Exposé de Communication : importance de la communication orale en entreprise

INTRODUCTION

La communication est l'action de communiquer, d'établir une relation avec

autrui, de transmettre quelque chose à quelqu'un. Elle peut aussi désigner
l'ensemble des moyens et techniques permettant la diffusion d'un message
auprès d'une audience plus ou moins vaste et hétérogène ou l'action pour
quelqu'un ou une organisation d'informer et de promouvoir son activité auprès
d'autrui, d'entretenir son image, par tout procédé médiatique.
Elle concerne aussi bien l'être humain (communication interpersonnelle,
groupale…), l'animal, la plante (communication intra- ou inter- espèces) ou la
machine (télécommunications, nouvelles technologies…), ainsi que leurs
hybrides : homme-animal; hommes-technologies… C'est en fait, une science
partagée par plusieurs disciplines qui ne répond pas à une définition unique.
Dans le milieu où on se trouve, il est fréquent de devoir s'exprimer et prendre la
parole en public, que ce soit lors de réunion de travail, de séminaires ou de
conférences. Cependant, nous ne sommes pas tous des experts en
communication, surtout quand il s'agit de s'adresser à toute une assemblée.
Beaucoup d'entre nous se retrouve déstabiliser ou paniquer à cette idée. Des
sentiments désagréables peuvent survenir : peur de la critique, sensation de ne
pas maîtriser la situation, crainte de ne pas intéresser son auditoire et de devoir
être confrontés à des questions embarrassantes. Face à toutes ses appréhensions,
Il exista des méthodes pour mieux réussir son 'intervention.

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I. GENERALITE
Et si tout le monde s'accorde pour la définir à minima comme un processus, les
points de vue divergent lorsqu'il s'agit de la qualifier.

1. Les « Sciences de l'information et de la communication », proposent une

approche de la communication centrée sur la transmission d'informations.
Dans ce cadre, la communication étudie aussi bien l'interaction homme-
machine que les processus psychiques de transmission de connaissances
(avec l'appui des sciences cognitives).
2. La psychologie sociale s'intéresse essentiellement à la communication
interpersonnelle (duelle, triadique ou groupale). La communication -vue
comme un système complexe- concerne tout ce qui se passe lorsque des
individus entrent en interaction. Les processus cognitifs, affectifs et
inconscients sont pris en compte. Dans cette optique, les informations
transmises sont toujours multiples, que la transmission d'informations
n'est qu'une partie du processus de communication et que différents
niveaux de sens circulent simultanément.
3. La psychanalyse traite de la communication intra-psychique.

En français , le terme signifie d'abord «mettre en commun», puis «être en

relation avec». Communication provient de la même racine latine qui a donné
«commun» (communis), « communiquer» (communicare, au sens d'être en
relation avec, s'associer, partager), et « communication » communicatio (le fait
d'être en relation avec).

Principaux domaines de la communication]

Entre humains, la pratique de la communication est indissociable de la vie
en société. La science de la communication - en tant qu'étude de cette pratique -
englobe un champ très vaste que l'on peut diviser en plusieurs niveaux :

II. DIFFERENTS TYPE DE COMMUNICATION

1) La communication inter-personnelle

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Communication du type émetteur - message – receveur

Cette forme de communication n'a été formalisée qu'aux cours des deux derniers
siècles.
La communication interpersonnelle est fondée sur l'échange de personne à
personne, chacune étant à tour de rôle l'émetteur et/ou le récepteur dans une
relation de face à face : la rétroaction est censée être facilitée sinon quasi-
systématique.
On dit parfois que la communication est « holistique », c'est-à-dire qu'elle fait
intervenir le tout de l'homme (communication verbale et non verbale), ainsi que
l'environnement (possibilité d'interférences environnementales dans la
communication).
Pour l'école de Palo Alto, la communication est fondamentale et essentielle pour
l'homme : « on ne peut pas ne pas communiquer ». Que l'on se taise ou que l'on
parle, tout est communication. Nos gestes, notre posture, nos mimiques, notre
façon d'être, notre façon de dire, notre façon de ne pas dire, toutes ces choses
« parlent » à notre récepteur.
La communication est aussi une forme de manipulation. Quand bien même notre
intention première voire délibérée n'est pas de manipuler, nous communiquons
souvent dans l'intention d'influencer ou de modifier l'environnement ou le
comportement d'autrui.

2) La communication de groupe

Communication de groupe

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La communication de groupe part de plus d'un émetteur s'adressant à une

catégorie d'individus bien définis, par un message (communication) ciblé sur
leur compréhension et leur culture propre.
C'est celle qui est apparue avec les formes modernes de culture, souvent axées
sur la culture de masse (société de consommation), dont la publicité ciblée est la
plus récente et la plus manifeste.
Les effets de la communication de groupe se situent entre ceux de la
communication interpersonnelle et ceux de la communication de masse.
La communication de groupe est aussi complexe et multiple car elle est liée à la
taille du groupe, la fonction du groupe et la personnalité des membres qui le
compose.
On peut également intégrer cette notion dans la communication interne à une
entité. Les groupes peuvent alors être des catégories de personnels, des individus
au sein d'un même service, etc.
On peut aussi intégrer cette notion à une communication externe ciblée vers
certains partenaires ou parties prenantes de l'entité.

3) La communication de masse

Communication de masse
Dans la communication de masse, un émetteur (communication) (ou un
ensemble d'émetteurs liés entre eux) s'adresse à un ensemble de récepteur
(communication) disponibles plus ou moins bien ciblés. Là, la compréhension
est considérée comme la moins bonne, car le bruit est fort, mais les récepteurs
bien plus nombreux. Elle dispose rarement d'unerétroaction, ou alors très lente
(on a vu des campagnes jugées agaçantes par des consommateurs, couches pour
bébé par exemple, conduire à des baisses de ventes du produit vanté).
Ce type de communication émerge avec :

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la « massification » des sociétés : production, consommation, distribution

dites « de masse »,
la hausse du pouvoir d'achat,
la généralisation de la vente en libre-service,
l'intrusion entre le producteur et le consommateur de professionnels et
d'enseignes de distribution,
les médias de masse ou « MassMedia » dont la radio et la télévision.
L'absence de réponse possible en fait un outil idéal de la Propagande, ce
que souligne à plusieurs reprises Georges Bernanos.

Aujourd'hui, les NTIC et en particulier Internet abaissent à un niveau sans

précédent le coût de communication et au surplus rendent la rétroaction possible.
En France, l'État lie significativement Culture et Communication en les confiant
à un même ministère.

III. CONCEPT DE COMMUNICATION

1) Un besoin d'identité
L'image que nous donnons doit être confirmée par autrui. Le fait que le rôle, le
statut et la place des acteurs soient bien identifiés permet aux interlocuteurs de
se reconnaître dans une position sociale, d'éviter les mal-entendus, les conflits,
et d'assurer la crédibilité. L'identité situationnelle du locuteur est repérable dans
l'énonciation.
Pour une entreprise, l'image de marque correspond à l'identité de
l'entreprise perçue par ses parties prenantes. Toute atteinte à l'image de marque
est un risque de réputation, préjudiciable à la bonne marche de l'entreprise, à
sa crédibilité et à la confiance que lui accordent ses clients.

2) Un besoin de souveraineté

Une communication habile peut faciliter les processus d'influence, légaux ou

non. Le phénomène de développement des ONG dans le contexte
de mondialisation est révélateur à cet égard. La souveraineté et
l'indépendance des États peut être menacée par la prolifération de messages non
contrôlés en source ouverte.
La communication est une composante essentielle de la diplomatie et de
l'exercice de la souveraineté d'un État. Lorsqu'un chef d'État ou un représentant
d'un gouvernements'exprime lors d'une réunion internationale, d'un sommet de
la Terre, d'une conférence internationale sur un sujet d'intérêt mondial

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(commerce international, gestion de l'eau,santé, biodiversité), la communication

est essentielle sur le plan de la perception de l'autorité.
L'utilisation du français ou de l'anglais est notamment un enjeu quotidien au sein
de la relation Québec-Canada.
De plus, il est souvent reconnu que l'influence culturelle et économique d'un
pays se perçoit par l'influence et l'utilisation de sa langue. On notera donc
l'influence forte de l'anglaiset du chinois actuellement. Mais au temps de Louis
XIV, la langue de la diplomatie et de la noblesse était le français.

3) Une dynamique des territoires

L'espace physique et psychique (intime) doit être protégé. Dans

toute organisation, chacun défend son espace et évite les intrusions injustifiées.
Dans la vie économique territoriale, pour l'organisation de pôles de
compétence par exemple, la communication s'établit entre des organisations très
différentes : services déconcentrés des États en régions (Länder…), conseils
régionaux, directions régionales de groupes industriels, petites et moyennes
entreprises, chambres de commerce et d'industrie, universités et grandes écoles,
centre d'études et de recherches.
Afin de se comprendre avec toutes les précisions du langage, il est souvent
préférable, au niveau régional ou local en tous cas, d'utiliser la langue
maternelle, quitte à employer une langue véhiculaire lors des séjours
internationaux.
4) Le besoin d'une langue

On a vu au cours de l'Histoire, l'importance que prit la langue dans la

communication. Les traductions en plusieurs langues vernaculaires du Livre des
merveilles du monde deJean de Mandeville eurent un impact considérable
au XVe et au Xe siècle sur les explorateurs (notamment Christophe Colomb),
peut-être davantage que le Devisement du mondequi relatait les voyages
de Marco Polo. L'édit de Villers-Cotterêts (François Ier, 1539) permit
au souverain de diffuser les actes administratifs et juridiques dans une
nouvellelangue officielle de communication.
L'anglais aujourd'hui est largement employé pour la communication dans de
nombreux domaines (informatique, affaires, sciences essentiellement). Les
langues ont des statuts de communication très différents : les six langues
officielles des Nations unies sont l'anglais, l'espagnol, le français, le russe,
l'arabe et le chinois.
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Néanmoins, les langues maternelles restent les langues de communication

localement, en particulier en Europe, qui a défini une politique sur ce point.
Les langues ne sont pas forcément parlées. Elles peuvent aussi être gestuelles.
La Langue des signes française permet par exemple de communiquer entre et
avec les malentendants et les non-entendant. C'est une langue à part entière, et
qui connaît sa propre évolution. Au Québec il s'agit de la langue des signes
québécoise.
Se référer à la Langue des signes, au Braille et la Convention relative aux droits
des personnes handicapées.

IV. COMMENT PREPARER SON INTERVENTION ?

Tout d'abord, il faut se dire qu'avant une intervention orale il est tout à fait
normal d'être stressé. Le stress est un phénomène naturel et révélateur d'une
monté d'adrénaline. Toutefois, afin de ne pas se retrouver paralysé par le stress,
il est important de bien préparer son intervention.

1- Connaître son discours

Le discours doit être parfaitement maîtrisé : le vocabulaire, les points

importants, l'enchaînement des idées. Le discours porte un message à diffuser
aux récepteurs, donc il doit développer une argumentation qui permettra de
gagner l'adhésion du public. Il est préférable de répéter sa présentation point par
point et d'évaluer le temps pour présenter chaque partie (le discours, les
documents visuels, les questions de l'auditoire) pour pouvoir gérer son temps
lors de l'intervention. Dans certains cas, il est conseillé de s'observer dans un
miroir afin de corriger ses défauts ou ses tics.
D'autres parts, élaborer une liste de questions susceptibles d'être posées par les
interlocuteurs et des réponses correspondantes permet de mieux s'approprier et
mémoriser son discours. Un plan détaillé qui servira de repère pour l'orateur
comme pour le public s'avère nécessaire. Il apportera une cohérence et une
fluidité dans l'exposé. Par ailleurs, il est recommandé d'apprendre par cœur
l'introduction - moment crucial de la communication - qui va permettre à
l'orateur de présenter le sujet abordé. Il est souhaitable d'emporter avec soi un
exemplaire écrit de son discours ou un résumé sur lequel on pourra s'appuyer en
cas de trou de mémoire.

2- Choisir ses supports

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Les visuels (diapositives, films, transparents...) sont préférables aux écrits. Ils
permettent de capter l'attention de l'auditoire, d'illustrer ses propos, de
dynamiser sa présentation, tandis que les supports écrits distraient souvent les
auditeurs qui tournent les pages ou lisent leurs documents au lieu de se
concentrer sur les propos tenus par l'orateur. Tout cela peut être très
Déstabilisant pour l'intervenant, surtout s'il s'aperçoit que son public ne l'écoute
pas. Il peut perdre sa motivation et son assurance.

Néanmoins, si l'exposé est long (plus d'une heure), un document succinct,

énumérant les idées clefs et les points essentiels de la présentation peut être
remis avant l'intervention et servir de fil conducteur au public.

3- Gérer son stress

Pour se détendre avant le grand oral, il existe plusieurs solutions :

pratiquer un travail de respiration et se détendre les muscles faire le vide
dans son esprit,
ne pas se focaliser sur la présentation que l'on faire mais penser plutôt au
message que l'on souhaité diffuser et le faire partager à l'assemblée, ne
pas lutter contre le trac qui s'estompera au fur et à mesure de la prestation
s'accorder une bonne nuit de sommeil et un repas équilibré.
Enfin, il est préférable d'arriver sur les lieux de l'intervention avant tout le
monde afin de vérifier et préparer son matériel (rétroprojecteur, micro, feutres,
etc....), s'acclimater à la salle, s'installer et accueillir les participants. Ce qui
permet de prendre ses marques et d'établir un premier contact avec son public.

V. COMMENT REUSSIR SON INTERVENTION

Après la préparation de la manifestation et les exercices de relaxation, il faut

passer à la pratique. Différents éléments peuvent aider l'interlocuteur dans cet
exercice.
1- Structurer son intervention

Avant de commencer son énoncé, il faut d'abord saluer la salle et se présenter

brièvement (nom, prénom, fonction occupée dans l'entreprise, service de
rattachement, nom de l'entreprise, si nécessaire). Ensuite, l'orateur présente le
sujet, indique la durée de l'intervention et annonce le plan. A présent, le locuteur
peut commencer son exposé en veillant à prendre sa respiration régulièrement et
à laisser un peu de temps entre chaque idée développée.

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Chaque idée développée pour que le public puisse assimiler toutes les
informations reçues. L'intervenant a la possibilité de présenter des visuels tout
en les commentant (2 ou 3 minutes par visuel) afin de rendre plus vivant son
énoncé ou d'organiser le déroulement de son discours. Il faut veiller à respecter
le temps prévu lors de la préparation.

2- Capter l'attention de l'auditoire

Afin de parvenir à capter l'attention de tous, le locuteur doit parler assez fort,
bien articuler chaque syllabe et adopter un débit plutôt lent afin que l'auditoire
ait le temps de recevoir et d'assimiler toutes les informations. Si le locuteur parle
trop vite ou trop doucement personne ne comprendra ou n'aura entendu ses
paroles, au bout d'un certain temps le public commencera à s'ennuyer. D'autres
part, il est important de varier son intonation et son registre de langage en
fonction des idées développées - tout au long du discours afin de le rythmer, d'y
apporter une certaine vivacité, de montrer sa capacité d'adaptation. Si
l'intonation ne change pas, le public pourra ressentir soit un manque de
conviction soit un désintérêt de la part de l'intervenant. Les auditeurs finiront par
discuter entre eux ou par sommeiller.

3- Instaurer un climat de confiance et convaincre son public

Dès le début de la démonstration, le locuteur doit parvenir à établir un climat de

confiance entre lui et le public. Pour cela, il doit impliquer les participants en
posant des questions, en les interpelant ; pratiquer l'écoute active ; ne pas rester
muet, essayer de répondre ou de manifester son avis par des mots (Oui. Bien sûr.
Je l'entends bien. Pas forcement.) à chaque question posée. Toutefois, nuancer
ses propos et éviter d'émettre des oppositions fortes en utilisant des mots comme
« mais, non, pas du tout » qui peuvent bloquer la communication. L'humour -
utilisé à bon escient - contribue à détendre l'atmosphère. N'oubliez que le rire est
communicatif !
Pendant l'intervention, la gestuelle est un facteur important dans la réussite d'une
bonne communication. L'intervenant doit avoir une posture propice à la
communication : le regard dirigé vers la salle et les yeux levés, une position face
au public et jamais de dos même quand il présente des visuels. Il faut aussi se
tenir droit sur ses talons et accompagner ses paroles de gestes de la tête
ou de la main. Ne pas croiser les pieds ou les bras, c'est un signe de fermeture.
Au contraire, ouvrer ses bras et montrer la paume des ces mains en direction du
public. Ceci est un signe de partage et d'ouverture d'esprit. Pensez à sourire
aussi. L'auditoire ne sera que plus réceptif.

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Surtout rester naturel ; si l'orateur adopte une aptitude excessive et essaye de

jouer un rôle, le public le ressentira, il sera agacé et l'orateur perdra toute
crédibilité face à ces auditeurs.

4- Faire face à des questions embarrassantes et imprévues

Quand l'intervenant doit faire face à des questions embarrassantes, il doit

d'abord écouter son interlocuteur, reformuler la question pour montrer qu'il a
bien compris et qu'il va essayer d'y répondre. Dans un second temps, afin de
désamorcer la réponse, il peut tenter de dédramatiser la situation à laquelle
l'interlocuteur fait référence en utilisant des expressions qui vont jouer sur
l'affectif : «je comprends bien votre position», «je l'entends», « il est vrai que».
Cela lui permettra de détendre l'atmosphère et de montrer à son interlocuteur
qu'il est ouvert d'esprit. 11 pourra alors enchaîner sa démonstration en utilisant
des termes comme « Néanmoins », « Toutefois » qui sont plus nuancés que «
mais » ou « au contraire » afin de ne pas froisser son auditeur. Il est possible
d'élargir la question à une vision plus globale et demander justement à
l'interpellant ce que lui envisagerait.
Cependant , si la personne n'est toujours pas satisfaite ou si elle se montre
insistante, il ne faut pas hésiter à recadrer le débat et à interrompre la personne
en lui expliquant qu'on a bien pris en note sa question, qu'on y répondra
ultérieurement, qu'on se renseignera ( si on ne connaît pas la réponse) ou que ce
point sera soulevé lors d'une prochaine intervention. Si après tous ces éléments
vous avez toujours le trac, il vous reste une dernière alternative : prendre des
cours de coaching où vous pourrez être mis en situation et participer à des
stimulations. Enfin, rien ne vaut l'expérience. En effet, plus vous serez amené à
prendre la parole en public et plus vous gagnerez en assurance. Aussi, n'hésitez
pas à vous portez volontaire dès que l'occasion se présentera !

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CONCLUSION

La communication est l'action de communiquer, de transmettre des informations

ou des connaissances à quelqu'un ou, s'il y a échange, de les mettre en commun
(ex : le dialogue).
Le mot communication désigne aussi le contenu de ce qui est communiqué (ex :
avoir une communication urgente à faire) ou le fait d'être en relation avec
quelqu'un (ex : couper une communication).
En sociologie et en linguistique, la communication est l'ensemble des
phénomènes qui peuvent intervenir lorsqu'un individu transmet une information
à un ou plusieurs autres individus à l'aide du langage articulé ou d'autres codes
(ton de la voix, gestuelle, regard, respiration...).
La science de la communication a pour objet de conceptualiser et de rationaliser
les processus d'échange, de transmission d'information entre deux entités
(individus, groupes d'individus ou machines). La chaîne de communication est
constituée :
de l'émetteur (ou expéditeur),
du récepteur (ou destinataire),
du message qui est transmis de l'un à l'autre,
du code qui sert à transmettre le message (ex : la langue)
le canal de transmission (ex: de vive voix, téléphone...),
le contexte.
La même entité peut être alternativement émetteur ou récepteur.
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Dans une entreprise, la communication est l'ensemble des techniques et moyens

lui servant à se présenter elle-même, son activité ou ses produits et services. Les
objectifs peuvent être d'améliorer son image, d'accroître sa notoriété ou
d'augmenter les contacts avec des clients potentiels.
La science de la communication (on parle parfois de théorie de l'information)
fait intervenir les connaissances de plusieurs autres sciences : linguistique,
techniques de télécommunication (comme la téléphonie), psychologie,
sociologie, politique, anthropologie...

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