Module 4 : les étapes du processus

d’élaboration et de dépôt d’une

soumission
Cotonou, le 10 novembre 2011

Présenté par Cheikh Saad Bou SAMBE

Spécialiste en passation des marchés
 LES NEUF ETAPES A SUIVRE PAR LE
SOUMISSIONNAIRE
 Je décide de l’achat du DAO,
Je décide si je vais soumissionner,
J’étudie le DAO pour bien maîtriser les tenants et
aboutissants
J’élabore ma soumission
Je rassemble les document et procède aux vérifications
Je dépose ma soumission
J’assiste à l’ouverture des plis
Je m’informe des résultats de la compétition
 En cas de contestation, je fais un recours
 ETAPE 1 : VAIS-JE ME PROCURER LE DAO?
 être à l’affût des opportunités
 s’organiser pour être informé des avis d’appels
d’offres (plan de passation, avis généraux,
manifestations d’intérêt,) : revues, journaux,
affichage, courrier électronique ou publication
électronique,
Vérifier si je suis concerné par l’appel d’offres
(critères de qualification, éligibilité, etc…)
 mon plan de charge me permet-il de participer à la
compétition ?
 ETAPE 1 : VAIS-JE ME PROCURER LE DAO?
Est-ce que je peux soumissionner dans les délais
avec les ressources humaines, matérielles et
financières disponibles ?
Eviter la perte de temps inutile qui va vous pousser
à faire une mauvaise soumission et écorcher votre
image
Ai-je les ressources nécessaires pour exécuter le
marché dans les règles de l’art?
 Si toutes ces questions ont une solution, je me
décide à me lancer.
 ETAPE N°2 : Je décide si je vais soumissionner
Cette étape est une estimation : l’objectif est une évaluation de nos
capacités (faire comme si nous devions nous organiser pour exécuter la
prestation) par rapport aux critères du DAO :
Donc, il faut avoir une vision globale de ce qui est demandé dans le DAO :
1) Prendre connaissance du DAO pour évaluer notre capacité à
soumissionner, ce qui signifie
2) La vérification de notre capacité juridique (éligibilité)
3) La vérification de notre conformité par rapport aux pièces
administratives demandées fiscalité, législation du travail) : être en
règle, c’est dans notre intérêt pour faire de meilleures affaires,
4) La vérification de notre capacité financière,
5) S’assurer de la qualité et de la disponibilité des ressources humaines et
moyens logistiques.
ETAPE N°2 : Je décide si je vais soumissionner
L’appui d’une personne ressource peut être envisagée pour
aider à faire ce travail à cette étape.
Evaluer la capacité à déposer la soumission dans les délais:
bien estimer le temps de préparation de l’offre en intégrant
les paramètres directement non maîtrisables (caution de
soumission, attestations de service fait, ect..)
Estimer sa capacité à répondre aux exigences : rassembler
les documents (certificats, attestations, garanties,
disponibilité de certains équipements) et le cas échéant, les
solliciter immédiatement;
ETAPE N°2 : Je décide si je vais soumissionner
Bien comprendre les dispositions administratives et les
clauses techniques générales : les lire avec attention et au
besoin, prendre l’attache d’un initié pour des
éclaircissements;
NB: ne jamais prendre pour acquis, ce qui est déjà maitrisé, ce
qui suppose des vérifications ;
Elaborer au besoin un tableau récapitulatif de l’ensemble
des documents demandés.
Tous les documents déposés engagent directement la
responsabilité du candidat.
ETAPE N°2 : Je décide si je vais soumissionner

Bien comprendre les clause administratives et techniques

particulières pour répondre à la soumission : ces parties du
DAO sont capitales, car, indiquant ce que demande et exige le
maitre d’ouvrage (spécifications, quantités, les délais, le type
de marché, etc…)
Avec cette partie, nous démontrons notre expérience, nos
compétences et notre capacité à exécuter la prestation sur le
plan technique, administratif, financier.
NB: chaque fois qu’il y a un doute, le candidat a la possibilité de
demander des éclaircissements. Toutefois, ne pas attendre la
fin du délai de préparation des offres pour demander des
éclaircissements qui risque d’avoir des répercussions sur la
procédure de passation.
ETAPE N°2 : Je décide si je vais soumissionner
Examiner la possibilité de trouver des sous-traitants
ou co traitants :
Le candidat doit se donner les moyens de remporter le
marché, sinon, il ne doit pas hésiter à s’adjoindre un
sous-traitant ou cotraitant, si c’est requis dans le DAO,
auquel cas, il faut mettre en place un accord de sous
traitance ou un accord de groupement dans lesquels
doivent figurer la nature des prestations sous traités ou
co traité, les modalités de paiement, etc.
ETAPE N°3 : J’étudie le DAO pour mieux le
comprendre
Objectif de cette étude :
Connaitre ce qui fait partie du DAO,
Réfléchir à la manière dont je vais rédiger ma soumission :
comprendre la teneur du besoins exprimé, les critères
d’évaluation pour pouvoir se noter soi même et au besoin
saisir l’ARMP en cas de discrimination,
 Aller chercher l’information chez le Client, sans enfreindre
la réglementation en vigueur (site web, documents
corporatifs, demandes d’éclaircissement),
 concevoir et préparer la rédaction de la soumission
demande d’être en mode « prise de décision » de manière
permanente.
ETAPE N°3 : J’étudie le DAO pour mieux le
comprendre
 Réviser la liste des ressources requises si la situation
change pendant la préparation, soit du fait du Client, soit
du fait du désistement ou de l’absence d’une ressource.
Dans ce cas, il est préférable de désister que d’avoir une
mauvaise réputation due à notre carence.
 Dans le cas ou est sollicité l’intervention d’un expert pour
aider dans l’élaboration de la sopumission, in est
important de conserver le leadership et d’effectuer les
revues nécessaires.
Avoir la maîtrise des prix (principe d’économie pour le
maitre d’ouvrage) avec la meilleure qualité : bien identifier
sa marge de manœuvre.
ETAPE N°3 : J’étudie le DAO pour mieux le
comprendre
Estimer ses coûts peut nécessiter la visite des lieux si c’est
prévu dans le DAO;
Si le soumissionnaire est en difficulté, le maitre d’ouvrage
l’est également.
Le candidat doit faire la liste de ce dont il a besoin pour
compléter la soumission : il doit se conformer aux modèles
donnés dans le DAO, obtenir les cautions ou attestations
financières exigées, suivre le canevas demandé, valider les
ressources à affecter aux différentes tâches;
A ce stade, il ne s’agit plus d’estimer, mais de s’assurer de la
disponibilité réelle des ressources.
ETAPE N°3 : J’étudie le DAO pour mieux le
comprendre
Enfin, établir la liste des questions à adresser au maître
d’ouvrage pour des compléments d’informations et
éclaircissements (erreurs, omissions, contradictions, .
Adresser cette liste dans les meilleurs délais.
Saisir promptement le maitre d’ouvrage d’un recours
gracieux en cas de contestation d’un critère discriminatoire
ETAPE N°4 : J’élabore ma soumission
 Après avoir tout préparé, nous passons à la rédaction.
CONSEILS :
 Rédiger avec rigueur : soyons professionnel,
 Ne pas répéter les erreurs d’une soumission antérieure,
 Faire attention au copier coller,
 Faire une belle présentation,
 Faire une bonne démonstration de votre capacité à réaliser la
prestation,
 Exprimez vous avec clarté,
 Répondez avec justesse,
 Relisez ou faites vous relire pour éviter les erreuirs,
 Rappelez vous que votre soumission est à l’image de votre entreprise.
ETAPE N°4 : J’élabore ma soumission
Il est important que le prix soumis tie,ne compte de toutes
les prestations demandées et tenir compte des taxes, le cas
échéant .
Prenez soin de vérifier la concordance entre les montant en
toutes lettres avec les chiffres.
ETAPE N°5 : Je rassemble les documents et
procède aux vérifications

Bien placer les documents dans l’ordre et vérifier qu’il ne

manque rien,
Etre conforme aux modèles du DAO,
Revérifier les erreurs d’inattention,
Pour terminer, je rassemble les documents et ferme le tout
dans les normes exigées dans le DAO, et je dépose ma
soumission.
ETAPE N°6 : Je dépose ma soumission

Bien veiller à déposer sa soumission à la date, l’heure et

l’adresse indiquées.
S’assurer que les instructions de présentation de la
soumission sont respectées.
Sceller l’enveloppe qui doit être non identifiable .
Prévoir l’original et les copies demandées.
L’offre doit être signée par la personne dument habilitée.
ETAPE N°7 : J’assiste à l’ouverture des plis

Il est dans l’intérêt du soumissionnaire de suive les étapes

du processus pour s’assurer de leur bon déroulement.
Bien noter les informations lues à l’ouverture des plis,
Réclamer le procès verbal d’ouverture des plis et faire une
lecture comparative avec les notes prises.
Déposer un recours en cas de non-conformité.
ETAPE N°8 : Je m’informe sur l’évaluation de
l’attribution du marché

Attendre l’évaluation des offres et s’informer de temps à

autres, en cas de retard dans la procédure d’attribution par
rapport à la période de validité des offres.

Suivre à travers les supports appropriés, la décision

d’attribution du marché (lettre de notification, portail,
presse, revue des marchés publics, affichage);
ETAPE N°9 : Je fais appel à la décision par un
recours officiel si je me sens lésé.

Le soumissionnaire peut soumettre par écrit, un recours

préalable auprès de la personne responsable du marché.
Ce recours peut porter sur les clauses du DAO, sur le mode
de passation, sur la décision d’attribution, sur le non
respect de l’obligation d’informer les soumissionnaires.
Se conformer strictement aux délais de saisine sous peine
d’être déclaré forclos , même si le recours est fondé.
 Quelques exemples de décisions du CRD portant
sur des critères jugés discriminatoires:
- Dénonciation du Collectif des entrepreneurs de l’environnement
relative à l’attribution des concessions de collecte et de transport des
déchets ménagers et le nettoiement des rue de la région de Dakar;
 Recours sur les critères jugés discriminatoires du CRD sur la procédure
de passation du marché relatif à la gestion et a l’exploitation des
restaurants universitaires lancé par la direction du Centre des œuvres
universitaires de Dakar;
 Décision du CRD sur la procédure de passation du marché de
fourniture de 393 poteaux supports de lignes électriques lancé par
l'ASER.
MERCI DE VOTRE ATTENTION