Société des Stations Thermales

et des Eaux Minérales Manuel Approvisionnement

« SOSTEM 
SOSTEM »
Réf :PR.AP.02
PROCEDURE
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Achats des pièces de rechange du parc roulant

1. Objet :

La présente procédure a pour objet la description des étapes à suivre pour les achats des pièces de
rechange du parc roulant de la SOSTEM.

2. Domaine d’application :

Cette procédure s’applique pour les achats des pièces de rechange du parc roulant de la SOSTEM.

3. Responsabilité :

Le directeur d’approvisionnement, le chef de service transport, le contrôleur des pièces de rechange et

le chef d’unité traitement des BC ont la charge d’appliquer la présente procédure au sein de la
SOSTEM.

4. Abréviation :

BC : Bon de Commande

BE : Bon d’entrée

Ce document est la propriété de la SOSTEM. Il ne peut être communiqué ou dupliqué par quelque moyen que ce soit sans son
autorisation.
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Achats des pièces de rechange du parc roulant

5. Description :
5.1. Logigramme :

Début

(1) Expression du besoin d’achat.

Le chauffeur

(2) Etablissement et validation de la demande

d’achat.

Le chef de service transport

(3) Engagement de l’achat.

Le chef de service transport

(4) Etablissement d’un BE.

Le chef de service transport

(5) Visa du BE.

Le démarcheur 1

(6) Transmission d’une copie du BE et de la

facture à la direction d’approvisionnement.

Le chef de service transport

Ce document est la propriété de la SOSTEM. Il ne peut être communiqué ou dupliqué par quelque moyen que ce soit sans son
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(7) Saisie du BE au niveau de la fiche du

camion correspondant.

Le directeur d’approvisionnement

(8) Etablissement d’un bon de commande de

régularisation.

L’agent de traitement des BC

(9) Visa du BC.

Le directeur d’approvisionnement

(10) Prise en charge de la facture.

Le directeur d’approvisionnement

(11) Transmission de la facture au chef de

service comptabilité générale.

L’agent de traitement des BC

Fin

5.2. Description :

Ce document est la propriété de la SOSTEM. Il ne peut être communiqué ou dupliqué par quelque moyen que ce soit sans son
autorisation.
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Etape (1) : Expression du besoin d’achat

Les chauffeurs expriment le besoin d’achat pour les pièces qu’ils désirent remplacer au chef de service
Transport.

Etape(2) : Validation de la demande d’achat

Le chef de service transport examine la réalité du besoin, établit et vise une demande d’achat.

Etape (3) : Engagement de l’achat

Le chef de service transport procède à l’engagement de la dépense auprès d’un des fournisseurs
agrées par la SOSTEM ou auprès du concessionnaire des marques correspondantes.

Etape (4) : Etablissement d’un BE

Le chef de service transport établit un BE pour les pièces achetées. Il établit simultanément un bon de
sortie pour les pièces de rechange qui ont été directement installées.
Le BE doit mentionner :
- La date ;
- La désignation de la pièce ;
- La quantité ;
- Le nom du fournisseur ;
- Le numéro du véhicule sur laquelle elle a été installée.

Il remet au démarcheur 1 le BE pour visa.

Etape (5) : Visa du BE

Le démarcheur 1 vérifie que les pièces de rechange achetées ont été réceptionnées et installées sur les
moyens de transport correspondants et vise le BE et la facture.

Etape (6) : Transmission d’une copie du BE et la facture à la direction d’approvisionnement

Le chef de service transport transmet une copie du BE et la facture visés par le démarcheur 1 au
directeur d’approvisionnement.

Etape (7) : Saisie du BE au niveau de la fiche du camion correspondant

Le directeur d’approvisionnement saisit au niveau de la fiche de chaque camion :

- La date ;
- La désignation de la pièce rechangée ;
- Le montant.

Etape (8) : Etablissement d’un bon de commande de régularisation

Ce document est la propriété de la SOSTEM. Il ne peut être communiqué ou dupliqué par quelque moyen que ce soit sans son
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L’agent de traitement des commandes établit un bon de commande de régularisation pour permettre la
comptabilisation de la facture sur la base du BE et de la facture. Le BC doit mentionner :
- La date ;
- La désignation de la pièce ;
- La quantité ;
- Le nom du fournisseur ;
- Le prix ;
- Le numéro du véhicule.

Etape (9) : Visa du BC

L’agent de traitement des BC remet au directeur d’approvisionnement le BC pour visa. Le directeur

d’approvisionnement vérifie la conformité entre le BE et le BC et signe le BC.

Etape (11) : Prise en charge de la facture

Le directeur d’approvisionnement vérifie :

- La conformité entre le BE et la facture ;
- L’existence du visa du démarcheur 1 sur le BE et sur la facture.

Le directeur d’approvisionnement signe la facture pour paiement.

Etape (12) : Transmission de la facture au chef de service comptabilité générale

L’agent de traitement des BC remet le jeu complet (facture, BC et BE) au chef de service comptabilité
générale.

Ce document est la propriété de la SOSTEM. Il ne peut être communiqué ou dupliqué par quelque moyen que ce soit sans son
autorisation.