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BAILLEUL Valrie CLEMENT Erika MOREL Florence

AUDIT DU RECRUTEMENT
DESS CONTROLE DE GESTION SOCIALE Universit de Paris SUD Sceaux Facult Jean Monnet

Cours de Monsieur BERLAND

ANNEE UNIVERSITAIRE 2000 - 2001

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N e

Le recrutement est, en fait, la dernire opration par ordre chronologique : ce n'est qu'aprs avoir puis divers moyens tels que la promotion interne, les reclassements, les transferts, que les entreprises recourent au march externe de l'emploi pour combler leurs besoins. Les besoins futurs en personnel dpendent directement des objectifs gnraux de l'entreprise, des programmes de production et d'un inventaire des ressources humaines, les objectifs en matire de gestion prvisionnelle du personnel devraient donc reflter la philosophie gnrale du management faute de quoi les oprations de recrutement risquent d'tre inefficaces.

Pour procder un audit du recrutement, il est ncessaire de rassembler des informations ayant trait aux objectifs, politiques, programmes, et procdures de slection, de

recrutement, d'accueil, et de dpart ; de recueillir les donnes concernant les divers cots de

recrutement, notamment partir de celles transmises par le contrle de gestion ; d'examiner les fichiers de personnel et les dossiers individuels ; de considrer les apprciations portant sur les performances des nouveaux embauchs, au moment de leur embauche et quelques temps aprs ; d'tudier les statistiques d'embauche, de turnovers d'effectifs par catgorie,

formation initiale, exprience, qualification, date et lieu d'embauche, origine gographique,

service o le nouvel embauch a commenc sa carrire, etc. Dans certaines situations, il est

utile de dpouiller les entretiens de dpart, pour connatre les motifs ayant pouss les nouveaux embauchs quitter l'entreprise.

l'efficacit des procdures et politiques des recrutements mises en uvre, de diagnostiquer les problmes ventuels, d'en connatre les causes, et de proposer des recommandations de solutions.

L'auditeur doit avoir une connaissance prcise des rfrentiels, et notamment du processus du recrutement et de la structure des cots y affrant : c'est une aide tout autant qu'un guide pour l'auditeur, qui dans chaque tape du processus du recrutement dclera les points forts et les problmes l'aide d'indicateurs qui lui permettront de porter une apprciation sur l'efficacit et l'efficience en ce domaine.

responsables, l'auditeur tablira un constat de la situation, afin de dterminer l'efficience et

A partir de ces informations crites et des rsultats d'entretiens mens avec les diffrents

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I PHASE PREPARATOIRE : COMPREHENSION DES PROCEDURES ORGANISATION


Service du personnel

PROCEDURE

PROCEDES

MOYENS
Analyse des facteurs externes Economiques Sociaux Technologiques Concurrentiels Lgislatifs (sinsrer dans lespace juridique pour les dparts de la main duvre) Analyse des facteurs internes Budgets Plans stratgiques de dveloppement de lentreprise Objectifs de productivit Rglement interne, convention collective

Gestion prvisionnelle du Planification des Ressources personnel Humaines

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Analyse des besoins en Ressources Humaines Evolution quantitative des besoins en Ressources Humaines Analyse de la tendance

Ratios Bilan social Prvisions des experts : Enqutes formelles Dcisions instantanes Techniques spcifiques en fonction de lentreprise

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ORGANISATION

PROCEDURE

PROCEDES
Estimation des dparts Dcs

MOYENS
Pyramides des ges Pyramides des anciennets Mthodes de rgression Extrapolation Statistiques

MUTATIO
N
Prretraite Retraite Congs sans solde Service militaire

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Estimation des entres Estimation gnrale Evolution qualitative des besoins en Ressources Humaines Estimation des besoins futurs en fonction du niveau de qualification

Estimation des besoins par la hirarchie Intgration des objectifs de production Diffrences entre les sorties et les entres

Plan de promotion interne Plan de formation interne Diplmes Intgration des nouvelles technologies Carte prvisionnelle des emplois

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ORGANISATION

PROCEDURE

PROCEDES
Description des postes

MOYENS
Fiches dtailles Identification de lemploi Comptences souhaites Mission de lemploi court et moyen terme Situation dans lorganigramme Inventaire des attributions Description des activits Marges dautonomie Contrle par le suprieur Moyen matriel et humain Planification des ressources humaines Demandes des suprieurs hirarchiques Edition dune fiche de demande (niveau souhait, ge)

Prparation du recrutement Expression de la demande

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Analyse de la demande

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Analyse de la fiche de demande Vrification des besoins rels Solutions provisoires : Intrim CDD Sous-traitance Dcision finale (ngative ou positive)

ORGANISATION

PROCEDURE

PROCEDES
Description du poste

MOYENS
Si poste existant Fiche dtaille existante Si cration de poste Cration de la dfinition (fiche) du poste Fiches dtailles des exigences souhaites Age Formation Exprience Caractristiques personnelles recherches Rmunration Dlai de prise de fonction Information interne : Affichage Note de service Journaux de lentreprise Exploitation directe des fichiers existants Existence des plans de carrire

Recherche des candidatures Prospection interne

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Description du profil souhait du candidat

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ORGANISATION

PROCEDURE

PROCEDES
Prospection externe (mthode de recherche)

MOYENS
ANPE/ APEC Candidatures spontanes Annonces Agences de personnel temporaire Recrutement externe pour du court terme - CDD Bureau de lemploi Salons de recrutement Cabinet de recrutement Proposition de stage Meeling auprs de nouveaux diplms

Slection des candidats

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Premier tri Entretien

Analyse de la lettre de motivation et du CV Confrontation des carts des postulants avec les exigences du poste (profil) Envoi dun questionnaire aux candidats Prise de rendez-vous pour entretien pour les candidats retenus Accueil du candidat Tests ventuels (graphologiques, psychomtriques, de groupe) Rsultats des tests Recherche dinformations sur les candidats Vrification des caractristiques du candidat (diplmes, exprience) Prsentation du poste au candidat

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ORGANISATION

PROCEDURE

PROCEDES

MOYENS
Si retenu aprs le premier entretien Entretien avec le suprieur hirarchique Vrification du casier judiciaire Vrification des rfrences

Embauche

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Dcision Rdaction du contrat Accueil et intgration dans le service

Dcision prise par DRH, directeur gnral, suprieur hirarchique Dcision dembauche signe par DRH, DG

Style de contrat : - CDD - CDI

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Sminaires dintgration Prsentation de lentreprise, des collgues Evaluation en cours et en fin de priode dessai

II - DIAGNOSTIC / DEMARCHE DE LAUDITEUR QUESTIONS DE FOND


Est-ce que la planification des Ressources Humaines est efficace ? Les responsables (dcideurs) sont-ils bien informs des facteurs externes et internes pouvant influencer cette planification ?

QUESTIONS DE DETAIL
Le service des Ressources Humaines (RH) reoit-il des revues de presse professionnalises sur les indicateurs conomiques, les dernires tendances en management, les nouvelles technologies propres leurs activits ? Le service des RH est-il abonn une revue du droit du travail ? Travaille-t-il en collaboration avec le service juridique de lentreprise (sil y en a un) ? Le service des RH est-il inform des objectifs de chaque service, de la stratgie globale de l'entreprise, et du budget qui lui est allou ? La convention collective est-elle bien dfinie et connue du service des RH ?

RISQUES
Possibilit de manque de performance de lentreprise et de comptitivit donc risque de licenciements conomiques

TESTS
Test 1

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Comment et par qui sont dfinies les RH ?

Risque de non-respect de la procdure lgislative en cas de licenciement (ou de toute autre sorte de dparts volontaires ou non) Prudhommes Analyse errone de la planification si mauvaise communication entre les services. Possibilit de non mise jour des documents.

N e

Mauvaise matrise des rgles (indemnits, prime) en cas de dparts (licenciement, retraite) Dcision non optimale si mauvaise collaboration entre services Test 2

QUESTIONS DE FOND
Les besoins de lentreprise sont-ils bien analyss ? Lestimation des besoins futurs est-elle juste ?

QUESTIONS DE DETAIL
Le bilan social est-il pertinent en terme de dparts ? Les indicateurs de moyens sont-ils les plus pertinents par rapport aux prvisions recherches ?

RISQUES

TESTS

Est- ce quil y a une bonne prparation et utilisation de la fiche dtaille ? Est- ce quelle dcrit bien les postes ? Recense-t-elle avec prcision les salaris de lentreprise ?

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Existe t-il une fiche dtaille pour tous les postes ? La description des postes est-elle cohrente avec le travail effectif, la ralit (qualit de linformation). Qui tablit ces fiches ? Est- ce que tous les postes ont lieu dtre (utilit des postes) Y a-t-il un suivi rgulier des fiches ?

Mauvaise estimation des dparts Test 3 donc des besoins en terme de main duvre Gestion prvisionnelle inefficace.

Analyse biaise du poste recrutement inefficace Organigramme incohrent avec structure de lentreprise Mauvaise adquation entre performances, les motivations salari et la description du poste.

et la les du

Test 4

N e

QUESTIONS DE FOND
Existe-il une priorit de la chartre promotionnelle ? Est-ce quil y a une bonne information des postes vacants ou des crations de postes aux salaris de lentreprise ? La recherche de candidatures externes est-elle justifie et fiable ?

QUESTIONS DE DETAIL
Existe-t-il un lieu daffichage prcis et connu de tous dans lentreprise ?

RISQUES

TEST

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Lentreprise peut passer ct de Test 5 salaris (personnes internes dj qualifies pour les postes pourvoir). Existe-t-il une revue interne relatant toutes les opportunits de postes Cots de recrutement et de formation levs et inutiles. pourvoir dans le groupe ? Qui sen Mauvais climat social, et mauvaise occupe ? Qui la reoit ? intgration pour le nouveau venu (personne externe). Est-ce que lentreprise favorise une politique de promotion, mutation, Les suprieurs hirarchiques peuvent formation ? dissimuler la revue interne, afin de garder leurs meilleurs salaris Est-ce que lentreprise ne devrait pas utiliser la flexibilit interne (heures Gaspillage de comptences. supplmentaires), avant daller sur le march du travail (flexibilit Risque dun recours trop excessif Test 6 aux emplois prcaires (intrim, externe) ? CDD) ou la flexibilit interne ou au contraire trop favoriser le Lentreprise sadresse-t-elle aux bons recrutement long terme (CDI). organismes de recrutement pour Des cots sociaux, financiers satisfaire sa recherche de candidats ? inutiles.

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QUESTIONS DE FOND
Est-ce que la procdure de slection est correcte ?

QUESTIONS DE DETAIL
Existe t-il un classement efficace des CV ? Les priorits dfinies par la campagne de communication ont-elles donn les rsultats attendus ? Les moyens de communication sont-ils efficaces (candidats intressants) ?

RISQUES
Risque dcarter certaines candidatures intressantes. Public mal cibl. Pas assez de candidatures donc un choix trop restreint.

TEST
Test 7

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Test 8

Est-ce que tous les candidats retenus passent un entretien avec un membre des RH ? Est-ce que tous les candidats retenus passent un entretien avec les personnes qui ont une connaissance suffisante des postes pourvoir, comme les suprieurs hirarchiques ? Qui dcide du choix final ?

Aucune matrise du psychologique du salari

profil

Est-ce que le choix final de slection des candidats est satisfaisant ?

N e

Si le suprieur hirarchique nest pas daccord avec la dcision finale de recrutement, le Test 9 recrutement est rat et mauvaise entente future trs envisageable.

QUESTIONS DE FOND

QUESTIONS DE DETAIL
Le service des Ressources Humaines a-t-il les comptences pour laborer des contrats de travail ? Les RH matrisent-elles bien la lgislation des contrats de travail ?

RISQUES
Mauvaise connaissance lgislative des RH propos du contrat de travail

TEST

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Qui labore le contrat de travail ? Qui le signe ? Est-ce quil y a un gros pourcentage demploys ne finissant pas leur priode dessai ? La procdure dembauche a-t-elle t bien mene ? Le nouvel embauch bnficie-t-il dun accueil convenable et dune formation de la part de ses collgues, de son suprieur hirarchique ?

Mauvaises pratiques de slection. Le candidat retenu nest pas la personne recherche ou mauvaise description du poste au salari (non satisfait de cette nouvelle embauche). Mauvaise prise de poste Incomptence du nouvel embauch Cots de formation levs

Test 10

N e

La phase daccueil permet-elle au candidat de sinsrer facilement dans lentreprise ?

Test 11

TESTS TEST 1 : Soumettre cette grille de questions plusieurs personnes du service des RH et des chefs de dpartement. (cocher la case correspondante la rponse).
Revues spcialises dans : Reu dans votre service Reu mais dans un autre service que le votre Lu Non lu Non reu dans lentreprise

Lu Indicateurs conomiques Tendances en management Tendances en recrutement Technique: sur activit de lentreprise Droit du travail La situation concurrentielle du march propre lactivit de lentreprise. La formation, les filires universitaires, les grandes coles : Diplmes

Non lu

Questionnaire soumettre uniquement aux membres du service des RH. Etes-vous inform sur le rglement intrieur ? Etes-vous inform sur la convention collective ? Etes-vous prvenu de chaque modification apporte aussi bien au rglement intrieur qu la convention collective ? Etes-vous inform et avez vous accs au plan stratgique de lentreprise, aux objectifs et budgets de chaque service, aux prvisions des ventes et de production ? Si oui ; est-ce que cela est ralis rgulirement ?

Test 2 :

Dterminer comment et par qui sont dfinis les besoins en RH : Questionnaire soumettre tous les responsables de services et au Directeur Gnral.

Qui est lorigine de la dcision danalyser, daugmenter les RH ? Direction gnrale Direction des RH Suprieur hirarchique du service concern Plusieurs solutions sont possibles Prciser lesquelles..

Qui est charg dvaluer les besoins en RH ? Direction gnrale Direction des RH Suprieur hirarchique du service concern Plusieurs solutions sont possibles Prciser lesquelles..

Qui prend la dcision finale ? Direction gnrale

Direction des RH

Suprieur hirarchique du service concern

Plusieurs solutions sont possibles Prciser lesquelles..

Test 3 :

Remplir et examiner les rsultats partir des indicateurs fournis par le bilan social.

Prvision du bilan social n-2 Dmission Licenciement pour motif conomique Licenciement pour motif personnel Dpart en cours de la priode dessai Dpart volontaire (retraite, prretraite)

Chiffres constats au dbut de n-1

Ecarts

Note de confiance des indicateurs

Test 4 :

Observer lexcution des tches afin de savoir ce qui se passe dans la ralit et comparer avec ce qui devrait en tre (selon la fiche dtaille). Raliser des entretiens avec un chantillon de salaris propos de leur poste. Identification du salari et de son poste : O se trouve le poste ? Questions sur les tches du poste : 1. Quoi ? 2. Avec qui ? 3. Quels sont les outils, supports, matriels utiliss ? Questions sur le systme de relation du poste : 1. Quelle est la place du poste dans la hirarchie ? 2. Quelle est la relation fonctionnelle ? Questions sur les exigences du poste ? 1. Quelles sont les exigences physiques ? Quelles sont les exigences intellectuelles ? Quelles sont les exigences de formation ? 2. Quelles sont les expriences professionnelles souhaites ?

Test 5 :

LAuditeur devra tudier les plans de carrire et les valuations dun chantillon reprsentatif de salaris. Il posera ce questionnaire au DRH et des salaris pour savoir si lentreprise favorise le recrutement interne, en formant ses salaris. Quel est le pourcentage de la masse salariale forme par an ? Ny a t-il pas favoritisme de certaines catgories pour les formations ? Qui dcide des salaris former ? Est-ce quun objectif dvolution de carrire est fix pour chaque formation ? Est-ce que les plans de carrire sont suivis et remis jour rgulirement ?

Il vrifiera que la politique de promotion est bien prsente et en action dans lentreprise : Projection sur 5 ans Cadres Effectif au 31/12/N Cration de postes ou postes vacants sur 5 ans Promotion interne Embauche extrieure Effectif au 31/12/N+5 TAM Ouvriers qualifis Ouvriers non qualifis Total

Test 6 : LAuditeur vrifiera quels types dactions lentreprise a recours pour faire face un surcrot dactivit - temporaire
- sur longue priode.

Actions : Flexibilit interne Heures supplmentaires Flexibilit externe Sous-traitance CDD Stagiaires Travail temporaire Embauche sur du long terme

Heures complmentaires Report de congs Rcupration

LAuditeur sassurera que le service des RH identifier les critres de choix avant de dcider de la solution. Lgalit Cot financier Cot social Dlai de mise en uvre Acceptabilit par les salaris Impact sur la productivit

Test 7 :

LAuditeur testera le responsable du recrutement, en lui demandant de sortir une candidature prcise (avec un profil bien prcis).

Test 8 : Test 9 :

LAuditeur examinera le nombre de candidatures spontanes sur une priode donne, ainsi que le nombre de rponses une annonce. LAuditeur vrifiera, pour plusieurs recrutements, la totalit des documents rentrant dans la procdure dembauche : La demande dembauche Questionnaire CV Rsum de lentretien Contrat de travail

Test 10 :

Pour valuer les erreurs de recrutement, on peut utiliser cet indicateur pour une priode t : Nombre de dparts de nouveaux embauchs au cours de la priode dessai durant t Nombre dembauchs en t

Test 11 :

Mauvaises pratiques de slection, le candidat retenu nest pas la personne recherche. Ou mauvaise description du poste au salari (non satisfait de cette nouvelle embauche), afin de se faire une opinion sur la qualit du travail. Ce qui sera transmit lauditeur Si lopinion semble dfavorable pour le nouvel embauch, lAuditeur vrifiera si ceci provient : Dun manque de formation, adaptation Dun manque de comptence ou motivation