Qu'est ce qu'un processus achats

Le processus achats décrit les étapes principales pour réaliser un acte d'achats. Nous ne
parlerons pas des aspects stratégiques des achats mais bien du traitement de la
demande d'achats. Ils ont pour vocation de procurer à l'entreprise l'ensemble des
produits et services dont elle a besoin. C'est le point commun à chacune d'entre elles,
elles ont besoin de composants, de matière première, de prestations... pour leur
permettre de mettre leurs produits sur le marché.
Le besoin
La demande d'achats est la première étape d'un processus achats. Pour le traiter,
l'acheteur ou l'acheteuse doit disposer d'un panel de fournisseurs. Ou alors
connaitre son marché fournisseurs pour identifier rapidement ceux qui sont
susceptibles de répondre à son besoin. Pour les achats plus complexes ou
techniques, ce besoin devra être exprimé au travers d'un cahier des charges ou
de spécifications techniques, avant d'aller chercher de nouveaux fournisseurs.
Le sourcing
Le sourcing est un terme anglais quotidiennement utilisé dans la langue française.
Il s'agit de trouver une source d'approvisionnement. C'est à dire un fournisseur
capable de vous livrer la marchandise que vous recherchez. Mais une recherche
fournisseur pertinente et efficace demande de la technicité, des outils et de la
méthode. Après avoir analysé votre marché fournisseur, cherchez à qualifier quels
peuvent être ceux qui sont capables de répondre à votre besoin. Garder en tête que
cela doit se faire dans des conditions avantageuses pour votre entreprise. Le
sourcing est une étape primordiale d'un processus achat.
Request For Quotation
Une fois que vous aurez établi une liste de fournisseurs capables de vous fournir le
produit ou le service que vous recherchez, arrive la troisème étape d'un processus
achat, la consultation. Le terme souvent utilisé par les acheteurs est RFQ : Request
For Quotation. Il ne faudrait pas le réduire à une demande de prix, car la RFQ est
bien plus. Elle demande au fournisseur un ensemble d'éléments technico-
économiques permettant de justifier la pertinence de son offre. Plusieurs étapes
peuvent être nécessaires pour faire une demande de cotation en bonne et due forme.
Mais le temps investi sera vite rentabilisé par la suite dans l'atteinte de vos
objectifs.
L'analyse des offres
L'analyse des offres est une étape important d'un processus achat. Elle est
préliminaire à la négociation : être capable de comparer deux offres fournisseurs
qui peuvent être très différentes. Il faut tenir compte du prix d'acquisition, mais pas
seulement. Les coûts logistiques, d'usage de recyclage, … peuvent être considérés.
C’est ce que l’on appelle le coût total de possession ou Total Cost of Ownership.
Abrégé en coût total ou TCO. Tous ces éléments peuvent être anticipés si l’acheteur
en a tenu compte dans son sourcing fournisseur et dans sa RFQ. L’analyse des
offres fournisseurs permet donc de faire le tri pour pré-sélectionner les fournisseurs
avec qui initier une négociation.
La négociation
C’est une étape incontournable du processus achats, car au-delà de la mise en
concurrence de plusieurs fournisseurs, une phase de négociation permet aussi
d’aligner plusieurs critères fournisseurs. En négociant avec quelques fournisseurs
pré-sélectionnés, l’acheteur leur donne l’opportunité d’améliorer leur offre afin
d’obtenir la commande. En fonction des critères définis dans les phases
précédentes, la négociation portera sur le prix, le délais, les éléments contractuels,
… Une bonne négociation repose sur une solide préparation, la maîtrise de
l’entretien et de sa communication non verbale. A l’issue de sa négociation,
l’acheteur ou l’acheteuse seront en mesure de prendre leur décision et de choisir
avec quel fournisseur partir.
La digitalisation des achats
Avec toutes ces étapes précédentes, vous ne venez de balayer qu'une partie de votre
processus achats. Pour aider l’acheteur dans les différentes étapes de ce processus
achats, de nombreux outils ont vu le jour ces dernières années. Ils consistent à
digitaliser ces processus pour traiter un plus grand nombre d’information ou gagner
en efficacité. Certaines directions achats décideront de digitaliser un seul de ces
processus, comme l’e-sourcing ou le Supplier Relationship Management (SRM).
D’autres se lanceront dans la digitalisation de plusieurs processus via un projet de
transformation. Quel que soit votre objectif, la digitalisation des achats est en
marche et des éléments fondamentaux sont à prendre en compte.