REPUBLIQUE DU BURUNDI

MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE ET DE LA

RECHERCHE SCIENTIFIQUE

UNIVERSITE DES GRANDS LACS

INSTITUT FINANCE ET COMPTABILITE

STAGE EFFECTUE AU BUREAU POSTAL DE BUYENZI

DU 22 FEVRIER AU 22 MARS 2022

ANALYSE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE

DANS UNE INSTITUTION FINANCIERE :
CAS DU BUREAU POSTAL DE BUYENZI

Par :
NDACAYISABA Florine
et
HAKIZIMANA Chantal

Sous l’encadrement de : Travail de fin d’études présenté et défendu

Jean Claude NDAYISHEMEZE publiquement en vue de l’obtention du
Diplôme de Technicien Supérieur de niveau
A1 en Finance et Comptabilité

Bujumbura, Juin 2022

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DEDICACES

A mes parents;
A mes frères et soeurs;
A toutes personnes qui me sont chères.

NDACAYISABA Florine

A mes parents;
A mes frères et soeurs;
A toutes personnes qui me sont chères.

HAKIZIMANA Chantal
 ii

REMERCIEMENTS

A l’occasion de la présentation de ce travail de fin d’études, il nous est agréable d’exprimer

nos remerciements et nos sentiments de reconnaissance à ceux qui ont contribué à la réussite
de ce travail.
Premièrement, nous remercions sincèrement nos familles pour leur soutien durant nos études.
Deuxièmement, nous remercions plus particulièrement toutes les personnes qui nous ont
soutenues matériellement et/ou moralement notamment nos parents qui ont fait le tout
possible pour la réalisation de ce travail.
Et puis, nos sincères remerciements s’adressent aussi à nos éducateurs depuis l’école primaire
jusqu’à l’Université des Grands Lacs, plus précisément aux différents enseignants de l’Institut
Finance et Comptabilité, pour la formation tant morale qu’intellectuelle.
Nous exprimons nos remerciements à Jean Claude NDAYISHEMEZE, encadreur de notre
travail, qui, malgré ses multiples engagements, s’est donné corps et âme en acceptant de
diriger ce travail, ses conseils, ses remarques pertinentes ainsi que sa rigueur scientifique nous
ont été d’une grande utilité.
Nous remercions également les autorités et le personnel du Bureau Postal de Buyenzi pour
leur bonne collaboration pendant le déroulement du stage.
Nous remercions aussi nos collègues étudiants avec qui nous étions ensemble à l’Université
des Grands Lacs pour la bonne collaboration et l’entente mutuelle qui nous ont caractérisées.

NDACAYISABA Florine
et
HAKIZIMANA Chantal
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SIGLES ET ABREVIATIONS

AMF : Autorité des Marchés Financiers

BMD : Baccalauréat-Master-Doctorat

BRB : Banque de la République du Burundi

COCO : Criteria on Control Committee

COSO : Committee Of Sponsoring Organizations of treadway commission

EAC : East African Community

IMF : Institution de Microfinance

RNP : Régie Nationale des Postes

SOX : Sarbane Oxley Act

UGL : Université des Grands Lacs

UPU : Union Postale Universelle

WU : Western Union
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TABLE DES MATIERES

DEDICACES .............................................................................................................................. i
REMERCIEMENTS .................................................................................................................. ii
SIGLES ET ABREVIATIONS ................................................................................................. iii
TABLE DES MATIERES ........................................................................................................ iv
0. INTRODUCTION GENERALE ............................................................................................ 1
0.1. But du stage ..................................................................................................................... 1
0.3. Objectif du stage.................................................................................................................. 1
0.4. Lieu de stage........................................................................................................................ 1
0.6. Objectifs du travail .............................................................................................................. 1
0.7. Intérêt du sujet .................................................................................................................... 2
0.8. Objectifs du travail .............................................................................................................. 2
0.9 Articulation du travail .......................................................................................................... 3
CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CONTROLE INTERNE DANS UNE
INSTITUTION FINANCIERE .................................................................................................. 4
I.0. Définition des concepts clés................................................................................................. 4
I.1. Définitions et cadre référentiel du contrôle interne ............................................................. 4
I.1.1.Définitions du contrôle Interne .......................................................................................... 4
I.1.2. Cadre référentiel du contrôle interne ................................................................................ 5
I.1.2.1. Les référentiels burundais .............................................................................................. 5
I.1.2.2. Le cadre de référence de l'AMF ..................................................................................... 5
I.1.2.3. Les recommandations « Bâle II » .................................................................................. 6
I.1.2.4. Les références Anglo-Saxons ........................................................................................ 6
I.1.3. Autres définitions du Contrôle interne .............................................................................. 8
I.2. Les objectifs du contrôle interne .......................................................................................... 9
I.3. Le champ d'application du contrôle interne ....................................................................... 11
I.4. Le système de contrôle interne .......................................................................................... 12
I.5. Limites du contrôle interne ................................................................................................ 12
Conclusion du premier chapitre ............................................................................................... 14
CHAPITRE II : PRESENTATION GENERALE DU BUREAU POSTAL DE BUYENZI ET
DEROULEMENT DU STAGE ............................................................................................... 15
II.1. Présentation générale du Bureau Postal de Buyenzi ........................................................ 15
II.1.1. Situation géographique .................................................................................................. 15
II.1.2. Historique ...................................................................................................................... 15
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II.1.3. Missions du Bureau Postal de Buyenzi ......................................................................... 16

II.1.4. Objectifs du Bureau Postal ............................................................................................ 16
II.1.5. Valeurs ........................................................................................................................... 17
II.1.6. Organisation administrative ........................................................................................... 17
II.1.7. Horaire de Travail au sein du Bureau Postal de Buyenzi .............................................. 18
II.1.8. Perspectives d'avenir..................................................................................................... 18
II.2. DEROULEMENT DE STAGE ........................................................................................ 18
II.2.1. Présentation des services visités .................................................................................... 18
II.2.1.1. Le service accueil ....................................................................................................... 18
II.2.1.2. Le service caisse ......................................................................................................... 19
a) Le guichet de versement ................................................................................................... 19
b) Le guichet de retrait .......................................................................................................... 20
II.2.1.3. Le service courrier ...................................................................................................... 22
II.2.2. Description des tâches ou activités réalisées ................................................................. 22
II.2.3. Difficultés rencontrées ................................................................................................... 23
II.2.4. Corrélation avec les cours vus en classe ........................................................................ 23
Conclusion du deuxième chapitre ............................................................................................ 24
CHAPITRE III : SYSTEME DE CONTROLE INTERNE AU SEIN DU BUREZU POSTAL
DE BUYENZI .......................................................................................................................... 25
III.1 Le contrôle interne du Bureau postal de Buyenzi ............................................................ 25
III.1.1 Les acteurs du contrôle interne ...................................................................................... 25
III.1.2. Contrôle de la qualité des services ............................................................................... 26
III.1.3. Mécanismes de contrôle interne de l'épargne ............................................................... 26
III.1.4. Mécanismes de contrôle interne du crédit .................................................................... 28
III.1.4.1. Mesures préventives de l’insolvabilité ...................................................................... 28
III.1.4.1.1. Conditions exigées aux fonctionnaires de l’Etat ou salariés des administrations
publiques, parapubliques et privés ........................................................................................... 28
III.1.4.1.2. Conditions exigées aux retraités ............................................................................. 29
III.1.4.1.3. Conditions exigées à tout promoteur individuel .................................................... 29
III.1.4.2. Mesures d'encouragement après le déboursement .................................................... 29
III.1.4.2.1. Le suivi conseil ....................................................................................................... 30
III.1.4.2.2. Le suivi du remboursement .................................................................................... 30
III.1.4.3. Contrôle de la conception du crédit ........................................................................... 32
III.1.4.3.1. Les 5 C pour une meilleure identification du Client .............................................. 32
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III.1.4.3.2. Méthodes d'analyse des Caractères d'un Client ...................................................... 35

III.2. Problème lié au système de contrôle interne du Bureau Postal de Buyenzi.................... 37
III.3. Stratégie proposée pour améliorer le système de contrôle interne au sein du Bureau
Postal de Buyenzi ..................................................................................................................... 37
Conclusion du troisième chapitre ............................................................................................. 38
CONCLUSION GENERALE ET SUGGESTION .................................................................. 39
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES ................................................................................. 40
ANNEXES ............................................................................................................................... 41
 1

0. INTRODUCTION GENERALE
A la fin de chaque année académique, en collaboration avec le ministère ayant l’enseignement
supérieur en ses attributions, l’Université des Grands Lacs organise un stage de deux mois en
faveur de ses lauréats finalistes du premier cycle du système BMD.
0.1. But du stage
Le but de notre stage est de renforcer par les pratiques des connaissances acquises à
l’université. Il nous permet de s’orienter vers un métier et de s’habituer progressivement au
mode du travail.
0.3. Objectif du stage
Au cours de notre stage, nous avons réalisé deux objectifs de stage. :
- Objectif global
- Objectifs spécifiques
0.3.1. Objectif global
L’objectif global du stage était de nous familiariser avec les notions de contrôle interne dans
une institution de financière.
0.3.2. Objectifs spécifiques
Les objectifs spécifiques du stage sont :
- Connaître le système de contrôle interne au sein du Bureau Postal de Buyenzi;
- Comprendre le fonctionnement du Bureau Postal de Buyenzi.
0.4. Lieu de stage
Le stage a été effectué au Bureau Postal de Buyenzi sis en mairie de Bujumbura, Commune
Mukaza, Zone Buyenzi.
0.5. Sujet du travail
Notre travail de fin d’études s’intitule « ANALYSE DU SYSTEME DE CONTROLE
INTERNE DANS UNE INSTITUTION FINANCIERE : CAS DU BUREAU POSTAL DE
BUYENZI »
0.6. Objectifs du travail
Notre travail a deux objectifs : l’objectif global et les objectifs spécifiques.
 Objectif global : Analyser le contrôle interne au sein du Bureau Postal de Buyenzi.
 Objectifs spécifiques :
- Montrer les acteurs de contrôle interne et les systèmes de contrôle des opérations diverses
du Bureau Postal de Buyenzi;
- Identifier les problèmes liés au contrôle interne au sein du Bureau Postal de Buyenzi;
 2

- Formuler des stratégies pour améliorer contrôle interne au sein du Bureau Postal de
Buyenzi.
0.7. Intérêt du sujet
Ce travail de recherche a pour intérêt personnel, intérêt pour la BGF et l’intérêt académique.
0.7.1 Intérêt personnel
Ce travail de fin d’études du premier cycle constitue notre première expérience de recherche.
Ce travail nous a permis de nous investir dans le domaine de contrôle interne d’une institution
financière afin de relier les théories acquises à la pratique. Ce stage nous a conduit à découvrir
le monde professionnel.
0.7.2 Intérêt pour le Bureau Postal de Buyenzi
Notre travail va permettre à la RNP de faire quelques améliorations du système de contrôle
interne au sein de ses bureaux postaux surtout à partir de nos suggestions. De ce fait, le
Bureau Postal de Buyenzi bénéficiera d’un système de contrôle interne efficace.
0.7.3 Intérêt académique
Ce rapport de stage constitue un support pour les étudiants qui vont faire des recherches dans
le domaine similaire ultérieurement, il s’agit d’une source de documentation pour d’autres
personnes qui s’intéresseront du domaine de la poste.
0.7.4. Intérêt nationale
Ce travail joue un rôle important pour l’économie nationale et pour la population burundaise
dans la mesure où le contrôle interne efficace est le moteur de la bonne gestion d’une
institution financière et la performance de cette dernière qui en découle peut améliorer les
conditions de vie des gens et diminuer la pauvreté du pays.
0.8. Objectifs du travail
Ce travail comprend deux sortes d’objectifs : l’objectif général et les objectifs spécifiques.
0.8.1Objectif général
L’objectif général est d’analyser le système de contrôle interne d’une institution financière.
0.8.2 Objectifs spécifiques
- Analyse de l’efficacité du système de contrôle interne de la RNP ;
- Identifier les problèmes liés au système de contrôle interne au sein de la Régie Nationale des
Postes ;
- Proposer des stratégies d’amélioration du système de contrôle interne de la Régie Nationale
des Poses.
 3

0.9 Articulation du travail

En plus de l’introduction générale, notre travail s’articule autour de trois chapitres dont le
premier chapitre porte sur la revue de la littérature générale sur le contrôle interne au sein
d’une institution financière, le second chapitre porte sur la présentation générale du lieu de
stage et du déroulement du stage et enfin le dernier chapitre sur le Système de contrôle
interne à la RNP ainsi que le traitement des problèmes identifiés.
 4

CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CONTROLE INTERNE DANS UNE

INSTITUTION FINANCIERE

I.0. Définition des concepts clés

 Contrôle : Vérification, surveillance

 Institution financière : établissement spécialiste en matière des finances, de l’argent
public.

I.1. Définitions et cadre référentiel du contrôle interne

I.1.1.Définitions du contrôle Interne

Les définitions du contrôle interne sont multiples et apportent la confusion parmi les
décideurs, les organes législatifs, les autorités de tutelle et le public.

a) La définition du contrôle interne de B. Fain et V. Faure 1948

Une des plus anciennes est celle de B. Fain et V. Faure : "Le contrôle interne consiste en une
organisation rationnelle de la comptabilité et du service comptable visant à prévenir, tout au
moins à découvrir sans retard, les erreurs et les fraudes". Elle date de 1948. (Ineum
Consulting, 2009)

b) la définition du contrôle interne de Colins et Valin (1993)

« Le contrôle interne est mis en place par la Direction d'une entreprise pour assurer la
légitimité de ses activités, la protection des ses actifs, la fiabilité de ses informations et
l'utilisation efficace de ses moyens humains et matériels. Il comprend un plan d'organisation
et un ensemble cohérent de moyens, de méthodes et de procédures permettant la maîtrise du
fonctionnement et de l'évolution de l'entreprise par rapport à son environnement » (Ineum
Consulting, 2009)

Nous, retenons de ce qui précède que ces définitions ne prennent pas en compte la notion de
gestion des risques qui a été prise en compte dans COSO (Ineum Consulting, 2009). Mais
surtout elles ne font pas distinction entre le contrôle interne d'une société en général et le
contrôle interne relatif à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et
financière.
 5

I.1.2. Cadre référentiel du contrôle interne

I.1.2.1. Les référentiels burundais

Selon le circulaire n° 12/M/18 relative au contrôle interne applicable aux institutions de

microfinance, aux structures faitières et aux organes financiers, le système de contrôle interne
est un ensemble des moyens humains et techniques, tel que l’organisation, les procédures et
systèmes ayant pour but de s’assurer (BRB, 2018) :

- de la sécurité des opérations, des biens et des personnes ;

- de l’efficacité et de la qualité des services ;
- du respect des dispositions légales et règlementations, des normes et usages
professionnels et déontologiques ;
- de la promotion d’une culture de contrôle et d’éthique ;
- de la production et de la diffusion d’une information fiable, de qualité et disponible en
temps opportun ;
- du respect des objectifs, des règles et des limites fixées par l’organe chargé de la
gestion quotidienne ;
- de la maîtrise des risques importants.

I.1.2.2. Le cadre de référence de l'AMF

Sur la base de ces textes constituant le socle des dispositions relatives au contrôle interne,
(AMF) a publié, en 2006, un « cadre de référence » du contrôle interne.

L'AMF recommande l'utilisation de ce cadre de référence ainsi que son guide d'application.
Elle définit le contrôle interne comme : « un dispositif de la société, défini et mis en oeuvre
sous sa responsabilité, qui vise à assurer : la conformité aux lois et règlements en vigueur,
l'application des instructions et des orientations fixées par la direction générale ou le
directoire, le bon fonctionnement des processus internes de la société, notamment ceux
concourant à la sauvegarde des actifs, la fiabilité des informations financières... ; le contrôle
interne ne peut fournir une garantie absolue que les objectifs de la société seront atteints »
(Stéphanie & Thiéry-Dubuisson, 2009)
 6

I.1.2.3. Les recommandations « Bâle II »

Les textes directement liés à la problématique du contrôle interne, les accords de Bâle et
notamment Bâle II viennent apporter un éclairage complémentaire.

Dès 1998, le Comité de Bâle a défini les nouvelles dimensions du contrôle interne: « Le
processus de contrôle interne, qui visait traditionnellement à réduire la fraude, les
détournements de fonds et les erreurs, a pris une dimension plus vaste et recouvre l'ensemble
des risques encourus par les organisations bancaires ». (Taccola-Lapierre, 2008)

Le Comité de Bâle a proposé en 2004 un nouvel ensemble de recommandations, dites « Bâle

II », au terme duquel a notamment été définie une mesure plus pertinente du risque de crédit,
avec, en particulier, la prise en compte de la qualité de l'emprunteur. (Yassine & Boujemâa,
2019)

I.1.2.4. Les références Anglo-Saxons

a) Le COSO « Committee Of Sponsoring Organizations of treadway commission »,

1992

La définition du contrôle interne qui aujourd'hui fait référence est celle du COSO.

Le COSO est l'un des référentiels les plus réputés en matière de contrôle bancaire. Il définit le
contrôle interne comme « un processus mis en oeuvre par le conseil d'administration, les
dirigeants et le personnel d'une organisation destiné à fournir une assurance raisonnable quant
à la réalisation des objectifs suivants : la réalisation et l'optimisation des opérations, la
fiabilité des informations financières, la conformité aux lois et aux réglementations en
vigueur». (Ineum Consulting, 2009)

b) La loi « SOX », ou Sarbane Oxley Act, instauré dès 2002

Cette loi précise dans son article 404en particulier, l'exigence que la Direction Générale
engage sa responsabilité sur la mise en place d'une structure de contrôle interne comptable et
financier et qu'elle évalue annuellement l'efficacité au regard d'un modèle de contrôle interne
reconnu.
 7

Notons qu'il s'agit d'une réponse à des scandales financiers qui ont agité des entreprises
américaines ; lesquelles devaient alors chercher à se prémunir et surtout à anticiper ce type de
situation. Pour mettre en oeuvre l'article 404, le COSO a été fortement préconisé.

Au-delà de leur caractère réglementaire, ces référentiels et textes, publiés tant par les pays
anglo-saxons que le Burundi (BRB, 2010), constituent ainsi une sorte de recueil des bonnes
pratiques en matière de contrôle interne.

C) Pour l'IAASB de l'IFAC : (Définition proche de celle du COSO)

Le contrôle interne est un processus conçu et mis en oeuvre par les personnes chargées de la
gouvernance, de la gestion, ainsi que par tous les membres du personnel, destiné à fournir une
assurance raisonnable de l'accomplissement des objectifs de l'entité en ce qui concerne la
fiabilité des informations financières, la réalisation et l'optimisation des opérations et la
conformité aux lois et réglementations en vigueur. (Robert & Marie-Pierre, 2009)

d) Le COCO (Criteria on Control Committee) 1995

« Le contrôle interne est constitué des éléments d'une organisation (y compris les ressources,
les systèmes, les processus, la culture, la structure, et les tâches) qui collectivement aident les
gens à réaliser les objectifs de l'organisation .qui font partie des trois catégories suivantes :

 efficacité et efficience du fonctionnement ;

 fiabilité de l'information interne et externe ;
 conformité aux lois, aux règlements et aux politiques internes. » (Jacques, 2010)

e) Turnbull (Institute of chartered accountants) 1999 aux royaumes unis

Le Turnbull définit le contrôle interne comme : « Un système de contrôle interne englobe les
politiques, processus, tâches, comportements et autres aspects d'une entreprise qui, combinés:

 facilitent l'efficacité et l'efficience des opérations en aidant la société à répondre de

manière appropriée aux risques commerciaux, opérationnels, financiers, de conformité et tout
autre risque, afin d'atteindre ses objectifs ; ceci inclut la protection des actifs contre un usage
inapproprié, la perte et la fraude, et l'assurance que le passif est identifié et géré ;
 aident à assurer la qualité du reporting externe et interne ce qui nécessite de conserver les
enregistrements appropriés et de maintenir des processus qui génèrent un flux d'informations
pertinentes et fiables en provenance de l'intérieur et de l'extérieur de l'organisation ;
 8

 aident à assurer la conformité aux lois et règlements ainsi qu'aux politiques internes
relatives à la conduite des affaires. »

I.1.3. Autres définitions du Contrôle interne

a) Le contrôle interne est un :

+ Dispositif permanent c'est-à-dire que le contrôle interne n'est pas vu comme une fonction.
(Facon, 2019)

+ Dispositif composé d'aspects formels et d'aspects informels c'est-à-dire que le contrôle

interne ne se résume pas à l'aspect formel du contrôle (règles écrites, procédures...), mais il
comprend aussi le contrôle informel ou le contrôle social. (Heem, 2003)

b) Le contrôle interne est un : > Un processus intégré

Le contrôle interne n'est pas un événement isolé ou une circonstance unique, mais un
ensemble d'actions qui touchent à toutes les activités d'une organisation.

> Mis en oeuvre, exécuté et suivi par les responsables et les autres membres du personnel

Le contrôle interne n'existe pas sans les personnes qui le font fonctionner. Il naît des
personnes qui composent l'organisation, au travers de ce qu'elles font et de ce qu'elles disent.

> Destiné à traiter les risques

Quelle que soit la mission de l'organisation, sa réalisation entraînera pour l'organisation d'être
confrontée à toutes sortes de risques. Si le contrôle interne peut aider à traiter ces risques,
l'assurance quant à la réalisation de la mission et des objectifs généraux ne pourra être que
raisonnable.

> Destiné à fournir une assurance raisonnable

Le contrôle interne, aussi bien conçu et appliqué soit-il, ne peut offrir à la direction une
assurance absolue quant à la réalisation des objectifs généraux.

La notion d'assurance raisonnable correspond à un degré de confiance satisfaisant pour un

niveau de coûts, de bénéfices et de risques donné.

> Réalisation des objectifs

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Le contrôle interne est conçu en vue de la réalisation d'une série d'objectifs généraux distincts
mais interdépendants. Ces objectifs généraux sont réalisés par le biais de nombreux sous-
objectifs, fonctions, processus et activités spécifiques.

Nous retenons de ce qui précède que :

-Le contrôle interne est un dispositif mis en place par la direction d'une entité, afin d'atteindre
ses objectifs et minimiser ses risques ;

-C'est un processus intégré et qui fonctionne en continu.

La multiplicité des définitions de la notion de contrôle interne est due à la variété des
préoccupations des différents intervenants : cela dépend du métier, du secteur d'activité, des
crises rencontrées,...Il est certain que la vision du commissaire aux comptes est assez
différente de celle de l'auditeur interne, du dirigeant ou du consultant en stratégie.

I.2. Les objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne, contribue à garantir raisonnablement que l'organisme remplit les

conditions suivantes :

 Respecter les lois, réglementations et instructions de la direction ;

 Encourager les opérations ordonnées, économiques, efficientes et efficaces et atteindre les
résultats projetés ;
 Préserver les ressources de la fraude, du gaspillage, des abus et de la mauvaise gestion ;
 Fournir des produits et des services de qualité correspondant à la mission de l'organisme ;
 Elaborer et conserver des informations financières et de gestion fiables ainsi qu'en faire
état fidèlement par des rapports périodiques.

Aussi, nous pouvons ainsi classer les objectifs du contrôle interne, à partir des définitions
données dans le cadre de référence de l'AMF, par le CNCC, l'IAASB et le COSO en quatre
catégories :

1. Sauvegarde des actifs

Ces actifs peuvent disparaître à la suite de vols, fraudes, improductivité, erreurs, ou résulter
d'une mauvaise décision de gestion ou d'une faiblesse de contrôle interne. Les processus y
afférents devraient faire l'objet d'une attention toute particulière.
 10

2. Respect des instructions de la direction / Conformité aux lois et règlements

> Respect des instructions de la direction

Il est relativement facile d'émettre une instruction ; cette facilité et la nécessité de la faire
continuellement dans une entreprise à tous les niveaux de responsabilité posent un important
problème de contrôle.

Les instructions sont communiquées sous diverses formes automatisées, écrites ou verbales ;
elles peuvent revêtir un caractère permanent, temporaire ou ponctuel, et sont souvent filtrées
plusieurs fois avant d'arriver à la personne pour laquelle elles doivent avoir une signification
immédiate.

> Conformité aux lois et réglementations

L'entreprise est soumise à une variété de lois et règlements qui couvrent plusieurs domaines,
notamment la fiscalité, le droit du travail, le droit des sociétés, le droit commercial, la
sécurité, l'environnement, etc.

3. efficacité et efficience des opérations

Les opérations effectuées par l'organisation doivent être ordonnées, éthiques, économiques,
efficientes et efficaces. Elles doivent être cohérentes par rapport à sa mission.

 L'efficacité concerne la capacité d'une organisation à atteindre le but qu'elle s'est fixé ;
 L'efficience est la qualité de l'organisation, ou de chacune de ses parties, qui permet d'être
efficace au moindre cout.

Un bon système de contrôle interne se caractérise par l'existence de :

- Manuels de procédures ou notes de services ;

- Organigrammes et descriptions de postes ;
- Rapports périodiques d'information de gestion couvrant l'ensemble des activités.

4. Fiabilité des informations

L'image de l'entreprise se reflète dans les informations qu'elle donne à l'extérieur et qui
concernent ses activités et ses performances. Il est nécessaire que tout soit en place pour que «
la machine à fabriquer des informations » fonctionne sans erreur et sans omission.
 11

Et plus précisément, ces contrôles internes doivent permettre à la chaîne des informations
d'être :

 fiables et vérifiables ;
 exhaustives ;
 pertinentes;
 disponibles.

Une entreprise ne peut être gérée, dirigée ou maitrisée si elle ne possède pas un système
d'information comportant les caractéristiques suivantes :

- Enregistrements des opérations à la source, dans les délais les plus brefs ;
- Autorisation des opérations et vérification de l'information sur ces opérations à la source ;
- Regroupement des informations par catégories homogènes à chaque étape de traitement ou
convention ;
- Diffusion de l'information aux personnes censées entreprendre une action ou contrôler sa
validité dans les délais minima ;
- Respect des normes comptables généralement admises et des règles internes de l'entreprise
pour la présentation de l'information comptable.

I.3. Le champ d'application du contrôle interne

Ce que le contrôle interne ne recouvre pas est précisé par les CDR AMF, COSO et COCO.

Pour le COCO, le champ de contrôle interne inclut certains aspects particuliers de la gestion
que le COSO exclut. Ainsi, si le COCO considère que le contrôle interne ne vise pas à
prescrire les objectifs à établir et que les décisions relatives au fait d'agir et à la façon d'agir
sont des aspects de la gestion qui ne font pas partie du contrôle, il estime que le contrôle
interne peut contribuer à assurer que les personnes chargées du suivi et de la prise de décision
disposent d'informations appropriées et fiables et permet de suivre les résultats des actions ou
des décisions de ne pas agir et de faire un rapport à leur égard.

Enfin pour le CDR AMF, le contrôle interne ne recouvre pas toutes les initiatives prises par
les organes dirigeants ou le management, par exemple la définition de la stratégie de la
société, la détermination des objectifs, les décisions de gestion, le traitement des risques ou le
suivi des performances.
 12

I.4. Le système de contrôle interne

Le système de contrôle interne est un élément central pour diminuer les risques d’erreur ou
de fraude. Il n’est pourtant pas toujours facile pour une entreprise de s’y retrouver au milieu
des recommandations telles que celles du COSO (Committee Of Sponsoring Organizations
of the Treadway Commission).

Un système de contrôle interne efficace est bâti en 10 étapes ci-dessous (Optimiso Group,
2022) :

1) Définition du périmètre du contrôle interne ;

2) Identification des activités réalisées ;
3) Identification des risques ;
4) Identification des contrôles existants ;
5) Évaluation des risques ;
6) Traitement des risques ;
7) Description des moyens de maîtrise ;
8) Identification des contrôles-clés et description des surveillances ;
9) Communication et formation des collaborateurs pour mettre en place le contrôle interne ;
10) Gestion du contrôle interne dans le temps.

I.5. Limites du contrôle interne

Le contrôle interne ne peut, à lui seul, garantir la réalisation des objectifs généraux définis
plus haut.

La probabilité d'atteindre les objectifs fixés ne relève pas de la seule volonté de la société. Il
existe en effet des limites inhérentes à tout système de contrôle interne. Ces limites résultent
de nombreux facteurs, notamment des incertitudes du monde extérieur, de l'exercice de la
 13

faculté de jugement ou de dysfonctionnements pouvant survenir en raison d'une défaillance

humaine ou d'une simple erreur.

Les limites qui entravent la réalisation efficace du contrôle interne peuvent être :

1) Le facteur humain

Dans la mesure où le contrôle interne repose sur le facteur humain, il est susceptible de pâtir
d'erreurs de conception, de jugement ou d'interprétation, de malentendus, de négligence, de la
fatigue ou de la distraction, voire de manoeuvres telles que collusion, abus ou transgression.

La mise en place d'un système de contrôle interne peut être interprétée comme une remise en
cause de la direction dans le personnel. Sans ignorer l'existence de cas particuliers, il faut
observer :

 que le personnel doit être clairement informé des objectifs réels du contrôle interne ;
 que le contrôle interne joue en faveur du personnel, car il interdit qu'il soit suspecté ;
 que les éventuels obstacles soulevés par le personnel relèvent plus de la résistance au
changement en général.

2) Les contraintes financières

Une autre limite tient au fait que la conception d'un système de contrôle interne doit tenir
compte de contraintes financières. Les bénéfices tirés des contrôles doivent, par conséquent,
être évalués par rapport à leur coût.

Il est souvent reproché au contrôle interne d'augmenter les charges de l'entreprise par
l'embauche du personnel nouveau et la réalisation d'investissements supplémentaires. Il faut
cependant observer :

 que le contrôle interne est un élément de sécurité dans l'entreprise, dont le coût peut
s'analyser comme celui de l'assurance ;
 que le contrôle interne est avant tout une meilleure répartition des tâches avant leur
multiplication ;
 que le contrôle interne doit être à la mesure du risque qu'il doit couvrir. On doit ainsi
souligner que si le risque encouru est faible, la mise en place d'une procédure dont le coût
serait supérieur au risque encouru deviendrait une faiblesse dans l'optique du rapport
coût/efficacité.
 14

3) Les changements organisationnels et l'attitude du management

Les changements organisationnels et l'attitude du management peuvent avoir un impact réel

sur l'efficacité du contrôle interne et sur le personnel qui le met en oeuvre. C'est pourquoi il
est nécessaire que la direction vérifie et actualise continuellement les contrôles, communique
les changements au personnel et montre l'exemple en se conformant elle-même à ces
contrôles.

De manière plus générale, on constate que l'atteinte des objectifs de l'entreprise ne dépendant
pas uniquement des facteurs internes. Si le marché s'effondre où si un concurrent bénéfice
d'une innovation majeure l'entreprise peut avoir des processus efficaces et performants mais
elle sera en situation de risque vital.

Il existe d'autres limites inhérentes au contrôle (erreurs de jugement survenant dans la prise de
décision, défaillances attribuables à des erreurs humaines, collusion permettant de faire échec
aux activités de contrôle, contrôle outrepassé par la direction).

Conclusion du premier chapitre

Dans le premier chapitre, il était question de faire la revue de la littérature sur les généralités
sur le contrôle interne et son système efficace.

Pour mieux comprendre le sujet, nous avons d’abord défini ce que c’est le contrôle interne et
son cadre référentiel varié, puis nous avons parlé de ses objectifs, les phases d’un contrôle
interne efficace et enfin ses limites.

Dans le cadre de ce travail, nous avons retenu la définition du contrôle interne telle qu’elle a
été proposée par la Banque de la République du Burundi.
Nous avons aussi retenu qu'un système de contrôle interne, aussi bien conçu ne peut fournir à
la direction une assurance absolue quant à la réalisation des objectifs d'une organisation ou à
sa pérennité, et ce à cause des limites et des risques liés à toute activité.
Il s’agit dès lors d’un système dynamique.

Dans le deuxième chapitre, nous avons présenté généralement le lieu de stage (le Bureau
Postal de Buyenzi) et le déroulement du stage que nous y avons effectué.
 15

CHAPITRE II : PRESENTATION GENERALE DU BUREAU POSTAL DE BUYENZI

ET DEROULEMENT DU STAGE

Ce deuxième chapitre présente le Bureau Postal de Buyenzi et le déroulement de notre stage.

II.1. Présentation générale du Bureau Postal de Buyenzi

Le Bureau Postal de Buyenzi est l’un des bureaux postaux de la Régie Nationale des Postes
(RNP) du Burundi. Dans cette section, nous avons présenté le Bureau Postal de Buyenzi dans
toutes ses facettes : situation géographique, historique, mission, vision, objectifs, valeurs,
organisation et fonctionnement des organes administratifs, ainsi que les perspectives d’avenir.

II.1.1. Situation géographique

Le Bureau Postal de Buyenzi est situé dans le Quartier Buyenzi, Zone Buyenzi, Commune
Mukaza de la mairie de Bujumbura :

 Au Nord, se trouve le bloc administratif de la Zone Buyenzi ;

 Au Sud, se trouve le Tribunal de Résidence de Buyenzi ;
 A l’Est, se trouve l’avenue du Peuple Murundi ;
 A l’Ouest, se trouve le siège de la Radio Salama (cette radio a cesser d’émettre).

II.1.2. Historique

L’origine de la poste remonte de l’Egypte du Moyen Empire (de -2033 à -1786), mais le
véritable précurseur de ce service fut l’empereur romain Auguste qui fonda le « urus
publics », administration qui gérait l’acheminement du courrier impérial.

Le premier texte régissant la poste burundaise date du 16 Septembre 1885 sous le décret
organique de l’empire allemand de l’Afrique Orientale. L’idée de créer un bureau postal au
Burundi sera bientôt mise en veilleuse car le pays passerait sous l’administration belge après
la défaite des allemands pendant la première guerre mondiale. En 1898; il y a eu la déclaration
du point de vente d’USUMBURA.

Le second texte est l’arrêté ministériel du 14 décembre 1912 qui a créé ce qu’on appelait « le
Service d’encaissement de quittance par la poste »
Le 30 septembre 1921; il y a eu définition du cadre règlementaire des imprimés non adresses.
 16

Le 29 Août 1936 l’exécution des décisions du congrès de l’Union Postale Universelle de

Stockholm par la promulgation de l’ordonnance ministérielle du Gouverneur Général du
Congo Belge.
En 1939, on a créé le bureau Postal de Bujumbura II actuellement BUYENZI

Depuis sa création, le Bureau Postal de Buyenzi a alors subi tous les changements
règlementaires et structurels apportés au niveau de la Régie Nationale des Postes.

Aujourd’hui, il est compté parmi les bureaux postaux interconnectés.

II.1.3. Missions du Bureau Postal de Buyenzi

Le Bureau Postal de Buyenzi a pour mission l’exécution des missions de la Régie Nationale
des Postes détaillées dans la loi du 10 octobre 1962 qui reste le texte fondamental concernant
l'organisation et le fonctionnement des activités de la Poste burundaise :

 Missions postales traditionnelles

Assurer la promotion des activités postales (organisation, la gestion et l'exploitation du réseau

de collecte et d'échanges des envois sur le territoire national et international) ;

 Missions financières

Favoriser le développement socio-économique des populations par la constitution des canaux

permettant l'accès universel à la communication par l'intermédiaire du réseau postal mondial,
l'accroissement de l'offre des services financiers de proximité aux populations habituellement
exclues du système bancaire classique ( la gestion d'un réseau de comptes courant postaux des
particuliers, des entreprises publiques et du trésor).

II.1.4. Objectifs du Bureau Postal

Le Bureau Postal de Buyenzi poursuit l’objectif de la RNP d’organiser, de gérer et d’exploiter

le réseau de collecte et d’échange des envois sur le territoire national entre les administrations
des pays membres de l’union postale universelle (UPU) :

 Il gère les fonds de ses comptes chèques postaux des particuliers, des établissements
publiques et privés ainsi que les comptes de trésor ;
 Il transfère le fond de toute sorte ;
 17

 Il paie les agents de la fonction publique ;

 Il est également dépositaire des timbres postes et autres valeurs postales destinées à la
vente ou pour la collecte.

II.1.5. Valeurs

Les valeurs du Bureau Postal de Buyenzi sont celles de la Régie Nationales des Postes :

 Au niveau des clients : la satisfaction

 Au niveau des employés : l'intégrité
 Au niveau de l'employeur : la responsabilité
 Au niveau du service : la qualité
 Au niveau de l'entreprise : l'innovation

II.1.6. Organisation administrative

Le Bureau Postal de Buyenzi dépend directement de la Direction de la Régie Nationale des

Postes, mais nous avons trouvé qu’à ce bureau postal il y a une organisation administrative et
un mode de fonctionnement spécifique.

Son administration est confiée au chef d’agence qui est le percepteur assisté par son adjoint.
Les activités de caisse sont réalisées par les guichetiers qui contrôlent la caisse retrait, la
caisse versement et les courriers.

La sécurité de l’agence et sa propreté sont assurées par le personnel d’appui (des plantons et
des jardiniers).

Donc le Bureau Postal de Buyenzi comprend trois personnels dont le personnel d’appui, le
percepteur adjoint qui est agent du guichet pour assurer les contacts avec la clientèle et le
percepteur qui est responsable à la bonne gestion du bureau postal. Il assure le contrôle de
l’agent au guichet et dispose d’un droit de signature et de cachet sur tout document émis du
bureau postal.

Lorsqu’un client arrive, il est chaleureusement accueilli par le personnel d’appui qui lui donne
les orientations vers la personne à qui elle veut confier sa doléance.
 18

II.1.7. Horaire de Travail au sein du Bureau Postal de Buyenzi

Au Bureau Postal de Buyenzi, les activités commencent à 7h30’ et se clôturent à 17h00’ pour
les jours ouvrables à l’exception de Samedi où les activités commencent à 11h pour se
terminer à 14h30 et sont seuls les guichets de réception, d’envoie des fonds et de situation qui
sont au service.

II.1.8. Perspectives d'avenir

Le Bureau Postal de Buyenzi compte s’aligner sur les prévisions de la RNP dans l’avenir de :
 Moderniser la gestion des services financiers postaux ;
 Renforcer et faciliter le Système du transport en Régie du Courrier et des passagers dans
tous les pays membres de l’EAC ;
 Créer un service de la logistique postale ;
 Laisser la Direction de la Poste finance d’être régie par la loi bancaire ;
 Assurer la prestation d’un service postal universel ;
 Renforcer la qualité de service du courrier des colis postaux, de l’EMS, de W.U et
ECOCASH ;
 Créer une Banque Postale.

II.2. DEROULEMENT DE STAGE

II.2.1. Présentation des services visités

Au cours de notre stage de deux mois, nous avons passé dans trois services : le service
accueil, le service caisse et le service courrier.

II.2.1.1. Le service accueil

Le guichet d’accueil, c’est pour les nouveaux clients lorsqu’ils viennent ouvrir un compte
mais aussi pour les anciens clients lorsqu’ils veulent savoir l’état de leur comptes.

Pour l’ouverture des compte, on exige une photo passeport; un montant de sept mille franc et
une carte nationale d’identité. Dans ce cas si cela est prêt, on lui donne un spécimen pour
compléter sur lequel au verso il doit écrire l’identité complète et recto, il écrit le nom et
prénom, en plus, le client doit faire un acte de deux signatures conformes.
 19

Ce qu’il faut retenir, c’est qu’un mineur n’est pas autorisé d’ouvrir un compte.

Il est toujours accompagné par son tuteur jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de la majorité. À cette
occasion, le client bénéficie d’un numéro de compte. Mais soulignons qu’il a le droit de
désigner un mandataire à son compte. Celui-ci doit aussi avoir une photo passeport et poser sa
signature sur le même document (spécimen). On peut demander la modification du spécimen
suite:
 Au décès;
 A l’oubli de signature;
 A la suppression du mandataire;
 A l’ajout du mandataire;
 A la modification des gens qui signent un chèque au nom du mandataire ou titulaire;
 A la modification du nom, c’est à dire qu’une personne peut changer son nom mais il
doit présenter les accords du ministère de justice.

II.2.1.2. Le service caisse

Le service caisse comprend le guichet retrait et le guichet versement.

a) Le guichet de versement
Ce guichet revêt une importance capitale. Il reçoit les versements numéraires des clients qui
alimentent leurs comptes pour des raisons diverses. Le versement de fond sur son compte est
matérialisé par un bordereau de versement qui est généralement rempli par le client lui-même.
Le bordereau de versement porte les mentions obligatoires suivantes :
 Le numéro de compte à créditer
 Le titulaire de ce compte
 Le bureau postal où est logé le compte à créditer
 Le montant à créditer en chiffres et en lettres sans rature
 La signature du client
Le bordereau de versement rempli et ensuite remis à l’agent du guichet qui encaisse les
liquidités après avoir vérifier l’exhaustivité et l’authenticité de toutes ces mentions. L’agent
au guichet procède ensuite à la saisie de l’opération dans la machine. Il crédite le compte du
montant indiqué et note le numéro de la pièce justificative ; il marque en fin sur la pièce le
 20

numéro d’enregistrement au registre des versements déposés et la date où à lieu

l’opération.

Il appose sa signature et le sceau bureau. Le bordereau de versement est en trois exemplaires :

 Un est remis au client

 Un autre reste à l’agence postale de Buyenzi pour classement ;
 Deux autres seront envoyés au siège de la régie national des postes avec les autres
pièces justificatives dans un rapport de comptabilité hebdomadaire rendu à la fin de
chaque semaine.

b) Le guichet de retrait

La grande majorité des utilisateurs de ce guichet est constituée par des fonctionnaires de l’Etat
dont les sous contrats, les sous statuts non enseignant, les sous statuts enseignant ainsi que les
personnes à la retraite. Les fonctionnaires retirent les salaires ; et les personnes à la retraite,
leurs pensions de retraite.

Chaque mois, le percepteur alimente les comptes en les créditant sur base d’un ordre de
paiement émanant de la poste centrale (siège). A partir de ce moment, les bénéficiaires
peuvent consulter leurs comptes et faire des retraits si nécessaire.

Le retrait se fait sur présentation d’un chèque dument complété. En effet, le chèque postal est
une formule écrite et signée par le titulaire d’un compte ou son mandataire par lequel il donne
l’ordre à la Régie Nationale des Postes de débiter son compte d’un montant déterminé au
profit de lui- même ou d’une autre personne.

Pour éviter de signer un chèque sans provision c’est-à-dire le chèque dont le montant y
figurant est supérieur au solde disponible sur le compte, l’agent du guichet commence d’abord
par la consultation du compte du client pour communiquer à l’intéressé son solde créditeur
(ou débiteur).

Le chèque est rempli de la manière suivante :

 Elle doit préciser le montant à retirer en chiffres et en lettres sans rature ;

 Le donneur d’ordre, c’est-à-dire la personne au profit de qui l’opération effectuée ;
 La signature du titulaire de compte ou de son mandataire ;
 21

Au verso de ce chèque, on indiquera le numéro de la carte nationale d’identité du bénéficiaire

de retrait ainsi que le lieu et la date où la carte a été délivrée. Le donneur d’ordre termine par
un acte de deux signatures conformes.

Le chèque dûment rempli est remis avec la carte nationale d’identité à l’agent du guichet qui
doit à son tour vérifier la sincérité des éléments y figurants. Il vérifie avant tout que la
personne présente est habilitée à effectuer le retrait sur le compte concerné (il regarde si la
signature est semblable à celle figurant sur le spécimen de signature) ; il vérifie ensuite que le
montant en chiffres a été correctement traduit en lettres sans équivoque.

Après s’être rassuré que le chèque a été correctement rempli, le guichetier procède à
l’enregistrement de l’opération au débit du compte concerné. Il ouvre le CPP, saisit le
numéro de compte figurant sur le chèque, il saisit la date de l’opération, le numéro de chèque
ainsi que le montant y figurant au débit du compte, mentionne le numéro d’émission du
chèque et valide l’opération. Il reste en fin le décaissement des fonds par l’agent du guichet au
profit du client. Ce dernier doit refaire le billetage sur place afin de se rassurer qui n’a pas
d’erreur probable commise par le guichetier.

Le chèque peut être utilisé de différentes manières :

 Soit il est complété à l’ordre du titulaire lui-même. C’est le titulaire lui-même qui le
complète et le signe ;
 Soit c’est le mandataire qui le signe en lieu et place du titulaire de compte ;
 Il peut aussi être utilisé au profit d’une tierce personne en règlement par exemple
d’une dette. Dans ce cas la signature du titulaire de compte est obligatoire. La
personne à l’ordre de qui le chèque est signé doit mentionner à son verso le numéro de
sa carte nationale d’identité et poser les deux signatures conformes.

Il est aussi possible d’effectuer le retrait sur son compte même en l’absence du chèque.

Un formulaire appelé « reçu » se substitue à ce dernier en occasionnant une charge de sept

cent francs (700fr) en défaveur du client.

Comme le chèque, le reçu doit être soigneusement rempli en indiquant :

 Le numéro de compte et le nom de son titulaire

 Le montant en chiffres et en lettres
 Le lieu et la date où à lieu l’opération
 22

 Les signatures du titulaire de compte

 Au recto, le numéro de la carte nationale d’identité.

Cependant, l’utilisation du reçu présente certains inconvénients à l’égard du titulaire de

compte :

 Il n’est jamais rédigé au bénéfice d’une tierce personne

 Il ne peut pas être présenté qu’au bureau postal où le compte est ouvert
 Il n’est pas possible de retirer un montant supérieur à 50000 Fr avec un seul reçu
 Un reçu abimé est à la charge du client.

II.2.1.3. Le service courrier

Le service courrier est chargé de la collecte, l’expédition, la réception et la distribution des

envois de la poste aux lettres (lettre et carte postale, imprimés et petit paquet) du régime
intérieur et international. Il est aussi disponible au bureau postal de Buyenzi.

Le client qui veut envoyer un courrier le dépose au bureau postal le plus proche de lui. Il lui
demande de préciser l’adresse du destinataire pour faciliter l’acheminement et la distribution
rapide du courrier. On indiquera le numéro de la boîte postale du correspondant s’il le
possède. On conseille aussi le client d’utiliser un emballage solide et adéquat en vue de
garantir la sécurité et la bonne réception.

II.2.2. Description des tâches ou activités réalisées

Nous, en tant que stagiaire, nos activités consistaient en premier lieu à observer les activités
quotidiennes du responsable du bureau postal de Buyenzi et son vice, des guichetières c’est-à-
dire de tous les employés de ce bureau et en second lieu de jeter un coup d’œil à la pratique
sur l’ordinateur pour découvrir comment faire :

-passer les bordereaux ;

-retirer les chèques ;
-l’ouverture d’un compte ;
-et comment ouvrir les comptes courants postaux et tout autre qui se font sur l’ordinateur.

*Pendant la première semaine, notre encadreur a fait une petite aperçue sur les activités de la
Régie Nationale des postes au bureau postal de Buyenzi.
 23

Après nous avoir présentées aux guichetières, l’encadreur nous a proposé de lire et de relire
les livres ou les documents utilisés dans le bureau postal de Buyenzi.

Durant cette semaine, nous avons entretenu de bons contacts avec le personnel, la semaine
suivante nous nous sentions à l’aise dans le bureau postal de Buyenzi.

Nous avons commencé à travailler de la deuxième semaine avec les membres du personnel.
Notre horaire de travail était établit de manière à passer un certain temps avec chaque membre
du personnel et nous avons réalisé quelques activités pratiques :

- Dans le service accueil, nous avons accueilli les clients qui venaient demander la situation
de leurs comptes. Nous avons aussi ouvert des comptes aux nouveaux clients.
- Dans le service caisse, nous avons vu comment passer les opérations de retrait et de
versement.
- Dans le service courrier, nous avons vu comment passer les opérations d’envoie et de
réception des courriers et comment créer une boite postale.

II.2.3. Difficultés rencontrées

Au cours de notre stage, nous avons mieux cohabité avec le personnel du Bureau Postal de
Buyenzi, mais, dans les premiers jours de stage, nous avons eu des difficultés liées à
l’encadrement.

Ce stage a été marqué aussi par un accès limitée voir interdit à certains outils informatiques.
Ceci a rendu difficile la compréhension des notions comptables par exemple comment passer
les écritures comptables de versement et de retrait, ordre de virement, etc.

II.2.4. Corrélation avec les cours vus en classe

Au cours de notre stage, nous avons constaté que certains cours vus en classe ont une certaine
similarité avec les activités du Bureau Postal de Buyenzi. Cela nous a beaucoup guidées dans
la réalisation de certaines activités qui nous ont été confiées.

Ces cours sont : Comptabilité générale, Informatique, Politique Monétaire, Audit et Contrôle
de gestion, Comptabilité Bancaire, Comptabilité Publique, Ethique et Déontologie Comptable,
ainsi que le cours de Logiciel du Comptable Métier.
 24

La plupart de ces cours sont du domaine de la gestion ou comptabilité, ils nous ont permis de
comprendre l’enregistrement des opérations courantes du bureau postal dans les comptes de la
RNP.

L’informatique nous a beaucoup été bénéfique lors de la consultation de la situation de

comptes des clients et lors de l’ouverture de nouveaux comptes des clients.

Les notions apprises dans le cours d’Audit et Contrôle nous ont permis de comprendre
pourquoi et comment faire le listing de contrôle des activités de la journée des caisses.

Conclusion du deuxième chapitre

Le chapitre précédent présente en général le Bureau Postal de Buyenzi, sa situation

géographique, son historique, sa mission, sa vision, Son objectif, son fonctionnement et ses
perspectives d’avenir. Sa création date de 1939 et il évolue avec les changements apportés à la
RNP. Son agence-siège se situe dans la Zone Buyenzi près du Tribunal de Résidence de
Buyenzi. Son organisation et son fonctionnement dépend directement de celle de la RNP. Le
Bureau Postal de Buyenzi est une institution financière à caractère postal bien organisée. Son
fonctionnement suit une hiérarchie relationnelle bien ordonnée élaborée par la RNP.
Notre stage au Bureau Postal de Buyenzi nous a permis de faire un premier pas à la vie
professionnelle dans le domaine de la finance. Les activités réalisées durant la période de
stage ont été bien faites grâce aux théories apprises dans certains cours durant la formation
académique à l’UGL.
 25

CHAPITRE III : SYSTEME DE CONTROLE INTERNE AU SEIN DU BUREZU

POSTAL DE BUYENZI

Le système de contrôle interne du Bureau Postal de Buyenzi a pour objectif d’assurer la

sécurité de ses opérations, des biens et des personnes, de l’efficacité et de la qualité des
services, du respect des dispositions légales et règlementations, des normes et usages
professionnels et déontologiques, de la promotion d’une culture de contrôle et d’éthique, de la
production et de la diffusion d’une information fiable, de qualité et disponible en temps
opportun, du respect des objectifs, des règles et des limites fixées par l’organe chargé de la
gestion quotidienne et de la maîtrise des risques importants.

III.1 Le contrôle interne du Bureau postal de Buyenzi

III.1.1 Les acteurs du contrôle interne

L'objectif poursuivi dans ce point est de se rendre compte de personnes qui sont chargées
d'exécuter et de superviser les mesures du contrôle interne au sein du Bureau Postal de
Buyenzi.

Disons que par sa politique de décentralisation, les gestionnaires de la RNP ont responsabilisé
leurs agents aux différents services suivant les activités organisées.

Ainsi, comme nous l’avons dit dans les pages précédentes, le Bureau Postal de Buyenzi, est
dirigée par un chef d’agence appelé percepteur et fait rapport à la direction Générale qui, à
son tour prend des décisions utiles en cas de nécessité.

Le personnel de la RNP supervise tous les bureaux postaux au Burundi qui, gérés par les chefs
d’agence, disposent le même dispositif de contrôle instauré à la RNP;

Le chef d'agence supervise, par la suite, plusieurs services dont le service accueil, la
comptabilité, le service de crédit, le service caisse, le service courrier, etc.

Le caissier principal supervise le service caisse : il assure l’approvisionnement des caisses,

fait le pointage des listings de contrôle, fait la clôture des caisses et supervise les mouvements
des coffre forts, contrôle les mouvements des fonds, etc.

Les caissiers font le contrôle des opérations de versement et de retrait.

 26

III.1.2. Contrôle de la qualité des services

La qualité des services rendus dépend de la formation du personnel. Le Bureau Postal de

Buyenzi dispose de six agents composés majoritairement de cadres universitaires selon la
gérance, il s'agit de deux cadres universitaires et quatre diplômés d'Etat. Ces profils sont
supposés être à mesure de fournir un travail de bonne qualité.

S'agissant de la formation, le Bureau Postal de Buyenzi étant membre de la Régie Nationale

des Postes burundais, il se veut que chaque année il envoie ses agents en formation suivant
leur besoin. Ce réseau lui permet en outre, de partager certaines informations (comme une
centrale des risques) sur une certaine catégorie de la clientèle du secteur.

Ainsi, la politique envisagé par le chef d’agence notamment en matière de formation de son
personnel d'une part et du partage d'informations restent des mesures réelles du contrôle et
préventives des risques éventuels aux quels sont exposés les bureaux postaux. Notons aussi
qu'il s'agit de l'une des forces de cette institution financière, car tout système de contrôle
interne efficace repose aussi sur la qualité des services rendus par son personnel.

III.1.3. Mécanismes de contrôle interne de l'épargne

Source de financement des crédits, l'épargne accompagne la mise en route

d'un autofinancement de certaines communautés dans les pays en voie de développement ; le
crédit devant appuyer le facteur « développement » et l'épargne devant accentuer le
facteur « auto ».

Les organisations qui offrent les services d'épargne volontaire sont particulièrement
vulnérables à la fraude. Ceci est partiellement dû aux volumes élevés des transactions et aussi
à cause des montants et des fréquences imprévisibles. Avec les remboursements des crédits,
l'organisation connaît combien et quand sont attendus.

Donc si les montants ou dates sont différents de ceux attendus, on peut faire une investigation.
Les épargnes n'ont pas le même signal d'avertissement. Mais il est absolument critique de
réduire la potentialité de fraude d'épargne parce que cela pourrait affaiblir la confiance du
client dans l'institution financière.
 27

Comme mesure de contrôle contre la fraude d'épargne, les clients recevoivent un état
d'épargne (livrets de dépôt) qu'ils doivent garder précieusement. Le bureau postal a une carte
de signature et une copie de pièce d'identification du client. La signature sur le bordereau de
décaissement/dépôt et pareil dans son livret d'épargne ainsi que l'état de comptabilité de
l'organisation. Une révision minutieuse des décaissements importants est recommandée.

Comme signalé précédemment, la RNP à travers les bureaux postaux collecte l'épargne
publique auprès de ses clients (membres), lesquels sont en suite recycler en crédits suivant un
coefficient dit d'engagement, d'une part et une partie au retrait éventuel sur épargne des
clients.

Pour bien s'assurer de l'effectivité de toutes les opérations effectuées sur tout mouvement de
dépôt ou de retrait sur épargne, un dispositif de contrôle interne a été mis sur pied et illustré
par les procédures ci-dessous :

- à l'ouverture d'un compte, chaque client se voit attribuer une fiche et un carnet (livret)
d'épargne au service de VISA ; reprenant respectivement un numéro de compte, l'identité
complète du client et une photo ;
- la fiche d'épargne gardée dans le bureau postal est signée par le client et le livret d'épargne à
la disposition du client est signé à la poste ;
- les rubriques pouvant enregistrer toute opération sont les mêmes sur la fiche d'épargne que
dans le livret ;
- pour toute opération de dépôt sur épargne, le bureau postal de Buyenzi dispose d’un guichet
de versement et un autre pour tout retrait au compte ;
- chacune d'elle tient respectivement : un bordereau et un journal des mouvements effectués ;
- au dépôt comme au retrait, toute opération doit être reprise sur la fiche d'épargne, livret
d'épargne et dans le journal des mouvements ;
- le client reçoit en sus de son livret d'épargne un bordereau de dépôt et/ou de retrait
contresigné par le client et le caissier ;
- à la clôture toutes les pièces sont vérifiées à la comptabilité et une clôture est faite aussitôt à
la trésorerie.

En se référant aux objectifs du contrôle interne vus précédemment, nous constatons que,
s'agissant des mécanismes d'encaissement et décaissement, le bureau postal en étude ne
s'écarte pas de la logique théorique, ce qui nous amène à apprécier positivement son dispositif
 28

et dire qu'il inspire confiance et minimise les risques éventuels en matière de la collecte de
l'épargne publique.

III.1.4. Mécanismes de contrôle interne du crédit

Pour produire et couvrir ses charges, le Bureau Postal de Buyenzi se doit d'octroyer à ses
clients les crédits.

Bien qu'il s'agisse d'une source de production par excellence, la gestion du portefeuille devrait
se conformer à certaines mesures permettant d'assurer un contrôle interne afin de prendre des
risques calculés.

La gestion du risque de crédit se présente sous deux aspects : Les mesures préventives que la
RNP prend avant l'octroi du crédit et les mesures d'encouragement après le déboursement
pour permettre le remboursement dans les délais.

Avant d'octroyer un crédit, la RNP réduit le risque de crédit en prenant certaines mesures de
contrôle qui réduisent la défaillance ou la perte potentielle lors de la conception du crédit,
telles que l'enquête sur l'historique du client, l'orientation du client sur les attentes et les
procédures de la RNP.

III.1.4.1. Mesures préventives de l’insolvabilité

Généralement, la Poste finance a choisi d’octroyer des crédits en grande partie «aux
fonctionnaires de l’Etat ou salariés des administrations publiques, parapubliques et
privées ; aux Retraités » pour faciliter le remboursement, le suivi du portefeuille, le
recouvrement et diminuer des litiges liés à l’insolvabilité des clients. Ainsi, pour réussir à
l’inclusion financière, la Poste finance accorde également un crédit à tout promoteur
individuel autre que la catégorie des gens ci-haut cités à condition qu’il remplisse les
conditions qu’on lui exige.

III.1.4.1.1. Conditions exigées aux fonctionnaires de l’Etat ou salariés des

administrations publiques, parapubliques et privés

Pour la catégorie des fonctionnaires de l’Etat ou salariés des administrations publiques,

parapubliques et privées, la Poste finance leur exige les conditions suivantes :
 29

 Avoir un compte courant Postal et /ou d’épargne ouvert à la RNP et qui est régulièrement
en mouvement pendant au moins trois mois ;
 Avoir un contrat à durée indéterminée ou déterminée quitte à ce que la durée de
remboursement ne dépasse pas la durée du contrat ;
 Posséder une quotité cessible et saisissable suffisante en rapport avec le montant du crédit
demandé;
 Domicilier le salaire ;
 Présenter un accréditif le plus récent et celui de l’avaliseur;
 Présenter une photo passeport pour les clients titulaires des comptes dans les bureaux non
informatisés ;
 Fournir une attestation de service la plus récente ainsi que celle de l’avaliseur.

III.1.4.1.2. Conditions exigées aux retraités

Pour la catégorie des gens Retraités, la Poste finance leur exige les conditions suivantes :
 Avoir un CCP et /ou d’épargne ouvert à la RNP ;
 Posséder une quotité cessible et saisissable en rapport avec le montant du crédit demandé ;
 Produire l’accréditif le plus récent.

III.1.4.1.3. Conditions exigées à tout promoteur individuel

Pour cette catégorie, la Poste finance exige au demandeur de crédit de remplir les conditions
suivantes :
 Déclarer le no de compte CCP ;
 Présenter une lettre de demande de crédit munie du document de projet;
 Présenter une fiche des engagements au près des Banques et établissements financiers ;
 Souscrire à l’acte de non engagement auprès des institutions de Microfinance ;
 Contresigner avec la RNP la convention de prêt ;
 Donner une garantie quelconque de nature à couvrir le risque de non remboursement.

III.1.4.2. Mesures d'encouragement après le déboursement

Au bout de quatre semaines après le déboursement (décaissement) du crédit, l’encouragement

au remboursement du crédit dans les délais convenus est assuré par l’agent de crédit mais
validé par les clients bénéficiaires.
 30

Cette activité est de nature systématique et obligatoire : elle comprend le suivi-conseil

(formation, appui conseil), le suivi du remboursement (rappel d’échéance, suivi-informatique,
prélèvement automatique).

III.1.4.2.1. Le suivi conseil

Le suivi conseil est fait lors des visites sur terrain du client bénéficiaire du crédit.

Après déboursement du crédit poste finance, l’agent de crédit effectue plusieurs visites sur le
terrain pour s'informer au jour le jour de la situation du membre.
Ces visites sont de deux natures :
- Planifiées ;
- Inopinées
Le suivi concerne également la formation des membres.
- Formation à l'utilisation et au bien fondé des comptes d'exploitation.
- Formation à la gestion (gestion des stocks).

L’agent de crédit porte à la connaissance du client les avantages de respecter les échéances de
remboursement du crédit ou même de payer avant l’échéance.

Toutes ces visites de suivi du crédit ont été instaurées afin de réduire le risque lié au crédit. Il
y a souvent des cas difficiles de recouvrement et retards de paiement. Normalement, le
remboursement est mensuel et doit avoir lieu au plus tard le septième jour de chaque mois. La
quasi-totalité des emprunteurs ne respecte pas cette date butoir.

III.1.4.2.2. Le suivi du remboursement

Le suivi du remboursement du crédit poste finance est l’ensemble des opérations qui
concourent à la gestion des remboursements effectifs. Ce remboursement est suivi de près au
sein du guichet tout en vérifiant que le client a pu donner un ordre à la RNP de virer du
compte du client au compte de la RNP le montant dû pour le remboursement du crédit et de
ses intérêts.

Comme précisé ci-haut, elle comprend le rappel d’échéance, le suivi-informatique et le

prélèvement automatique.
 31

a) Rappel d’échéance

L’agent de crédit utilise ici l’appel téléphonique :

 à 10 jours de l’échéance ;
 à répéter tous les 2 jours ;
 à répéter tous les jours à 3 jours de l’échéance.

Ce rappel téléphonique concerne 100% des clients dont les remboursements sont attendus.

b) Suivi informatique

Le suivi informatique est une activité scientifique, technique, et industrielle concernant le

traitement automatique de l'information numérique par l'exécution de
programmes informatiques hébergés par des dispositifs électriques-électroniques : des
ordinateurs ou des automates.

Le suivi informatique du crédit poste finance consiste :

 Au blocage automatique de l’échéance sur le compte du client à l’ouverture des caisses ;

 A effectuer automatiquement sur le compte du client la somme capital + intérêt le jour de
l’échéance ;
 A la possibilité pour le client de ne toucher que la différence entre son solde réel et
l’échéance attendue de la journée.

c) Le prélèvement automatique

Une fois que vous avez souscrit un crédit au sein de la RNP, les mensualités de
remboursement d'emprunt sont prélevées automatiquement sur le compte en tout ou en partie
du montant à l’échéance dans l’ordre suivant :

- Intérêts de retard ;
- Les pénalités ;
- Les intérêts normaux ;
- Le capital.

La condition nécessaire pour que ce prélèvement est que le compte doit être suffisamment
approvisionné.
 32

III.1.4.3. Contrôle de la conception du crédit

Le dossier technique est capital pour valider le crédit. Le montage de ce dossier technique de
crédit du client est fait par le client qui y exprime sa demande de crédit, guidé par l’agent de
crédit.

Ce dernier collecte et valide d’abord les données concernant l’activité du client, puis celles
concernant la garantie, et enfin remplit les fiches qui seront à ce moment dûment signé par le
client.

Pour collecter ces informations concernant la garantie, l’agent de crédit visite les places dans
lesquelles se trouvent les biens proposés par le demandeur comme garantie de prêt ;

 Il évalue leur valeur marchande afin de la comparer au montant du crédit demandé par le
client ;
 Il vérifie les titres de propriété de ces biens.

Les garanties acceptées peuvent être des garanties financières, une assurance décès lié au
crédit, une caution morale, une caution solidaire, une tierce détention, un nantissement/gage,
un dépôt libre de titre, un acte de cession, une hypothèque.
Ces garanties sont prises après analyse du risque auquel est exposé la RNP.

Pour collecter les informations concernant l’activité du client, l’agent de crédit se rend vers le
client :

 Il fait un entretien avec le client demandeur de crédit;

 Dans cet entretien, il recherche les informations sur son activité et des informations d’ordre
général, les vérifie et les valide.

III.1.4.3.1. Les 5 C pour une meilleure identification du Client

1) Caractère : Une indication de la volonté du demandeur à rembourser et sa capacité à bien

gérer une entreprise.

2) Capacité : Si oui ou non les revenus de l'entreprise ou du ménage peuvent couvrir le

remboursement du crédit.
 33

Pour évaluer la capacité de remboursement d'un demandeur, les chargés de prêt procèdent à
l'évaluation de son affaire et de son ménage. Un défi pour déterminer la capacité de l'affaire
pour rembourser le crédit est la fongibilité de l'argent : la raison pour laquelle le client a
demandé le crédit peut être différent de ce à quoi le crédit sert à faire en réalité. Parce que
souvent le micro entrepreneur ne sépare pas ses activités commerciales de ses activités de
ménage, il est nécessaire que le chargé de prêt comprenne le flux de fonds dans et entre les
deux. Il est compliqué d'évaluer la capacité de remboursement d'un demandeur à revenu bas.

3) Capital : Actifs et passifs de l'entreprise et/ou ménage

A part l'évaluation des flux financiers de l'affaire, pour déterminer sa capacité de

remboursement de crédit, la plupart des institutions financières recueillent des informations
sur l'actif et le passif de l'affaire et c'est à partir de cette information qu'elles établissent un
simple bilan.

Ceci permet au Chargé de crédit de déterminer si l'affaire est solvable et de savoir combien de
fond de commerce est à la base de l'affaire. Avec les plus petits crédits, cet élément est
probablement le moins important, mais sa signification augmente au fur et à mesure que le
crédit augmente. Dans certain cas, la taille de crédit est liée au capital de l'activité.

4) Cautionnement : L'accès à un actif que le demandeur de crédit peut céder en cas de non-
paiement ou une garantie d'une personne de bonne moralité (garantie physique) à rembourser
le crédit en cas de défaillance.

Une des raisons pour laquelle des la poste finance a vu le jour, c'est que les banques
traditionnelles ne fournissent pas leurs services aux individus qui n'ont pas la garantie
classique.

Plusieurs IMF utilisent le système de groupe de pression, les conditions très sévères d'octroi
de crédits et l'épargne obligatoire pour remplacer la garantie classique. D'autres innovations
en microfinance ont été introduites à savoir le système de garantie non classique tel que les
biens ménagers et des cautions personnelles.

Les gages et la mise en bail des équipements sont d'autres formes de garantie pour surmonter
les contraintes de la garantie classique. Sûrement la chose la plus importante est de savoir
 34

comment la garantie est utilisée. En micro-finance, la garantie est utilisée pour déterminer
l'engagement du demandeur de crédit.

5) Conditions : Un plan d'affaire qui tient compte de la concurrence, le marché du produit et

service puis de l'environnement légal et économique.

Le cinquième élément, condition, est le plus compliqué à évaluer par le chargé de crédit. La
plupart des IMF adoptent une approche de développement des microentreprises à la
microfinance ce qui implique qu'elles sont concernées par l'amélioration de l'activité et au
même moment par le remboursement de leur prêts.

Dans cette situation, la procédure d'évaluation du niveau de la concurrence, la taille du

commerce du client et les menaces externes potentielles auxquelles le client est soumis
peuvent jouer un rôle important dans la prise des décisions commerciales rapide par le client
et aussi aider le chargé de crédit dans la prise de décisions exacte en crédit.

Puisque les chargés de crédit manquent souvent d'expertise pour analyser les situations de
toutes les affaires commerciales, un moyen de base pour contrôler les risques de crédit est de
poser comme condition au demandeur de pratiquer son commerce d'une période allant de 6 à
12 mois avant qu'il ne soit éligible pour un crédit. Cela implique que le demandeur aurait
acquis des expériences pour répondre aux questions concernant les conditions du marché.

Le commerce qui existe déjà rendra facile l'évaluation de sa capacité de remboursement et de

ses besoins de ressources financières.

Ces cinq composantes ci-dessus sont pertinentes pour toute sorte d'institution de crédit.

Le poids accordé à chaque élément peut varier selon la méthodologie (groupe de solidarité,
banque villageoise ou prêt individuel), la taille du crédit et selon le fait que le client soit
nouveau ou ancien. Ce n'est pas tous ceux qui sollicitent un prêt qui sont des clients à faible
risque. Quelle que soit la méthodologie de crédit, les agents de crédits sont supposés prendre
de sages décisions de crédit.

Tout demandeur de prêt ne constitue pas uniquement un bon risque de crédit pour l'IMF.
Indépendamment de la procédure d'octroi de prêts mise en place, les chargés de prêts doivent
étudier avec minutie les dossiers de prêt et prendre de bonnes décisions d'octroi.
 35

Les chargés de prêt et leurs superviseurs immédiats doivent tenir grand compte des cinq "C"
au moment de la décision d'octroi, ils devront être tenus responsables de ces décisions.

III.1.4.3.2. Méthodes d'analyse des Caractères d'un Client

· Analyser les références personnelles et sociales pour évaluer la réputation du demandeur ;

· Utiliser des groupes de solidarités dans lesquels les clients choisissent les autres membres
qu'ils trouvent honnêtes et à qui ils font confiance ;
· Garder une liste noire pour les clients qui ne sont pas sérieux et éviter de leurs donner de
crédits ;
· Interviewer le client pour comprendre sa motivation pour bénéficier d'un crédit ;
· Contrôler l'historique de crédit chez les fournisseurs, d'autres organisations qui octroient des
crédits ou avec une centrale des risques s'il y en a.

La RNP représenté au bureau postal de Buyenzi dispose d'un certain nombre de mesures en
matière de contrôle interne de son portefeuille crédit ; c'est notamment:
- Définit dans sa politique de crédit, aucun crédit ne peut être déboursé sans une demande
préalablement écrite du client ;
- Après l'accusé de réception par l'agent de crédit, ce dernier exige la garantie ;
- Lorsque toutes les conditions précitées sont accomplies, l'agent de crédit doit effectuer une
investigation pour recueillir les informations sur son client ;
- Le bureau postal de Buyenzi dispose en son sein d'une commission de crédit et d'un comité
interne (sous commission) de crédit;
- Après validation par les commissions respectives, l'opération de déboursement peut alors
être amorcée ;
- Un contrat de prêt est signé en doubles exemplaires par le gérant et contresigné par le client
et son garant ;
- Après la signature du contrat, le montant du crédit est créditer au compte client par le
comptable, ce ci par note de crédit et débité en déduction des intérêts sur prêt.
- C'est alors que le client peut faire un retrait au guichet (caisse).
- Le chargé de crédit s'occupe non seulement de l'analyse technique du dossier mais aussi
suivi et de recouvrement des crédits ;
- Une fiche de suivi de prêt est tenue par l'agent de crédit pour suivre les échéances
convenues ;
 36

- Pour tout remboursement l'agent de crédit ne manipule pas l'argent mais cette opération est
réalisée chez la caissière comme une opération ordinaire de dépôt sur épargne et le compte
client est aussitôt débité par le comptable et en même temps le chargé de crédit qui gère au
quotidien le portefeuille crédit de le Bureau postal.

III.1.4.4.Contrôle des courriers

Au Bureau Postal de Buyenzi, les activités de courrier postal sont organisées en un système
spécifique.

Quiconque veut ouvrir une boîte postale s’adresse au Service courrier. A la réception par
l’agent du service, le client doit remplir une fiche de contrat pour fournir les informations sur
son identité.

La boîte postale lui est remise et il achète un cadenas avec ses clés. Pour sécuriser ses
courriers, il conserve chez lui les clés et au cas où il perd les clés, c’est à lui qu’il incombe
d’acheter un autre cadenas.

Dans l’optique de faciliter le contrôle des boîtes postaux, chaque boîte est numérotée par
l’agent du bureau postal, fermée et cadenassée par le client pour sécuriser son courrier postal.

III.1.4.5. Analyse et commentaire du contrôle interne crédit

Parcourant la théorie sur le contrôle interne et le crédit et, la pratique au sein de la RNP
représentée au Bureau postal de Buyenzi, disons qu'il n'existe pas une nette démarcation entre
la théorie et la pratique.

Par ailleurs, il revient d'apprécier de manière très positive d'autres mécanismes en matière de
crédit mis sur pied car permettant de maîtriser les risques éventuels en matière de crédit et ne
pêchant aucunement contre les objectifs du contrôle interne.

En sus, en ce qui concerne précisément la fiche de demande de prêt conçue pour étudier les
différentes demandes de sa clientèle, comme on peut s'en rendre compte, elle tient compte des
cinq « C » qui permettent d'identifier un bon client et qui prévoit un avis sur le cinquième
point où le chargé de crédit doit apprécier les conditions du prêt et soumettant ses analyses à
la commission de crédit.
 37

III.2. Problème lié au système de contrôle interne du Bureau Postal de Buyenzi

Nous avons remarqué le problème de complexité de contrôle des opérations du service suivi
du portefeuille, du recouvrement et du Contentieux.

Comme le montre ce titre, ce service est composé de trois tâches différentes : gestion, suivi,
recouvrement.

Il nous revient ici aussi de dire que ces tâches sont excessives pour un même service. Or,
l'expérience démontre que lorsque la même personne exerce les trois fonctions à la fois, cela
expose l'institution aux risques d'impayés surtout lorsque l'octroi de crédit n'a pas été faite sur
des bonnes analyses techniques de la clientèle et, en outre cette pratique pêche également aux
principes de séparation des fonctions et d'autocontrôle en matière de contrôle interne.

III.3. Stratégie proposée pour améliorer le système de contrôle interne au sein du

Bureau Postal de Buyenzi

Face au problème identifié, nous proposons de créer un service autonome qui s'occuperait
uniquement du recouvrement.
 38

Conclusion du troisième chapitre

Dans le troisième chapitre que nous avons développé ci-dessus, nous avons parlé du système
de contrôle interne du Bureau Postal de Buyenzi. Le système de contrôle interne concerne le
contrôle des opérations de caisse, de crédit et de courrier.

Le contrôle des opérations de caisse incombe au chef d’agence, au caissier principal et aux
caissiers guichetiers. Ils utilisent le système de contrôle mise en place par RNP régissant les
activités de caisse. Pour ce qui est du contrôle de l’information financière, celui-ci se fait
journalièrement par pointage sur les listings de contrôle imprimés qui traduisent les écritures
comptables qui ont eu lieu au cours de la journée.

Le contrôle des opérations de crédit incombe au service crédit de la RNP, mais les premiers
procédés sont entretenus par l’agent responsable des opérations diverses au service d’accueil
au bureau postal ainsi que le chef d’agence.

Quant au contrôle des opérations de courriers, il est assuré par l’agent du bureau postal chargé
du service courrier.

Dans tous les cas, le système de contrôle interne est dicté par la Régie Nationale des Postes,
les membres du personnel du Bureau Postal de Buyenzi ne font qu’appliquer les procédures
déjà mises en place au sein de cette institution financière.
 39

CONCLUSION GENERALE ET SUGGESTION

Ce travail de rapport de stage a permis de comprendre le système de contrôle interne dans une
institution financière. A l'issue de la recherche que nous avons menée, nous avons pu mieux
comprendre les institutions financières dans leur volet de contrôle interne. En effet Plus les
acteurs de contrôle, en l'occurrence la RNP s'informe spécialise et autonomise les services de
contrôle interne, plus les risques encourus par l’institution financière sont réduits. Les
stratégies proposées à la RNP pourront réduire le risque crédit et améliorer la qualité des
services.

Notre travail avait pour objectif global d’analyser le système de contrôle interne dans une
institution financière. Spécifiquement, après avoir identifié les acteurs de contrôle interne du
Bureau Postal de Buyenzi, nous avons montré le système de contrôle de la qualité des
services, de l’épargne et du crédit.

Ensuite, après notre analyse critique du système de contrôle interne, nous avons identifié le
problème de complexité de contrôle des opérations du service suivi du portefeuille, du
recouvrement et du Contentieux. Pour la résolution de ce problème, nous avons proposé à la
RNP de mettre en place le service de recouvrement qui sera détaché de celui du suivi du
portefeuille.

Par rapport au système de contrôle interne du Bureau Postal de Buyenzi, nous suggérons :

 A la Direction Générale de la RNP :

 de s’inspirer de notre stratégie proposée pour la résolution du problème de latence des
services de crédit que l’on remarque au sein des bureaux postaux ;
 de revoir chaque année son manuel des procédures étant donné qu’un système de
contrôle interne aussi bien conçu ne peut fournir à la direction une assurance absolue
quant à la réalisation des objectifs d'une organisation ou à sa pérennité, et ce à cause
des limites et des risques liés à toute activité.
 Au personnel du Bureau Postal de Buyenzi, de mieux appliquer le manuel des procédures
régissant les opérations de caisse de la RNP ;
 Aux autres chercheurs de la communauté scientifique, de compléter notre travail de
recherche étant donné qu'un système de contrôle interne est dynamique.
 40

REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

1. BRB. (2018). Circulaire n° 12/M/18 relative au contrôle interne applicable aux

institutions de microfinance, aux structures faitières et aux organes financiers. Bujumbura:
La Direction.

2. BRB. (2010). circulaire n°02/M/10 relative au contrôle interne édictée en vertu du décret
n°100/203 du 22 juillet 2006 portant réglementation des activités de microfinance.
Bujumbura: La Direction.

3. Facon, P. (2019). Le contrôle interne : définition et mise en oeuvre. Le coin des

entrepreneurs, https://www.lecoindesentrepreneurs.fr/controle-interne/ .

4. Heem, G. (2003). « Convention et contrôle interne bancaire », dans Conventions et

Sciences de Gestion, sous la direction de M. Amblard et P. Gensse, De Boeck. Université de
Nice-Sophia Antipolis.

5. Ineum Consulting. (2009). Etude des métiers du contrôle dans la banque. Paris:
Observatoire des métiers, des qualifications et de l’égalité professionnelle entre les femmes et
les hommes dans la banque.

6. Ineum Consulting. (2009). op.cité.

7. Jacques, R. (2010). Théorie et pratique de l'audit interne. Paris, Paris : Éditions eyrolles.

8. Optimiso Group. (2022, Avril 28). Articles. Consulté le Juin 5, 2022, sur optimiso-
group.com/: https://optimiso-group.com/articles/10-etapes-pour-un-controle-interne-efficace/

9. Robert, O., & Marie-Pierre, M. (2009). Comptabilité et audit Manuel et applications (éd.
2e édition). Malakoff, Malakoff, France: DUNOD.

10. Stéphanie, & Thiéry-Dubuisson. (2009). L'audit (éd. La découverte). Paris.

11. Taccola-Lapierre, S. (2008). Dispositif prudentiel BALE II, Autoévaluation et contrôle

interne. (F. d. Ecole doctorale n°509, Éd.) Toulon-var: Université du sud.

12. Yassine, M., & Boujemâa, A. (2019). Le rôle de la norme d’adéquation des fonds
propres dans la gestion du risque de crédit dans les banques islamiques (Vol. 1). Settat,
Settat, Maroc: Université Hassan I, Laboratoire LAMSAD, ENSA Berrechid.
 41

ANNEXES
42
 43

ANNEXE No1
Organigramme de la Régie Nationale des Postes

Ministère de la Jeunesse, des Postes et

des Technologies de l’Information

Conseil d’Administration Services attachés à la Direction

Direction Générale de la Régie  Secretariat de Direction

Nationale des Postes Générale
 Assistant à la Direction Générale
 Marketing, Relations Publiques
et Commerciales
 Centre de Formation Postale
 Inspection et Audit Interne
 Service Juridique

Direction de la Production Direction de l’Administration et Direction de la Poste

des Finances finance
Services : Services : Services :
 Secrétariat  Assistant DAF  Secrétariat
 Colis postaux  Secrétariat  Microfinance
 Etudes, Planification  Approvisionnements  Crédit
et Statistiques  Contrôle des articles  Opération de change
 Courrier d’argent et transfert
 Post bus  Virements  Suivi du portefeuille,
 Décomptes  Service informatique Recouvrement et du
internationaux  Comptabilité des titres Contentieux
 EMS  Services du Personnel  Suivi et encadrement
 Valeurs postales  Recouvrement des bénéficiaires
 Philatélie  Contrôle des opérations  Comptabilité des
 Cyber poste  Perceptions postales Postes Finance
 Documentation et  Services financiers
archives  Compensation
 Fleurs de la Poste  Opération CCP
 Caveau des Timbres  Services budget et
postes Comptabilité
 Contrôle des guichets  Charroi postal
valeurs postales
 Produits d’assurance

Source : Direction des Ressources Humaines

 44

ANNEXE No2
Plan d’amortissement du Crédit Poste Finance (validé par le client)
Client : xxxxxxxxx
o
N de compte : 32110BUJUMBURA
Montant du prêt : 800 000
Taux d’intérêt : 16%
Nombre d’échéance : 36 mois
Date de la 1èreéchéance :30/03/2018
Date de la dernière échéance : 28/02/2021
Echéance Date Capital restant Remb mens Intérêts Mensualités
0 800 000
1 30/03/2018 777 778 22 222 10 667 32 889
2 30/04/2018 755 556 22 222 10 370 32 593
3 31/05/2018 733 333 22 222 10 074 32 296
4 31/06/2018 711 111 22 222 9 778 32 000
5 30/07/2018 688 889 22 222 9 481 31 704
6 31/08/2018 666 667 22 222 9 185 31 407
7 30/09/2018 644 444 22 222 8 889 31 111
8 31/10/2018 622 222 22 222 8 593 30 815
9 31/11/2018 600 000 22 222 8 296 30 519
10 30/12/2018 577 778 22 222 8 000 30 222
11 31/01/2019 555 556 22 222 7 704 29 926
12 28/02/2019 533 333 22 222 7 407 29 630
13 31/03/2019 511 111 22 222 7 111 29 333
14 30/04/2019 488 889 22 222 6 815 29 037
15 31/05/2019 466 667 22 222 6 519 28 741
16 31/06/2019 444 444 22 222 6 222 28 444
17 30/07/2019 422 222 22 222 5 926 28 148
18 31/08/2019 400 000 22 222 5 630 27 852
19 30/09/2019 377 778 22 222 5 333 27 556
20 31/10/2019 355 556 22 222 5 037 27 259
21 31/11/2019 333 333 22 222 4 741 26 963
22 30/12/2019 311 111 22 222 4 444 26 667
23 31/01/2020 288 889 22 222 4 148 26 370
24 30/02/2020 266 667 22 222 3 852 26 074
25 28/03/2020 244 444 22 222 3 556 25 778
26 30/04/2020 222 222 22 222 3 259 25 481
27 31/05/2020 200 000 22 222 2 963 25 185
28 31/06/2020 177 778 22 222 2 667 24 889
29 30/07/2020 155 556 22 222 2 370 24 593
30 31/08/2020 133 333 22 222 2 074 24 296
31 30/09/2020 111 111 22 222 1 778 24 000
32 31/10/2020 88 889 22 222 1 481 23 704
33 31/11/2020 66 667 22 222 1 185 23 407
34 30/12/2020 44 444 22 222 889 23 111
35 31/01/2021 22 222 22 222 593 22 815
36 28/02/2021 0 22 222 296 22 519
TOTAL 800 000 197 333 997 333
 45

ANNEXE No3

FICHE INDIVIDUELLE DES ELEMENTS CONSTITUTIFS DU DOSSIER DE

DEMANDE DE CREDIT POUR LES FONCTIONNAIRES DE L’ETAT

Déc.no……./01……/…..2018

Nom et Prénom :…………………………………………………………………

Employeur :………………………………………………………………………
Fonction :…………………………………………………………………………
Numéro matricule :………………………………………………………………
Numéro de compte :………………………………………………………………
Résidence actuelle (Facultatif):……………………………………………………
Salaire net :………………………………………………………………………
Situation de compte :…………………………………………………………….
Montant demandé :………………………………………………………………
Objet de financement :…………………………………………………………..
Echéance :……………………………………………………………………….
Lieu d’exécution :……………………………………………………………….

II.CONTENU DU DOSSIER

1. Lettre de demande de crédit OUI NON

2. Attestation de service OUI NON
3. Attestation de salaire OUI NON
4. Photocopie de la CNI OUI NON
5. Une photo passeport OUI NON
6. Bulletin de notation le plus récent OUI NON

7. Garanties
-Aval :*Attestation de Service OUI NON
*Attestation de Salaire OUI NON
-Caution solidaire OUI NON
-Autres garanties à préciser OUI NON
8. Autres engagements bancaires :………………………………………………………
 46

AVIS DE L’AGENT DE CREDIT

....................................................................................................................................................

Nom et Prénom :……………………………………………………………………………

DECISION DU COMITE DE CREDIT

…………………………………………………………………………………………………
 47

ANNEXE No4

Régie Nationale des Postes

BUREAU POSTAL DE ………………………………………........................................

Semaine ou journée du ……………………………au …………………………

COMPTABILITE HEBDOMADAIRE / JOURNALIERE

RECETTES MONTANT DEPENSES MONTANT

Encaisse Précédente
Versement Chèques Paiement chèques ORD
Versement espèces Paiement chèques DVT
Frais sur BV
Envois de Fonds reçus Envois des Fonds
Expédiés
Mandats émis Retrait ECOCASH
Frais sur mandats émis Paiement chèques
Agences
Dépôt POSTAPAY Paiement POSTAPAY
Local local
Commission Paiement chèques
POSTAPAY Compens.
Dépôt ECOCASH Paiement ECOCASH
Location des BP
Vente cartes postales Mandats payés
Vente cartes dédicaces
Commission/dédicaces Dépenses effectuées
Vente Timbre-poste (avec pièces
justificatives)
Frais sur réclamation
Excédent Déficit de caisse
Total des Recettes Total des dépenses

ENCAISSE FIN JOURNEE OU SEMAINE

TOTAUX TOTAUX

Noms et Visa des Responsables PTP Adjoint

PTP
 48

ANNEXE No5

Régie Nationale des Postes

BUREAU POSTAL DE ……………………………………………………………………….

Exercice du ………………………….au ……………………………

AUTRES RECETTES NON ENCAISSEES

Libellé Montant
Frais/Remboursement découverts ordinaires
Frais/dossier découverts ordinaires
Frais/Remboursement découverts scolaires
Frais/dossier découverts scolaires
Vente carnets de chèques
Ventes carnet de virement
Ventes carnets de reçus
Frais sur virements ordinaires
Frais/ouverture d’un CCP
Frais/Réouverture d’un CCP
Frais/clôture d’un CCP
Frais/Modification/Signature
Frais/Chèque certifié
Frais/Cumulé
Frais/Réclamation
Frais/Transfert de Solde
Frais/Transfert de salaire
Frais/Droit de succession
Frais de tenue de comptes
Frais sur intervention sur Accréditif
Frais des imprimés/Courrier
Frais historique de comptes
Frais/versement Compensation des ONG
Frais/Remboursement découverts ordinaires
Frais/Remboursement découverts ordinaires

TOTAL

Noms et Visa des Responsables

PTP ADJOINT

PTP