Docinventphysiq

INSTITUT SENEGALAIS DE RECHERCHES AGRICOLES
RECHERCHE APPLIQUEE EN AGRICULTURE ET SUR

LA GESTION DES RESSOURCES
(PROGRAMME ISRA/USAID P
RAPPORT DE MISSION DE JOHN ASHBURNER
AIDE MEMOIRE DE LA COMPTABILITE MATIERES,

PROCEDURE D’UN INVENTAIRE PHYSIQUE ET
CONTROL ET GESTION DES IMMOBILISATIONS
DE L’ISRA
JANVIER 1997
En collaboration avec
l’Agence des Etats-Unis pour le Développement International (USAID)
Numéro de l’Accord de Subvention USAID: 685-SO2
et
le Consortium pour le Développement international (CID)
Numéro du Contrat USAID: 685-0285-C-00-2329-00
Institut Sénégalais de Recherches Agricoles (ISRA)
Route des Hydrocarbures Bel Air
B.P. 3120
Dakar, Sénégal
Téléphone (221) 32.24.28 / 32.24.30

Fax (221) 32.24.27
Bureau NRBAR:
Bureau 38, Direction Générale
Institut Sénégalais de Recherches Agricoles (ISRA)
Route des Hydrocarbures Bel Air, Dakar
Adresse Postale
USAID/ANR/CID, B.P. 49, Dakar, Sénégal
Téléphone (221) 32.17.88

Fax (221) 32.17.84
12x4
RAPPORT SOMMAIRE DE MISSION DE COURTE DUREE
PROGRAMME/SOURCE DE FINANCEMENT: PRl/NRBAR
NOM DU MISSIONNAIRE: John Ashburner ISRA UNITE: SG
AGENTS RESPONSABLES: Ndiaga Dieng ISRA UNITE: SG
DEBUT DE LA MISSION: DATE: 12 janvier 1997 HEURE: 19HOO
FIN DE LA MISSION: DATE: 29 janvier 1997 HEURE: 13h40
OBJET ET TERMES DE REFERENCE:

Suivi de la dernière mission de travail avec 1’ISRA:
actualiser l’inventaire
former le personnel dans l’usage de l’inventaire comme outil de gestion des stations
calculer les ajustements comptables pour l’inventaire
préparer un guide pour la comptabilité matière et un manuel de procédure pour le
contrôle de l’inventaire
Le consultant préparera un rapport écrit qu’il présentera sur disquette
TACHES ACCOMPLIES:
1) planification de la stratégie par le personnel de gestion cadre de 1’ISRA (1 semaine)
2) Mission d’un groupe de personnes au centre de recherche de Kolda:
inventaire physique de la station
identification des problèmes d’inventaire et proposition de solutions par le groupe
préparation d’un deuxième projet de manuel de contrôle et de gestion des
inventaires à l’usage des comptables matières et du personnel de direction de
I’ISRA
préparation du rapport de groupe de la mission
préparation du rapport de consultation comprenant une proposition du plan
d’action future
RENCONTRES AU DEBUT ET A LA FIN DE LA MISSION:
Au début: ISRA: 13/1/97 au 17/1/97 et 29/1/97
A la fin: ISRA: USAID: 29/ 1/97
DOCUMENTS JOINTS:
Termes de référence: Oui
Emploi de temps: Oui
Rapport(s) du missionnaire: Oui
Autres : données de contrôle de l’inventaire, rapports et au1 :es
documentations laissées au bureau du projet
TRAVAIL DE SUIVI PREVU: Voir rapport de mission
COMMENTAIRES DU CONSULTANT: Voir rapport de mission
SIGNATURE DU MISSIONNAIRE: Date: 2911197

A.t/fiJ3.,. v”:<,, <.- L ,$. \
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COMMENTAIRES DES AGENTS RESPONSABLES DE L’ISRA:
SIGNATURE DE L’AGENT RESPONSABLE DE L’ISRA ATTESTANT QUE LE

TRAVAIL EST SATISFAISANT:
NOM: Ndiaga Dieng L i ,+ .-L- ,l;“,, ..Y(--I si ii

TITRE: Secrétaire Général de I’ISRA
DATE: 2911197
SIGNATURE DU RESPONSABLE DU PROGRAMMEISOURCE DE FINANCEMENT:
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NOM: Tom Cusack ! J

d
TITRE: Chef d’Equipe/NRBAR

DATE: 30/ 1/97
LETTE!? SUMMARY REPORT FOR NRBAR TDY
NAME OF TDY: John E. ASHBURNER
TDY RESPONSIBLE OFFICERS: ISRA: Ndiaga Dieng

CID: Thomas CUSACK
ARRIVAL DATE: Sunday, 12 January 1997 TIME:
DEPARTURE DATE: Saturday, 29 January 1997 TIME: l3Q irn
PURPOSE AND TERMS OF REFERENCE:
Follow-up of previous work with Senegal National Agriculture Research Institute to:
Update inventory
Train ISRA staff in use of inventory for station management
Calculate accountancy adjustments for inventory
Preparation of a Guide to Inventory Accounting and a Procedure Manual for
Inventory Control
The consultant Will prepare a report and present it in electronic format as well as in
hard copy.
WORK ACCOMPLISHED:
1) Strategy planning with senior ISRA management staff (weelc 1)

2) Group Mission to Kolda Research Centre:
Complete physical inventory of Station
Identification of inventory problems and group proposals for their
solution
Preparation of second draft of Inventory Control and Management
Manual for use by Inventory Accountants and ISRA management staff
Preparation of Group Mission Report
3) Preparation of Consultancy Report including proposed future plan of action
INITIAL/EXIT MEETINGS: ISRA: 13/1/97 to 17/1/97 and 29/1/97

USAID: 29/1197
RELATED DOCUMENTS ATTACHED OR REFERENCED:
SCOPE OF WORK: YES

TIMESHEET/ITINERARY: YES
TDY REPORT: YES
OTHER: Inventory control records, reports and
other documentation left at projecr site
FOLLOW-UP: See Mission Report
COMMENTS: See Mission Report
THIS REPORT PREPARED BY: John E. Ashburner

Page 2
COMMENTAIRES DES AGENTS RESPONSABLES:
SIGNATURE DE L’AGENT RESPONSABLE DE L’ISRA ATTESTANT QUE LE TRAVAIL

EST SATISFAISANT:
SIGNATURE DE L’AGENT DU PROJET/SOURCE DE FINANCEMENT:
NOM:
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TABLE DE MATIERES
Numéro de Page
1. INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
7- . ACTIVITES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
2.1 Discussions préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
33
L.& Plan de travail . . . . . . , , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
2.3 Inventaire physique du Centre de Recherches Agricoles de Kolda . . . . . . 3
2.4 Aide Mémoire pour la comptabilité matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
?_. RESULTATS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
4. OBSERVATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
_5 . RECOMMANDATIONS . . . . . . . . . . . , . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
ANNEXES
ANNEXE 1 TERMES DE REFERENCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-l
ANNEXE 2 ITINERAIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A - 2
ANNEXE 3 PERSONNES RENCONTREES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-4
ANNEXE 4 COMPTE RENDU - REUNION DU 14 JANVIER 1997 . . . . . . . . . . A-S
ANNEXE 5 PROCEDURE POUR LE RETABLISSEMENT DU CONTROLE DES

IMMOBILISATIONS SUR IMOSYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-7
ANNEXE 6 RAPPORT DE MISSION A KOLDA - INVENTAIRE PHYSIQUE DES

IMMOBILISATIONS DU CENTRE DE RECHERCHES AGRICOLES
DEKOLDA . . . . . . . . . . . . . . . . . ..a................. A-8
ANNEXE 7 AIDE MEMOIRE - COMPTABILITE MATIERES - SYSTEME

IMOSYS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-35
1
1. INTRODUCTION
Ce rapport couvre la troisi&ne mission ciblée sur l’amélioration du système de contrôle et de

gestion des immobilisations de I’ISRA. Les deux missions antérieures ont eu lieu du 11
novembre au 20 décembre de l’année 1995 et du 8 janvier au 8 février de l’année 1996, dont
les activitks et les résultats sont présenté dans les rapports de mission pertinents ‘/.
La mission a débuté le 11 janvier et s’est terminée le 29 janvier 1997. Elle a eu l’objectif de

poursuivre les activités lancées pendant deux missions précédentes, incluant la tïnalisation de
l’Aide Mémoire de la pratique de la Comptabilité Matières au niveu de I’ISRA et l’élaboration
d’une esquisse d’une procédure de réalisation d’un inventaire physique basé sur un inventaire
exhaustif de la Station de Recherche de Kolda. Les termes de références détaillées sont
présentkes dans 1’ Annexe 1, p. A- 1.
Le calendrier des activités réalisées par le consultant pendant sa mission est résumé ci-dessous
clans I’Annese 2, p.A-2.
La mission a compté beaucoup sur la coopération et le conseil du personnel de I’ISRA et du

projet NRBAR. La collaboration a 6té toujours très étroite et on espère que les résultats puissent
stre d’une utilité importante en vue d’améliorer la capacité gestionnaire au niveau des Centres
de Krcl~erches Agricoles de l’Institut. Le consultant remercie cordialement tous ces personnes.
dont une partie est présentée dans I’AIHKW 3, p.A-4.
2
2. ACTIVITES
2.1 Discussions préliminaires
Au cours des deux premiers jours, le consultant a pris contacte avec tous ses collaborateurs en
ce qui concerne la comptabilité matières et avec qui il avait travaillé pendant les deux missions
antécédentes. On a observé qu’une bonne partie du programme de travail recommandé dans le
deuxième Rapport de Mission 2_/ a été achevée. Cependant, et compte tenu de la décision de
revenir sur l’utilisation d’une contrôle à l’aide du système IMOSYS, le travail de terminaison
de 1’Aide Mémoire prévu en 1996 reste maintenant en suspense.
Une réunion a été organisé le 14 janvier en vue de cibler l’attention du consultant concernant
la situation actuelle concernant le contrôle des immobilisations de l’Institut et de suggérer les
gros axes d’un plan de travail à suivre (voir Compte Rendu dans 1’Annexe 4, p.A-5). La
discussion a souligné les points suivants concernant la politique de I’ISRA:
le contrôle et gestion des immobilisations de 1’ISRA doit revenir sur le système

informatique IMOSYS dans l’immédiat;
l’Audit Externe a remarqué qu’il existe un écart important entre la comptabilité financière
et la comptabilité matières dans le bilan de l’année 1995;
l’Audit Externe a suggéré que l’Institut devra réaliser un inventaire physique des
immobilisations dans le plus bref délai.
2.2 Plan de travail
La réunion du 14 janvier a souligné l’importance d’achever le rétablissement des enregistrements

des immobilisations jusqu’à l’année 1994 sur le système IMOSYS et d’ajouter les acquisitions
de l’année 1995.
Une procédure pour achever cet objectif est inclu dans 1’Annexe 5 (p.A-7) mais ne demande pas
une intervention de la part du consultant.
Cependant, il faut indiquer les points suivants:
l’enregistrement des immobilisations de 1’ISRA jusqu’à la fin de l’année 1994 a été

transféré au système informatique IMOBYS en mi-1995. On a constaté de nombreuses
erreurs dans la saisie de données.
Voir: ASHBURNER, J. E. (1996) ConMe et pstiorr des irrrrrrobilist1tion.s de i! ‘ISRA. (Deuxième Mission).
ISRAINRBAR, Dakar. Fhrim 1996. pp 15-J 7.
3
le travail de nettoyage du classement des données effectué sur le système IMOBYS au
cours des deux premières missions, maintenant doit être répéter avec l’information
maintenue sur le système IMOSYS.
la capacité de mémoire et de traitement de données du Super Compact 36 est très limité,

donc la décision de revenir sur l’utilisation d’IMOSYS ne doit ètre considérée que
provisoire.
Lors d’une réunion le 16 janvier et suite à des discussions suppléliientaires, un groupe de travail
a itk nommé en vue de réaliser le travail suivant:
réaliser un inventaire physique des immobilisations du Centre de Recherches Agricoles

de Kolda
klaborer une prockdw-e d’inventaire qui puisse $tre suivie dans les autres centres de
l’Institut
mettre au point un Aide Mémoire concernant la comptabilité matières et le contrôle et

gestion des immobilisations sur le système IMOSYS
élaborer ii11 rapport de mission concernant les activitk et observations du groupe de

travai 1
Le groupe de travail a &é composé des membres suivants:
Mm Cisse, Comptable Matières, URRS, Saint Louis

Boubacar Diop, Agent Administratif, CNRA, Bambey
Marne Mor Gningue, Comptable Matières Centraliseur, Direction Générale,
Moctar Johnson, Informaticien, UIG
Baye Waly Diagne, Superviseur, Direction Générale
John Ashburner, Consultant, NRBAR
2.3 Inventaire physique du Centre de Recherches Agricoles de KoIda
L’inventaire des immobilisations de Kolda a débuté Mardi le 21 janvier et a été terminé Jeudi
le 23 janvier. Une description de la procédure suivie et des observations effectué par le groupe
de tr:ivail sont incluses dans le rapport de mission dans 1’Annexe 6 @.A-8).
Compte tenu de la réusite de la procédure testée à Kolda, un inventaire similaire doit être réalisé
dans tous les autres centres dans un prochain avenir.
2.4 Aide Mémoire pour la comptabilité matières
L’Aide hlthoire va etre composé des chapitres suivantes:
1. Introduction
?L. Principes de la Comptabilité Matières
.3 . Certains aspects détaille de la Comptabilité Matikres
4
4. Fiche d’Enregistrement des Immobilisations

5. Numéros des Comptes et Rubriques Analytiques
6. Codes des Sites de I’ISRA
7. Codes Famille des Immobilisations
8. Taux d’ Amortissements
9. Codes des Centres d’imputation Analytique
10. Codes des Bailleurs (sous-familles)
11. Codes des Fournisseurs
12. Procédure de réalisation d’un inventaire physique
Chaque chapitre a kté assigné à un ou deux membres du groupe de travail pour une mise à point
dans le plus bref délai. Finalement le texte doit être revue par les autorités compétentes de
l’Institut avant d’être ventilé aux centres.
5
3. RESULTATS
1) Un inventaire physique a été réalisé sur le Centre de Recherches Agricoles de Kolda. Ce-
ci a couvert tous les 737 immobilisations enregistrés dans IMOSYS, à l’exception des 8
immos concernant “Agencements, Aménagements et Installations”
La procédure adopté pour réaliser l’inventaire a été incorporé dans 1’Aide Mémoire
destiné aux Comptables Matières, Chef de Centre et Gestionnaires de l’Institut.
3) L’inventaire de Kolda a montrk les résultats qui suivent:
IIiin~obilisations Inlmobilisations Inui~obilisations

enregistrées dans enregistrées non enregistrées
IMOSYS sur dans IMOSYS et dans IMOSYS
le site de Kolda retrouvées sur niais trouvées sur
le site de Kolda le site
de Kolda
Mobilier de Bureau 240 102 5
(42 %)
,Mobilier et Matériel 299 132 1
de Logement (44 %)
Toutes autres
ii~ii~~obilisatioi~s, 190 107 52
sauf “Agencements. (56 %)
Amégagements et
Installations”
TOTAL 729 341 58
(47 %)
4) De nombreux problèmes concernant le contrôle et gestion des immobilisations de

l’Institut ont 6té identifié par le groupe de travail et de solutions préconisées identifiées
en chaque instance.
Les aspects qui concernent directement les comptables matikres vont être incorporés dans
l’Aide Mémoire en cours de prkparation.
I In plan de travail pour compléter l’Aide Mémoire a ét6 prkpark (voir Annexe 6, p.A-Q).
6
4. OBSERVATIONS
1) Le fait de revenir sur l’ancien système de gestion des in-mobilisations IMOSYS semble
être dicté seulement par les besoins d’effectuer le bilan de l’exercice de l’année 1995
d’une manikre acceptable par le Cabinet chargé de l’audit externe. Il est proposé
d’utiliser le système IMOSYS également pour l’exercice 1996.
La réunion du 14 janvier 1997 (voir Annexe 4) a montré que cette marche en arrière,
du point de vue de la comptabilité et réalisée sur la base du système COSYS, invoque
la nécessité de ressusciter l’ancien système de contrôle de gestion des immobilisations,
IMOSYS. Ceci est faisable, compte tenu du fait qu’heureusement, les données
enregistrées sur ce système jusqu’à la fin de l’année 1994, sont toujours maintenues dans
les archives de I’UIG.
3) Il faut signaler que la comptabilité et le contrôle des immobilisations effectués sur les
anciens systèmes COBYS et IMOSYS, sont basés sur l’ancien groupement des Centres,
Stations et Points d’Appui qui n’ont rien à ver avec les 17 nouvelles Unités de Recherche
crées pendant la restructuration de I’ISRA.
Donc, ces gymnastiques comptables et administratives doivent être considérées comme

provisoires parce qu’elles n’offrent aucun appui dans le sens d’appuyer la recherche
agricole; on peut dire qu’effectivement, elles le freinent parce qu’elles n’offrent aucun
appui non plus pour améliorer la gestion des comptes des nouvelles Unités de Recherche
ni de leurs ressources (les immobilisations représentent plus que 85 % des actifs de
l’Institut).
CONCLUSION: UNE DEMARCHE POUR AMELIORER LA GESTION DES

RESSOURCES VERS LES VRAIS BESOINS DE LA RECHERCHE SERA
IMPOSSIBLE A TRAVERS L’UTILISATION DE COSYS ET IMOSYS
COMME OUTILS DE GESTION.
3) Compte tenu des commentaires ci-dessus, le Consultant veut signaler l’urgence d’adresser
les issues fondamentales devant lesquels l’Institut devra faire face:
9 Réflexion concernant le système informatisé de comptabilité et de contrôle des

imlnobilisations qui devront être recherchés par l’Institut.
Chaque système considéré doit offrir la facilité d’appuyer et d’améliorer le

contrôle et la gestion des RESSOURCES de l’Institut afin d’appuyer la recherche.
En ce sens, il doit Btre capable d’offrir une manipulation facile (et sur un PC)
pour les travaux de gestion (une utilité primordiale pour les Chefs de Centre, les
Gestionnaires et les Comptables Matières).
ii) Reconnaissance de l’urgence de moderniser les systèmes de contrôle de la

comptabilité? et des ressources de l’Institut, compte tenu de la nouvelle structure
dS-j:l mise sur place. Le prèsent systkme ne doit être considéré que provisoire en
l’extrême.
7
5. RECOMMANDATIONS
1) Compléter l’Aide Mémoire selon le plan de travail inclut sur la deuxième page du
document reproduit dans 1’Annexe 7.
Mettre en revu les Observations et RecoInInandations prksentées dans le Rapport de

Mission à Kolda en vu d’amkliorer le système de contrhle et de gestion des inmobilisa-
rions de l’Institut (voir 1’Annexe 6).
3) Rtkliser dans le plus bref délai, un nettoyage des données maintenues sur IMOSYS en
suivant une méthodologie similaire à ce qui a étk déjà décrite dans les rapports
concernant les deux premières mission du consultant 3/.
Procéder à la réalisation physique dans tous les centres et sites de l’Institut.
5) Rhliser une réflexion profonde concernant le système inforimtist5 de comptabilité et de

cctntr6le des iInmobilisations qui peut mieux servir les inttkGts de l’Institut.
ANNEXES
A-l
ANNEXE 1
TERMES DE REFERENCES
La mission a été appelke en vue de poursuivre les activités initikes au cours des deux missions
pr&zedentes vers la fin de l’année 1995 et au début de l’année 1996. L’objectif général de
l’intervention est d’améliorer le contrôle des immobilisations de I’ISRA et de mettre à la
disposition des gestionnaires des Unités de Recherche, une méthodologie de mieux gérer ces
ressources physiques de l’Institut.
Les termes de références Elaborés par I’ISRA le 8 janvier, 1997 ont été formulés comme suit:
A. IMISE EN PLACE D’IMOSYS POUR LA COMPTABILITE IMATIERES
Remettre à niveau le systkme de suivi des immobilisations wr IMOSYS. Par conséquent,

les op&ations de 199s qui ktaient dans IMOBYS devraient &re revers& dans IMOSYS.
Mise à jour des fichiers d’iInmobilisations dans toutes les unit&. Saisir les acquisitions
de 1996.
B. FINALISER L’AIDE MEMOIRE
Harmonisation des taux d’amortissement dans toutes les unit&.

Définir les matières immobilisées et non amortisables.
C. PROPOSITIONS
Revoir l’état de réorganisation et mise à jour de l’inventaire.

Proposer des mesures supplémentaires t‘i poursuivre t-11 vue cl’ankliorer l’inventaire1
comme outil de gestion au niveau du terrain.
Mettre en place LIII système de gestion des Immos et Stocks sur micro-ordinateur.
Proposer une mkthode efficace et simple d’inventaire physique de l’existant pour mettre
à niveau les soldes comptables et les fichiers des i~nmobilisations.
Lors d‘une réunion convoquée par I’AI à 12hOO le Mardi 14 janvier 1997 (voir Compte Rendu
dans 1’ Amwxe 4. p.A-5 ci-dessous), les Termes de Reférences ont kté modifit5 comme suit:
que le paragraphe “A” soit considéré comme une description des travaux que I’ISRA
souhaite effectuer concernant les immobilisations de l’Institut.
yue le paragraphe “B” soit maintenue comme le premier Terme de Référence
que les Points 1, 2 et 1 du paragraphe “C” soient maintenus dans les Termes de
rbxi2ilCd
que le Point 3 du paragraphe “(1” soient kliininé car Gtant prkiiiaturé pour réalisation
pendant la présente mission.
A-2
ANNEXE 2
ITINERAIRE
Premikre Semaine
Samedi, 12 de janvier 1997 Départ de Quito, Equateur ( 101100)
Dimanche, 13 de janvier Arrivée à Dakar (191100)
Lundi. 13 de janvier 1996 Rencontre préliminaire avec le personnel de I’ISRA et de

NRBAR
Mardi, 14 de @vier Réunion concernant le Programme de Travail (voir Compte

Rendu dans 1’ Annexe 4)
Mercredi, 15 de janvier Revu des activités concernant la gestion, contrôle et la mise

à jour des immobilitations au cours de l’année 1996.
Jeudi, 16 de janvier Deuxième Réunion et discussion concernant le Programme

de Travail à suivre
Vendrecli, 17 de janvier Préparation des tirages et des fichiers nécessaires pour

effectuer un inventaire physique à Kolda la semaine
suivante
Deuxième Semaine
Samedi, 18 de janvier Préparation et tirage des fichiers d’immobilisations de
Kolda et de LNERV
Dimanche, 19 de janvier Préparation préliminaire du Rapport de Mission
Lundi. 20 de janvier Voyage Dakar - Kolda
Mardi, 2 1 de janvier (mi) Première réunion du Groupe de Travail. Préparation des

Codes Famille et des Taux d’ Amortissement pour 1’Aide
Mémoire.
(pm) Début de l’inventaire physique des Bureaux et du Garage.
Mercredi, ML
T3 de janvier Rapprochement d’inventaire physique avec le Listing
Poursuite des inventaires et préparation des Annexes de
1’Aide Mémoire.
Jeudi. 23 de janvier Inventaire physique des logements

Pointage sur le Listing
Mise à jour des fichiers de l’inventaire sur PC
Numérotation partielle des bâtiments
Assignation des “Observations” du Rapport pour étude par
les différents membres de la Mission
A-4
ANNEXE 3
PERSONNES RENCONTREES
Jacques Faye, Directeur Général (sortant), ISRA

Moussa Bakhayokho, Directeur Général (entrant), ISRA
Ndiaga Dieng, Secrétaire Général, ISRA
Pierre Diene, Agent Comptable Particulier
Mamadou N’Guer, Controleur de Gestion
Bara Diop, Documentalist
Ababacar Sy BO, Responsable de l’Unité Informatique de Gestion (UIG)
Ousnme Mbodj, Informaticien, UIG, Responsable du Centre de Formation
Marne Mor Gningue, Comptable Matières, Siège de I’ISRA, Bel Air
Mme Aminata Niane Badiane, Coordonnatrice, Commission d’Infrastructures
Boubacar Diop, Comptable Matières, CNRA, Bambey
Baye Waly Diagne, Superviseur
Mme Cisse, Comptable Matières, URRS, Saint Louis
Papa Nouhine Dieye, Chercheur Zootechnie, URR2, Kolda
Mamour Kandji, Comptable Financier, URR2, Kolda
Mohamed Savane, Assistant Administratif, URR2, Kolda
Abdoulay Dia, Chef de Garage, URR2, Kolda
Tom Cussack, Chief of Party, Natural Resources Based Agricultural Research Project (NRBAR)
Hannibal Muhtar, Consultant, NRBAR
Mawa Diop, Facilitateur du projet NRBAR, USAID, Dakar
A-3
ANNEXE 4
COMPTE RENDU - REUNION DU 14 JANVIER 1997
CONTROLE ET GESTION DES IMMOBILISATIONS DE L’ISRA
MISSION DE JOHN ASHBURNER
JANVIER 13 AU JANVIER 29, 1997
Une réunion a été convoquée par I’AI à 121100 le Mardi 14 janvier 1997 en vue de discuter les
Termes de Référence et le Programme de Travail du Consultant, John Ashburner.
Les participants suivants ont assisté:
Mme Boury N’Dao Diallo, Responsable, Audit Interne

Hyacinthe Mbengue, Responsable, Gestion de Stations
Baye Waly Diagne, Superviseur, Comptabilité
Pierre Diene, Agent Comptable Particulier
Ndiaga Dieng, Secrétaire Général
Mamadou N’Guer, Contrôleur de Gestion
Ababacar Sy Bo, Responsable Unité Informatique de Gestion
Moctar Johnson, Informaticien
Marne Mor Gningue, Comptable-Matières Centraliseur
Hannibal Muhtar, Consultant, Gestion des Stations
John Ashburner, Consultant, Contrôle et Gestion des Immobilisations
Les points suivants ont été discutés et arrêtés:
1) Concernant les Termes de Référence ci-joint, il a été suggéré d’indiquer:
que le paragraphe “A” soit considéré comn1e une description des travaux que
1’ISRA souhaite effectuer concernant les imnwbilisations de l’Institut.
que le paragraphe “B” soit maintenue comme le premier Terme de Référence
que les Points 1, 2 et 4 du paragraphe “C” soient maintenus dans les Termes de
R6férences
que le Point 3 du paragraphe “C” soient t5liininé car étant prématuré pour
réalisation pendant la présente mission.
A-6
2) La réunion a mis en place un groupe de travail en vue d’effectuer un travail collaboratif

pendant la mission composée du personnel suivant:
Mame Mor Gningue

Moctar Jo11nso11
Baye Waly Diagne
Mamour Kandji
La réunion a demandé que le groupe de travail propose un Programme de Travail pour

débuter pendant la mission du Consultant (voir Programme ci-joint). Les objectifs de ce
programme sont les suivants:
Rétablir les enregistrements des immobilisations jusqu’à l’année 1994 sur le

système IMOSYS (transfert de disuette au disque dur)
Ajouter les acquisitions de l’année 1995 sur le système IMOSYS
Ajuster le bilan de l’année 1995 sur l’exercice de l’Année 1996
Ajouter les acquisitions de l’année 1996 sur le système IMOSYS
Ventiler les données pertinentes d’IMOSYS aux Unités de Recherche ayant un

Compact 36
Organiser la r&lisation d’un inventaire incluant le constat physique et la mise à

jour des données sur fiches.
Le Programme de Travail proposé sera discuté pendant une deuxième réunion dans le
plus bref délai (ce qui a eu lieu Jeudi le 16 janvier à 121130).
J. E. Ashburner
Dakar, 14 janvier 1997
A-7
ANNEXE 5
PROCEDURE POUR LE RETABLISSEMENT DU
CONTROLE DES IMMOBILISATIONS SUR IMOSYS
La proc&lure suivante est suggérée en vu de rétablir le contrôle des immobilisations de l’Institut

sur le système informatique IMOSYS. Le travail est réalisable par le personnel existant de
I’ISRA mais la designation d’un Groupe de Travail est fortement recommandé.
PREMIERE PARTIE: AJUSTEMENT DU BILAN 1995 SUR L’EXERCISE 1996
1) Restaurer les fichiers des immobilisations sur le Super Compact 36 au CNRF, grâce à
la copie sauvegardée par UIG.
2) Rhliser une trie par ligne budgétaire et en ordre alphabétique
3) Editer les données (par Centre et non pas par Unité de Recherche)
4) Vhifier le tirage des fichiers avec la comptabilité de l’année 1994
3 Trier et éditer toutes les données de l’année 1995 maintenue sur IMOBYS.
Realiser de tries additionnelles concernant les Sites, les Lignes Budgétaires et en ordre
Alphabétique
6) Faire entrer les données concernant les adquisitions de l’année 1995 sur IMOSYS
(travail à réaliser au CNRF)
7) Vérifier les fiches sur IMOSYS avec la comptabilité de l’année 1995.
8) Proposer un ad.justement du bilan de l’année 1995 sur l’excercise de l’année 1996.
DEUXIEME PARTIE: INCLUSION DES ACQUISITIONS DE L’ANNEE 1996 SUR

L’EXERCISE DE L’ANNEE 1996:
1) Recupérer les diskettes des données d’IMOSYS jusqu’au fin de l’année 1995 (travail à
effectuer au CNRF)
2) Ventiler les disquettes pertinentes d’IMOSYS aux Unités de Recherche ayant un Compact
36
Sous la supervision du Groupe de Travail, ajouter les données sur IMOSYS des
acquisitions de l’année 1996.
3) Veritïer la saisie des données (Groupe de Travail)
5) Continuer avec la procidure de clôture du bilan de l’année 1996

A-8
ANNEXE 6
RAPPORT DE MISSION A KOLDA
INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS DU
CENTRE DE RECHERCHES AGRICOLES DE KOLDA

RAPPORT DE MISSION
INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMlkIOBILISATIONS
DU CENTRE DE RECHERCHES AGRICOLES DE KOLDA
CONTROLE ET GESTION DES IMMOBILISATIONS DE L’ISRA
JANVIER 20 AU 25 JANVIER 1997

TABLE DE MATIERES
1. INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..l
3i. ACTIVITES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..a......?
3_. RESULTATS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...3
4. OBSERVATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..d
5_ . RECOMMANDATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . >. . . 11
ANNEXE 1 PROCEDURE DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE SUIVIE A KOLDA . . . 12
ANNEXE 2 INVENTAIRE DU CENTRE DE

RECHERCHES AGRICOLES DE KOLDA . , . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1
1. INTRODUCTION
Une mission a été réalisée au Centre de Recherche Kolda dans le cadre du contrôle et gestion
des immobilisations de I’ISRA du 20 au 25 de janvier, 1997. La mission a été composée des
membres suivants:
Mme Cisse, Comptable Matières, URRS, Saint Louis

Boubacar Diop, Agent Administratif, CNRA, Bambey
Manie Mor Gningue, Comptable Matières Centraliseur, Direction Générale,
Baye Waly Diagne, Superviseur, Direction Générale
John Ashburner, Consultant, NRBAR
Aussi, les personnes suivantes du Centre de Kolda ont collaboré étroitement avec la mission:
Saliou Nyang, Gestionnaire du Centre

Mamour Kandji, Comptable Financier
Mohamed Savane, Assistant Administratif.
Le but de la mission était d’effectuer un inventaire exhaustif et physique du Centre de

Recherches Agricoles de Kolda. En même temps, d’élaborer la procédure de réalisation d’un
inventaire physique pour guider les travaux de d’inventaire dans tes autres Centres de l’Institut.
On a eu l’occasion de finaliser un Aide Mémoire pour mettre à la disposition des Comptables

Matiéres des différentes Unités.
Ainsi, de nombreux problèmes ont été recensées concernant l’enregistrement, le contrôle et la

gestion des immobilisations de l’Institut et de solutions pertinentes proposées pour chaque
situation.
2
2. ACTIVITES
La Mission a eu lieu entre le 20 et le 25 janvier et s’est déroulé comme suit:
Lundi 20 .janvier Voyage Dakar - Kolda
Mardi 2 1 janvier Prise de contact avec le Responsable de CRA, Kolda

Elaboration d’un Plan de Travail
Démarrage de l’inventaire physique du matériel de bureau, d’atelier, de
laboratoires, etc.
Mercredi 22 janvier Rapprochement de l’inventaire physique avec le Listing

Poursuite des inventaires et préparation des Chapitres de l’Aide Mémoire.
Jeudi 23 -janvier Inventaire physique des logements

Pointage sur les Listing
Mise à jour des fichiers de l’inventaire sur PC
Numérotation partielle des bâtiments
Assignation des “Observations” du Rapport pour 6tude par les différents
membres de la Mission
Vendredi 24 janvier Compte Rendu du Groupe de Travail

Saisie de l’inventaire sur PC (terminaison)
Travail supplémentaire sur l’Aide Mémoire
Elaboration des Conclusions et Recommandations du Rapport
Edition de l’inventaire et du brouillon du Rapport de Mission
Samedi 25 janvier R&mion de synthèse et discussion du brouillon du Rapport de Mission

Planification des activités supplémentaires concernant le Rapport et I’Aide
Mémoire
Voyage de retour Kolda-Dakar
3
3. RESULTATS
1) IJn inventaire physique a été réalisé sur le Centre de Recherches Agricoles de Kolda. Ce-
ci a couvert tous les 737 immobilisations enregistrés dans IMOSYS, à l’exception des 8
immos concernant “Agencements, Aménagements et Installations”
2) La procédure adopté pour réaliser l’inventaire va être incorporée dans 1’Aide Mémoire
destiné aux Comptables Matières, Chef de Centre et Gestionnaires de l’Institut.
3) L’inventaire a montré les résultats qui suivent:
Iumobilisations Inm~obilisations Inmobilisat ions

enregiskées dans enregist.rées non enregistrées
TMOSYS sur dans IMOSYS et dans IMOSYS
le site de Kolda retrouvées sur mais trouvées sur
le site de Kolda le sit.e
de Kolda
Mobilier de Bureau 240 102 5
(42 %)
Mobilier et Matériel 299 132 1
de Logement (44 %)
Tout es autres
inunobilisations, 190 107 52
sauf “Agencements, (56 %o>
Amégagements et
Installations”
TOTAL 729 341 58
(47 %)
4) De nombreux problèmes concernant le contrôle et gestion des in-mobilisations de

l’Institut ont kté identifié et de solutions préconisées sont présenté ci-dessous dans la
Section Observations.
4
4. OBSERVATIONS
1) Désienation erronée
Probl&me:
Une mauvaise Désignation signifie une Désignation non conforme avec le matériel (par
exemple: un “refroidisseur” au lieu d’un “réfrigérateur”, un “pulvérisateur” au lieux d’un
“pulvériseur”).
Solution préconisie:
i> D’abords il faut retrouver les pièces justificatives du matériel (Fiche de

Bordereau, facture et PV de la réception).
ii) Vérification et concertation avec le Comptable Financier afin de corriger les

ecritures.
Définition de matériel non immol~ilis~l~le:
Problème:
Certain matériel ne doit pas être immobilisé compte tenu d’une valeur basse ou de sa
taille.
Solution mécanisée:
D’une manikre générale, il n’existe pas de règles spécifiques pour considérer un bien (ou
matériel) inmobilisable ou pas. La seule recommandation est d’essayer de prendre une
catégorie de matériel considérée non immobilisable. Ce-ci dit par ailleurs, le matériel
suivant:
9 Petit matériel: brouettes, pelles, pics, râteaux, truelles, jalons.
Tout ce matériel doit être mis en Stock.
ii) Petits appareils électro-mécaniques: métrix petit modèle (pin), calculatrices (pm),
perceuse électrique (pm), caisse à outils (pin)
Tout ce matériel doit être mis en Stock.
iii) Les accessoires: moquettes. nattes, matelas, rideaux
Tout ce matériel doit Gtre mis en Stock.

5
iv) Tableaux et obiets d’art: la situation concernant les tableaux et les objets d’art et
plus compliqué.
D’un côté ceux-ci peuvent être considérés comme Stock du fait qu’ils ne sont pas
amortissables. Cependant cette solution n’est pas toujours valable.
D’autre part, ils peuvent être pris comme des immobilisations avec un taux
d’amortissement selon la Ligne Budgétaire assignée à l’immeuble.
3 Procédure IIOW la Sortie de matériel:
Problème:
On constate que souvent de matériel est sorti des Centres de Recherches pendant la
réalisation des essais ou de missions, sans aucun acte administratif. Dans les Centres, il
y a souvent du matériel prêté provisoirement qui éventuellement devient perdu.
Solution préconisée:
Le Chef de Centre doit établir une Note de Service pour réglementer les sorties de
matériels immobilisés.
Aucun matériel ne doit sortir hors du Centre sans acte administratif.
ii) A cet effet, un Bon de Sortie sera établi et signé conjointement par le Comptable
Matières et le Gestionnaire de Station et acquitté par le Bénéficiaire du matériel
pour mieux suivre le mouvement du matériel. Ce Bon sera établi en trois
exemplaires: l’original destiné au Bénéficiaire, un exemplaire destiné au Gardien
a la sortie du Centre et le troisième conservé par le Comptable Matières.
4) Procédure IIOW- le Transfert de matériel d’un Centre h l’autre:
Problème:
Très souvent des transferts de matériels sont effectués sans acte administratif. Dans cette
situation, le Centre d’origine perd le trace de ce matériel et le Centre d’accueil n’a aucun
&lhent le permettant la prise en charge de ce dernier.
Solution préconisée:
La Direction Générale doit établir une Note de Service pour réglementer les transferts
de matériels immobilisés.
i) Le Chef de Centre d’accueil doit établir Lme demande de transfert du mathiel

concerné, adressé au Directeur du Centre d’origine,
6
ii) Le Comptable Matières du Centre d’origine établira un Bon de Transfert
contresigné par l’autorité compétente, le Comptable Matières et le Chef de
Service concerné.
3 Proposition concernant le cas des motos et mobvlettes:
Problème:
La Mission note que les charges afférents à l’entretien des motos et mobylettes sont
excessifs pour I%RA. En plus, l’état général et l’entretien du parc est défectueux.
Solution wéconisée:
La Mission propose à la Direction Générale la solution suivante:
i> Proposer à l’agent détenteur un contrat de location-vente et lui attribuer une

indemnité mensuelle kilométrique.
ii) Au terme du contrat de location, l’indemnité mensuelle kilométrique devrait être

maintenue pour l’entretien et la maintenance du matériel durant tout le temps qu’il
restera fonctionnel.
6) Proposition concernant le cas du mobilier des logements:
Problème:
On constate dans tous les centres de I’ISRA la plupart du matériel, surtout le mobilier
de logement subit des ransferts internes entre voisin ou de l’enlèvement suite à une
affectation d’un agent, sans aucun acte administratif. Au dela on observe une mauvaise
gestion et utilisation des biens constatés à l’égard des détenteurs.
Solution m-éconisée:
La Mission propose à la Direction Générale:
9 Proposer à l’Agent logé, tributaire de divers mobiliers de logement, le rachat de

ces derniers qui sont dans le plupart des cas, défectueux et très anciens. Ce-ci va
éviter à I’ISRA de valoriser du matériel qui ne dispose d’aucun élément
comptable financier pourtant justifier le montant qui lui ait alloué. Aussi, on
évitera le transfert interne entre voisins et aussi l’enlèvement de matériel qui est
souvent amené par le tributaire du logement suite à une affectation, sans aucun
trace de transfert, évitant ainsi une perte à l’Institut.
Probléme:
La Mission a identifik un problème de codification pour le LNERV qui a entraîné des

doubles emplois au niveau de certains matériels.
Solution mécanisée:
Pour parer à ce moblènie tm-ictuel:
Il a kté suggérer de supprimer le 2 éme caractère alphabétique du code matériel

du LNERV, c’est à dire tout site E jusqu’en 1995, avec un fichier test.
Ceci va faire apparaitre nécessairement tous les enregistrements en double tries

au préalable. II faudra faire un pointage sur Listing pour identifier les enregistre-
ments 5 supprimer aprks validation par une commission (composée du Comptable
Financier, du Chef de Service du lieux de l’inventaire et du Comptable Matières).
Exemple de modification du code matériel :
HC/0200 1 S/220 devient H02/00 1 Y220
NB: Ce travail devra être effectué au préalable sur un fichier test avec l’aide
des personnes qui ont travaillé sur les imnws du LNERV.
ii) Adoption de la codification normal
Il sera recommanclt5 de faire la saisie du code matériel suivant un format utilisant

seulement le Code Famille à partir de l’exercice 1996.
Exemple: HO20015220 au lieux de

HC0200 15220
Dans ce cadre, une campagne d’information et de sensiiliiisation devra être faite.
iii) Eventuellement, les activités i) et ii) ci-dessus pourraient être klargies pour
l’enisenible des immobilisations.
8
Le matériel indiuué dans le fichier n’existe DI~S:
Problème:
Dans ce cas le matériel peut avoir disparu pour plusieurs raisons: vol, transfert, sortie
provisoire7 etc.
9 Il faudra s’assurer que le matériel concerné n’a pas fait l’objet d’un transfert à un
Centre ou d’une Sortie à un agent, à un centre ou à un autre ministère. Lorsque
toutes les vérifications sont faites et selon la valeur du matériel, une Commission
(composé du Comptable Financier, du Chef du Service du lieux de l’inventaire,
du Comptable Matières) prépare un Procès Verbal de constat de la disparition du
matériel qui précisera le prix du bien et toutes les indications nécessaires.
ii) Aprks quoi. le Comptable Financier propose une écriture de redressement.
iii) Le Comptable Matières fait également la mise à jour suivant la procédure prévue
par le systkme IMOSYS, à savoir Cession, Reforme ou Don.
9) Le matériel inventorié ne figure pas sur le fichier des immohilis~~tions (KMOSYS):
Problknie:
Il arrive que du matériel portant ou non un numéro d’inventaire, ne figure pas sur le
fichier des immobilisations (IMOSYS) pour plusieurs raisons: erreur pendant la saisie des
données sur IMOSYS, erreur dans la codification de l’inmo, etc.
9 Il faut s’assurer d’abord si le matériel concerné est numéroté
ii) S’il est numéroté, vérifier s’il n’est pas mal enregistré dans le fichier ou s’il ne
provient pas d’un autre centre. Dans ce dernier cas, il faut régulariser le Bon de
Transfert et faire la régularisation nécessaire sur la codification du Site sur
IMOSYS.
iii) Lorsque, par contre le matériel n’est pas du tout numéroté, il faudra s’assurer que
le matériel ne provient pas d’une convention qui n’a pas encore rétrocédé ses
biens acquis à I’ISRA. Il faudra s’assurer que le numéro d’inventaire ne s’est pas
effacé entre temps ou a disparu avec une partie du matériel (par exemple, la perte
d’un pieds de chaise portant le numéro d’inventaire).
iv) Lorsque toutes les vérifications sont faites et le problème reste irrésolu, une
Commission (composée du Comptable Financier, du Chef du Service du lieux de
l’inventaire. du Comptable Matières et du Gestionnaire du Centre) fait un Constat
écrit qui devra porter toutes les indications nécessaires (valeur du matériel.
Y
financement, etc.). Il faut également procéder à la numérotation à nouveau du
mat&-iel. Enfin, le Comptable Financier propose l’kriture d’ajustement
nécessaire.
10) Traitement des inmol~ilisations de matériel hérité par I’ISRA:
On constate dans certains Centres que la plupart du matériel de mobilier a kté hérité
avant la création de 1’ISRA et aussi la fabrication locale de certains matériels ont &é
initié sans qu’on puisse savoir le montant réelle du coût, ce qui pose un problème pour
la valorisation.
Les immobilisations de I’ISRA ont plusieurs provenances:
21) Acquisition directe sur fonds de l’Institut

t)) Acquisition dans le cadre des conventions de financement
cl Acquisition directe par le bailleur
(1) Mise en .jouissance par l’ETAT
Pour le premier cas a) le Comptable Matières procède avec l’enregistrement

normal de l’immo.
Dans le cas b), c) et ci), les pièces justificatives font souvent (Efaut. Donc, il y
a des difficultés pour l’enregistrement de l’immo.
Solution nréconis6e:
Dans tous les cas, il est nécessaire que l’Institut dispose de tous les documents relatifs
à toutes acquisitions de biens.
Lorsque le bien est acquis dans le cadre d’un convention. acquis directement par un
bailleur ou mis en jouissance par 1’Etat (les case b), c) et d)), des dispositions pratiques
doivent être prises pour permettre de prendre en compte clans le patrimoine de 1’ISRA
les biens concernk.
Pour cela, des procédures sont proposées par la Mission:
Durant la période d’exécution d’un projet inscrit dans une Convention, I’ISRA
doit se charger de sauvegarder la sécurité de tous les matériels acquis.
Avant leur transfert définitif à l’Institut et tout de suite après leur acquisition. le
Comptable Matiéres doit dablir une liste de ce mdriel. incluant un numéro
d’inventaire skyuentiel correspondant ;w systkme de niim&-otation en vigueur tians
le Centre.
ii) A la fin du projet, le CIlet-‘ de Centre et le Comptable Matières doivent réviser [a

documentation de la Convention pour voir s’il y ;t une Clause indiquant ie
10
transfert définitif et automatique des biens. Dans ce cas, il doit remplir le
Bordereau d’Enregistrement et procéder à la saisie dans le système IMOSYS.
Dans le cas échéant, le Responsable du Centre doit adresser au Bailleur une

demande de transfert de ces biens à I%RA.
iii) Concernant la valorisation des biens lors du transfert, il est recommandé de

nommer une Commission de Valorisation à cet effet (par exemple: Comptable
Matières, Chef de Station, Gestionnaire de Station et une spécialiste dans le
domaine du matériel concerné).
iv) Lorsque des difficultés se posent dans la valorisation des biens, il est recommandé
que la Commission de Valorisation considère l’enregistrement du matériel
concerné avec une valeur symbolique d’un franc.
12
ANNEXE 1
D'une manière générale l’objectif d’un inventaire physique est de connaître la réalité du
patrimoine et de confirmer l’existence des in-mobilisations inventoriées. Pour réaliser un
inventaire et le vérifier, une organisation appropriée est exigée et doit permettre
l’existence d’une nomenclature des in-mobilisations

l’existence d’un fichier des immobilisations comportant le numéro de nomenclature et la
localisation de l’immobilisation
l’existence de fiches de mouvement comportant plusieurs modules (acquisition
d’immobilisation par achat, création d’immobilisations par l’ISRA, destruction ou mise
au rebut, réforme, transfert, prêt, location, etc.)
l’existence d’un système de codification harmonisée
l’existence de règles conmunes pour apprécier les biens à immobiliser, à stocker ou à
prendre en charge
l’utilisation de taux d’amortissement conmun
La mission a démarré son travail d’inventaire sur la base des documents suivants:
Edition du fichier IMOSYS sur tous les comptes d’immobilisations de la DRSPA (dont
Kolda)
Préparation de fiches de tous les comptes d’immobilisations à l’exception du mobilier et
du matériel de logement, sur feuille de calcul QPRO POUR WINDOWS.
Liste des codes familles, des codes centres et sites
L’inventaire proprement dit s’est réalisé comme suit:
Inventaire physique des bâtiments (bureaux, logements, laboratoires, magasins, garages,

aménagements divers)
Inventaire physique du mobilier et matériel de laboratoire et de bureau
Inventaire du mobilier et matériel de logement
Inventaire du parc roulant (autos, motos, tracteurs)
Inventaire du matériel agricole
Numtkotation et identification des bâtiments et logements
Saisie des résultats de l’inventaire sur feuille de calcul ou sur le Listing
IMMOBILISATIONS DE KOLDA - SITE 220
- - -
ACQUISITION I~NVEN TAIRE Observations No. de Se&l ValeUr TZlW
O r d r Annee 1 M o i s 1 J o u r 1 Val.Brute 1 V e r i f i e e d’lrnmatrlc. Nette d’Amo’l_ 1
212000 TERRAINS D’EXPLOITATIONS AGRICOLES
1 CC020635 220 PA TERRAIN CRZ KOLDA 1809HA 212000 1 1 1992 1 12 1 31 1 1 Ix 1
1 I l
220400 LOGEMENTS NEUFS PERSONNEL
2 DG020632 220 PA CONSTRUCTIONS IDA” 220400 2 1986 1 1 460496885 X

3 DG020633 220 PA CONSTRUCTIONS HERITEES 220400 3 1992 12 31 1 x
4 DG020634 220 PA CONSTRUCTIONS SUR FONDS P R O P R E 220400 4 1992 12 31 1 x
I I .-
222000 MATERIELS ET OUTILLAGES D’ATELIER
5 FO200579 220 PA CAISSE A OUTILS El1 222000 5

6 FO200580 220 PA CHARGEUR Bll 222000 6
7 FO200604 220 PA GARDE A PILES BO5 222000 7
11 FO200585 220 PA MOTOR POUR DECOR Bll 222000 11
12 FO200629 220 PA POMPE DISTRIBUTEUR 1415 222000 12
13 FO200630 220 PA POMPE DISTRIBUTEUR 1415 ELECT 222000 13
14 FO200444 220 PA TIRE FORT BIO 222000 14
15 FO200618 220 PA TOISE A MESURE (REFORME) 222000 15
16 FO200611 220 PA TOISE METALLIQUE BO5 222000 16
]Clé dynamométrique M200 IBII 1 12221001 I-1972 1 marque FACOM

IArrache molaire (Bll 1
I I I I I I I I I I
01127/97 C:\WP51\JOHNASH\l997\97~S22OX.WB1 IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page1 de11

222100 MATERIEL DE CONTROL DE MESURE ET DE PESAGE

17 PO200476 220 PA BALANCE WELCH” 222100 17
18 PO200475 220 PA B A L A N C E D E P R E C I S I O N S ELECT 83 222100 18
19 FO200612 220 PA BALANCE DYNAMOMETRE 222100 19
20 PO200452 220 PA BALANCE ELECTRO SAUTER BO6 222100 20
21 PO200499 220 PA BASCULE ELECTRONIQUE BO6 222100 21
22 PO200502 220 PA BASCULE ELECTRONIQUE BO6 222100 22
23 FO200552 220 PA BASCULE EXA BlO 222100 23
24 FO200608 220 PA BASCULE FORCE 500KG 222100 24
25 FO200588 220 PA BASCULE PORTEE Bll 222100 25
26 FO200631 220 PA BASCULE RB CM 1500 222100 26
27 FO200562 220 PA BASCULE TURPO BIO 222100 27
28 FO200425 220 PA PESE BETAIL Bll 222100 28
29 FO200551 220 PA PESE BETAIL BO9 222100 29
30 FO200561 220 PA PESE BETAIL BIO 222100 30
31 FO200563 220 PA PESE BETAIL MARECHALL PM62 BIO 222100 31
32 PO200515 220 PA PESON PORTEE 5KGS SALTER BO6 222100 32
33 P0200500 220 PA PESON PORTEE 50KGS SALTER BO6 222100 33
34 FO200574 220 PA PLAN 3T Bll 222100 34
01127l97 C:\WP5I\JOHNASH\1997\97~~S220X.WBl IMMORII 18 fiTff>NS .IIISQU’AU31 DECEMBRE 1994 Page 2 de 11

222 200 MATERIELS ET OUTILLAGES SPECIFIQUES DE LABORATOIRE
35 PO200468 220 PA ASPIRATEUR DE SP BO6 222200 35

36 PO200469 220 PA ASPIRATEUR DE SPERMES BO6 222200 36
37 PO200447 220 PA BAIN MARIE BO6 222200 37
38 PO200493 220 PA BAIN-MARIE GRANT BO6 222200 38
39 PO200490 220 PA CENTRIFUGEUSE 222200 39
40 PI3020491 220 PA CENTRIFUGEUSE A HEMATOCRYTE BO6 222200 40
41 PO200488 220 PA CENTRIFUGEUSE JOUAN BO6 222200 41
42 PO200489 220 PA CENTRIFUGEUSE JOUAN 222200 42
43 PO200495 220 PA CONGELATEUR JENCONS BO6 222200 43
44 PO200497 220 PA CONGELATEUR LEC BO6 222200 44
45 PO200602 220 PA CONTAINER DE CONSERVATION BO5 222200 45
46 PO200449 220 PA ETUVE EB 55 JOUAN 222200 46
47 PBO20649 220 PA ETUVE 28L MEMERT 222200 47
48 PO200450 220 PA MICROSCOPE BO6 222200 48
49 PO200481 220 PA MICROSCOPE BO6 222200 49
50 PO200451 220 PA MICROSCOPE AVEC CAISSON HACHET 222200 50
51 PO200479 220 PA MICROSCOPE BINOCULAIRE 222200 51
52 PO200480 220 PA MICROSCOPE BINOCULAIRE 222200 52
53 PO200508 220 PA PLACARD EN BOIS BO6 222200 53
54 PO200448 220 PA RECHAUD 3 FEUX 222200 54
55 PO200496 220 PA REFRIGELATEUR BO6 222200 55
56 PO200466 220 PA R E P U L S I O N MOTOR 222200 56
57 PO200467 220 PA R E P U L S I O N MOTOR BO6 222200 57
58 PO200628 220 PA SPECTROMETRE BO6 222200 58
59 PO200464 220 PA SPECTROPHOTOMETRE BO6 222200 59
60 PO200465 220 PA SPECTROPHOTOMETRE BO6 222200 60
61 PO200473 220 PA VITRINE REFRIGEREE BO6 222200 61
PBO80258 800 SL ETUVE JOUAN EB 555 X Prov SAINT LOUIS

PB022777 200 PA FOURMERMMET X Prov LABO HANN
MICROSCOPE WILD HEERBRUGG X Prov LABO HANN
PBO200474 2.. PA VIDEUR DE TUBE X A voir au LABO HANN
PBO200492 220 PA CENTRIFUGEUSE HERAEUS CHRIST X 100186
01127l97 C:\WP51\JOHNASH\1997\97~S22OX.WBi IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page3dell

IMMOBILISATIONS DE KOLDA I SITE 220
222 300 MATERIELS DE FORAGE ET D’IRRIGATION
62 FO200572 220 PA MOTEUR RUGGE Bll

63 FO200573 220 PA MOTEUR RUGGE 811
64 FD020657 220 PA MOTOPOMPE CAMPEON
65 FO200600 220 PA MOTOPOMPE MARQUE ESSA NICCO
66 FO200565 220 PA POMPE IMMERGEE BO6
222 400 TRACTEURS ET MOTOCULTEURS ET MATERIELS ROULANTS
67 GO200429 220 PA CITERNE DE 15OOL 222400 67 1981 6 30 320000 1

68 GO200446 220 PA REMORQUE BENNE BRIMONT BIO 222400 68 1986 1 1 617000 X
69 FO200601 220 PA RESEAU MOBILE POUR ASPERSION 222400 69 1987 7 31 586464
70 GO200434 220 PA TRACTEUR RENAULT 461M400 222400 70 1983 6 30 3783000 x
222 500 MATERIELS GROUPES ELECTROGENES ET ELECTRO POMPES
71 FO200563 220 PA GENERATEUR A GR Bll 222500 71 1986 1 1 12000

7: POYOO498 220 PA GROUPE ELECTRO BO6 222500 72 1991 1 1 2000000 x
73 FO200440 2 2 0 PA GROUPE ELECTROGENE L O M B A R D I N I 83 222500 73 1981 3 13 1120000 x
01127197 C:\WP51\JOHNASH\1997\97~S220X.WBl IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page4delI

Observatvxs No. de Serie/

d’lmmatric.
Valeur
Nette I Tl;x I
d’Amort
74 GO200439 220 PA BINEUSE ATTELAGE ACCESSOIRES 74

75 GO200427 220 PA CHARRUE Bll 222600 75
76 GO200426 220 PA CHARRUE JEAN DE BRU SA 222600 76
77 FO200568 220 PA DECORTIQUEUSE 811 222600 77
78 GO200441 220 PA ENSILEUSE A FLEAUX POUR TRAC7 222600 78
79 GO200431 220 PA FAUCHEUSE 611 222600 79
80 GO200569 220 PA FAUCHEUSE Bll 222600 80
81 GO200571 220 PA FAUCHEUSE Bll 222600 ai
a2 GO200614 220 PA GYO BROYEUR 222600 a2
83 GO200570 220 PA HERSE 011 222600 a3
84 GO200430 220 PA LAMIME NIVELEUSE 222600 84
85 FO200560 220 PA MOULIN A CEREALE BlO 222600 85
86 GO200443 220 PA PRESSE A PAILLE 222600 86 1979 10 25 790000 x
a7 GO200432 220 PA PRESSE A RAMASSEUSE 222600 a7 1988 3 31 2584260 X
88 GO200428 220 PA PRESSE PAILLE 811 222600 88 1986 1 1 350000
a9 GO200603 220 PA PULVERISAT COFFRET LOURD 222600 a9 1979 10 25 597800 X METTRE P U L V E R I S E U R 2843
90 FO200590 220 PA PULVERISATEUR 222600 90 1988 3 31 1580000 X
91 GO200566 220 PA SEMOIRS EBRA 222600 91 L
1.---
982 t
17-- 3
70
-- I
34rKh-i
- - - - x
, . I 4
223 100 MATERIEL INFORMATIQUE

92 10200381 220 PA IMPRIMANTE EPSON BO3 223100 92
93 10200379 220 PA IMPRIMANTE EPSON FX 800 223100 93
94 io200380 220 P A ORDINATEUR CHAMKOK BO3 223100 94
95 IA020746 220 PA ORDINATEUR DELL 433 SP 223100 95
96 10200377 220 PA ORDINATEUR IBM PC AT3 640K 223100 96
97 PA020653 220 PA ORDINATEUR PORTABLE TOSHIBA 223100 97
2 2 0 P A I M P R I M A N T E EPSON L Q 500 X
lZO200176 201 PA ORDINATEUR IBM PS12 MODELE 60 X NON UTILISE VOIR ORIG
220 PA ORDINATEUR HP 1995 X VOIR DIEYE
OI/27197 C:\WP51\JOHNASH\1997\97~S220X.WBi IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page5dell

FRUE FBATIM FETAG FNOCGA No. ACQUISITION I~NVENTAIRE No. de Serie/ ValeLlr
Rue Bat Etage O r d r Annee ) M o i s 1J o u r 1 Val.Brute 1 V e r i f i e e d’lmmatric. N&i?
223 200 MATERIEL DE BUREAU
98 HM020652 220 PA CALCULATRICE CANON FC 200 223200 98

99 HM022650 220 PA CALCULATRICE CAS10 FX 77 GB 223200 99
100 HM020651 220 PA CALCULATRICE CAS10 SF 4300 223200 100
101 HO200410 220 KARDEX BO3 223200 101
102 HO200408 220 PA LECTEUR MICRO FICHES 223200 102
103 HO200545 220 PA MACHINE A CALCULER 223200 103
104 HM020897 220 PA MACHINE A CALCULER CANON P40 BO1 223200 104
105 HO200398 220 PA MACHINE A ECRIRE 223200 105
106 HO020655 220 PA MACHINE A ECRIRE CANON AP 8000 223200 106
107 HZ020656 220 PA MACHINE A RELIER STAR 223200 107
108 PBO20486 220 PA MACHINE CALCULATRICE 223200 108
109 HO200331 220 PA MACHINE ELECTRON A ECRIRE 223200 109
110 HO200624 220 PA MAGNETOPHONE 0.6920 223200 110
111 HO200333 220 PA PHOTOCOPIEUSE NP 1215 BO3 223200 111
HC0200399 220 PA FICHIER X

HP0000210 999 DG PHOTOCPIEUSE CANON NP 1020 X PROV DG SANS BON
HM022741 200 PA MACHINE A CALCULER OLIVETTI X PROV LABO HANN
HD0200353 220 PA COFFRE FORT X
223300 MATERIEL DE TELECOMMUNICATION
112 HO200390 220 PA APPAREIL TELEPHONE 223300 112 1980 8 25 56160

113 HO200332 220 PA POSTE SECONDAIRE INTERPHONE 223300 113 1985 1 15 37500
220 PA POSTE TELEPHONE SANS FIL 223300 ~.~--
114 HL020659 114 1993 8 16 132000
220 PA TALKIWAKI -.-_
115 HO200339 223300 115 1983 3 1 1237500
116 220 PA TELECOPIEUR SAGEM SAFAX 60 82 -~
H0200323 223300 116 1992 9 7 815000 X
--
223400 MATERIEL DE PHOTOS ET PROJECTEURS
117 HO200406 220 PA RETROPROJECTEUR 223400 117 [ 1986 ) 1 ( 31 1 202545 /X

I
01/27/97 C:\WP51\JOHNASH\i 997\97-S220X.WBl IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page6dell

; - .i”T,n”;f ~-~~-I;~::;,, 1
- -
223 600 AGENCEMENTS AMENAGEMENTS ET INSTALLATIONS
118 KC020639 220 PA AMENAGE INST PRE-TESTAGE 223600 118

119 KA020636 220 PA AMENAGEMENT BUREAUX EXPLOITA 223600 119
120 KC020640 220 PA AMENAGEMENT INSTALLATION 223600 120
121 KC020642 220 PA AMENAGEMENT INSTALLATION 223600 121
122 KB020637 220 PA AMENAGEMENT LOGT VSN 223600 122
123 KC020641 220 PA AMENAGEMENT PRETESTAGE 223600 123
124 KB020638 220 PA AMENAGEMENTS SANITAIRES 223600 124
125 HR020690 220 PA LIAISON FRIGORIFIQUE 223600 125
QI 127197 C:\WP5l\JOHNASH\1997\97~S220X.WBl IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 Page7dell

223 800 CLIMATISEURS ET CONDITIONNEURS D’AIR / MATERIEL DE GENERATEUR ET DE CONDITIONNEMENT ELECTRIQUE
126 HR020685 220 PA CLIMATIEUR ALASKA 223800 126

127 HR020689 220 PA CLIMATIEUR SPLIT SYST 223800 127
128 HO200626 220 PA CLIMATISEUR BO3 223800 128
129 HR020534 220 PA CLIMATISEUR AIRWELL BO6 223800 129
130 HO200349 220 PA CLIMATISEUR AIRWELL 223800 130
131 JO200015 220 PA CLIMATISEUR AIRWELL Hl 223800 131
132 PO200507 220 PA CLIMATISEUR AIRWELL BO6 223800 132
133 HR020684 220 PA CLIMATISEUR ALASKA 223800 133
137 HR020645 220 PA CLIMATISEUR GIBSON 223800 137
138 HR020647 220 PA CLIMATISEUR GIBSON 223800 138
139 HO200391 220 PA CLIMATISEUR RX 2056 223800 139
140 HO200375 220 PA CLIMATISEUR ZENITH AIR BO6 223800 140
146 HO200359 220 PA CLIMATISEUR 1;5 CV 223800 146
147 JO200047 220 PA CLIMATISEUR 1;5CV ZENITH AIR HZ 223800 147
148 HO200309 220 PA CLIMATISEUR 1.5 CV 223800 148
149 HO200334 220 PA CLIMATISEUR 1.5 CV ZENITH AIR 223800 149
150 JO200060 220 PA CLIMATISEUR 1.5 CV ZENITH AIR H3 223800 150
151 JO200087 220 PA C L I M A T I S E U R 1,5 C V Z E N I T H A I R H4 223800 151
154 JO200188 220 PA C L I M A T I S E U R 1,5 C V Z E N I T H A I R HI0 223800 154
155 JO200274 220 PA CLIMATISEUR 1.5 CV ZENITH AIR H6 223800 155
156 JO200241 220 PA CLIMATISEUR 1.5CV ZENITH HI1 223800 156
157 JO200122 220 PA CLIMATISEUR 1,5CV ZENITH AIR HO5 223800 157
158 JO200222 220 PA C L I M A T I S E U R 1,5CV Z E N I T H A I R 223800 158
159 10200625 220 PA ONDULEUR BO3 223800 159
160 10020660 220 PA ONDULEUR MCS 500VA 223800 160
161 10200378 220 PA ONDULEUR 600 KVA 223800 161
162 10020648 220 PA ONDULEUR 600 VA 223800 162
163 PO200494 220 PA REFROIDISSEUR BO6 223800 163
164 PO200457 220 PA REGULATEUR 223800 164
165 PO200458 220 PA REGULATEUR DE TENSION 223800 165
166 PO200459 220 PA REGULATEUR DE TENSION 223800 166
167 PO200484 220 PA REGULATEUR DE TENSION BO6 223800 167
170 HS020693 220 PA VENTILATEUR BRASSEUR 223800 170
171 HSO20694 220 PA VENTILATEUR BRASSEUR 223800 171
172 HS020695 220 PA VENTILATEUR BRASSEUR 223800 172
Ii3 .IO200096 220 PA VENTILATEUR CROWN HO4 223800 173
OI 127197 IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994

Page 8 de 11
224 100 VEHICULES DE TOURISME
183 LO200531 220 P A PEUGEOT 405 BREAK D I E S E L 224100 183 1990 1 1 3958126 X DK0581 EP33
184 LO200587 220 P A RENAULT 18 224100 184 1983 2 11 5415130 x PROPOSE A R E F O R M E 0516 TTBI
185 LD020662 220 P A RENAULT 21 NEVADA DIESEL 224100 185 1994 2 28 11500000 TRANSFERT A L A D G
224 200 VEHICULES UTILITAIRES
186 LO200586 220 P A CAMIONNETTE DATSUN 811 224200 186 1988 1 1 3000000
187 L0200424 220 P A CAMIONNETTE 504 BACHEE D I E S E L 224200 187 1983 3 12 2671000 X 0428 TTBI
188 LD020661 220 PA MITSUBISHI DOUBLE CABINE 224200 188 1994 2 21 11064000 X DK0796 EP33 >
PEUGEOT 504 1995 X 9 8 6 1 TBI

PEUGEOT 5 0 4
X PROV SAINT LOUIS sans 7981 TTBl
LD0200437 220 PA PEUGOET 404 ESSENCE 1977 X PROPOSE A REFORME DK0186 EP33
TOYOTA 4 WD X PROV KAOLACK 3326 TTBI
224 300 BETAILLERES ET VEHICULES CITERNES
189 LO200435 220 PA CAMION RENAULT BETAILLERE 224300 189 1 1981 1 3 1 13 ) 54161301X I KD 003 ~~33 ( I
l
I l I I l
01127197 C:\WP51 \JOHNASH\1997\97~S220X.WB1 IMMOBILISATIONS JUSQU’AU 31 DECEMBRE 1994 PageIOde

NO. FMAT FCP FET FDESIG FRUE FBATIM FETAG FNOCGA No. ACQUISITION I~NVENTAIRE Observations No. de Se&/ Valeur Taux
Ordr Code Site Etabl Designation Rue Bat Etage Ordr Annee ( M o i s 1 J o u r 1 Val.Brute 1 Verifiee d’lmmatric. Nette d’Amor1.
224500 MOTOS, VELOMOTEURS ET BICYCLETTES
190 LO200528 220 PA MOTO HONDA BO6 224500 190

191 LO200529 220 PA MOTO HONDA BO6 224500 191
192 LPO20654 220 PA MOTO YAMAHA 125 DT DK 0764 224500 192
193 LPO20646 220 PA MOTO YAMAHA 125 DT DK0755 E P 3 3 224500 193
194 LO200598 220 PA MOTOBECANE 88760674 MOTEUR 501 224500 194
195 LO200599 220 PA MOTOBECANE 88760682 MOTEUR 501 224500 195
ACQUISITION DE 1 9 9 5
I LN020795 1 220jPA 1~0~0~~50 1224500 1 1 19951 81 221 350000 1 1 1
AUTRES
MOTO HONDA XL DK 0762 EP33 94195 X PROV DRPF sans bon 5701186
CYCLOMOTEUR PEUGEOT 1 0 3 1993 PROV TAMBA ???? 10270342
CYCLOMOTEUR PEUGEOT 1 0 3 1993 PROV VELINGARA 10168026
220 CYCLOMOTEUR PEUGEOT 1 0 3 1993 PROV TAMBA 10270927
2 2 0 - CYCLOMOTEUR PEUGEOT 1 0 3 electronic X PROV TAMBA ->Mballo 240152916
MOTO HONDA MT 50 X PROV LNERV PPR-, Col 5507784 sansbon
MOTO HONDA MT 50 X PROV LNERV PPR-> Dio 5508663 sansbon
CYCLOMOTEUR PEUGEOT BB X PROV TAMBA Sodetïtex 9055850 sansbon
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A-35
ANNEXE 7
AIDE MEMOIRE - COMPTABILITE MATIERES - SYSTEME IMOSYS

AIDE MEMOIRE
COMPTABILITE MATIERES
SYSTEME IMOSYS
FEVRIER 1997
1
AIDE MEMOIRE
COMPTABILITE MATIERES
SYSTEME IMOBYS
PLAN DE TRAVAIL
SECTION RESPONSABLE
1. Introduction Gningue
(Donner une bonne introduction à 1’Aide Mémoire)
2. Principes de la Comptabilité Matières Gningue

(à revoir le texte ci-joint)
3. Certains aspects détaillé de la Comptabilité Matières Gningne

(prendre les points importants des “Observations
dans le Rapport de Mission à Kolda)
4. Fiche d’Enregistrement des Immobilisations Johnson

(voir l’esquisse ci-joint sur ce fichier)
.5 . Numéros des Comptes et Rubriques Analytiques Baye Waly

(voir l’esquisse ci-joint sur ce fichier)
6. Codes des Sites de 1’ISRA Johnson

(vérifier la liste ci-joint)
7. Codes Famille des Immobilisations Johnson

(trier par code et aussi par libelé)
8. Taux d’ Amortissements Gningue/Baye Waly

(vérifier la liste ci-joint)
9. Codes des Centres d’imputation Analytique Johnson

10. Codes des Bailleurs (sous familles) Johnson

2
11. Codes des Fournisseurs Johnson

12. Proc6dure de réalisation d’un inventaire physique Gningue/Baye Waly

(utiliser 1’Annexe 1 du Rapport de Mission à Kolda)
13. Procédure d’enregistrement et de marquage des immobilisations Gningue

(par exemple, mentionner les plaques métalliques et peinture, etc.)
14. Procédure de la réforme des immobilisations Gningue

3
1. INTRODUCTION
Les valeurs imrnobiliées constituent une part très important dans le patrimoine de l’Institut, elles
représentent environ 85 % du patrimoine total cependant l’attention que son suivi nécessitait est
quasiment insignifiante.
Par conskquent il n’est pas étonnant que l’Institut éprouve aujourd’hui toutes les difficultés pour
analyser et justifier convenablement ce poste, pourtant les outils et les ressources humaines
existants, mais ils ne sont pas associés à un reflexe à l’autodiscipline, au respect des principes
comptables essentiels par chacun d’entre nous la seule garantie d’une maîtrise parfaite et d’une
fiabilité de l’information.
D’une manière générale les valeurs immobilisées qui nous importent peuvent être classées en
deux grandes catégories:
1) Les valeurs incorporelles

2) Les valeurs corporelles (les biens meubles et les biens immeubles)
Les valeurs incorporelles sont les valeurs immatérielles qui n’ont pas d’existance physique alors
que les valeurs corporelles sont celles qui peuvent se voir et se toucher.
Cet Aide Mémoire est élaboré afin de définir le paramétrage utilisé par le système informatique
IMOSYS qui a été adopté par I’ISRA pour l’enregistrement et suivie des immobilisations au
cours des années 1995 et 1996. Le document présent également la procédure à suivre lors la
réalistion d’un inventaire physique et dans le cas d’enregistrement ou de la réforme d’imnobili-
sations.
(à revoir le texte)
4
2. PRINCIPES DE LA COMPTABILITE MATIERES
Il s’avère nécessaire de connaître le but recherché dans la comptabilité des matières :
1) La comptabilité des matières est organisée en vue de permettre :
la tenue d’un inventaire;

la description des mouvements des matikres
le contrôle inopiné et instantané des matières
2) La comptabilité des matières est organisée de telle sorte que les agents de son
exécution et les organes chargés du contrôle de cette exécution puissent disposer
dans le minimum de temps, avec le minimum de travail et à l’aide des éléments
indispensables, de tous les renseignements utiles, pour exercer une surveillance
et un contrôle efficace.
Donc, la prkente instruction générale a pour objet de préciser les modalit& d’application des
articles relatifs à la comptabilité des matiéres.
L’instruction développe et commente les différents articles et pot-te sur l’application des idkes
ghérales suivantes :
1) Tout achat de matière en comptabilité générale doit correspondre à une entrée

dans l’existant en comptabilité des matières.
2) Chaque comptable des matières est responsable du patrimoine confié à son centre.
Ce patrimoine dont on a dressé l’inventaire et qu’il a pris en charge s’appelle
I’EXISTANT.
3 Toutes les entrées OU les sorties de matkres sont justifiées et donnent lieu à un
titre de mouvement appelé bon d’ENTREE ou bon de SORTIE, valant fiche
comptable, décrit sur un livre journal et un grand livre des opérations en
inatikres.
4) Le comptable des matières est soumis aux mêmes régles de contrôle que le
comptable financier. En conséquence, sa responsabilité est mise en cause pour le
montant du dommage causé ou de la perte de matériels subie en raison de son fait
ou de sa négligence.
s
TITRE PREMIER
Disuositions Générales
ARTICLE 1:
La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire permanent des biens immobiliers
ou mobiliers d’un établissement.
a) la comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire de ces biens ; elle décrit
leurs mouvements et fait à tout moment ressortir l’existant.
11) la comptabilité des matières est une comptabilité permanente. Les biens existants,
d6nombrés au dernier jour de la gestion financière close, sont repris dans leur détail, en balance
d’entrée pour la nouvelle gestion. En cours de gestion, tous les mouvements d’entrée et de sortie
sont Ggalenient décrits.
Ainsi il doit avoir à tout moment une concordance parfaite entre l’inventaire physique des,
niatik-es et les écritures.
Ces dernières obéissent en permanence à l’équation suivante :
“(Existant en début de gestion) + (entrées - sorties de la période) = (existant au jour de l’arrêté

des optkations)”
ARTICLE 2:
La comptabilité des matières est une comptabilité des quantités avec mention, sur tous documents
et pièces justificatives, des renseignements sur les qualités et caractéristiques des biens
comptabilisés.
Ces renseignements doivent permettre une identification rapide de chaque objet concernant en
général sa nature et ses caractéristiques conformément à la pikce comptable justificative de son
acquisition.
n) Chaque matière qui entre dans l’existant est décrite sur les documents comptables en
quantité et en qualité. De plus, cette entrée est justifiée par une ou plusieurs pièces probantes
émanant d’un fournisseur ou tiers étranger de l’Institut.
1~) Les mentions de quantités (nombre d’unités, volume, poids, surface, etc) sont
obligat«irement portées sur les documents comptables. En outre, les qualités caractéristiques des
matières, dans la mesure oi~ elles peuvent faciliter l’identification et le contrôle doivent autant
que possible figurer sur les documents comptables (année de construction, marque, genre, type.
etc). Il en est de même du prix unitaire.
7
Le procès-verbal signé par les membres présents de la commission au nombre de trois au moins,
doit être visé selon le cas, par le Directeur Général, le Secrétaire Général, l’Agent Comptable
Particulier, le Directeur d’Unité Régionale de Recherche.
c) Lorsque des objet entrent à titre gratuit dans l’existant de l’Institut, à la suite d’une
convention, d’une donation ou d’aide publique ou privée, nationale ou internationale, il est
également procédé à une réception selon la procédure définie ci-dessus.
ARTICLE 5:
Les cessions gratuites de matière sont interdites. Nul agent ne peut céder à titre gratuit, les
matik-es appartenant à son centre.
ARTICLE 6:
Lorsque les objets “en service“ ou les objet “en attente d’application” ne sont plus susceptibles
d’etre utilisés, ou que leur degré d’usure justifie leur réforme, le comptable des matières
int&essé en ktablit la liste qu’il adresse par la voie hikrarchique à l’autorité compétente.
TITRE II
Execution de la comutahilité des matières
ARTICLE 7:
Le Comptable Matières Centraliseur il pour mission d’assurer l’application des règlements, et
de cont.rôler les opérations des comptables matières en vérifiant notamment leur concordance
avec l’existant physique chez les comptables des matières.
Le contrôle du Comptable des Matières Centraliseur s’exerce notamment dans le cadre de la

gestion. Les agents d’exécution de la comptabilité des matittres sont soumis aux mêmes règles
de contrôle que les agents chargés de la comptabilité des derniers.
a) Les comptables matières sont soumis à tous les contr6les résultant de la réglementation
notamment:
le contrôle inopiné des corps de contrôle sur pièces et sur place

le contrôle hiérarchique et permanent du Chef d’Unité, sur pièce. Le chef d’Unité doit
s’assurer à tout instant que le Comptable des Matières placé sous ses ordres, suit les
règles de bonnes gestions des matières du service.
ARTICLE 8:
a) Le comptable des matières assure la garde et est responsable de l’entretien et de la
conservation des matiéres qu’il a prises en charge.
En raison de cette responsabilité, le comptable des matières doit signaler en temps utile, par
lettre transmise à son Directeur d’Unité par voie hiérarchique, toutes les réparations, tiesures
de protection aux travaux qui ne peuvent être effectués sur crédits propres, pour la conservation
à l’entretien normal des matières.
b) Le Comptable des Matières est responsable des matières qu’il a prises en charge du
début à la fin de gestion.
Il reste responsable, s’il confie une partie de ces matières à des agents placés sous son autorité.
Sa responsabilité en cas de vol, de disparition ou de destruction, est mise en cause par le

Directeur de l’Unité, le Comptable Matière Centraliseur ou les organes de contrôle.
La responsabilité est engagée quand la perte subie par le centre est due à son propre fait ou à
sa négligence.
Aucun perte n’est admise à la décharge du Comptable des Matières si elle ne provient pas
d’6v&lements de force majeur ou de cas dûment constatés.
Pour Stre dkhargé d’une perte, d’une détérioration ou d’une avarie dans les conditions ci-dessus,
(vol, disparition) le Comptable des Matières responsable du matériel est tenu de faire constater
imm~diate~nent ou de prouver que le fait ne peut être imputé à un défaut de soin ou à une
kgligence de sa part.
ARTICLE 9:
Tout comptable des matières est tenu d’enregistrer les faits de sa gestion sur les documents ci-
après :
livre journal ou sont portées chronologiquement toutes ses opérations
un grand livre des comptes, tenu sur registre ou fiche
des registres auxiliaires destinés à présenter des développements propres à chaque nature
d’opkration.
ARTICLE 10:
En d&ut de gestion, chaque Comptable des Matières prend en balance d’entrée les existants en
fin de gestion précédente.
Le relevé de ces existants résulte d’un procès verbal portant inventaire résumé, dressé par un
mininlum de réception et par le Comptable Matière Centraliseur.
9
3. CERTAINS ASPECTS DETAILLE DE LA COMPTABILITE MATIERES
(à reprendre du Rapport de Mission de Kolda)

10
ISRA
BORDEREAU DE PREPARATION
D’ENREGISTREMENT D’UNE IMMOBILISATION
(Enregistrement des immobilisations pour IMOSYS)
PREMIERE PARTIE
Code société ISR

Code matériel a........... (8 caractères max.)
Code complémentaire ............ (3 caractères selon Code de Site)
DEUXIEME PARTIE
Etablissement (2.Lettres et selon l’ancienne Direction de Recherche)

Désignation . . . . ..*...............*...*.........*............. (Soyez précise)
(30 caractères max.)
Désignation abrégée ..,.....*.......,,..,. (10 caractères max.)
Quantité 01
Unité UO
Code état 1
Code activité 1
Localisation: Pays SEN
Dept. ...... (3 caractères)
Ville .,.... (3 caractères)
Rue I..... (3 caractères)
Batim. ...... (3 caractères)
Etage . . ..a. (3 caractères)
Compte d’Actif . . . . ...I..........,,., (voir tableaux)
Numéro de Série ...................... (10 caractères max.)
Centre d’lmputation ...................... (voir tableaux)
Famille ..*..........,..,..,., (2 lettres selon Code Famille)
Rubrique Analytique . . ..*.*............... (4 caractères selon Compte)
Barème Bleu . . . . ...m.........*.... (Selon Source de Financement)
11
BORDEREAU DE PREPARATION
D’ENREGISTREMENT D’UNE IMMOBILISATION
(Page 2)
TROISIEME PARTIE
Fournisseur Code F a......... (voir Tableaux des Codes des Fournisseurs)

Nom ...................... ,*...,..,*...*........
Référence d’acquisition ................ (No. du Bon de Commande)

Date d’Acquisition ................ (Jour/Mois/Année)
Référence de Livraison ................ (No. du Bord. de Livraison)
Date de Livraison ................ (JourlMoislAnnée)
Référence de Facture ................ (No. de la Facture)
Date de Facture ................ (Jour/Mois/Année)
Prix d’achat H.T. ................ (CFA)
Frais d’achat ............. (CFA)
QUATRIEME PARTIE
PLANS D’AMORTISSEMENTS
Plan Economique:
Valeur de Base ................ CFA (Prix d’Achat + Frais)

Date Début ................ (Année/Mois)
Durée ................ (Ans) (Voir Tableau)
................ (Mois)
Plan Technique:
(L ‘opérateur de l’ordinateur doit entrer les mêmes données du “Plan

Economique ” sous la rubrique “Plan Technique “1
12
5. NUMEROS DE COMPTES ET RUBRIQUES ANALYTIQUES
SELON LE TYPE D’IMMOBILISATION DE L’ISRA
SYSTEME “COSYWIMOSYS”
COSYSI COSYS
InlOSYS RUBRIQUE DESIGNATION DES LIGNES BUDGETAIRES
COMPTE ANALYTIQUE
20 FRAIS ET VALEURS
INCORPORELLES IMMOBILISES
201 100 680 I Brevets, licences, marques
201 100 Licences d’t3xploitation de progiciels
701 100 Autres frais inmohiiis&
21 TERRAINS
2 10 000 Terrains de construction et chantier
2 12 000 Terrains d’exploitations apricoles
210 010 Autres terrains
2 2 IMRIIOBILISATIONS CORPORELLES
6820 220 Constructions
230 000 Brîtiments industri& et agricoles
220 100 Bâtiments administratifs et conunerciaux
220 300 Autres bâtiments d’exploitation
220 300 Ouvrages d’infrastructures
220 400 Logements ntdi personnel
220 420 Bâtiments accueil at cantine
220 500 Bâtiments à vocation sociale
230 700 Voiries et Idseaux divers
6821 221 Travaux de mise en videur des terres
231 000 Travaux de mise en valeur des terres
221 100 Barribres et clôtures
2 3 1 Il0 Autres ankutgemants des terres
6833 222 Machines outils et ilUtrt% rlIilt&riels
d’exploitation
232 000 Mattkiels et outillages d’atelier
222 100 Mattkials de contrôle de IIWSIII-e et de pesage
2 2 2 OS0 Mat6riels et outillages spdcifiques et de laboratoires
222 300 Mat&iels de forage et irrigation
233 400 Tracteurs et nmtoculteurs et mkriels roulants
233 420 Mat6rials groupas
klectrog&nes tit dectropompes
233 600 Mat&-iels agricoks fixas
232 800 Equipements halieutiquas et mat&iels navigants
233 900 MatGriels de maintenance: et Je surveillance
13
NUMEROS DE COMPTES ET RUBRIQUES ANALYTIQUES
SELON LE TYPE D’IMMOBILISATION DE L’ISRA
SYSTEME “COSYS/IMOSYS”
(Suit.e)
COSYSI COSYS
IMOSYS RUBRIQUE DESIGNATION DES LIGNES BUDGETAIRES
COMPTE ANALYTIQUE
6823 223 Mobiliers et matériels de hureiku et de

logement
723 000 Mobilier de bureau

333 020 Matkriel informatique
223 010 Matkk.1 de hureau
223 040 MatGel de tt%çonmunication
323 050 MatBrie de photos et prqjectaurs
323 100 Mohilier et matériel de logement
323 200 Agencements, amt!nagements et installations
323 300 Equipements sociaux de cantine, accueil et camping
323 400 Climatiseurs et conditionneurs d’air / Ma&ie1 de g&kateur et de
conditionnement t%ctrique
333 900 Rt%ection rtkeaux d’infrastructures routiers et autres
6834 224 M:&+iel de transport
334 000 VGhicules de tourisme

234 100 V&hicules utilitaires
223 300 BBtaiEres et v5hicules citernes
333 400 Ambulance et car personnel
324 500 Motos, v6lomoteurs et hicyclattes
6. CODES DES SITES
ET NOM DES FICHIERS DES IMMOBILISATIONS
ABREG. SITES 4BREG. SITES

DE LOC. (en ordre IE LOC.
IMOSYS numerique) MOSYS
BAN Bandia DGE

.:.‘=Y Bambey (DRCSP) BBY
‘BBY Bambey (DRPF) BBY
CAY Cayar BAN
CDH Camberene (CDH) DGE
CNR Dakar Hann (CNRF) CDH
C R T D a k a r T h i a r o y e (CRODl CAY
,DAH Dahra DKR
DAR Darou DAH
DGE BAME CNR
DGE Bourguiba LAB
DGE 1Siege (Thiong) CRT
DGE ( UN~VAL DAR
DJI Djibelor (DRCSP) DJI
..DJI Djibelor (DRPF) DJI
DKR DG (Bel Air) FNY
F N Y Fanaye FOU
FOU Foundioungne JOA
JOA Joal KAO
K15 Km 15 Route de Rufisqt KMA
KAO Kaolack KMA
KMA Keur Matai (DRCSP) K15
KMA Keur Matar (DRPF) KOL
KOL Kolda KOT
KOT Katakalousse LGA
LAB Dakar Hann (LNERV) MBI
LGA Louga MBI
MBI Mbiddi (DRPF) MB0
M B I Mbiddi (DRSPA) NDW
. . MB.0 Mbour NDI
NDI Ndiol NDJ
NDJ Ndjemane NDT
: NDT Ndonbo-Thiago NIA
NDW Ndiawar NI0
NIA Nianga NI0
NIO Nioro (DRCSP) ORS
NI0 Nioro (DRPF) PAD
ORS ORSTOM RTL
PAD Port Autonome Dakar RTL
ROF Roff ROF
RTL Richard-TOI1 (DRPF)) STL
RTL Richard-TOI1 (DRSCI) STL
SAN Sangalkam SAN
SEF Sefa SEF
SIN Sindia DGE
SON Sonkorong SIN
STL Saint-Louis (DRCSI) STM
STL Saint-Louis (DRHPH) SON
SI-M Sinthiou Maleme TAM
TAM Tamba THG
THE Thienaba THE
THG Thiagar THL
THK Thysse Kaymor THK
THL Thilmakha DGE
VAL Valor VAL
VEL Velingara VEL
ZIG Ziguinchor ZIG
01/2ai97 A.\CODES97,WBl
15
7. CODES FAMILLE DES IMMOBILISATIONS (IMOSYS)

16
ISRA
8. TABLEAU DES TAUX D’AMORTISSEMENTS
1. FRAIS ET VALEURS INCORPORELLES IMMOBILISES
1.1 Brevets, licences et marques
1 .L.3 Licences, progiciels et logiciels
1.3 Autres frais immobilis6s
5 ANS (SOIT 20 %)
2. CONSTRUCTIONS
20 ANS (SOIT 5 %)
3. BARRIERES ET CLOTURES
5 ANS (SOIT 20 %)
4. MACHINES ET AUTRES MATERIELS D’EXPLOITATION
5 ANS (SOIT 20 %)
L5 . MOBILIER ET MATERIEL DE BUREAU, LOGEMENT, AMENAGEMENTS,

AGENCEMENTS ET MISE EN VALEUR DES TERRES
6 ANS 8 MOIS (SOIT 15 %)
6. MATERIEL DE TRANSPORT
3 ANS (SOIT X,33 %)
7. MATERIEL INFORMATIQUE
3 ANS (SOIT X3,33 %)

8. MATERIEL NAVAL
à revoir les taux

17
ISRA
9. CODES DES CENTRES D’IMPUTATION ANALYTIQUE

18
ISRA
10. CODES DES BAILLEURS

19
ISRA
11. CODES DES FOURNISSEUS

20
12. PROCEDURE DE REALISATION D’UN INVENTAIRE PHYSIQUE

21
13. PROCEDURE D’ENREGISTREMENT
ET DE MARQUAGE DES IMMOBILISATIONS

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INSTITUT SENEGALAIS DE RECHERCHES AGRICOLES

RECHERCHE APPLIQUEE EN AGRICULTURE ET SUR

RAPPORT DE MISSION DE JOHN ASHBURNER

AIDE MEMOIRE DE LA COMPTABILITE MATIERES,

Téléphone (221) 32.24.28 / 32.24.30

Téléphone (221) 32.17.88

RAPPORT SOMMAIRE DE MISSION DE COURTE DUREE

PROGRAMME/SOURCE DE FINANCEMENT: PRl/NRBAR

NOM DU MISSIONNAIRE: John Ashburner ISRA UNITE: SG

AGENTS RESPONSABLES: Ndiaga Dieng ISRA UNITE: SG

DEBUT DE LA MISSION: DATE: 12 janvier 1997 HEURE: 19HOO

FIN DE LA MISSION: DATE: 29 janvier 1997 HEURE: 13h40

OBJET ET TERMES DE REFERENCE:

Le consultant préparera un rapport écrit qu’il présentera sur disquette

Au début: ISRA: 13/1/97 au 17/1/97 et 29/1/97

A la fin: ISRA: USAID: 29/ 1/97

TRAVAIL DE SUIVI PREVU: Voir rapport de mission

COMMENTAIRES DU CONSULTANT: Voir rapport de mission

SIGNATURE DU MISSIONNAIRE: Date: 2911197

SIGNATURE DE L’AGENT RESPONSABLE DE L’ISRA ATTESTANT QUE LE

NOM: Ndiaga Dieng L i ,+ .-L- ,l;“,, ..Y(--I si ii

SIGNATURE DU RESPONSABLE DU PROGRAMMEISOURCE DE FINANCEMENT:

NOM: Tom Cusack ! J

TITRE: Chef d’Equipe/NRBAR

NAME OF TDY: John E. ASHBURNER

TDY RESPONSIBLE OFFICERS: ISRA: Ndiaga Dieng

ARRIVAL DATE: Sunday, 12 January 1997 TIME:

DEPARTURE DATE: Saturday, 29 January 1997 TIME: l3Q irn

PURPOSE AND TERMS OF REFERENCE:

1) Strategy planning with senior ISRA management staff (weelc 1)

INITIAL/EXIT MEETINGS: ISRA: 13/1/97 to 17/1/97 and 29/1/97

RELATED DOCUMENTS ATTACHED OR REFERENCED:

SCOPE OF WORK: YES

FOLLOW-UP: See Mission Report

COMMENTS: See Mission Report

THIS REPORT PREPARED BY: John E. Ashburner

COMMENTAIRES DES AGENTS RESPONSABLES:

SIGNATURE DE L’AGENT RESPONSABLE DE L’ISRA ATTESTANT QUE LE TRAVAIL

SIGNATURE DE L’AGENT DU PROJET/SOURCE DE FINANCEMENT:

ANNEXE 1 TERMES DE REFERENCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-l

ANNEXE 3 PERSONNES RENCONTREES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-4

ANNEXE 4 COMPTE RENDU - REUNION DU 14 JANVIER 1997 . . . . . . . . . . A-S

ANNEXE 5 PROCEDURE POUR LE RETABLISSEMENT DU CONTROLE DES

ANNEXE 6 RAPPORT DE MISSION A KOLDA - INVENTAIRE PHYSIQUE DES

ANNEXE 7 AIDE MEMOIRE - COMPTABILITE MATIERES - SYSTEME

Ce rapport couvre la troisi&ne mission ciblée sur l’amélioration du système de contrôle et de

La mission a débuté le 11 janvier et s’est terminée le 29 janvier 1997. Elle a eu l’objectif de

La mission a compté beaucoup sur la coopération et le conseil du personnel de I’ISRA et du

2.1 Discussions préliminaires

le contrôle et gestion des immobilisations de 1’ISRA doit revenir sur le système

2.2 Plan de travail

La réunion du 14 janvier a souligné l’importance d’achever le rétablissement des enregistrements

Cependant, il faut indiquer les points suivants:

l’enregistrement des immobilisations de 1’ISRA jusqu’à la fin de l’année 1994 a été

la capacité de mémoire et de traitement de données du Super Compact 36 est très limité,

réaliser un inventaire physique des immobilisations du Centre de Recherches Agricoles

mettre au point un Aide Mémoire concernant la comptabilité matières et le contrôle et

élaborer ii11 rapport de mission concernant les activitk et observations du groupe de

Le groupe de travail a &é composé des membres suivants:

Mm Cisse, Comptable Matières, URRS, Saint Louis

2.3 Inventaire physique du Centre de Recherches Agricoles de KoIda

2.4 Aide Mémoire pour la comptabilité matières

L’Aide hlthoire va etre composé des chapitres suivantes: