LUTTE CONTRE LE TERRORISME

POLITIQUE ET PROCÉDURE D’EXAMEN DE NCA

Ceci est une version traduite de la lutte contre le terrorisme politique et procédure d´examen de
NCA, approuvée par l'équipe de direction NCA le 22.09.2020. En cas de discordance ou de doute,
c’est le document original qui s’applique.

Dans certains pays, la réglementation antiterroriste interdit les transactions ou le

soutien à toute personne ou entité figurant sur les listes de sanctions tenues par
l’ONU et/ou sur les listes nationales. NCA doit donc procéder à des contrôles
appropriés afin de réduire au minimum la possibilité que des fonds ou des actifs
soient transférés à toute entité ou personne inscrite sur ces listes.

NB : Les procédures de vérification ci-après doivent être effectuées pour tous les
fournisseurs/entrepreneurs, les partenaires opérationnels et les membres du
consortium, les consultants et le personnel clef, indépendamment des besoins
spécifiques des donateurs.

Il convient de noter que chaque contrat de donateur et les conditions générales

qui y sont attachées doivent être examinés pour vérifier si le contrôle des
terroristes est nécessaire pour satisfaire aux exigences de conformité de l’accord
de subvention spécifique.

Il est important de noter que la non-conformité peut constituer une rupture

substantielle de contrat, ce qui pourrait entraîner l’inéligibilité des coûts et la
résiliation des ententes. NCA a donc établi des procédures de vérification pour
assurer la conformité aux exigences des donateurs.

Le Directeur des programmes internationaux est chargé de veiller à ce que les

procédures de vérification requises soient appliquées.

1. Qui vérifier et quand

NCA examinera tous les fournisseurs, entrepreneurs, consultants, partenaires,
membres du consortium et membres clés de NCA. NCA ne procédera pas à un
contrôle des bénéficiaires, car elle estime que cela va à l’encontre des principes
humanitaires clés. En outre, NCA ne contrôlera pas les pays ou les organismes
gouvernementaux auxquels NCA paie la TVA et d’autres taxes, les services
sociaux, etc.

Fournisseurs/entrepreneurs :
La nature exacte/la structure juridique du fournisseur ou de l’entrepreneur qui est
approuvé varieront d’un pays à l’autre. D’une manière générale, des contrôles
doivent être effectués sur :
▪ Nom de l’entreprise
▪ La personne qui agit à titre de gestionnaire quotidien de l’entreprise
▪ La personne qui possède ou contrôle l’entreprise

Les noms exacts de ces messages varient souvent, et il peut ne pas toujours être
facile de savoir ou de vérifier qui fait quoi. Dans le cadre de la diligence
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raisonnable générale à l’égard de tout fournisseur potentiel, une vérification
devrait toujours être effectuée auprès du registre local des sociétés ou des
entreprises (s’il en existe dans le pays concerné) pour vérifier si l’entreprise existe
bel et bien.

Quand : Le contrôle doit faire partie de l’évaluation de l’offre. Le bon de

commande ou le contrat ne peut pas être émis avant la fin de la vérification. La
procédure de contrôle est requise pour la fourniture de biens et/ou de services, de
sorte que les contrats de construction (par exemple) sont également inclus. La
vérification doit être effectuée avant qu’un achat ne soit effectué ou qu’un contrat
ne soit conclu.

Partenaires de mise en œuvre ou membres du consortium :

D’une manière générale, des contrôles doivent être effectués sur :
▪ Nom du partenaire ou du membre du consortium
▪ Le directeur général (ou l’équivalent le plus proche qui effectue la gestion
quotidienne)
▪ Le président du conseil d’administration de l’organisation
▪ Signataire de l’accord (s’il n’est pas ci-dessus)

Quand : La vérification doit faire partie de la sélection des partenaires et doit

être effectuée :
▪ Avant la signature du nouvel accord de partenariat.
▪ Avant qu’une décision de se joindre à un consortium (y compris dans le
processus de proposition) ne soit prise.
▪ Sur une base annuelle avant la signature d’une entente de projet.

Consultants :
D’une manière générale, des contrôles doivent être effectués sur :
▪ Nom du consultant
▪ Le nom de l’entreprise ou de l’entreprise qui fournit le consultant individuel
(si une entreprise ou une entreprise fournit un consultant)
▪ Le directeur général (ou l’équivalent) de l’entreprise.

Quand : Le contrôle est la dernière étape de l’évaluation. La vérification doit être

effectuée avant qu’un achat ne soit effectué ou qu’un contrat ne soit conclu.

Personnel clé de NCA :

Le personnel clé de NCA est défini comme le président du conseil d’administration,
le secrétaire général, les directeurs de département et régionaux/pays, les
directeurs de programme, les finances et la gestion des subventions. En outre, le
personnel des finances et de la logistique a participé à la mise en œuvre des fonds.
Cela inclut la comptabilité globale au siège social.

D’une manière générale, des contrôles doivent être effectués sur :

▪ Nom de l’employé de NCA (y compris la date de naissance et l’adresse)

Quand :

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La vérification doit faire partie du processus de sélection de l’employé clé potentiel
de NCA et doit être effectuée :
▪ Avant tout contrat de travail est offert au personnel embauché pour la
subvention proprement dite.
▪ Sur une base annuelle pour le personnel clé actuel, avant la réunion annuelle
individuelle du PDR

2. Vérification de la responsabilité et de l’accès

La vérification sera effectuée à la fois dans les bureaux de secteur/pays de NCA et
au siège social de NCA. Il incombe au responsable du projet d’exiger la vérification
conformément à la procédure établie :

A. La vérification des fournisseurs, entrepreneurs et consultants doit être

effectuée par le bureau de secteur/pays de NCA responsable de la mise en
œuvre du projet. Le gestionnaire des finances de NCA de chaque bureau de
secteur ou de pays a accès à l’outil de vérification.
B. La vérification des partenaires de mise en œuvre de et des membres
du consortium de NCA doit être effectuée par le bureau de secteur ou de
pays de NCA responsable de la mise en œuvre du projet prévu. Le directeur
de secteur/pays et le gestionnaire des ressources humaines ont accès à
l’outil de vérification. Si le projet est suivi directement par le siège social, la
vérification est effectuée par le personnel désigné au siège social.
C. La vérification des employés de NCA ayant un contrat avec le siège
social doit être effectuée par des personnes désignées au service des
ressources humaines du siège social de NCA, qui ont accès à l’outil de
vérification.
D. La vérification des employés de NCA ayant un contrat avec un bureau
de secteur ou de pays doit être effectuée par le gestionnaire des RH de
chaque bureau de secteur ou de pays. Le directeur de secteur/pays et le
gestionnaire des ressources humaines ont accès à l’outil de vérification.

Le directeur de pays peut déléguer la responsabilité à d’autres membres du

personnel s’il le juge nécessaire.

3. Procédures techniques
NCA a acheté une solution logicielle en ligne appelée CSI Watchdog Elite aux fins
de vérification. Le système est conforme au règlement 2016/679 de l’UE, le
règlement général sur la protection des données (RGPD), qui est conçu pour
empêcher la divulgation accidentelle ou la perte d’informations personnelles.
L’accès à CSI Watchdog est protégé par mot de passe et les directeurs de
zone/pays doivent contacter logistics@nca.no pour acquérir un compte de
connexion personnalisé pour les directeurs de zone/pays et les directeurs
financiers du bureau de zone/pays respectif.

Le manuel d’utilisation du logiciel est disponible dans le chapitre 10.9 du Manuel

d’exploitation de NCA « Guide d’utilisation abrégé du contrôle Watchdog ».

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Le système enregistre tous les examens de sélections uniques pendant sept (7)
ans et crée une piste de vérification1 et aucune tenue de dossiers externes
supplémentaire par le siège social de NCA ou le bureau de secteur/pays n’est
nécessaire. Pour les sélections par lots, seules les transactions avec des
correspondances sont stockées dans le système. Les fichiers par lots complets
doivent être stockés en dehors du système et doivent être disponibles pour un
éventuel audit.

4. Informations à l’intention des fournisseurs, entrepreneurs,

partenaires de mise en œuvre, membres du consortium,
consultants et personnel clé
La possibilité de vérification devrait, si elle est souhaitable dans le contexte de la
sécurité, être portée à la connaissance des fournisseurs, entrepreneurs,
partenaires opérationnels, membres du consortium et consultants. Cela peut se
faire par le biais de documents normalement à leur disposition, tels que les appels
d’offres, les formulaires d’appel d’offres, les annonces de conseil, les offres
d’emploi et les modèles de contrat.

Texte proposé à insérer : NCA peut être tenue de vérifier l’identité de ses
partenaires et de vérifier que ses partenaires n’ont pas été impliqués dans des
activités illégales. NCA se réserve le droit d’utiliser des outils de sélection
électronique à cette fin.

5. Correspondance
Si une personne ou une entité est inscrite sur une liste de sanctions, le logiciel en
ligne mettra cela en évidence comme une « correspondance » et aucune
transaction financière ne peut être effectuée si la correspondance ne peut pas être
déclarée « fausse positive ». Un faux positif peut être une correspondance sur des
parties du nom, une correspondance sur le nom complet mais pas une
correspondance sur le sexe, ou ne pas correspondre sur l’adresse ou l’âge.

Si une correspondance ne peut pas être déclarée « fausse positive », la personne

ou l’entité doit être exclue de toute entente contractuelle potentielle.

Si l’on croit que la correspondance est un faux positif, c’est-à-dire que la personne
ou l’entreprise n’est pas la même que celle qui est indiquée, saisissez une
explication dans le système et contactez votre superviseur pour obtenir
l’approbation de continuer à utiliser la personne ou l’entité. En cas de
doute, communiquez avec l’équipe de la haute direction au siège social.

Toutes les correspondances positives qui ne peuvent pas être déclarées

comme faux positif doivent être immédiatement signalées à
complaint@nca.no.

6. Validité de la vérification

1
L’ID. du personnel de NCA qui met en œuvre la vérification, le nom de la personne ou de l’entreprise
contrôlée, le résultat et la date de la vérification sont consignés aux fins de production de rapports.
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La vérification est valable pour la durée du contrat ou de l’accord. S’il s’agit d’un
contrat ou d’un accord pluriannuel, la vérification doit être effectuée une fois par
année.

7. Utilisation non autorisée

L’utilisation non autorisée de l’outil de vérification constitue une violation grave du
code de conduite et entraînera des mesures disciplinaires. Comme il est indiqué
ci-dessus, l’outil de vérification enregistre automatiquement toutes les recherches
et les transactions seront examinées périodiquement pour contrôler l’utilisation.

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