PARTIE 3 : APPROCHE ACHATS

Démarche d’achat
Définition :
C’est l’ensemble des activités permettant à l’entreprise de se procurer des biens et services dont elle a
besoin tout en optimisant les conditions de prix (appel d’offre), de qualité (cahier de charges) et des
délais

Mise en place
Identification Recherche de des dossiers Dépouillement
Négociation Conclusion
des besoins Fournisseurs d’appel des offres
d’offres

I.1. Identification des besoins

Les besoins doivent être formulés suffisamment à l’avance pour permettre à la cellule d’achat de
programmer et de budgétiser ses opérations

Cette expression de besoin donnera lieu à l’établissement d’une demande d’achat dans laquelle le
prescripteur présente de façon détaillé son besoin en matière de quantité, de qualité et de délais.
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I.2. Recherche de fournisseurs
Cette deuxième étape consiste à étudier le marché amont et détecter les fournisseurs et produits
potentiels qui peuvent satisfaire les besoins de l’entreprise :

À cette étape de recherche de fournisseurs, deux hypothèses sont possibles :

Dans la première, les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déjà partie du panel de
l'entreprise. Dans ce cas, ils sont connus, évalués et les risques sont maîtrisés.

Dans la seconde hypothèse, le besoin a évolué. Il faut se mettre en quête de nouveaux partenaires
grâce à des méthodes de recherche et d'homologation.

Les sources de recherche sont nombreuses parmi lesquelles on peut citer :

Les annuaires Les serveurs

Les fichiers Les visites des Les salons
et pesse professionnels
fournisseurs représentants professionnels
professionnelle sur internet
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I.3. Mise en place d’appel d’offre
Étape incontournable, l'appel d'offres sera mené par un acheteur spécialisé ou par l'acheteur leader, selon
l'organisation de la structure.
Dans une démarche traditionnelle d'appel d'offres, il convient de déterminer quels collaborateurs auront
la responsabilité du lancement. L'équipe est composée différemment selon les situations.

Dans une organisation achats Au sein d'une organisation décentralisée

centralisée, l'acheteur spécialisé forte, l'appel d'offres sera mené par l'acheteur
concerné par le produit ou le service leader.
lance l'appel d'offres.

Lorsqu'il s'agit d'achats non stratégiques

délégués aux utilisateurs, l'appel d'offres
peut rester sous leur responsabilité
 Démarche d’achat

La composition du dossier d'appel d'offres

 une lettre d'introduction : qui présente le contexte de la consultation, les objectifs visés et la date
limite de retour des offres ;
 un accusé de réception : que doivent retourner les fournisseurs en tenant compte du délai de réponse
un guide de l'appel d'offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement ;
 le cahier des charges des produits ou services ;
 les termes et conditions de l'établissement d'une relation d'affaires ;
 un questionnaire : afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur ;
 un guide de réponses : qui précise les supports à utiliser, les formulaires-types, les délais

Tous ces documents sont à envoyer aux fournisseurs, soit par courrier postal, soit par e-mail.
Néanmoins, les grandes entreprises utilisent le plus souvent des portails électroniques de gestion d'appels
d'offres
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I.4. Dépouillement des offres

L'analyse des offres se déroule généralement en deux temps.
• La première étape de présélection s’effectue sur la base de critères ayant un caractère éliminatoire. Il
peut s'agir d'une compétence technique particulière, d'équipements industriels spécifiques ou de la
localisation géographique, etc.. Les fournisseurs ayant franchi la première étape proposent des
solutions a priori conformes au cahier des charges.

• La seconde étape consiste à faire une analyse multicritère des offres restantes afin d'opérer le choix
final. Cette analyse doit être formelle et explicite. Elle permettra de communiquer sur la décision en
interne mais aussi vis-à-vis des candidats non retenus pour qu'ils soient plus compétitifs à l'avenir.
Cette étape est réalisée par l'intermédiaire de la grille de choix des fournisseurs. Pour cela, il faut:
 Déterminer les critères de choix : (qualité, délai de livraison, conditions de règlement…. Etc.)
 Pondérer les critères en fonction de leur importance pour l'entreprise.
 Noter les fournisseurs
 Etablir la grille de choix.
 Sélectionner le fournisseur qui offre le prix pondéré le moins cher.
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Exemple
Pour l’acquisition d’une gamme de matières premières, les responsables d’approvisionnement de l’entreprise
OMEGA ont fixé les critères de choix du fournisseur ainsi que leurs coefficients de la manière suivante :

Critère Coefficient Notation

Qualité 5 Mauvais Moyen Excellent

Délai de livraison 3
1 2,5 5
Conditions de paiement 4

Après avoir lancé un appel d’offre et examiné les propositions y relatives, l’entreprise a présélectionné les
fournisseurs dont les données sont les suivantes :

Prix Qualité D. livraison Conditions de paiement

Fournisseur A 8 500 5 4 3
Fournisseur B 10 000 5 4 5
Fournisseur C 8 000 4 3 2
 Démarche d’achat

Grille de sélection de fournisseurs:

Notes Total Prix Pondéré=

Prix Cond. de paiement Diviseur : D Prix/D

Qualité(5) D. livraison(3)
(4)

FRNS A 8 500 5×5 4×3 3×4 49 173,46

FRNS B 10 000 5×5 4×3 5×4 57 175,43

FRNS C 8 000 4×5 3×3 2×4 37 216,21

Le fournisseur qui sera choisi est donc le Fournisseur A car il offre des matières premières de bonne qualité à
un prix bien acceptable, dans des bons délais de livraison tout en jouant sur les conditions de paiement.
 Démarche d’achat

I.5. Négociation (de l’achat)

Après la sélection des offres de fournisseurs vient l'étape de la négociation. Dans le cadre d'une première
négociation avec un nouveau fournisseur, l'acheteur doit veiller à gagner sa confiance. La première
négociation est décisive pour gagner le respect et la confiance d'un fournisseur, mais c'est loin d'être
suffisant. L'acheteur doit donner envie à celui-ci de travailler avec lui plus qu'avec aucun autre de ses
clients. Si ce fournisseur est performant, et c'est l'hypothèse qui est faite en le recevant, cette envie le
motivera pour accepter des conditions commerciales exceptionnelles et donc pour offrir à l'acheteur un
avantage de compétitivité significatif sur sa concurrence.
L'acheteur doit identifier les clauses sur lesquelles il peut faire des concessions au vendeur. La démarche
consiste à hiérarchiser les priorités dans les négociations et à se fixer des objectifs à la fois réalistes et
ambitieux. Pour chaque point de la négociation, l'acheteur prépare des arguments afin de convaincre le
fournisseur d'améliorer son offre. Pour être efficaces, les arguments s'appuient nécessairement sur des
faits, des données et des démonstrations.
 Démarche d’achat
I.6. Conclusion (ou Contractualisation)
La contractualisation consiste à établir un contrat d'achat ou un bon de commande entre l'entreprise et le
fournisseur. C'est un lien juridique entre les deux parties. Ce document reprend tous les termes des accords
convenus lors de la négociation.
Tout contrat doit contenir un certain nombre d'informations indispensables.
• Les parties ou contractants doivent être mentionnés en début du document : le nom de l'entreprise qui
achète, celui du fournisseur et leur adresse respective.
• L'objet du contrat, c'est-à-dire le bien ou le service acheté, doit y figurer.
• La qualité requise y est aussi précisée, souvent en annexant un fichier qui reprend le cahier des charges
(dimension, matières...).
• Le prix, la quantité, les dates de livraison, les pénalités de retard, les incoterms (modalités de la
transaction) et la garantie font l'objet d'une clause spécifique.
Une juridiction doit être choisie pour régler d'éventuels litiges. S'il y a lieu, il convient de préciser s'il
existe une procédure de suivi post-commande. Dans le cas d'un contrat long, la durée est ajoutée, tout
comme les conditions de rupture ou de reconduction de contrat. La signature du contrat ne peut intervenir
qu'après acception du contenu par les deux parties. Elle traduit leur engagement à respecter toutes les
clauses du contrat.
PARTIE 4 : Administration des achats
Cette composante du cours se fera sous forme de Travaux Pratiques sur
le logiciel Sage Gestion Commerciale