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Pour exercer efficacement sa mission, la fonction

approvisionnement doit éviter la rupture du stock


ainsi que le sur-stockage.
 Les activités de la fonction approvisionnement constituent un
processus à plusieurs étapes diversifiées qui dépassent le cadre
interne de l’entreprise.

 Le service approvisionnement doit par ailleurs procéder à


l’inventaire des moyens matériels et de la marchandise disponible
dans les entrepôts de l’entreprise et prévoir les besoins des autres
services.
A- Analyse de l’environnement externe

Il s’agit d’établir les listes des produits et des fournisseurs qui sont
susceptibles d’intéresser l’entreprise ainsi que leurs caractéristiques et de
saisir l’évolution de l’environnement comparant sa situation présente à sa
situation passé.
La collecte de ces informations, leurs classements et leurs analyses
permettent à l’entreprise de diagnostiquer le marché amont (fournisseur).

 les avantages et les défaillances de chaque produit,

 d’être au courant de produits qui viennent d’apparaître sur le marché, de


connaître les procédés techniques de fabrication utilisé par les fournisseurs,

 la fiabilité de chaque fournisseur,

 les avantages que chacun peut offrir

 faiblesses.
B- Détermination des possibilités du marché

A partir des informations collectées et analysées dans le cadre de l’analyse


de l’environnement externe, le responsable de l’approvisionnement
détermine :
- Les possibilités de qualité.
-Les possibilités de prix.
-Les possibilités de substitution.
-Les facilités de payement.
-Les remises.
-Les avantages en matière de distribution.
-Les produits disponibles sont
-ils des produits nouveaux ou en fin de vie.
-Les délais offerts par les différents fournisseurs et leurs capacités à les
respecter.
-Les possibilités de retour des stocks inépuisés.
C- Définition des besoins des services utilisateurs :
 Les besoins des services utilisateurs sont déterminés dans
la stratégie globale et le budget définis par l’entreprise.

 Le principal service utilisateur des produits achetés est le service


technique (production).

Les besoins de ce derniers sont définit en fonction de la demande des


clients :
 Les services commerciaux (marketing)
 La satisfaction de la demande des clients est l’un des objectifs que
l’entreprise cherche à atteindre.

 Les besoins doivent être formulés suffisamment à l’avance afin de


permettre au service approvisionnement de programmer ses achats.

Ses biens sont de différents types : les biens d’équipement, les


matières premières, les différentes énergies, les différentes fournitures
d’exploitation, les produits intermédiaires.
La définition des standards de qualité à
La définition du meilleur prix possible
respecter par les responsables des achats

Stratégie

La définition de la périodicité de Le choix des fournisseurs


commande /La prévision des retards
possibles
Il doit redéfinir les stratégies d’achat déjà élaboré, retenir la plus
réaliste en fonction des possibilités du marché et élaborer
une stratégie de gestion du stock.
Il doit fixer :
-Les règles de contrôle des marchandises réceptionnées
- il doit établir les normes d’une bonne gestion de stocks.

Périodicité du Niveau du Niveau du


contrôle des stock de stock
stocks sécurité minimum

-Déterminer la quantité économique de la commande.


-Des modalités de passation de la commande.
F- Elaboration de la politique définitive d’achat

Cette étape consiste à fixer avec précision et définitivement le Mix :


Prix, produit, fournisseurs et moyens de communication avec les
fournisseurs.

G- La conquête du marché et le contact avec les fournisseurs :

Cette étape consiste à contacter les fournisseurs et à négocier avec ses


derniers afin d’obtenir le maximum d’avantages et d’agir conformément à
la politique d’achat fixé

H- Evaluation des résultats :


Si les résultats sont négatifs (qualité non confirme, délai non respecté, moyens
des comminations inefficaces,apparition d’un nouveau produit), le responsable
des approvisionnements peut redéfinir en fonction des besoins de la situation
une ou plusieurs des étapes de processus d’approvisionnement.
Organiser

c’est repartir l’ensemble en parties et définir les taches de chaque partie


ainsi que les relations qui existent entre elles.

L’organisation de services approvisionnement dépend de la taille


et de l’activité de l’entreprise des préférences de dirigeants, les
objectifs de l’entreprise.
Dans les entreprises de petites tailles, les services approvisionnement est
généralement confiés à une seule personne chargée d’accomplir elle-même
toutes les taches.
Dans les entreprises de grande taille chacune des taches est confié à
un responsable. On peut trouver une unité responsable des achats de
tout les produits, une unité responsable des suivie de commande passé, une
unité chargée de la recherche en approvisionnement.
 Dans les entreprises commerciales le service achat est souvent
très développé et les produits commercialisés sont nombreux. La
structure la plus courante est la structure par n produit.
 L’organigramme de la fonction approvisionnement peut être présent
comme suit
 Prévoie les besoins des autres services de
l’entreprise.
 Fixer les délais aux termes auxquels,
ces besoins doivent être satisfaits.
 Fixer les conditions des prix, de qualité, de
transport et des services après vente.
 S’informer continuellement et informer les autres
services de l’entreprise sur l’évaluation amont et
ses caractéristiques.

Le service achat exerce un double rôle,


il est en temps client et fournisseurs.
La
La connaissance La connaissance
connaissance
du produit du marché amont
du fournisseur

....
La connaissance du Produit
En tant que fournisseur des autres services, le responsable des services achat doit
connaître les produits qu’il est chargé de fournisseur. Celui ci est généralement
appelé à satisfaire une masse des besoins très différents les uns des autres. Mais
mémoriser les caractéristiques de tout les produits dépassent les possibilités
humaines par conséquent le service achat doit se doter d’une mémoire auxiliaire,
cette mémoire est la fiche technique du produit

 Le numéro de code de l’article


 Les caractéristiques d’emploi
 Le nombre d’unité par paquet
 Les caractéristiques physiques et chimiques de produit
 Le conditionnement et l’emballage
 Le prix standard du produit
 Les mesures de sécurité à applique
La connaissance des fournisseurs
Il s’agit de connaître les caractéristiques de différentes sources d’approvisionnement.

 Des informations facilitant le contrat, on particulier les adresses


tél, fax, personne à contacter.
 Les renseignements brefs traçant le profil de fournisseur,
notoriété, et l’importance.
 Des indicateurs sur les produits offerts
 Une grille de cotation permettant de valoriser les critères de
jugement (délais de livraison, prix, qualité de produit, qualité
des services)

Exemple :Une cotation allant de 1 à 5 ou le 1 signifie


médiocre, le 5 excellent et 2,5 moyen. Les fiches des
produits est des fournisseurs sont les instruments de
base de service achat
La connaissance du marché amont

 La prospection el le recensement des fournisseurs actuels et des


fournisseurs potentiels
 Le suivie de l’évolution du produit
 L’analyse des réseaux de distribution des fournisseurs
 L’analyse pour chaque fournisseur de sa situation et l’étude des
méthodes de production et des moyens commerciaux utilisés par
chaque fournisseur.
 La réception des représentations des fournisseurs.
 La gestion de la documentation relative au marché amont : exemple :
document reçu en publicité directe (catalogue, lettre d’offre) la presse
commerciale (journaux) les annuaires professionnels.
Le nombre important d’informations que le service achat est conduit à traiter nécessite le recours à
l’informatique. Le système d’achat informatisé peut être utilisé en tant que: système d’exploitation,
d’information et d’aide à la décision.

le traitement de l’information

élaborer des rapports sur les conditions


d’achat et d’évolution du marché amant et. Des rapports d’évaluation des offres proposés

Les gestionnaires à choisir entre


les différents possibilités d’achat
La procédure d’achat est généralement simple mais longues, le service achat
doit recevoir une demande d’achat, vérifier les besoins exprimés par les
différents services et provoquer un appel d’offre si c’est nécessaire.

L’expression du La vérification du besoin Evaluation et sélection


besoin des FRS
- Une description La vérification des Le service doit établir
détaillée de l’article besoins permet de le une liste des critères sur
demandé. différencier et de mieux le la base de quelle il
satisfaire tout en évitant la sélectionne le
- Le numéro du code rupture du stock et le fournisseur le
s’il existe. surcharge plusavantageux quand
les f
- La quantité désirée. ournisseurs sont
nombreux, par contre
- Le délai de quand la source
livraison. d’approvisionnementest
unique l’entreprise
procède généralement
par négociation.
La passation de la commande donne toujours lieu à un contrat qui lit et
sauvegarde les intérêts du fournisseur et de l’acheteur. Ce contrat est
appelé bon de commande. Ce dernier est établit généralement en
plusieurs exemplaires destinés chacun à un service donné concerné
par la réception, la gestion ou la comptabilité.
Au moment de l’émission d’un bon de
commande, le responsable des achats doit
établir un calendrier de suivie de la commande
pour éviter les retards de livraison, soit en
changement des fournisseurs, soit en aidant le
1ier fournisseur à surmonter ses difficultés.
 Le responsable doit vérifier si la marchandise reçue
est conforme quantitativement et qualitativement aux
désignations du bon de commande.
 A la réception, il doit signer un bon de réception ou il
enregistre les résultats de contrôle quantitatifs et
qualitatifs.
 Le bon de réception précise l’identité du fournisseur,
le numéro de la commande, la quantité reçue,
 la quantité acceptée . Le responsable de la réception
transmet une copie du bon de réception au service
des achats pour clôturer le dossier et une 2ieme
copie au service du stock pour qu’il met à jour ses
fichiers et une3ieme copie au service financier pour
qu’il procède au règlement de la facture.
 La facture est généralement établit en double
exemplaire, elle comporte le numéro du bon
de commande ainsi que le prix de chaque
article. La facture est réglée après avoir suivit
2 types de contrôle ::
 -De conformité effectuée par le service achat
.
 -Un contrôle comptable pour déceler les
erreurs.