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Les 20 outils indispensables du manager

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Des outils pour vous aider à mieux manager

Difficile de s’improviser manager tant le job est multifacette : “Organiser, décider, animer, contrôler
et anticiper”, énumèrent Patrice Stern et Jean-Marc Schoettl dans La Boîte à outils du management
(Dunod). Voici 20 outils pour renforcer l’efficacité de votre équipe, améliorer votre com, piloter votre
business et autoévaluer votre leadership.

Photo 1/21© Portra Images/Getty Images


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Le principe evaluation salaire

Comment évaluer les pour et les contre au sein de votre équipe ? Tracez un diagramme selon deux
axes (synergie et antagonisme) et situez-y les acteurs concernés par une situation donnée. Cette
vision synthétique de l’engagement de chacun et des forces en présence doit vous inciter à cibler vos
efforts. Au lieu d’essayer de convaincre les récalcitrants, appuyez-vous sur vos alliés. “Un tiers de
forces positives su t à emporter l’adhésion”, souligne le coach Paul Devaux, dirigeant du cabinet
Orygin.

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Photo 2/21© Portra Images/Getty Images


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Le principe

Mise au point par Alain Cardon, auteur de Coaching d’équipe (Eyrolles), voilà une méthode ludique
pour des réunions (enfin) efficaces ! Le principe ? On distribue quatre rôles parmi les participants. Le
cadreur assure la bonne tenue des débats (temps de parole, gestion des noms d’oiseaux…). Le
facilitateur veille à ce que tout le monde puisse s’exprimer. L’agitateur se fait l’avocat du diable pour
questionner les solutions retenues. Enfin, le catalyseur recentre le débat sur les priorités (résoudre,
décider, agir…).

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Le principe brainstorming

Vous souhaitez faire émerger des idées ? Organisez un métaplan. Dans cette séquence de quinze
minutes, appelée aussi Post-it meeting, chaque participant est invité, pour une question donnée, à
rédiger une idée sur un petit papier autoadhésif. “L’outil facilite l’expression de chacun sans censure
ni conflit. Il ouvre sur un échange constructif”, affirme Rémi Juët, auteur de La Boîte à outils du
manager (Dunod).

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Photo 4/21© Portra Images/Getty Images


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Le principe

Réunissez votre équipe une fois par trimestre pour parler uniquement de votre fonctionnement
collectif. En deux temps, abordez d’abord ce qui a bien marché et ensuite ce qui pourrait être
amélioré. “Prévoyez deux heures de réunion, conseille Paul Devaux, et concluez par un déjeuner.”
C’est une excellente méthode pour garantir un bon climat au sein d’une équipe.

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Le principe

Pour piloter un projet, utilisez un tableau chronologique et invitez chacun des acteurs à faire avancer
“ses” Post-it au fur et à mesure de sa progression. “L’avantage, c’est de rendre le projet vivant”,
observe Annette Chazoule, responsable de l’expertise management chez Cegos. Cela oblige à se
rencontrer autour du tableau et favorise le partage de vive voix des connaissances et des bonnes
pratiques.

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Le principe offres d'emploi

Il s’agit sans conteste du logiciel qui vous sera le plus utile au quotidien: le calendrier partagé offre un
gain réel de temps et de productivité au sein d’une équipe. Plus besoin d’échanger des mails, cet
outil collaboratif révèle en un clic les disponibilités de vos collaborateurs pour caler une réunion et
vous permet de… suivre le planning de chacun. Au fait, qu’est-ce qu’ils font là ?

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Le principe

Le concepteur de cette méthode, Rémi Juët, indique avec ces chiffres le temps minimal qu’un
manager doit consacrer en tête à tête à chaque collaborateur : 5 minutes par jour + 10 minutes par
semaine + 15 minutes par mois + 30 minutes par trimestre… Instaurer un tel cadre peut sécuriser
l’ensemble de vos équipiers. “Il s’agit d’être au plus près d’eux au quotidien et régulier sur toute
l’année”, note Annette Chazoule, de Cegos.

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Le principe

C’est l’une des théories de la motivation les plus enseignées dans les business schools. Elaborée il y a
soixante-quinze ans, elle hiérarchise les besoins de l’individu : besoins physiologiques et de sécurité
(rémunération, conditions de travail), d’appartenance (confiance), d’estime (reconnaissance) et
d’accomplissement de soi (sens).

L’idée de Maslow est la suivante : tant que la base n’est pas assurée, il est difficile de passer à l’étape
ultérieure. L’analyse reste pertinente. Toutefois, prévient Annette Chazoule, “les générations
montantes brouillent les cartes en combinant entre eux les ressorts de motivation de manière plus
horizontale que pyramidale”.

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Le principe

Elle est opportune lorsqu’un membre de votre équipe rencontre une difficulté ou formule une
demande. Le processus se déroule en quatre étapes. L’écoute : laissez l’autre parler en faisant
preuve d’empathie. La clarification : demandez-lui des précisions. L’investigation : creusez la pensée
de votre interlocuteur. La reformulation : assurez-vous que vous êtes sur la même longueur d’onde.
“Et passez au moins autant de temps à écouter qu’à parler”», conseille Rémi Juët.

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Le principe

C’est un classique, “simple et indémodable”, souligne Paul Devaux, du cabinet Orygin, pour fixer un
objectif à un collaborateur et l’y faire adhérer. Un objectif Smart doit être Spécifique, Mesurable,
Adapté (aux compétences de votre collaborateur), Réaliste et Temporel (c’est-à-dire lié à une
échéance précise).

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Le principe

Vous voulez communiquer efficacement ? Adaptez votre message au comportement de votre


interlocuteur. L’outil Disc identifie quatre styles à mémoriser. Dominant : la personne en face de vous
a besoin de décider et d’atteindre des objectifs. Influent : elle aspire à être reconnue et félicitée.
Stable : elle demande à être appréciée et acceptée. Conformiste : elle a besoin d’être sécurisée. A
vous de jouer !

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Le principe

Ces deux acronymes vous tireront une épine du pied si vous avez l’obligation, pas franchement
agréable, de conduire un entretien de recadrage. Le premier, Score, préconise d’identifier les
Symptômes, de formaliser les Causes, de fixer un Objectif avec votre interlocuteur, de l’aider à définir
ses Ressources pour l’atteindre et de lui faire prendre conscience des Effets que vous attendez.

La seconde méthode, Desc, s’impose en cas d’échec de la première, précise Annette Chazoule.
Utilisée en gestion de conflit, elle est l’acronyme de Décrire (la situation), Exprimer (son ressenti, ses
émotions, ses besoins), proposer une Solution (on pourrait…), tirer les Conséquences (si on ne fait
rien, voilà ce qui risque de se passer). Un outil vieux de quarante ans, toujours efficace pour
présenter une critique constructive et prévenir un conflit.

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Le principe offres d'emploi

D’habitude on demande à une nouvelle recrue ce qu’elle pense de son job. Avec le rapport
d’étonnement positif, c’est vous, manager, qui envoyez un feed-back “authentique” à un nouveau
collaborateur, afin de l’encourager à s’appuyer sur ses points forts. “Il ne s’agit pas d’être sympa,
précise son concepteur, Paul Devaux, mais de donner un retour précis qui montre qu’on sait
apprécier les compétences et la singularité de l’autre.” Prévoyez une réunion courte dans le mois qui
suit l’arrivée de votre collaborateur. Et dites-lui en quoi il vous a bluffé !

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Le principe

Indispensable pour piloter la performance de votre équipe. Choisissez une dizaine d’indicateurs en
rapport avec les objectifs de votre service. Privilégiez les couleurs et les graphiques. Et construisez un
historique pour garder une référence des situations antérieures.

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Le principe

Utilisée dans les démarches qualité en vue de l’amélioration permanente d’un produit, la roue de
Deming, du nom de William Edwards Deming, qui l’a conçue dans les années 1950, s’est adaptée à
l’univers des startup et à la gestion de projet.

Cette méthode vertueuse se déroule en quatre étapes : P comme Plan (planifier, fixer vos objectifs),
D comme Do (agir, tester, essayer), C comme Check (contrôler, vérifier) et A pour Adjust (corriger).
Arrivé au bout, il ne vous reste plus qu’à recommencer, en améliorant le processus à chaque tour de
roue.

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Le principe

Etes-vous certain de votre choix stratégique ? Pour le savoir, appuyez-vous sur la grille d’analyse
Swot (ou Ffom en français) pour Strenghts (Forces), Weaknesses (Faiblesses), Opportunities
(Opportunités) et Threats (Menaces).

Tracez une croix, placez chacun des deux F dans les cases du haut, O et M en bas. La ligne supérieure
représente vos atouts et lacunes intrinsèques : par exemple, vous possédez une bonne expertise,
mais une faible couverture commerciale. La ligne du bas rend compte de votre environnement :
paysage concurrentiel, technologie…

Cet outil d’aide à la décision, conçu à l’université Stanford dans les années 1960,”vous permet d’être
force de proposition après étude de votre environnement”, assure Annette Chazoule.

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Le principe evaluation salaire

“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.” Cette
maxime du 34e président des Etats-Unis aurait inspiré la célèbre matrice qui permet de classer les
tâches en fonction de leur urgence (axe vertical) et de leur importance (axe horizontal).

Il en découle quatre actions : on exécute sans délai les tâches importantes et urgentes. On planifie les
activités importantes mais peu urgentes. On délègue les corvées urgentes mais peu importantes et
on élimine celles qui sont peu urgentes et peu importantes.

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Le principe

Développée par le psychologue Taibi Kahler, cette méthode vise à décrypter votre personnalité pour
mieux maîtriser vos réactions “sous pression”. “C’est un outil très opérationnel”, souligne Annette
Chazoule. Mais qui nécessite un temps d’apprentissage et une formation. Faites-vous offrir un stage
(trois jours chez Cegos) par votre DRH. Mettez-le sous pression !

Photo 19/21© Portra Images/Getty Images


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Le principe

Cette grille, qui permet de connaître son style de management, est bâtie autour de deux axes :
l’intérêt porté aux résultats (production, chiffre d’affaires…) et celui accordé aux relations humaines.

Il en ressort cinq profils : autocratique (centré sur la tâche), paternaliste, démocratique (façon
intégrateur), collégial (gestion participative) et nonchalant (qui laisse faire). Utile pour vous définir,
un peu moins pour réagir face à une situation précise.

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Le principe

Les inventeurs du “management situationnel” ont créé un outil “pratique”, selon Paul Devaux, pour
manager efficacement selon la situation à gérer. Construite sur deux axes, relationnel (animer,
encourager…) et instrumental (diriger, encadrer…), la grille propose quatre styles de
commandement.

Directif : pour restructurer, réorienter, réorganiser… ; persuasif : lorsque vous devez mobiliser et
donc expliquer vos choix ; participatif : quand vous avez besoin d’associer votre équipe aux décisions
pour renforcer son efficacité; et délégatif, pour responsabiliser vos collaborateurs.

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