Document de Spécifications Fonctionnelles

Ciment du Maroc – QuickQuote 1

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Le présent document a pour but de décrire le processus métier de la commercialisation

BPE As-Is (dans l’état) et To-Be (à automatiser), il est élaboré suite à des entretiens et
ateliers menés avec les responsables métiers.

HISTORIQUE DES REVISIONS DU DOCUMENT

Version Date Modifications Auteurs
1.0 15/11/2021 Création Adil JIRI

REDACTEURS
Nom Position Commentaires
Adil JIRI Chef de projet N/A

POUR TOUTE DEMANDE CONCERNANT CE DOCUMENT

Nom Téléphone Email
Adil JIRI 06.61.04.18.81 ajiri@alexsys.solutions

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Table des matières

1. PRÉAMBULE ............................................................................................................................................... 4
1.1. OBJECTIFS DU DOCUMENT ............................................................................................................ 4
1.2. ABREVIATIONS ET DEFINITIONS ..................................................................................................... 4
2. AUTOMATISATION DU PROCESSUS DE LA FONCTION COMMERCIALE ...................................................... 5
2.1. PRÉSENTATION .............................................................................................................................. 5
2.2. MATRICE DES FONCTIONNALITES .................................................................................................. 5
2.3. IDENTIFICATION DES ACTEURS ...................................................................................................... 7
3. DESCRIPTION FONCTIONNELLE DÉTAILLÉE ................................................................................................ 8
3.1. INTRODUCTION .............................................................................................................................. 8
3.2. SAISIE DE DONNÉES DE PROSPECTION CLIENT & OFFRES DE PRIX ................................................ 9
3.3. OUVERTURE DE COMPTE CLIENT ................................................................................................. 12
3.4. GESTION DES COMMANDES DES CLIENTS ................................................................................... 14
3.5. AUGMENTATION DE PLAFOND .................................................................................................... 16

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1. PRÉAMBULE
1.1. OBJECTIFS DU DOCUMENT
L'objectif de ce document est de préciser les spécifications fonctionnelles détaillées
des processus métier afférents au système de processus de la fonction commerciale
BPE (QuickQuote) dans le cadre de l'acquisition de ce système. L'élaboration de ce
document a pris en considération l'étude du système existant pour en extraire les
procédures de traitement spécifiques au processus de la commercialisation BPE au
sein du groupe Ciment du Maroc.

Le résultat de l'étude du système existant fera l'objet d'une description détaillée dans
la suite de ce document, allant de la rédaction des règles de gestion générales et
spécifiques, jusqu'au détails des processus individuels qui caractérisent chaque
traitement.

1.2. ABREVIATIONS ET DEFINITIONS

Abréviation Signification
BPE Béton Prêt à l'Emploi
CAB Centrale à Béton
CMP Coût Moyen de la Production
DP Durée de Paiement

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2. AUTOMATISATION DU PROCESSUS DE LA FONCTION COMMERCIALE

2.1. PRÉSENTATION
Le projet de développement du système de « QuickQuote » s’inscrit dans le cadre de
l’engagement du groupe Ciment du Maroc dans une démarche ayant pour objectif
l'optimisation de son système de gestion de commercialisation BPE en tant que groupe
industriel spécialisé dans la fabrication du béton prêt à l'emploi. En vue de facilité et
d'accélérer le processus commercial, Ciment du Maroc s'est lancé dans un programme
ambitieux de mise en place d'un système d'information qui jouera le rôle de HUB de
traitement des commandes des clients, incluant toutes les étapes du processus
commercial, allant de la prospection des nouveaux client et projet, réception des
commandes jusqu'au livraison.

2.2. MATRICE DES FONCTIONNALITES

MODULES SOUS-MODULES FONCTIONNALITÉS
Création d'un nouveau rôle
Gestion des rôles
Activation/Désactivation d'un rôle
Création des comptes des
Sécurité et utilisateurs
Authentification Gestion des Réinitialisation du mot de passe
utilisateurs d’un compte bétonnier
Activation/Désactivation des
comptes utilisateurs
Ajout d’un nouveau client
potentiel.
Modification des données d’un
Module de gestion
Gestion de données client potentiel.
de prospection client
des clients potentiel Désactivation de compte d’un
potentiel
client potentiel.
Consultation des informations d’un
client potentiel.

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Edition des listes des client

potentiel.
Edition de la fiche d’un client
potentiel avec toutes les données
Reporting & indicateurs
prospection client potentiel
Saisie de tarif proposé
Modification de tarif proposé.
Validation de tarif proposé.
Module de gestion
Préparation des offres Révision de tarif de transport en
de préparation des
de prix BPE hausse ou en baisse.
offres de prix BPE.
Edition du tarif proposé
Reporting & indicateurs
préparation des offres de prix BPE
Création d’un compte client
Modification du compte client
Activation/Désactivation d’un
compte client
Module de gestion
Ouverture du compte Moteur de recherche des comptes
d’ouverture du
client. clients
compte client
Edition de la fiche d’un compte
client.
Reporting & indicateurs ouverture
du compte client.
Consultation de situation de crédit
des clients.
Module de gestion Blocage des comptes clients avec
contrôle de crédit Gestion contrôle de motif.
des clients. crédit des clients. Déblocage des comptes clients
Augmentation de plafond
Reporting & indicateurs Contrôle
Crédit.

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Saisie d’une nouvelle commande

client.
Modification des données d’une
commande client.
Module gestion des
Gestion commandes Annulation d’une commande
commandes des
des clients client.
clients.
Moteur de recherche des
commandes de béton.
Reporting & indicateurs
commandes des clients
Récupération de la situation du
client à partir du module Contrôle
Interfaçage avec SAP Crédit.
Débocage du client avec
Module
régularisation du motif de blocage.
d’interfaçage
Insertion des commandes validées
Interfaçage avec dans la base du système Centrale
Centrale Manager Manager de gestion de la
production.

2.3. IDENTIFICATION DES ACTEURS

L'interaction des utilisateurs avec le système pour effectuer des opérations sur les
commandes (Réception, Validation, Production, etc. ...) distingue entre une multitude
de profils, chacun disposant des habilités lui permettant d'accéder aux fonctionnalités
adaptées à son profil. Les utilisateurs identifiés sont les suivants :
• Commercial
• Chef de secteur
• Chef de vente
• Responsable Commercial
• Directeur d’activité
• Prescripteur Technique
• Responsable Logistique
• Contrôle Crédit

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3. DESCRIPTION FONCTIONNELLE DÉTAILLÉE

3.1. INTRODUCTION
A l’issue des séances de travail menées par les membres de l’équipe du projet pour
discuter les différentes procédures du processus métier, notre compréhension des
besoins déduite est formalisée dans ce chapitre de spécifications fonctionnelles
détaillées.
Le traitement des commandes de l’export se composent des étapes suivantes :
• Saisie de données de la prospection client ;
• Saisie de l’offre de prix BPE ;
• Définition de prix des services (Transport/Pompage) ;
• Validation de prix BPE + Prix de services (Transport/Pompage) ;
• Proposition de prix pour le béton spécial ;
• Création d’un nouveau client ;
• Contrôle Crédits des clients ;
• Déblocage des comptes clients ;

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3.2. SAISIE DE DONNÉES DE PROSPECTION CLIENT & OFFRES DE PRIX

❖ Acteurs concernés :
▪ Commercial
▪ Chef de ventes/Responsable Commercial/DA BPE
▪ Prescripteur Technique
▪ Responsable Logistique

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❖ Description du processus de fonctionnement :

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Légende :
1. Le commercial BPE réalise la prospection des nouveaux clients ou des nouveaux
chantiers.
2. En cas d’un nouveau client, le commercial procède au renseignement de la fiche
du nouveau client/chantier. (Détaillé dans le processus d’ouverture de compte)
3. Le commercial procède à la préparation de l’offre de prix BPE.
4. En cas de (+) ou (-) value du prix de transport et pompage, le responsable
logistique définit les nouveaux prix des services.
5. L’offre de prix des services est communiquée à l’administration des ventes pour
paramétrer les prix des services pour la commande en question.
6. En cas de commande du béton spécial, la commande est envoyée au
prescripteur technique pour l’étude de formulation et proposition du tarif.
7. En cas de commande du béton normal avec tarif en vigueur et durée de
paiement <= 60 mois, la commande est envoyée au service d’administration des
ventes pour paramétrage des prix.
8. En cas de commande du béton normal avec tarif inférieur au tarif en vigueur ou
durée de paiement > 60 mois, l’offre de prix est envoyée pour validation selon
taux de remise accordé au chef de vente, responsable commercial ou directeur
d’activité BPE.
9. L’offre est remise au commercial concerné pour la remettre à son tour au client.

❖ Règle de gestion
1. Le commercial spécifie la méthode d’envoi de l’offre commerciale au client (Par
mail, format papier).
2. Une commande ne peut être créée qu’après la création du compte client, et le
chantier de livraison.
3. Une commande ne peut pas être créée pour un client bloqué sauf s’il régularise
sa situation financière au sein du groupe.
4. Une commande peut être saisie par n’importe quel agent commercial, mais elle
sera gérée par le commercial qui gère le compte du client en question.

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3.3. OUVERTURE DE COMPTE CLIENT

❖ Acteurs concernés :
▪ Commercial
▪ Chef de ventes/Responsable Commercial/DA BPE
▪ Administration Contrôle Crédits
▪ Administration des ventes.
▪ Responsable Logistique.
❖ Description du processus de fonctionnement :

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Légende :
1. Le commercial BPE commence par la vérification d’existence d’un compte client
appartenant au client en question. La recherche doit être effectuée par
ICE/RC/Raison Sociale pour les entreprises clientes, et par CIN pour les
particuliers.
2. S’il s’agit d’un nouveau client, le commercial renseigne la fiche client.
3. Les conditions et moyen de paiement sont validés par le responsable
commercial ou par le directeur de l’activité BPE. En cas de validation de ces
éléments, la fiche du client est envoyée à l’administration « Contrôle Crédits »
pour la création du compte client sur SAP.
4. Le commercial reçoit le code SAP du client créé.
5. Le commercial renseigne la fiche du nouveau chantier.
6. L’administration des ventes procède à la création du chantier sur le SAP.
7. Le responsable de la logistique est informé de la création du nouveau chantier.
8. Le commercial reçoit le code SAP du nouveau chantier.
9. En cas de conditions particuliers ou vente à crédit, le commercial établit la
demande de plafond d’encours et la soumit à l’administration Contrôle Crédit.
10.L’administration Contrôle Crédit procède à la création du plafond d’encours
pour le client en question.

❖ Règle de gestion
1. Un chantier ne peut pas être créé pour un client figurant dans la liste noire.
2. Le plafond d’encours n’est pas figé, il peut être révisé en hausse et en baisse en
fonction de nombre de chantier, et de solvabilité du client.

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3.4. GESTION DES COMMANDES DES CLIENTS

❖ Acteurs concernés :
▪ Commercial
▪ Responsable logistique
▪ Administration Contrôle Crédits
❖ Description du processus de fonctionnement :

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Légende :
1. Le commercial reçoit l’avis du client par rapport à l’offre de prix de béton
communiquée.
2. Si l’offre est accéptée par le client, le commercial consulte la situation du client
en question, ainsi que son plafond d’encours.
3. Le commercial procède à la saisie de la commande sur système QuickQuote.
4. Une fois la commande est saisie, le service procéde à la vérification de la
situation de régularisation du client.
5. Si la situation de régularisation est normale, l’administration Contrôle Crédits,
débloque la commande.
6. Si le client est en situation de blocage, le commercial sera notifié afin qu’il invite
le client à régulariser le motif du blocage.
7. Le service logistique consulte la liste des commandes débloquées par
l’administration Contrôle Crédits.
8. Le service Logistique procéde à la livraison des commandes.
9. Après la livraison d’une commande, le commercial concerné reçoit la
notification de la livraison.
10.En cas de rejet de l’offre, le commercial renseigne le motif de rejet de l’offre.

❖ Règle de gestion
1. Les commandes d’un client bloqué ne doivent pas être livrées.
2. Le service logistique n’est pas obligé de livrer les commandes par ordre de saisie,
mais plutôt par ordre de priorité qu’il définit lui-même.

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3.5. AUGMENTATION DE PLAFOND

❖ Acteurs concernés :
▪ Commercial
▪ Administration Contrôle Crédits
❖ Description du processus de fonctionnement :

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Légende :
1. Le commercial consulte le score de solvabilité et respect des engagements du
client en question.
2. Si le client dispose d’un bon score, le commercial établit une demande
d’augmentation du plafond pour le compte de ce client.
3. L’administration Contrôle Crédit, procède à l’étude et validation de la demande
d’augmentation du plafond pour le client en question.
4. En cas de validation, l’administration Contrôle Crédit, réalise le paramétrage du
nouveau plafond sur SAP.
5. En cas de validation ou de rejet de la demande, le commercial est notifié par la
décision de l’administration Contrôle Crédit.

❖ Règle de gestion
1. Il ne faut pas bloquer la saisie de la demande d’augmentation de plafond
même en cas d’un mauvais score.

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FIN DE DOCUMENT

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