Pour usage interne seulement

Procédure opératoire standard

Enquêtes de conformité
Version 2.0
En vigueur à compter du 1er juillet 2018

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Enquêtes de conformité aux PON V2.0
En vigueur à compter du 1er juillet 2018
Bureau de gestion des allégations (CF/AMO)
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Table des matières

1 Objectifs ....................................................................................................................................................... 3
2 Documents supplémentaires pertinents ....................................................... Error! Bookmark not defined.
3 Ajustements locaux requis ............................................................................. Error! Bookmark not defined.
4 Définitions .................................................................................................................................................... 3
5 Étapes de l’enquête......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
5.1 Fournir un plan d'enquête de conformité pour les cas graves ....................... Error! Bookmark not defined.
5.2 Notification à la direction et aux principaux intervenants pour les cas gravesError! Bookmark not defined.
5.3 Notifications aux responsables de la garde des preuves .............................. Error! Bookmark not defined.
5.4 Apporter des précisions sur les faits du dossier ............................................ Error! Bookmark not defined.
5.4.1 Recueillir et examiner les preuves documentaires et électroniques .............. Error! Bookmark not defined.
5.4.2 Tenue et documentation des entrevues ........................................................ Error! Bookmark not defined.
5.5 Rapports ........................................................................................................................................................ 6
6 Mesures disciplinaires ou correctives provisoires pendant l'enquête de conformitéError! Bookmark not
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7 Recruter des experts externes ....................................................................... Error! Bookmark not defined.
8 Techniques d'enquête interdites.................................................................... Error! Bookmark not defined.
8.1 Création ou obtention d'enregistrements secrets issus des entrevues .......... Error! Bookmark not defined.
8.2 Actes de tromperie et menaces ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
8.3 Promesses, plus particulièrement en ce qui concerne les résultats d'une enquêteError! Bookmark not defined.
9 Révision des normes d'enquête..................................................................... Error! Bookmark not defined.
10 Historique des modifications ......................................................................... Error! Bookmark not defined.
11 Annexe ......................................................................................................................................................... 8
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1 Objectifs
La présente PON fournit des directives pour la tenue d'enquêtes de conformité au sein de Bilfinger en tant que sous-
processus du processus AM. Il englobe la structure et la tenue d'enquêtes de conformité, les rôles, les attributions, les
responsabilités et les procédures pour s'assurer que les allégations font l'objet d'une enquête convenable et conformément
à la politique collective de Bilfinger en matière d'enquêtes de conformité qui prévaut sur la présente PON.
La présente PON s'applique à toutes les enquêtes sur la conformité relatives aux allégations pour lesquelles l'AMO doit
être impliquée conformément aux critères énoncés dans la politique collective de signalement des infractions au Code de
conduite et des préoccupations à cet égard. Dans la mesure convenue par contrat, les normes énoncées dans les
présentes s'appliquent également aux parties extérieures à Bilfinger, qui sont impliquées dans le soutien ou la tenue
d'enquêtes de conformité. En ce qui concerne toute autre enquête de conformité au sein de Bilfinger, les processus et les
normes énoncés dans les présentes serviront de lignes directrices non obligatoires.

2 Documents supplémentaires pertinents

 Code de conduite de Bilfinger (CdC)
 Politique collective portant sur le Signalement des infractions au Code de Conduite et des préoccupations à cet égard
 Enquêtes de conformité relatives à la politique collective
 Sanctions relatives à la politique collective
 Charte du Comité indépendant de gestion des allégations (IAMC)
 Charte du Comité indépendant de gestion des allégations (CD)
 Gestion des allégations en vertu des PON

3 Ajustements locaux requis

Toute législation locale impérative l’emporte sur les présentes PONs.

4 Définitions

Terme Définition

Gestion des allégations

AM Processus de traitement des allégations tel qu'énoncé dans les PON AM.

Bureau de gestion des allégations

AMO Unité au sein du service juridique et de la conformité responsable de la

gestion des allégations et des enquêtes en matière de conformité.

Système de gestion des allégations

Base de données électronique utilisée par Bilfinger permettant de signaler
AMS les allégations, de gérer le processus AM et de stocker l'information et la
documentation connexes.

Bilfinger SE et chaque société dans laquelle Bilfinger SE exerce

directement ou indirectement un contrôle effectif (c'est-à-dire qu'elle
détient la majorité des actions ou exerce un contrôle de gestion), y
Bilfinger
compris, mais sans s'y limiter, les filiales, unités commerciales,
partenariats et coentreprises de Bilfinger SE.

Responsable en chef des ressources humaines

CHRO

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Terme Définition

Gestionnaire de conformité
CM

Agent de conformité
CO

Code de conduite Bilfinger

CoC

Ressources humaines de l’entreprise

RH

Comité indépendant de gestion des allégations

Comité permanent au sein de Bilfinger, chargé de superviser le processus
IAMC d'enquête sur les allégations et les activités subséquentes, tel qu'énoncé
dans la charte du IAMC.

Gestionnaire des enquêtes

IM

Allégation non conforme aux critères énoncés à l'annexe A de la charte de

Allégation non grave l'IAMC.

Allégations conformes à un ou plusieurs critères tels qu'énoncés dans

Allégations graves l'Annexe A de la charte de l'IAMC

SME Spécialistes du domaine

PON Procédure opératoire normalisée

5 Étapes des enquêtes

La tenue d'enquêtes de conformité est un sous-processus découlant du processus de l'AM établi dans le PON AM et est
assujettie aux normes établies dans les enquêtes de conformité de la politique collective. Les règles détaillées suivantes
s'appliquent à la suite de l'attribution d'une allégation au CO, au CM ou au IM à des fins d'enquête de conformité
conformément aux PON AM.

5.1 Fournir un plan d'enquête sur la conformité pour les cas graves
Pour les cas graves, l'IM élabore un plan initial d'enquête de conformité en fonction de la portée définie et des
recommandations fournies par l'IAMC :
 Résumé du dossier : Un résumé du niveau actuel d'information en préparant une chronologie des faits connus (y
compris, plus particulièrement, les affaires, les personnes, les tiers, les processus impliqués) et l'allégation formulée.
 Portée : L'objet de l'enquête de conformité et la portée factuelle, territoriale, organisationnelle et temporelle de
l'enquête d'établissement des faits en fonction de la portée définie de la mission.
 Équipe d’enquête : La composition de l'équipe d'enquête de conformité et l'inclusion d'autres PME et/ou de parties
externes.
 Preuves et préservation requises : La portée prévue des preuves physiques et électroniques nécessaires
(informations, données, documents, systèmes, etc.) et les mesures nécessaires pour préserver ces preuves, par
exemple en émettant un avis de conservation aux employés des unités touchées par l'enquête de conformité.
 Méthodologie : Méthodes de détermination des faits, p. ex. mesures pour l'enquête de conformité et les éléments de
preuve (examen des documents, entrevues, examen des données, etc.).

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 Protection des données : Précisions concernant les exigences en matière de protection des données si nécessaire.

 Représentants du personnel : Révision des obligations de participation/information des représentants du personnel.

L'enquête de conformité sera présentée et examinée par le chef de l'AMO et pourra être présentée à l'IAMC pour
délibération. Au cours de l'enquête de conformité, le plan d'enquête de conformité peut être mis à jour à mesure que
d'autres faits sont connus, auquel cas les modifications importantes doivent être adaptées au chef de l'AMO. Le plan
d'enquête de conformité final sera téléchargé dans l'AMS par l'IM.
Pour les cas non graves, le CO / CM doit établir un plan d'enquête axé sur les aspects essentiels et le télécharger dans
l'AMS.

5.2 Notification à la direction et aux principaux intervenants pour les cas graves
Dès qu'une enquête de conformité a été amorcée, elle sera notifiée sans retard injustifié à au moins :

 Gestion divisionnaire et locale de la/des entité(s) concernée(s)

 Membre responsable du Conseil d'administration de Bilfinger SE

 Chef du contentieux et chef de la conformité

 Agent de conformité et gestionnaire de la conformité pour l'entité ou les entités concernées.

 Directeur juridique de l'entité ou des entités concernées

Lorsqu'une notification peut mettre indûment en danger la bonne marche de l'enquête de conformité, celle-ci peut être
limitée à un plus petit groupe de destinataires ou ne pas être divulguée.
Cette notification mettra l'accent sur le fait qu'une enquête de conformité a été ouverte, identifiera les entités concernées et
demandera la collaboration. S'il y a lieu, les principales étapes des enquêtes de conformité et les personnes qui les
mènent seront communiquées. En règle générale, l'information sur la nature des allégations et la portée de l'enquête de
conformité ne sera communiquée que lorsque cela est nécessaire pour garantir l'efficacité de l'enquête de conformité.
Le moment, les destinataires et le contenu de ces notifications seront décidés au cas par cas selon le principe du besoin
de savoir (voir les instructions permanentes d'exploitation pour plus de détails sur ce principe). S'il y a lieu, une notification
ciblée comparable peut également être émise pour les cas non graves.

5.3 Notification aux responsables de la garde des éléments de preuve

Lorsque cela est nécessaire ou opportun, les demandes de conservation des éléments de preuve seront adressées aux
détenteurs d'éléments de preuve concernés (responsables de la garde) le plus tôt possible, compte tenu des effets qu'une
telle notification peut avoir sur la bonne tenue efficace des enquêtes.

5.4 Apporter des précisions sur les faits du dossier

Le responsable CO, CM ou IM d'une enquête ou, sous leur direction, d'autres personnes menant l'enquête de conformité
examineront la situation en fonction du plan d'enquête de conformité conformément aux enquêtes de conformité de la
politique collective de Bilfinger et à la présente PON, plus particulièrement les normes de base suivantes :

5.4.1 Recueillir et examiner les preuves documentaires et électroniques

Dans la mesure où la loi le permet, la politique collective de Bilfinger en matière d'enquêtes de conformité confère à
l'équipe d'enquête de conformité le pouvoir de consulter sans restriction toutes les données, installations, biens, activités,
fonctions, dossiers, manuels, correspondance et toutes les autres informations couvertes par la portée d'une enquête de
conformité. On peut demander de l'aide aux PME (p. ex. TI, RH, finances) pour recueillir les dossiers pertinents. Les
détails relatifs au processus de préservation, de collecte et d'examen des preuves numériques potentielles sont
réglementés à l'annexe 1.
Les données personnelles sont recueillies et examinées sous réserve de la protection de la vie privée et d'autres
circonstances légales. En cas d'incertitude concernant les règles applicables, la protection des données de l'entreprise doit
être consultée pour obtenir des éclaircissements avant de commencer toute activité d'enquête. Sans danger pour des
droits légaux exceptionnels spécifiques, les documents de nature purement privée doivent être exclus du champ
d'application de l'enquête de conformité, à moins que la personne concernée n'y ait consenti par écrit.

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Puisque les documents et les dossiers recueillis peuvent devenir pertinents aux fins de mesures disciplinaires ou de
poursuites judiciaires, tous les éléments de preuve présentés au cours d'une enquête de conformité seront recueillis,
étiquetés, enregistrés, conservés et entreposés de manière à assurer la chaîne de possession et la possibilité d'un
examen judiciaire ou autre par les organismes chargés de l'application de la loi. Plus précisément, les informations
suivantes doivent être enregistrées :
a) Nom, date et brève description du document ou de l'article fourni.
b) Si la preuve est un original ou une copie.
c) La date et l'heure à laquelle la preuve a été obtenue.
d) Nom de la personne fournissant la preuve.
e) Nom de l'enquêteur recevant la preuve.
Toutes les preuves documentaires et électroniques recueillies doivent être conservées de façon sécuritaire et strictement
confidentielle.

5.4.2 Tenue et documentation des entrevues

En règle générale, les entrevues formelles d'enquête, réalisées en personne ou à distance, seront menées par au moins
deux membres de l'équipe d'enquête de conformité, dont l'un d'entre eux au moins sera un employé de Bilfinger ; l'employé
en question devrait être convoqué pour participer par écrit ou par courriel, en tenant compte du temps de déplacement et
de préparation approprié.
Sous réserve des limites de leurs fonctions en vertu des contrats d'emploi, les employés sont tenus de participer à des
entrevues d'enquête. Le refus injustifié de participer peut entraîner ses propres conséquences disciplinaires et sera donc
consigné dans le rapport d'enquête.
Les entrevues se dérouleront normalement dans les langues officielles de Bilfinger, soit l'anglais ou l'allemand, selon la
préférence de la personne interrogée. Si nécessaire, un interprète sera fourni par Bilfinger.
Toutes les personnes interrogées seront traitées avec respect et courtoisie. Si l'entrevue se prolonge, des pauses de
confort raisonnable seront offertes et leur acceptation ou leur rejet sera noté. En général, l'équipe d'enquête sur la
conformité créera un dossier d'entrevue et la personne interviewée aura l'occasion d'examiner, de commenter et, en fin de
compte, d'autoriser le dossier afin de s'assurer que le document est un compte rendu exact de l'entrevue et des faits
pertinents connus de la personne interrogée. Si une personne interrogée refuse d'examiner ou d'autoriser le dossier, les
enquêteurs documenteront les efforts déployés pour obtenir la confirmation et les raisons du refus.
Au besoin et à sa discrétion, l'enquêteur peut interroger de nouveau tout témoin.

5.5 Rapports
Les résultats d'une enquête de conformité seront documentés de façon appropriée par le CO, le CM ou le IM.
Pour les cas graves, le IM fournira un rapport final comportant au moins les éléments suivants :

 Un résumé des circonstances ayant donné lieu à la décision de mener une enquête de conformité..
 La portée et les objectifs connexes de l'enquête de conformité.

 Toutes les étapes de l'enquête de conformité (p. ex. les personnes interrogées, les documents et autres éléments de
preuve examinés).

 Toutes les constatations confirmées avec des références détaillées aux éléments de preuve connexes.

 Une déclaration selon laquelle les allégations ont été corroborées / non corroborées en fonction des éléments de
preuve disponibles.

 Une section sur les faiblesses de contrôle, le cas échéant, ayant permis la manifestation de l'irrégularité et des
recommandations visant à éliminer ou à réduire le risque de récidive en améliorant le système de contrôle interne.

 Recommandations pour les mesures à prendre, notamment la présentation au CD pour la délibération des sanctions
disciplinaires.
 Annexes, y compris des copies des preuves documentaires, des dossiers d'entrevue et d'autres renseignements
pertinents.

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Les rapports d'enquête de conformité complexes devraient débuter par un résumé de gestion traitant de la portée de
l'enquête de conformité et des objectifs, de la conclusion générale et des mesures recommandées.
Le IM téléchargera le rapport d'enquête de conformité finalisé dans l'AMS et en informera l'AMO pour traitement ultérieur.

6 Mesures disciplinaires ou correctives provisoires au cours de

l'enquête de conformité
Tout au long de l'enquête de conformité, des mesures provisoires ou des mesures correctives peuvent être nécessaires
pour préserver l'intégrité de l'enquête de conformité de tout préjudice et/ou pour protéger les intérêts de Bilfinger. Cette
mesure provisoire ne devrait pas, dans la mesure du possible, avoir pour effet de sanctionner. Dans de tels cas, le
responsable CO, CM ou IM donnera une recommandation spécifique au chef de l'AMO qui décidera des mesures
appropriées.

7 Recruter des experts externes

Dans certains cas, des experts externes (par exemple, des cabinets d'avocats ou d'audit, des experts en informatique
légale, etc.) peuvent être engagés après avoir dûment pris en compte les conflits d'intérêts potentiels afin de soutenir ou
de mener des parties ou la totalité des enquêtes de conformité conformément à la politique collective en matière
d'approvisionnement de Bilfinger et à toutes les autres directives, politiques et PONs pertinentes de Bilfinger. Dans la
mesure du possible, ces experts externes seront tenus par contrat de se conformer à la politique collective relative aux
enquêtes de conformité de Bilfinger et à la présente PON tout au long de l'enquête de conformité en question. Le
responsable CO, CM ou IM gérera et supervisera les parties externes.

8 Techniques d’enquêtes interdites

Dans le cadre des enquêtes de conformité menées chez Bilfinger, la précision apportée aux faits ne peut être poursuivie "à
tout prix", mais les mesures doivent toujours rester légalement recevables, raisonnables et appropriées.

8.1 Création ou obtention d'enregistrements secrets issus d'entrevues

En règle générale, la création ou l'obtention d'enregistrements audio ou vidéo secrets pendant les enquêtes de conformité
n'est jamais autorisée par la loi allemande. Même si une telle interdiction n'existe pas dans certaines juridictions
étrangères, cette norme rigoureuse sera respectée par Bilfinger dans toutes les juridictions.

8.2 Actes de tromperie et menaces

Aucune technique d'enquête susceptible de porter atteinte à l'équité et à la confiance mutuelle entre l'entreprise et les
employés ou qui pourrait influencer indûment le libre arbitre des employés n'est permise ; ces méthodes pourraient être
(non exhaustives) : prendre une fausse identité, faire de fausses déclarations quant aux faits, intimidation, violence ou
menaces.

8.3 Promesses, particulièrement en ce qui concerne les résultats d'une enquête

En règle générale, aucune promesse quant au résultat d'une enquête de conformité ne peut être formulée à l'égard d'un
employé ; exceptionnellement, les promesses peuvent être formulées au cas par cas dans le contexte des exigences en
matière de clémence sur une base de contrepartie après approbation par le CHRO.

9 Révision des normes d'enquête

Les normes d'enquête énoncées dans le présent document seront examinées et modifiées au besoin.

10 Historique des modifications

Date Version Contenu révisé

2 février 2017 1.0 Création

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Date Version Contenu révisé

1er juillet 2017 1.1 Ajout de l’annexe 1

1er juillet 2018 2.0 Divers perfectionnements, révision de la structure du document, de

certains processus et de la formulation.

11 Annexe
Annexe 1 : Préservation, recueil et examen des preuves numériques potentielles dans le cadre d'une enquête
Annexe 2 : Modèles (plan d'enquête, dossier d'entrevue, note d'enquête, registre des éléments de preuve, rapport
d'enquête)