RandriamampianinaHerihanitraA GES M1 10

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO
********************
FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE,
DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE
********************
DEPARTEMENT GESTION
********************
Option : Audit et Contrôle
MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION
Présentée par : RANDRIAMAMPIANINA Herihanitra Annick
Sous l’encadrement de :
ENCADREUR PEDAGOGIQUE ENCADREUR PROFESSIONNEL
RAVALITERA Basile ANDRIAMAHEFA Bruno Julien

Enseignant vacataire au département Gestion Responsable des ressources humaines au
sein de la New Print
A.U : 2009/2010
Session : 06 Décembre 2010
SOMMAIRE
SOMMAIRE
AVANT PROPOS
REMERCIEMENTS
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES FIGURES
LISTE DES TABLEAUX
INTRODUCTION
PARTIE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEWPRINT ET DESCRIPTION DU SYSTEME
FACTURATION APPLIQUE
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEW PRINT
Section 1 : Généralités sur l’entreprise
Section 2 : Les objectifs de la société
Section 3 : Structure et activités de NEW PRINT
CHAPITRE II : SYSTEME ET PROCEDURE DE FACTURATION EXISTANTS
Section 1 : Diagramme de circulation des documents
Section 2 : Description du système
Section 3 : Procédures utilisées
PARTIE 2 : DIAGNOSTIC ET ANALYSE SUR LA FACTURATION AU SEIN DE LA SOCIETE
CHAPITRE I : DIAGNOSTIC SUR LE SERVICE FACTURATION
Section 1 : Procédé de facturation au sein du système cycle vente
Section 2 : Les points forts du système
Section 3 : Les faiblesses de la procédure en place
CHAPITRE II : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
Section 1 : Les causes des points faibles
Section 2 : Les risques liés à ces faiblesses
Section 3 : Leurs impacts sur le système
PARTIE 3 : MISE EN PLACE ET PROCEDURE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE
CHAPITRE I : MISE EN PLACE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE
Section 1 : Présentation du service facturation
Section 2 : La structure de la facture
Section 3 : Circuit et processus d’établissement d’une facture
CHAPITRE II : PROPOSITION DE NOUVELLES PROCEDURES CYCLE VENTE
ET FACTURATION
Section 1 : Les nouvelles procédures
Section 2 : Le diagramme de la circulation des documents
Section 3 : Les avantages de la mise en place de ce système et de ces procédures
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
AVANT-PROPOS
A l’issue de l’étude universitaire de second cycle, chaque étudiant en quatrième année

de la filière gestion, prépare son diplôme de maîtrise. A cet effet, il doit réaliser un mémoire
de fin d’études. Et pour la réalisation de ce mémoire, il est amené à effectuer des stages au
sein d’une entreprise.
Etant donné que nous faisons partie de ces étudiants, nous avons donc effectué les nôtres,
pendant trois mois au sein de l’entreprise NEW PRINT. Nous espérons que les investigations,
effectuées au cours de ces stages vont nous permettre de réaliser convenablement notre
mémoire.
REMERCIEMENTS
En premier lieu, nous tenons à remercier Dieu qui nous a permis d’effectuer cette
mémoire. Gloire à toi au plus haut des cieux.
Nous présentons aussi nos très vifs remerciements les plus chaleureux à
 Monsieur ANDRIATSIMAHAVANDY Abel, Professeur titulaire, Président de
l’université d’Antananarivo ;
 Monsieur RANOVONA ANDRIAMARO, Maître de conférences, Doyen de la
Faculté de droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie de l’université
d’Antananarivo ;
 Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène, Maître de conférences, Chef de
département Gestion ;
 Madame ANDRIANALY Saholiniarimanana, Professeur, Enseignant
chercheur, Directeur du centre d’études et de recherche en gestion ;
 Monsieur RAVALITERA Basile, Enseignant vacataire au département
Gestion, encadreur pédagogique ;
 Tous les enseignants du département Gestion ;
 Monsieur ANDRIAMAHEFA Bruno Julien, Responsable des ressources
humaines de la société NEW PRINT, encadreur professionnel ;
 Tous les personnels de la société NEW PRINT;
A nos familles et proches, nous adressons notre plus profonde gratitude pour le soutien
qu’ils n’ont pas cessé de manifester tout au long de l’élaboration de ce mémoire.
Votre dévouement, votre humilité, votre compréhension et vos efforts respectifs nous
ont permis d’atteindre facilement et toujours dans la joie, les objectifs que nous nous sommes
assignés en préparant ce mémoire.
Merci à tous
LISTE DES ABREVIATIONS
AC : Au comptant
BAT : Bon à tirer
BAR : Bon à rouler
BC : Bon de commande
BCC : Bon de commande client
BCI : Bon de commande interne
BL : Bon de livraison
BL B : Bon de livraison de couleur blanc
BL b : Bon de livraison de couleur bleu
BL R : Bon de livraison de couleur rose
BFV : Bankin’ny Fampandrosona ny Varotra
BMOI : Banque Malgache de l’Océan Indien
CA : Chiffre d’affaires
CI : Contrôle interne
C M I : date de création, date de modification, date d’impression
COMPTA Saari : Comptabilité Saari
DCD : Diagramme de circulation des documents
DG : Directeur Général
DF : Dossier de fabrication
FA : Facture
GESCOM : Gestion commerciale
HT : Hors taxe
SARL : Société à responsabilité limitée
MP: Mode de paiement
MTT : Montant
MDR : Mode de règlement
NIF : Numéro d’identité fiscal
OP : Offre de prix
OT : Ordre de travaux
OBS : Observations
PAO : Publication Assistée par Ordinateur
PU : Prix unitaire
Quit : Quittance
QTE : Quantités
RAF : Responsable Administratif et financier
RDT : Responsable département technique
RIB : Relevé d’identité bancaire
RRH : Responsable ressources humaines
RC : Registre de commerce
SARL : Société à responsabilité limitée
Stat : Statistique
SVT V/BC : Suivant votre bon de commande
TP : Taxe professionnelle
THT : Total hors taxe
TTC : Total tous taxe comprise
TVA : Taxe sur la valeur ajoutée
3RA : Rabais, Remise, Ristourne
LISTE DES FIGURES
Figure n° 01 : Organigramme de la société New Print………………………………… -8-
Figure n° 02 : DCD du cycle de vente de l’entreprise New Print…………………… -22-
Figure n° 03 : DCD sur l’encaissement de règlement (cas de paiement à crédit,
au comptant). …………………………………………………………………………….-26-
Figure n° 04 : DCD sur l’encaissement de règlement (cas de paiement d’acompte)….….-27-
Figure n° 05 : Processus de création de nouveau client………………………………… -29-
Figure n° 06 : Processus d’établissement de la facture ………………………………… -29-
Figure n° 07 : Cahier de travaux………………………………………………………… -34-
Figure n° 08 : Tableau de bord de travaux en cours………………………………………-34-
Figure n° 09 : Modèle d’écriture de vente……………………………………………… -39-
Figure n° 10 : Modèle d’écriture de règlement……………………………………………-40-
Figure n° 11 : Position du facturier dans l’organigramme……….…………………………… -69-
Figure n° 12 : Modèle de facture………………………………………………………….-76-
Figure n° 13 : Modèle d’ordre de travaux…………………………………………………-78-
Figure n° 14 : Modèle de cahier de registre des commandes…………………………….. -81-
Figure n° 15 : Modèle d’état des factures……………………………………………… -90-
Figure n° 16 : Modèle de cahier d’enregistrement des règlements clients………………. -90-
Figure n° 17 : Modèle d’échéancier……………………………………………………… -91-
Figure n° 18 : Nouveau DCD du cycle vente (cas du paiement avec acompte)…………..-96-
Figure n° 19 : Nouveau DCD du cycle vente (cas paiement au comptant, à crédit)………-97-
Figure n° 20 : Nouveau DCD sur l’encaissement de règlement client……………………-98-
LISTE DES TABLEAUX
Tableau n° 01 : Effectifs du personnel par catégories professionnelles………………… -12-
Tableau n° 02 : Les personnels par section ……………………………………………… -13-
Tableau n° 03 : Tableau d’évolution du personnel sur les 7 dernières années……………-13-
Tableau n° 04 : Tableau des machines…………………………………………………… -15-
Tableau n° 05 : Les produits de New Print……………………………………………… -17-
Tableau n° 06 : Description de la réalisation du travail demandé ……………………… -23-
Tableau n° 07 : Grille d’analyse des fonctions assumées dans le cycle vente de New Print....
…………………………………………………………………………………………… -45-
Tableau n° 08 : Questionnaires du contrôle interne……………………………………… -46-
Tableau n° 09 : Récapitulation des points forts et points faibles ………………………... -52-
Tableau n° 10 : Feuille d’évaluation du cycle vente……………………………………... -63-
Tableau n° 11 : Description de la fonction « Facturier »………………………………… -70-
Tableau n° 12 : Mobiliers, matériels et fournitures de bureau pour le service facturation….
…………………………………………………………………………………………… -73-
Tableau n° 13 : Nouvelle description de la réalisation du travail demandé……………… -93-
-1-
INTRODUCTION
Actuellement, l’application du principe de séparation des tâches n’est pas toujours

respectée dans certaines entreprises pour des raisons multiples ; à savoir :
- le souci de réduire les charges,
- la méconnaissance de l’importance de cette séparation…
Or, cette négligence, si nous pouvons l’appeler ainsi a des répercussions néfastes pour son
développement. C’est ce que nous avons pu sentir en effectuant notre stage dans la société
NEW PRINT.
NEW PRINT est une imprimerie, d’où son activité est de vendre des prestations de
services. Comme toute entreprise, elle a une structure économique et sociale qui regroupe des
moyens humains, matériels et financiers. Ils sont combinés de manière organisée pour fournir
des prestations de services dans un environnement concurrentiel avec un objectif de
rentabilité.
Afin de réaliser les objectifs de la société, des politiques, des procédures et des règles doivent
être formulées. Les politiques sont des guides pour la prise de décision ou la réflexion en vue
d’atteindre les objectifs. Tandis que les procédures sont des guides d’actions qui précisent les
étapes à suivre, les règles à respecter pour mettre la décision en application.
Lors de notre stage au sein de NEW PRINT, nous avons remarqué le non-respect du
principe de séparation des tâches dans le cycle vente. Cette anomalie est due essentiellement à
l’inexistence de service facturation au sein de la société.
C’est pourquoi nous avons choisi d’intituler notre thème « PROCEDURE ET MISE EN
PLACE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE CAS DE L’ENTREPRISE NEW
PRINT »
La réalisation de cette étude a été menée en se basant sur :
- les bases théoriques acquises à l’Université,
- les articles lus dans les revues spécialisées,
- les documents via Internet,
- les entretiens effectués auprès des dirigeants et responsables de la société NEW
PRINT durant trois mois de stages fructueux,
- et surtout sur les heures de travail accordées par nos deux encadreurs professionnel et
pédagogique.
-2-
Ce travail s’articulera autour de trois parties essentielles.

Dans la première partie, nous exposerons la présentation de l’Imprimerie ; outre son
historique, nous évoquerons sa structure organisationnelle et ses activités. Nous y décrirons
aussi le système et la procédure de facturation appliqués par la société.
La seconde partie sera focalisée sur le diagnostic et l'analyse de la facturation.
Et dans la dernière partie, nous proposerons la mise en place du service facturation et de la
nouvelle procédure adéquate au système, ainsi que les observations sur les impacts positifs
que nous en tirons.
Pour la mise en place de ce service, nous adopterons une démarche structurée.
Préalablement à la mise en œuvre, il est préférable de décrire le système et la
procédure qui existent dans l’entreprise.
Et l’étude sur le système appliqué nous a permis de réaliser un examen d’où nous
pourrons dégager les points forts ainsi que les dysfonctionnements du domaine étudié, et de
mettre en relief les analyses critiques de la conjoncture actuelle.
Le diagnostic consiste à hiérarchiser l’importance de chaque cause donnant lieu à cette
faiblesse, et en tirer l’impact sur les processus étudiés.
La réalisation de ce diagnostic va nous permettre de proposer la mise en place du
service facturation informatisé.
Partie 1 : PRESENTATION DE LA SOCIETE
NEW PRINT ET DESCRIPTION DU
SYSTEME FACTURATION APPLIQUE
-4-
En premier lieu, nous allons définir notre périmètre d’action en présentant l’entreprise.
Cette étape s’avère nécessaire pour mieux cerner l’étude. Cette partie se compose de deux
chapitres.
Afin de mieux connaître l’entreprise, il sera préférable de présenter dans un premier chapitre
la société, en définissant ses objectifs ainsi que sa structure et ses activités. Dans un second
temps, le système de facturation appliqué sera décrit.
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEW PRINT

Ce chapitre va comporter 3 sections qui parleront d’abord des généralités concernant
l’entreprise, ensuite des objectifs de la société, et enfin de la structure et des activités de
NEWPRINT.
Section 1. GENERALITES SUR L’ENTREPRISE

Cette section nous permettra d’avoir de plus amples informations sur la société à
savoir son identité, sa présentation et son historique.
1.1 - IDENTIFICATION DE L’ENTREPRISE
a) Identité de l’entreprise :
Raison sociale : NEW PRINT.
b) Statut juridique :
 Société à responsabilité limitée (SARL)
 Siège social : Enceinte Immeuble ATELEMEC Ankorondrano (Boulevard de
l’Europe)
 Capital social : 20 000 000 Ariary
 Boite postale : 7 581
 Téléphone : 22 333 35
22 364 72
 Nº Fax : 22 364 71
 E – mail : Newprint@moov.mg
-5-
 Compte bancaire :
BMOI : 015 116 001 59 32
BFV SG : 21 010 – 309 37. 1
 Coordonnées fiscales :
NIF : 107006580
Stat. : 22201 11 1992 01 004
RC : 6337 / 00 B 00 446
1.2- PRESENTATION ET HISTOIRE DE NEW PRINT
1.2.1) Présentation
NEW PRINT est une entreprise d’imprimerie sise à la zone industrielle

d’Akorondrano. Elle est parmi les géantes dans ce domaine, de par sa taille et de sa capacité
de production. Elle fonctionne avec plus d’une soixantaine d’employés.
1.2.2) Historique
NEW PRINT, créée en 1993 par Monsieur Herinirina RAVOAVAHY et son épouse
Madame Clara RAVOAVAHY, est le benjamin des imprimeurs.
Au début c’était une entreprise individuelle. Tous les travaux ont été réalisés sur de simples
machines, à citer : typographique, simple massicot utilisant six employés.
Au cours des temps, elle a développé ses activités en créant un département PAO (Publication
Assistée sur Ordinateur) et un laboratoire.
Plus tard, elle a fait l’acquisition de deux machines plus performantes de marque
HEIDELBERG : GTO1 et GTO2 améliorant la qualité des productions et des prix.
En 1998 le service commercial fut créé pour pallier la concurrence.
En 2000 son activité étant plus sérieuse, l’entreprise devient une SARL.
La même année, elle s’est doté d’une nouvelle machine offset neuve 4 couleurs (GTO4)
-6-
Parmi ces principaux clients figurent :

 les grands magasins,
 les agences de voyages et Tours opérateurs,
 les banques,
 les agences de communication,
 des compagnies pétrolières,
 et toutes les sociétés qui exigent une grande qualité dans leurs publications.
Le principal objectif de la société est de donner satisfaction à toutes les exigences de

ses clients.
Depuis cette date, elle n’a cessé de progresser. Elle se développe constamment en investissant
de nouvelle machine « La Rotative Flexographie » et en s’ouvrant à de nouveaux marchés.
Après ce bref historique de la Société, nous allons parler de ses objectifs.
Section 2. LES OBJECTIFS DE LA SOCIETE
Les objectifs de la Société New Print peuvent être résumés comme suit :
 Fidéliser la clientèle.
 Prouver que les Malgaches peuvent se mettre à la hauteur des autres imprimeries
étrangères.
 Organiser l’entreprise dans le but d’améliorer la productivité, renforcer la compétence
de chaque service, pour offrir un produit de haute qualité et viser un taux de
rendement élevé.
 Transférer à l’annexe implantée au nord de la Capitale (Ambatolampikely Ivato)
toutes les unités de production pour la transformer en complexe qui abritera également
un grand magasin de stockage.
 satisfaire au mieux les besoins de la clientèle. La société ne cesse de s’investir pour
mettre en confiance ses clients.
Après avoir énoncé les objectifs de la société, entamons maintenant la rubrique structure et
activités de l’entreprise.
-7-
Section 3. STRUCTURE ET ACTIVITES DE L’ENTREPRISE

Le terme structure désigne, dans son sens étroit, « l’organisation générale de
l’entreprise, représentée schématiquement par l’organigramme ci-dessous ». Dans une vision
très large, il se définit comme « un ensemble de dispositifs, permettant de répartir, de
coordonner et de contrôler les activités, et d’orienter le comportement des hommes dans le
cadre des objectifs de l’entreprise ». Cette définition de CHARPENTIER Pascal 1 montre que la
structure permet de manière plus ou moins formalisée les modes principaux de division du
travail entre les unités et les mécanismes de collaboration et de coordination assurant la
cohérence globale de l’organisation.
Cette section se subdivisera en 7 sous sections à savoir :

- la structure organisationnelle,
- répartition des effectifs du personnel
- l’environnement
- activités et moyens mis en œuvre par la société
- les produits de la société
- ses concurrents
- les clients et les fournisseurs de NEW PRINT
3.1 - STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
3.1.1) L’organisation interne :

L’organisation interne de la société est représentée par sa structure qui se définit
comme la mise en place des différentes fonctions retenues pour être exercées au sein de la
société ainsi que les liaisons entre ces fonctions.
1
CHARPENTIER Pascal (1998), « L’entreprise et ses structures », in Management et organisation des
entreprises, cahiers français, n° 287, juillet/septembre, pp.3-9
-8-
3.1.2) L’organigramme de NEW PRINT

L’organigramme de la société NEW PRINT se présente comme suit :
Figure nº 1 : Organigramme de la société NEW PRINT
Directeur
Général
Standardiste Assistante de Direction
Technicien informatique
Assistant Responsable Responsable Responsable

Logistique PAO Département Technique Responsable Administratif
Commercial et Financier
Chef d'Atelier Responsable

des ressources Comptable Caissier
humaines
Machinistes
Agents de Agents de
maintenance laboratoire
Femmes de Commercial Agents de

Magasinier Chauffeurs Gardiens Coursier Commerciaux Paoistes finition
ménages réceptionniste
Source : Responsable des ressources humaines

Observation sur l’organigramme : Cet organigramme permet de représenter schématiquement l’activité et le fonctionnement de l’organisation. Il
montre : - La hiérarchie entre les organes : c’est-à-dire la hiérarchie existante au niveau de la Direction générale, de différents responsables et les
organes sous leurs responsabilités.
- La prise en compte des responsables de chaque organe.
- La surface de contrôle ou éventail de subordination : c’est-à-dire le nombre de subordonnés immédiats ou directs d’un responsable.
-9-
Passons à la description des rôles des différents départements existant dans cette
société
a) Assistante de direction
L’assistante de direction aide de près le DG pour l’accomplissement de ses tâches :
rédactions diverses, gestion de l’agenda de la direction, communication interne et externe.
b) Le technicien informatique
Le technicien informatique assure la maintenance préventive et curative de tout ce qui
concerne l’informatique, l’installation matérielle et logicielle. Il assure aussi la sécurité des
données. Il s'occupe de la formation du personnel dans l'utilisation de l'outil informatique.
c) Standardiste
Le standardiste est la porte, l’enseigne, l’image de l’entreprise. La fonction de
standardiste est primordiale. C’est à son niveau que les flux d’appels et de visites doivent être
gérés qualitativement. Sa tâche est multiple : gestion des appels entrants, fax, des visiteurs,
des sortants à effectuer.
d) Département logistique
La logistique immobilise l’approvisionnement ou les achats en général dans
l’entreprise : fournitures de bureau, accessoires machines, achat des matières premières….
Elle garantit aussi la livraison des produits finis, et la propreté de l’entreprise. L’assistant
logistique a sous sa responsabilité les agents assurant les fonctions : de chauffeur, de femmes
de ménage, de magasinier, de courrier.
e) Département commercial
Il comprend le responsable commercial et les agents commerciaux (commerciaux et
commercial réceptionniste.)
Le rôle principal du département commercial est de consolider les relations entre Entreprise et
Clients.
Les agents commerciaux cherchent le marché et fixent l’accomplissement du travail du début
jusqu’à la fin, quant au responsable commercial, il supervise les agents commerciaux pendant
l’accomplissement de leurs tâches.
- 10 -
f) Département administratif et financier :

Les tâches principales du département administratif et financier sont de donner des
informations fiables sur la situation des comptes à la direction. Il assure le recouvrement, la
communication entre l’entreprise et la banque, ou l’entreprise et le client. Ce département
assure aussi la situation fiscale de l’entreprise, c’est-à-dire : les diverses déclarations fiscales,
le paiement des impôts envers l’Etat.
1. Le responsable administratif et financier

Il assume la responsabilité sur l'ensemble des fonctions se rapportant au service
administratif et financier. Il est le garant de la bonne gestion administrative et financière. Il
gère tous les aspects non productifs et non commerciaux.
2. Le comptable
Généralement, les fonctions principales du comptable sont de vérifier l'enregistrement
des données commerciales ou financières et de les centraliser afin d'établir les états
comptables2 nécessaires à la comptabilité générale et à la gestion financière de l’entreprise.
3. Le responsable des ressources humaines

Le responsable des ressources humaines assure la relation entre la direction et les
employés. Ce service effectue aussi le paiement des salaires, les allocations familiales. En
effet, il met en pratique la politique des ressources humaines définie par la direction générale.
C’est un véritable homme de terrain qui peut jongler dans la même journée avec des
problèmes de paie, de congés ou de suivi des plans de formation. Il est donc en contact direct
avec les salariés et les responsables opérationnels, mais aussi avec les syndicats. Il a
effectivement, entre autres missions, celle d’animer le dialogue et la communication entre les
différents partenaires sociaux.
g) Département PAO :
La PAO ou Publication Assistée par Ordinateur garantit la mise en forme du travail
demandé par le client dans l’ordinateur en film ou en calque suivant la qualité demandée.
2
Les états comptables : balances, compte d’exploitation, bilan
- 11 -
h) Département technique :
1. Le responsable du département technique
Le responsable du département technique établit le devis.
A par l’établissement du devis, il supervise et contrôle les stocks, la production, c’est-
à-dire le Près-press, Press et le Poste-press. Le prés-press comporte la PAO et le laboratoire.
Le press est le département Machine. Et le poste-press concerne la finition.
En effet, il contrôle tous les circuits et processus de fabrication dans la société.
2. Le chef d’atelier
Le chef d’atelier des industries graphiques est responsable de la fabrication de
produits, de communication en tenant compte de la quantité, de la qualité, des délais et du
coût de production. Il assure également la gestion administrative d’un ou de plusieurs ateliers.
Il travaille en relation directe avec le responsable du département technique. Il est en charge
de la production. Il dispose d’un dossier de fabrication contenant les informations relatives
aux procédés, aux quantités, à la qualité et aux délais de production graphique. Ainsi, il
contrôle le bon déroulement du traitement des différents dossiers clients.
Animateur et chef d’équipe, il se doit d’avoir le sens des relations humaines. Il est également
en contact avec les clients, notamment au moment de la signature des bons à tirer (BAT). Ses
connaissances techniques sont importantes. Il maîtrise l’ensemble des techniques de
production, ainsi que les différentes étapes de la chaîne graphique. Il doit suivre l’évolution
des logiciels utilisés en imprimerie et dans le domaine de l’image afin d’anticiper les
changements.
a) Le service Laboratoire
Il transforme le film ou le calque sur une plaque pour qu’il puisse être utilisé par les
différentes machines.
b) Le service Machine
GTO; MOZP; SPEED; TYPO; KORD; PLIEUSE; FLEXO
Généralement ces machines font pratiquement la même tâche, mais la différence est au niveau
de la quantité ou de la qualité requise. La section machine assure donc le produit semi-fini.
- 12 -
c) Le service finition
Comme son nom l’indique, la finition assure les travaux finals : la mise en page, la
reliure, le packing, le collage, etc.
d) Le service maintenance :
La maintenance industrielle est un métier en pleine évolution. Ce service assure le bon
fonctionnement de toutes les machines.
Nous pouvons en déduire que NEW PRINT pratique le système de travail à la chaîne.
Il est donc très important de bien assurer:
- la fiabilité des travaux faits depuis le début ; (rôle du département technique)
- la présence, la rotation ou la relève par section (rôle du département administratif).
3.2- REPARTITION DES EFFECTIFS DU PERSONNEL

Assurant tous les stades de production, NEWPRINT emploie 63 personnes avec une
moyenne d’âge de 35 ans, une équipe jeune et dynamique.
3.2.1) Répartition par catégorie :
Tableau n° 1 : Effectifs du personnel par catégorie s professionnelles

Catégories Effectif Effectif en pourcentage
Cadre HC 11 17 %
Agent de maîtrise 08 13 %
Employé de bureau 06 11 %
Ouvrier 21 33 %
Manœuvre 17 26 %
TOTAUX 63 100 %
Ce tableau nous montre les effectifs du personnel selon les catégories

professionnelles. Onze personnes sont des cadres et cinquante-deux personnes sont des non-
cadres. Ce qui implique qu’un cadre est attribué pour cinq à six personnes non cadre.
- 13 -
3.2.2) Répartition du personnel par section :

Nous allons montrer dans un tableau les répartitions du personnel par section.
Tableau n° 2 : Les personnels par section

Section Effectif
Atelier et production 34
Commerciaux 6
Administration et logistique 19
PAO 4
TOTAUX 63
Ce tableau nous expose les effectifs du personnel par section qui existe dans la société.
3.2.3) Evolution du nombre du personnel :
L’évolution du personnel sur les sept dernières années est la suivante :
Tableau n°3 : Tableau d’évolution du personnel sur les 7 dernières années
Années 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Effectifs 78 80 82 83 85 86 73 63
Hommes 51 52 53 52 54 55 47 42
Femmes 27 28 29 31 31 31 26 21
Cadres 12 12 14 15 17 17 13 11
Agents de maîtrise 7 8 9 9 8 8 8 7
Simples employés 59 60 59 59 60 61 52 45
Machinistes ouvriers et/ou
manœuvre

- 14 -
Vu ce tableau, nous remarquons qu’il y a une diminution du personnel au cours des

trois dernières années. Cela est dû à l’événement politique de 2009 entrainant à la baisse des
activités de la société. De ce fait, l’entreprise a procédé à une restriction du personnel. Nous
pouvons remarquer cette réduction surtout dans les catégories de simples employés,
machinistes, ouvriers.
3.3-L'ENVIRONNEMENT :
Il rassemble tous les acteurs, forces extérieures à l’entreprise et susceptibles d’affecter

la façon dont l’entreprise se développe et maintient des échanges satisfaisants avec le marché
cible.
L’environnement se distingue en :
- environnement global
- environnement sectoriel
3.3.1) L’environnement global :
- L’environnement politique
Les évènements politiques comme la crise de 2009 ont un impact direct sur les
activités de la société.
- L’environnement technologique
NEWPRINT suit l’évolution de la technologie actuelle dans notre pays. C’est

pourquoi elle fait des investissements incessants tant au niveau des matériels informatiques
qu’au niveau des matériels d’impression et de finition. Elle s’adapte donc à la nouvelle
technologie.
Ainsi, l’esprit de créativité s’épanouit dans la société.

- 15 -
- L’environnement économique
L’inflation et les crises économiques ont également un impact sur la vie de la société.
Par exemple, la hausse des prix des matières peut entraîner une augmentation des charges
dans la société.
3.3.2) L’environnement sectoriel :

Les Banques:
New Print possède des relations avec des banques. Elle a des comptes bancaires à la
BMOI et à la BFV/SG.
3.4-ACTIVITES ET MOYENS MIS EN ŒUVRE PAR LA

SOCIETE
NEWPRINT est une imprimerie. Elle effectue des travaux d’impression sur papier. De
nombreuses machines sont mises en œuvre pour la réalisation de ces travaux. Chacune d’elles
a ses propres caractéristiques, elles peuvent imprimer en une, jusqu’à six couleurs.
Le tableau ci-dessous nous informe sur les caractéristiques des différentes machines utilisées.
Tableau n° 4 : Tableau des machines
MACHINES NOMBRE DE COULEURS FORMAT

MAXIMUM
KORD 1 44 X 64 cm
MOZP 2 44 X 64 cm
GTO 4 32 X 56 cm
SPEED 2 52 X 72 cm
TYPO GRAPHIQUE 1
MASSICOT
Source : Responsable du département technique

- 16 -
La nouvelle machine MARK ANDY SCOOUT est une innovation qui nous
donnera des avantages considérables sur la concurrence :
 Impression jusqu’à 6 couleurs .
 Formes de découpe spéciales et complexes réalisables.
 Dorure à froid, pelliculage, vernis … effectués en même temps avec
l’impression.
 Tous supports : adhésifs, non adhésifs.
 Toutes présentations : bobine, planche.
NEWPRINT peut nous garantir les qualités de ses produits. Elle a

réalisé de nombreux investissements au niveau des matériels utilisés pour
la production, à savoir :
 les matériels informatiques,
 les matériels de finition comme l’assembleuse, la couseuse, la
contre colleuse…
 et les matériels d’impressio n.
La qualité de travail de New Print est due aux compétences de ses

infographistes spécialement formés aux différents impératifs techniques de
toute sorte de photogravures (flexo, offset) .
Cette qualité d e travail est le fruit d’un investissement constant tant

dans le matériel informatique que dans le matériel d’impression et de
finition.
Avec ces matériels, NEWPRINT s’attache à devancer les attentes de
ses clients dans le développement de ses produits.
3.5-LES PRODUITS DE LA SOCIETE
NEWPRINT offre à sa clientèle de nombreux produits. D’ailleurs, la

présentation de ces produits qui sont très attrayants constitue le principal
avantage de la Société.
Voici un tableau qui présente quelques exemples de ces produits
- 17 -
Tableau n° 5 : Les produits de NEW PRINT
PRODUITS
Carterie Carte de vœux, cartes d’invitation, carte de
visite, Faire parts
Documents Imprimés commerciaux et administratifs
administratifs Liasses, Carnets, Registres
Entête de lettre et enveloppe
Documents publicitaires Affiches
et techniques Prospectus, fl yers, dépliants
Brochures et fiches techniques
Agenda et calendrier
Rapports
Bulletin d’informations
Travaux industriels Etiquettes, boites, emballages souples
Source : Responsable commercial

La société peut satisfaire d’autres besoins de la clientèle pour la
publication de ses œuvres, exemple : les livres. Elle peut donc les réaliser
comme étant une production de NEWPRINT.
3.6-SES CONCURRENTS
La concurrence est rude dans le secteur d’activités de la société NEW
PRINT.
Il existe plusieurs sociétés d’Imprimerie à Madagascar comme : “l’imprimerie NIAG ’’,
“l’imprimerie de Mahamasina’’, “l’imprimerie Nouvel’’, “l’imprimerie de Madagascar’’,
“MADPRINT’’, “Ecoprim’’, “Injet’’, “Graphoprint’’, “Imprimerie Catholique’’, “Imprimerie
Luthérienne’’, “Imprimerie Adventiste’’, “Print Précision’’, “Edi printer’.
En effet, toutes les imprimeries qui existent dans le pays sont les concurrents de cette
entreprise. D’ailleurs, c’est grâce à elles que la compétitivité de la société s’améliore.
- 18 -
3.7- LES CLIENTS ET LES FOURNISSEURS DE NEW PRINT
3.7.1) Les clients :

NEW PRINT a de nombreux clients qui se classent en 5 catégories suivant le montant du
chiffre d’affaires obtenu :
a) Les clients ayant un CA moins de 2 000 000 d’Ariary. Ce sont des
clients occasionnels. Ils constituent 63 % des clients et réalisent 8 % du
CA de la société.
b) Les clients ayant un CA entre 2 000 000 et 5 000 000 d’Ariary. Ce sont
des clients fidèles réalis ant de petites commandes. Ils constituent 16 %
des clients et réalisent 9 % du CA de la société.
c) Les clients ayant un CA entre 5 000 000 et 20 000 000 d’Ariary qui
sont des clients fidèles, mais de taille moyenne. Ils constituent 13 %
des clients et réalisent 22 % du CA de la société.
d) Les clients ayant un CA entre 20 000 000 et 50 000 000 d’Ariary et qui sont de gros
clients. Ils constituent 5 % des clients et réalisent 29 % du CA de la société.
e) Les clients qui ont un CA plus de 50 000 000 d’Ariary sont les clients
importants. Ils constituent 2 % des clients et réalisent 32 % du CA de la
société.
Ces clients sont essentiellement issus de :

- L’industrie de commerce
Ex. : STAR, JUMBO, GALANA,
- Entreprises de service
Ex : assurance HAVANA et ARO, DHL, J IRAMA ,
- Entreprises de construction
Ex. : COLAS, BATIMAT
- L’administration
- 19 -
Ex. : MENRES, PAOMA, BIANCO, MAEP ,

- ONG, de projets
Ex. : UNICEF, WWF,
- Associations
Ex. : CECAM, Association Fanamby,
- Les particuliers
Source : service commercial .
Bref, les clients de NEW PRINT peuvent être toutes les personnes morales et
physiques.
3.7.2) Les fournisseurs :

Pour la réalisation de la prestation de service, NEW PR INT est censé
collaborer avec des fournisseurs. Ces derniers livrent les matières pre mières
pour les réalisations des travaux. Il existe des fournisseurs locaux et externes .
a) Les fournisseurs locaux

Les fournisseurs locaux sont des sociétés implantées à Madagascar
comme : HEIDELBERG Intergraph, SODIM, Clinic Info, Magro papeterie,
SIPROMAD, SPC I, IBL Madagascar, Graphic service, Telma, Orange, Zain,
J IRAMA, Lys Supplies, MADAKEM, Nexli, BLUE LINE, SALONE, LYONG
Transport.
Source : service logistique
b) Les fournisseurs externes:

Les fournisseurs étrangers sont : PRODICONSEIL, GLOPACA, PEAK
INTERNATIONAL, VITAL SOLUTION.
Source : service logistique

- 20 -
CHAPITRE II : SYSTEME ET PROCEDURES DE FACTURATION

EXISTANTS
Nous allons montrer dans ce chapitre le système et procédure de facturation appliquée

dans la société New Print. Ce chapitre se divise en trois sections. La section 1 montrera le
diagramme de circulation des documents. La section 2 parlera de la description du système et
enfin la section 3 présentera les procédures appliquées.
Le déroulement d’une prestation se présente comme suit : l’accueil de la prestation,
l’établissement de devis, l’acceptation de la commande, le traitement de la commande,
l’établissement de la facture, la livraison, le règlement et enfin la comptabilisation. Toute
prestation doit suivre ces étapes.
Ce chapitre va nous montrer quand est-ce que l’entreprise procède à la facturation et
de décrire le système de verrouillage appliqué par la société. Ce qui implique à voir le circuit
des documents et le circuit client au sein de la société.
SECTION 1 : DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS
Remarque : La facturation concerne le cycle achat et le cycle vente. Pour l’achat l’entreprise
reçoit la facture venant du fournisseur ; tandis que pour la vente, l’entreprise établis la facture
et l’envoi au client. Pour notre cas nous allons se concentrer sur le cycle vente
Cette section présentera :

- le diagramme de circulation des documents dans le cycle vente
- la description de la réalisation du travail demandé
- le diagramme de circulation des documents sur le règlement effectué par le
client
Afin de mieux s’introduire dans le sujet, le diagramme de circulation de documents

permet d’observer le système dans l’entreprise et de décrire l’enchainement des tâches et des
flux de documents. Le diagramme de circulation de documents fait apparaître les opérations et
les acteurs dans un circuit ou processus.
- 21 -
Les significations des symboles dans le diagramme sont inscrites ci-dessous :
: Documents (bon de commande, facture, bon de livraison, devis,

espèce, chèque, bordereau de versement)
: Tâches (préparation, expédition)
: Contrôle, enregistrement
: Approbation
: Traitement, établissement
: Choix, alternative
C : Classement
: Envoyé vers
: Reçu par
: Renvoi
: Enregistrement dans le cahier de transmission ou dans le journal
Source : Cours de contrôle interne

1-1 : Diagramme de circulation des documents dans le cycle vente
Le diagramme de circulation des documents dans le cycle vente montrera en schéma
dans le page suivant le processus et la circulation des documents dans le cycle vente de la
société New Print.
- 22 -
Figure nº 2 : Diagramme de circulation des documents dans le cycle vente de l’entreprise NEW PRINT
PROCEDURE DIAGRAMME Personnel/Sce

Client
B intervenant
1-Réception de la prestation à faire : A
-Le commercial reçoit les informations Commercial
Accueil de prestation et
-Il demande l’établissement du devis au deviseur
demande de devis à faire
2- Etablissement de devis :
-Le deviseur procède au calcul des coûts de Prépare le devis Deviseur
travaux à faire (matière première, coût machine,
Devis
MOD, autre)
C
-Le commercial reçoit le devis et adresse un OP au Prépare l’OP

client. Il ouvre un DF après accord du client B
A BC
Commercial
Ouverture du DF
3-Etablissement de la facture :
- Le commercial établi la facture en 3 exemplaires
A crédit MP AC
Commercial
-Le DG ou RAF contrôle et signe les factures 2
Acompte
(Paiement acompte : avant la conception et le reste 2
à la livraison 1 1
Paiement au comptant : au moment de la livraison 1
Établi la FA
Paiement à crédit : 30 jours après livraison) 3
3
Contrôle/
FA
Signe FA
DG ou RAF
4-Paiement de l’acompte :
-Le commercial reçoit l’acompte et l’envoi au Paiement acompte Commercial,
caissier qui va remettre un reçu au client Caissier
5- Exécution de travaux : 2
-Le PAO fait la conception et le client signe le BAT PAO
- L’atelier réalise les travaux et le client peut Réalisation
assister au BAR Atelier (labo,
- Le responsable du département contrôle la Pt fini machine, finition)
production et le commercial doit suivre la fabrication
à tous les stades 3
6- Processus de livraison : Établi le BL

-Le commercial établit le BL en 3 exemplaires Commercial
-Le service logistique procède au planning de BL
livraison et exécute l’expédition Service logistique
-Répartition des BL et FA :
 BL Blanc, FA 1 original pour le client BLB BLR BLb Service comptable
 BL Rose souche carnet, FA au service FA 1 FA FA 2
commercial pour classement

 BL bleu, FA 2 au service comptable pour C
enregistrement dans le journal Logistique Compta
-Le client solde son compte en payant le reste ou la Livraison Enregistrement

totalité ou 30j après au caissier Sage saari
Client
Source : l’auteur de ce mémoire
Paiement du reste/
Total/crédit
- 23 -
Note : Les supports pour ce diagramme sont dans les annexes
1-2 : Description de la réalisation du travail demandé

Afin de mieux comprendre la réalisation de la prestation, nous allons décrire, dans un
ordre chronologique, les activités composant le processus de vente de la société. C’est-à-dire
le circuit de client et les étapes à suivre pour une prestation demandée.
Tableau nº 6: Description de la réalisation du travail demandé
DESCRIPTION RESPONSABLE
1) Accueil de la prestation :
1-1 Le client arrive à l’accueil. Le standardiste envoie le client au Standardiste, client
commercial
1-2 Le commercial récolte toutes les informations nécessaires à la Commercial, client
demande de prestation à faire.
1-3 Après avoir donné toutes les informations, le client quitte Client
l’entreprise dans l’attente de l’offre de prix de la société.
2) Etablissement de devis :
2-1 Après la collecte des informations, le commercial dresse une Commercial, deviseur
demande de devis à faire où il envoi au deviseur.
2-2 Le deviseur prépare le devis et l’envoi au commercial. Deviseur, commercial
2-3 A la réception du devis ainsi calculé, le commercial prépare Commercial
une offre de prix.
2-4 Le commercial envoi soit par fax, par mail, par courrier ou Commercial, client
transmise en main propre au client l’offre de prix.
3) Acceptation de la commande :
3-1 Le client doit confirmer sa commande soit par téléphone, ou à Client, commercial
l’aide d’un bon pour accord dûment signé, ou d’un acompte de
50 %.
Il existe trois modes de paiement, à savoir :
 Le paiement avec acompte : Ce mode de paiement est
- 24 -
conçu pour les clients nouveaux. Le client paie un acompte

de 50 % au moment de sa confirmation de sa commande.
Le client paiera le reste à la livraison.
 Le paiement au comptant : le client effectue son règlement
à la livraison
 Le paiement à crédit : la société accorde un crédit au
client. Le client effectue le règlement 30 jours après la
livraison.
3-2 Dés la confirmation du client, le commercial ouvre un dossier
de fabrication. Commercial
Cas de paiement avec acompte :
3-3 Le commercial établi la facture et l’amène au DG. Commercial, DG
3-4 Le DG contrôle et signe la facture. DG
3-5 Le client paie l’acompte au commercial Client, commercial
3-6 Ce dernier le remet à la caisse où le caissier donne un reçu au Commercial, caissier
client pour le paiement de cet acompte.
3-7 Après avoir obtenu le reçu, le client quitte l’entreprise Client
4) Traitement de la commande :
4-1 Le commercial remettre le dossier de fabrication au PAO pour Commercial, PAO
la préparation du BAT.
4-2 Le client donne son accord pour le bon à tirer par le biais Client
d’une signature.
4-3 L’atelier peut procéder à la réalisation du travail et préparer le Atelier
bon à rouler.
4-4 Le client peut assister au BAR s’il veut. Atelier, client
5) Etablissement de la facture pour les autres cas (au

comptant et à crédit):
5-1 Quand le produit est fini, le commercial établi la facture Commercial
5-2 Le commercial envoi la facture et le devis au DG pour le Commercial, DG
contrôle « FA et devis» et la signature de la facture.
5-3 Le commercial établi le BL pour tous les cas Commercial
- 25 -
6) Livraison:
6-1 Le commercial envoi le BL et la FA au service logistique. Commercial, service
logistique
6-2 Le service logistique établi le planning de livraison. Service logistique

6-3 Le service logistique effectue la livraison. Service logistique,
client
7) Règlement :
 Paiement à crédit
7-1 Le client effectue son règlement après 30 jours de livraison. Client
 Paiement au comptant
7-2 A la livraison, le client effectue son règlement. Si le client Client, caissier
récupère le produit à l’imprimerie, il paie à la caisse (en espèce).
 Paiement avec acompte
7-3 A la livraison, le client solde son compte en payant le reste Client, caissier
50%.
8) Comptabilisation :
Le commercial envoie la facture au comptable pour Commercial,
l’enregistrement dans le journal (compta sage Saari). comptable
Observations : D’après ce tableau, nous pouvons remarquer que le client fait des va-et-vient.
Cette démarche procurera une perte de temps, d’énergies, d’argent pour les
clients. Tandis que la société peut perdre des clients à cause de ces cheminements.
Durant notre stage dans la société, nous avons remarqué aussi que New Print est
équipée de caméra de surveillance dans les bureaux suivant : l’accueil, aux commerciaux, à la
PAO et dans l’assistante. A tout moment, le DG peut voir tout ce qui se passe dans tous les
bureaux cités ci-dessus.
- 26 -
1-3: Diagramme de circulation des documents sur le règlement du client

Nous allons montrer dans un diagramme le processus du règlement du client. Ce
diagramme va nous permettre de voir le déroulement du règlement du client et les processus
utilisés par la société après le règlement de ce dernier. Afin de mieux comprendre les étapes
concernant le règlement, nous allons les présenter dans deux diagrammes. L’un décrit le
processus pour l’encaissement sur le cas général et l’autre sur le cas de paiement avec
acompte.
Figure nº 3 : DCD sur l’encaissement de règlement (cas de paiement à crédit, au
comptant)
PROCEDURES DIAGRAMME INTERVENANT
Client
l- Le caissier reçoit le règlement du Caissier
client (espèces, chèque) des clients avec
Réception du règlement avec la
la facture venant du service commercial facture reçu du service commercial
Espèce/chèque
2- Le caissier rempli le cahier de Caissier

Rempli le cahier de transmission
transmission et viser ce cahier à la
direction
Cahier de Viser le
transmission cahier DG
3- Le coursier effectue le versement à la Coursier
Versement espèce/ chèque
banque
-La banque remet un bordereau de Banque Banque
versement ou de remise au coursier
Bordereau de
versement ou remise
4- Le coursier remet le bordereau de Coursier

Remettre le bordereau
versement au comptable
5- Enregistrement comptable du Comptable
Enregistrement dans le journal
règlement dans le journal
Règlement
sage saari
Source: l’auteur de ce mémoire

- 27 -
Observations : D’après ce diagramme, nous pouvons constater que le principe de séparation

de fonction est respecté.
Figure nº 4 : DCD sur l’encaissement de règlement (Cas du paiement d’acompte)

Client B
1- Le commercial reçoit l’acompte du Commercial
client en contre partie de la facture Réception du règlement au vu de la
facture
venant du service commercial
Espèce
2- Le commercial remet l’espèce au Commercial

Remise de l’espèce
caissier et le caissier remet un reçu pour
le paiement de l’acompte Reçu de
B
l’acompte
3- Le caissier remplit le cahier de Caissier

transmission et il doit viser ce cahier à la
direction Cahier de
transmission
Viser le
DG
cahier

Versement espèce
banque
versement au coursier Bordereau de
versement

Remettre le bordereau au comptable
6- Enregistrement comptable dans le Comptable
journal
Règlement
Sage saari

- 28 -
Observations : D’après ce diagramme, nous pouvons constater que le principe de séparation

de fonction n’est pas respecté ; ce qui présente des risques de manœuvres frauduleuses ou
fraudes effectives.
SECTION 2: DESCRIPTION DU SYSTEME

Avant de décrire le système facturation, il faut d’abord parler du cycle de revenu de
l’entreprise, car la facturation fait partie de ce cycle.
2.1) Narratif
Le cycle de revenu intègre tous les éléments concourant à la formation du CA et à
l’ensemble des produits générés par la société.
Le cycle de revenu comprend les activités suivantes :
 Vente,
 Facturation,
 Traitement comptable.
En effet, ce cycle va concerner toutes les opérations de ventes qui partent de la commande
jusqu'à la comptabilisation.
Les différents départements et services participant au cycle de revenu de la société sont :

 le département commercial,
 le département PAO,
 le département technique,
 le département logistique,
 le département comptabilité.
2.2) Le système facturation appliqué

Le système appliqué pour la facturation est informatisé. La facturation se traite dans
un logiciel GESCOM spécifique à l’aide de la création, du développement ainsi que des
paramétrages de l’informaticien interne. La numérotation et la date sont automatiques.
La saisie de la facture se déroule dans l’outil Gescom ; c’est seulement après que le service
comptabilité transfère les données dans la compta Saari qui est le logiciel appliqué par la
société pour le traitement comptable de ses opérations.
- 29 -
Etant donné que le système informatisé nécessite un branchement électrique, on a besoin

d’onduleur pour éviter la variation et la coupure de courant.
Dans la société NEW PRINT, ce sont les commerciaux qui établissent les factures.
Création du nouveau client :

Le processus pour la création du nouveau client se présente comme suit :
Figure nº 5 : Processus de création de nouveau client
Ouverture Gescom Cliquer sur client Cliquer sur nouveau

NEW PRINT
Valider Remplir les

informations du client
Source : service commercial
Etablissement de la facture dans le Gescom :

Le processus pour l’établissement de la facture se présente comme suit :
Figure nº 6 : Processus d’établissement de la facture
Ouverture Gescom Taper nom du client Cliquer sur dossier

NEW PRINT client
Facture Nouvelle facture Cliquer sur facture
Quand le modèle de la facture s’affiche, le commercial remplit ce tableau. Lorsque

toutes les rubriques sont remplies, il doit arrêter la facture, ensuite la valider et enfin il doit
l’acquitter.
- 30 -
SECTION 3 : LES PROCEDURES UTILISEES

Les méthodes de travail et procédures de l’entreprise nécessitent d’être clairement
définies. Elles devront également concerner toutes les activités et tous les processus.
Les documents doivent être : -écrits,
-simples et spécifiques,
-mis à jour régulièrement,
-portés à la connaissance des exécutants.
Comme toute entreprise, l’imprimerie New Print a ses propres procédures pour le bon
fonctionnement de ses activités.
Ces procédures se présentent comme suit :
 procédure commerciale,
 procédure PAO,
 procédure comptable du cycle vente.
3.1. PROCEDURE COMMERCIALE DE NEW PRINT
1-Réception et acceptation des bons de commande.

La procédure de réception et d’acceptation des bons de commande se déroule comme
suit :
 La récolte d’informations,
 La demande de devis,
 L’établissement de l’offre de prix,
 La commande.
a) La récolte d’informations :
La demande de prestations peut se faire par tous moyens à la disposition du client soit par fax,
téléphone, visite, etc.
Lors d’une prospection, d’une visite ou de l’accueil d’un client, le commercial récolte les
informations nécessaires à l’établissement d’un devis.
b) La demande de devis :
Le commercial remplit une feuille de demande de devis qu’il remettra au responsable Etudes.
Remarque : ce devis à faire est un carnet.
- 31 -
c) L’établissement de l’offre de prix :

A la réception du devis ainsi calculé, le commercial prépare une offre de prix que par la suite
il envoie soit par fax, par mail, par courrier ou transmis en main propre au client.
Remarque : cette offre de prix est établie dans l’Excel
d) La commande :
Le client doit confirmer sa commande à l’aide d’un bon pour accord dûment signé, ou
d’un acompte de 50%.
2- Traitement de la commande et ouverture du dossier de fabrication

Une commande confirmée est traduite par l’ouverture d’un dossier de fabrication
dans lequel doivent être mentionnés le nom du client, le numéro de devis, les coordonnées du
contrat, la date prévue pour le Bon à tirer, la date prévue pour la livraison, le commercial en
charge, la description de la commande, et les instructions si besoin est.
Ce dossier doit être enregistré dans le cahier tenu par le service commercial et remis à la
section PAO pour préparation du BAT.
Le commercial doit aviser la direction pour tous les travaux urgents avant de les remettre au
service PAO.
3- Correction bon à tirer

Avant la remise du BTA au client pour accord, le commercial assure le rôle de
‘correcteur’ et effectue les corrections avec l’opérateur.
Outre le cachet apposé sur le BAT que le client va valider, une lettre expliquant la valeur de la
signature du client doit accompagner le BAT et être signée par le client avant qu’il le valide.
4-Suivi de fabrication
Le commercial doit suivre la fabrication à tous les stades, et si nécessaire, faire le bon
à rouler. Toutes irrégularités doivent être signalées au chef d’atelier pour qu’il puisse régler le
problème.
5-Facturation
Les travaux doivent être facturés au taux de TVA en cours, suivant la quantité
commandée par le client et la quantité totale livrée si celle-ci est inférieure à la première.
- 32 -
Le numéro et la date du bon de commande correspondant aux travaux doivent être reportés
sur la facture.
Les factures sont à établir au moins en trois (3) exemplaires :
 01 pour le client (ou plus en fonction de sa demande),
 01 pour la comptabilité,
 01 pour archive du service commercial (devis, BC, BL à joindre).
Seul le Directeur est habilité à signer les factures. Au cas où il serait absence,
l’attribution incombe au RAF.
Les documents servant à l’établissement des factures sont :

 Le devis,
 Le bon de commande envoyé par le client.
La facture comporte les mentions suivantes :

- Numéro statistique de New Print
- TP de New Print
- Quittance de New Print
- NIF de New Print
- RC de New Print
- RIB
- Identité du client et sa raison sociale
- Téléphone du client
- Numéro statistique du client
- TP du client
- Quittance du client
- NIF du client
- RC du client
- Référence BC et date de BC
- Date de facture
- Numéro facture
- Désignation
- Quantité
- 33 -
- PU
- Total
- Montant HT
- Remise
- TVA
- Timbre
- Montant total.
6- Livraison
Le service logistique doit être informé à l’avance de toute livraison pour qu’il puisse
programmer les véhicules et les chauffeurs.
Le carnet de bon de livraison ou BL est donc tenu par le commercial qui établit le bon de
livraison en trois exemplaires (blanc, rose, bleu).
Ces bons de livraison sont destinés pour :

 Couleur blanche à accoler avec la facture originale est destinée pour le client
 Couleur rose est une souche pour le commercial pour le classement en archives
 Couleur bleue est aussi une souche adressée au service comptabilité afin de le classer
en archives et contrôle.
Les mentions devant figurer dans le bon de livraison sont :
- Entête de l’entreprise New Print,
- date de livraison,
- Mention Bon de livraison,
- Numéro bon de livraison,
- Le nom du client à qui on livre,
- SVT V/BC numéro BC et date du BC,
- Quantité,
- Désignations,
- Prix hors taxe,
- Cachet et signature du fournisseur,
- Cachet et signature du client.
- 34 -
7- Recouvrement :
Les conditions de règlement constituent un engagement contractuel du client à
rappeler sur toutes les factures émises. Chaque commercial assure le recouvrement des
factures de ses clients. Le service comptabilité assure aussi le recouvrement.
Un délai d’un mois peut être accordé aux clients pour régler les factures. Les échéances plus
longues doivent avoir l’accord de la Direction.
Les clients peuvent payer, soit :
 en espèces
 Par chèque barré au nom de NEW PRINT,
 Par virement bancaire
Note importante
Le commercial tient un cahier de travaux
Le contenu de ce cahier de travaux se présente comme suit :
Figure nº 7 : Cahier de travaux
Nº Nº MTT
Date DF Clients Travaux Devis QTE PU Livraison Facture FA Acompte Solde OBS
Nº Nº Nº Nº
BL Date FA Date Date reçu MTT MDR Date reçu MTT MDR
Autre ce cahier de travaux, le commercial dresse aussi un tableau de bord des travaux en
cours.
Le contenu de ce tableau de bord se présente comme suit :
Figure nº 8: Tableau de bord des travaux en cours
Nº Nombre Date de Reçu Envoie Rectification Reçu

DF Date Clients Travaux Commercial QTE Page livraison PAO BAT BAT Atelier OBS

Note : Les abréviations utilisées sont dans la liste des abréviations.
- 35 -
Remarque : Ce cahier n’est pas à jour. Pour qu’un système soit verrouillé, il faut mettre
régulièrement à jour les documents utilisés.
3.2. PROCEDURE PAO DE NEW PRINT
A) ENTREE ET SORTIE DES DOCUMENTS

1- Pour tous nouveaux dossiers à traiter, un rendez-vous est recommandé auprès de
l’opérateur PAO pour la remise des documents selon leur disponibilité.
2- Le premier jet d’informations et la remise des documents
a) Minimum de documents et informations requises sont :
 la forme,
 le plan,
 la disposition,
 le texte,
 le logo.
L’opérateur a le droit de refuser un dossier incomplet.
b) Opérateurs PAO et Commerciaux

b-1 Visite clients pour remise documents
La date du dernier BAT est à désigner par le responsable technique.
b-2 Visite des clients
La visite des clients se réalise selon la disponibilité de l’opérateur PAO et surtout de
l’avancement des travaux.
Pour éviter les visites inutiles et la perte de temps, la visite doit être faite de préférence
après le premier BAT.
3- BAT
a) Ce sont les commerciaux qui fixent la date du premier BAT avec le PAO.
Tandis que le BAT final est à déterminer par le chef deviseur.
- Si tort et retard émanant du client, ce dernier est pénalisé par le temps.
- Si tort et retard émanant du commercial ou de l’opérateur PAO, ce qui est
inacceptable, une demande d’explication au niveau de la Direction devra être faite.
L’opérateur est sanctionné sauf défaut technique.
b) Le BAT doit être relu de préférence par le commercial.
- 36 -
c) Chaque client a droit à trois BAT. Si surplus, une demande d’explication est
requise au niveau de la Direction pour l’opérateur PAO et le commercial.
4-GRAVURE ET FLASHAGE
Après la réception de la dernière validation du BAT (commercial/client), la PAO peut
procéder à la photo gravure sauf note du deviseur qui souhaite être informé avant le lancement
des travaux.
Pour certains travaux, la validation d’un chef d’atelier est recommandée pour éviter des
problèmes.
B-FONCTIONNEMENT INTERNE
1- L’opérateur PAO est responsable de l’organisation et du délai d’exécution.
- Le commercial prend un rendez-vous pour la remise des documents (propre3selon
dossier de fabrication, non à la volée)
- Si besoin, un client peut s’entretenir avec l’opérateur PAO, mais un rendez-vous est
à prévoir.
2- L’opérateur PAO est responsable de son matériel et de l’entretien de son ordinateur.

Il doit avoir le temps chaque mois pour calibrer son écran, vérifier les autorisations de disques
et libérer les espaces, nettoyer le disque dur et sauvegarder les anciens documents.
3- L’opérateur PAO est responsable des données informatiques, du classement des

dossiers et de la sauvegarde des informations.
4- Tous travaux en cours d’exécution doivent être affichés sur le tableau d’affichage et
mis à jour. Tout opérateur doit remplir sa feuille d’heure et le remettre au service comptabilité
tous les vendredis après-midi indiquant le numéro du dossier.
5- Un opérateur PAO est un technicien qui a l’obligation de conseiller les

commerciaux, les clients et même son collègue sur tous points de vue techniques. Il est obligé
d’assister à la réunion technique ou envoyer quelqu’un pour le remplacer (remise dossier, etc.)
3
Dossier HD : éléments bitmap utilisés sur les travaux (JPEG, PSD…) ; dossier EXE : éléments vectoriels, mis
en page et plans (IL, IN, EXPRESS...)
- 37 -
6- Chaque opérateur PAO doit maîtriser les techniques et les outils utilisés, ainsi
qu’accepter tous les travaux qui leur sont remis par leur chef.
7- A la réception des documents, l’opérateur PAO est le seul à juger si les documents
remis sont suffisants. Il a le droit de refuser dans le cas contraire. Il est tenu responsable s’il
accepte des documents incomplets.
8- Dans le cas où les documents sont insuffisants, l’opérateur PAO n’est pas tenu
responsable du retard de livraison du BAT. Le commercial d’autre part a l’obligation de les
réclamer au client dans le meilleur délai.
C-TRAVAIL
1-L’opérateur PAO est censé arrivé au bureau à 7 h45 min le matin et dispose de 15 min pour
démarrer tout le matériel et arranger son espace de travail.
2-Début des travaux

Avant de se mettre au travail :
 L’opérateur PAO doit vérifier la progression des travaux en cours et mettre à jour le
tableau d’affichage.
 Il doit avertir les commerciaux et leur chef de département sur l’avancement des
travaux et aussi les rappeler des rendez-vous déjà fixés.
3-Disposition des fichiers :

Chaque opérateur est responsable du fichier qu’il reçoit.
- Pour chaque nouveau client, un nouveau document qui contient un fichier et un numéro de
dossier est à établir.
- Pour le client ayant déjà un document, un nouveau dossier avec un nouveau numéro est
obligatoire.
- 38 -
3.3. PROCEDURE COMPTABLE DU CYCLE VENTE DE NEW PRINT
Les procédures comptables du cycle vente de New Print comprennent le contrôle des
factures ventes, la comptabilisation de ces factures et des règlements des clients
a) Contrôle des factures de ventes :

En cas d’absence du Directeur, le RAF qui est en collaboration avec le comptable
confronte le devis et la facture établie par le commercial pour s’assurer de leur concordance.
b) Comptabilisation des factures de ventes :

Elle reprend les opérations de transcription des factures dans les journaux de ventes et
dans les comptes individuels et collectifs des clients.
La saisie des écritures est effectuée selon la norme comptable en vigueur, PCG 2005.
L’entreprise utilise le logiciel Sage Saari : compta Saari pour le traitement comptable des
opérations.
Les comptes rattachés aux opérations de vente sont :

- Le compte “411…’’ client
- Le compte “701 …’’ vente de produits fabriqués et de marchandises
- Le compte “4457..’’ Etat, taxes sur le chiffre d’affaires
Le fonctionnement des comptes selon le Plan comptable général 2005 se manifeste

comme suit :
- Le compte client est débité du montant des factures de ventes des biens ou de
prestation.
- Les ventes sont enregistrées au crédit des comptes par nature, pour le prix hors
taxe ou de la taxe sur la valeur ajoutée collectée.
- Le compte Etat, taxe sur la valeur ajoutée collectée correspond au montant de la taxe de
la vente effectuée. Le taux de cette taxe est établi par l’Etat par le biais de la loi de finances en
vigueur.
- 39 -
L’écriture de la vente se présente comme suit :
Figure nº9 : Modèle d’écriture de vente

Journal : ventes/ janv10
Jour Nº pièce Nº Nº Libellé écriture Débit Crédit
compte compte
général tiers
06/01/10 0001110 4111000 MALTO BCN : 010087 du 29/12/2009 2 992 320
06/01/10 0001110 4457000 BCN : 010087 du 29/12/2009 498 720
06/01/10 0001110 7010000 BCN : 010087 du 29/12/2009 2 493 600
Source : département administration et finance
C) Comptabilisation des règlements des clients :
Le paiement des factures se déroule comme suit : La société autorise à ses clients
plusieurs manières de régler sa situation, soit le paiement au comptant par espèce ou par
chèque ou soit par virement bancaire.
Le règlement se poursuit avec la même procédure que la comptabilisation des factures qui suit
selon la norme comptable en vigueur, celle du PCG 2005, de GESCOM vers COMPTA Saari.
L’écriture se déroule comme suit :
-5…. compte de trésor banque ou caisse, au débit
-411, compte client, au crédit pour le montant du règlement
Le fonctionnement de ces comptes se poursuit de la façon suivante :

 Le compte client est crédité par la somme réglée pour l’acquittement d’une
facture.
 Le compte de trésorerie de banque ou de caisse est débité du montant encaissé
par l’entreprise.
- 40 -
L’écriture de règlement du client se présente comme suit :
Figure nº 10 : Modèle d’écriture de règlement du client

Journal : BNI/ janv10
Jour Nº pièce Nº Nº Libellé écriture Débit Crédit
compte compte
général tiers
06/01/10 0001110 4111000 MALTO BCN : 010087 du 29/12/2009 2 992 320
06/01/10 0001110 5……….. BCN : 010087 du 29/12/2009 2 992 320
Source : département administration et finance
Dans cette première partie, nous avons présenté la société New Print et décrit le
système et la procédure facturation appliqués dans la société. Nous avons remarqué que le
principe de séparation des tâches n’est pas respecté. Nous avons vu que le commercial a une
double fonction. Non seulement il s’occupe de la relation entre l’entreprise et les clients, mais
il est aussi le responsable de l’établissement de la facture. Cette double fonction est une
situation anormale qui peut engendrer des conséquences néfastes pour la société. Nous avons
relevé que le système n’est pas verrouillé. Aussi pour remédier à cette anomalie, une étude sur
ce procédé de facturation s’avère indispensable. C’est-ce que nous allons la mettre en exergue
dans la deuxième partie va suivre.
Partie 2: DIAGNOSTIC ET ANALYSE SUR LA
FACTURATION AU SEIN DE LA SOCIETE
- 42 -
Après avoir présenté le système et les procédures appliquées dans la société NEW
PRINT, nous allons faire une étude sur la facturation. Cette étape consiste à faire un
diagnostic et une analyse pour mieux connaître ce qui se passe réellement dans la société.
Comme il a été mentionné dans la conclusion de la première partie, c’est le
commercial qui s’occupe de l’établissement de la facture, fonction qu’il cumule avec son
premier rôle. Ce qui sous-entendu que le service facturation proprement dit n’existe pas
encore au sein de la société.
Et pour réaliser cette étude, un contrôle interne sur le cycle vente de la société
s’avère donc indispensable en vue d’en tirer un diagnostic, puis d’analyser l’origine des
faiblesses avec leurs impacts sur la société.
CHAPITRE I: DIAGNOSTIC SUR LA FACTURATION
Ce chapitre se focalisera sur l’analyse du cycle vente, plus précisément le système

facturation. Cette étape va nous permettre de procéder à un diagnostic du procédé mis en
application pour l’établissement des factures. Ce qui implique à faire une étude sur ce qui a
été vu dans le chapitre II de la première partie. La plupart du temps il s’agit de matrices
permettant de confronter les atouts et les faiblesses de la société. Cette étude est souvent
appelée une analyse SWOT4.
Toute activité a besoin d’être évaluée. Ce qui implique la réalisation d’un diagnostic
stratégique. En premier lieu, nous exposerons dans la première section le procédé adopté par
la société pour la facturation et le cycle vente dans son ensemble. Nous dégagerons ensuite
dans la section suivante les points forts du système. Et dans la dernière section, nous parlerons
enfin de ses faiblesses.
Section 1 : PROCEDE DE FACTURATION AU SEIN DU

SYSTEME CYCLE VENTE.
En plus des diverses tâches que le commercial doit effectuer durant le processus de
vente, il lui revient aussi d’établir la facture, conformément à ce qui a été exposé dans la
partie ‘PROCEDURE COMMERCIALE DE NEW PRINT’ dans la première partie.
4
SWOT: Strengths pour forces, Weaknesses pour faiblesses, Opportunity pour opportunités, Threats pour
menaces.
- 43 -
Ce qui fait que, la collecte d’information, la demande de devis, l’offre de prix,

l’établissement d’une première facture si le client a payé l’acompte de 50 % pour l’accord de
sa commande, l’ouverture du dossier de fabrication, et surtout l’établissement des factures,
tant de critères qui devraient être confronté pour le contrôle a été effectué par le même agent
qu’est le commercial.
Section 2: LES POINTS FORTS DU SYSTEME

Apparemment, le système de facturation existant laisse transparaître des points forts :
les factures étant établies par les commerciaux, une réduction des charges au sein de la société
s’implique. Il y a gain de temps, car une facture est alors établie dans un bref délai.
Après l’établissement de la facture par le biais du bon de livraison exécuté par le commercial
lui-même, le service logistique procède rapidement à la livraison. Nous pouvons alors dire
que les délais de livraison et de facturation sont bien respectés.
Il existe un contrôle de la liasse entre «Facture – Devis – Bon de commande client –
Bordereau de livraison», car les documents qui permettent de facturer ne sont que le devis et
le bon de commande clients s’il y en a. Tandis que lors de la livraison, il y a un suivi entre
bon de livraison et facture.
Malgré ce gain de temps considérable, ce système présente des lacunes que nous allons
énumérer dans la section suivante.
Section 3: LES FAIBLESSES DE LA PROCEDURE EN

PLACE
Il s’agit de relever les dysfonctionnements de la procédure en place.
Nous allons introduire dans le sujet pour mieux dégager les faiblesses. Une étude sur
le processus de vente, une grille d’analyse des fonctions et un questionnaire de contrôle
interne s’avèrent nécessaires.
3.1 : Etude sur le processus de vente
Nous allons réaliser une étude sur le processus de vente. Cette étude comportera une
analyse sur la démarche à suivre pour la réalisation de la prestation, le diagramme flow shart
et les outils de contrôle afin d’en tirer les dysfonctionnements.
- 44 -
 Etude sur le circuit de la réalisation de la prestation :

Le circuit que le client devra suivre pour demander une prestation est décrit dans le
tableau nº 6. Vu ce tableau, le client effectue des allés et retours d’un service à un autre. Ces
allés et retours procurera une perte de temps pour le client. Nous avons aperçu que cette
démarche est incomplète.
 Etude sur le diagramme de circulation des documents :
D’après le figure nº 2 sur le diagramme de circulation des documents dans le cycle

vente de la société nous avons relevé que le service facturation n’existe pas. Ce service ne
figure pas dans l’organigramme de la société.
Les figures nº 3 et nº 4 nous ont permis de dégager les tâches occupées par le
commercial. D’après ces diagrammes les commerciaux réalisent des tâches qui ne
conviennent pas à la description de la fonction du commercial.
Dans notre cas, le commercial reçoit le paiement de l’acompte du client et établit la
facture. Il exécute la fonction du caissier et du facturier. Ceci peut engendrer plusieurs
conséquences néfastes dans la société. Nous pouvons en conclure qu’il existe une non-
application du principe de séparation des tâches.
 Etude sur les outils de contrôle :
Nous étudierons le cahier de travaux tenu par le commercial.
La figure nº 7 démontre le contenu du cahier de travaux. D’après ce schéma, nous

pouvons en conclure que ce cahier sert à contrôler les travaux effectués dans la société surtout
sur le paiement effectué par le client. Durant notre stage, nous avons remarqué que le
commercial ne remplit pas ce cahier de temps en temps, c’est-à-dire ce cahier n’est pas mis à
jour. Cette négligence des commerciaux sur le remplissage de ce cahier marque
l’irresponsabilité.
A part ce cahier de travaux, nous avons pu aussi observer que le niveau de contrôle est
insuffisant. Cette insuffisance est marquée par l’absence des outils de contrôle, par exemple
nous avons remarqué des inexistences de la fiche de travail, du registre de commande, du bon
de commande interne…
- 45 -
3.2 - Grille d’analyse
Cette étape consiste à montrer les différentes fonctions occupées par les différents
départements dans une société.
La grille d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées dans le cycle vente de la
société se traduit par le tableau suivant :
Tableau n° 7: Grille d’analyse des fonctions assumées dans le cycle vente de NEW
PRINT
Entreprise NEW PRINT services assumant les fonctions

Fonctions DG ou Commercial Comptabilité Département
RAF logistique
Réception de commande X
Traitement de la commande (ouverture
de dossier de fabrication) X
Etablissement des factures (Gescom) X
Signe et contrôle la facture X
Envoi des factures X
Etablissement de Bon de Livraison X
Mise à jour planning expédition X
Expédition des marchandises X
Etablissement des relances X X
Enregistrement comptable des factures
(Compta Saari) X
Réception de règlements clients X
Enregistrement comptable des
règlements clients (Compta Saari) X
Etablissement de bordereau de remise
de chèque X
Pointage des clients (Excel, Saari) X X
- 46 -
Concernant la facturation, d’après ce tableau nous pouvons en déduire que c’est le

commercial qui établit les factures. A part cet établissement, ce dernier reçoit les commande
et le règlement client, établisse le bon de livraison, envoi la facture, effectue les relances.
L’existence des désavantages et faiblesses apparentes sera aussi mises en évidence dans
le questionnaire de contrôle interne. Le questionnaire de contrôle interne est un outil
complémentaire à l’évaluation de contrôle interne et aide aussi à la formulation de procédure
de base.
3.3- Questionnaire de contrôle interne

Nous allons utilisons les questionnaires de contrôle interne afin d’en tirer les forces et
les faiblesses du cycle vente de la société New Print.
Après avoir effectué un entretien avec les personnels de la société et une enquête, nous
pouvons dresser ce tableau de questionnaire de contrôle interne.
Tableau n° 8 : Questionnaire de contrôle interne
Questions
Oui Non Faiblesses apparentes
Risque lié à l'environnement général de
contrôle interne
1. Y a-t-il une procédure commerciale ?
X
2. Existe-t-il un service facturation ? Le commercial qui établit la
X
facture
3. Y a-t-il une procédure facturation ? Il n’existe pas de procédure
X
facturation
Risque lié au cycle vente
4. Existe-t-il une fiche de travail (ordre de

X L’entreprise n’établit pas une
travaux)
fiche de travail pour tous
travaux à effectuer donc non-
exhaustivité des opérations
- 47 -
5. Existe-t-il des bons de commande client X
6. Existe-t-il de bons de commande interne

X L’entreprise n’enregistre pas
les commandes dans un
carnet de bon de commande
interne
7. Les commandes sont-elles approuvées par X Vente à des clients

le service de crédit avant qu’elles soient insolvables
acceptées ?
Absence du service de crédit
8. La responsabilisation des autorisations de La comptabilité qui tient les

crédits est-elle complètement séparée des comptes clients n’est pas
autres fonctions, particulièrement de la interrogée lors de l’exécution
gestion de trésorerie, responsabilité au niveau N/A d’une commande.
des ventes, et fonction comptable ?
9. Des bons de livraison :

X
a) sont-ils utilisés ?
X
b) sont-ils utilisés pour tous les éléments qui
sortent de l’entreprise ?
c) sont-ils pré numéroté ? X
10. Les bons de livraison sont-ils rapprochés

des commandes du client pour le contrôle des
quantités et désignations, de façon à s’assurer
que tous les articles livrés sont bien ceux qui
étaient l’objet de la commande ?
X
11. Les ventes sont-elles réalisées :
- sur commande ? X
- 48 -
- au comptant, à crédit ? X
12. Des factures :
a) sont-elles préparées pour toutes les ventes ? X
b) sont-elles pré numérotées ? X
13. Existe-t-il un avoir pour les 3RA et X Pas d’avoir pour l’annulation
l’annulation des factures d’une facture
14. Principe d’annulation d’une facture N/A Le commercial n’applique

pas le principe d’annulation
d’une facture
15. Les éventuelles annulations de facturation

sont-elles approuvées par un responsable ?
X
16. Un contrôle est-il fait pour s’assurer qu’il

existe des bons de livraison pour toutes les
factures et inversement ?
17. Un contrôle est-il fait pour s’assurer que Pas de contrôle pour s’assurer
toutes les factures sont enregistrées et que que toutes les factures sont
tous les numéros de factures font l’objet d’un enregistrées.
suivi comptable ? X
18. Les factures font-elles l’objet de contrôles Tous les commerciaux

au niveau : peuvent imprimer les factures
a) des tirages ? Le mode de règlement des

X
clients n’est pas inscrit dans
b) des totalisations ?
X la facture.
c) des conditions ?
X
- 49 -
d) des prix ? X
19. Des récapitulatifs des ventes qui peuvent X Le service commercial ne

être utilisés en tant qu’élément de contrôle des tient pas un registre des
ventes enregistrées sont-elles préparés, commandes
indépendamment des documents établis par le
département comptable ?
. Est-il tenu un registre des commandes

reçues (accordées ou non) X
20. Envoie-t-on périodiquement des relevés

X Les personnes qui font la
de compte aux clients ?
relance n’envoient pas des
relevés de compte client
21. Existe-t-il une politique de recouvrement
X
clairement défini ?
22. Y a-t-il régulièrement un suivi du montant X

des créances douteuses par un responsable
compétent et clairement défini ?
23. Les relances sont-elles faites dans des X Pas de lettre de relance
délais satisfaisants ? périodique.
24. Les dossiers des clients sont-ils
X Pas de dossier d’insolvabilité
périodiquement revus et mis à jour ?
des clients douteux.
Le questionnaire du contrôle interne et les études réalisées nous ont permis d’en tirer
les dysfonctionnements du système.
Ces faiblesses sont caractérisées par :
- l’inexistence du service facturation
- la dualité des tâches
- l’absence du bon de commande interne

- 50 -
- l’insuffisance de contrôle
-l’absence de procédure facturation
- le non respect du principe d’annulation d’une facture
- un manque de politique de recouvrement
- la défaillance du logiciel
a) L’inexistence du service facturation

Nous pouvons observer d’un premier vu en regardant l’organigramme de la société
que le service facturation n’y figure pas.
b) La dualité de tâches
Après avoir accompli un contrôle sur la grille de séparation des tâches et établi un
questionnaire de contrôle interne nous pouvons déduire qu’il y a une dualité de tâches dans la
société sur le cycle vente.
c) L’absence du bon de commande interne

Une absence du bon de commande interne est démontrée après avoir contracté une
étude auprès du service commercial. L’entreprise n’établit pas de bon de commande interne
par contre elle reçoit les bons de commande des clients.
d) L’insuffisance de contrôle
La phase de contrôle évalue les procédures et systèmes utilisés dans l’entreprise. C’est une
étape indispensable pour apporter les modifications nécessaires face au changement de
l’environnement ou à des anomalies.
Durant notre stage, nous avons pu remarquer que l’importance du contrôle est à
négliger dans l’entité surtout en matière de suivi sur la circulation des documents et de
contrôle dans l’entreprise (exemple : sur les règlements effectués par le client).
Contrôle non effectué au niveau de la facturation, mais l’enregistrement au journal des
ventes est fait par ordre numérique.
L’inexistence d’une fiche de travail marque aussi l’insuffisance de contrôle et suivi
dans l’entreprise au niveau de l’exécution des travaux.
- 51 -
Le service commercial ne tient pas de registre des commandes, même s’il en tient, ils
ne sont pas valorisés. Ce qui entraîne le non-suivi des bons de commande et l’absence de bon
de commande pré numéroté.
Une vente à des clients insolvables : le service commercial ne contrôle pas la
solvabilité des clients. Nous pouvons en déduire aussi que le service de crédit n’existe pas
dans la société.
Toutes ces faiblesses peuvent être résumées par une déficience du contrôle interne. Il
peut exister, par exemple, des déficiences dans la conception lorsque les contrôles nécessaires
sont absents ou que les contrôles existants n’ont pas été conçus correctement. Par ailleurs, il y
a déficience dans le fonctionnement lorsqu’un contrôle ne fonctionne pas comme prévu ou
lorsque la personne qui applique le contrôle ne possède pas l’autorité ou les qualifications
nécessaires pour l’exécuter efficacement.
e) L’absence de procédure facturation

La société NEW PRINT n’applique pas la procédure facturation. Ce fait est prouvé par
l’absence du service facturation dans la société.
f) Le non-respect du principe pour l’annulation d’une facture

Il n’existe pas de règle pour annuler des factures en cas d’erreur ou de réductions sur
vente que sont les 3RA dans la société.
g) Un manque de politique de recouvrement

Il y a insuffisance de politique pour la relance client, et le suivi de la durée du crédit
client n’existe pas.
h) La défaillance du logiciel est remise en jeu

Nous avons remarqué que le logiciel appliqué dans la société NEW PRINT est défaillant.
- 52 -
TABLEAU RECAPITULATIF DES POINTS FORTS ET POINTS FAIBLES

Finalement, nous allons présenter ces points forts et ces faiblesses dans un tableau afin
de les résumer.
Tableau n° 9 : Récapitulation des points forts et points faibles
LES POINTS FORTS LES POINTS FAIBLES

-Réduction des charges -Inexistence du service facturation
-Gain de temps -Dualité de fonction
-le respect des délais de livraison et de -Absence du bon de commande interne

facturation
-le contrôle de la liasse « Facture – Devis – -Insuffisance de contrôle

Bon de commande client – Bordereau de
livraison » -Absence de procédure
-non-respect du principe d’annulation d’une

facture.
-Manque de politique de recouvrement
-Défaillance du logiciel
Le diagnostic consiste à explorer de façon systématique toute l'organisation de

l'entreprise en vue de ressortir ses points forts et ses points faibles, tout critiques devant servir
à corriger les imperfections et donc devant permettre un fonctionnement plus harmonieux de
l'entreprise.
- 53 -
D’après ce tableau nous pouvons voir que les faiblesses occupent beaucoup plus de
place par rapport aux points forts. Nous allons procéder à une analyse de ces faiblesses qui
jouent un rôle important dans le mauvais fonctionnement de la société.
CHAPITRE II: ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE
Dans le cadre de ce chapitre, nous adopterons une analyse critique de la situation

existante. La réalisation de cette étude nous amène d’abord à parler des causes de ces
faiblesses. C’est seulement après que nous allons dégager les risques et incidences qui s’y
rapportent. Et enfin, nous étudierons leurs impacts sur le système.
Section 1 : LES CAUSES DE CES POINTS FAIBLES

Procéder à une analyse critique de l’existant implique à faire ressortir les points forts
et le dysfonctionnement en identifiant leurs causes.
1.1-Inexistence du service facturation :

Le service facturation doit être indépendant des services clients et expéditions.
Une séparation correcte des fonctions permet de s’assurer que personne n’a la possibilité
d’autoriser la livraison tout en pouvant par la suite influer sur la comptabilisation de la vente
ou des comptes clients.
Dans notre cas, l’entreprise New Print ne possède pas un service bien défini qui traite la
facturation. D’après la grille d’analyse faite, le commercial traite l’établissement de la facture.
1.2-Dualité de tâches :
Le principe de séparation des tâches et des fonctions consiste en premier lieu à valider
les restitutions d’un système pour qu’il soit exempt de faille d’ordre organisationnel en
prenant bien soin de dissocier certaines fonctions clés dans le système de gestion.
Il s’agit de la séparation entre donneurs d’ordre, des liquidateurs et des comptables.

Cette séparation apporte la preuve que les trois phases d’une transaction comptable ou d’un
acte de gestion ne relèvent pas de la même personne ou de la même structure, mais plutôt de
niveaux de contrôle et de vérification différents
- 54 -
Le problème de la dualité de tâches est surtout dû au non-respect du principe de la

séparation des tâches qui doit être suivi pour la bonne marche du fonctionnement interne de la
société.
Dans notre cas, le commercial occupe en même temps deux tâches, la fonction d’un
commercial et d’un facturier. Outre ces tâches, il perçoit aussi les règlements du client, surtout
quand le mode de règlement est au comptant. C’est après qu’il les transmet au caissier. On
peut dire alors que le principe n’est pas respecté.
1.3 - Absence du bon de commande interne

Le commercial ne dresse pas de bon de commande interne.il prend simplement les
informations concernant la commande du client dans un carnet attribué à chaque commercial.
Si le client n’envoie pas de bon de commande, il n’établit pas de bon de commande interne
(BCI).
Le service commercial n’adresse pas d’accusé de réception de commande pour toute
commande téléphonique.
1.4-Insuffisance de contrôle
Le contrôle est une tâche très délicate et complexe. Nous pouvons énumérer les
problèmes à cet égard comme étant :
- l’absence d’une fiche de travail (ordre de travaux). Cette fiche de travail joue un
grand rôle dans le suivi et le contrôle des travaux à exécuter pour la bonne organisation de
travail dans l’entreprise, ainsi qu’éviter les risques d’erreurs et d’omissions dans la réalisation
des travaux. L’ordre de travaux est utile à l’établissement de la facture.
- l’absence d’un tenu de tableau de bord, c'est-à-dire l’inexistence d’un cahier de

transmission pour la circulation des documents. Un cahier de transmission a beaucoup
d’importance dans une société, car il est un outil de contrôle.
- l’absence d’un registre des commandes, alors que le tenu d’un registre des
commandes permet le contrôle adéquat du carnet de commandes et de diminuer le risque de
commandes non exécutées dans les délais prévus.
- l’absence du service de crédit et d’autre part le commercial ne contrôle pas la

solvabilité du client.
- 55 -
- l’insuffisance de contrôle est due aussi à l’absence d’envoi de relevés de compte

client. L’une des façons les plus satisfaisantes de vérifier l’exactitude des comptes clients est
d’en demander la confirmation directement au client. Du point de vue de la société, l’envoi de
relevés mensuels aux clients ne sert pas uniquement au rappel des créances dues, mais aussi à
assurer que l’enregistrement détaillé est correct.
- un manque d’éthique et de contrôle dans le service. En effet, il n’y a pas de contrôle

pour s’assurer que toutes les factures sont enregistrées.
Nous avons noté qu’il n’existe aucun contrôle interne de la conformité aux politiques et
procédures de l’entreprise.
1.5-Absence de procédure facturation

L’entreprise NEW PRINT n’adopte pas une procédure clairement définie en matière
de facturation. La tâche du commercial sur ce sujet est simplement d’établir la facture et de
l’imprimer.
L’inexistence de la procédure pour annuler une facture implique le non-respect du
principe de son annulation.
Le commercial a l’amabilité de modifier et même de supprimer totalement une facture
sans qu’il ait l’autorisation d’aucun responsable.
En effet, l’entreprise ne dispose d’aucun manuel de procédures facturation qui définit
clairement les tâches, parce que chacun sait ce qu’il doit faire.
1.6-Non respect du principe d’annulation de la facture

Ce non-respect est dû à l’inexistence d’avoir. Quand un commercial à commis des
erreurs sur l’établissement d’une facture, pour l’annuler partielle ou totale, il n’établit pas
d’avoir. Il en est de même quand il va octroyer au client une remise d’accord après
établissement de facture.
1.7-Manque de politique de recouvrement

Nous avons pu noter que la politique de recouvrement est insuffisante, car les
personnes qui font la relance aux clients n’envoient pas périodiquement de relevés de compte
aux clients. Les dossiers clients ne sont pas revus périodiquement et ne sont pas mis à jour.
- 56 -
1.8 - Défaillance du logiciel

Il n’existe pas de rubrique qui traite de l’établissement d’un avoir alors qu’un avoir est
destiné pour annuler partiellement ou totalement une facture fausse ou pour accorder une
remise au client, c’est-à-dire les 3RA.
Section 2: LES RISQUES LIEES A CES FAIBLESSES

Nous avons vu les causes de ces faiblesses. Alors quels sont les risques et incidences
qui peuvent en découler ? Nous allons répondre à cette question dans cette section.
2.1 - Définition du risque :

Le risque peut être défini comme « la menace qu’un évènement, une action ou une
inaction affecte sur la capacité de l’entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques et
compromette la création de la valeur», cette définition ne fait apparaître que la menace d’une
non-atteinte des objectifs d’une entreprise et ne mentionne pas la notion de chance5 de
réalisation ou de non-réalisation de cette menace.
L’IFACI définit le risque comme « un ensemble d’aléas susceptible d’avoir des

conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et l’audit ont notamment
pour mission d’assurer autant que peut se faire la maîtrise »6.
Complétons cette définition par celle de Dominique VINCENTI « le risque est la

menace qu’un évènement ou une action ait un impact défavorable sur la capacité de
l’entreprise à réaliser ses objectifs avec succès»7
Ainsi, nous pouvons définir le risque comme étant la probabilité qu’un

évènement défavorable, un danger ou un dommage ne survienne avec son impact
5
Notion de chance : probabilité
6
« La pratique du contrôle interne », Coopers-Lybrand/ IFACI, Editions d’organisation.
7
Dominique VINCENTI « Dressez une cartographie des risques», in Revue Audit, nº 144
- 57 -
potentiel.
Nous distinguons plusieurs types de risques qui sont généralement classés selon leur
origine, leurs activités, leur nature et leur niveau.
Après avoir donné de brèves définitions du risque, nous allons identifier ceux affectés à ces
faiblesses. Ils sont :
 Les risques liés au non-respect du principe de la séparation des tâches
 Les dangers de l’absence d’un bon de commande interne
 Les menaces causées par l’insuffisance de contrôle
 Les risques engendrés à l’absence d’une procédure facturation
 Les menaces liées au non-respect du principe d’annulation de la facture
 Les risques liés à l’insuffisance de politique de recouvrement
 Les dangers accourus à la défaillance du logiciel
2.2 - Les risques liés au non-respect du principe de la séparation des

tâches :
La séparation des tâches est un problème en vogue. En effet, une grande majorité des
entreprises a accru les risques potentiels liés à la mauvaise séparation des tâches. Cela conduit
l’entreprise à diffuser des droits d’accès aux utilisateurs qui pourraient aller au-delà de leurs
fonctions
Les risques liés à la séparation des tâches se manifestent suite à une série d'actions réalisées
par une même personne qui entraînent une erreur ou une fraude. Par exemple, un utilisateur
ayant accès aux transactions de création et/ou modification du référentiel fournisseur et aux
transactions de paiement pourrait créer un fournisseur fictif, ou modifier les coordonnées
bancaires d'un fournisseur existant, et initier un paiement.
Les commerciaux établissent les factures, alors ils sont juges et partis. Ce qui signifie
qu’ils peuvent faire tout ce qu’ils veulent. Ce non-respect entraine les risques de fraudes qui
sont :
- D’une omission de facturation difficilement détectable par le commercial,
autrement dit : il établit et enregistre une facture fictive,
- De la corruption qui représente une transaction commerciale illégale.
- 58 -
La corruption se définit par le fait d’offrir, de donner, de recevoir ou de solliciter

quelque chose de valeur pour influencer une décision. Il s’agit d’une fraude, effectuée hors
des enregistrements comptables.
Certains moyens permettent toutefois d’identifier l’existence de corruption, comme l’étude du

comportement de la personne suspectée d’être corrompue
Les deux principaux procédés de corruption que l’on peut distinguer dans le milieu de
l’entreprise sont le pot-de-vin ou le truquage. Par exemple la surfacturation
- le détournement avec falsification de la facture et par l’élaboration de faux
documents.
En peut conclure que le non-respect du principe de séparation des tâches conduira le

personnel à faire un détournement d’actifs. Ce qui signifie la présence d’un risque de
dissimulation d’erreurs volontaires ou d’irrégularités intentionnelles.
Comme la tâche n’est pas clairement définie, cela entraîne un cumul de tâches incompatibles
et nous amène aussi au non atteint des objectifs de contrôle interne.
2.3 - Les dangers de l’absence d’un bon de commande interne:

Toute opération commerciale doit être constatée par écrit appellé documents ou pièces
comptables. Le bon de commande interne fait partie de ces documents.
L’absence d’un bon de commande interne peut entrainer :
- le risque de confusion des commandes.
- le risque de litige avec le client s’il y a une livraison non conforme.
Les commandes téléphoniques ne font pas l’objet d’une confirmation par écrit ; ainsi risque
de litige avec le client s’il y a une livraison non conforme.
Dans notre cas, il existe des bons de commande des clients, mais pas de bon de
commande interne. Ces BCC ne sont pas pré numérotés, nous n’avons pas la certitude que
tous les bons de commande ont été honorés. Cela implique un risque d’erreur, une attribution
d’un même numéro à deux bons de commande différents.
2.4 - Les menaces causées par l’insuffisance de contrôle :

- 59 -
Comme nous l’avons mentionné, l’entreprise n’utilise pas de cahier de transmission

pour la circulation des documents et l’ordre de travaux pour l’établissement de la facture.
D’où l’insuffisance de contrôle pour s’assurer que toutes les factures sont enregistrées.
Cette insuffisance résulte d’une omission de factures même si elles sont enregistrées
numériquement sur le journal des ventes.
La vente à des clients insolvables conduit à un risque d’insolvabilité des clients, qui est
due à la mauvaise gestion.
L’établissement et l’enregistrement de factures fictives découlent du détournement de
créances de la société.
2.5 - Les risques engendrés par l’absence de procédure de facturation :

La procédure est un guide d’action qui précise les étapes à suivre, les règles à respecter
pour mettre la décision à l’application. Une procédure de facturation à date voulue et en
respectant un formalisme conforme à la législation peut éviter toute contestation, source de
délit parfois recherché.
L’absence de procédure met en cause l’efficacité de l’entreprise par l’omission des
règles de base, d’une bonne conduite, et de la réalisation des tâches et opérations pour
l’atteinte des objectifs fixés par la firme.
L’absence de procédure facturation favorisera :
- un risque de non-organisation des tâches affectées à ce service. En d’autres termes, il
existe un désordre dans l’accomplissement des tâches.
-un non-respect du délai de facturation. De ce fait, il n’existe pas de planning bien
défini en matière d’établissement de la facture qui implique un risque de perte de temps.
-un non-respect des règles en matière de contrôle sur les documents qui permettent
l’élaboration de la facture.
2.6 - Les menaces liées au non-respect du principe d’annulation de la

facture :
Le non-respect du principe d’annulation de la facture conduit à un risque :
-de falsification de facture, car il n’existe pas de règles pour exécuter cette tâche.
-de non-enregistrement de cette facture annulée de la comptabilité, car il y a absence
de document pour enregistrer l’annulation qui peut encore être passée dans le journal.
2.7 - Les risques liés à l’insuffisance de politique de recouvrement :

- 60 -
Une politique de recouvrement efficace exige un système officiel qui garantit le

paiement des impayés. Enjeu majeur dans les petites et moyennes entreprises, la gestion du
risque client repose sur la définition et la mise en œuvre d’une politique de crédit qui doit être
pilotée au quotidien. Une révolution culturelle doit souvent être menée à l’intérieur de
l’entreprise et l’importance de la gestion du poste client doit prendre toute sa place dans
l’organisation.
L’insuffisance de politique de recouvrement conduit à la baisse du profit de
l’entreprise, et cela n’est pas sans incidence sur l’intérêt de la société.
2.8 - Les dangers accourus à la défaillance du logiciel:

L’entreprise utilise un logiciel GESCOM spécifique développé par un informaticien interne.
Lorsque nous avons étudié ce logiciel, nous avons constaté qu’il y a une différence avec le
logiciel GESCOM 100. Ce logiciel n’est pas performant avec l’absence de quelques
rubriques. Cela entrainera une perte de temps pour la personne qui l’utilise. Les risques causés
par cette défaillance sont multiples à savoir :
- la tentation de fraude ou même effectuation d’omissions.
- la non-réalisation à temps des tâches
Le niveau de ces risques permet de distinguer ceux qui sont plus importants donc
susceptibles d’avoir des impacts sur les objectifs, impacts dont nous allons parler dans la
section suivante.
Section 3 : LEURS IMPACTS SUR LE SYSTEME

Les faiblesses de ce système entraînent une perte financière, humaine ou d’image pour
l’entreprise : service défectueux, atteinte à son environnement, insatisfaction récurrente du
client, perte de fournisseur, fraude8
Nous notifions les impacts de ces faiblesses face à l’entreprise.
3.1 - L’impact de la dualité de fonction :

L’impact de la dualité de fonction conduit à un empiétement de la responsabilité. Comme une
personne occupe deux fonctions très différentes, alors qui est-ce qui est responsable en cas de
faute ?
8
L’AON Consulting(2002)
- 61 -
3.2 - L’impact de l’absence du bon de commande interne :

L’absence d’un bon de commande interne entraîne une erreur dans les recettes si les
travaux ont été expédiés sans facture correspondante. Un bon de commande interne est un
outil de contrôle, alors il aide le commercial, le comptable dans la vérification de la
commande clients.
La diminution du CA est aussi l’un des impacts de cette absence. Il existe encore
l’impact sur le contrôle à cause de l’absence de documents.
3.3 - L’impact de l’insuffisance de contrôle

Nous pouvons définir le mot contrôle comme une source de performance de
l’entreprise tout autant qu’un outil d’assurance et de protection du patrimoine de
l’organisation, et non seulement une notion de vérification.
Les effets néfastes du manque de contrôle sont :
-le laisser-aller,
-la fuite de responsabilité
-et l’absence de recommandation.

Le laisser-aller provoque un gaspillage des ressources de l’entreprise, un gaspillage qui
affecte principalement le résultat et le profit de l’entreprise.
Le dispositif de contrôle étant négligé et suite à la survenance d’une erreur ou d’un
dysfonctionnement, chacun ne veut être responsable.
Les recommandations s’expliquent par l’émergence des forces et faiblesses ainsi d’identifier
les causes des dysfonctionnements et enfin d’élaborer des solutions d’amélioration. Ces
étapes peuvent être indiquées dans un environnement de contrôle
L’impact de l’insuffisance de contrôle sur la vente à un client insolvable entrainera des
provisions pour litiges sur les comptes clients.
Nous pouvons en résumé l’impact de l’insuffisance de contrôle par le non-verrouillage
du système. Ce qui entrainera un non exhaustif du système et de l’opération effectué par la
société.
- 62 -
3.4 - L’impact de l’absence de procédure de facturation

L’inexistence de la procédure de facturation conduite à une désarticulation, à une
étroite efficacité des opérations et à une augmentation des risques d’erreurs et d’omissions.
a) Désarticulation des opérations

La non-formalisation craint que le fonctionnement normal de l'entreprise ne soit
désarticulé. En effet, de par leur exécution, une opération ou un processus est amené à suivre
plusieurs étapes qui doivent être respectées pour une meilleure réalisation conduisant à une
maximisation des profits.
b) Une étroite efficacité des opérations

En effet, la procédure indique les opérations et fonctions à exécuter, afin d’optimiser
toutes les ressources. L'efficacité est mesurée par l’atteinte des objectifs et l’efficience par la
consommation minimale de ressources.
c) Augmentation des risques d’erreurs et omissions

Une procédure écrite peut alléger les risques d’erreurs et d’omissions. D’autant plus
que la procédure est un outil d’aide mémoire consultable à tout moment en cas de problème
ou souci à l’achèvement d’une opération quelconque, ainsi d’apaiser ces risques.
3.5-L’impact de l’absence de politique de recouvrement

L’insuffisance de politique de recouvrement a un impact sur le résultat de la société,
autrement dit : des incidences sur le résultat, les recettes et la TVA
Cette insuffisance entrainera un gonflement de CA alors que le recouvrement est
irrégulier.
Cela peut conduire à une évaluation de la dépréciation pour créances douteuses.
Le fait de laisser traîner les impayés peut perturber le flux de trésorerie et être préjudiciable à
la réussite de l’entreprise
3.6 - L’impact de la défaillance du logiciel

Une défaillance du logiciel entraîne une mauvaise organisation au niveau du travail.
Ceci implique une perte de temps à cause de la non-maîtrise du logiciel et du mauvais
- 63 -
traitement de la facturation. Elle entraînera aussi une contre-performance du logiciel qui

obligera la société d’acheter un nouveau logiciel en augmentant leurs charges.
L’impact de cette défaillance se traduit par une perte financière directe pour
l’entreprise.
De tous ces impacts, nous pouvons conclure que toutes ces faiblesses entraîneront une
diminution sur le CA et la trésorerie.
Nous résumons dans un tableau d’évaluation du cycle les risques et les impacts du
dysfonctionnement de la procédure et système.
Tableau n° 10: Feuille d’évaluation du cycle vente
Nº Question de Faiblesses apparentes Effets possibles

contrôle interne relevées
Inexistence du service
2 Dualité de fonction
facturation
2 Risque d’omission, de corruption

Dualité de fonction
Empiétement de la responsabilité
Risque de confusion des commandes.
Absence du bon de commande Risque de litige avec le client s’il y a
5 interne une livraison non conforme
Une erreur dans la recette
Diminution CA
Risque d’insolvabilité des clients,
4, 19 Insuffisance de contrôle
Détournement de créances de la
société.
Mauvaise gestion
Incidences sur les états financiers
-le laisser-aller,
- 64 -
-la fuite de responsabilité
-et l’absence de recommandation.

Le risque de non-organisation des
13,14 Absence de procédure
tâches affectées à ce service.
d’annulation d’une facture.
Un non-respect du délai de
facturation
Un non-respect des règles en matière
de contrôle.
Désarticulation des opérations
Augmentation des risques d’erreurs
et omissions
21 Risque de difficulté de recouvrement.

Manque de politique de
recouvrement Incidence sur les états financiers.
24 Pas de dossier d’insolvabilité Non-constitution de dépréciation ou

des clients douteux. perte de valeur des comptes clients.
En résumé, dans cette deuxième partie, nous avons pu mettre en évidence, les points
forts et les points faibles du système cycle vente et plus particulièrement, le procédé de
facturation dans la société NEW PRINT. Et nous avons noté que les points faibles emportent
largement sur les points forts du fait que le principe de séparation des tâches n’est pas
respecté. Il y a dualité de fonction. Le commercial assure une multitude de tâches. Ce qui
constitue une entrave non négligeable pour la réalisation des objectifs de la société. Il n’existe
pas un parfait verrouillage du système dans la société New Print. N’y avait-il pas de remède
pour cette situation ? Nous allons répondre à cette question dans une troisième et dernière
partie consacrée à la mise en place du service facturation informatisé.
Partie 3: PROPOSITION DE MISE EN
PLACE ET PROCEDURE DU SERVICE
FACTURATION INFORMATISE
- 66 -
La séparation des tâches est fondamentale sur le plan de l’organisation générale afin
d’éviter les risques et les abus et de réaliser des contrôles efficaces. Nous parlons de principe
de non-cumul de tâches incompatibles9 comme le cas d’une structure ou d’une personne qui
cumulerait la comptabilité (enregistrement) et la caisse (conservation). Dans notre cas, le
commercial cumule des tâches ; il réalise la fonction d’un commercial et la fonction d’un
facturier.
Le principe de séparation des tâches n’est pas appliqué au sein de la société. Il a été
identifié par l’inexistence du service facturation. De ce fait, pour remédier à cette anomalie,
dans cette dernière partie nous allons proposer la mise en place de ce service et les procédures
appropriées.
CHAPITRE 1 : PROPOSITION DE MISE EN PLACE DU SERVICE

FACTURATION INFORMATISE
Dans ce premier chapitre, nous allons d’abord parler de la présentation du service

facturation. Ensuite, nous exposerons la structure de la facture, avant de montrer son circuit et
son processus avant, pendant, et après son établissement.
SECTION 1 : PRESENTATION DU SERVICE FACTURATION

La facturation est l’action de facturer. C’est un service où les factures doivent être
établies. Elle reprend les opérations d’établissement et de transmission aux clients des
factures. Ce qui nous amène à dire qu’elle est un enchaînement d’activités qui s’achève par
l’établissement d’une facture.
La mise en place d’une organisation formelle relève le plus souvent d’un cheminement
logique ascendant allant de l’inventaire des activités et des tâches (détails) à l’établissement
d’un organigramme général (ensemble). Ce cheminement n’est ni simple ni linéaire, il
comporte de nombreux aller-retour.
La section 1 est destinée à la présentation du service où nous décrivons la fonction du
facturier, ensuite parlons des ressources matérielles nécessaires à ce service et son
emplacement, et enfin démontrons la nécessité de ce service.
9
Cette séparation n’est pas sans rappeler, le principe de séparation des pouvoirs (exécutif, législatif et judiciaire)
- 67 -
1.1-Description de la fonction « Facturier»

La description de la fonction « facturier» comporte des précisions sur les différentes
composantes d’un poste de travail. Nous y relevons la référence du facturier ; sa mission ; son
attribution : les tâches principales et les tâches secondaires ; ses responsabilités ainsi que les
indicateurs de mesure de la performance10 de la fonction ; ses liaisons ; les documents émis ou
reçus par le service en question.
A) La référence du facturier :
Un facturier c’est une personne qui s’occupe du service facturation. Comme tout agent
d’entreprise, il doit avoir la compétence requise pour occuper ce poste afin de bien conduire
les tâches à effectuer, pour le bon fonctionnement de la société.
a) Compétence :
Tout prétendant au poste de facturier devrait être titulaire d’un diplôme de BACC en
gestion minimum.
Il doit être capable de maîtriser parfaitement les langues Malagasy, Français et
Anglais; ainsi que l’outil informatique comme le Word, l’Excel.
Le traitement de texte est très important dans ce poste, alors un facturier doit être
capable de maitriser le traitement de texte.
Il doit aussi avoir une connaissance sur la notion commerciale et maitriser le logiciel
GESCOM.
b) L’âge requis pour ce poste

Un facturier peut être un homme ou une femme âgé (e) de 25 à 35 ans.
c) La qualité du facturier
Un bon facturier doit avoir :
- le sens du travail en équipe et les qualités relationnelles
- un esprit d’initiative et de responsabilité
- le sens de l’organisation tout en étant méthodique
B) Sa mission :
La mission du facturier est d’établir la facture.
- 68 -
C) Son attribution
Les tâches et rôles d’un facturier dans une société sont multiples. C’est lui qui doit :
- contrôler les documents venant du commercial,
- établir la facture à partir des documents reçus nécessaires à cet établissement,
- dresser un état des factures,
- établir et mettre à jour l’échéancier suivant les instructions données par le service
comptabilité,
- mettre à jour les règlements des clients : -dans le cahier d’enregistrement
-sur le GESCOM
D) Ses responsabilités et les indicateurs de mesure de la performance :

Ses responsabilités :
Le facturier est responsable de la facture qu’il établit. Sa responsabilité est d’établir la facture
en bonne et du forme. Avant de distribuer la facture, il doit vérifier tout ce qui y figure dans la
facture (montant, signature, client…), vérifier que la facture est correctement établie et saisie,
vérifier que la facture est arithmétiquement correcte.
Les indicateurs de performance de la fonction :

En cas de défaillance, le facturier est sanctionné sévèrement.
E) Ses liaisons :
Quand nous parlons de la liaison, il faut décrire le rattachement hiérarchique et
fonctionnel.
La liaison hiérarchique : Le service facturation est rattaché hiérarchiquement au département
administration et finance. Il doit être indépendant du service vente (commercial), du service
expédition (logistique), du service trésorerie (caissier), de la tenue des comptes clients
(comptable).
La liaison fonctionnelle : Le service facturation est en liaison fonctionnelle avec le
commercial, le caissier, le service expédition
Pour mieux visualiser la position de ce service dans la société, nous allons le figurer
dans l’organigramme de la société
10
Les indicateurs de mesure de performance présentent sur quelles bases ou critères le ou les responsables de la
fonction sont évalués et rétribués ou sanctionnés
- 69 -
La position du service facturation dans l’organigramme de la société NEW PRINT se présente comme suit :
Figure nº 11 : Position du facturier dans l’organigramme
Directeur
Général
Standardiste Assistante de Direction
Technicien informatique
Assistant Responsable Responsable PAO RDT RAF

Logistique Commercial
Chef d'Atelier RRH Comptable Facturier Caissier
Machinistes
Agents de Agents de
maintenance laboratoire
Femmes de Commercial Paoistes Agents de

Magasinier Chauffeurs Coursier Gardien Commerciaux finition
ménages réceptionniste
RDT : Responsable département technique

RAF : Responsable administratif et financier
RRH : Responsable des ressources humaines
Remarques : Le facturier est rattaché hiérarchiquement au département responsable administratif et finance. Tandis qu’il est rattaché
fonctionnellement au service commercial, service expédition et au caissier.
- 70 -
F) Les documents émis ou reçus par le service :

Le service facturation reçoit le bon de commande interne, le devis, l’offre de prix que le
commercial a dressé (base de données pour l’établissement d’une facture), la remise accordée, l’ordre
de travaux venant du département technique.
Par contre, il doit émettre une facture, un état récapitulatif de factures, un échéancier.
Nous résumons dans un tableau la description de la fonction « Facturier »
Tableau nº 11 : Description de la fonction « Facturier»
Référence du facturier Age : 25 à 35 ans
Obtenu un diplôme de BACC minimum
Savoir :
- une notion sur le traitement de texte
- une notion sur l’outil informatique
- maîtrise le logiciel GESCOM
Avoir :
- le sens de travail en équipe et les qualités
relationnelles
- un esprit d’initiative et de responsabilité
- le sens de l’organisation et aussi être
méthodique
Mission du facturier Etablir la facture

Attribution du facturier Les tâches du facturier sont :
- de contrôler les documents venant du
commercial,
- d’établir la facture (en aval et en amont),
- de dresser un état récapitulatif des factures,
- d’établir et mettre à jour l’échéancier
(suivant les instructions données par le
service comptabilité),
- d’enregistrer les règlements des clients :
-sur le GESCOM
-dans l’échéancier
Responsabilité du facturier Etablir la facture en bonne et du forme.

- 71 -
Indicateur de performance de la fonction non-respect des conditions inscrites sur

- le bon de commande interne
- Le devis
- Offre de prix
non-respect de principe pour l’annulation
d’une facture
Liaisons du facturier Liaison hiérarchique : département

administration et finance.
Il est indépendant:
- du service vente (commercial),
- du service expédition (logistique)
- du service trésorerie (caissier)
- de la tenue des comptes clients
(Comptable).
Liaison fonctionnelle : commercial, caissier,
logistique
Documents reçus et émis par le service Documents reçus :

facturation - L’ordre de travaux
- Bon de commande interne
- Devis
- Offre de prix
- La remise accordée
Documents émis :
- Facture
- Etat récapitulatif des factures
- Echéancier

- 72 -
1.2- Les ressources matérielles nécessaires et l’emplacement du service facturation :

A) Les ressources matérielles nécessaires :
Comme tout service, il a besoin de matériels et fournitures pour son bon fonctionnement et
faciliter la réalisation des tâches de l’opérateur afin d’obtenir de bons résultats.
Les matériels nécessaires :

Primo, de quels matériels le facturier a-t-il besoin ?
Le service à mettre en place est le service facturation informatisé. Alors, il a besoin d’un
ordinateur pour l’informatisation de la facture. Qui pour être imprimée, nécessite une imprimante avec
les fournitures nécessaires.
La société suit la technologie, pour que ce service soit performant, nous avons décidé d’utiliser
les matériels, les mobiliers et les fournitures de bureau suivants:
1) Matériels de bureau :
Nous avons choisi un ordinateur complet, un papier autocopiant Listing 4 en 1 qui permet
d’imprimer un seul papier en 4exemplaires et l’imprimante appropriée à ce papier est l’imprimante
matricielle Epson LQ 2170 et l approprié.
2) Mobiliers de bureau :
Cette mise en place nécessite des meubles tels que la table de bureau pour mettre l’endroit où le
facturier va travailler, une chaise, une table pour ordinateur.
Une armoire s’avère nécessaire pour classer et ranger les documents. Ces documents seront classés
dans des classeurs et des boîtes à archives.
3) Fournitures de bureau :
Un tampon spécialisé pour ce service est très important. Sur ce tampon, le nom du service et la
mention « date d’arrivée» doivent figurer le nom du service et la mention « date d’arrivée».
Le facturier a besoin d’une agrafeuse, d’agrafes, d’un stylo, d’une règle, d’une machine à
calculer pour la vérification des montants, d’un bloc note, d’un cahier de transmission pour la
circulation des documents, d’un cahier d’enregistrement des règlements des clients, d’un échéancier,
d’un agenda, de chemises.
- 73 -
Nous allons récapituler ces mobiliers, matériels et fournitures de bureau dans un tableau.
Tableau nº 12: mobiliers, matériels et fournitures de bureau pour le service facturation
MOBILIER MATERIEL FOURNITURE

- Table pour ordinateur - Ordinateur - Papier autocopiant Listing 4
- Table de bureau - Imprimante matricielle en 1
- Chaise Epson LQ2170 - Classeurs
- Armoire - Chemises
- Boîte à archives
- Bloc note
- Un agenda
- Cahier de transmission
- Cahier d’enregistrement du
règlement des clients
- Un cahier pour dresser
l’échéancier
- Machine à calculer
- Stylos
- Règle
- Agrafeuse
- Agrafes
- Tampon pour le service
- Tampon de New Print
- encrier
B) L’emplacement du service :
La mise en place du service facturation nécessite la détermination de son emplacement dans la
société. En principe, il doit être situé à l’accueil ou dans sa proximité immédiate, et ce, pour les raisons
suivantes :
-A son arrivée, le client passe à l’accueil, où le facturier devrait déjà se préparer pour pouvoir
établir convenablement les factures.
-Pour éviter les déplacements inutiles qui sous-entendent un gain de temps.
- 74 -
-Pour faciliter la prise de décision du client dans ses prestations.
1.3-Nécessité de l’existence du service facturation

L’existence du service facturation dans la société permettrait le bon déroulement de processus
facturation. Ainsi, des contrôles pourraient être effectués, les agents seront plus responsabilisés. Ce qui
favoriserait le prestige de la société. Par ailleurs, les clients seront rassurés et cela conduirait à leur
fidélité. La société pourrait aller de l’avant en évoluant et en se développant.
SECTION 2 : LA STRUCTURE DE LA FACTURE
Cette section concerne la structure de la facture. Cette structure comprend les caractéristiques,
le modèle, l’utilité d’une facture.
2.1) Les caractéristiques d’une facture :

Pour que la facture soit exhaustive, nous allons apporter des rectifications sur les
caractéristiques de la facture existante.
La facture doit figurer les mentions suivantes :

- L’en-tête de la société, “ NEW PRINT “;
- Logo de la société New Print ;
- Nº Stat, TP, Quit, NIF, RC et RIB de la société New Print (automatique) ;
- La mention “Facture “ ;
- Le numéro de la facture (automatique) ;
- La référence du commercial traitant (à saisir);
- La référence du DF (à saisir) ;
- La dénomination du client que ce soit d’une société ou d’un particulier (automatique);
- L’adresse et téléphone du client (automatique) ;
- Nº Stat, TP, Quit, NIF et RC du client (automatique) ;
- La référence du client (automatique) ;
- La référence et date du Bon de commande interne et client (à saisir);
- La date de création de la facture (automatique) ;
- La date de modification de la facture (automatique) ;
- La date et heure de l’impression de la facture (automatique) ;
- Le numéro et date du Bon de Livraison de la facture (manuel) ;
- 75 -
- La désignation des travaux (automatique);

- La quantité des travaux (automatique);
- Le “Prix unitaire’ (à saisir suivant le devis)’;
- Le Montant hors taxe ou “Montant HT’’ (automatique) ;
- La “Remise’’ (à saisir suivant l’accord de la Direction générale) ;
- Le Total hors taxe ou “THT’ (automatique) ’ ;
- Le Montant de la TVA : “code, base, taux, Montant’’ (automatique) ;
- Le total tout taxe comprise ou “TTC’’ (automatique) ;
- L’“Acompte’’ (à saisir);
- Le “Net à payer’’ (automatique) ;
- La mention “ Arrêté la présente facture à la somme de … (Montant TTC en lettre)’’ ;
- Le mode de règlement avec échéance de paiement (à saisir) ;
- Les différentes banques de l’entreprise avec la banque, code banque, guichet, nº compte et la clé
RIB ;
- La signature de la DG (manuel) ;
- Le cachet de la société ;
- La signature du client (manuel) ;
- Le pied de la feuille de facturation comporte aussi l’adresse, la boîte postale, les téléphones et
contacts, le fax, l’adresse e-mail, le site web, la forme juridique, le capital, le registre de
commerce, le numéro statistique, le numéro d’identification fiscal, et les comptes bancaires de
la société.
2.2) Le modèle de facture :

Nous allons présenter un modèle de facture dans la figure à la page suivante.
La facture est imprimée sur papier pré-imprimé.
- 76 -
Figure nº 12 : Modèle de facture
Route des Hydrocarbures Ankorondrano Nom et adresse du client

ANTANANARIVO Tél
Fax
Nº Stat 22201 11 1992 0 10004
TP 0250959 du 27/10/06
Quit 154449A du 12/10/06 Nº Stat
NIF 6048353 TP du
RC 6337/00B00446 Quit du
RIB: 00004 00004 01511600159 69 NIF
BMOI Ankorondrano RC
ANTANANARIVO, le
Réf BC: du
DF :
BL : du
C: M: I:
FACTURE Nº
DESIGNATION QUANTITE PU TOTAL
Montant HT :
Remise :
THT :
TVA :
Montant TTC :
Net à payer :
Acompte :
Rester à payer :
Mode de paiement :
Arrêtée la présente facture à la somme de :
Signature du client Signature du fournisseur

- 77 -

2.3) Utilité d’une facture :
La facture permet et facilite le niveau de contrôle dans la société. Elle permet aussi l’exactitude
des prestations ou des marchandises à livrer. L’existence de la facture régularise la situation du client,
c’est le bien légal du client.
SECTION 3 : CIRCUIT ET PROCESSUS D’ETABLISEMENT D’UNE

FACTURE
Cette section est conçue pour décrire le circuit et processus avant, pendant et après
l’établissement d’une facture.
3.1) Avant l’établissement d’une facture :

Les documents nécessaires pour l’établissement de la facture sont les suivants :
 Bon de commande interne
 Devis
 Offre de prix
 La remise accordée
 L’ordre de travaux venant du département technique
Bon de commande interne :

Le bon de commande interne est un document qui prouver l’existence de la commande.
Il est établi par le commercial à partir de la commande client (verbal ou écrit).
Devis :
Le deviseur détermine le prix au vu de la demande de devis par le commercial.
L’offre de prix :
Le prix dans l’offre de prix doit être le même sur le devis.
La remise accordée :
Toute remise doit être accordée et visée par la Direction générale.
- 78 -
L’ordre de travaux :
L’ordre de travaux est un document confirmant que les travaux sont beaux et bien
effectués. Il doit être validé par le responsable département technique.
Figure nº 13 : Modèle d’ordre de travaux

Date :
Numéro de la commande interne :
Numéro DF :
Date d’exécution des travaux :
Date d’achèvement des travaux :
Caractéristique de la commande :
Nombre :
Machines utilisées :
Matières premières utilisées :
INTERVENANTS NOM DE PARAPHE DE L’OPERATEUR
L’OPERATEUR
Conducteurs de machines :
Equipe de finition :
Responsable Département Technique

Remarque : Tous ces documents déclenchent l’établissement de la facture.
3.2) Pendant l’établissement d’une facture :

Le facturier confronte les documents cités dessus. Ensuite il établit la facture. Et enfin, il
l’imprime sur le papier autocopiant 4 en 1.
- 79 -
3.3) Après l’établissement d’une facture :

Après l’établissement de la facture, le facturier remet au DG ou RAF au cas où le DG est
absent pour être approuvé et signé. Ensuite, il procède à la distribution des exemplaires de la facture
qui se répartissent comme suit :
- L’original pour le client,
- Une souche pour le service comptabilité pour l’enregistrement dans le journal
- Une souche pour la caisse pour pièce de caisse
- Le service facturation garde une autre souche pour classement.
CHAPITRE 2 : PROPOSITION DE NOUVELLES PROCEDURES CYCLE

VENTE ET FACTURATION
L’efficience s’entend économie au sens large. L’organisation formelle à mettre en place
cherchera autant que faire se peut à économiser les mouvements et les déplacements du personnel
(économie d’énergie), à économiser les ressources matérielles et à réduire les délais. Chaque fois que
cela est possible, et sous réserve du respect du principe de non-cumul, nous confierons des tâches
différentes, mais homogènes à une même structure (personne) et nous permettrons à différentes
structures (personnes) d’utiliser des ressources communes (supports d’enregistrement, bases de
données par exemple). Enfin, chaque fois que cela est possible, nous simplifierons une procédure ou
une consigne pour réduire les délais de traitement ou de réponse.
Il stipule que le manuel de procédures décrit les opérations afin de permettre à chacun de savoir
ce qu'il doit faire, et à quel moment ce dernier doit le faire.
SECTION 1 : LA NOUVELLE PROCEDURE

Le manuel de procédures est « un livre de consignes écrites». Plus précisément, il représente un
mode d’emploi que chaque agent peut consulter pour prendre connaissance des modalités d’exécution
de ses missions. Cela consiste en la mise par écrit des activités et des tâches effectuées de manière
organisée par les différents acteurs. Il sert à détailler chacune de leurs actions, à expliciter les
enchaînements des opérationnels et leurs synchronisations. Un manuel de procédures est donc, avant
toute chose, destiné aux agents d’une entreprise pour comprendre «qui fait quoi, et comment ? ». Un
- 80 -
manuel de procédures se décompose communément en trois parties, une introduction générale, un

descriptif des procédures et des annexes qui détaillent les supports d’enregistrement.
Dans notre cas, nous allons proposer la nouvelle procédure facturation.
« Une procédure d’entreprise est une procédure qui systématise l’organisation et la politique
d’une entreprise dans le but d’atteindre certains des objectifs de cette entreprise».
Elle est une manière prédéfinie et systématique de réaliser, d’accomplir une activité. Elle est
généralement écrite.
Afin de définir la procédure facturation, il faut en premier lieu définir la procédure
commerciale. Car le service facturation a un lien direct avec le service commercial.
Mais avant de décrire les nouvelles procédures, nous proposons à la société d’utiliser une fiche
de travail. Cette fiche permet d’avoir une exhaustivité du système et des opérations.
1.1) Nouvelle procédure commerciale :

Une référence de suivie de commande (à inscrire sur tout document) est attribué à chaque
agent commercial.
Chacun doit tenir un cahier d’enregistrement de toute commande reçue du client (pour l’étude
de marketing) à viser par le responsable commercial tous les mois.
Nous allons apporter une rectification au niveau de la procédure commerciale qui va se
présente comme suit :
- La réception et l’acceptation des commandes :
 La récolte d’informations
 La Demande de devis,
 L’établissement de l’offre de prix,
 L’établissement du bon de commande interne
- Le traitement de la commande et l’ouverture du dossier de fabrication
- La correction du bon à tirer
- Le suivi de fabrication
- L’établissement des factures
- La livraison de la commande
- Le recouvrement
1.1.1- La réception et l’acceptation de la commande

Cette fonction reprend les opérations de centralisation des commandes et d'approbation,
par les responsables concernés, du bon de commande passé par les clients.
- 81 -
a) La récolte d’informations
En premier lieu, le commercial récolte les informations nécessaires auprès du client. La demande de
prestations peut se faire par tous moyens à la disposition du client soit par fax, téléphone, visite, etc.
Chacun doit enregistrer toutes les commandes reçues des clients dans son cahier de registre de
commande.
Le contenu du cahier d’enregistrement de commande se présente dans le tableau ci-dessous.
La référence du commercial attribué à l’agent commercial doit être inscrite sur la couverture de
son cahier de registre.
Figure nº 14 : Modèle du Cahier de registre des commandes

Date de Nº Nom du Quantités
réception d'enregistrement client Désignations demandées Devis Offre de prix OBS BCI DF
Date Nº Date Nº Date Nº Date Nº
Source : l’auteur de ce memoire

La date de réception : c’est la date de réception des informations concernant la commande du
client.
Nº d’enregistrement : le commercial attribut un numéro pour chaque commande, ce numéro
doit être séquentiel.
Nom du client : c’est le nom du client qui donne les informations concernant un travail.
Désignations : le travail à effectuer.
Quantités demandées : le nombre du travail à effectuer
Devis : le nº et date de devis
Offre de prix : le numéro de l’offre de prix et la date d’envoie au client
Observations : la décision du client concernant le travail demandé : accepté ou
refusé (pourquoi le client a refusé)
BCI : Si le client a accepté, tout de suit le commercial établi le bon de
commande interne. Le commercial indique dans le cahier
d’enregistrement de commande la date et numéro du BCI
Dossiers de fabrication : le nº et date de dossiers de fabrication
- 82 -
Remarque : Ce cahier doit être tenu à jour

Avantage d’établir un cahier d’enregistrement de commande : il est rempli pour le suivi et aide
aussi le responsable commercial dans l’étude marketing
b) La Demande de devis
C’est après la récolte d’informations fournies par le client que le commercial prépare une
demande de devis qu’il envoie au deviseur. Ce dernier établit le devis sur un carnet de devis. Le
deviseur garde la souche du devis et envoie le devis au commercial.
Un Cahier de transmission est à prévoir.
c) L’établissement de l’offre de prix

Quand le commercial reçoit le devis, il va établir l’offre de prix et va l’envoyer au client
soit par fax, par mail, par courrier ou transmise en main propre au client.
Il doit mentionner dans son cahier d’enregistrement de commande que l’offre de prix est
envoyée pour ces commandes.
d) L’établissement du bon de commande interne

Le client doit confirmer sa commande à l’aide d’un bon dûment signé, ou d’un acompte de 50%.
Certains clients confirment sa commande par téléphone. En effet, le Bon de Commande peut être par
fax, ou par e-mail, ou encore par téléphone, ou bien par visite chez le client en tant que démarcheur, ou
bien même par le client en personne.
Si le client n’envoie pas son bon de commande mais le confirme oralement, le commercial
remplit le carnet de bon de commande interne. Dans le cas contraire, il accolera le bon de commande
client sur le bon de commande interne.
Le bon de commande interne doit être établi sur des liasses pré numérotées. Il est établi par le
commercial en trois exemplaires qui se répartissent comme suit : l’original est destiné pour le client au
cas où il n’aurait pas envoyé son bon de commande ; dans le cas où le client a envoyé son bon de
commande ce dernier doit être photocopié et coller avec le bon de commande interne, une souche pour
le service facturation et une autre souche pour le service commercial en tant qu’archive.
Le contenu du bon de commande interne se présent comme suit :

- La dénomination “Bon de Commande’’ ;
- L’entête de la société émettrice de la commande ;
- 83 -
- Le numéro du Bon de commande ;

- La date de la réalisation du bon de commande
- Le nom du fournisseur, “New Print ;
- La désignation de la prestation à commander ;
- Les quantités commandées ;
- Le prix unitaire de la prestation de service à réaliser
- Paraphe du commercial en charge du dossier et son nº de référence
Ce bon de commande interne doit être signé par le client lors du rendez-vous pour le BAT si ce
dernier n’a pas envoyé son bon.
Pour le bon de commande interne, le service commercial doit le parapher tout en inscrivant son nº
de référence.
Dans le cas où le client envoie son bon de commande, ce bon doit avoir la signature du responsable au
niveau de l’acheteur initiateur de la commande avec cachet de son entreprise.
L’entreprise exige vraiment cette pièce justificative qu’est le BCI pour les clients méfiants et
suspicieux. En effet, le Bon de commande doit être établi, surtout dans le cas de paiement à crédit.
C’est donc un contrat par lequel, le client accepte de payer les marchandises qu’il a commandées
moyennant une facture du fournisseur et ce dernier accepte de lui livrer les marchandises.
C’est pourquoi l’existence du bon de commande interne est très importante.
Le commercial en charge du dossier vérifie que les informations du libellé du devis, de

l’offre de prix déjà envoyée et celles du bon de commande interne sont les mêmes.
Remarque :
Le numéro du BCI doit être séquentiel suivant la date d’acceptation du client.
Le service commercial devrait avoir la liste des clients et aviser la direction en cas
d’incertitude pour le client et sur l’opportunité de la livraison.
Un agent doit vérifier les clients débiteurs par ancienneté et contrôler l’évaluation des
dépréciations pour créances douteuses.
La direction doit fournir une liste des conditions clients. Elle doit être avisée pour les
opérations spéciales.
- 84 -
1.1.2- Le traitement de la commande et l’ouverture du dossier de fabrication

Une commande confirmée est traduite par l’ouverture d’un dossier de fabrication dans lequel
doivent être mentionnés le nom du client, le numéro de devis, les coordonnées du contrat, la date
prévue pour le Bon à tirer, la date prévue pour la livraison, le commercial en charge, la description de
la commande, et les instructions si besoin est.
Ce dossier doit être enregistré dans un cahier tenu par le service commercial et remis à la section PAO
pour préparation du BAT.
Le commercial doit aviser la direction pour tous les travaux urgents avant de les remettre au service
PAO.
1.1.3- La correction du bon à tirer

Avant la remise du bon à tirer au client pour accord, le commercial assure le rôle de
«correcteur» et effectue les corrections avec l’opérateur.
Outre le cachet apposé sur le BAT que le client va valider, une lettre expliquant la valeur de la
signature du client doit accompagner le BAT et être signée par le client avant qu’il le valide.
1.1.4- Le suivi de fabrication

L’agent commercial doit suivre les travaux d’imprimerie à tous les stades, et si nécessaire, faire
le bon à rouler. Toutes irrégularités doivent être signalées au chef d’atelier pour qu’il puisse régler le
problème.
Remarque : Le responsable du département technique supervise et contrôle tout le processus de

fabrication dans la société New Print.
1.1.5- L’envoi des documents au service facturation

Le commercial n’établit pas la facture. Son travail consiste seulement à transmettre les
documents nécessaires à l’établissement de la facture au service qui est destiné à l’élaboration de la
facture. Il envoie le bon de commande interne, le devis, l’offre de prix, le bon de livraison au service
facturation (voir B- la nouvelle procédure de la facturation)
1.1.6- La livraison de la commande

C'est une fonction particulièrement importante, car elle rend la vente parfaite et consacre le
transfert de propriété lorsque la vente est stipulée.
- 85 -
Toute réalisation de prestation est validée par un bordereau de livraison. Celui-ci est déchargé par le
client pour attester la réception des travaux effectués par New Print.
Le service logistique doit être informé à l’avance de toute livraison pour qu’il puisse programmer les
véhicules et les chauffeurs.
Le carnet de bon de livraison est donc tenu par le commercial. Ce carnet est pré numéroté et
comprend trois volets d’exemplaires : un blanc pour le client et agrafé avec la facture originale et le
bon de commande qui sont envoyés au service facturation, un bleu pour le service comptabilité, et un
rose pour exemplaire dans le carnet.
Quand la livraison est effectuée, le service logistique avise le service comptable que les travaux
sont bien livrés.
La livraison se manifeste de la manière suivante :

Après la facturation, la livraison s’effectue à partir d’un Bon de livraison qui est établi par le
commercial qui le transmet au service facturation, et que cette dernière transmet encore vers le service
logistique.
Un bon de livraison mentionne les éléments suivants :

- Entête de l’entreprise New Print
- date de livraison
- Mention Bon de livraison
- Numéro bon de livraison
- Le nom du client à qui on livre
- SVT V/BC numéro BC et date du BC
- Quantités
- Désignations
- Prix hors taxe
- Cachet et signature du fournisseur
- Cachet et signature du client
Pour le client la présentation du Bon de Livraison blanc agrafé avec la facture originale et le
bon de commande équivaut à la livraison des marchandises en sa possession d’où le transfert de
propriété a eu lieu.
- 86 -
1.1.7- Le recouvrement
Les conditions de règlement constituent un engagement contractuel du client à rappeler sur
toutes les factures émises. Chaque commercial assure le recouvrement des factures de ses clients. Le
service comptabilité assure aussi le recouvrement en adressant le relevé de compte de chaque client.
Un délai d’un mois peut être accordé aux clients pour régler les factures. Les échéances plus longues
doivent avoir l’accord de la Direction.
Les modalités de paiement effectuées par le client peuvent être, soit :
- en espèces
- Par chèque barré au nom de NEW PRINT
- Par virement bancaire
1.2) Nouvelle procédure de facturation :

Elle reprend les opérations d'établissement et de transmission des factures aux clients et
aux services concernés de l'entreprise.
Le service facturation est le seul qui peut établir et imprimer la facture.
La facture est établie en quatre exemplaires qui se répartissent comme suit :
- pour le client qui doit être toujours un original,
- pour le service facturation pour classement,
- pour le service comptabilité,
- pour la caisse pour le règlement.
1.2.1) Les documents nécessaires à l’établissement de la facture :

Le commercial envoie le bon de commande interne, le devis, l’offre de prix, le bon de livraison au
service facturation. Tandis que le département technique envoie l’ordre de travaux qui confirme que
les travaux sont beaux et bien effectués. Ce document doit être visé par le responsable département
technique.
Si le client a obtenu une remise. Cette remise doit avoir l’accord de la DG.
Pour toute circulation de documents, le service qui va transmettre les documents doit remplir
le cahier de transmission pour contrôle et pour le bon déroulement du processus de travail.
1.2.2) La phase de la facturation :

La phase de facturation, qui se manifeste après traitement du bon de commande, se traite
dans un logiciel qui se nomme “gescom’’ et qui se caractérise par une numérotation et date
- 87 -
automatiques.
Après avoir reçu tous les documents nécessaires à l’établissement de la facture, le facturier
vérifie la conformité de ces documents et ensuite il saisit la facture dans le « gescom ».
Quand la facture est enregistrée dans le « gescom », il va procéder à l’impression sur le
papier autocopiant.
Le facturier apporte le BCI, le devis, l’offre de prix, la facture à la direction générale ou au
RAF en cas d’absence du DG pour le contrôle. C’est après que le DG ou le RAF signe la facture.
Et enfin, il distribue la facture.
Le contenu et le modèle d’une facture sont cités dans le chapitre I section 2 (2.1, 2.2).
Avant la facturation, certains clients demandent une facture pro forma et à cet effet,
l’entreprise l’envoie, soit par e- mail, soit par coursier, soit encore par fax. A noter que le numéro
du pro forma et son édition sont donnés par le logiciel “gescom’’. La forme du pro forma est à
peu près la même que celle d’une facture, la différence porte sur l’intitulé qui est “pro forma’’ et
le montant total est évalué hors taxe. A la délivrance de la facture pro forma du client, la mention
“Bon pour accord’’ doit être à vérifier pour confirmation de la commande établie par le client.
Une facture pro forma comporte les éléments suivants :
- L’en-tête de la société “New Print’’
- Le nom du client destinataire du pro forma ;
- L’adresse du client ;
- L’Attention de ou “Attn : “, le nom de la personne ou service destinataire du pro forma ;
- La mention “ PRO FORMA “ ;
- Le numéro de la facture pro forma ;
- La date d’édition du pro forma ;
- La référence, exemple facture ;
- Nombre de pages éditées ;
- La référence de l’article ;
- La désignation de l’article ;
- La quantité ;
- Le conditionnement ;
- Le Prix unitaire hors taxe ;
- Le Montant hors taxe ;
- Le “Total hors taxe de la facture pro forma N.º… “ ;
- Le cachet du service commercial avec sa signature ;
- La mention “ Nous sommes à votre disposition pour tout complément d’information.
- 88 -
Nous vous prions d’agréer, cher client, nos sincères salutations’’.
1.2.3) Octroi d’avoir au client et procédure pour l’annulation d’une facture :
a) Octroi d’avoir au client :

Elle concerne les opérations d'établissement et d'agrément des notes de crédit établies en
faveur des clients à l'occasion des réclamations, pour redresser des erreurs de facturation ou par
suite de réductions accordées hors facture.
b) Procédure d’annulation d’une facture :

La procédure pour faire une annulation d’une facture se présente comme suit :
 Si la facture est déjà imprimée, mais n’est pas envoyée au client :
Pour l’annuler, le facturier devra avoir l’autorisation d’annuler la facture par des responsables (RAF,
Administrateur informatique).
Une pièce justificative est nécessaire : la facture déjà imprimée mentionnant à annuler.
Pour annuler cette facture, le facturier doit établir un avoir mentionnant annule la facture n ° et
remplacé par la facture n °. Il établit une autre facture pour remplacer la facture fausse.
Ex : facture nº 15 à annuler, avoir nº 2 annule la facture nº 15 et remplacée par la facture nº 16, facture
nº 16 remplace la facture nº 15
 Si le facturier a effectué une erreur sur la quantité, la désignation, le prix unitaire.

Dans ce cas, il avise les responsables pour faire la modification, car seuls les responsables ont
accès à la base de données.
 Si la facture est déjà imprimée et envoyée au client :

Dans cette circonstance, le facturier devra établir un avoir. Mais avant, certaines règles devront être
respectées.
Ces règles sont :
En cas d’une demande de remise, le client devra faire une demande écrite. La direction générale donne
son accord en mentionnant « remise accordée» sur la demande du client.
La comptabilité doit être avisée qu’il y aura un avoir à établir.
La pièce justificative nécessaire pour l’établissement d’une facture d’avoir est la demande de la remise
accordée et signée par la direction générale.
Après avoir établi un avoir, le facturier établit une troisième facture entièrement juste.
- 89 -
De même, si le facturier souhaite corriger une facture qui comporte beaucoup d’erreurs, il est
préférable de faire un avoir pour l’annuler en totalité, puis refaire une troisième facture.
Sur cet avoir, il faut indiquer les références de la facture qui est corrigée, ou qui comportait les
marchandises qui ont été retournées.
c) Présentation de l’avoir :
La présentation est globalement identique à celle de la facture de « doit» normale.
Le facturier qui avait fait la facture de doit établit l’avoir.
La mention AVOIR qui remplace la mention FACTURE indique qu'il s'agit d'une opération
"négative". La plupart des mentions qui figurent sur la facture de doit peuvent se retrouver sur la
facture d'avoir, en fonction du contexte. Les règles concernant les mentions obligatoires, les
désignations précises des produits, le calcul de la TVA, le délai de règlement s'appliquent aussi sur les
avoirs.
S'il s'agit d'un article retourné, de la rectification d'une erreur de facturation, d'une remise
oubliée, etc. Il faut impérativement noter les références de la facture de doit d'origine, afin, par
exemple, de pouvoir aisément vérifier que l'erreur a été correctement rectifiée, ou que l'article retourné
est "remboursé" au juste prix.
Au lieu de "NET A PAYER", en bas de la facture, nous inscrivons, par exemple, NET A
VOTRE CREDIT (ou Net à déduire). Le numéro de l’avoir doit être séquentiel.
Remarque :
Il faut indiquer sur l'avoir, les références de la facture qui est corrigée, ou qui comportait
les articles qui ont été retournés (cela permet de vérifier que les prix sont corrects, que l'erreur a
bien été rectifiée, et cela permet au client de mettre plus rapidement son "BON à PAYER" sur la
facture d'origine...)
En conclusion, toutes modifications et annulations que doit faire le facturier doivent avoir
l’autorisation des responsables avant d’accéder à ces tâches.
- 90 -
1.2.4) Autre tâches du facturier :
a) Etablir l’état des factures :

A part l’établissement de la facture, le service facturation doit dresser un état des factures
et le présenter à la Direction générale et au service comptabilité tous les mois.
Un état des factures se présente comme suit :
Figure nº 15 : Modèle d’état des factures
BCI BL Commercial
DATE Nº Nº en charge
FA CLIENT FA DF DATE N°BCI DATE N°BL DESIGNATIONS MONTANT du dossier
TOTAL
b) Enregistrer les chèques reçus dans le cahier de versement client :

Il enregistre le règlement des clients dans le cahier d’enregistrement des règlements
clients. Quand le client envoie le chèque pour régler ses dettes, le client déposera le chèque au
service facturation. Il l’enregistre dans le cahier où le client fait une décharge. C’est après qu’il
va remettre le chèque au RAF.
Figure nº 16 : Modèle de cahier d’enregistrement des règlements client

DATE CLIENT Nº FA BANQUE Nº Chèque MONTANT Signature du client
c) Etablir l’échéancier :
Le facturier aide le comptable dans l’établissement d’un échéancier. Il va remplir
l’échéancier à partir des éléments fournis par le service comptable.
Un échéancier est indispensable pour un suivi de règlement des clients. Sur cet échéancier
le numéro de la facture, la date de facturation, le nom du client, la mention payé (en cas de
règlement total), le montant hors taxe de la facture, la taxe correspondante si exonérée, le total
de la facture, le nom de la banque domiciliaire de paiement ou la mention Ca qui signifie payé
cash, et la date de valeur de la banque, et le numéro du Bon de livraison correspondant à la
facture.
- 91 -
L’échéancier se présente de la manière qui suit :

Figure nº 17 : Modèle d’échéancier
Nº FA Date CLIENT Case MHT TVA TOTAL Banque/ Date de Nº BL/
Référence
Payé Caisse Valeur
commerciale

La création de l’échéancier se manifeste lors de l’émission de chaque facture. La date de valeur
est celle de la banque domiciliaire lors de l’arrivée des relevés bancaires. La mention ‘payé’ ne
doit y figurer qu’en cour de paiement total de la facture. En cas de règlement partiel, inscrire le
mode de règlement dans la case banque/caisse.
L’échéancier permet :
 de contrôler la facture,
 de voir les règlements du client que ce soit au comptant ou à crédit,
 d’obtenir le Chiffre d’affaires et la TVA
 de vérifier l’exactitude du CA et TVA
 de visualiser d’un seul cou la situation du client
Le grand livre de compte client peut soutenir l’échéancier en indiquant les détails des soldes de
chaque client de la société. En cas de client délinquant, l’entreprise procède à une relance. Cet
acte peut s’opérer par un coup d’appel téléphonique ou une visite personnelle auprès du client
pour lui demander de régulariser sa situation. Une lettre de relance accompagne toujours cette
première étape pour mieux appuyer l’action, néanmoins cette lettre peut être envoyée
directement chez le client par voie de courrier. La relance est effectuée par les personnes qui
s’occupent le recouvrement.
Les supports d’enregistrement sont des documents qui permettent de consigner par écrit tous
les évènements ayant une incidence sur le fonctionnement des processus (bons de commande interne,
devis, offre de prix, ordre de travaux, remise accordée, factures, bons de livraison, fiches de
réclamation, l’échéancier, l’état de facture…. etc.) Aucune procédure ne peut être mise en œuvre sans
recourir à un certain nombre de supports d’enregistrements. Ces derniers alimentent de multiples bases
de données et permettent d’assurer la traçabilité11 des processus.
11
Traçabilité : aptitude d’une organisation à remonter en amont des processus et à retrouver l’origine d’un flux ou la
source d’un dysfonctionnement
- 92 -
1.3) Autres Suggestions et recommandations :

Durant notre stage, nous avons constaté que l’entreprise ne fait pas une comptabilité analytique
alors que NEW PRINT est classé comme une industrie. Nous suggérons d’établir une comptabilité
analytique pour faciliter le contrôle surtout sur les matières premières utilisées.
Nous proposons aussi à l’entreprise de pratique un contrôle interne sur l’achat car le contrôle
interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise et qui a pour but la
sauvegarde du patrimoine, la bonne circulation de l’information, le respect des directives et
l’optimisation des performances. L’informatisation de la comptabilité vente et achat s’avère donc
nécessaire.
Pour mieux faciliter la détermination de prix et pour mieux combler le client dès sa visite, nous
recommandons l’informatisation du devis.
Pour fidéliser et satisfaire les besoins du client, nous conseillons à la société d’établir des
catalogues de gammes de produits fabriqués par NEW PRINT.
Nous suggérons à la société de réviser le politique de recouvrement afin de résoudre les

problèmes des créances.
Nous recommandons à la société d’utilisé un logiciel performant comme la Gescom Sage saari
approprié à la Compta Sage saari que NEW PRINT utilise pour le traitement comptable.
SECTION 2 : LE DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS
Nous allons proposer le nouveau processus de réalisation de prestation et dresser le nouveau

DCD du cycle vente dans cette section.
2.1 : Proposition de nouvelle description de la réalisation de la prestation

Pour que la réalisation du travail de prestation soit exhaustive. Nous allons proposer une
nouvelle description des étapes à suivre sur les activités composant du processus de vente de la
société.
- 93 -
Tableau nº 13 : Nouvelle Description de la réalisation du travail demandé

DESCRIPTION RESPONSABLE
1) Accueil de la prestation :
1-1 Le client arrive à l’accueil. Le standardiste envoie le client Standardiste, client
au commercial
1-2 Le commercial récolte toutes les informations nécessaires à Commercial, client
la demande de prestation à faire.
1-3 Le client n’est pas obligé à quitte l’entreprise. Tout de suit,

le commercial procède aux étapes sur l’établissement de devis.
2) Etablissement de devis :
2-1 Après la collecte des informations, le commercial Commercial, deviseur
dresse une demande de devis à faire où il envoi au deviseur.
2-2 Le deviseur prépare le devis et l’envoi au Deviseur, commercial
commercial.
2-3 A la réception du devis ainsi calculé, le commercial Commercial, client
prépare une offre de prix et le remet au client.
Dans le cas de la demande de prestation par téléphone
ou mail, le commercial envoi soit par fax; par mail; par courrier
ou transmise en main propre au client l’offre de prix.
3) Acceptation de la commande :
3-1 Le client confirme sa commande dés la possession de Client, commercial
l’offre de prix. Il peut confirmer sa commande soit par
téléphone, ou à l’aide d’un bon pour accord dûment signé, ou
d’un acompte de 50 % pour les clients nouveaux.
3-2 Dés la confirmation du client, le commercial ouvre un Commercial
dossier de fabrication.
Cas de paiement avec acompte :
3-3 Le commercial établi le bon de commande interne. Commercial
3-4 Le commercial envoie le devis, l’offre de prix, le bon de Commercial, facturier
commande interne au service facturation.
3-5 Le Facturier établi la facture et l’amène au DG. Facturier
3-6 Le DG contrôle et signe la facture. DG, facturier
3-7 Le facturier envoie la facture au caissier où le client paie Facturier, caissier, client
- 94 -
l’acompte. Lors du paiement du reste, le client doit apporter la

facture.
3-8 Après avoir payé l’acompte, le client quitte l’entreprise. client
4) Traitement de la commande :
4-1 Le commercial remettre le dossier de fabrication au PAO Commercial, PAO
pour la préparation du BAT.
4-2 Le client donne son accord pour le bon à tirer par le biais Courrier, client
d’une signature. La société enverra le bon à tirer au client.
4-3 L’atelier peut procéder à la réalisation du travail et préparer Atelier
le bon à rouler.
4-4 Le client peut assister au BAR s’il veut. Atelier, client
4-5 Quand le produit est fini, le responsable technique remet
l’ordre de travaux au service facturation. Département technique,
Dans le cas du paiement avec acompte, le département facturier
technique doit envoyer l’ordre de travaux au service
facturation.
5) Etablissement de la facture pour les autres cas (au

comptant et à crédit):
5-2 Le commercial envoie le devis, l’offre de prix, le bon de Commercial, facturier
commande interne au service facturation.
5-3 Le facturier procède à l’établissement de la facture. A Facturier
l’absence de l’un des documents (BCI, OP, devis, OT),
l’établissement de la facture ne s’effectue pas.
5-4 Le facturier remet tous les documents (BCI, OP, devis, OT, Facturier, DG
facture) au DG pour le contrôle et la signature de la facture.
5-5 Le facturier procède à la distribution des exemplaires aux
différents services.
Il envoie la facture au caissier pour règlement du client. Facturier, caissier
Il enverra l’autre exemplaire au service comptabilité. Facturier, comptable
5-6 Le commercial établit le BL pour tous les cas Commercial
- 95 -
6) Livraison:
Pour le cas du paiement au comptant, la livraison ne
s’effectue pas qu’après paiement du client.
6-1 Le commercial envoi le BL au service logistique. Commercial, service
logistique
6-2 Le service logistique établi le planning de livraison. Service logistique
6-3 Le service logistique effectue la livraison. Service logistique, client
7) Règlement :
 Paiement à crédit
7-1 Le client effectue son règlement après 30 jours de livraison. Client
 Paiement au comptant
7-2 A la livraison, le client effectue son règlement. Si le client
récupère le produit à l’imprimerie, il paie à la caisse (en Client, caissier
espèce).
 Paiement avec acompte Client, caissier
7-3 A la livraison, le client solde son compte en payant le reste
50%.
8) Comptabilisation :
Le commercial envoie la facture au comptable pour Commercial, comptable
l’enregistrement dans le journal (compta sage Saari).
2.2 : Proposition d’améliorations du diagramme de circulation des documents
Afin d’avoir un verrouillage sur le système, nous allons apporter quelques rectifications sur le
diagramme de circulation de document de la société New Print.
Pour cela, nous procédons à l’établissement des nouveaux diagrammes de circulation des documents à
savoir le nouveau diagramme de circulation des documents dans le cas de paiement avec acompte, au
comptant, à crédit et le diagramme de circulation des documents sur l’encaissement des règlements.
2.2.1) Nouveau diagramme de circulation des documents dans le cycle vente de New Print :
La nouvelle proposition de diagramme de circulation des documents dans le cycle vente de

New Print est présentée dans les figures suivantes.
- 96 -
Figure nº 18 : Nouveau diagramme de circulation des documents cas du paiement avec acompte
PROCEDURE DIAGRAMME intervenant

Client
1-Réception de la prestation à faire :
-Le commercial reçoit les informations Collecte d’information Accueil,
commercial
2- Etablissement de devis : Etablissement devis
-Il demande l’établissement du devis au deviseur Deviseur
-Le deviseur procède au calcul des coûts de travaux Devis
à faire (matière 1ère, coût machine, MOD, autre) Commercial
-Le commercial reçoit le devis, établit l’OP et le Etablit l’OP
remet directement au client.
Au moment de l’acceptation du client, il établit le Acceptation : établit
BCI et ouvre un DF. BCI et ouverture DF
3-Etablissement de la facture : Établi la FA
- Après avoir obtenu le BCI, OP, devis le facturier Facturier
établi la facture en 4 exemplaires en mentionnant Contrôle/
FA
l’acompte Signe FA DG ou RAF
-Le DG ou RAF contrôle et signe les factures
-Le facturier envoi la facture au caissier
Envoi la FA à la caisse caissier
4-Paiement de l’acompte :
-Le client paie l’acompte à la caisse
Paiement acompte
Client, Caissier
5- Exécution de travaux :
-Le PAO fait la conception et envoie le BAT au client Conception et envoi BAT PAO, Courrier,
pour signature. Atelier (labo,
Réalisation
- L’atelier réalise les travaux et le client peut assister machine, finition),
au BAR Pt fini Responsable
- Le RDT contrôle la production et remet l’OT au département
service facturation. Lui et le commercial doivent Remise de l’OT
Technique
suivre la fabrication à tous les stades
livraison Service logistique
-Le client solde son compte en payant le reste
Paiement du reste
- Le service logistique procède à la livraison
Logistique
Livraison
Client
7-Comptabilisation :
-Le facturier envoie un exemplaire de la facture au Répartition des FA Facturier, Service
service comptabilité comptable
-Le comptable enregistre la facture et le règlement
client dans le journal FA BLb
FA
Compta
Enregistrement
sage saari
- 97 -
Figure nº 19 : Nouveau diagramme de circulation des documents du cycle vente de l’entreprise

NEW PRINT (cas paiement au comptant et à crédit)
PROCEDURE DIAGRAMME Personnel/Sce

Client intervenant
1-Réception de la prestation à faire :
-Le commercial reçoit les informations Collecte d’information Accueil,
commercial
2- Etablissement de devis : Etablissement devis
-Il demande l’établissement du devis au deviseur Deviseur
-Le deviseur procède au calcul des coûts de travaux Devis
à faire (mat 1ère, coût machine, MOD, autre) Commercial
-Le commercial reçoit le devis, établit l’OP et le
remet directement au client.
Etablit l’OP
Client
Au moment de l’acceptation du client, il établit le Acceptation : établit
BCI et ouvre un DF. BCI et ouverture DF
3- Exécution de travaux :
Conception et envoi BAT
-Le PAO fait la conception et envoie le BAT au client PAO, Courrier,
pour signature. Atelier (labo,
Réalisation
- L’atelier réalise les travaux et le client peut assister machine, finition),
au BAR Responsable
Pt fini
- Le RDT contrôle la production et remet l’OT au département
service facturation. Lui et le commercial doivent Technique
Remise de l’OT
suivre la fabrication à tous les stades
4-Etablissement de la facture : Établi la FA
- Après avoir obtenu le BCI, OP, devis le facturier Facturier
établi la facture en 4 exemplaires en mentionnant Contrôle/
FA
l’acompte Signe FA DG ou RAF
C
-Le DG ou RAF contrôle et signe les factures
-Le facturier procède à la répartition des exemplaires
Répartition FA caissier
de la facture (caisse, comptable, client)
livraison et exécute l’expédition Service logistique
-Répartition des BL et FA :
 BL Blanc, FA 1 original pour le client BLB BLR BLb
Service comptable
 BL Rose souche carnet pour classement FA 1 FA 2
 BL bleu, FA 2 au service comptable pour C

enregistrement dans le journal
Logistique Compta
-Le client solde son compte en payant la totalité ou
30j après au caissier Livraison Enregistrement
sage saari
Client
Paiement Total/crédit
Source des deux diagrammes: l’auteur de ce mémoire

- 98 -
2.2.2 : Nouveau diagramme de circulation des documents sur l’encaissement des

règlements client:
Nous allons apporter aussi des rectifications sur la circulation des documents sur
l’encaissement de règlement, surtout dans le cas du paiement avec acompte. Le commercial
n’a pas le droit de prendre le paiement de l’acompte effectué par client. Le client paie
l’acompte directement au caissier.
Figure nº20 : nouveau diagramme de circulation des documents sur l’encaissement de

règlement
Client
l- Le caissier reçoit le règlement du Caissier
client (acompte, espèces, chèque) des
Réception du règlement avec la
clients avec la facture reçu du service facture reçu du service facturation
facturation
Espèce/chèque
2- Le caissier rempli le cahier de Caissier

transmission et viser ce cahier à la
direction
Cahier de Viser le
transmission cahier DG
Versement espèce/ chèque
banque
versement ou de remise au coursier
Bordereau de
versement ou remise

Remettre le bordereau
5- Enregistrement comptable du Comptable
règlement dans le journal
Règlement
sage saari

- 99 -
SECTION 3 : LES AVANTAGES DE LA MISE EN PLACE DE CE

SYSTEME ET DE CETTE PROCEDURE
Les arguments qui plaident en faveur de la conception d’une organisation administrative

formelle sont nombreux.
La procédure permet de clarifier les responsabilités. Cette clarification est nécessaire,
en particulier pour les opérateurs, qui au bas de l’échelle sont souvent l’objet de rapport de
pouvoir en leur défaveur.
La rédaction des procédures permet une meilleure compréhension du processus.
Il est possible grâce à des procédures de réduire les risques, en particulier lors
d’événements inopinés.
La procédure est également un outil de formation, en particulier pour les nouveaux
arrivants. Dans une perspective collective, la rédaction des procédures est une manière de
capitaliser le savoir-faire de l’entreprise.
Rédiger des procédures, c’est permettre la réalisation d’audits. Ce qui permet de
maintenir l’efficacité, l’efficience et la pertinence de la structure en place.
Les gains associés à la mise en place de la séparation des tâches sont donc multiples:
- identification et qualification des risques métiers liés à la séparation des tâches,
- définition d'un cadre clair et formalisé des tâches incompatibles dans l'organisation,
- automatisation des contrôles préventifs,
- rationalisation et simplification du processus d'administration des accès,
- mise en place de processus de contrôle continu.
L’existence du service facturation facilite le contrôle afin de s’assurer de l’exhaustivité

et de la correcte évaluation des enregistrements des factures.
- 100 -
Cette troisième partie met en exergue l’importance du service facturation qui doit
plutôt avoir une structuration bien agencée pour qu’il soit efficace, donc profitable à
l’entreprise.
Ainsi, la description d’un facturier, l’emplacement du service, le cheminement et le contenu
des dossiers, le processus ont été l’objet de ce développement.
Et nous avons pu noter l’importance et l’envergure des tâches et des responsabilités à assumer
par ce service. La mise en place effective du service facturation s’avère donc fondamentale.
Les révisions sur le circuit du client, la circulation des documents et toutes les tâches de
chaque intervenant dans la réalisation d’une prestation surtout sur les tâches du commercial
sont décrites dans cette dernière partie.
Les recommandations formulées accumulent les propositions énoncées amenant à la

recherche de maximisation des profits et en dynamisant l’activité de la société pour l’atteinte
de ses objectifs. Toutefois, ce ne sont là que des propositions et recommandations, la décision
finale de leur mise en place dépend du volontarisme et de l’enthousiasme du dirigeant.
- 101 -
CONCLUSION GENERALE
Notre séjour au sein de la société NEW PRINT a duré trois mois. Maintenant, nous
allons bientôt fermer notre page. Mais avant de le faire, nous croyons qu’il serait bon de
mentionner les précisions suivantes :
Cette étude est le fruit de nos quatre années de formation à l’université dans la filière
gestion, renforcée par les trois mois de stage que nous avons effectué au sein de la société
NEW PRINT.
Si nous avons choisi d’intituler le thème de notre étude « PROCEDURE ET MISE EN

PLACE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE CAS DE LA SOCIETE NEW
PRINT», c’est que ce service y est tenu parallèle avec d’autres par le commercial. Ce qui
présente bien des entraves pour la bonne marche de l’entreprise malgré les avantages que
nous avons pu mentionner dans le développement. En d’autres termes, la mise en place de ce
service s’avère donc fondamentale, et les démarches à cet effet ont été décrites dans cette
étude.
Ainsi, durant notre stage au sein de cette société, nous avons ardemment voulu que tous
les responsables soient conscients de cette nécessité. Pour cela, nous avons dû :
- leur montrer les bénéfices que la société aurait pu enregistrer si ce service y existait
effectivement.
- leur montrer les dysfonctionnements du système et des procédures actuelles.
Et évidemment, toutes ces démarches ont été très bénéfiques.
D’abord, pour nous stagiaire, qui avons pu :

- mener à terme l’élaboration de notre devoir.
- nous imprégner d’expériences fructueuses qui seront d’une grande utilité lorsque plus
tard, nous devrons embrasser une carrière.
- mettre en pratique nos connaissances théoriques pour acquérir un savoir-faire et un
savoir être.
- 102 -
Ensuite pour la société qui a pu :

- bénéficier de notre service durant ces trois mois.
- avoir une proposition d’amélioration de son système.
- aider les étudiants dans leur cursus universitaire.
Aussi, nous pouvons affirmer que durant notre formation à l’université et au cours de
ce stage à l’imprimerie NEW PRINT, nous avons tout mis en œuvre pour assumer nos
responsabilités et pour vivre les activités d’une étudiante désireuse de réussir à ses examens,
puis sa vie plus tard. Et si les tentatives entreprises ont été assez positives, c’est surtout grâce
au dévouement, à la compréhension et aux efforts de tous nos formateurs et encadreurs qui
nous ont formés, soutenu et encouragé tout au long de nos formations.
Enfin, nous tenons à réitérer nos vifs remerciements à tous ceux qui ont apporté leur
contribution pour faciliter la réalisation de ce mémoire de fin d’études.
ANNEXES
ANNEXE I : L’IMPRIMERIE.…………………………………………………………… I
ANNEXE II : NOTION SUR LE CONTROLE INTERNE…………………………..........VI
ANNEXE III : LES SUPPORTS DES DCD DU CYCLE DE VENTE DE NEW PRINT..VIII
ANNEXE IV : LES RISQUES LIES AU CYCLE VENT …………………………………XI
ANNEXE V : NOTION SUR LA FACTURE ……………..................................................XII

I
ANNEXE I : L’IMPRIMERIE
DEFINITION DE L’IMPRIMERIE :
L'imprimerie est un ensemble de technologies permettant de reproduire des écrits et

des illustrations en grande quantité sur des supports plans, généralement du pallier, et pouvoir
ainsi les distribuer à grande échelle. Les techniques vont de la composition des textes au
façonnage (reliure, pliure...) en passant par l'impression et la relecture.
HISTOIRE DE L’IMPRIMERIE :
L'histoire de l'imprimerie est étroitement liée à celle de l'humanité. Depuis que

l'homme a développé des moyens de communiquer (peintures, écriture...), il a cherché à
pérenniser ses œuvres et à les diffuser.
Des scribes égyptiens, qui gravaient la pierre, aux moines copistes médiévaux, qui
passaient leurs journées à reproduire des œuvres, religieuses pour la plupart, en les recopiant à
la main. L'homme a très vite cherché à automatiser ces moyens de copie.
C'est en Europe qu'apparurent les premiers bois gravés permettant la reproduction en

nombre d'écrits, de gravures : la xylographie. Puis l'on utilisa la pierre gravée à l'envers sur
laquelle on appliquait l'encre qui allait à son tour être posée sur le papier : la lithographie.
Les balbutiements de la typographie se heurtaient à un problème de taille : en cas

d'erreur, il fallait tout refaire.
Johannes Gensfleisch, plus connu sous le nom de Gutenberg, eut l'idée, vers 1440,
d'utiliser un procédé analogue: l'usage des caractères mobiles en plomb. On attribue à
Gutenberg la naissance de la typographie moderne, mais cette dernière existait déjà bien avant
en Chine. De cette évolution, nous retiendrons donc deux types de livres. Les incunables,
livres de l'ère prégutenberg édités entre 1450 et 1500, et les livres dits modernes, issus de la
typographie et des techniques plus modernes telles que l'impression offset ou l'héliogravure.
L'innovation qu'aura initiée Gutenberg en Europe va jouer un rôle considérable dans la

réduction du coût de production du livre en Europe, et permettra ainsi d'en élargir très
significativement la diffusion.
II
Le patron des imprimeurs est saint Jean Porte Latine. L'imprimerie s'est longtemps
enorgueillie de certaines traditions très colorées telles que l'Article IV et un chant étonnant
l'accompagnant.
L'activité d'imprimeur reste longtemps au stade du petit artisanat : les salaires sont
faibles, mais le travail est prestigieux. Le livre est encore un objet rare et le typographe vit en
permanence au contact des lettrés, ce qui le distingue. Privilège important : il a droit au port
de l'épée.
Un atelier emploie en moyenne, en plus du maître qui s'occupe des corrections,

quelques compositeurs qui assemblent les types et quelques pressiers. L'apprenti est l'homme
à tout faire : il doit savoir lire et écrire le latin et le grec, et va faire son apprentissage durant
deux à cinq ans au servie du maître. Après son apprentissage, devenu compagnon, il fera son
« tour de France », pour parfaire son métier avant de s'établir, comme c'est le cas dans tous les
compagnonnages depuis le Moyen Âge.
Les imprimeurs signent leurs œuvres et nous retrouvons leur nom sur les livres qu'ils
ont imprimés. La marque d'un maitre peut être « blasonnée » et constituer ainsi une sorte
d’héraldique de métier, comme ce fut le cas pour les compagnons passant tailleurs de pierre.
Les marques d'imprimeur comportent des lettres : la lettre X (qui évoque le chrisme), V, S,
ainsi que l'alpha et l'Omega. Elle peut faire figurer des symboles comme le globe et la croix.
Elle utilise aussi massivement le fameux « Quatre de Chiffre », marque mystérieuse et
profondément christique, qui n'a pas encore livré tous ses secrets.
La typographie a occupé la scène de la communication du XVIe siècle jusqu'au

troisième quart du XXe siècle. Les temps modernes ont vu apparaître de nouvelles techniques
de reproduction tant pour l'imprimerie proprement, dite que pour la bureautique. La
xérographie, procédée de photocopie, la ronéotypie, le fac-similé (la télécopie). L'industrie
graphique s'est vue doter d'outils nouveaux avec l'avènement de l'impression offset où l'on a
remplacé les caractères en relief par un procédé de report d'encre et d'eau sur une plaque
offset. Les parties à ne pas imprimer reçoivent l'eau et les parties à reproduire, l'encre, qui est
hydrophobe. La plaque est ensuite pressée contre un blanchet et le blanchet, imprime par
report la feuille. Ce procédé a permis d'introduire l'impression en quadrichromie, c'est-à-dire
en couleurs, le spectre étant reproduit à partir de trois teintes primaires (le cyan, le magenta et
le jaune) auxquelles on a ajouté le noir afin d'économiser sur les teintes et dom.er plus de
contraste aux tirages en couleurs.
III
LES DIFFERENTS TYPES DE PROCEDES D'IMPRESSION
LES PROCEDES TRADITIONNELS
L'offset :
C'est le procédé qui produit le plus gros volume d'imprimés (magazines, journaux,
emballage, livres...). Il est basé sur la répulsion de l'eau-graisse (ici, l'encre et l'eau).Mettez
une goutte d'huile dans l'eau et vous verrez qu'il n'y a pas de mélange des deux. Dans ce
procédé la forme imprimante est humidifiée sur les parties blanches avant de recevoir J'encre.
• Tirage : de 1000 à 100 000 exemplaires.
L'héliogravure :
C'est un procédé où la forme imprimante est en creux. Le cylindre d'impression est en

cuivre et est gravé par un diamant, chimiquement ou au laser.
Son encre est très liquide pour permettre de remplir les creux.
• Tirage : de 100 000 à plusieurs millions d'exemplaires.
• Utilisation : papiers fins couchés (LWC : Light Weight Coated).
La flexographie :
C'est un procédé en relief reprenant le principe de la typographie. La forme

imprimante est un polymère et est réalisée par photopolymérisation.
•Utilisation : procédé non traumatisant pour le support, donc carton ondulé, sac plastique,
journaux (en Allemagne).
Sa qualité médiocre s'améliore beaucoup ces dernières années.
La sérigraphie :
Impression à travers un pochoir (une grille : Screen printing en anglais).
• Utilisation : forte dépose d'encre donc ski, T-shirt et également grandes laizes : affiches
d'autobus...
IV
La tampographie :
Procédé d'impression basé sur le principe du timbre en caoutchouc.
•Utilisation : touches de clavier, boutons dans les voitures, capsules de bière...
Le stencil ou cyclostyle :
Il s'agit d'un procédé employant un cliché sur celluloïd composé à la machine à écrire,
qui est reproduit à l'aide d'une solution à base d'alcool sur une presse rotative (le cyclostyle)
appelée aussi "machine à alcool".
LES PROCEDES NUMERIQUES JET D'ENCRE
Jet D’encre :
Une surpression est créée dans un réservoir d'encre et entraîne l'éjection d'une goutte
d'encre. Cette surpression peut-être créée thermiquement ou mécaniquement (à l'aide d'un
cristal piézoélectrique).
• Cette goutte peut être créée continuellement puis guidée sur le média à imprimer ou dans un
réceptacle pour la recycler dans le cas du Continous Ink Jet ou CIJ. Ce procédé permet des
vitesses importantes d'impression, mais à une moindre qualité.
• Dans le cas du Drop On Demand (DOD) (goutte à la demande), cette goutte est générée
uniquement si elle est désirée sur le média. La vitesse d'impression est moindre, mais la
qualité est meilleure.
Electro photographie ou xérographie :
Le cylindre d'impression est recouvert d'un polymère spécial qui est éclairé au laser ce
qui induit un changement dans ses propriétés. Il va alors attirer de fines particules contenues
dans un toner liquide ou solide (les toners liquides donnent une meilleure qualité, car ils
permettent de transférer plus de particules pour une même masse). L'encre va, par la suite,
être transférée sur le papier puis chauffée (cuisson) afin d'assurer sa cohésion.
Impression thermique :
Un ruban contenant de l'encre est chauffé et piqué là ou un point de trame est voulu.
On reprend ainsi le principe de la dorure à chaud.
V
LES DIFFERENTES ETAPES DE LA FABRICATION D'UN IMPRIME
La fabrication d'un imprimé passe par différentes étapes rassemblant des savoir-faire
et des matériels différents et complémentaires. Ces étapes sont la préparation, la maquette, la
composition, la mise en pages et la photogravure par PAO, le flashage, l’épreuve, le bon à
tire, l’imposition, la création des plaques, l’impression, et enfin le façonnage.
ANECDOTES
• Le plus ancien livre connu est un rouleau chinois de cinq mètres daté de 868 retraçant un
extrait d'un ouvrage sacré bouddhiste.
• Le premier livre européen imprimé avec des caractères mobiles est la grammaire latine de
Donatus en 1451 par Gutenberg.
• La première édition latine de la Bible est celle dite Bible à quarante-deux lignes en 1453 par
Gutenberg.
• Le premier livre imprimé en français est La Légende dorée de Jacques de Voragine par
Barthélémy Buyer en 1476 à Lyon.
• Le plus gros tirage de l'édition moderne sur papier est le catalogue IKEA, tiré à près de 100
millions d'exemplaires.
• Le plus petit livre au monde est une bible imprimée en typo, reliée cuir à la main avec
dorure authentique. Sur la couverture, une croix, à l’intérieur, le « Notre-Père » décliné en
sept langues. 3,5 millimètres sur 3,5 ; paru à la fin des années 50 chez un éditeur mini chinois.
• Christoffel Plantin fonda au XVIème siècle la première « grande imprimerie au monde » et

diffusa la connaissance jusqu’en Afrique du Nord. Son atelier est aujourd’hui l’un des plus
beaux musées de l’imprimerie du monde : le musée Plantin-Moretus en Belgique.
VI
ANNEXE II : NOTION SUR LE CONTROLE INTERNE
DEFINITIONS :
Selon la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes ,“ le contrôle interne

est constitué par l’ensemble de mesures de contrôle comptable et autres que la direction
définie, applique et surveille sous sa responsabilité afin d’assurer : la protection du
patrimoine, la régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels
qui en résultent, la conduite ordonnée et efficace des opérations des entreprises, la conformité
des décisions avec la politique de la direction’’.
D’après AICPA, américain, “ le Contrôle interne est formé de plan d’organisation et

de toutes les méthodes et procédures adoptées à l’intérieur de l’entreprise pour la protection
de ses actifs, pour le contrôle de la précision et du degré de confiance de ses documents
comptables pour promouvoir l’efficacité des opérations et pour que soient suivies les
politiques prescrites par la direction’’.
Selon le Conseil de l'Ordre des Experts Comptables (C.O.E.C) des Autorités des
Marchés Financiers, le dispositif de contrôle interne :
“ Le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a

pour but d'un côté, d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de
l'information, et de l'autre l'application des instructions de la direction et de favoriser
l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les
procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci’’.
LES OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE :
L’Institute Internal Auditors formule que : “ Les objectifs principaux du système de

contrôle interne sont d’assurer :
- La fiabilité et l’exhaustivité de l’information ;
- Le respect des politiques, plans, procédures, lois et règlements ;
- La sauvegarde des biens ;
- L’utilisation économique et efficace des ressources ;
- La réalisation des objectifs et des buts attribués à une activité ou programme’’.

VII
Le contrôle interne est donc un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et

d'actions, adaptés aux caractéristiques propres à chaque société. Il vise à protéger la
conformité aux lois et règlements, l'application des instructions et des orientations fixées par
la Direction Générale, le bon fonctionnement des processus internes de la société notamment
ceux concourant à la sauvegarde de ses actifs, la fiabilité des informations financières.
LES ACTEURS DE CONTROLE INTERNE :
Les acteurs de contrôle interne sont :
-Le Conseil d'Administration ou de Surveillance
-La Direction générale
-Le service audit interne
-Le personnel de la société
LES PRINCIPES DU CONTROLE INTERNE
La conception et la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne font partie des

attributions de la direction générale, le personnel quant à lui est en charge du fonctionnement
et de la surveillance du dispositif. L'évaluation du dispositif en lui-même est du ressort des
cadres financiers et des contrôleurs internes.
Sa conception mérite quelque principe, il s'agit de principes qui ont été jugés importants à
citer pour l'entreprise, en vue de l'efficacité des procédures qui y sont mises en place.
Les principes du contrôle interne sont le principe d'organisation et séparation des fonctions; le
principe d'universalité; le principe d'indépendance; le principe d'informations et qualité du
personnel; le principe d'harmonie; et le principe d'auto – contrôle.
LES OUTILS D’EVALUATION DU CI
Les outils d’évaluation du contrôle interne sont l’entretien, l’analyse des circuits par
diagramme, les questions et guide opératoires, les grilles d’analyse du contrôle interne ; le test
de conformité ou de compréhension ; et le tableau d’évaluation du système.
VIII
ANNEXE III : LES SUPPORTS DES DCD DU CYCLE DE VENTE DE NEW PRINT
Les supports des DCD du cycle de vente de la société New Print sont : le devis à faire,
l’offre de prix, la facture actuelle de New Print.
Calcul du net à payer :
Net commercial= MTT HT – remise
TVA = Net commercial x 20%
Net à payer = Net commercial + TVA
Modèle de Devis à faire

L’entête New Print
Date
La mention Devis à faire et le numéro du devis
Nom ou raison sociale du client ainsi que son téléphone
Contact : nom de la personne à contacter
Description des travaux : Format ouvert Format fini
Quantité
Papier intérieur et couverture
Impression intérieure et couverture
Spécification
Document fourni
Réserver au Deviseur : Devis n° du

Quantité PUHT Fmg Ar
Ancien Devis n° du
Observation

IX
Modèle d’offre de prix

Entête Imprimerie New Print
Adresse, téléphone et fax, Nº statistique, TP, Quittance, NIF, RC, RIB de New Print
Non du client
Objet : OFFRE DE PRIX Nº
Date
Monsieur/Madame
Suite à votre demande, nous vous prions de trouver ci-après nos meilleures offres pour les
travaux d’impression de :
PUHT MONTANT HT
DESIGNATION QTE U (AR) (AR)
DESIGNATION DU
TRAVAUX expl
FORMAT:
PAPIER INTERIEUR:
IMPRESSION INTERIEURE:
Montant HT
TVA 20%
Montant TTC
Arrêtée la présente offre à la somme de :

Restant à votre disposition pour toutes autres informations,
Nous vous prions d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de nos sincères salutations.
CACHET DE LA SOCIETE
Nom du commercial en charge
Fonction
Pied de la page : Adresse, BP, téléphone, Fax de New Print

X
Modèle de facture actuelle de la société New Print
Route des Hydrocarbures Ankorondrano Nom et adresse du client

ANTANANARIVO Tél.
Fax
Nº Stat 22201 11 1992 0 10004
TP 0250959 du 27/10/06
Quit 154449A du 12/10/06 Nº Stat
NIF 6048353 TP du
RC 6337/00B00446 Quit du
RIB: 00004 00004 01511600159 69 NIF
BMOI Ankorondrano RC
ANTANANARIVO, le
Réf BC: du
FACTURE Nº
DESIGNATION QUANTITE PU TOTAL
Montant HT :
Mode de paiement : Remise :
TVA :
Timbre :
Montant total :
Arrêtée à la somme de :
XI
ANNEXE IV : LES RIQUES LIEES AUX VENTES
Les principaux risques de module de vente sont :
- Que certaines ventes réalisées (et les créances correspondantes) n’aient pas été
enregistrées en comptabilité (atteinte à l’exhaustivité des enregistrements) ;
- Que des veilles (ou avoirs sur ventes) enregistrées ne correspondent pas à une
opération réelle (atteinte à la réalité) le bilan faisant alors apparaitre des créances qui
n’existent pas ;
- Que les ventes ne soient pas rattachées à leur exercice d’exécution, mais soient au
contraire minorées (ou majorées) au bénéfice (ou au détriment) de l’exercice suivant ;
- Que les créances au bilan soient mal évaluées ; en particulier que les dépréciations
éventuellement nécessaires ne soient pas constatées.
L’exhaustivité des enregistrements
Pour les ventes, une omission d’enregistrement résulte des faits qui suivent :
-Prestation effectuée (ventes de marchandises ou services) sans facturation ou retour de

marchandises sans émission d’un avoir ;
-Non-enregistrement de facture ou avoir émis ;
-Non-enregistrement de certains encaissements sur ventes.
La réalité des enregistrements
Les risques éventuels dans la réalité couvrent les enregistrements fictifs, enregistrement d’une
opération irrégulière ou non autorisée. Ces risques peuvent se traduire par :
-La facturation de ventes non effectuées ;
-Les ventes effectuées à des conditions non autorisées ;
-Emission d’avoir non justifiée ;
-Non-détection des erreurs d’enregistrement éventuelles.

XII
Non-coupure des enregistrements
Le décalage de résultats d’un exercice sur un autre qui conduit à une surévaluation ou sous
estimation du résultat.
Evaluation des soldes
La proposition d’évaluation recouvre le risque d’une évaluation inexacte des soldes des
comptes clients.
ANNEXE V : NOTION SUR LA FACTURE
1 - Définition de la facture :
La facture est un document établi par le vendeur et adressé au client à la suite d’une
vente. Elle sert à constater une livraison ou une prestation de service en détaillant le type des
marchandises vendues, la quantité, le décompte du prix et la somme totale due par le client.
De ce fait, elle constitue un document essentiel du commerce. Ce qui implique qu’elle est un
document commercial. Elle doit témoigner le professionnalisme.
Elle est une note détaillée des prestations que vous avez effectuées ou des marchandises que
vous avez vendues à vos clients. C'est pour les deux parties la preuve que vous avez bien
réalisé ou vendu la prestation ou le produit. Elle est encore appelée « quittance».
La facture a donc une valeur juridique importante, c'est aussi un document comptable afin de
tenir une comptabilité de vos ventes. La facture sert de preuve à l'existence d'un contrat, de
justificatif comptable, de support à l'exercice des droits sur la TVA et de référence au contrôle
de l'impôt.
Nous pouvons conclure qu’elle a pour objet de déclencher le règlement des biens ou
services achetés, de servir de preuve en cas de litige et de permettre le contrôle du montant de
la TVA à acquitter et les prix pratiqués. La facture est le premier document comptable.
2- Type de facture :
Il existe plusieurs formes de factures et notamment :
a) La facture simple ou de place
Le client et le fournisseur habitant la même ville, elle est remise avec la marchandise et ne
comporte pas de frais de transport.
XIII
b) La facture d’expédition
Elle est une facture qui concerne les marchandises envoyées par transporteur, quand le
client et le fournisseur n’habitent pas la même ville. Elle porte la mention du mode et des
conditions d’expédition.
c) La facture d’avoir
Elle est appelée encore note de crédit et constate non pas une dette du client comme la
facture ordinaire, mais une créance aux clients sur le fournisseur.
Cette créance peut provenir :
- soit d’une erreur de la facture antérieure,
- soit d’un retour de marchandise non conforme.
C’est un avoir dont le montant est porté au crédit du compte client qui a trop payé.
Il est un document commercial établi lors d'un retour de marchandise sur une vente
effectuée où lors d'un accord de réductions dites commerciales. Il présente un caractère
obligatoire lors d'un oubli de réduction ou de retour de marchandise. Il n'est pas nécessaire
lors de l'établissement de ce document de précéder les montants du signe négatif. Cet avoir
permet à la société d'annuler la première facture de doit émise. Cet avoir n'est pas un
règlement à effectuer, il permet simplement de diminuer la dette du client.
L'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client :
- suite à un évènement survenu après l'établissement de la facture (ex. : retour de
marchandises),
- ou lorsque le client s'accorde un escompte en effectuant un paiement anticipé.
Un avoir permet aussi pour le facturier d’annuler une facture fausse.
d) La facture pro forma

C’est une facture fictive, employée principalement dans le commerce. Elle préfigure la
facture proprement dite. Elle est établie en général au moment de la passation d’une
commande, c’est-à-dire avant la vente, et ne comporte par elle-même aucune obligation de
payer. Elle permet aussi à l'acheteur de justifier le prix qu'il aura à payer.
La facture pro forma ne constitue pas une facture définitive, ce n'est qu'un document
provisoire établi le plus souvent pour les convenances de l'acheteur. Seule la facture définitive
peut servir de preuve des achats et des ventes.
XIV
Elle sert généralement à la constitution d’un dossier client.
e) La facture consulaire
Elle est employée dans le commerce international. C’est une facture qui est visée par
le consul du pays destinataire pour certifier l’origine des marchandises.
BIBLIOGRAPHIE
OUVRAGES
Charpentier Pascal, L’entreprise et ses structures, in Management et organisation des
entreprises, cahiers français, n° 287, juillet/septembre, 1998
Coopers-Lybrand/ IFACI, « La pratique du contrôle interne », Editions d’organisation.
Dominique VINCENTI « Dressez une cartographie des risques», in Revue Audit, nº 144
J BOUREAU, COMMERCE Tome 1, Foucher Paris, 290 pages
L. Collins, G. Vallin, Audit et contrôle interne, édition DALLOZ, 1992, 375 pages
Raouf. Y, Le contrôle interne et organisation comptable de l'entreprise, édition 2000, 278
pages
Mr RANDRIAMIARISOA Norbert, INITIATION A L’ORGANISATION, Université de
Madagascar, 138 pages
Documentations
Gestion commerciale 100, Prise en main
Heidelberg News, Numéro 260, édition 2007, 63 pages
Plan comptable générale 2005
Sage saari, référence comptabilité 100
Cours théorique dispensé à l’université
WEB GRAPHIE
www.yahoo.fr
www.google.fr
TABLE DES MATIERES
INTRODUCTION………………………………………………………………………. -1-
PARTIE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEWPRINT ET DESCRIPTION DU
SYSTEME FACTURATION APPLIQUE ……………………………………………… -3-
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEW PRINT…………………… -4-
SECTION 1 : GENERALITES SUR L’ENTREPRISE………………………………… -4-
1.1: IDENTIFICATION DE L’ENTREPRISE………………………………………… -4-
1.2 : PRESENTATION ET HISTOIRE DE NEW PRINT……………………………… -5-
1.2.1 : PRESENTATION................................................................................................. -5-
1.2.2 : HISTORIQUE…………………………………………………………………… -5-
SECTION 2 : LES OBJECTIFS DE LA SOCIETE…………………………………… -6-
SECTION 3 : STRUCTURE ET ACTIVITES DE NEW PRIN........................................ -7-
3.1 : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE……………………………………… -7-
3.1.1 :L’ORGANISATION INTERNE...............................................................................-7-
3.1.2 :L’ORGANIGRAMME DE NEW PRINT………………………………………… -8-
3.2 : REPARTITION DES EFFECTIFS DU PERSONNEL…………………………… -12-
3.2.1 : REPARTITION PAR CATEGORIE…………………………………………… -12-
3.22 : REPARTITION DU PERSONNEL PAR SECTION............................................... -13-
3.2.3 : EVOLUTION DU NOMBRE DE PERSONNEL....................................................-13-
3.3 : L’ENVIRONNEMENT...............................................................................................-14-
3.3.1 : L’ENVIRONNEMENT GLOBAL……………………………………………… -14-
3.3.2 : L’ENVIRONNEMENT SECTORIEL……………………………………………. -15-
3.4 : ACTIVITES ET MOYENS MIS EN ŒUVRE PAR LA SOCIETE……………… -15-
3.5 : LES PRODUITS DE LA SOCIETE……………………………………………… -16-
3.6 : SES CONCURRENTS…………………………………………………………… -17-

3.7 : LES CLIENTS ET FOURNISSEURS DE NEW PRINT……………………….... -18-
3.7.1 : LES CLIENTS…………………………………………………………………... -18-
3.7.2 : LES FOURNISSEURS………………………………………………………..… -19-
CHAPITRE II : SYSTEME ET PROCEDURE DE FACTURATION EXISTANTS.... -20-

SECTION 1 : DIAGRAMME DE CIRCULATION DES DOCUMENTS………..…… -20-
1.1 : DCD DANS LE CYCLE VENTE……………………………………………….…. -21-
1.2 : DESCRIPTION DE LA REALISATION DU TRAVAIL DEMANDE…………... -23-
1.3 : DCD SUR LE REGLEMENT CLIENT…………………………………………... -26-
SECTION 2 : DESCRIPTION DU SYSTEME…………………………………………. -28-
2.1 : NARRATIF………………………………………………………………………… -28-
2.2 : LE SYSTEME FACTURATION APPLIQUE…………………………………….. -28-
SECTION 3 : PROCEDURES UTILISEES…………………………………………….. -29-
3.1 : PROCEDURE COMMERCIALE DE NEW PRINT………………………………. -30-
3.2: PROCEDURE PAO DE NEW PRINT……………………………………………… -35-
3.3: PROCEDURE COMPTABLE DU CYCLE VENTE DE NEW PRINT……………. -38-
PARTIE 2 : DIAGNOSTIC ET ANALYSE SUR LA FACTURATION AU SEIN DE LA
SOCIETE …………………………………………………………………………………-41-
CHAPITRE I : DIAGNOSTIC SUR LE SERVICE FACTURATION…………………. -42-
SECTION 1 : PROCEDE DE FACTURATION AU SEIN DU SYSTEME CYCLE
VENTE…………………………………………………………………………………… -42-
SECTION 2 : LES POINTS FORTS DU SYSTEME…………………………………….-43-
SECTION 3 : LES FAIBLESSES DE LA PROCEDURE EN PLACE………………… -43-
3.1 : ETUDE SUR LE PROCESSUS DE VENTE………………………………………. -43-
3.2 : GRILLE D’ANALYSE…………………………………………………………….. -45-
3.3 : QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE…………………………………. -46-
CHAPITRE II : ANALYSE CRITIQUE DE LA SITUATION EXISTANTE………….. -53-
SECTION 1 : LES CAUSES DES POINTS FAIBLES…………………………………. -53-
1.1 : INEXISTENCE DU SERVICE FACTURATION………………………………..... -53-
1.2 : DUALITE DE TACHES….………………………………………………………....-53-
1.3 : ABSENCE DU BON DE COMMANDE INTERNE………………………………. -54-
1.4 : INSUFFISANCE DE CONTROLE……………………………………………….... -54-
1.5 : ABSENCE DE PROCEDURE FACTURATION………………………………….. -55-
1.6 : NON RESPECT DU PRINCIPE D’ANNULATION DE LA FACTURE…………-55-
1.7 : MANQUE DE POLITIQUE DE RECOUVREMENT...…………………………. -55-
1.8 : DEFAILLANCE DU LOGICIEL..…………………….…………………………... -56-
SECTION 2 : LES RISQUES LIES A CES FAIBLESSES……………………………... -56-
2.1 : DEFINITION DU RISQUE……………………………………………………........ -56-
2.2 : LES RISQUES LIES AU NON-RESPECT DU PRINCIPE DE LA SEPARATION
DES TACHES…………………………………………………………………………… -57-
2.3 : LES DANGERS DE L’ABSENCE D’UN BON DE COMMANDE INTENRE… -58-
2.4 : LES MENACES CAUSEES PAR L’INSUFFISANCE DE CONTROLE.........…... -58-
2.5 : LES RISQUES ENGENDRES PAR L’ABSENCE DE PROCEDURE DE
FACTURATION………………………………………………………………………… -59-
2.6 : LES MENACES LIEES AU NON-RESPECT DU PRINCIPE D’ANNULATION
DE LA FACTURE………….……………………………………………………………. -59-
2.7 : LES RISQUES LIES A L’INSUFFISANCE DE POLITIQUE DE
RECOUVREMENT……………………………………………………………………… -59-
2.8 : LES DANGERS ACCOURUS A LA DEFAILLANCE DU LOGICIEL………….. -60-
SECTION 3 : LEURS IMPACTS SUR LE SYSTEME………………….……………….-60-
3.1 : L’IMPACT DE LA DUALITE DE FONCTION…………………………………. -60-
3.2 : L’IMPACT DE L’ABSENCE DU BON DE COMMANDE INTERNE………… -60-
3.3 : L’IMPACT DE L’INSUFFISANCE DE CONTROLE…………………………….. -61-
3.4 : L’IMPACT DE L’ABSENCE DE PROCEDURE DE FACTURATION………….. -61-
3.5 : L’IMPACT DE L’ABSENCE DE POLITIQUE DE RECOUVREMENT………. -62-
3.6 : L’IMPACT DE LA DEFAILLANCE DU LOGICIEL…..………………………… -62-
PARTIE 3 : MISE EN PLACE ET PROCEDURE DU SERVICE FACTURATION
INFORMATISE..........................................................................................……………… -65-
CHAPITRE I : MISE EN PLACE DU SERVICE FACTURATION INFORMATISE…. -66-
SECTION 1 : PRESENTATION DU SERVICE FACTURATION…………………… -66-
1.1 : DESCRIPTION DE LA FONCTION « FACTURIER »……………………………-67-
1.2 : LES RESSOURCES MATERIELS NECESSAIRES ET L’EMPLACEMENT DU
SERVICE FACTURATION…………………………………………………………. -72-
1.3 : NECESSITE DE L’EXISTANCE DU SERVICE FACTURATION……………… -74-
SECTION 2 : LA STRUCTURE DE LA FACTURE.........................................................-74-
2.1 : LES CARACTERISTIQUES D’UNE FACTURE…………………………………..74-
2.2 : LE MODELE DE FACTURE………………………………………………………..-76-
2.3 : UTILITE D’UNE FACTURE…………………………………………………… .-77-
SECTION 3 : CIRCUIT ET PROCESSUS D’ETABLISSEMENT D’UNE FACTURE .-77-
3.1 : AVANT L’ETABLISSEMENT D’UNE FACTURE………………………………. .-77-
3.2 : PENDANT L’ETABLISSEMENT D’UNE FACTURE……………………………..-78-
3.3 : APRES L’ETABLISSEMENT D’UNE FACTURE……………………………… .-79-
CHAPITRE II : PROPOSITION DE NOUVELLES PROCEDURES CYCLE VENTE
ET FACTURATIO ……………………………………………………………………...-79-
SECTION 1 : LES NOUVELLES PROCEDURES …………………………… .-79-
1.1 : NOUVELLE PROCEDURE COMMERCIALE………………………………… .-80-
1.1.1 : LA RECEPTION ET L’ACCEPTATION DE LA COMMANDE…...............…..-80-
1.1.2 : LE TRAITEMENT DE LA COMMANDE ET L’OUVERTURE DU DOSSIER
DE FABRICATION ……………………………………………………………….-84-
1.1.3 : LA CORRECTION DU BON A TIRER…………………………………………-84-
1.1.4 : LE SUIVI DE FABRICATION………………………………………………….-84-
1.1.5 : L’ENVOI DES DOCUMENTS AU SERVICE FACTURATION………………-84-
1.1.6 : LA LIVRAISON DE LA COMMANDE………………………………………...-84-
1.1.7 : LE RECOUVREMENT………………………………………………..…………-86-
1.2 : NOUVELLE PROCEDURE DE FACTURATION………………………………….-86-
1.2.1 : LES DOCUMENTS NECESSAIRE A L’ETABLISSEMNT DE LA FACTURE...
………………………………………………………………………………………-86-
1.2.2 : LA PHASE DE LA FACTURATION……………………………………………-86-
1.2.3 : OCTROI D4AVOIR AU CLIENT ET PROCEDURE D’ANNULATION DE
FACTURE………………………………………………………………………….-88-
1.2.4 : AUTRES TACHES DU FACTURIER…………………………………………..-90-
1.3 : AUTRES SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS………………………..…-92-
SECTION 2 : LE DIAGRAMME DE LA CIRCULATION DES DOCUMENTS………..-92-
2.1 : PROPOSITION DE NOUVELLE DESRCIPTION DE LA REALISATION DE LA
PRESTATION.......................................................................................................................-92-
2.2 : PROPOSITION D’AMELIORATION DCD…………………………………………-95-
2.2.1 : NOUVELLE DCD DANS LE CYCLE VENTE DE NEW PRINT………………..-96-
2.2.2 : NOUVELLE DCD SUR L’ENCAISSEMENT DES REGLEMENTS CLIENTS...-98-
SECTION 3 : LES AVANTAGES DE LA MISE EN PLACE DE CE SYSTEME ET
DE CES PROCEDURES…………………………………………………………………-99-
CONCLUSION GENERALE…… ……………………………..……………………... -101-
ANNEXES ………………………………………………………………………... -103-
ANNEXE I ………………………………………………………………………………...-I-
ANNEXE II ………………………………………………………………………………..-VI-
ANNEXE III………………………………………………………………………… -VIII-
ANNEXE IV…………………………………………………………………………… .-XI-
ANNEXE V……………………………………………………………………………… .-XII-
BIBLIOGRAPHIE…………………………………………………………………………-XV-

RandriamampianinaHerihanitraA GES M1 10

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UNIVERSITE D’ANTANANARIVO

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION

Présentée par : RANDRIAMAMPIANINA Herihanitra Annick

ENCADREUR PEDAGOGIQUE ENCADREUR PROFESSIONNEL

RAVALITERA Basile ANDRIAMAHEFA Bruno Julien

A l’issue de l’étude universitaire de second cycle, chaque étudiant en quatrième année

Actuellement, l’application du principe de séparation des tâches n’est pas toujours

Ce travail s’articulera autour de trois parties essentielles.

CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE NEW PRINT

Section 1. GENERALITES SUR L’ENTREPRISE

1.1 - IDENTIFICATION DE L’ENTREPRISE

Raison sociale : NEW PRINT.

1.2- PRESENTATION ET HISTOIRE DE NEW PRINT

NEW PRINT est une entreprise d’imprimerie sise à la zone industrielle

En 1998 le service commercial fut créé pour pallier la concurrence.

Parmi ces principaux clients figurent :

Le principal objectif de la société est de donner satisfaction à toutes les exigences de

Section 2. LES OBJECTIFS DE LA SOCIETE

Section 3. STRUCTURE ET ACTIVITES DE L’ENTREPRISE

Cette section se subdivisera en 7 sous sections à savoir :

3.1 - STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

3.1.1) L’organisation interne :

3.1.2) L’organigramme de NEW PRINT

Assistant Responsable Responsable Responsable

Chef d'Atelier Responsable

Femmes de Commercial Agents de

Source : Responsable des ressources humaines

f) Département administratif et financier :

1. Le responsable administratif et financier

3. Le responsable des ressources humaines

3.2- REPARTITION DES EFFECTIFS DU PERSONNEL

3.2.1) Répartition par catégorie :

Tableau n° 1 : Effectifs du personnel par catégorie s professionnelles

Source : Responsable des ressources humaines

Ce tableau nous montre les effectifs du personnel selon les catégories

3.2.2) Répartition du personnel par section :

Tableau n° 2 : Les personnels par section

Source : Responsable des ressources humaines

3.2.3) Evolution du nombre du personnel :

L’évolution du personnel sur les sept dernières années est la suivante :

Tableau n°3 : Tableau d’évolution du personnel sur les 7 dernières années

Années 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Source : Responsable des ressources humaines

Vu ce tableau, nous remarquons qu’il y a une diminution du personnel au cours des

Il rassemble tous les acteurs, forces extérieures à l’entreprise et susceptibles d’affecter

3.3.1) L’environnement global :

NEWPRINT suit l’évolution de la technologie actuelle dans notre pays. C’est

Ainsi, l’esprit de créativité s’épanouit dans la société.

3.3.2) L’environnement sectoriel :

3.4-ACTIVITES ET MOYENS MIS EN ŒUVRE PAR LA

Tableau n° 4 : Tableau des machines

MACHINES NOMBRE DE COULEURS FORMAT

Source : Responsable du département technique

NEWPRINT peut nous garantir les qualités de ses produits. Elle a

La qualité de travail de New Print est due aux compétences de ses

Cette qualité d e travail est le fruit d’un investissement constant tant

3.5-LES PRODUITS DE LA SOCIETE

NEWPRINT offre à sa clientèle de nombreux produits. D’ailleurs, la

Tableau n° 5 : Les produits de NEW PRINT

Travaux industriels Etiquettes, boites, emballages souples

Source : Responsable commercial

3.7- LES CLIENTS ET LES FOURNISSEURS DE NEW PRINT

3.7.1) Les clients :

Ces clients sont essentiellement issus de :