Schéma directeur des

TITRE DE LA PRÉSENTATION
> TITRE DE LA PARTIE

Ressources Humaines

Une démarche projet

26 Mai 2015
 Schéma directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Sommaire

CONTEXTE ET ENJEUX

OBJECTIF

LES ETAPES

LE CALENDRIER

LES ACTEURS

LA COMMUNICATION

2
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Contexte et enjeux

Aix Marseille Université, après trois ans consacrés à la construction de

son modèle organisationnel politique et organisationnel, se projette dans
une réflexion sur sa stratégie de moyen terme.

• Sur le volet formation , le schéma directeur de l’offre de formation

identifiera les axes de développement majeurs en matière de
pédagogie

• Sur le volet recherche, le COS proposera des lignes de force pour la

période 2017-2022

Dans un contexte contraint, Aix Marseille Université s’inscrit dans une

démarche de pilotage dynamique et prospectif de ses RH et ce en lien
avec la réflexion sur la stratégie

3
 Titre de la Présentation > Titre de la partie
16/09/2015

Contexte et enjeux

• Chiffres clés
 Masse salariale 2014 : 482.518.745 € (prévision 2015 : 520 M€)
 7754 ETP au 31.12.2014 pour 7.310 ETPT sur l’année 2014

• Vision de notre environnement

 Ministère : établissement «sur doté » à hauteur de 400 ETP env.

 IGAENR : «Dans toutes les universités…, il manque une déclinaison du projet

ou du contrat d’établissement en une feuille de route en matière de GRH ou en
une cartographie cible… Il est quand même paradoxal que, dans des
organisations universitaires dont les fonctions «de service » sont essentiellement
conditionnées à ses ressources humaines,…l’articulation de la GRH avec la
stratégie de l’organisation soit si peu explicitée, voire absente.
Sans schéma pluriannuel, les politiques d’emplois sont menées dans le
cadre de campagnes annuelles successives qui restreignent les marges…
Les orientations stratégiques de l’établissement laissent la place à des logiques
facultaires et/ou disciplinaires ».

• Des contraintes
 Raréfaction des ressources

4
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Objectif

UNE DEMARCHE D’ETABLISSEMENT PROSPECTIVE

5
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Une démarche globale (1)

L’élaboration du schéma directeur des Ressources
Humaines vient compléter la démarche globale de
structuration en appui à la stratégie de l’Etablissement

SDN
RH

Patr.
Handicap COS
SDOF

EPST

6
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Objectif : volet collectif

• Une gestion anticipée des ressources humaines

Extrait Guide de la GRH de la Direction Générale de l’Administration et de la
Fonction Publique :
«La GRH du secteur public a l’obligation d’être performante, c’est-à-dire de
satisfaire au mieux et au meilleur coût les besoins des services publics, ce qui
suppose de valoriser les qualifications et les compétences de ses agents… Pour
cela, les administrations doivent être capables de gérer en anticipant.»

• Une démarche permettant de faciliter l’adéquation des ressources aux

nouveaux besoins
 Évolution des priorités
 Nouvelles manières d’exercer nos missions…

• Une réflexion qui doit permettre d’optimiser l’efficacité de l’action à court et

moyen termes

• Se donner l’outil permettant une adaptation fluide à la stratégie

d’établissement
7
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Objectif : volet individuel

• Permettre à chaque personnel

 De mieux situer son activité
 D’identifier les axes et les moyens de son évolution

• Et ainsi lui donner les clés

 Pour devenir acteur de son parcours professionnel dans l’université

8
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les étapes
ETAPE 2 :
ETAPE 1 :
DEFINITION DE LA CIBLE EN 
L’ETAT DES LIEUX, LES 
FONCTION DE LA STRATEGIE 
RESSOURCES DISPONIBLES
D’ETABLISSEMENT

ETAPE 3 :
IDENTIFICATION DES 
ECARTS

ETAPE 4 :
PROGRAMME DES ACTIONS

9
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les étapes
ETAPE 2 :
ETAPE 1 :
DEFINITION DE LA CIBLE EN 
L’ETAT DES LIEUX, LES 
FONCTION DE LA STRATEGIE 
RESSOURCES DISPONIBLES
D’ETABLISSEMENT

ETAPE 3 :
IDENTIFICATION DES 
ECARTS

ETAPE 4 :
PROGRAMME DES ACTIONS

10
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Objet de l’étape 1 : Etat des lieux,

ressources disponibles

Faire une analyse détaillée de l’existant

couvrant:
- l’ensemble des ressources mobilisées
actuellement au sein d’Aix Marseille
Université
- afin de caractériser, quantitativement
et qualitativement, les ressources
humaines de l’Etablissement.

11
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

ETAPE 1 : L’état des lieux, les ressources disponibles

 Les emplois : cartographie des emplois existants

● Typologie, nombre, implantations, …
 Les effectifs : agents en postes dans l’établissement
Liens à faire : Projets 
● Statut, catégorie, grade, âge, lieu d’affectation,… HARPEGE
● Identification des flux entrants/sortants Bilan social
 La masse salariale : Cartographie des coûts
● Rémunérations, indemnités, coûts moyens,…

 Des ratios
● biatss/EC , BIATSS/Etudiants, EC/Etudiants,… Sur volet recherche, 
 Une analyse qualitative : dans l’idéal, avoir la 
● Le développement des compétences cartographie des 
● Quels dispositifs pour l’attractivité ?
emplois EPST, au moins 
● Quels dispositifs pour conserver les talents ?
● Quelles perspectives de carrière pour les agents ? …
ITA

 Les compétences
● BIATSS : emplois types, fonctions, description fine des activités,
cartographie des organisations, compétences émergentes…
● E et EC : spécialité ou section CNU, rattachement recherche,…

12
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les étapes
ETAPE 2 :
ETAPE 1 :
DEFINITION DE LA CIBLE EN 
L’ETAT DES LIEUX, LES 
FONCTION DE LA STRATEGIE 
RESSOURCES DISPONIBLES
D’ETABLISSEMENT

ETAPE 3 :
IDENTIFICATION DES 
ECARTS

ETAPE 4 :
PROGRAMME DES ACTIONS

13
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Objet de l’étape 2 : Définition de la cible en

fonction de la stratégie de l’Etablissement

Identifier les évolutions stratégiques

souhaitées
- en fonction des priorités émises notamment
pour la formation et la recherche,
- mais également en matière d’organisation
- à la fois sur le volet emplois et sur le volet
des compétences qui seront requises à
terme.

14
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

ETAPE 2 : Définition de la cible en fonction de la stratégie d’établissement

(1)

 Les besoins
● Quels sont les besoins identifiés dans le cadre de l’élaboration du schéma
directeur de l’offre de formation, besoins ponctuels et besoins pérennes ?
● Quels sont les secteurs disciplinaires déficitaires ?
● Quels sont les axes prioritaires définis par le COS ?
● Quels sont les besoins liés à (ou générés par) AMIDEX ?
● Quels sont les besoins exprimés par les unités de recherche ?
● Quels sont les métiers émergents, quels sont les métiers sensibles, en tension
pour le recrutement, en fort renouvellement pour retraite, démission… ?
● Quels sont les taux plancher et plafond d’encadrement en prenant en compte
LA spécificité ?
● Quelles sont les compétences à acquérir ou à renforcer ?
● Quelles sont les évolutions métiers à prendre en compte ?
● Quelles sont les évolutions techniques ou technologiques à prendre en
compte ?
● Quelles sont les compétences transverses ?
● Quels sont les modèles organisationnels à faire évoluer ?
● Quels sont les organigrammes cibles des différentes structures ?

15
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

ETAPE 2 : Définition de la cible en fonction de la stratégie d’établissement

(2)

 Les orientations stratégiques souhaitées

● Définition des priorités (soutien / support- Formation / recherche / pilotage-
gestion- fonctions techniques ….) – mise en perspective avec les autres
Liens avec : schémas directeurs
‐ SDOF ● Priorité en emplois (statuts)
‐ SD  ● Priorité en compétences
Handicap ● Investissement développement des compétences.
‐ COS ● La mobilité fonctionnelle
● La mobilité hiérarchique
● La mobilité géographique
 Les obligations de l’établissement
● Sauvadet
● Handicap
● PACTE…
● GVT
 Traduction des orientations
● Plan statutaire (nature des emplois, nature des financements, mode de
gestion des emplois centralisé/par structure d’affectation, politique de
recours aux contractuels …)
● Soutenabilité et perspectives budgétaires
16
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les étapes
ETAPE 2 :
ETAPE 1 :
DEFINITION DE LA CIBLE EN 
L’ETAT DES LIEUX, LES 
FONCTION DE LA STRATEGIE 
RESSOURCES DISPONIBLES
D’ETABLISSEMENT

ETAPE 3 :
IDENTIFICATION DES 
ECARTS

ETAPE 4 :
PROGRAMME DES ACTIONS

17
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Objet de l’étape 3 : Identification des écarts

Repérer les écarts entre :

- les effectifs et les compétences
disponibles aujourd’hui,
- les effectifs et compétences
mobilisables demain
- et les effectifs et compétences
nécessaires demain

18
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

ETAPE 3 : Identification des écarts

 Ecarts quantitatifs
● Sur et sous effectifs (par rapport aux critères définis au préalable)
● Besoins objectivés en matière de redéploiement d’emplois
● Besoins objectivés sur la nature des emplois (évolution de la pyramide des
emplois, répartition E/BIATSS ou BIATSS/E,…)
● Ecarts objectivés sur des activités auto-financées

 Ecarts qualitatifs
● Compétences non disponibles, métiers sensibles, métiers émergents
(futurs recrutements)
● Besoins en développement des compétences (formation, mobilité interne)
● Politique de rémunération
● Politique sociale (gestion des personnes, attractivité, parcours
professionnels,…).

19
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les étapes
ETAPE 2 :
ETAPE 1 :
DEFINITION DE LA CIBLE EN 
L’ETAT DES LIEUX, LES 
FONCTION DE LA STRATEGIE 
RESSOURCES DISPONIBLES
D’ETABLISSEMENT

ETAPE 3 :
IDENTIFICATION DES 
ECARTS

ETAPE 4 :
PROGRAMME DES ACTIONS

20
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Objet de l’étape 4 : Plan d’action pour

réduire les écarts

- Définir les opérations nécessaires

- et les positionner dans le temps pour atteindre les
cibles définies,
- réaliser les ajustements nécessaires pour combler l’écart
d’effectifs et de compétences entre les ressources
actuelles et les besoins de demain.
- Cet ajustement peut se faire en agissant dans plusieurs
directions et en agissant notamment sur les leviers
« promotion, mobilité et recrutement ».

21
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

ETAPE 4 Programme des actions (1)

 Carrières/Valorisation des compétences

● Affichage des critères de promotion
● Mobilisation d’un % d’emplois pour les promotions internes
● Identification des parcours de carrière ouverts dans l’Etablissement
● Politique indemnitaire et politique de rémunération

 Formation
● Programme de formation en lien avec les priorités de l’établissement et les
parcours de carrière proposés
● Individualisation de la formation, développement du tutorat
● Développement du conseil
● Investissement développement des compétences transverses

 Organisation des services

● Adéquation avec la cartographie arrêtée

22
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

ETAPE 4 Programme des actions (2)

 Mobilité interne et parcours

● Concept d’usage : la mobilité conçue comme un facteur prioritaire
d’adaptation aux besoins (avant le recrutement) et ouvrant donc des
parcours évolutifs aux agents
● Formalisation de parcours de carrière
● Elaboration d’organigramme prévisionnel de remplacement en cas de
vacance programmée

 Recrutement
● Titulaires : définition de la qualité du recrutement – liens jurys
(CdS)/politique d’établissement – information et rôle des instances…
● ANT : identification des cas de recours au recrutement d’un ANT – parcours
proposés aux ANT par l’établissement
● Lien entre campagne d’emplois annuelle et schéma pluriannuel :
• Déclinaison par chaque structure du schéma d’établissement
• Lien avec A*MIDEX
• Lien avec les EPST

 Conditions de travail
● Déterminants de l’attractivité des fonctions

23
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Le Calendrier

• Calendrier établi en cohérence avec les réflexions prospectives conduites

dans les domaine de la formation et de la recherche

2015 2016 2017

S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J

ETAPE 1

ETAPE 2

ETAPE 3

ETAPE 4

24
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les acteurs : sollicités tout au long du projet

Comité de  Groupe travail 
Gouvernance
pilotage technique

VP CA (chef de projet) AMO
VP Formation; VP Recherche;  DGS , DGSA, DRH; Dr pôle 
VP SI ; VP Patrimoine GPEEC, Directeur DACI
Doyens 3 RAD composantes
DGS, DGSA, DRH 3 RAD unités de recherche

Assure les arbitrages
Porte le projet devant les  Prépare les arbitrages
Propose les outils 
instances Suit l’avancement du projet méthodologiques
Définit les éléments de  S’assure de la cohérence des  Assure leur diffusion et leur 
communications propositions avec les axes  accompagnement
stratégiques
Assure le lien avec les 
Consolide les éléments et 
représentants des personnels propose leur analyse

Assistance à maîtrise d’ouvrage : outils, calendriers, 
articulations avec autres SD, suivi des propositions 
de tous les GT, grilles entretien,…
25
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les acteurs : sollicités dans des étapes du projet

ETAPE   QUI SERA CONCERNE ? OBJET TYPE D'ACTION

Composantes ‐ Unités de recherche ‐  Tableaux effectifs, activités  à 
ETAPE 1 Services communs ‐ Directions  compléter ‐ Analyse  Recensement 
centrales organisationnelle d'éléments factuels

26
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les acteurs : sollicités dans des étapes du projet

ETAPE   QUI SERA CONCERNE ? OBJET TYPE D'ACTION

Définition des axes prioritaires en 
GT Formation : VP Formation ‐ 
matière de formation (taux 
membres de la CFVU ‐ représentants  Réflexion ‐ Propositions
d'encadrement, disciplines, 
composantes ‐ VP SI ‐ CIPE
accompagnement à la pédagogie, …
GT Recherche : VP Recherche ‐  Définition des axes prioritaires en 
A*MIDEX ‐ membres de la CR ‐  matière de recherche (secteurs à 
Réflexion ‐ Propositions
représentants PR2I et unités de  soutenir, fonctions soutien, plates 
recherche formes,…)
ETAPE 2 DRH
représentants personnels positionnement de la mobilité dans 
Réflexion ‐ Propositions
la stratégie RH ‐ handicap , …
composantes, unités de recherche,….
Evolution des métiers ; besoins en 
Experts métiers Analyses ‐ Propositions
compétences
Unités de recherche (lien avec EPST) Organigrammes cibles Réflexion ‐ Propositions
Modèles d'organisation, 
GT fonctions supports Analyses ‐ Propositions
organigrammes cibles,…

27
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les acteurs : sollicités dans des étapes du projet

ETAPE   QUI SERA CONCERNE ? OBJET TYPE D'ACTION

Identification éléments 
GT technique Identification écarts quantitatifs
factuels
ETAPE 3
GT spécialisés (Formation, 
Identification écarts qualitatifs Analyses ‐ Propositions
recherche, supports,…)

28
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

Les acteurs : sollicités dans des étapes du projet

ETAPE   QUI SERA CONCERNE ? OBJET TYPE D'ACTION

Critères promotions ‐ Parcours 
DRH professionnels ‐ Politique  Réflexion ‐ Propositions
personnels contractuels ‐Dialogue 
ETAPE 4 représentants personnels social …
Positionnement dans le temps des 
Réflexion ‐ Propositions
GT recherche actions prioritaires (EC et BIATSS)
Positionnement dans le temps des 
Réflexion ‐ Propositions
GT formation  actions prioritaires (EC et BIATSS)

29
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

La communication
Vis-à-vis des acteurs
 Un séminaire de lancement
● Présentation du projet dans son ensemble
● Définition du rôle et des missions de chacun
● Présentation des outils de gestion du projet
 Un séminaire de restitution à l’issue de chaque étape
 Un séminaire à l’issue de la fin du projet pour présenter le document de
synthèse finale

Vis-à-vis des instances

 Le Comité technique
● Présentation du projet dans son ensemble, à l’issue de chaque phase et de
la synthèse finale.
● Des membres du CT pourront (sur désignation de leur organisation) être
associés aux phases de réflexion/propositions.
 La Commission Recherche et la CFVU
● Elles seront associées aux travaux dans leurs domaines respectifs et
informés selon la même chronologie (Présentation du projet dans son
ensemble, à l’issue de chaque phase et de la synthèse finale )
 Le Conseil d’Administration
● Présentation du projet dans son ensemble, à l’issue de chaque phase et de
la synthèse finale
30
 Schéma Directeur des Ressources Humaines
16/09/2015

En guise de conclusion provisoire…

Un projet d’établissement qui va (doit) mobiliser largement la

communauté (pour aboutir)

Un projet ambitieux et difficile

Un projet novateur pour les établissements publics en général

et pour les universités en particulier

31