Société des Stations Thermales

et des Eaux Minérales Manuel Approvisionnement

« SOSTEM 
SOSTEM »
Réf :PR.AP.01
PROCEDURE
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Achats

1. Objet :

La présente procédure a pour objet la description des étapes à suivre pour les achats de la SOSTEM.

2. Domaine d’application :

Cette procédure s’applique pour les achats faits par l’intermédiaire de la direction approvisionnement.

3. Responsabilité :

Le directeur d’approvisionnement, l’agent de traitement des bons de commande, le démarcheur et le

directeur technique ont la charge d’appliquer la présente procédure au sein de la SOSTEM.

4. Abréviation :

BC : Bon de Commande

PDG : Président Directeur Général

Ce document est la propriété de la SOSTEM. Il ne peut être communiqué ou dupliqué par quelque moyen que ce
soit sans son autorisation.
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5. Description :
5.1. Logigramme :
Début

(1) Réception d’une demande d’achat.

Agent de traitement des BC

Oui
Achats de PDR

Non Oui Non

Achat non
ordinaire et
Mt >500
DT

(2) transmission de la demande d’achat au

directeur technique.

Agent de traitement des BC

Oui Non

Accord

Fin

Non Oui
Achats auprès de frs
conventionnés
Non
Montant de
l’achat>100
0DT
Oui

A1 A2

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soit sans son autorisation.
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A1 A2

(3) Consultation des fournisseurs.

Démarcheur / Le directeur
d’approvisionnement B

(4) Choix du fournisseur.

(8) Signature du bon de commande.
Directeur d’approvisionnement
Le directeur d’approvisionnement

Non Oui
Achats
(9) Signature du bon de commande.
étrangers

Le PDG

(5) Demande d’un échantillon.

(10) Transmission du BC au fournisseur.

Directeur d’approvisionnement

Agent de traitement des BC

(6) Essai du produit.

(11) Transmission d’une copie du BC au

Usine
demandeur d’achat.
Agent de traitement des BC
Oui Non

Produit
confor
me
Achats
étrangers
Fin

(12) Etablissement du formulaire

d’importation.
(7) Préparation du bon de commande.
Le directeur d’approvisionnement

Agent de traitement des BC

(13) Transmission du formulaire

d’importation au transitaire.
B
Agent de traitement des BC

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C
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(14) Transmission d’une copie de la facture

pro-forma au chef de division financière.

Agent de traitement des BC

(15) Dédouanement de la marchandise.

Le transitaire

(16) Réception de la commande.

Oui

Le demandeur de l’achat
Non

(17) Etablissement
Oui d’un bon d’entrée.

Le demandeur de l’achat

(18) Saisie de l’entrée en stock sur système.

Le responsable gestion stock

(19) Réception et prise en charge de la

facture.
Le directeur approvisionnement

(20) Transmission du dossier d’achat à la

division comptabilité.
Le directeur approvisionnement

Ce document est la propriété de la SOSTEM. Il ne peut être communiqué ou dupliqué par quelque moyen que ce
soit sans son autorisation.

Fin
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5.2. Description :

Etape (1) : Réception d’une demande d’achat

Les demandes d’achat peuvent être établies par :

- le magasinier pour les achats de matières consommables au niveau des usines;

Ce document est la propriété de la SOSTEM. Il ne peut être communiqué ou dupliqué par quelque moyen que ce
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- le magasinier et les mécaniciens pour les achats des pièces de rechange.

Le service demandeur doit établir une demande d’achat en deux exemplaires qu’il fait viser par :
- le directeur d’usine pour le cas des achats des usines;
- le chef d’agence pour le cas des achats des agences ;
- un supérieur hiérarchique autorisé pour le cas des achats du siège.

La demande d’achat doit indiquer :

- la désignation de l’achat ;
- le code article ;
- l’usage de l’achat ;
- la quantité disponible en stock ;
- la quantité demandée ;
- le nom du fournisseur souhaité ;
- le délai de livraison souhaité.
Le service demandeur de l’achat transmet par fax la demande d’achat à la direction
d’approvisionnement et l’originale pour les cas des achats du siège. La copie est conservée comme
souche.

Le directeur approvisionnement vérifie l’existence du visa d’un supérieur hiérarchique sur la

demande d’achat et analyse le bien fondé de cette demande.

Etape(2) : Consultation de la direction technique pour accord

Pour l’achat des pièces de rechange non ordinaires dont le montant excède 500DT, le directeur
d’approvisionnement remet la demande d’achat au directeur technique pour accord et visa.

Etape(3) : Consultation des fournisseurs

Le directeur d’approvisionnement identifie si la demande d’achat pouvait être satisfaite par un

fournisseur conventionné.
Dans la négative, il vérifie si le montant de l’achat dépasse 1000 DT. Dans ce cas, il remet la
demande d’achat au démarcheur qui procède à une consultation des fournisseurs. Le nombre de
fournisseurs consultés ne doit pas être inférieur à 3.

Le démarcheur établit un tableau comparatif des prix sur la base des devis reçus.

Etape (4) : Choix du fournisseur

Le directeur d’approvisionnement choisit le fournisseur sur la base du tableau comparatif des prix et
de la marque des produits.
Pour le cas des achats locaux, passer directement à l’étape (7).

Etape (5) : Demande d’un échantillon

Le directeur d’approvisionnement demande un échantillon du produit auprès du fournisseur étranger

pour le cas des achats de consommables. L’échantillon reçu sera remis au directeur technique qui le
transmet aux usines pour essai.

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Etape (6) : Essai du produit

Le responsable du laboratoire au niveau des usines procède à l’essai de l’échantillon du produit. Il

établit un mémo pour donner son avis sur le résultat du test effectué et la qualité du produit. Le mémo
est remis au directeur technique.

Le directeur technique établit une note pour donner son avis sur le produit sur la base du mémo remis
par le responsable du laboratoire au niveau des usines.
Il remet une copie de la note et du mémo au directeur d’approvisionnement.

Etape (7) : Préparation du bon de commande

Le directeur approvisionnement remet à l’agent de traitement des bons de commande:

- la demande d’achat ;
- le tableau comparatif des prix sur lequel il indique le fournisseur choisi ;
- l’avis du directeur technique pour le cas des achats de pièces de rechange ou de consommables
importés ;
- les devis.

L’agent de traitement des bons de commande saisit le BC sur système. Il doit mentionner :
- la désignation de l’achat ;
- le code article ;
- l’usage de l’achat ;
- la quantité commandée ;
- la date de livraison souhaitée ;
- le lieu de livraison ;
- le prix convenu ;
- le délai et la modalité de paiement convenus.

Etape (8) : Signature du bon de commande

Le directeur d’approvisionnement vérifie la conformité (prix, quantité) entre :

- le BC ;
- la demande d’achat ;
- le tableau comparatif des prix ;
- les devis.

Il signe le BC une fois les contrôles opérés.

Etape (9) : Signature du BC par le PDG

L’agent de traitement des BC remet au PDG :

- le BC ;
- la demande d’achat ;
- le tableau comparatif des prix ;
- la demande d’achat ;
- les devis.

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Le PDG vérifie :
- l’existence du visa du directeur technique sur la demande d’achat pour les achats de pièces de
rechange non ordinaires et de consommables importés;
- l’existence du visa du directeur d’approvisionnement sur le BC.
Le PDG signe le BC.

Etape (10) : Transmission du BC au fournisseur

L’agent de traitement des bons de commande transmet le BC signé par le PDG au fournisseur.

Etape (11) : Transmission d’une copie du BC au demandeur d’achat

L’agent de traitement des bons de commande transmet une copie du BC au service demandeur de
l’achat par fax. Le service demandeur doit vérifier la conformité de l’achat inscrit au niveau du BC
avec l’achat demandé. En cas de non-conformité, il doit en informer le directeur approvisionnement
par fax.

Etape (12) : Etablissement du formulaire d’importation

Le directeur d’approvisionnement prépare le formulaire d’importation sur la base de la facture pro-

forma envoyée par le fournisseur.

Etape (13) : Transmission du formulaire d’importation au transitaire

L’agent de traitement des bons de commande remet le certificat d’importation au transitaire qui se
charge de la domiciliation.

Etape (14) : Transmission d’une copie de la facture pro-forma au chef de division financière

L’agent de traitement des bons de commande remet au chef de division financière une copie de la
facture pro-forma pour procéder à l’établissement de la police d’assurance.

Etape (15) : Dédouanement de la marchandise

Le transitaire procède au dédouanement de la marchandise.

Etape (16) : Réception de la commande

Le service demandeur (le magasinier) réceptionne l’achat commandé au vu du BC qui lui a été
précédemment transmis. Il vérifie :
- la conformité (quantité/qualité) entre le BC et l’achat reçu ;
- la conformité entre le BC et le BL.

Il procède à une vérification de la quantité des produits reçus.

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Pour le cas des achats des pièces de rechange, la réception doit être assurée par un technicien afin de
pouvoir vérifier la conformité des pièces reçues. Le technicien doit établir un PV de réception pour
les pièces reçus.

Etape (17) : Etablissement d’un bon d’entrée

Le réceptionnaire de la marchandise établit un bon d’entrée prénuméroté en deux exemplaires. Ce bon

d’entrée doit mentionner :
- le code article ;
- la désignation ;
- la date de livraison ;
- la quantité ;
- le nom du site.

Le réceptionnaire signe le bon d’entrée et le transmet joint au BL à l’agent responsable du stock au

niveau du siège.

Etape (18) : Saisie de l’entrée en stock sur système

L’agent responsable du stock vérifie la conformité entre le BL signé par le réceptionnaire de l’achat et
le BE. Il saisit la quantité réceptionnée sur système sur la base du BE manuel. Il remet le BL et le BE
au directeur approvisionnement.

Etape (19) : Réception et prise en charge de la facture

L’agent de traitement des bons de commande réceptionne la facture transmise par le fournisseur.
Le directeur d’approvisionnement vérifie la conformité (prix, quantité) entre le BC, BL, BE et
facture.
Il vise la facture. En cas de non conformité, le directeur d’approvisionnement contacte le fournisseur
pour modification de la facture.

Etape (20) : Transmission du dossier d’achat à la division comptabilité

L’agent de traitement des bons de commande transmet au chef de service comptabilité générale le
dossier d’achat composé de :
- BC ;
- BL ;
- BE ;
- Facture.

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