Rappelons en effet que l’obligation essentielle d’un client est de définir ses

besoins et qu’il est responsable des choix qu’il fait pour les voir satisfaire.

1/ La rédaction du cahier des charges est le point de départ de l’expression des

besoins du client. Si dans les méthodes classiques, il est rédigé de façon
exhaustive, au moment de l’appel d’offres, les nouvelles méthodes de développement
dites « Agile » permettent de partir d’une expression des besoins moins fournie et
d’en reporter l’expression détaillée et complémentaire au cours de projet, dans le
cadre d’un processus itératif d’enrichissement, au fil du nombre d’itérations
prévues. Attention toutefois au danger de laisser un projet démarrer avec une
expression de besoins qui ne serait pas mise à jour au moment de la signature du
contrat ou rédigée par différentes directions métiers ayant « compilé » leurs
besoins fonctionnels sans mise en cohérence.

Il est, par ailleurs, nécessaire que le cahier des charges fixe clairement les
objectifs recherchés, en termes de performance, de couverture fonctionnelle, de
contraintes techniques. Cette précaution évite aussi qu’un soumissionnaire
malheureux ne vienne contester le choix de son concurrent alors qu’il était moins
disant sur le prix.

Enfin, la conformité aux contraintes juridiques devrait également être un des

critères de sélection. Il est dès lors conseillé de fixer, dès le cahier des
charges, la liste des pré-requis juridiques ou même de joindre le projet de
contrat, ce qui évite de trop grandes discordances de position au moment où démarre
la discussion contractuelle.

2/ Le choix de la solution / du produit est l’un des aspects pour lequel le client
est le plus souvent pris à défaut lorsqu’il se fait condamner par un tribunal ou
lorsqu’un chantier informatique se déroule mal. C’est l’occasion de vérifier et de
critiquer l’instruction et la documentation des choix fait par le client sur la
couverture fonctionnelle, sur le nombre des développements spécifiques, sur la
version du produit qu’il a retenue si, par exemple, elle est fraîchement
commercialisée, ou sur le type de distribution du produit retenu en mode licence
propriétaire, open source ou SAAS, sans compter les critiques qui peuvent être
émises sur l’absence de capacité d’appropriation et de maturité des utilisateurs
connue dès le départ.

3/ Associé au choix de la solution, le choix du prestataire est également un sujet

sensible. Il appartient au client d’obtenir des assurances sur l’expertise du
prestataire et de vérifier sa capacité de gouvernance et de pilotage d’un projet,
surtout lorsque les enjeux pour l’entreprise sont importants. La présence d’un Plan
Qualité Projet décrivant la méthodologie de gestion de projet fait également parti
d’un critère retenu par les tribunaux pour vérifier le professionnalisme du
prestataire. Lorsque plusieurs prestataires concurrents sont en « short list » et
que le client souhaite poursuivre les négociations en parallèle, il est judicieux
de respecter un principe d’égalité et de transparence pour éviter des mises en
cause qui peuvent être judiciaires. Ce peut être le cas, par exemple, d’un
prestataire avec qui l’entreprise a des relations commerciales établies de longue
date et qui se plaint d’une rupture brutale pour ne pas avoir été finalement retenu
après avoir été mis en concurrence.

A l’opposé, lorsque le projet nécessite la présence de plusieurs prestataires pour

l’exécution d’un même chantier, le client doit s’attacher à fixer les règles de
gouvernance de ces différents acteurs ou peut demander la présence d’un mandataire,
maître d’œuvre, un chef de file de la solution. Cette option n’est toutefois pas
toujours praticable comme dans le cas de l’intégrateur qui n’est pas l’éditeur du
produit retenu.

4/ Au final, et très souvent, c’est la proposition commerciale qui emporte le choix

du client, essentiellement sur des critères de prix et de délais. Toutefois, un
projet informatique nécessite une collaboration active entre le prestataire et le
client qui doit être formalisée dans le cadre d’un RACI ou d’une matrice de
responsabilité, document, qui, s’il est absent de la proposition, doit être rédigé
avant le choix définitif, pour que la décision soit prise de façon éclairée. Il
est, en effet, nécessaire de pouvoir anticiper la disponibilité des équipes du
client et le niveau d’implication attendue.

Si le client ne le fait pas, il pourra être reproché au prestataire de ne pas

l’avoir alerté. Il pèse, en effet, sur le prestataire une obligation de conseil
précontractuelle d’attirer l’attention du client sur les causes possibles des
dérives du projet, les limites de ses exigences ou de la solution retenue, sur les
difficultés liés au démarrage et les précautions à prendre. Ces conseils ne doivent
pas s’inscrire dans le cadre de propositions « mille feuilles », qui se succèdent
et s’empilent, sans que les parties arrivent à déterminer au final, si le besoin
est totalement couvert. Une proposition contractuelle ayant une valeur juridique,
même si elle est exclue du contrat, il est important que son contenu indique
clairement les besoins couverts et ceux exclus.

5/ Les aspects juridiques restent encore trop souvent le parent pauvre de la phase
de l’appel d’offre. Leur traitement intervient une fois le choix du produit et du
prestataire arrêté. Il est de plus courant que les interlocuteurs qui négocient le
contrat ne soient pas ceux qui ont arrêté le choix du côté client. Dès lors, les
discussions peuvent être difficile et les arbitrages longs à trouver lors de la
phase d’exécution. En l’absence de contrat (dont l’existence n’est pas
obligatoire), les parties sont liées par les documents qu’elles se sont échangées
dès lors qu’elles se sont mises d’accord sur la chose et le prix. La relation
contractuelle s’appréciera à la lumière du cahier des charges, de la proposition
commerciale, des comptes rendus de comités, des courriers et des e-mails échangés,
sans hiérarchie préétablie entre ces documents. Que le contrat soit signé ou non,
il pèse sur le prestataire des obligations dites « naturelles », que sont
l’obligation de renseignement, d’alerte et de conseil, ainsi que des obligations de
collaboration du client, dont les tribunaux veilleront à la bonne application.

A minima, les juges vérifieront si le prestataire a délivré un produit conforme aux

besoins exprimés et feront application, si nécessaire, de l’une ou l’autre des deux
garanties légales qui pèsent sur le prestataire : la jouissance paisible des
produits/services concédés et les vices cachés.

En conclusion, la phase d’appel d’offre est le point de départ de la relation

contractuelle qui nécessite d’être vigilent, qu’un prestataire soit ou non retenu,
qu’un contrat soit ou non signé, car elle fait peser des obligations et des
engagements sur les épaules des deux parties