4.procedure Commercialisation

2.
PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 200
0. Présentation Version 01
Manuel des Date 21/08/2006
0. Sommaire détaillé
procédures Page 1/27
2.0. Présentation
2.0.0. Sommaire détaillé
2.0.1. Vue d’ensemble du contrôle interne
2.1. Acceptation et traitement des commandes
2.1.1. Réception et acceptation des commandes

- Direction Générale
- Stations
2.1.2. Traitements et livraisons des commandes

- Stations
2.2. Émission et enregistrement des factures
2.2.1. Facturation
- Stations
2.2.2 Enregistrement des factures
2.3. Suivi des comptes clients
2.3.1. Octroi d’avoir aux clients

- Stations
2.3.2. Suivi des créances clients

- Stations
Centre National de Recherche Agronomique

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 201
0. Présentation Version 01
Manuel des 1. Vue d’ensemble du contrôle interne Date 21/08/2006
procédures Page 2/27
1. Acceptation et traitement des commandes
Le contrôle interne doit s’assurer que :

le CNRA peut honorer les commandes acceptées dans les conditions stipulées ;
les commandes acceptées correspondent à des clients solvables ;
les commandes sont traitées dans les délais raisonnables.
2. Emission et enregistrement des factures

les livraisons réalisées font l’objet d’un suivi correct ;
les factures sont établies et enregistrées correctement et rapidement sur les bases
contractuelles de la commande client.
3. Suivi des comptes clients

les comptes clients sont correctement suivis et analysés ;
les retards de règlement font l’objet de relances rapides et régulières ;
les litiges commerciaux sont rapidement identifiés et traités ;
les créances clients font l’objet de dépréciation traduisant correctement les risques de non
recouvrement.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 211
1. Acceptation et traitement des commandes Version 01
procédures
1. Réception et acception des commandes Page 3/27
1. Application de la procédure
La procédure s’applique à toutes les commandes, qu’elles soient faites par des particuliers, par des
sociétés ou par des clients étrangers.
2. Règles de gestion
1. Enregistrement quotidien et chronologique de toutes les commandes ;
2. Définition de pouvoirs pertinents d’acceptation des commandes des clients ;
3. Consultation impérative du service production ou du magasin de stockage.
4. Edition des carnets de commande et leur gestion par la Direction commerciale
3. Etapes de la procédure
Les étapes de la procédure sont résumées comme suit :
Direction Générale
1. Agrément des clients
2. Réception de la commande
3. Acceptation de la Fiche de Commande Client
Stations
2. Acceptation de la commande
3. Création de la Fiche de Commande Client

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 211
procédures
DIRECTION GENERALE
Références
Intervenants Tâches Contrôles
Doc. procédure clés
1. Agrément des clients

Toutes les ventes à crédit doivent être précédées d’une enquête
préalable sur la situation financière du client :
LE DCM
ouvre un dossier pour le client ;
vérifie la solvabilité du client à partir de ses états financiers ;
analyse les garanties données par le client :
- durée de règlement ;
- modalités de mise en jeu ;
- impact financier ;
transmet le dossier au Directeur Général dès analyse.
analyse le dossier reçu ;
LE DG approuve ou refuse l’agrément au client ;
informe le Directeur Commercial et Marketing de sa
décision.
LE DCM Les commandes du client reçues par appel téléphonique, par

fax, par mail ou par sa présence à la Direction Générale sont
transmises au Directeur de la Station concernée pour traitement
(cf. Stations 1).

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 211
procédures
DIRECTION GENERALE
Références
3. Acceptation de la Fiche de Commande Client
La Fiche de Commande Client établie par le Directeur de la

Station (cf. Stations 3) est transmise à la Direction
Générale :
reçoit et analyse la Fiche de Commande Client ;
LE DCM
Lorsque le client est agréé et que les conditions financières
sont acceptables :
accepte la commande par établissement d’un contrat de
vente ;
transmet un exemplaire du contrat de vente
accompagné d’un soit transmis ;
transmet une copie de la Fiche de Commande au DFC
l’impute à la sous Direction du Budget.
Lorsque le client est agréé et que les conditions financières
ne sont pas acceptables, une note d’information est adressée
au Directeur de la Station pour refuser la commande.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 211
procédures
STATIONS
Références
Toutes les commandes reçues par le Directeur de la Station sont
transmises au commis de vente. En outre des commandes qui lui
sont transmises :
reçoit la commande du client qui se présente à la Station ;
LE CV enregistre toutes les commandes dans un carnet de
commande pré numéroté.
2. Acceptation de la commande
La commande concernant la vente au comptant est acceptée si

deux conditions simultanées sont remplies :
- 50% de la vente est réglée à la commande,
- règlement du solde avant la livraison
délivre un bordereau de versement au client représentant
LE CV 50% de la vente ;
renseigne un contrat de vente entre le CNRA et le client au
vu du reçu de versement du client ;
transmet le contrat au DS ou au CDAF pour visa.
le contrat de vente indique :
- la quantité à livrer ;
- le montant à payer ;
- les conditions de paiement (échéancier, délais,
mode,…) ;
- la date de livraison des produits.
Le client reçoit un exemplaire du contrat de vente.
Lorsque la commande concerne la vente à crédit :
transmet la commande au Directeur de la Station tout en
précisant le stock disponible.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 211
procédures
STATIONS
3. Création de la Fiche de Commande Client

Les commandes qui concernent les ventes à crédit sont
transmises au Directeur de la Station dans l’ordre
d’enregistrement dans le carnet de commande :
reçoit la commande ;
LE DS crée une Fiche de Commande Client ;
transmet la Fiche de Commande Client au Directeur
Commercial et Marketing. (cf. Direction 3)

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 212
procédures
2. Traitement et Livraison Page 8/27
La procédure s’applique à toutes les commandes acceptées, qu’elles soient faites par des
particuliers, par des sociétés ou par des clients étrangers.
1. Le commis de vente transmet la commande acceptée au service production ou expédition ;

2. Le magasinier transmet le bon de livraison au service commercial pour apurement des
bons de commande et établissement de la facture ;
3. Le service commercial transmet le bon de livraison au service comptable pour le suivi des
livraisons non appuyées par des factures ;
4. Lorsque la station n’est pas dotée d’un pont bascule, le produit est pesé chez le client.

1. Traitement et livraison des régimes de palme ;
2. Traitement et livraison des graines germées ;
3. Traitement et livraison des ventes de matériel végétal au comptant ;
4. Traitement et livraison des autres produits (café moulu, liqueur etc.…) ;

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 212
procédures
STATIONS
Références
Les différents produits vendus au CNRA sont traités et livrés depuis la Station.
1. Traitement et livraison des régimes de palme

Les régimes de palme sont vendus à crédit à des sociétés
locales :
LE DS transmet la fiche de commande client acceptée au Chef de
Division Exploitation.
LE CDEX En fonction du stock disponible et en accord avec le client :

établit un planning de livraison hebdomadaire et si
nécessaire le planning journalier;
transmet un exemplaire au client et au commis de vente ;
transmet un exemplaire du planning hebdo à la DCM ;
informe les ouvriers des quantités moyennes à livrer par
jour.
reçoit le planning de livraison hebdomadaire ;
LE CV
transmet le planning de livraison au commis du pont
bascule.
A partir du planning de livraison :
LE CPB pèse le camion à vide sur le pont bascule à l’entrée de la
plantation et à la sortie lorsqu’il est chargé ;
établit un ticket de pesée en trois exemplaires ;
transmet les tickets de pesée au Chef de Division
Exploitation.
A partir de la Fiche de commande Client et du planning de

livraison établi :
LE CDEX
vérifie la concordance entre ticket de pesé et la Fiche de
Commande Client ;
approuve la livraison;
donne un exemplaire du ticket au client.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 212
procédures
STATIONS
Références
2. Traitement et livraison des graines germées exportées

Le contrat de vente précise la quantité à livrer, le type de
produit à livrer et la date de livraison :
LE DS transmet la fiche de commande client au Chef de Division
Exploitation.
Lorsque la livraison est repartie en plusieurs étapes :

LE CDEX établit un planning de livraison ;
transmet un exemplaire au Directeur de la Station qui
informe le client, un autre est transmis au commis de vente
et à la DCM.
A la date de livraison :
LE CV renseigne un bon de commande;
transmet le bon de commande au magasinier.
reçoit du commis de vente le bon de commande;

LE MAG
prépare les différents lots à livrer ;
renseigne et signe un avis d’expédition qui transmet au
Chef de Division Exploitation.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 212
procédures
STATIONS
Références
vérifie la concordance entre l’avis d’expédition et la Fiche

LE CDEX
de Commande Client ;
approuve la livraison;
transmet l’avis d’expédition au Directeur de la Station.
établit et signe une fiche d’identification du lot adressée au

client ;
LE DS
La fiche est annexée d’un avis de livraison précisant :
- la date de la récolte ;
- la catégorie de graines germées ;
- la quantité de la graine germée ;
- le mode d’expédition…
joint à la fiche la facture, les dossiers de connaissement.
3. Traitement et livraison des ventes de matériel végétal au comptant

La livraison aux particuliers est subordonnée par un contrôle
des reçus de versement :
LE CV reçoit le client à la date de livraison indiquée sur son
contrat de vente avec ses différents reçus de versements ;
Si le client n’a pas soldé :
renseigne un bordereau de versement pour règlement du
reliquat ;
Si le client a soldé :
renseigne un bordereau d’enlèvement après présentation
du reçu pour solde.
reçoit le client avec son reçu pour solde, le bordereau

LE
d’enlèvement et le contrat de vente;
MAG
vérifie les quantités mentionnées sur le contrat de vente et
le bordereau d’enlèvement ;
renseigne un bordereau de livraison ;
transmet le bordereau de livraison au Commis de Vente

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 212
procédures
STATIONS
Références
pour approbation ;
livre la quantité demandée et remet un exemplaire du
bordereau de livraison au client.
Le bordereau de livraison est signé par le magasinier et le
client ; il porte le visa du CDEX.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 212
procédures
STATIONS
Références
4. Traitement et livraison des autres produits (café

moulu, liqueur etc.…)
Les produits transformés sont vendus à crédit à des
distributeurs locaux. La DCM transmet le bon de commande
du client au DS :
LE DS reçoit le bon de commande du client ;
transmet le bon de commande au magasinier.
vérifie son stock de produits ;

LE MAG
en fonction de la date de livraison, prépare les colis ;
établit un bon de livraison en quatre exemplaires;
transmet les colis et le bon de livraison au chauffeur
livreur ;
Le bon de livraison doit être contre signé par le responsable
de la production concernée ou son intérimaire.
livre les produits au client ;
fait décharger le bon de livraison ;
LE remet l’original du bon de livraison au client ;
CHAUFFEUR
LIVREUR transmet une copie du bon de livraison au CDAF et au
DCM
reçoit le bon de livraison et une copie du bon de
LE
commande ;
CDAF
vérifie les quantités mentionnées sur le bon de commande
et le bon de livraison ;
établit la facture ;
transmet la facture, le bon de commande et le bon de
livraison au DS pour signature.
le CDAF signe en cas d’absence du DS
signe la facture ;
LE DS
transmet les exemplaires au client et une copie à la
DCM ;
transmet une copie au DFC.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 221
2. Emission et enregistrement de la facture Version 01

procédures
1. Facturation Page 14/27
La procédure s’applique à toutes les livraisons, qu’elles soient faites par des particuliers, des
sociétés ou des clients export.
1. Saisie correcte par le comptable des quantités livrées à partir des bons de livraison ou
d’expédition des marchandises ;
2. La numérotation des factures et des bons de livraison par le comptable ;
3. la mise en place par le CDAF d’un contrôle des enregistrements ;
4. Le contrôle interne doit s’assurer de la séparation des fonctions commerciales ;
facturation et comptabilisation ;
5. Le DFC doit assurer le règlement rapide des frais accessoires à l’expédition ;
6. Les factures établies (avance sur commande) à la Direction Financière doivent être
effectuées dans les plus brefs délais ;
Stations
1. Facturation de la vente au comptant
2. Facturation de la vente aux sociétés.
3. Facturation de la vente exportée.
1. Règlement du fret
2. Réception des factures

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 221

procédures
Références
1. Facturation de la vente au comptant

Lorsqu’une commande est faite, il est demandé au client de
verser 50% du montant total de la commande et le solde avant la
livraison.
reçoit le client avec le bordereau de versement ;
LE
CAISSIER encaisse le montant qui figure sur le bordereau de
versement ;
délivre un reçu de versement.
A partir du reçu de versement :
LE COMPT renseigne la facture de l’acompte et la transmet au client.
La facture précise :
- la date de livraison,
- la quantité à livrer,
- le montant versé,
- le reste à verser.
2. Facturation de la vente aux sociétés
Chaque fin de semaine,
LE CDEX établit un tableau pour récapituler le tonnage de la semaine.

Le tableau mentionne :
- les dates de livraison ;
- les poids ;
- le numéro d’immatriculation des camions ;
- les nombres de voyages effectués.
- Le numéro de ticket de pesée ;
transmet le tableau récapitulatif et les tickets de pesées au
Chef de Division Administrative et Financière.
LE CDAF reçoit le tableau récapitulatif et les tickets de pesées ;
analyse et valide les informations reçues ;
transmet le tableau récapitulatif et les tickets de pesées au

comptable.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 221

procédures
Références
Dès réception des documents :

LE COMPT établit la facture ;
transmet la facture au Chef de Division Administrative et
Financière.
Avant de transmettre la facture à la signature :
LE CDAF
vérifie que le montant et la quantité livrée sur la facture sont
exacts ;
transmet la facture au Directeur de la Station.
signe la facture ;
LE DS la facture est établie en trois exemplaires ;

transmet un exemplaire de la facture et du tableau
récapitulatif à la Direction Commerciale et Marketing ;
transmet les deux autres factures respectivement au client et
au service comptable de la station.
1.3. Facturation de la vente exportée
Plusieurs documents sont indispensables quant à l’élaboration de

la facture entre autre la photocopie du règlement du fret.
LE DS reçoit la photocopie du chèque de règlement du fret du

Directeur Commercial et Marketing ;
transmet la photocopie du chèque de règlement du fret et

l’avis d’expédition au Comptable ;
établit la facture ;
LE COMPT
transmet la facture et la photocopie du chèque de règlement
du fret au Directeur de la Station.
LE DS
reçoit la facture et la photocopie du chèque de règlement du
fret ;
la transmet à la DCM.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 221

procédures
DIRECTION GENERALE
Références
Intervenants Tâches
1. Règlement du fret
établit tous les documents relatifs au fret entre autre :
LE DCM
- facture de fret
- certificat d’origine
- certificat phytosanitaire
- attestation de change
- autorisation d’exportation
transmet tous les documents relatifs au fret à la Direction
Financière Comptable pour règlement.
reçoit tous les documents relatifs au fret ;

LE DFC
règle le montant correspondant au fret ;
transmet la photocopie du chèque de règlement au Directeur
de la Station via le Directeur Commercial et Marketing ;
2. Réception de la facture
reçoit la facture et la photocopie du chèque de règlement du
LE DCM
fret ;
la facture est en quatre exemplaires.
transmet respectivement :
- l’originale de la facture et la photocopie de règlement du
fret au Client par courrier express ;
- un exemplaire à la Direction Financière Comptable ;
- un exemplaire de la facture à la Station pour classement ;
conserve un exemplaire pour le suivi du client.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 222

procédures 2. Enregistrement des factures Page 18/27
La procédure s’applique à l’enregistrement de toutes factures établies à l’issue d’une livraison,

qu’elles soient faites par des particuliers, par des sociétés ou par des clients export.
1. Les factures sont enregistrées immédiatement après leur édition ;

2. L’enregistrement est chronologique ;
3. La comptabilisation est correcte.
4. La facturation doit être systématique dès que la DCM effectue la demande.
(Voir procédure comptable)

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 231
3. Suivi des comptes clients Version 01

procédures
1. Octroi d’avoirs aux clients Page 19/27
La procédure s’applique à l’octroi des avoirs aux clients suite à la livraison du produit de mauvaise
qualité ou à une erreur de facturation.
1. Mission autorisée par le Directeur Commercial sur la plantation pour dégager les causes et
éventuellement les responsabilités mises en jeu.
2. Quant aux produits manufacturés, un retour des produits est autorisé par le Directeur
Commercial.
3. Approbation préalable de la Direction Commerciale pour la fixation du niveau des
réductions accordées au client.
4. Toute demande d’établissement d’une note de crédit doit être initiée et signée par le DCM.
5. Toute facture d’avoir doit être éditée à la DFC.
3.1 Direction Générale

3.1.1. Ordre de mission
3.1.2. Analyse du rapport de mission
3.1.3. Décision à prendre
3.1.4. Exécution des décisions
3.2 Stations
3.2.1. Mission d’enquête
3.2.2. Elaboration de la facture d’avoir

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 231

procédures
DIRECTION GENERALE
Références
1. Ordre de mission
reçoit une note d’information du client qui précise que le
LE DCM pourcentage de succès n’est pas atteint ;
autorise avec l’accord du Directeur Général une mission
chez le client éventuellement pour élucider les causes de
l’échec et situer les responsabilités ;
transmet l’ordre de mission au Directeur de la Station.
2. Analyse du rapport de mission

Le rapport de la mission établi par le Chef de Service
Production des semences indique les causes de la mauvaise
qualité du produit, et les responsabilités des différents
LE DCM acteurs.
reçoit le rapport de mission ;
analyse le rapport de mission ;
situe les responsabilités et fait des propositions ;
transmet le rapport de mission et les propositions faites
au Directeur Général pour approbation.
3. Décisions à prendre
approuve ou désapprouve les propositions du Directeur
LE DG Commercial et Marketing ;
transmet une note à la Direction Commerciale et
Marketing pour décision à prendre.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 231

procédures
DIRECTION GENERALE
Références
4. Exécution des décisions

Lorsque le Directeur Général approuve les propositions faites :
transmet le dossier de vente au DFC (facture, règlement,
bon de livraison)
LE DCM adresse une demande de note de crédit au DFC (nom du
client, quantité, lieu de vente) au client.
Lorsque le Directeur Général désapprouve les propositions
faites :
établit une lettre d’information signée par le DG et adressée
au client.
La lettre d’information explique les causes de mauvaises
qualités du produit.
reçoit la demande de note de la note de crédit ;

LE DFC
établit la note de crédit correspondante ;
transmet la note de crédit au DCM.
reçoit la note de crédit ;
LE DCM
transmet une copie de la note de crédit au Directeur de la
Station.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 231

procédures
STATIONS
Références
1. Mission d’enquête
reçoit l’ordre de mission ;
LE DS
transmet au Chef de Service Production.
effectue en cas nécessité ou si besoin est une mission chez
LE CSP
le client pour avoir les causes de l’insuffisance de qualité
du produit ;
établit un rapport de la mission dans les plus brefs délais ;
transmet le rapport au Directeur Commercial et marketing
par l’intermédiaire du Directeur de la Station.
2. Elaboration de la facture d’avoir

Au cas ou la facture n’a pas été établie à la DFC :
LE DS
transmet la note de crédit au comptable pour établir la
facture d’avoir.
LE COMPT
élabore la facture d’avoir ;
transmet la facture d’avoir au Directeur de la Station pour
signature ;
met à jour le compte client.
LE DS signe la facture d’avoir ;
La facture d’avoir est en trois exemplaires destinée au Client,

au service comptable de la Station et la Direction Commerciale
et Marketing.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 232

procédures
2. Suivi des clients Page 23/27
La procédure s’applique aux opérations de surveillance des échéances de règlement, les relances
des clients en cas de retard dans le paiement et le déclenchement des actions judiciaires à
l’encontre des clients particulièrement défaillants.
2.Règles de gestion
1. Une copie des règlements doit être transmise à la station par la DCM ;
2. Le suivi des comptes clients doit être fait par une personne n’ayant pas accès aux opérations de
trésorerie ;
3. Une balance par antériorité de soldes échus doit être éditée par les comptables de la Station et de la
DG;
4. Les provisions pour dépréciation sont approuvées par un responsable indépendant du suivi des
comptes clients ;
5. Les provisions seront approuvées par le DG ;
6. La séparation des tâches de relances et de dépréciation ;
7. Plusieurs relances des clients doivent être faites avant la suspension de livraison ;
8. Les ventes à crédit, gestion des contrats, les délais de règlement, sont traitées par la DCM ;
9. toutes les factures des ventes à crédit sont transmises à la DCM.
Stations
1. Contrôle des échéances de règlement.
2. Visa du directeur de la Station.
1. Etablissement de la balance âgée.
2. Envoi de relevé au client.
3. Relance des clients.
4. Litiges commerciaux.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 232

procédures
2. suivi des clients Page 24/27
STATIONS
Références
1. Contrôle des échéances de règlement

édite régulièrement (mensuel) la balance par antériorité de
LE soldes échus ;
COMPT
établit les relevés mensuels des clients présentant des
comptes non soldés ;
transmet la balance et les relevés au Chef de Division
Administrative et Financière.
analyse les comptes clients ;

LE CDAF
vérifie la concordance entre la Fiche de Compte Client et les
documents reçus ;
transmet la balance et les relevés au Directeur de la Station.
2. Visa du Directeur de la Station.

reçoit la balance et les relevés des clients ;
LE DS
appose son visa ;
transmet une copie de la balance à la Direction Financière et
une autre copie à la Direction Commerciale Marketing.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 232

procédures
DIRECTION GENERALE
Références
1. Etablissement de la balance âgée des clients
La balance âgée reprend pour chaque client le montant de l’en-

cours et l’éclatement de cet en-cours en fonction de l’ancienneté
des factures.
LE établit mensuellement la balance âgée des clients ;

COMPT transmet la balance au Directeur Commercial et Marketing.
2. Envoi de relevé au client

compare la balance âgée des clients et de la balance établie
LE DCM par le comptable de la Station ;
envoi hebdomadaire des relevés aux clients présentant des
comptes non soldés.
3. Relance des clients
Dès que les délais de règlement sont dépassés, des prorogations

de paiement sont acceptées avec l’accord du Directeur Général,
pour cela :
LE DCM informe le Directeur Général de la situation du client et des
mesures à prendre ;
relance systématique des clients présentant des retards de
règlement.

2. PROCEDURE DE
COMMERCIALISATION
Réf 232

procédures
DIRECTION GENERALE
Références
4. Litiges commerciaux
Les litiges commerciaux interviennent quand les relances des

clients n’ont pas données de suite favorable. S’il y a des
livraisons en cours :
LE DCM informe le Directeur de la Station de la suspension des
livraisons au client défaillant;
informe le Directeur Général de la défaillance du client ;
transmet au service comptable les créances clients faisant
l’objet de dépréciations ;
effectue un règlement amiable avec l’accord du Directeur
Général avant toute action judiciaire.

4.procedure Commercialisation

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2.

2.1. Acceptation et traitement des commandes

2.1.1. Réception et acceptation des commandes

2.1.2. Traitements et livraisons des commandes

2.2.2 Enregistrement des factures

2.3. Suivi des comptes clients

2.3.1. Octroi d’avoir aux clients

2.3.2. Suivi des créances clients

Centre National de Recherche Agronomique

1. Acceptation et traitement des commandes

Le contrôle interne doit s’assurer que :

2. Emission et enregistrement des factures

Le contrôle interne doit s’assurer que :

3. Suivi des comptes clients

Le contrôle interne doit s’assurer que :

Centre National de Recherche Agronomique

Centre National de Recherche Agronomique

1. Agrément des clients

LE DCM Les commandes du client reçues par appel téléphonique, par

Centre National de Recherche Agronomique

3. Acceptation de la Fiche de Commande Client

La Fiche de Commande Client établie par le Directeur de la

Centre National de Recherche Agronomique

La commande concernant la vente au comptant est acceptée si

Centre National de Recherche Agronomique

3. Création de la Fiche de Commande Client

Centre National de Recherche Agronomique

1. Le commis de vente transmet la commande acceptée au service production ou expédition ;

Les étapes de la procédure sont résumées comme suit :

Centre National de Recherche Agronomique

1. Traitement et livraison des régimes de palme

LE CDEX En fonction du stock disponible et en accord avec le client :

A partir de la Fiche de commande Client et du planning de

Centre National de Recherche Agronomique

2. Traitement et livraison des graines germées exportées

Lorsque la livraison est repartie en plusieurs étapes :

 reçoit du commis de vente le bon de commande;

Centre National de Recherche Agronomique

 vérifie la concordance entre l’avis d’expédition et la Fiche

 établit et signe une fiche d’identification du lot adressée au

3. Traitement et livraison des ventes de matériel végétal au comptant

 reçoit le client avec son reçu pour solde, le bordereau

Centre National de Recherche Agronomique

Centre National de Recherche Agronomique

4. Traitement et livraison des autres produits (café

 vérifie son stock de produits ;

Centre National de Recherche Agronomique

Manuel des Date 21/08/2006

Les étapes de la procédure sont résumées comme suit :

Centre National de Recherche Agronomique

Manuel des Date 21/08/2006

1. Facturation de la vente au comptant

LE CDEX  établit un tableau pour récapituler le tonnage de la semaine.

LE CDAF  reçoit le tableau récapitulatif et les tickets de pesées ;

 analyse et valide les informations reçues ;

 transmet le tableau récapitulatif et les tickets de pesées au

Centre National de Recherche Agronomique

Manuel des Date 21/08/2006

Dès réception des documents :

LE DS la facture est établie en trois exemplaires ;

1.3. Facturation de la vente exportée

Plusieurs documents sont indispensables quant à l’élaboration de

LE DS  reçoit la photocopie du chèque de règlement du fret du

reçoit du commis de vente le bon de commande;

vérifie la concordance entre l’avis d’expédition et la Fiche

établit et signe une fiche d’identification du lot adressée au

reçoit le client avec son reçu pour solde, le bordereau

vérifie son stock de produits ;

LE CDEX établit un tableau pour récapituler le tonnage de la semaine.

LE CDAF reçoit le tableau récapitulatif et les tickets de pesées ;

analyse et valide les informations reçues ;

transmet le tableau récapitulatif et les tickets de pesées au

LE DS reçoit la photocopie du chèque de règlement du fret du

transmet la photocopie du chèque de règlement du fret et

reçoit tous les documents relatifs au fret ;

reçoit la demande de note de la note de crédit ;

LE DS signe la facture d’avoir ;

analyse les comptes clients ;

LE établit mensuellement la balance âgée des clients ;