LES PROCEDURES DU PNUD

Mme Kouamé Pétionille ADJA

Consultante
INTRODUCTION
PLAN DU COURS
1. PRESENTATION DU PNUD
1.1. AXES D’INTERVENTION
1.2. ROLES
1.3. CADRE D’INTERVENTION
2. PROCEDURES D’EXECUTION
2.1. PROCEDURE DEX OU DIM
2.2. PROCEDURE NEX OU NIM
2.2.1. OBJECTIFS DU NEX
2.2.2.PRINCIPES FONDAMENTAUX
2.2.3. DISPOSITIFS APPLICABLE A LA REALISATION DES PROJETS
3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
3.1. RECRUTEMENT DU PERSONNEL
3.2. REMUNERATION DU PERSONNEL
3.3. FORMATION DU PERSONNEL
4. PROCEDURES D’ACHATS
4.1. REGLES APPLICABLES
4.2. PRINCIPES
4.3. COMITE D’ACHATS
4.4. ETAPES DU PROCESSUS D’ACHATS
4.5. METHODES
5. PROCEDURES DE DECAISSEMENT
5.1. RESPONSABILITES FINANCIERES
5.2. OUVERTURE DU COMPTE BANCAIRE DU PROJET
5.3. AVANCES DE FONDS
5.4. PAIEMENTS DIRECTS
6. AUDIT
6.1. ETENDUE DE L’AUDIT
7. EVALUATION
 INTRODUCTION
Le Programme des Nations Unies pour le
développement est le principal organe chargé
de coordonner les activités des Nations Unies
en matière de développement. A ce titre, il
donne des conseils pratiques et aide à
renforcer les capacités institutionnelles et
humaines qui contribuent à assurer le
développement et une croissance
économique équitable.
 1. PRESENTATION
Historique : Il est issu de la fusion du Programme élargi
d’assistance technique (PEAT ou EPTA en anglais, créé en
1950) et du Fonds spécial des Nations unies (FSNU, créé
en 1958). Cette fusion fait suite à la résolution 2029.
Date de création : 1er janvier 1966.
Objectif : aider les pays en développement à mettre en
valeur leurs ressources humaines et naturelles, élever
leur niveau de vie, accroître la productivité, et contribuer
davantage à l’expansion de l’économie mondiale.
 1.1. Axes d’intervention

• Réduction de la pauvreté : il renforce les capacités des

gouvernements nationaux à formuler, planifier,
budgétiser et mettre en œuvre leurs propres politiques
de développement humain.
• Promotion de la gouvernance démocratique : il aide les
pays à renforcer leurs systèmes électoraux et législatifs,
à améliorer l'accès à la justice et à l'administration
publique et à développer une meilleure capacité à
fournir les services de base à ceux qui en ont le plus
besoin.
 Axes d’intervention
• Prévention des crises (les catastrophes et les
guerres) : il identifie les besoins des hommes,
des femmes et des enfants en situation de
crise et s’efforce d’y répondre
(immédiatement ou à long terme). Cela se fait
soit par des opérations de secours soit par des
programmes de reconstruction.
 Axes d’intervention
• Gestion durable des ressources (énergie,
environnement) : il aide les pays dans la gestion
durable de l'environnement afin de faire
avancer les efforts de réduction de la pauvreté.

• Lutte contre la propagation du VIH/Sida : il

intervient dans le domaine de la lutte contre le
VIH en se fondant sur ses mandats en matière
de développement humain, de réduction de la
pauvreté et de gouvernance.
 Axes d’intervention
• Emancipation des femmes : L'égalité des
sexes et l’autonomisation des femmes servent
de dimension d’intégration aux quatre
principaux domaines d’intervention du PNUD,
à savoir la réduction de la pauvreté, la
gouvernance démocratique, la prévention des
crises et le relèvement, et le développement
durable
 1.2. ROLES
• Le PNUD joue essentiellement un rôle de
représentation et de coordination vis à vis des
interlocuteurs nationaux au nom de l’ensemble du
système des Nations Unies.
• Il appuie la planification des politiques nationales en
matière de développement.
• Il est un partenaire privilégié des États, dans le
contexte de programmes de Démobilisation,
Démilitarisation et Réintégration.
 ROLES (SUITE)
• Il travaille en étroite collaboration avec des États fragilisés par
une guerre civile ou un conflit international et participe à
plusieurs activités comme:
– le Cantonnement et le désarmement des combattants;
– •la Récupération des armes lourdes et légères;
– •la Formation et la réinsertion socio-économique des ex-
combattants;
– le Renforcement des structures de bonne gouvernance et
de démocratisation de la société civile.
Son attention principale est orientée vers les pays les moins
avancés (PMA), auprès desquels il joue un rôle de
conseiller.
 1.3. CADRE D’INTERVENTION DANS UN
PAYS
• Approbation d’un programme de pays par le Conseil
d’administration,
• le PNUD reçoit l’autorisation d’exécuter ce programme
dans le pays concerné
• L’approbation et la signature ultérieures du Plan d’action
du programme de pays (PAPP) par l’Agence
gouvernementale de coordination (l’entité
gouvernementale désignée pour coordonner les
activités du PNUD) constituent l’accord entre le PNUD et
le gouvernement pour exécuter ce programme selon un
plan d’action
 Cadre d’intervention (Suite)
• L’approbation et la signature ultérieures du Plan
d’Action du Programme de Pays (PAPP) par
l’Agence gouvernementale de coordination
(l’entité gouvernementale désignée pour
coordonner les activités du PNUD) constituent
l’accord entre le PNUD et le gouvernement pour
exécuter ce programme selon un plan d’action.
 Cadre d’intervention (Suite)
• Pour les pays ayant choisi d’adopter le PAPP, le détail
des interventions spécifiques du PNUD est présenté
dans le Plan annuel de travail. Il s’agit d’un accord
visant à mettre en œuvre un projet conformément à
l’Accord de base type en matière d’assistance signé
entre le gouvernement et le PNUD. En vertu de cet
accord de mise en œuvre, les partenaires de
réalisation sont responsables envers le PNUD de
l’utilisation de ses ressources et de l’obtention des
produits prévus
 2. PROCEDURES D’EXECUTION
• C’est l’ensemble des règles qu’on se fixe
pour l’exécution d’une action. Elle
représente la manière de mettre en
œuvre tout ou partie d'un processus et
est reproductible.
 2.1. PROCEDURE DEX OU DIM
• Le gouvernement du pays demande au PNUD de mettre
directement en œuvre les activités d’un projet ;
• La mise en œuvre du projet nécessite une exécution et des décisions
rapides, notamment dans les situations d’urgence ;
• Les autorités nationales ne sont pas en état de fonctionner ou leurs
capacités sont considérablement diminuées, notamment en cas de
catastrophe naturelle ou de conflit ;
• La mise en œuvre du projet serait une charge administrative
additionnelle pour le gouvernement et les autres modalités de mise
en œuvre seraient inefficaces notamment dans le cas des projets de
petite taille, à résultat unique ou en appui au système du
coordinateur résident ;
• Le bureau régional compétent a établi que le bureau de terrain
concerné dispose de capacités suffisantes pour mettre en œuvre le
projet ;
• Le projet fait partie d’un programme global ou régional du PNUD.
 2.2.PROCEDURE NEX OU NIM (mis en
œuvre nationale)
C’est le mode d’exécution où le pays bénéficiaire
assume la responsabilité générale de la
formulation et de la gestion des programmes et
projets appuyés par le PNUD (Décision 92/22
du Conseil d’administration en date du 26 mai
1992).
Cette procédure est appliquée en situation
normale, c’est-à-dire sans guerre. le
gouvernement est responsable de la gestion et
de l’exécution des activités de programme en
vue de l’obtention des résultats du projet
La mise en œuvre nationale des activités sera jugée
appropriée lorsque :
• Le projet s’inscrit dans un programme à l’échelle
nationale (et non pas régionale) ;
• Un organisme public est directement concerné par les
activités et résultats du projet ;
• Il y a un organisme public dont le rôle consiste à
soutenir les résultats du projet ;
• L’organisme public concerné dispose suffisamment de
capacités et s’est engagé à mener le projet à bien (une
évaluation l’ayant établi).
 2.2.1. OBJECTIFS DU NEX
• Renforcement des capacités, autosuffisance et
durabilité ;
• Prise en charge et internalisation des apports
extérieurs ;
• Bien-fondé et impact, en particulier lorsqu’elle
est appliquée parallèlement à l’approche-
programme.
 2.2.2. PRINCIPES FONDAMENTAUX
• Application des règles et procédures du gouvernement,
lorsqu’elles sont compatibles avec les pratiques
internationales reconnues, le but étant de faire en
sorte qu’elles soient intégrées aux programmes et
structures nationaux et conformes à ceux-ci ;
• Responsabilité incombant au gouvernement de veiller
à ce que les ressources du PNUD soient utilisées
efficacement en établissant les rapports financiers
appropriés et en réalisant les objectifs du
programme/projet ;
• Respect des règles et règlements du PNUD, lorsque le
bureau de pays du PNUD fournit des services d’appui.
2.2.3. DISPOSITIONS APPLICABLES A LA REALISATION DES PROJETS

Niveau de responsabilité des différentes structures qui

participent à la réalisation des programmes ou projets
 Autorité Gouvernementale
 Agent d’exécution
 Agent de réalisation
 Organismes du système des Nations Unies
 Représentant Résident du PNUD
 Autorité gouvernementale de coordination
C’est l’organe central du gouvernement chargé de toutes les
communications avec le PNUD concernant les programmes et
projets exécutés dans le pays. Il existe une seule autorité
gouvernementale de coordination par pays bénéficiant de
programmes. L’autorité est responsable en dernier ressort, au nom
du gouvernement de la gestion générale des programmes du PNUD
et doit rendre compte au PNUD de toutes les ressources gérées par
le gouvernement au titre des programmes. Cette responsabilité
englobe la supervision des activités entreprises par l’agent
d’exécution, l’évaluation des progrès accomplis et de la qualité
technique et la réalisation des objectifs fixés. Si la responsabilité
quotidienne du programme ou projet incombe à l’agent
d’exécution, l’autorité gouvernementale est responsable en dernier
ressort de l’exécution. A cet égard, les niveaux de responsabilité
sont les mêmes que ceux du PNUD, le Représentant résident étant
responsable devant l’Administrateur qui est responsable en dernier
ressort des opérations ;
 Agent d’exécution
• L’agent d’exécution est principalement responsable de la
planification et de la gestion générale des activités du
programme ou projet, de l’établissement des rapports, de la
comptabilité, du suivi et de l’évaluation du programme ou
projet, de la supervision des agents de réalisation ainsi que de
la gestion et de la vérification de l’utilisation des ressources
du PNUD.
• L’agent d’exécution est responsable devant l’autorité
gouvernementale de coordination et devant le PNUD de la
production des résultats escomptés, de la réalisation des
objectifs du programme ou projet et de l’utilisation des
ressources du PNUD ;
 Organismes des Nations Unies
• Les organismes des Nations Unies jouent un rôle de
premier plan en matière d’appui aux programmes et
projets faisant l’objet d’une exécution nationale, à la
fois en servant d’agent de réalisation et en
fournissant des services techniques propres à aider
l’Administrateur à s’acquitter de la responsabilité qui
lui incombe d’assurer la qualité des programmes et
projets appuyés par le PNUD.
Le Représentant résident du PNUD
Le Représentant résident est responsable devant
l’Administrateur, par le biais du Bureau régional, de
tout appui fourni au pays bénéficiaire, notamment
du suivi des programmes et projets et de l’utilisation
appropriée des fonds du PNUD. La responsabilité de
la réalisation de toutes les évaluations statutaires et
non statutaires est également déléguée au
Représentant résident.
 Agent de réalisation
L’agent de réalisation, au nombre d’un ou plusieurs,
fournit des services et entreprend des activités,
notamment l’acquisition et la fourniture d’apports au
programme/projet et leur transformation en
produits escomptés. Il est responsable devant l’agent
d’exécution de la qualité, du respect des délais et de
l’efficacité des services qu’il rend et des activités qu’il
entreprend, ainsi que de l’utilisation des fonds qui lui
ont été fournis
 Qui peut être agent de réalisation?
Peuvent être agents de réalisation au titre de l’exécution
nationale, les structures suivantes :
• L’agent d’exécution lui-même ;
• Une autre structure publique telle qu’un ministère, un
département au sein d’un ministère ou un organisme public
semi-autonome ;
• Un organisme des Nations Unies habilité à exécuter des
programmes et projets appuyés par le PNUD, ci-après désigné
« Organisme des Nations Unies;
• Une structure extérieure, qui n’est pas un service public, telle
qu’une société privée, une agence conseil ou une ONG.
• Les agents d’exécution sont encouragés à prendre les
meilleures dispositions possibles pour assurer le respect des
délais et le coût-efficacité des activités ainsi que la qualité et
la durabilité des résultats.

• L’agent d’exécution peut être son propre agent de réalisation

pour tout ou partie des activités relatives au programme ou
projet. A l’inverse, si l’agent d’exécution ne dispose pas des
meilleures ressources ni de la capacité pour entreprendre
certaines activités, il peut demander à des agents de
réalisation d’appuyer et/ou d’entreprendre certaines activités,
notamment l’achat de biens et services, pour son compte. Des
structures nationales tout comme des structures
internationales peuvent être partie à ces arrangements.
 2.5. Sélection des agents de réalisation

• L’agent d’exécution lui-même : La sélection est faite sur la

base de l’avantage comparatif (dérogation à la mise en
concurrence) ;
• Une structure publique : La sélection est normalement faite
sur la base de l’avantage comparatif (dérogation à la mise en
concurrence). Dans le cas des structures semi-autonomes, on
a parfois recours à l’appel d’offres. Les dispositions
contractuelles entre l’agent d’exécution et l’agent de
réalisation varient en conséquence, et peuvent consister en
l’application d’arrangements existant entre les deux parties,
en une lettre d’accord ou en un contrat ;
 Sélection des agents de réalisation
• Un organisme des Nations Unies : La sélection est faite sur la base
de l’avantage comparatif (dérogation à la mise en concurrence),
c’est-à-dire lorsque :

– Cet organisme possède l’expertise technique

indispensable au succès du projet ;
– L’agence technique compétente du pays ne souhaite
pas ou ne peut se charger de la mise en œuvre du
projet ;
• Dans ce cas, ses responsabilités sont définies dans une lettre
d’accord entre cet organisme et l’agent d’exécution. La lettre
précise les responsabilités de chaque partie, présente en détail les
activités dont l’agent de réalisation est responsable et indique les
dispositions financières correspondantes.
 Sélection des agents de réalisation

• Une structure extérieure : Le processus de sélection est

fonction de la nature des activités et du statut juridique de
l’agent de réalisation potentiel. Les organisations à but
lucratif, notamment une société privée ou agence-conseil,
sont toujours choisies par appel d’offres. Les ONG sont
sélectionnées soit par mise en concurrence, soit par
dérogation à la mise en concurrence sur la base de l’avantage
comparatif. Lorsqu’il est établi qu’une ONG est la plus apte à
servir d’agent de réalisation, elle peut être désignée par
dérogation à la mise en concurrence, dans ce cas, il faut
normalement une lettre d’accord entre l’agent d’exécution et
l’agent de réalisation.
 3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
• Avec l’accord du PNUD, dans le cadre de la mise en
œuvre (ou réalisation) nationale des projets, les
procédures de gestion des ressources humaines du
partenaire de réalisation concerné s’appliquent, à
condition que ces procédures ne soient pas contraire
aux principes du Règlement financier et des règles de
gestion financière du PNUD
• Le partenaire de réalisation recrute le personnel du
projet
• Le PNUD recrute exclusivement le personnel
international selon les modalités appropriées.
 3.1. Recrutement du personnel

• Le fonctionnaire habilité par le gouvernement peut faire

la demande de recrutement dans le cadre d’une
exécution nationale. L’agent de réalisation désigné peut
recruter directement les catégorie de personnel prévues
dans les rubriques budgétaires et pour les activités
assignées à l’agent de réalisation.
• Les membres du personnel recrutés par l’agent de
réalisation pour les programmes ou projets appuyés
par le PNUD signent des contrats conformes à la
législation locale sur le travail et/ou aux procédures
et conditions d’emploi fixées par le gouvernement.
Le bureau de pays du PNUD doit être informé du
système et du processus de recrutement par le biais
des mécanismes de consultation en place.
 Principes à respecter

Le recrutement du personnel dans un projet du

PNUD doit appliquer les principes suivants :
• La concurrence : elle implique une recherche
active de candidats afin de sélectionner les
meilleurs. Cela suppose le recrutement de la
personne la plus compétente ou l’approbation
de la meilleure offre en termes d’adéquation à
la description des tâches, tout en tenant
compte du rapport coût-efficacité.
• Transparence : le recrutement doit être ouvert.
Les informations concernant les critères de
sélection, doivent êtres fournies intégralement
et équitablement à tous les candidats et avec la
participation de plusieurs personnes à la prise
des décisions,
 Ce qu’il faut éviter
• La personne qu’il est prévu d’engager ne doit pas avoir
un contrat de service en cours, avec un autre projet du
PNUD ou une autre organisation internationale, dont le
déroulement pourrait empiéter sur le calendrier prévu
pour le nouveau contrat.
• La personne qui sera recrutée ne doit pas avoir de lien
familial (en tant que père, mère, fils, fille, frère ou sœur)
avec le coordinateur du projet ou avec une personne du
même projet ayant un contrat en cours obtenu
antérieurement.
• Elle ne doit pas non plus être le conjoint d’une personne
déjà engagée pour le projet à un poste ayant un lien
hiérarchique de supervision ou de subordination avec le
poste pour lequel elle serait recrutée.
 Le jury de sélection

• Le jury est composé des acteurs qui

interviennent dans l’exécution du projet
(Agence gouvernement, agent d’exécution,
agent de réalisation). Le PNUD peut en faire
partie sur invitation, uniquement en sa qualité
propre. Toutefois, il a le droit d’intervenir dans
le processus de recrutement en tant
qu’observateur et responsable du contrôle. De
cette façon, il valide tout le processus de
recrutement.
 3.2. Rémunération du personnel
La rémunération et les autres droits du personnel local ne
doivent pas être supérieurs à ceux applicables au sein
du système des Nations Unies à des travailleurs
occupant des fonctions comparables dans le pays
concerné. Toute indemnité proposée pour le personnel
affecté aux programmes et projets appuyés par le
PNUD est fixée suite à des consultations entre le
gouvernement et le Représentant résident du PNUD,
notamment sur la base d’un barème des salaires
convenu mutuellement.
 3.3. La formation du personnel
• Le directeur ou coordonnateur national de projet
peut autoriser une formation.

• La formation est destinée aux cadres nationaux du

partenaire gouvernemental de réalisation, et au
personnel professionnel et/ou administratif recruté
par ce partenaire, à l’aide des ressources du projet.
Elle doit être conforme aux objectifs du projet et
figurer dans le document de projet.

• Seules les formations mentionnées et budgétisées

dans le document de projet peuvent être autorisées.
 3.3.1. Types de formation
Bourse d’études Programmes structurés d’études à
individuelle l’étranger (cours, séminaires ou ateliers).
Visite de courte durée d’institutions
étrangères pour acquérir des
Voyages d’études
connaissances en relation avec la fonction
exercée dans le projet.
Cours, séminaires, ateliers, colloques et
Formation de
visites de projets similaires à l’étranger ou
groupe
dans le pays, d’une durée très courte.
Formation en cours Programme de formation interne et
d’emploi spécifique.
 Formulation de la demande de formation

• L’agent de réalisation, comme convenu avec l’agent

d’exécution, informe le Représentant résident du
processus de sélection des candidats à une
formation. Les indemnités financées par le PNUD ne
doivent pas être supérieures au montant mensuel
maximum applicable en la matière au sein du
système des Nations Unies. Le Représentant résident
doit veiller à ce que le gouvernement verse
régulièrement les émoluments des stagiaires
pendant la durée de la formation ;
• Les voyages d’études sont organisés conformément
au plan de travail du programme/projet. Les agents
de réalisation doivent veiller à ce que l’itinéraire le
plus économique soit retenu et que les indemnités
versées ne soient pas supérieures aux taux
applicables par le système des Nations Unies ;
• La formation dans le pays (séminaires, ateliers et
autres) est organisée par l’agent de réalisation
conformément au plan de travail et à un budget
convenu.
 4. Procédures d’achats
• Les achats, ce sont les services ou des biens
fournis par un prestataire contre paiement ou
toute autre rétribution. Les entrepreneurs,
sous-traitants, vendeurs et fournisseurs sont
choisis par appel d’offres.

• C’est un processus qui inclut l’identification

des besoins, le choix de la modalité d’achat, la
préparation et la conclusion du contrat et
toutes les phases relatives à son
administration.
• Tous les achats de biens, travaux et/ou
services doivent être au préalable prévus dans
le plan de travail du bureau ou des projets et
détaillés dans un plan d’achat annuel. Ce plan
d’achat obligatoire est un outil de planification
et d’exécution des achats.

• Le plan d’achat est transmis en début de

chaque année par l’intermédiaire du
Conseiller de Programme concerné au Centre
de services.
• Tous les plans d’achat sont centralisés par le
Centre de Service qui organise dans la mesure
du possible des achats groupés.

• L’achat s’achève avec la fin des services

contractuels ou de la durée utile d’un bien
(matériel).
 4.1. Règles applicables
• Avec l’accord du PNUD, les procédures nationales en
matière d’achat s’appliquent lors de la mise en œuvre
(ou réalisation) d’un projet par une institution nationale,
à condition que les procédures du partenaire de
réalisation ne soient pas contraires aux principes du
Règlement financier et aux règles de gestion financière
du PNUD.
• Le mode de règlement financier d’un partenaire de
réalisation pressenti peut être jugé contraire aux
principes de règlement du PNUD, en se fondant sur
l’évaluation des capacités de ce partenaire, conduite au
début de la phase de définition de projet . Dans ce cas,
les procédures du PNUD doivent être appliquées.
• Pour autoriser le partenaire à effectuer les achats, et
quel que soit le montant prévu pour les achats du
projet (calculé à partir des prévisions du projet en
matière d’acquisitions de marchandises, de contrats de
services et de travaux de génie civil), on utilise une
Liste de contrôle pour un partenaire de réalisation
(Implementing Partner Checklist). Il est inclus dans
cette liste une évaluation des capacités du partenaire
de réalisation en matière d’achats.
• Lorsque le montant estimé des achats d’un projet est
supérieur à 100 000 Dollars E.-U., il faut remplir la «
Liste de contrôle pour le partenaire de réalisation »,
et utiliser encore l’outil d’évaluation des capacités en
matière d’achats, à savoir l’« Analyse de la
compatibilité d’un partenaire de réalisation avec le
règlement, les règles, pratiques et procédures du
PNUD en matière d’achats »

N.B. : Le coût d’une évaluation des capacités du

partenaire de réalisation en matière d’achats doit
être imputé au projet.
 4.2. Principes des achats
• Optimisation des ressources : Ce principe ne signifie
pas que l’offre ou la proposition la moins chère est
choisie, mais plutôt que le choix repose sur
l’intégration de facteurs techniques, organisationnels
et de prix en fonction de leur importance relative ;
• Impartialité, intégrité et transparence: Comme la
concurrence dépend d’un processus d’achat efficace,
impartial et transparent, l’institution nationale doit
assurer l’intégrité de ce processus et rester impartial
envers tous les concurrents. Les normes et règles
applicables doivent être claires et sans ambiguïté ;
 Principes des achats
• Mise en concurrence effective : L’objectif est de
notifier, en temps utile et à tous les soumissionnaires
potentiels, les exigences de l’institution nationale, et
de leur accorder les mêmes conditions d’égalité.
• Ethique des achats : Au cours des phases d’achat et
d’exécution de l’ordre d’achat ou du contrat, les
soumissionnaires et le personnel impliqué doivent
respecter les plus hautes normes d’éthique. A cet
égard, les règles d’éthique du PNUD doivent être
suivies ;
 Principes d’achat des achats
• Considérations environnementales : L’institution
nationale doit mener ses activités d’une manière
responsable pour l’environnement ; cela signifie que
le choix des marchandises, des services et/ou des
travaux de génie civil doit tenir compte l’impact que
leur utilisation pourrait avoir sur l’environnement.
Pour définir l’incidence sur l’environnement des
marchandises, services et/ou travaux de génie civil,
des indicateurs qui donnent la cote écologique
officielle approuvée de ces produits peuvent être
utilisés.
 4.3. Le Comité des achats et des
acquisitions (CAP)
• Il existe un comité local des achats constitué de
plusieurs membres qui sont chargés d’examiner
toutes les demandes d’acquisition.
• Le comité donne au Représentant Résidant un avis
motivé sur les acquisitions de biens et services. La
décision finale d’achat revient au Représentant
Résidant ou au Directeur Pays.
 Mandat du CAP
Le CAP est un organe de conseil pour le Représentant
Résident / Directeur de Pays en matière d’engagements.
Par conséquent, le CAP n’approuve pas les achats mais
fait des recommandations au RR/DP pour approbation.
Pour ce faire, les membres du CAP doivent s’assurer que :
• Les biens, travaux et services à acquérir ont été autorisés
et sont conformes aux dispositions du document de
projet et du plan d’achat;
• Les acquisitions sont transparentes et les procédures
prévues par le manuel des achats du PNUD ont été
suivies et respectées ;
 Mandats du CAP
• L’achat est transparent, la concurrence a été effective
et aucun conflit d’intérêt n’existe;
• Le fournisseur sélectionné est celui qui a présenté la
meilleure offre en terme de prix et conditions
(conformité avec les TDR, garantie, service après
vente, délai de livraison, termes de paiements, etc.);
• Le principe de meilleure rapport qualité pour le prix
« value for money » a été respecté.
 4.4. Processus des achats
• Pré qualification des fournisseurs
• Préparation des documents d’invitation à
soumissionner
• Questions des fournisseurs
• Soumission et réception des offres
• Dépouillement des offres
• Evaluation des offres
 Pré qualification des fournisseurs

• La pré qualification est recommandée pour

s’assurer que les offres sont sollicitées auprès
de fournisseurs qui disposent les ressources et
l’expérience requises pour fournir les
marchandises ou services sollicités.
Préparation des documents d’invitation à
soumissionner

• Contenu des documents à soumissionner :

– Une lettre d’invitation (la référence et le titre de
l’offre, la liste des documents publiés, la date et le
lieu de soumission et de dépouillement des offres)
– Les instructions aux soumissionnaires (présentent
les informations et les instructions qui régissent la
préparation, la soumission et l’évaluation des
offres, précisent la monnaie dans laquelle on paie
la marchandise)
• Les spécifications techniques
– Ce sont le cadre et les exigences techniques
des marchandises où services à fournir (la
qualités des matières, l ’assurance qualité)
– La description des prestations demandées
et les conditions d’exécution
• Questions des fournisseurs
– Méthode de la correspondance : le
fournisseur envoie par écrit des questions
auxquelles il souhaite avoir des réponses
concernant les documents d’invitation à
soumissionner. Il reçoit à son tour une réponse
écrite avec tous les autres fournisseurs
– Méthode de la réunion avec les fournisseurs :
les réponses sont données aux fournisseurs
lors d’une réunion.
• Soumission et réception des offres
– Les offres sont envoyées à l’acheteur par le fournisseur
dans deux enveloppes séparées (l’offre technique et
l’offre financière)
– L’acheteur les reçoit, inscrit l’heure et la date de
réception
– Les offres sont conservées en lieu sûr jusqu’à la date du
dépouillement officiel
• Dépouillement des offres
– On vérifie et on présente l’état du cachet de chaque offre
– En cas d’appel d’offre ouvert, le dépouillement se fait
publiquement (nom du soumissionnaire, prix proposé, la
garantie de l’offre)
• Evaluation des offres
– L’analyse des offres (s’assurer que l’offre
correspond à l’invitation à soumissionner, qu’elle
ne comporte pas de d’erreur de calcul)
– L’examen de l’offre technique
– L’examen de l’offre financière
• Rejet de toutes les offres dans le cas où
– L’offre la plus basse dépasse les estimations de
cout ou du budget
– Les offres ne répondent pas aux critères
– Le nombre d’offre déposées est trop faible pour
garantir la concurrence
• Réception et analyse du dossier
• Préparation et publication des TDR en cas de
publication
• Réception des offres
• Ouverture des plis
• Evaluation des offres
• Rapport d’évaluation
• Approbation des rapports finalisés et signature
• Contacter les fournisseurs
• Préparation du contrat
• Signature du contrat
• Emission du bon de commande
 4.5. Les méthodes d’achats

• Une fois que la demande d’achat a été approuvée,

que les fonds ont été obtenus et que les
spécifications, termes de référence ou dossiers
d’appel d’offres ont été préparés, l’institution
nationale doit décider de la méthode d’achat à
utiliser . Mais la méthode d’achat choisie dépend du
montant des achats.
Les méthodes les plus communément utilisées pour
l’acquisition de marchandises, de travaux de génie civil
et/ou de services sont les suivantes :

• Achat local (< 2 500 $ E-U ou 1 125 000 FCFA);

• Demande de prix (>2 500 $ < 100 000 $ / Montant
compris entre 1 125 000 et 45 000 000 FCFA);
• Invitation à soumissionner (>100 000 $ / Montant
supérieur à 45 000 000 FCFA);
• Appel d’offres (> 100 000 $ / Montant supérieur à 45
000 000 FCFA).
 Achat local
• Achat local (< 2 500 $ ou 1 125 000 FCFA): Mise en
concurrence informelle par les prix lorsque le
montant de l’achat est inférieur à 2 500 $ E-U. Il s’agit
de collecter des proforma et comparer les prix afin
de s’assurer de la compétitivité. Trois factures
proforma sont suffisantes dans ce cas. Les offres
doivent être reçues par écrit, sous forme de lettre,
télécopie ou courrier électronique.
 Demande de prix
• (>2 500 $ < 100 000 $ / Montant compris entre
1 125 000 et 45 000 000 FCFA)
• On sollicite des entreprises qui figurent déjà sur une liste
d’entreprises présélectionnées à la suite d’un avis de
manifestation d’intérêt ou d’une liste de fournisseurs ayant
rempli leurs obligations contractuelles antérieures de
manière satisfaisante
• La mise en concurrence est assurée par l’obtention au
minimum de trois offres concurrentielles et recevables, le
choix se portant sur l’offre proposant le prix le plus bas.
• Pour les achats de marchandises, il est conseillé d’établir
une liste de présélection comportant de six à douze
entreprises.
 Invitation à soumissionner (RFP)

• (>100 000 $ / Montant supérieur à 45 000 000 FCFA)

• Elle est utilisée pour l’acquisition de biens et services
complexes dont les descriptions ne peuvent pas être
clairement exprimées. C’est la méthodes des deux
enveloppes séparées. Le critère technique prédomine
sur le financier. On analyse d’abord l’offre technique et
ensuite l’offre financière. Cette méthode implique de
respecter des procédures formelles.
 Appel d’offre
• Montant > 100 000 $ / 45 000 000 FCFA) : Il est
généralement utilisé pour les acquisitions de biens, de
travaux de génie civil ou de services d’une valeur
pouvant être définis en termes quantitatifs et qualitatifs
• L’appel d’offres doit être diffusé publiquement, par des
annonces dans la presse locale et internationale ou par
des appels à proposition envoyés à une liste
d’entreprises présélectionnées. Le processus de
présélection doit être public et ouvert à tous. Nous
avons l’appel d’offre national et l’appel d’offre
international.
 Appel d’offre international public
• Il est recommandé pour les marchés dont le montant
estimé est compris entre 100 000 et 500 000 $ E-U
(45 000 000 et 225 000 000 FCFA), il est recommandé de
placer les annonces sur les sites Web du bureau local du
PNUD et du siège du PNUD.
• Pour les marchés d’une valeur supérieure à 500 000 $ E-
U, les annonces doivent également être insérées dans la
revue Development Business et/ou une autre publication
pertinente à large distribution internationale.
 Appel d’offres local ou soumission nationale
L’institution nationale peut recourir à une mise en
concurrence nationale, à l’aide d’une annonce dans la
presse nationale dans les cas ci-dessous :
• Travaux de génie civil;
• Services professionnels dont la valeur estimée est
inférieure à 30 000 $ E-U;
• Marchandises disponibles localement en dessous des
prix référencés par les institutions des Nations Unies ou
du PNUD ;
• Services destinés aux programmes nécessitant une
connaissance effective du système national.
 5. PROCEDURES DE DECAISSEMENT
• Tous les fonctionnaires du PNUD sont responsables
devant l'Administrateur de la régularité des mesures ou
décisions qu'ils prennent dans l'exercice de leurs
fonctions. Tout fonctionnaire qui prend une mesure ou
une décision contraire aux règles de gestion financière
ou aux instructions connexes peut être tenu
personnellement et financièrement responsable des
conséquences de cette mesure ou de cette décision.
• Toutes les opérations financières sont gérées à travers
l’outil intégré de planification et de gestion des
ressources ATLAS.
 5.1. Responsabilité financière

• L’agent d’exécution est responsable de la gestion de

toutes les ressources que le PNUD alloue aux
programmes et projets dans le cadre de l’exécution
nationale. Le gouvernement est ainsi responsable
devant le PNUD de l’ensemble des ressources du
PNUD qu’il gère au titre des programmes.
 Responsabilité financière

• L’agent d’exécution est responsable de la tenue d’un

système de comptabilité et des mécanismes de
contrôle propres à assurer l’exactitude et la fiabilité
des données financières et des rapports du
programme ou projet. Le système de comptabilité
doit également permettre de consigner
convenablement les fonds reçus ou décaissés et
d’éviter des dépassements au titre des rubriques
budgétaires approuvées.
 Responsabilité financière
• Le système de comptabilité doit permettre de suivre les
avances reçues et décaissées, les états des dépenses
effectuées par les agents de réalisation et les paiements
directs effectués par le PNUD. Il doit également être à
jour.
• L’agent d’exécution doit tenir un état des biens acquis et
cédés et du matériel utilisé. Cet état contient des
informations sur tous les biens et matériels, qu’ils soient
achetés directement par l’agent d’exécution avec des
avances de fonds du PNUD ou par des tiers (agents de
réalisation, sous-traitants, etc) pour le compte de l’agent
d’exécution
 Responsabilité financière
• Le bureau de pays du PNUD doit mettre en place un
système de contrôle interne permettant au
Représentant résident de contrôler convenablement
l’activité financière et le budget de tout programme ou
projet relevant de sa compétence.
• Le Représentant résident doit rendre compte à
l’Administrateur du PNUD et est responsable du
contrôle financier des programmes et projets, pour ce
qui est d’assurer une utilisation judicieuse des fonds
du PNUD et de débloquer des avances sur la base de
rapports financiers appropriés.
 5.2. Ouverture du compte bancaire du projet
• Aux fins de recevoir les fonds pour la mise en œuvre
du projet, l’agent d’exécution est tenu d’ouvrir un
compte bancaire
• Le compte est sous la responsabilité du Coordonnateur
ou du directeur du projet, ce n’est pas un compte du
PNUD
• Le PNUD ne fait pas d’arrangements pour l’ouverture
ou la clôture de ce compte projet, il n’est pas non plus
signataire sur le compte.
• Le partenaire d’exécution doit exercer un contrôle
strict sur le compte bancaire en effectuant des
rapprochements bancaires au moins tous les
trimestres (ou mieux tous les mois) et doit conserver
un classement de toute la documentation liée aux
transactions du compte.

• Tout intérêt perçu sur le compte bancaire du projet

sur les avances doit être mentionné lors de
l’élaboration des rapports financiers et crédité le
projet, en l’enregistrant comme des revenus divers
 5.3. Les avances de fonds

• Les programmes et projets sont normalement financés

par des avances trimestrielles que le bureau de pays du
PNUD consent à l’agent d’exécution, conformément au
plan de travail annuel. Des avances mensuelles peuvent
être accordées si les conditions locales l’exigent. Les
avances ne peuvent être supérieures au montant
nécessaire pour le trimestre suivant.
 Formulation d’une requête d’avance de fonds
• Chaque trimestre, l’agent d’exécution élabore un tableau
de rapport financier en comptabilisant les dépenses
courantes effectuées avec les avances antérieures, en
calculant le solde des avances et formule la demande
d’avance pour le trimestre suivant.
• Le rapport financier doit être soumis 15 jours après la fin
du trimestre
• Cette requête doit être conforme au Plan de Travail
Annuel (PTA) signé par le Directeur pays. Ces avances
doivent couvrir une période de dépenses n’excédant pas
trois (03) mois.
 Requête additionnelle
• Toute requête additionnelle est approuvée si la
précédente est apurée à hauteur de 80%, et que
toutes les avances antérieures sont exécutées à 100%.

• La requête additionnelle doit représenter une

projection raisonnable des dépenses qui doivent être
effectivement réalisées avant la clôture des comptes.
 5.4. Paiements directs

• Ce sont des paiements qui sont faits au profit d’un agent

de réalisation sur demande de l’agent d’exécution.

• Tout agent d’exécution peut demander au PNUD

d’effectuer des paiements au profit de tiers pour des
biens et services fournis à un programme ou projet.
Lorsque le PNUD effectue un paiement au nom d’un
agent d’exécution, ce dernier doit soumettre au bureau
de pays du PNUD le formulaire type « Demande de
paiement direct », dûment rempli par celui-ci. (Il conserve
l’original).
• Une fois le paiement effectué par le bureau de pays,
le PNUD transmet à l’agent d’exécution, les copies
des pièces justificatives (bordereaux interservices,
bordereaux de décaissement, copies de chèque, etc).
 6. L’Audit
L’audit est réalisé au niveau où les documents originaux sont
conservés. Il porte sur les fonds fournis au gouvernement
sous forme d’avance. Son objectif est de donner l’assurance
à l’Administrateur du PNUD que les ressources du PNUD sont
gérées conformément :
• Aux règlements financiers, règles, pratiques et procédures
prescrits pour les programmes ou projets ;
• Au document de projet ou descriptif de projet, aux plans de
travail, y compris les activités, les dispositions en matière de
gestion et de réalisation, le suivi, l’évaluation et les
dispositions applicables à l’établissement de rapports ;
• Aux conditions applicables à l’exécution dans les domaines
de la gestion, de l’administration et des finances.
 6.1. L’étendue de l’audit
L’audit des programmes et projets dans le cadre de
l’exécution nationale doit porter sur (non exhaustif) :
• L’ évaluation du taux d’exécution ;
• La comptabilité, le suivi de la situation financière et des
rapports financiers ;
• Le système de gestion pour la comptabilisation, la
documentation et l’établissement de rapports sur
l’utilisation des ressources ;
• L’utilisation et la gestion du matériel ;
• La structure de gestion, y compris l’efficacité des
mécanismes de contrôle interne et de tenue de dossiers.
L’audit doit confirmer et certifier que :
• Les décaissements sont effectués conformément aux
activités et aux budgets figurants dans le document de
projet ou le descriptif de projet ;
• Les décaissements sont étayés par des pièces justificatives ;
• Les rapports financiers sont bien présentés et précis ;
• Une structure de gestion appropriée, des mécanismes de
contrôle interne et des systèmes de tenue de dossiers sont
en place ;
• L’agent d’exécution et le bureau de pays du PNUD ont
établi les rapports sur le suivi et l’évaluation des activités et
des systèmes de gestion du programme ou projet ;
• L’achat, l’utilisation, le contrôle et la cession du matériel
durable sont conformes aux prescriptions du
gouvernement et du PNUD.
 Remarques :
Les dépenses engagées pour le compte du projet par les
organismes du système des Nations Unies en tant
qu’agents de réalisation ou par le bureau de pays du
PNUD dans le cadre de l’appui à l’exécution nationale
sont couvertes par les auditeurs des comptes de ces
organismes. Dans ce cas, les auditeurs du projet
limitent la portée de l’audit en indiquant que leur avis
ne concerne que les fonds reçus et les dépenses
engagées par l’agent d’exécution, et que cet avis ne
concerne pas les dépenses engagées par les
organismes des Nations Unies, y compris le PNUD.
 7. L’Evaluation
• L’évaluation est un jugement porté sur la pertinence, le
bienfondé, l’efficacité, la rationalité, les effets et la
viabilité des activités de développement, sur la base de
critères et d’éléments de comparaison convenus. Elle se
distingue du suivi, des activités d’examen, de l’audit, de
l’investigation et de la recherche.
• L’évaluation permet de déterminer ce qui fonctionne et
pourquoi, mais aussi ce qui ne fonctionne pas et les
effets non prévus.
• Elle favorise la responsabilité des décideurs, la prise de
décisions et une gestion axée sur les résultats de la part
du PNUD et de la contrepartie nationale.
Il existe deux types d’évaluation :
• Les évaluations indépendantes : elles sont réalisées
par le siège
• Les évaluations décentralisées : elles sont réalisées
par le Bureau de Pays
 7.1. Les principes directeurs
• Appropriation des programmes par les pays :
L’évaluation doit être guidée par les priorités et
préoccupations nationales. Elle doit être menée
conformément aux systèmes nationaux et tenir compte
de la diversité des valeurs et des intérêts nationaux.
• Elle doit aussi être l’occasion de renforcer les rapports
de partenariat noués avec les gouvernements et les
principales parties prenantes et avoir pour effet de
renforcer les capacités des institutions nationales sur le
plan de la mise en œuvre, du suivi et de l’évaluation de
l’action menée.
• Gestion axée sur les résultats : L’évaluation aide le
PNUD et ses partenaires à pratiquer une gestion axée
sur les résultats en leur permettant de déterminer
dans quelle mesure leurs processus, produits et
services contribuent effectivement à l’obtention de
résultats en matière de développement, ces résultats
ayant une incidence sur la vie des populations.

• Elle implique que les programmes soient bien conçus

au départ, de manière à ce que les résultats visés
soient clairement définis, mesurables et susceptibles
d’être suivis et évalués.
• Développement humain et droits de l’homme : Les
activités d’évaluation sont guidées par la démarche
du PNUD en matière de développement, qui est axée
sur l’humain et vise à assurer à l’ensemble des
hommes et des femmes davantage de capacités, de
choix et de droits. L’évaluation respecte les valeurs
universelles d’équité, de justice, d’égalité entre les
sexes et de respect de la diversité.
• Coordination à l’échelle du système des Nations
Unies et partenariat mondial : L’évaluation repose
sur la collaboration des composantes du système des
Nations Unies et contribue à cette collaboration.
• Étant donné que le PNUD s’engage de plus en plus
dans des initiatives et des programmes de
partenariat de portée mondiale avec d’autres
donateurs, des organisations non gouvernementales
et la société civile, la réalisation d’évaluations
conjointes a pour effet de renforcer ce partenariat
mondial.
 Références bibliographiques

1. Procédures du PNUD applicables à l’exécution nationale, Février 1998;

2. Mise en œuvre nationale par les gouvernements des projets appuyés par le
PNUD : Manuel des normes et procédures, janvier 2011;
3. Burundi : guide des procédures opérationnelles, octobre 2007;
4. PNUD Côte d’Ivoire : Guide des procédures opérationnelles, février 2012