif :Totalit
Risque : Absence ou carence d'identification des biens et d'inscription au registre dinventaire comptable
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits
Absence de documentation Le service charg du suivi des autres immobilisations corporelles
et/ou carence dans sa reoit du service gestionnaire les documents et pices pour
diffusion, inscription au registre dinventaire comptable. Cette tche porte
Dfaut de formation, sur les biens acquis titre onreux, par opration non budgtaire
ou produits par l'tablissement.
Carence dans l'attribution des
tches, Un numro d'inventaire comptable est attribu au bien.
Carence dans la transmission La gestion des numros dinventaire est au cur de la gestion de
des pices par le service l'inventaire.
gestionnaire, Le numro dinventaire est un identifiant numrique ou alpha
Carence dans l'inventaire numrique librement attribu par l'ordonnateur dans la limite de
physique. 25 caractres.
Un seul modle est rglementaire et compatible avec l'application
hlios : une fiche par bien et par type de compte.
Le numro d'inventaire doit tre attribu au plus tard au moment
de l'mission du mandat d'acquisition.
Le numro d'inventaire est rappel chaque mouvement
patrimonial affectant l'immobilisation (amortissements,
dprciations, sorties).
Le guide des oprations d'inventaire apporte toutes les prcisions
ncessaires notamment pour les biens de faible valeur, les biens
acquis par lot, les adjonctions

Problmatique des biens acquis par opration non budgtaire 8 :


Un certain nombre d'acquisitions : bien reu titre de dotation ou
d'apport, bien reu au titre d'une mise disposition dans le cadre
d'un transfert de comptences, immobilisation reue en
affectation, retour d'un bien mis en concession ou affermage, etc.
entrent dans le patrimoine par oprations non budgtaires.
En raison de l'absence d'mission d'un mandat et d'un flux
financier, une vigilance accrue est ncessaire. Une organisation
particulire doit tre mise en place afin d'attribuer un numro
d'inventaire et d'informer le comptable par certificat administratif

8 - Les acquisitions l' symbolique sont des oprations budgtaires.

20
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
de cette entre . Le comptable ne peut inscrire ces biens
l'tat de l'actif quau vu d'un certificat administratif accompagn
des pices justificatives ncessaires.
vnement Documentation
Absence ou carence dans laboration et diffusion d'un guide de procdure
l'enregistrement des AIC au Diffusion :
registre dinventaire
comptable : les immobilisations de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
ne sont pas recenses dans tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
linventaire comptable. supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
lentit et actualis en fonction des mouvements de
personnel et des changements d'affectation au sein
de l'entit ;
du calendrier de transmission de l'information au service
charg du suivi des AIC ;
des instructions budgtaires et comptables ;
du guide des oprations d'inventaire ;
du guide des oprations patrimoniales ;
du guide organisationnel sur le processus inventaire
des documents et pices justificatives relatives aux biens
enregistrer l'inventaire.
Traabilit
Chaque immobilisation contrle par la collectivit ou
l'tablissement indpendamment de leur statut juridique,
doit tre retrace sous un numro d'inventaire dtermin
par l'ordonnateur. A chaque bien correspond un numro
unique tout au long de la vie du bien. Ce numro est
rappel chaque mouvement patrimonial affectant le
bien.
Tenue du registre d'inventaire comptable.
Conservation des preuves des contrles oprs (listes et
tat de rapprochement annots).
Organisation (recommande)

Un numro dinventaire unique pour chaque


bien suppose la mise en place, en fonction de
lorganisation, dun suivi centralis de la numrotation.
Dans le cas o les logiciels mtiers utilisent dautres
numros , des tables de concordance doivent tre
mises en place. Dans la mesure du possible, il est
prfrable de prvoir des interfaces automatises.
Nommer un rfrent inventaire dans chaque direction
oprationnelle.

21
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Formation du personnel.

Impacts Les mesures de contrle mettre en uvre


L'inventaire comptable est Auto contrle
erron,
Contrle de lattribution du numro dinventaire par le service
Carence dans la piste d'audit, charg du suivi des autres immobilisations corporelles.
Le bilan est erron,
Contrle de la qualit des informations saisies (dsignation
Dfaut de qualit comptable : prcise du bien, localisation, numro dinventaire, modalits
les amortissements ne sont pas damortissement).
fiables, le compte de rsultat
est impact, En cas de ressaisie des donnes manant du service
gestionnaire, procder un contrle des donnes saisies avant
Les annexes budgtaires sont validation.
errones.
Contrle mutuel
Ce contrle concerne le service gestionnaire et le service charg
du suivi des AIC. Il s'agit partir de l'dition de la liste des
entres enregistres linventaire physique et de la liste de
celles inscrites linventaire comptable de dtecter les
discordances et de procder aux corrections ncessaires. Ce
contrle est a minima annuel, une priodicit trimestrielle est
toutefois recommande
Recommandation : Contrler que l'inventaire physique ne
comprenne pas des numros dinventaire sans biens rels.
Contrle mutuel avec le comptable :
A minima, une fois par an, procder un rapprochement entre
l'inventaire comptable et l'tat de l'actif du comptable. Ce contrle
peut tre effectu en mme temps que le contrle du risque 6. Il
permet galement de prparer la rdaction des annexes
budgtaires patrimoniales joindre au compte administratif.

Observation :
Dans le cas o l'alimentation du registre d'inventaire comptable est effectu directement par le service
gestionnaire, il est prconis de dsigner un service centralisateur qui peut tre la DAF qui s'assurera
de la correcte consolidation des donnes saisies par chaque service gestionnaire et de la constitution d'un
registre d'inventaire unique.

22
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
Risque 7 (Service charg du suivi des AIC) : valuation et inscription sur une base errone.
RISQUE N 7 (particulirement sensible)
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le
service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptable
Objectif : Exactitude
Risque : valuation et inscription sur une base errone
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits
Absence de documentation Les immobilisations sont comptabilises leur cot dacquisition
et/ou carence dans sa (prix dachat augment des frais accessoires). Les frais
diffusion, accessoires sont les charges directement ou indirectement lies
Dfaut de formation, lacquisition et la mise en tat dutilisation du bien. Il sagit des
droits de douane limportation, des frais de formation
Carence dans les points de ncessaires l'installation du bien ainsi que des frais de transport,
contrle. dinstallation et de montage ncessaires la mise en tat
dutilisation de limmobilisation.
Le guide des oprations d'inventaire, reprend l'avis du CNoCP du
18 octobre 2012 et prsente les mthodes d'valuation des biens
historiques et culturels, des biens acquis titre gratuit, des
immobilisations non comptabilises en raison de situations
particulires, en cas de transfert entre entits publiques.(Cf
annexe 7 notamment du guide).

vnement Documentation

valuation et inscription sur laboration et diffusion d'un guide de procdure


une base errone : les Diffusion :
immobilisations sont
enregistres pour un montant des instructions budgtaires et comptables,
inexact. de lavis CNoCP n 2012-7 du 18 octobre 2012 relatif aux
biens historiques et culturels,
du guide des oprations d'inventaire
de la circulaire INTB0200059C du 26 fvrier 2002,

Traabilit :
Documentation et conservation des modalits dvaluation
des immobilisations (fiche dvaluation ou tout autre
dispositif y compris informatique ou bureautique).
Conservation des preuves du contrle de supervision a
posteriori (listes annotes, tat de rapprochement).

23
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Impacts Organisation (recommande)


Inventaire erron, Formation du personnel
Bilan erron, Les mesures de contrle mettre en uvre :
Auto contrle
Calcul des amortissements
fauss. Contrle de la valorisation des biens acquis titre onreux leur
cot dacquisition : prix d'achat major de tous les cots
directement attribuables engags pour le bien en place ou en tat
de fonctionnement.

Contrle de la valorisation des biens acquis titre gratuit


(opration non budgtaire) leur valeur vnale (valeur actuelle) ou
pour les cas particuliers, selon les prcisions fournies notamment
dans le guide des oprations d'inventaire et les instructions
budgtaires et comptables.

Contrle de la valorisation des biens produits par ltablissement


leur cot de production, au vu des lments de suivi des travaux
raliss en rgie (cot des matires premires utilises et cot de
la main duvre). En cas de travaux raliss en rgie, la tenue
dune comptabilit analytique prcise est ncessaire afin de
dterminer le cot exact de production.

Contrle de supervision a posteriori

Le responsable du service charg du suivi des AIC ou de la DAF)


dite la liste des biens inscrits sur l'exercice en cours au registre
d'inventaire comptable et la liste des mandats mis dans lanne.
Sur un chantillon de 30 oprations au maximum, Il opre un
rapprochement entre le montant mandat et le montant inventori.
Le contrle est effectu en masse puis en cas d'cart, bien par
bien. Il est prconis d'effectuer ce contrle trimestriellement. La
priodicit peut tre adapte la volumtrie.

! Pour les biens acquis par des oprations non budgtaires, le


contrle vise s'assurer de la correcte valorisation des biens au
registre d'inventaire partir des dcisions (PV de transfert, des
procs-verbaux de mise disposition signs des deux parties, des
tats d'actif et de passif des biens mis disposition).

Un rapprochement peut galement tre effectu entre les biens


inscrits l'inventaire et les certificats administratifs tablis pour
informer le comptable s'ils ont dj t tablis. Ce contrle permet
de s'assurer que tous les certificats administratifs ont bien t
tablis.

Toute correction postrieure l'envoi des pices au comptable doit


lui tre notifie afin qu'il puisse en tenir compte.

24
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
Risque 8 (Service charg du suivi des AIC) : Erreur d'imputation.
RISQUE N8 (Particulirement sensible)
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le
service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptable
Objectif : Imputation
Risque : Erreur d'imputation
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits
Absence de documentation Il s'agit notamment de la problmatique concernant la distinction
et/ou carence dans sa entre les charges et les dpenses investissement*(Cf. Prcisions
diffusion, en infra) Seules les dpenses d'investissement sont recenses
l'inventaire.
Dfaut de formation,
L'annexe 1 de la circulaire INTB0200059C du 26 fvrier 2002
Carence dans les points de prcise que "le critre de classement des biens meubles entre la
contrle section d'investissement et la section de fonctionnement n'est pas
quantitatif mais technique. C'est la nature de l'opration qui est
considre et non son cot. Ainsi, sont des biens meubles
imputs la section d'investissement, quelle que soit leur valeur
unitaire :
- les biens numrs dans la nomenclature prsente en annexe
1;
- les biens meubles non mentionns dans cette nomenclature,
mais pouvant tre assimils par analogie un bien y figurant.
Lorsque le critre de la nature n'est pas oprant, la dpense est
classe en investissement en fonction de son montant : sont
viss les biens ne figurant pas dans la nomenclature et ne
pouvant pas tre assimils par analogie un bien y figurant. Bien
entendu, il doit s'agir de biens ne figurant pas explicitement parmi
les comptes de charges ou de stocks et revtant un caractre de
durabilit. Les biens meubles rpondant aux conditions ci-dessus,
dont le montant unitaire dpasse 500 TTC [ ...] ne peuvent tre
imputs en section d'investissement conformment larticle 47
de la loi de finances rectificative pour 1998, que s'ils figurent dans
la liste labore par chaque collectivit et ayant vocation
complter le contenu des rubriques de la liste rglementaire.
Cette liste locale doit faire l'objet d'une dlibration cadre
annuelle de l'assemble dlibrante. La dlibration cadre est
complte, le cas chant, en cours d'anne par dlibration
expresse."
Ce type de contrle a t dj ralis en amont l'occasion de la
prparation du budget et puis au niveau de l'engagement.

25
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

vnement Documentation
Erreur d'imputation : laboration et diffusion d'un guide de procdure
imputation sur un compte de Diffusion :
charges au lieu dun compte
dimmobilisation (ou linverse) des instructions budgtaires et comptables ;
=> le bien ne sera pas inscrit de la circulaire INTB0200059C du 26 fvrier 2002 et
tort linventaire comptable / le l'instruction n 02-028-M0 du 3 avril 2002relatives aux
bien sera inscrit tort rgles d'imputation des dpenses du secteur public local
linventaire comptable, applicables aux comptabilits M14, M51, M52, M1-M5-
imputation un mauvais M7, M6, M61 ;
compte d'immobilisation. de lavis CNoCP n 2012-7 du 18 octobre 2012 relatif aux
biens historiques et culturels ;
du guide des oprations d'inventaire ;
des documents relatifs aux biens enregistrer (factures,
pour les biens entrant titre gratuit : dlibrations, actes,
conventions, certificats administratifs) ;
du rglement budgtaire de la collectivit ou dlibration
fixant les seuils de comptabilisation en investissement
des biens intrieurs 500 ;
de la liste par service, des biens habituellement acquis
constituant des charges ou des investissements.

Traabilit

Conservation des factures, mandats permettant de


justifier l'inscription en immobilisation (le cas chant, cet
archivage est ralis de faon dmatrialise dans
l'application informatique)
Visa formalis du chef de service de la DAF ou d'une
personne habilite validant le flux ou le bordereau.
Conservation de la liste des chantillons utiliss dans le
cadre du contrle de supervision a posteriori et des
rsultats du contrle.

Impacts Organisation (recommande)


Linventaire est erron,
ventuellement faire dlibrer l'assemble dlibrante sur
Le bilan est erron, les seuils relatifs la comptabilisation en investissement
des biens infrieurs 500 .
Le compte de rsultat est Formation du personnel.
erron,
Les mesures de contrle mettre en uvre
Le calcul des amortissements
Auto contrle
est fauss.
Contrle chaque enregistrement, de la correcte distinction entre
immobilisations et charges (investissement et fonctionnement) et

26
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
de la correcte imputation.

Contrle de supervision a posteriori

Chaque trimestre, le chef du service dite la liste des biens entrs


dans le registre d'inventaire comptable et contrle l'exactitude de
l'imputation comptable d'un chantillon de 30 oprations.

Le contrle de l'imputation est ralis par rapport lengagement,


aux mandats, aux certificats administratifs et aux pices
justificatives.

* Prcisions :
Les biens meubles inscrits dans l'annexe 1 pr-cite et dont la valeur unitaire est suprieure 500 sont
considrs comme des dpenses d'investissement. Ceux qui sont infrieurs 500 ne peuvent tre
imputs en section d'investissement qu condition qu'ils figurent sur une liste dresse par chaque
collectivit ; cette liste est approuve dans le cadre d'une dlibration.
Distinction entre charges et immobilisation s
Les dpenses dentretien et de rparation constituent des charges. Ainsi, le simple remplacement dun
lment indispensable au fonctionnement dun bien ne doit pas entraner limmobilisation de la dpense,
quel quen soit le montant, partir du moment o cette opration na eu pour effet que de maintenir
(entretien) ou de remettre (rparation) le bien en tat de marche sans entraner une augmentation de sa
valeur relle ou de sa dure de vie.
A linverse, constitue une immobilisation, toute dpense damlioration qui a pour effet, soit daugmenter la
valeur et/ou la dure de vie du bien, soit, sans augmenter cette dure de vie, de permettre une diminution
des cots dutilisation ou une production suprieure. Les amliorations peuvent provenir, soit du
remplacement dun lment usag par un lment neuf, soit de la transformation dun lment existant pour
le perfectionner. Ainsi, le remplacement dune chaudire par une autre plus moderne constitue une dpense
damlioration. De mme, le remplacement de lunit centrale dun ordinateur prolonge la dure dutilisation
du bien et constitue une dpense damlioration.

27
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 9 (Service AIC) : Absence de transmission au comptable des documents.


RISQUE N9 (particulirement sensible)
Procdure :Rception et enregistrement des immobilisations (acquises titre gratuit ou onreux)
Tche : Enregistrement des biens reus titre onreux ou gratuit au registre dinventaire comptable par le
service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement des biens au registre dinventaire comptable
Objectif : Totalit
Risque : Absence de transmission au comptable des certificats administratifs ou du flux
Indigo Inventaire relatifs aux immobilisations acquises, reues ou intgres
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits
Carence dans la L'ordonnateur doit obligatoirement transmettre les informations
documentation et/ou sa patrimoniales relatives aux entres (et sorties d'immobilisations)
diffusion, son comptable public.
Carence dans la formation, Cette transmission s'effectue :
Carence dans les points de par voie informatique pour l'ensemble des oprations de
contrle, nature budgtaire en respectant les caractristiques
techniques du protocole INDIGO INVENTAIRE,
Carence dans l'attribution des
tches, par certificats administratifs pour les oprations non
Carence dans l'tablissement budgtaires. Il est prconis de numroter ceux-ci dans
du flux Indigo Inventaire. une ou des sries ininterrompues par service et par
exercice.
La transmission des informations patrimoniales (voie informatique
- certificats administratifs) s'opre soit au fil de l'eau au moment
du mandatement soit priodiquement selon un calendrier dfinir
conjointement entre l'ordonnateur et le comptable. Dans tous les
cas, il faut transmettre un flux inventaire pour complter les fiches
de leur catgorie d'inventaire et des caractristiques qui leur sont
lies.
Il est vivement conseill de prvoir des changes infra-annuels
entre l'ordonnateur et le comptable pour le flux Indigo Inventaire et
les certificats administratifs (oprations non budgtaires).

vnement Documentation
Les documents, les pices laboration et diffusion dun guide de procdure.
comptables et le flux Indigo
Inventaire ne sont pas transmis Diffusion :
au comptable. Le risque est des instructions budgtaires et comptables,
plus lev concernant les biens de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
acquis titre gratuit (oprations tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
non budgtaires) du fait de supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
l'absence de mouvement de diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
fonds et de flux. lentit et actualis en fonction des mouvements de
personnel et des changements d'affectation au sein

28
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
de l'entit,
du guide comptable et budgtaire des oprations
patrimoniales,
du guide organisationnel sur le processus patrimonial,
du guide des oprations dinventaire (partie 4
notamment),
du calendrier de transmission au comptable des certificats
administratifs, pices justificatives et flux Indigo
Inventaire.

Traabilit
Conservation du visa formalis du chef de service au
moment de la transmission du flux ;
Conservation des rapprochements effectus entre les
dcisions9 et les certificats administratifs ;
Conservation des doubles des certificats administratifs et
des bordereaux de transmission des certificats
administratifs signs par le chef du service ;
Conservation de la liste des chantillons utiliss et des
des rsultats des contrles de supervision a posteriori.
Impacts Organisation (recommande)
Absence de rgularisation des Mise en place dune organisation conjointe,
immobilisations en-cours, ordonnateur/comptable afin de formaliser le circuit
Absence dintgration des dinformation pour les biens acquis par opration non
immobilisations en-cours en budgtaire.
compte dimmobilisation Mise en place d'un calendrier de transmission infra
dfinitif, annuelle du flux Indigo inventaire et des certificats
Bilan et tat de lactif administratifs.
incomplets ou errons, Mise en place d'un circuit de transmission interne de
l'information de faon ce que la DAF, soit a priori ou a
Annexes budgtaires non posteriori, destinataire ou puisse avoir connaissance de
fiables. toutes les dcisions10 relatives aux acquisitions et
cessions notamment de celles comptabiliser par
oprations non budgtaires.

Les certificats administratifs sont numrots dans une srie


continue par anne afin de constater facilement si un
certificat fait dfaut.
Les mesures de contrle mettre en uvre :
Il est ncessaire d'oprer une distinction entre les acquisitions

9terme gnrique
10 terme gnrique

29
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

titre onreux et celles par opration non budgtaire


Auto contrle
Contrle de la transmission effective des flux Indigo Inventaire et
des certificats administratifs selon la priodicit dfinie avec le
comptable
Contrle avant la validation du flux indigo inventaire de la
transmission de l'ensemble des informations patrimoniales
relatives aux mouvements enregistrs sur les immobilisations.
Auto contrle ou contrle mutuel selon l'organisation :
Pour les collectivits o l'ensemble des projets de dcisions ou
dcisions11 sont transmises a priori ou a posteriori la DAF ou
sont centralises au niveau de la DAF : un contrle est effectu
ce niveau afin de vrifier que les entres de biens ne donnant pas
lieu mouvement de fonds (oprations non budgtaires) sont
transmises au comptable par certificat administratif.
Dans le cas d'une autre organisation, un contrle de
rapprochement est effectu par le service charg de la
centralisation des dcisions (service juridique, secrtariat
gnral) et le service charg du suivi des AIC afin de s'assurer
que toutes les dcisions12 relatives aux acquisitions par
oprations non budgtaires ont t transmises au service charg
du suivi des AIC, enregistres l'inventaire comptable et ont
donnes lieu un certificat administratif transmis au comptable.
Contrle de supervision contemporain
Ce contrle s'effectue au moment de la validation du flux et porte
sur l'exhaustivit et la qualit des informations contenues dans le
flux Indigo Inventaire.

Contrle de supervision a posteriori


Pour les biens donnant lieu un enregistrement par opration non
budgtaire, il convient de s'assurer du respect de la procdure
d'information du comptable mise en place.
Dresser une liste des biens partir des dcisions13. A partir d'un
chantillon de 30 oprations, contrler que le certificat
administratif a t tabli et transmis au comptable. La priodicit
du contrle est fixer en fonction de la volumtrie (a minima
annuelle).
Ce contrle de supervision a posteriori peut tre ralis en partie
concomitamment avec le contrle du risque 7.

11 terme gnrique
12 terme gnrique
13 terme gnrique

30
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

PROCDURE 2 : INVENTAIRE
Risque 10 (Service Gestionnaire) : Absence d'existence physique des biens figurant
linventaire physique
RISQUE N10
Procdure : Inventaire
Tche :Inventaire physique par le gestionnaire
Opration : Contrle de la reconnaissance physique des biens
Objectif : Ralit
Risque : Absence d'existence physique des biens figurant linventaire physique
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits
Carence dans la formation, L'ordonnateur est responsable de la tenue de l'inventaire
physique. Priodiquement, et a minima une fois par an, les
Carence dans la services gestionnaires (ou le service charg du suivi des
documentation et/ou dans sa immobilisations procdent la reconnaissance physique et au
diffusion, comptage des biens. Pour des raisons de volumtrie cet
Carence dans les points de inventaire peut faire l'objet d'un calendrier pluriannuel dfini en
contrle, fonction des montants et des risques.

Absence d'acteurs dsigns,


Carence dans la tenue de
l'inventaire physique, absence
ou marquage dficient.

vnement Documentation
Absence d'existence physique laboration et diffusion d'un guide de procdure
de biens inscrits linventaire Diffusion :
physique.
de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
lentit et actualis en fonction des mouvements de
personnel et des changements d'affectation au sein
de l'entit ;
du plan pluriannuel dinventaire physique et du calendrier
associ, le cas chant.
Traabilit

Conservation du document de cadrage relatif au


primtre de recensement annuel des autres
immobilisations corporelles au sein de ltablissement (ce

31
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

document doit tre formalis) ;


Inventaire tabli et actualis lors de chaque recensement
physique des immobilisations corporelles contrles avec
conservation des pointages ;
Traabilit des pices justifiant les biens enregistrs
linventaire ;
Conservation des rapprochements effectus (vhicules /
contrats dassurance, par exemple).

Impacts Organisation (recommande)


L'inventaire physique est
Disposer d'un systme de marquage des biens efficace et
erron,
scuris (code barre ) et s'assurer de son respect.
L'inventaire comptable n'est
pas fiable Les mesures de contrle mettre en uvre :
Le bilan est erron, Auto-contrle

L'tat de l'actif est erron, Mise en place d'un contrle physique des biens (selon un
calendrier et des priorits dfinir par la collectivit).
Fraude.

32
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
Risque 11 (Service charge du suivi des AIC) : Enregistrement de linventaire physique en
comptabilit auxiliaire
RISQUE N11 (particulirement sensible)
Procdure : Inventaire
Tche : Inventaire des biens par le service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement de linventaire physique en comptabilit auxiliaire
Objectif : Totalit
Risque : Le registre dinventaire comptable n'est pas mis jour
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant : Gnralits :
Carence dans la formation, la La granularit de linventaire physique et de linventaire
documentation et/ou sa diffusion comptable pouvant tre diffrente, il importe d'laborer et de
diffuser une mthode d'ajustement entre les deux types de
Absence d'inventaire physique, documents.
Absence / carence dans la Ces inventaires pouvant faire l'objet de saisies des moments
ralisation de linventaire diffrents et par des acteurs diffrents, un rapprochement
physique par le gestionnaire, priodique permet de s'assurer de leur cohrence.
Absence de transmission de Certains logiciels gnrent automatique une mise jour du
linventaire physique au service registre d'inventaire comptable lors de la saisie dans linventaire
charg du suivi des AIC, physique.
Absence / carence dans
l'exploitation de l'inventaire
physique par le service charg
du suivi des AIC.

vnement Documentation
Le registre d'inventaire laboration et diffusion d'un guide de procdure ;
comptable n'est pas
Diffusion de l'organigramme fonctionnel nominatif
actualis.
prcisant, en tant que de besoin, les tches, les
Linventaire physique et titulaires, les supplants, les dlgations
l'inventaire comptable ne sont accordes, Il doit tre diffus tous les acteurs,
pas ajusts. internes et extrieurs lentit et actualis en
fonction des mouvements de personnel et des
changements d'affectation au sein de l'entit.
Traabilit
Conservation des pices justifiant la mise jour du registre
dinventaire comptable (inventaire physique, tat de
rapprochement).

33
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Impacts Organisation (recommande)


L'inventaire comptable est Les mesures de contrle mettre en uvre :
erron, Contrle mutuel :
L'tat de l'actif n'est pas fiable,
Contrle priodique (a minima annuel) de rapprochement entre
l'inventaire physique tenu par les services gestionnaires et le
Le calcul des amortissements est registre d'inventaire comptable tenu par le service charg des
fauss, AIC.
Mauvaise information des tiers. Le service charg du suivi des AIC peut croiser les donnes
manant du service gestionnaire avec des lments externes
dont il dispose : polices d'assurances, factures de fluides,
contrats d'entretien
Contrle mutuel avec le comptable : ce contrle raliser a
minima annuellement, en fin d'exercice consiste en un
rapprochement entre linventaire comptable et l'tat de l'actif du
comptable afin didentifier les diffrences. Ce contrle servira de
travaux prparatoires la rdaction des annexes budgtaires
relatives au patrimoine joindre au compte administratif.
Ce contrle peut tre ralis en mme temps que les contrles
mutuels avec le comptable prvus aux risques 6 et 16.

34
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
Risque 12 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans le traitement comptable des
travaux en cours achevs
RISQUE N12 (particulirement sensible)
Procdure : Inventaire
Tche :Traitement comptable des travaux en cours achevs et des avances sur immobilisations
Opration : Intgration des travaux achevs, enregistrement en comptabilit auxiliaire
Objectif : Totalit
Risque : Carence dans le traitement comptable des travaux en cours achevs
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant : Gnralits :
Carence dans la formation, Lorsque l'immobilisation est termine et mise en service, les
dpenses comptabilises au compte 23X sont vires au compte
Carence dans la documentation d'imputation dfinitive 21X par une opration non budgtaire,
et/ou dans sa diffusion sans mission de mandat ou titre. Cette opration est justifie
Absence de transmission de par un certificat administratif tabli par l'ordonnateur indiquant
l'information par le service le bien concern, la date de mise en service, le numro
gestionnaire, dinventaire du bien.
Le numro d'inventaire du bien est identique celui qui avait
t attribu au moment des travaux en cours.
Le comptable procdera l'intgration des travaux en cours au
vu du certificat administratif.14
Depuis novembre 2014, une volution du protocole Indigo
Inventaire permet de grer par flux les intgrations.

vnement Documentation :
Carence dans le traitement laboration et diffusion d'un guide de procdure.
comptable des travaux en cours Diffusion :
achevs : les comptes 237, 238
(avances) ne sont pas solds, de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant,
Les immobilisations en service ne en tant que de besoin, les tches, les titulaires,
sont pas enregistres sur les les supplants, les dlgations accordes, Il doit
comptes d'imputations dfinitives. tre diffus tous les acteurs, internes et
extrieurs lentit et actualis en fonction des
mouvements de personnel et des changements
daffectation au sein de l'entit ;
du guide organisationnel sur le processus patrimonial ;
du guide comptable et budgtairee des oprations
patrimoniales ;
des instructions budgtaires et comptables ;
du guide des oprations dinventaire ;
de l'inventaire physique ;
des documents relatifs la mise en service de

14 A compter de novembre 2014, il existe un flux Indigo Inventaire pour ce type d'opration.

35
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

l'immobilisation (PV de mise en service, rception) ;


de la liste des CCA reue du comptable.
Traabilit :
Conservation de la liste des chantillons utiliss dans le cadre
du contrle de supervision a posteriori et les constats oprs.

Impacts : Organisation (recommande)


L'inventaire comptable est erron, Former et sensibiliser le personnel (technique
notamment) l'importance de l'intgration des travaux
Le bilan est erron,
achevs.
Les amortissements ne sont pas
fiables, Se rapprocher du comptable afin de disposer du listing
La valeur du bien est inexacte ; des contrles comptables automatiss (CCA) ou des
tous les travaux effectus sur le restitutions labores partir des CCA.
bien n'ont pas t rattachs. Au Dfinition des CCA : il s'agit d'un tat issu de
moment de la sortie du bien, la lapplication Hlios comportant 75 contrleurs signalant
valeur nette comptable sera des anomalies comptables potentielles ou des alertes.
inexacte.
Le CCA 10.01 contrle l'apurement des
immobilisations en cours : il signale les fiches
inventaire (qu'elles soient provisoires ou dfinitives)
des comptes 231 et 232 (et 236 en M52 et M71) qui
n'ont fait l'objet d'aucun mouvement depuis plus de 2
ans.
Le CCA 10.02 contrle l'apurement des frais
d'tudes et d'insertion : il signale les fiches inventaire
(qu'elles soient provisoires ou dfinitives) des
comptes 2031 et 2033 (ou 203 pour les
nomenclatures o le compte 203 n'est pas
subdivis) qui n'ont fait l'objet d'aucun mouvement (y
compris d'amortissement) depuis plus de 2 ans.
Les mesures de contrle mettre en uvre
Auto contrle
A partir dinformations transmises par le service gestionnaire,
contrle de rapprochement entre les documents d'intgration
des travaux en cours, les procs-verbaux de rception et les
fiches de suivi des marchs.
Contrle de supervision a posteriori
Le contrle ralis par le chef du service charg du suivi des
AIC partir de la liste des travaux comptabiliss au compte 23
transmise par la DAF, le cas chant. Il s'agit de vrifier, sur un
chantillon de 30 oprations, si les travaux sont achevs ou
non et si les biens sont effectivement mis en service. Dans
l'affirmative, il convient de vrifier quun certificat administratif a
t rdig (ventuellement un flux tabli).
Le contrle peut galement tre ralis partir d'une liste
extraite des CCA d'Hlios fournie par le comptable.

36
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

Risque 13 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'amortissements et de dprciations ;


montants errons, non ajusts.
RISQUE N13 (particulirement sensible)
Procdure : Inventaire
Tche : Dtermination des amortissements et dprciations des immobilisations inventories par le
service charg du suivi des AIC ;
Opration : valuation des amortissements et dprciations
Objectif : Exactitude
Risque : Absence damortissements et dprciations ; montants errons / non ajusts
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits
Carence dans la formation, La rglementation relative aux amortissements diffre selon les
instructions budgtaires, Il convient donc de se reporter ces
Carence dans la dernires. Contrairement aux biens relevant du parc immobilier,
documentation et/ou dans sa les AIC sont toujours amortissables.
diffusion,
Les dprciations sont exceptionnelles concernant les AIC ;
Absence d'acteurs dsigns, exemple : sur-utilisation importante d'une machine par rapport
Carence dans l'inventaire, sa dure damortissement, changement technologique rendant un
quipement obsolte.
Carence dans les travaux
danalyse et dvaluation des Cette tche est ralise par le service charg du suivi des AIC, la
biens immobiliers pouvant DAF. Elle peut aussi tre confie aux services gestionnaires avec
conduire la constatation de validation par la DAF, selon les organisations retenues.
dprciations.

vnement Documentation
Absence damortissements ou laboration et diffusion d'un guide de procdure
de dprciations des biens Diffusion :
immobiliss ; amortissements
ou dprciations errons : de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
la dure d'amortissement tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
n'est pas homogne avec supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
celle pratique pour des diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
biens similaires, la dure lentit et actualis en fonction des mouvements de
d'amortissement ne personnel et des changements d'affectation au
correspond pas la dure sein de l'entit ; de l'organigramme fonctionnel ;
de vie du bien.
des instructions budgtaires et comptables ;
les dprciations ne sont du guide comptable et budgtaire des oprations
pas ajustes, les patrimoniales ;
dprciations devenues
sans objet ne sont pas du guide des oprations d'inventaire ;
reprises. dlibration relative la dure d'amortissement des
biens ;
dlibration, dcision relative aux dprciations ;

37
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

inventaire comptable.
Traabilit
Tableaux des amortissements et documents lis leur
liquidation (par catgorie dimmobilisations et par
immobilisation) ;
Tableaux et autres documents prcisant les motifs de la
dprciation et les calculs de son estimation (par
catgorie dimmobilisations et par immobilisation) ;
Conservation des preuves du contrle de supervision a
posteriori. Archivage des preuves du contrle de
supervision a posteriori.

Impacts Organisation (recommande)

L'inventaire est erron, Sensibiliser et former le personnel sur ces


problmatiques,
Le bilan est erron,
ventuellement, crer un comit des risques associant le
Le compte de rsultat est comptable charg d'valuer les dprciations
erron, ventuelles15

L'tat de l'actif est erron, Les mesures de contrle mettre en uvre

Les amortissements ne sont Les amortissements


pas fiables, Auto contrle :

La valeur du bien n'est pas S'assurer que les dures damortissement saisies dans le
exacte ce qui peut gnrer des systme d'information sont conformes la dlibration et que les
diffrences au moment de la calculs de liquidation des amortissements sont exacts. Ce
sortie du bien (calcul du contrle doit notamment permettre de s'assurer du correct
montant de la plus-value ou paramtrage du systme d'information (SI) calculant les
moins-value). amortissements et de leur conformit avec la dlibration et la
rglementation.

Contrle de supervision a posteriori


A partir d'un chantillon maximum de 30 biens acquis durant
l'exercice, vrifier la cohrence entre la dure d'amortissement
inscrite dans le systme d'information et la dlibration.

Les dprciations

Contrle mutuel : Mise en uvre annuellement de lanalyse des


autres immobilisations corporelles en vue den apprcier la qualit
et de constater, ventuellement, des dprciations. Ce contrle
consiste adresser aux services gestionnaires une demande
danalyse sur la qualit des biens (dans le primtre dcid au
sein de la collectivit), en vue didentifier ceux sur lesquels une
dprciation doit tre constate.

15 Ce comit sera charg de l'valuation des risques et dprciation de manire gnrale.

38
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
PROCDURE 3 : SORTIE DES BIENS IMMOBILISS DU PATRIMOINE
Risque 14 (Service gestionnaire) : Absence d'identification de la sortie de biens par le service
gestionnaire
RISQUE N 14 (particulirement sensible)
Procdure : Sortie des biens immobiliss du patrimoine
Tche : valuation de la sortie du bien par le gestionnaire
Opration : Contrle de la sortie des immobilisations
Objectif : Totalit
Risque : Absence d'identification de la sortie de biens par le service gestionnaire
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteurs dclenchant Gnralits

Carence dans la formation, Chaque sortie de bien donne lieu la rdaction d'une dcision, au
sens gnrique du terme. Cette dcision, selon la typologie de la
Carence dans la documentation sortie peut tre une dlibration, une dcision16, un PV de
et/ou dans sa diffusion, transfert, un certificat administratif...).
Absence d'acteurs dsigns,
Les immobilisations font lobjet de
Carence dans l'inventaire, sorties titre onreux (cession, cession paiement diffr,
Carence dans le marquage des immobilisation sinistre avec versement dune indemnit
biens, dassurance,). Ces sorties s'effectuent par oprations
budgtaires.
Absence de dcision de mise
la rforme par l'organe et/ou le de sorties par opration non budgtaire (rforme17, affectation,
service comptent. concession, mise disposition dans le cadre ou hors transfert de
comptences).
Ce type de sortie doit faire l'objet d'une vigilance accrue.
L'information relative aux sorties par oprations non budgtaires
est justifie par un certificat administratif.

Les vritables cessions titre gratuit ou l' symbolique sont


considres comme des subventions. Ce sont des oprations
budgtaires.

Il est ncessaire d'apurer rgulirement l'inventaire physique des


biens devenus inutilisables ou disparus. En cas d'opration
importante de renouvellement de biens (parc informatique,
mobilier), il faut se poser la question de la sortie des biens
remplacs.

L'inventaire physique doit tre rgulirement actualis des biens


sortis.

16 l'article L 2122-22 du CGCT prvoit que sur dlgation de l'assemble dlibrante, le maire peut accepter les dons et legs non
grevs de conditions ou charge, dcider de lalination de biens mobiliers jusqu' 4600 . Cet article s'applique galement aux EPCI
(article L 5211 - 2 du CGCT).
17 En M4, la rforme d'un bien est une opration budgtaire.

39
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Ne pas r-utiliser un numro d'inventaire d'un bien sorti pour une


nouvelle acquisition.

vnement Documentation

Les biens vendus, disparus et laboration et diffusion d'un guide de procdure.


obsoltes ne sont pas
identifis et ne sont pas sortis Diffusion :
de l'inventaire physique. de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
lentit et actualis en fonction des mouvements de
personnel et des changements d'affectation au
sein de l'entit ;
des instructions budgtaires et comptables ;
de l'inventaire physique ;
du guide des oprations d'inventaire.
Traabilit
Archivage et conservation des pices justificatives des sorties de
biens, lappui de linventaire physique.

Conservation des preuves du contrle de supervision a


posteriori et du rsultat.

Impacts Organisation (recommande)


Absence denclenchement de la
procdure dinformation du Sensibiliser les services gestionnaires la ncessit de
service charg du suivi des procder rgulirement aux sorties des immobilisations
autres immobilisations obsoltes ; de constater les sorties dimmobilisations
corporelles, perdues, dtruites.
Mettre en place un circuit d'information service
Bilan erron, gestionnaire <=> service charg du suivi des AIC / DAF
afin que :
Inventaire erron,
- le service gestionnaire soit inform des sorties de biens
par oprations non budgtaires (transmission ou accs
tat de lactif erron,
aux dcisions18),
Sur-amortissement ventuel. - le service charg des AIC ou la DAF soit inform des
biens dtruits, disparus, inutilisables.

Mesures de contrle mettre en uvre


Auto contrle :

18 terme gnrique

40
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
Sassurer que linventaire physique a bien t actualis de toutes
les sorties de biens titre onreux ou par oprations non
budgtaires partir des pices justificatives reues par le service
gestionnaire (actes de cession, dcisions de mise au rebut,
dlibrations).

Contrle de supervision a posteriori :

Le chef du service gestionnaire contrle que les sorties physiques


de biens quel quen soit le motif, ont t enregistres dans
linventaire physique. Le contrle porte sur un chantillon de 30
oprations au maximum.

A partir de la liste des dcisions19 relatives aux sorties de biens,


chaque trimestre, le chef du service gestionnaire s'assure que ces
sorties ont t enregistres dans l'inventaire physique.

19 terme gnrique

41
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 15 (Service gestionnaire) : Absence de transmission de l'information relative la sortie


des biens par le service gestionnaire
RISQUE N 15
Procdure : Sortie des biens immobiliss du patrimoine
Tche : valuation de la sortie du bien par le gestionnaire
Opration : Transmission de l'information relative la sortie des biens au service charg du suivi des AIC
Objectif : Totalit
Risque : Absence de transmission de l'information relative la sortie des biens au service charg du suivi
des AIC
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteur dclenchant Gnralits
Une fois enregistres l'inventaire physique, les sorties de biens
Carence dans la formation, doivent tre enregistres linventaire comptable afin que ce
dernier soit mis jour.
Carence dans la documentation Le service gestionnaire informe et transmet au service charg du
et/ou dans sa diffusion, suivi des AIC les pices et documents ncessaires la mise
Absence d'acteurs dsigns, jour de linventaire comptable.

vnement Documentation

Absence de transmission de laboration et diffusion dun guide de procdure.


linformation relative aux sorties
de biens au service charg du Diffusion de lorganigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
suivi des AIC. tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
supplants, les dlgations accordes, Il doit tre diffus
tous les acteurs, internes et extrieurs lentit et
actualis en fonction des mouvements de personnel et
des changements d'affectation au sein de l'entit .

Traabilit
Archivage et conservation des dcisions relatives aux sorties de
biens, lappui de linventaire physique.

Impacts Organisation (recommande)


Formalisation du circuit interne de transmission des informations
Linventaire comptable n'est pas patrimoniales pour les biens entrant par oprations non
actualis, budgtaires.
Mesures de contrle interne mettre en uvre
Le bilan est erron,
Auto contrle :
L'tat de l'actif est erron, S'assurer de la transmission au service charg du suivi des AIC
des pices justifiant la sortie de chaque bien.
Consquences ventuelles sur Contrle mutuel :
les amortissements.
1) Rapprochement priodique (a minima annuel) entre le service
gestionnaire et le service charg du suivi des autres

42
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
immobilisations corporelles, partir de la liste des pices
justificatives, dcisions20.Ce contrle peut tre remplac,
lapprciation de lordonnateur, par un contrle de supervision
contemporain.
et
2) Contrle de rapprochement entre linventaire N-1 et linventaire
N afin de :
dtecter par catgorie dimmobilisation (mobilier, matriel
informatique), labsence ou le faible nombre de sorties ;
sassurer de la cohrence entre le nombre de sorties et
la dure de vie probable des immobilisations ;
identifier les changements inattendus ou labsence de
changements attendus.

20 terme gnrique

43
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 16 (Service charge du suivi des AIC) : Absence d'enregistrement de la sortie du bien
au registre d'inventaire comptable
RISQUE N 16
Procdure : Sortie des biens immobiliss du patrimoine
Tche : Sortie des biens par le service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement de la sortie des biens au registre d'inventaire comptable
Objectif : Ralit
Risque : Absence d'enregistrement de la sortie au registre dinventaire comptable
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteur dclenchant Gnralits
Carence dans la formation, La mise jour rgulire de linventaire comptable est une
obligation qui incombe aux ordonnateurs. Toute sortie
Carence dans la documentation dimmobilisation doit tre constate au registre d'inventaire
et/ou dans sa diffusion, comptable tenu par l'ordonnateur.
Absence d'acteurs dsigns, Le numro d'inventaire de l'immobilisation sortie ne devra pas
Carence dans le suivi de tre r-utilis ultrieurement pour un autre bien.
l'inventaire, Les sorties de l'actif de la collectivit donnent lieu la rdaction
Carence dans l'information ; le de diffrents documents selon la typologie de sortie ; il peut s'agir
service charg du suivi des AIC de dlibrations, dcisions, de procs-verbaux, de certificats
n'est pas inform des biens administratifs. Ces documents sont nomms dcisions dans la
sortis (notamment pour les suite du propos.
sorties titre gratuit) ou n'est Cas particuliers
inform que de faon
incomplte, inexacte. Sortie de biens suivis par lot :
un seul numro d'inventaire peut tre attribu au lot. En
Dans le cas de transferts de cas de sortie d'une partie seulement des lments
biens : absence de constituant le lot, et si ces lments ont une valeur
comptabilisation des biens diffrente, lordonnateur doit opter pour la mthode
transfrs dans l'une et l'autre premier entr, premier sorti ou pour la mthode du
des collectivits (collectivit cot moyen pondr. 21
source et collectivit cible)
Transferts dans le cadre des transferts de comptences :
le transfert d'une comptence entrane de plein droit la
mise disposition de la collectivit bnficiaire des biens
utiliss, la date du transfert, pour lexercice de la
comptence transfre. Le rgime de droit commun est la
mise disposition (article L 1321-1 1321- 9 du CGCT).
La mise disposition est constate par un procs-verbal
tabli contradictoirement entre les reprsentants des
deux collectivits (CGCT article L 1321-1 et s).
Transferts dans le cadre de la cration de mtropoles :
les biens peuvent tre transfrs en pleine proprit la

21 En raison du principe comptable de permanence des mthodes, la mthode choisie doit tre prenne, elle peut tre indiqu dans le
Rglement budgtaire et financier.

44
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
mtropole ou mis disposition.22
Sortie de biens de faible valeur
cette catgorie de biens est amortie sur un exercice et sur
dcision de l'assemble dlibrante, ils peuvent tre
sortis de linventaire comptable et de l'tat de l'actif une
fois totalement amortis. Ces biens restent inscrits
l'inventaire physique sils sont toujours utiliss.
Les frais d'tudes, de recherche et de dveloppement
sont solds ou " sortis " de l'actif par des procdures
particulires qui sont mentionnes dans les instructions
budgtaires et comptables.
vnement Documentation

La sortie du bien n'est pas laboration et diffusion d'un guide de procdure.


enregistre ou est enregistre
de faon dfectueuse au Diffusion de :
registre dinventaire comptable.
de l'organigramme fonctionnel nominatif prcisant, en
tant que de besoin, les tches, les titulaires, les
supplants, les dlgations accordes, Il doit tre
diffus tous les acteurs, internes et extrieurs
lentit et actualis en fonction des mouvements de
personnel et des changements d'affectation au
sein de l'entit ;
des instructions, circulaires budgtaires et comptables ;
du guide comptable et budgtaire des oprations
patrimoniales ;
du guide des oprations d'inventaire ;
de l'inventaire comptable.
de la loi MAPAM du 27 janvier 2014

Traabilit
Archivage des copies des pices justificatives (papier ou
dmatrialises) transmises par les services gestionnaires.

Archivage des rapprochements oprs et des questions


adresses aux diffrents services concerns.

Impacts Organisation (recommande)

Inventaire erron, Mise en place d'un circuit de transmission interne de l'information


de faon ce que la DAF soit a priori ou a posteriori destinataire
tat de lactif erron, ou puisse avoir connaissance de toutes les dcisions23 relatives
aux acquisitions et cessions et notamment des acquisitions ou
Annexes budgtaires errones, cessions comptabiliser par oprations non budgtaires.

22 Voir notamment : CGCT article L 5217-5


23 terme gnrique

45
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Carence dans la piste daudit,


Il est conseill de ne pas dcentraliser le suivi de l'inventaire
comptable cependant, dans le cas o le service charg du suivi
Le cas chant,
des AIC est diffrent de la DAF, celle-ci interviendra au moment
amortissements constats
de la validation de lopration comptable et du flux.
tort.
Mesures de contrle interne mettre en uvre
Auto contrle :

Contrle de rapprochement entre les pices justificatives reues


(dcisions24) et les sorties ralises linventaire.

Dtecter par catgories dimmobilisations l'absence ou le faible


nombre de sorties de biens, la cohrence entre la dure de vie
prvisible des biens et les sorties. Identifier les changements
attendus ou inattendus.

Contrle mutuel avec le ou les services gestionnaires :

Procder a minima annuellement un rapprochement entre


linventaire physique et linventaire comptable afin didentifier les
diffrences et procder aux ajustements ncessaires. A dfaut de
pouvoir effectuer un contrle exhaustif, il est conseill d'adopter
une approche par les enjeux.

Ce rapprochement pourra tre utilis dans le cadre de la


prparation des annexes budgtaires patrimoniales au compte
administratif.

Ce contrle peut tre ralis dans le cadre de la procdure


inventaire .

Contrle mutuel avec le comptable :

A minima, une fois par an, procder un rapprochement entre


l'inventaire comptable et l'tat de l'actif du comptable. Ce contrle
peut tre ralis en mme temps que le contrle du risque 6.

24 terme gnrique

46
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
Risque 17 (Service charge du suivi des AIC) : erreur de liquidation lors de l'enregistrement de
lcriture de cession et des critures connexes
RISQUE N 17 (particulirement sensible)
Procdure : Sortie des biens immobiliss du patrimoine
Tche : Sortie des biens par le service charg du suivi des AIC
Opration : Enregistrement de la sortie des biens au registre dinventaire comptable
Objectif : Exactitude
Risque : Erreur dans la comptabilisation de l'criture de cession et des critures connexes.
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteur dclenchant Gnralits

Carence dans la formation, La sortie de biens peut induire la ralisation de nombreuses


opration connexes relatives aux amortissements, aux
Carence dans la documentation dprciations ou aux subventions. Toutes ces oprations doivent
et/ou dans sa diffusion, tre recenses et prises en compte afin de dterminer la valeur
Carence dans la tenue de nette comptable du bien sortant.
linventaire (exemple : difficult Toute sortie dun bien non inscrit linventaire doit pralablement
didentifier les oprations sa sortie, tre comptabilis lactif pour sa valeur dachat, ou
connexes), dfaut et par exception, intgr pour sa valeur de cession.
Absence de crdits en (opration dordre non budgtaire Dbit compte 2X et crdit
comptabilit M 4x, compte 102125).
La totalit des oprations de cession doit tre enregistre l'anne
Complexit des critures lies
du fait gnrateur et au cours du mme exercice comptable sous
aux transferts de biens :
peine de dsquilibrer le compte de rsultat.
affermage, concession, mise en
affectation, mise disposition.
Pour les budgets en comptabilit M4, la comptabilisation des
(critures non budgtaires).
oprations de cessions est diffrente des schmas comptables
utiliss en M14, M52, M71, M57. Les oprations restent au niveau
de la section de fonctionnement (voir instruction M4,
commentaires du compte 675 et 775).

Bonne pratique : Sassurer que la valeur nette comptable retenue


par lordonnateur est quivalente celle existant chez le
comptable. Lordonnateur peut accder lapplication Hlios en
consultation et ainsi avoir accs ltat de lactif tenu par le
comptable.
vnement Documentation

La sortie du bien nest pas laboration et diffusion dun guide de procdure.


comptabilise et enregistre
linventaire comptable Diffusion :
correctement. des instructions budgtaires et comptables,
du guide comptable et budgtaire des oprations
patrimoniales,

25 Une exception concerne les biens de faible valeur totalement amortis et sortis de linventaire comptable. Les biens ne sont pas
rintroduits dans l'inventaire comptable. Leur valeur de cession est comptabilise comme un produit exceptionnel.

47
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

du guide des oprations dinventaire,


Traabilit

Conservation des pices justificatives relatives la cession du


bien .
Conservation des modalits de calcul sur tout support formalis.

Conservation du visa du chef de service port sur le bordereau de


transmission des documents au comptable ou traabilit de la
validation du flux.

Impact Organisation

Inventaire erron, Il convient de comptabiliser l'anne de la ralisation du


fait gnrateur, simultanment la cession (titre en classe
Bilan et compte de rsultat 7), la sortie dinventaire (mandat et titre en classe 6 et 2),
errons, ainsi que le virement la section d'investissement
(compte 192) et de transmettre au comptable la totalit
tat de l'actif erron, des mandats et titres.
La totalit des oprations doit tre constate sur le mme
Annexes budgtaires non exercice.
sincres, En fin dexercice26, contrler que les oprations de
cession titre onreux, ont bien fait l'objet d'une sortie
d'inventaire et sassurer de lgalit : 775 + 776 = 675 +
676.

Mettre en place d'un circuit de transmission interne de


l'information de faon ce que la DAF soit,,a priori ou a
posteriori, destinataire ou puisse avoir connaissance de
toutes les dcisions27 relatives aux acquisitions et
cessions afin quelle soit informe notamment des
acquisitions ou cessions par oprations non budgtaires.

Mesures de contrles internes mettre en uvre

Auto contrle :

Contrle de la valeur de sortie du bien enregistrer et de la


correcte identification de lensemble des oprations connexes
attaches la sortie des biens (amortissements, dprciations,
subventions). Vrifier que la totalit des oprations a t
enregistre sur le mme exercice.

Contrle de supervision contemporain :

Contrle de supervision contemporain sur la correcte liquidation


des oprations de sortie et sur la prise en compte des oprations

26 Sauf M4.
27 terme gnrique

48
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
connexes rattaches. Ce contrle est ralis par le chef du
service lors de la transmission du bordereau au comptable

Contrle de supervision a posteriori :

Le chef du service charg du suivi des AIC ou la DAF, selon


lorganisation, contrle partir d'un chantillon de 30 oprations
l'exacte comptabilisation des oprations de cession. L'chantillon
sera tabli partir des dcisions28 relatives aux oprations de
cession.

Observations :
Hormis la cession de biens titre onreux, il existe diffrentes faons de sortir les biens du patrimoine
de la collectivit ou de l'tablissement : la dotation, l'apport, la cessions titre gratuit, l' symbolique, la
mise la rforme.
Les biens peuvent aussi sortir du patrimoine tout en restant prsents au bilan et l'inventaire ; il sagit des
biens affects (mis en concessions ou affermage), mis disposition dans le cadre ou hors transferts de
comptences). Ils sont comptabiliss sur le compte 24.
Le guide comptable et budgtaire de oprations patrimoniales prsente les diffrents cas possibles de
sorties et indique les oprations budgtaires et comptables enregistrer et les pices justificatives
ncessaires.

28 terme gnrique

49
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Risque 18 (Service charge du suivi des AIC) : Carence dans la transmission au comptable
RISQUE N 18
Procdure : Sortie des biens immobiliss du patrimoine
Tche : Sortie des biens par le service charg du suivi des AIC
Opration : Transmission au comptable des documents, pices de comptabilisation et flux Indigo
Inventaire des immobilisations sorties
Objectif : Totalit
Risque : Carence dans la transmission au comptable
Dtail des composants du risque Dispositif de contrle interne
Facteur dclenchant Gnralits
Carence dans la formation, L'ordonnateur doit obligatoirement transmettre les informations
patrimoniales relatives aux sorties d'immobilisations au comptable
Carence dans la documentation par voie informatique pour les oprations de nature budgtaire et
et/ou dans sa diffusion, par certificat administratif pour les oprations non budgtaires.
Carence dans lattribution des La transmission par voie informatique doit respecter les
tches, caractristiques techniques du protocole Indigo Inventaire.
Carence dans la transmission
du flux Indigo Inventaire,
Absence de certificat
administratif pour les sorties
non budgtaires.

vnement Documentation
Absence de transmission au laboration et diffusion d'un guide de procdure.
comptable du flux Indigo
Inventaire et / ou des certificats Diffusion :
administratifs relatifs aux biens des instructions budgtaires et comptables,
sortis titre gratuite (oprations du guide des oprations patrimoniales,
non budgtaires). du guide des oprations d'inventaire,
du guide organisationnel sur le processus
patrimonial.
Traabilit
Conservation du visa du chef de service port sur le
bordereau de transmission des documents au comptable
ou traabilit de la validation du flux ;

Conservation des tats de rapprochements annots en


cas de contrle mutuel ;

Conservation des listes des chantillons utiliss pour le


contrle de supervision a posteriori et des constats.

Impact Organisation
Inventaire erron, Mettre en place d'une organisation conjointe, ordonnateur
/ comptable, afin de formaliser le circuit d'information pour

50
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic
Impact sur le calcul des les biens sortant par oprations non budgtaires.
dotations aux amortissements,
Mettre en place d'un calendrier partag de transmission
Bilan et compte de rsultat du flux Indigo Inventaire et des certificats administratifs. Il
errons, est recommand de prvoir des transmissions infra-
tat de l'actif erron, annuelles

Annexes budgtaires non Mettre en place un circuit de transmission interne de


sincres, l'information de faon ce que la DAF soit,a priori ou a
posteriori, destinataire ou puisse avoir connaissance de
toutes les dcisions29 relatives aux acquisitions et
cessions afin quelle soit informe notamment des
acquisitions ou cessions par oprations non budgtaires

Mesures de contrle interne mettre en uvre

Auto contrle

Auto contrle de la transmission effective et complte des


informations au comptable selon la priodicit et les modalits
arrtes.

Auto contrle ou contrle mutuel selon l'organisation :

Pour les collectivits o la totalit des projets de dcisions30 sont


transmises la DAF, ou sont centralises au niveau de la DAF :
un contrle est effectu ce niveau afin de vrifier que les
informations relatives aux biens sortant par opration non
budgtaire sont transmises au comptable par un certificat
administratif.

Dans le cas d'une autre organisation, un contrle de


rapprochement est ralis par le service charg de la
centralisation des dcisions31(service juridique, secrtariat
gnral) et le service charg du suivi des AIC. Il s'agit de
sassurer que toutes les dcisions32 relatives aux sorties de biens
par oprations non budgtaire ont t transmises au service
charg du suivi des AIC, quun certificat administratif a t tabli
et transmis au comptable.

Contrle de supervision a posteriori :

Sorties par oprations non budgtaires

L'chantillon de 30 oprations sera constitu partir d'une liste


des dcisions33 concernant des sorties de biens par oprations

29 terme gnrique
30 terme gnrique
31terme gnrique
32terme gnrique
33terme gnrique

51
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

non budgtaires.

Il s'agit de vrifier que, pour les oprations dans l'chantillon, les


certificats administratifs ont t tablis et envoys au comptable.
La priodicit du contrle est fixer en fonction de la volumtrie.
Le contrle est a minima annuel.

Sorties titre onreux :

Lchantillon de 30 oprations sera constitu partir d'une liste


des dlibrations ou dcisions concernant les sorties de biens
titre onreux. Il s'agit de vrifier pour les oprations dans
l'chantillon, que le flux indigo inventaire a t envoy au
comptable. La priodicit du contrle est fixer en fonction de la
volumtrie. Le contrle est a minima annuel.

52
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

ANNEXE : SCHMAS COMPTABLES DE RGULARISATION


DES OPRATIONS DE CESSIONS DES IMMOBILISATIONS CORPORELLES TITRE ONREUX ERRONES
SUR EXERCICES ANTRIEURS
(M14, M52, M71, M57)

Points de vigilance :

1- Lors dune opration de cession, le produit de cession constitue une recette dinvestissement pour la
collectivit.
Une opration de cession mal comptabilise (ou de faon incomplte) prive la collectivit dune ressource
de la section dinvestissement.
La prsente fiche dtaille les diffrents cas o des critures de rgularisation devront tre comptabilises,
seule la comptabilisation de la cession au Ct du c/775 ayant t effectue.
2- Il convient de veiller ce que la dotation aux amortissements au titre de lexercice au cours duquel est
cd le bien a t enregistre pralablement la sortie du bien du bilan.
CESSION DUNE IMMOBILISATION NON INSCRITE LACTIF :

1- Rintgration de limmobilisation lactif :

PJ : certificat administratif de
Dbit c/21x Crdit c/1021 Opration dOrdre
lordonnateur qui doit indiquer :
Non Budgtaire
(OONB) - la dsignation du bien ;
- son numro d'inventaire ;
- ses date et valeur d'acquisition
(cot historique) ;
- le compte par nature concern.
- dure d'amortissement

A compter du 1er janvier 2015, les immobilisations de faible valeur qui auront t sorties de
linventaire comptable tenu par lordonnateur et donc de lactif tenu par le comptable perdent leur
caractre dimmobilisation. En cas de cession, elles ne seront pas rintgres lactif de la
collectivit, le produit de cession sera enregistr sur un compte de produits exceptionnels
divers.
2- Valeur de limmobilisation rintgrer :
- il convient, dans toute la mesure du possible, de reconstituer la valeur historique (valeur dorigine)
de limmobilisation (acte notari par exemple);
- dfaut, la valeur de cession (certificat administratif de lordonnateur qui prvoit que le prix dachat
quivaut au prix de cession, ce dernier correspondant en principe la valeur vnale du bien).

53
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

3- Cas dun bien qui aurait d tre amorti (en totalit):


- Rintgration du bien
PJ : certificat administratif de
Dbit c/21x Crdit c/1021 Opration dOrdre
lordonnateur qui doit indiquer :
Non Budgtaire
(OONB) - la dsignation du bien ;
- son numro d'inventaire ;
- ses date et valeur d'acquisition
(cot historique) ;
- le compte par nature concern.
- dure d'amortissement

- Dans lhypothse dun bien qui aurait du tre amorti, les amortissements devront tre constats par
lopration suivante :
- Reconstitution des amortissements
PJ ; dlibration de lorgane dlibrant
Dbit c/1068 Crdit c/28x Opration dOrdre
autorisant le mouvement du c/1068
Non Budgtaire
(dans la limite du solde crditeur de
(OONB)
ce compte dduction faite du solde
dbiteur du compte 1069) avec
mention obligatoire du n dinventaire

Montant des amortissement

- Rintgration des amortissements :


Montant des amortissements
Dbit c/28x Crdit c/21x Opration dOrdre
Non Budgtaire
(OONB)

La valeur nette comptable est zro ; seule, une plus value peut tre constate.

- Constatation de la plus value :


Opration dOrdre PJ ; dlibration de lorgane dlibrant
Non Budgtaire autorisant le mouvement du c/1068
(OONB) (dans la limite du solde crditeur de
ce compte dduction faite du solde
dbiteur du compte 1069) avec
mention obligatoire du n dinventaire

Dbit c/1068 Crdit c/192 + value Montant de la + value = montant du


prix de cession

54
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

4- Cas dun bien qui aurait d tre amorti (partiellement) :

- constatation des amortissements :


PJ ; dlibration de lorgane dlibrant
Dbit c/1068 Crdit c/28x Opration dOrdre
autorisant le mouvement du c/1068
Non Budgtaire
(dans la limite du solde crditeur de
(OONB)
ce compte dduction faite du solde
dbiteur du compte 1069) avec
mention obligatoire du n dinventaire

- Rintgration des amortissements :


Montant des amortissements avec
Dbit c/28x Crdit c/21x Opration dOrdre
mention obligatoire du n dinventaire
Non Budgtaire
(OONB)

- Constatation de la Valeur Nette Comptable :


PJ ; dlibration de lorgane dlibrant
Dbit c/1068 Crdit c/21x Opration dOrdre
autorisant le mouvement du c/1068
Non Budgtaire
(dans la limite du solde crditeur de
(OONB)
ce compte dduction faite du solde
dbiteur du compte 1069) avec
mention obligatoire du n dinventaire
Montant de la VNC (= prix acquisition
amortissements pratiqus)

- Constatation de la plus/moins value :


Opration dOrdre PJ ; dlibration de lorgane dlibrant
Non Budgtaire autorisant le mouvement du c/1068
(OONB) (dans la limite du solde crditeur de
ce compte dduction faite du solde
dbiteur du compte 1069)

Dbit c/1068 Crdit c/192 Si + value Montant de la + value


Montant de la - value
Dbit c/ 192 Crdit c/1068 Si - value

55
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

Cession dun bien totalement amorti :


La cession titre onreux dun bien totalement amorti, et donc pour lequel la Valeur Nette Comptable est
nulle, ne dispense pas de comptabiliser la totalit des critures au titre de lexercice au cours duquel a
lieu la cession : Dans cette hypothse, une plus value est toujours constate. Lcriture manquante dans
lexercice au cours duquel a eu lieu la cession est : opration dordre budgtaire Dbit c/676 Crdit c/192.
La rgularisation de cette omission sur lexercice au cours de laquelle elle a t constate donne lieu
une opration dordre non budgtaire Dbit c/1068 Crdit c/192

Prix de cession Dbit c/515 Crdit c/ 775 Opration relle


(comptabilis en N)

Rintgration des Dbit c/28x Crdit c/21x Opration Ordre Non


amortissements Budgtaire

Valeur Nette
Comptable en N

Constatation de la + Dbit c/1068 Crdit c/192 Opration Ordre Non


value en N+1 Budgtaire

Reprise des subventions transfrables

Ds lors que la reprise des subventions ayant financ un bien amortissable cd na pas t effectue
au cours du mme exercice, lopration de rgularisation suivante sera enregistre en N+1 :

Opration dOrdre PJ ; PJ : certificat administratif de


Dbit c/139x Crdit c/193
lordonnateur qui doit indiquer :
Non Budgtaire
(OONB) - son numro d'inventaire ;

Ds lors la subvention est


Dbit c/131x Crdit c/139x OONB
totalement amortie, elle doit tre
sortie du bilan de la collectivit

Point de vigilance : Toutes les pices justificatives des oprations de rgularisation dordre non budgtaire
doivent tre archives dans le poste comptable pour assurer la traabilit dautant que leur production
lappui de la dlibration et du certificat administratif a valid les oprations comptables.

56
CL1B - mars 2015
Comit de fiabilit des comptes locaux
RCI Autres immobilisations
corporelles (AIC) mars 2015

visa mdccic

REFERENCES DOCUMENTAIRES

Instructions budgtaires et comptables,


Guide comptable et budgtaire des oprations patrimoniales
Guide des oprations d'inventaire
Circulaire INTB0200059C du 26 fvrier 2002
Guide organisationnel sur le processus patrimonial

57
CL1B - mars 2015