LES ECRITS PROFESSIONNELS

La Note
Définition :
C ' est un document écrit interne souvent très court qui traite une affaire courante utilisé au sein
d'une entreprise ou d'une administration lorsqu'il s'agit :

− De transmettre des instructions

− De donner une information rapide et précise

Mentions obligatoires des Notes

En-tête simplifiée de l’entreprise : éventuellement le logo, le nom, le code postal

•
et la ville

• Émetteur de la note : nom et fonction

Ž Destinataire de la note : nom et fonction

Titre de la note et N°

• Le N° est obligatoire pour la note de service

Le N° n’est pas obligatoire pour la note d’information

• Date et lieu de création de la note

• Objet de la note : simple et précis

• Corps de la note

• Mode d’affichage (ex : affichage panneau administration, par courrier interne)

• Signataire : fonction et nom

 LA NOTE
CARACTÉRISTIQUES LA NOTE DE SERVICE
D’INFORMATION

C’est un document écrit interne

C’est un document écrit
qui transmet une information
interne destiné à un plusieurs
concernant l’activité de
Définition subordonnés qui devront
l’entreprise. La note
exécuter ce qui est demandé.
(objet) d’information n’a pas de
La note de service a donc un
caractère obligatoire. Elle
caractère obligatoire. Elle
explique, mais ne cherche pas à
exprime un ordre.
convaincre.

Descendant (du supérieur Descendant, latéral (de niveau

Sens de circulation hiérarchique aux égal), ascendant (subordonné à
subordonnés) supérieur)

Introduction : elle rappelle le

Introduction : elle énonce un
sujet, l’intérêt de la note et
problème, une observation,
annonce les points évoqués dans
des remarques particulières.
le développement.

Développement : il donne
Développement : si l’émetteur
clairement les ordres, les
répond à une demande précise,
directives et les consignes.
il peut apporter les éléments de
Plan réponse en sous-parties.
corps de la note Conclusion : elle n’est pas
indispensable puisqu’il s’agit
Conclusion : elle préconise une
d’un ordre.
ou plusieurs solutions, fixe des
conditions de mise en œuvre…

PAS DE TITRE DE PAS DE TITRE DE

CIVILITÉ NI DE CIVILITÉ NI DE FORMULE
FORMULE DE DE POLITESSE
POLITESSE

Le style utilisé doit être clair,

concis, impersonnel et Le style doit être clair, concis et
Rédaction impératif. impersonnel.

du corps de la note
PAS DE «JE» NI DE PAS DE «JE» NI DE «NOUS»
«NOUS»

Présentation Il n’existe pas de présentation normalisée. Néanmoins un

Mentions obligatoires certain nombre d’éléments sont obligatoires (voir ci-dessus)
 LA NOTE D’INSTRUCTION

Elle peut transmettre des informations, mais elle donne

Autre type de note également des consignes, des ordres qui découlent de
décisions. Elle justifie ces ordres et fournit des explications.
Son ton est ferme, voire impératif, mais l’émetteur peut être
conduit à s’impliquer personnellement pour mieux convaincre.
Dans ce cas, l’emploi du pronom personnel «Je» n’est pas
interdit.

Exemples :
 Exemple de note de service

De M. ABDELLAOUI Directeur•
Société / Administration
QU EL MATAR A l’ensemble du personnelŽ
62000 NADOR

NOTE DE SERVICE N° 10 / 2019•

Nador,
Objet : ‘
Le 10 octobre 2019
Port des équipements de sécurité
•

’
Il est rappelé au personnel que le port des équipements de sécurité est obligatoire dans
l’enceinte de l’entreprise.

En cas de manquement, les sanctions prévues au règlement intérieur seront appliquées.

PJ : extrait du règlement intérieur Le Directeur

Diffusion : M. ABDELLAOUI
“ ”
 Société / De M. ABDELLAOUI Directeur•
Administration
QU EL MATAR
A l’ensemble du personnelŽ
62000 NADOR
Œ

NOTE D’INFORMATION•

Nador,
Objet : ‘
Le 15 septembre 2020
Sensibilisation aux dangers de la route
•

’
Une formation sur la sensibilisation aux dangers de la route vous est proposée.

Elle aura lieu les 5 et 12 décembre 2007 au centre de sécurité routière situé 35 chemin de
la Buisse 57600 Forbach. Le nombre de stagiaire est limité à huit.

Les chauffeurs auront la priorité pour cette formation. Les inscriptions se feront auprès
de la secrétaire Mlle Morel. Les inscriptions seront terminées le 26 novembre 2007.

Vous trouverez ci-joint le programme de cette formation.

PJ : extrait du règlement intérieur Le Directeur

Diffusion : M. ABDELLAOUI
“ ”
LE PROCES VERBAL

Définition

Le procès-verbal est un acte écrit dressé par une personne compétente qui constate un fait dont la
constatation à la vie de la société ou de la communauté.

La rédaction

Le plus souvent c'est la secrétaire de la séance qui rédige le procès-verbal, elle se limite à
enregistrer les constatations de la façon la plus fidèle et la plus objective possible.
Elle consigne par écrit les différents points de l'objet du procès et les décisions prises en vue de
conserver une information durable.

Présentation :
- L'entête (Nom, adresse du rédacteur)
- Lieu, date et l’heure ;
- L'ordre du jours ou bien l'objet
- Qualité du président de la séance
- Nom et la qualité du rédacteur
- Les participants
- Les absences et les excusés
- Un titre (procès-verbal)
- Un développement

LE RAPPORT :
Définition :

C’est un document qui ne se limite pas à recueillir les témoignages ou décrire la situation,
mais il a pour but de suggérer des mesures ou des solutions concernant un problème traité, c'est une
véritable démonstration, une simple description il est en principe rédigé à la demande d'un chef ou
une autorité sur un sujet donné.

Le rapporteur :
Il doit faire une analyse précise des faits et examiner les causes, les conséquences donner
leur signification émettre ses propres suggestions. Il s'agit en effet quand on rédige un rapport de
faire une synthèse, des connaissances, des expériences des témoignages accumulés autour du
problème, puis déduire des hypothèses pour pouvoir trouver une solution concrète.

Présentation :
L'entête
Le titre du rapport (Rapport de Stage ……)
La date indispensable en bas de la page
Le sommaire il indiquera les subdivisions et différentes parties du rapport et numérotation des
pages.
LE COMPTE RENDU :

Définition :
Le compte rendu est un récit plus ou moins détaillé d'un événement, le rédacteur décrit et
raconte ce qu'il a fait, vu, ou entendu sans donner des interprétations ni proposer des solutions
personnelles.

Rôle :

Le compte rendu a le rôle :

− D'un aide-mémoire pour les participants
− Un moyen d'information pour les personnes absentes
− Moyen de preuve pour l'entreprise ;

Caractéristiques :
Selon la forme, il est composé de :

L'entête : contient le nom ou le sigle de la société.

L’objet : Les paragraphes séparés avec des titres soulignés.
Pas d'appellation, éviter Mr ou Mme
Le titre "Compte rendu"
La date et lieu de la rédaction
Le nom et la qualité de signataire.

Selon le Fond

Il comporte trois parties :

− Introduction : pour faire connaître L'objet et les circonstances du compte rendu
− Un développement : consacré à la narration des faits présents dans un ordre chronologique
− Une conclusion.
−
Type de compte rendu :

- Compte rendu de réunion :

Rédigé pendant la réunion, il a pour but de raconter ce qui s'est passé pendant Ia réunion

- Compte rendu d'accident ou d'événement :

C'est un témoignage rédigé le plus rapidement possible après l'événement, afin de rapporter
exactement les circonstances et les conséquences.

- Compte rendu d'activité :

-
Il résume les activités ou la gestion d'un service ou d'un organisme.

NB : Dans ce type de compte rendu le rédacteur peut émettre son opinion personnelle1
La Circulaire
Une circulaire administrative est un document écrit adressé par une autorité administrative
(ministre ou chef de service) à ses subordonnés afin de les informer de l'interprétation à adopter
d'une législation ou d'une réglementation particulière (décret, arrêté) et de la manière de l'appliquer
concrètement.

Le bordereau
Le bordereau d’envoi est un document dont on se sert pour transmettre les pièces d’un service à un
autre ou une administration à une autre, chaque fois que cette transmission n’implique pas de
commentaires qui justifieraient la rédaction d’une lettre d’accompagnement.

Le recours au bordereau est surtout utile lorsque, le double du bordereau permet au service
expéditeur de conserver une trace des documents transmis, et lorsque la pièce transmise est
originale, le double du bordereau vous permet de situer rapidement le détenteur de la pièce en
question.