Etude de cas n 1

Assistante de vente chez Graphtop

Rennes, lundi matin, Francine Bertrand assistante de vente
chez Graphtop (1000 salariés et un chiffre d’affaire de plus de
500 millions d’euros), qui fabrique des systèmes de dessin
assistés par ordinateurs, consulte la carte de la région ouest.
Tout à l’heure, au cours de la réunion hebdomadaire de
l’agence commerciale qui regroupe les ingénieurs
commerciaux, les agences de la maintenance et le chef
d’agence, elle donnera à chaque vendeur un plan détaillé pour
la semaine et un compte rendu des affaires en cours. A mi
chemin entre le commercial et l’administratif Francine
Bertrand jongle entre ces deux activités avec une dextérité
surprenante.
« La fonction d’assistante de vente est trop souvent sous-
estimée dans les services commerciaux, lance Paul Cassin,
directeur de l’agence .Son rôle ne devrait pas se limiter à
répondre au téléphone ou à enregistrer les commandes .Ici
notre assistante de vente est le pivot de l’action régionale que
nous menons depuis trois ans »
« C’est une collaboratrice à part entière, l’hétérogénéité de la
clientèle rend les visites difficiles a gérer .Aujourd’hui,
reprend Paul Cassin, chacun de nous doit participer de son
mieux au développement de l’agence, l’assistante aide la force
de vente à atteindre son objectif prioritaire : vendre.
Dans la pratique, comment cette aide s’organise t-elle ?
Première mission dévolue à l’assistante : l’organisation des
circuits de visites .Il s’agit d’optimiser les déplacements des
ingénieurs commerciaux qui doivent couvrir, à eux trois, dix
sept départements, de plus l’hétérogénéité de la clientèle rend
les visites difficiles à gérer. En outre, soucieuse d’assurer les
bonnes conditions de travail aux vendeurs, l’assistante leur
donne aussi un plan de route détaillé mentionnant notamment
le nombre de kilomètres à parcourir par jour, un plan qui varie
en fonction de la difficulté des routes.
Quand toute l’équipe est en tournée, F Bertrand assure la
permanence commerciale à l’agence .L’assistante profite pour
régler les affaires courantes du secrétariat : frappe des
dossiers, enregistrements des commandes, classement des
factures et des réclamations, courriers divers, etc. Le gros du
travail consiste à recevoir les coups de téléphone et à tenir
pour chacun des vendeurs un carnet de bord établi par ordre
prioritaire. En outre, le rôle de l’assistante est plus que
stratégique dans la mesure où c’est elle qui relance les
commandes quand les clients ne rappellent pas.
Tout cela suppose une complicité parfaite entre notre
assistante et le reste du personnel, même avec les agents de
maintenance, « notre assistante doit être en mesure de
répondre au coup par coup à chaque problème posé par la
clientèle .Quand nous ne sommes pas là elle prend le relais
commercial et elle assure par sa compétence une présence
« Graphtop » à tout instant »témoigne P.Cassin.
Cette compétence F.Bertrand l’utilise également pour tenir à
jours le portefeuille d’activités des ingénieurs commerciaux
par départements, par application et par type de clientèle .Elle
suit de ce fait l’évolution des parts de marché de chaque
ingénieur et tire la sonnette d’alarmes quand le chiffre
d’affaire s’éloigne de l’objectif fixé. A partir de là trois mots
reviennent dans la bouche de F.Bertrand, quant elle explique
son rôle « discipline, rigueur et communication ».
Une telle organisation suppose également une bonne
formation de l’assistante .A raison de trois stages par an
organisés par le siège de Graphtop , elle suit des séminaires
techniques sur les nouveaux matériels ,et des cours de
psychologie commerciale au même titre que les spécialistes
de la maintenance et de la force de vente .
Son expérience passée l’a vraiment aidée a intégrer
rapidement l’équipe, puisqu’elle a travaille pendant trois ans
en tant qu’assistante de vente dans une agence de
photocopieurs, bien que cet emploi selon elle « n’a rien à voir
avec le poste actuel ».
TAF :
 Quelle procédure suit-on habituellement pour mener une
analyse de fonction ?
 Formalisez dans une fiche d’analyse de fonction le poste
tenu par Francine Bertrand.