Support de Cours L3 Cas Professionnels 2022-2023

Etudiant(e) : …………………………………………………………………………………………………………….
Classe : ………………………..……….. Année :……………………..…………………....….
SUPPORT DE COURS
DE CAS
PROFESSIONNELS 1 & 2
CLASSE DE TROISIEME ANNEE
ASSISTANAT DE DIRECTION
ET BUREAUTIQUE
Enseignant :
M. Jean – Baptiste BAZEMO
Professeur Certifié de Techniques Administratives et Bureautiques
de Gestion de la Microentreprise et des Ressources Humaines
Titre du cours : CAS PROFESSIONNELS 1
Classe : L3 UE 1 Volume horaire semestriel : 30

Semestre 1 Coefficient : 06
Objectif général : mener une activité professionnelle seul ou dans le cadre d’une équipe.
Objectifs spécifiques :
- Établir des contacts avec les milieux professionnels

- Réaliser une activité pratique tenant compte des contraintes de la réalité professionnelle.
Contenu indicatif (exemple d’actions)
- La réalisation de documents de communication (dépliants, maquette…)

- La gestion d’un fonds documentaire
- Le traitement du courrier dans une institution
- La préparation de dossiers
Titre du cours : CAS PROFESSIONNELS 2
Objectif général : mener une activité professionnelle seul ou dans le cadre d’une équipe
Objectifs spécifiques :
- Etablir des contacts avec les milieux professionnels

- Réaliser une activité pratique tenant compte des contraintes de la réalité professionnelle
Contenu indicatif (exemple d’actions)
- L’organisation administrative d’une visite d’entreprise

- L’organisation d’une manifestation
- L’organisation d’une conférence, d’un colloque...
- La réalisation d’enquêtes
- Le suivi de dossiers
2 Support de cours de Cas Professionnels 1&2 L3SB Prof. M. BAZÉMO

L3-SB
Prof. : M. BAZÉMO
TRAVAIL DIRIGÉ : LA RÉALISATION DE DOCUMENTS DE COMMUNICATION
Les supports de communication sont non seulement des outils pour sensibiliser mais également
le point d’entrée d’un lecteur pour adhérer à un projet. Les supports se déclinent au gré des projets
et des problématiques particulières qu’ils posent. On peut les regrouper en quelques catégories :
 La communication verbale permet de faire passer des messages dans le cadre d’un discours
d’entreprise. Elle jalonne souvent les grandes étapes du projet. Elle permet de personnaliser
les objectifs et d’indiquer à toutes les personnes visées ce qu’on espère pour elles ou d’elles…
Cette communication peut prendre des formes variées :
o Séminaires, forum, stands…

o Réunions d’explications, « grandes messes »
o Ateliers de travail
o Visio-conférences…
 La communication écrite permet de distiller tout au long du projet des messages pour permettre
aux populations cibles de rester impliquées sur le sujet. Elle permet de maintenir la curiosité
autour de la nouveauté attendue. Elle peut prendre des formes aussi diverses que le sujet et
les cibles sont variées :
o Affiches, bulletins, plaquettes, etc.

o Lettre projet, lettres d’entreprises, mail, courrier personnalisé, etc.
 La communication par le changement permet de confronter la population impactée par le

changement à la réalité de celui-ci. Mise en situation, la cible voit et mesure ce qui va changer
pour elle. Interpellée, elle peut alors encore plus facilement franchir une étape supplémentaire
dans la courbe de l’acceptation du changement.
Communiquer pour se faire connaître est primordial pour une entreprise ! Les supports de
communication imprimés contribuent à la notoriété de l’entreprise.
Les documents de communication sont des outils qui permettent d’atteindre l’individu, de le
convaincre, … Nous nous intéresserons à un certain nombre d’outils tels que les dépliants, les
maquettes, les cartes de visite, ...
Comment réussir sa plaquette commerciale ?
Attirer de nouveaux clients est le nerf de la guerre commerciale ! La communication visuelle d’une
entreprise passe de plus en plus par le numérique. Le numérique occupant une place toujours
plus importante dans notre quotidien, il prend naturellement l’ascendant, mais le Print résiste et
n’a pas encore dit son dernier mot !

I. LES DÉPLIANTS
A. Définition
Le dépliant est un bon vecteur pour la publicité, notamment dans le cadre d’opérations
commerciales. Parmi les supports de communication imprimés, le dépliant comporte au minimum
un pli, il compte 4 pages au minimum. Ne le confondez pas avec le flyer qui ne compte qu’une ou
deux faces, et la brochure qui est agrafée.
B. Conception des dépliants
Concevoir un dépliant, comme tout autre support de communication imprimé demande du travail
de recherche créative, un ou plusieurs briefes et deux ou trois allers retours entre le client et
l’agence. La conception du dépliant doit aussi répondre à des critères bien précis (couleurs,
marges, fond perdu, …) et le message à faire passer doit avoir un maximum d’impact. Votre
dépliant, tout comme les autres supports imprimés (flyer, carte de visite…) doit vous permettre de
vous démarquer de vos concurrents !
1. Les principales caractéristiques du dépliant
 format du papier A7, A6, A5, A4, DIN-  finition du papier : sans finition, finition
LONG, … avec un vernis simple ou sélectif,
 généralement 2 volets pour 4 pages pelliculage classique ou soft touch, …
imprimées ou 3 volets pour 6 pages  pli simple pour un dépliant à 2 volets et
imprimées, 4 pages,
 présentation en format portrait  le papier est le plus souvent couché
(vertical) ou paysage (horizontal) ou mat ou brillant,
carré,  son grammage compris entre 90 g/m²
 impression couleur quadrichromie et 250 g/m²,
dans 95 % des cas,  plis en accordéon ou roulé pour 3
volets et 6 pages.

Il existe toutes sortes d’options possibles pour se démarquer, les imprimeurs débordent
d’imagination pour compléter leur offre en permanence. Dans l’offre des imprimeurs, vous pourrez
trouver des dépliants perforés ou prédécoupés, du vernis paillette, des découpes sur mesure, du
papier métallisé ou doré, … de quoi satisfaire toutes vos envies !
2. A quoi sert un dépliant ?
Ce support de communication permet de présenter votre entreprise, ses activités. Proche de la

plaquette commerciale, il présente votre offre commerciale, tout en offrant assez d’espace pour
votre contenu texte et votre visuel pour un coût inférieur à la plaquette.
Le dépliant à vocation commerciale est souvent utilisé pour du marketing de masse :
 mailing postal,  à disposition lors d’événements et

 la distribution en boîtes aux lettres, sur des lieux de vente.
 de la main à la main,
L’un des avantages non négligeables de ce type de communication est son coût abordable. Il est
aussi idéal pour communiquer autour d’une action ponctuelle de marketing comme le démarrage
d’une activité, une offre promotionnelle, le lancement d’un nouveau produit…
Bien qu’un dépliant soit un peu plus coûteux à concevoir et à réaliser, les résultats que vous
obtiendrez auront plus de valeur qu’un simple document publicitaire terme et sans saveur. Les
conseils suivants vous permettront d’avoir un très bon retour sur cet investissement important et
requis pour tout entrepreneur sérieux et conscient de ses clients.
3. Conseils pour la conception du dépliant
a. Étudiez les dépliants de vos concurrents
Examinez les dépliants de vos concurrents afin de connaître les points forts qu'ils soulignent afin
de ne pas répéter leurs avantages. Vous pouvez également vous procurer différentes brochures de
différentes entreprises selon d’autres secteurs afin d’obtenir des idées de leur conception, la mise
en page et la présentation.
b. Le design d’un dépliant doit être attrayant avec de belles polices de caractères
(fonts)
Le dépliant doit capter l’attention du client immédiatement. Et qu’est-ce qui intéresse le client ? Vos
services et produits ? Non, ce qui intéresse les clients sont ce qu’ils vont réaliser une fois vos
produits ou services obtenus… est-ce que vous comprenez ce point ?
Votre brochure doit se terminer par l'histoire de votre entreprise, suivi par les innovations que vous
avez fait dans votre secteur d'activité, le cas échéant. Inclure des descriptions et des images
affichant une gamme de vos produits. La brochure doit aussi indiquer une déclaration au sujet de
votre engagement personnel envers vos clients.

c. Inclure des photos agréables à l'œil avec des couleurs différentes
Mettre des images près du texte afin que l’image soit plus valable, mais pas trop d’images afin de
ne pas créer l’effet contraire par une trop grande visibilité des images qui peuvent déranger la
lecture.
d. Mettre vos coordonnées sur votre dépliant
Votre dépliant doit contenir tous les détails pertinents de votre entreprise y compris votre adresse,
numéros de contact, numéro de télécopieur et l'adresse du site Web. Le cas échéant, vous devriez
également imprimer les heures d'ouverture de votre entreprise. Vous souhaitez que les clients
entrent en contact avec vous ? Alors il ne faut pas les laisser deviner.
e. Donnez plus et donnez-le gratuitement
Si juste une chose doit être réellement importante sur un dépliant publicitaire, alors optez pour
quelque chose de gratuit, d’extra à vos clients. Ajoutez quelque chose qui intéresse fortement votre
client et qui apportera un élément de surprise et de joie. C’est ici que vous serez différent de tous
vos compétiteurs.
f. Imprimer en petits lots
N’imprimer pas une très grande quantité de vos dépliants parce que s'il y a un changement dans
votre numéro de contact ou d'autres indications, alors vous perdrez tous vos autres dépliants. Au
lieu de cela, faites imprimer des petites quantités et les distribuer immédiatement. Obtenez une liste
de vos clients potentiels liés à votre secteur d'activité et commencez à leur envoyer les dépliants.
Refaites votre dépliant quelques années plus tard. Ne pas continuer avec le même design et le
même format année après année, mais changez le texte et la conception de temps en temps. De
cette façon, vous assurez que vos informations sont exactes et que la conception ne soit pas
actuelle. Mettez vos nouveaux produits ou services et tous les détails importants.
Un dépliant bien conçu peut créer des merveilles pour votre petite entreprise si vous prenez soin
de cet outil de publicité important. Elle va impressionner vos clients et les encourager à faire des
affaires avec vous. En suivant ces conseils, vous apportez les bases d’une relation à long terme
avec vos clients et une source de revenu continuel.
II. LES MAQUETTES
A. Définition
Une maquette est une représentation partielle ou complète d'un système ou d'un objet (existant ou
en projet) afin d'en tester et valider certains aspects et/ou le comportement (maquette
fonctionnelle). La maquette peut être réalisée en deux ou trois dimensions, à une échelle donnée,
le plus souvent réduite ou agrandie pour en faciliter la visualisation.
Une maquette volumique est une représentation à échelle généralement réduite d'une construction
ou d'un appareil réel. L'aspect du réel peut être représenté en détail ou simplifié (maquette d'essais).
6 SUPPORT DE COURS DE CAS PROFESSIONNELS 1&2 L3SB PROF. M. BAZÉMO

Une maquette peut être l'ensemble des pièces servant à réaliser un modèle réduit, ou bien ce
modèle terminé. Elle peut aussi être un modèle préalable servant à définir l'aspect ou l'organisation
d'une publication, d'un projet, d'une entreprise.
B. Conception
La réalisation de maquettes ou modélisme est un loisir technique qui consiste à reproduire un objet
réel à une échelle donnée, généralement réduite, avec plus ou moins de précision et plus ou moins
de fonctionnalités comparables à celles du modèle réel.
Maquettes disponibles
*Maquette fusée Ariane 5 Maquette numérique 3D d’une église par CAO Maquette du navire Alcide C. Horth
III. LES CARTES DE VISITE
Une carte de visite, ou carte d'affaire, est un document de petit format, généralement en papier fort
(kraft, bristol, carton …), de forme rectangulaire et blanc, qui regroupe et présente de manière
ordonnée les coordonnées personnelles (nom, prénom, profession, numéro de téléphone, adresse
postale et électronique, etc.) de son détenteur, qui la distribue aux personnes dont il souhaite
qu'elles puissent le contacter facilement.
Pour les cadres et les dirigeants, la carte de visite est un outil de communication indispensable. La
carte de visite comporte de plus en plus d'informations, de prix.
La carte de visite doit de préférence être lisible, sobre, sur un support clair (afin de pouvoir écrire
dessus, au cas par cas, une information supplémentaire ou autre...), elle est censée représenter
l'image de son détenteur, ou de son entreprise. Les formats d'une carte de visite ne sont pas
imposés, toutefois il est préférable qu'ils permettent de ranger celle-ci dans un portefeuille.
Généralement utilisées dans les pays anglo-saxons, les cartes de visite avec photographie offrent
l'avantage d'identifier visuellement la personne dont elle est l'objet. Elle met davantage en valeur la
personne physique, plutôt que la personne morale généralement identifiée par un logo.
IV. LE LOGO
Le logo est incontournable pour la notoriété, l’image et la stratégie commerciale d’une entreprise. Il
doit refléter les valeurs de l’entreprise et coller aux tendances du moment en termes de design.
Selon les époques, le logo vit toutes sortes de déclinaisons et reste le témoin marquant des
époques successives symbolisant souvent un renouveau pour l’entreprise !

L3-SB
Prof. : M. BAZÉMO
THÈME D’ÉTUDE : LA GESTION D’UN FONDS DOCUMENTAIRE
La gestion d’un fonds documentaire est fonction de la demande des utilisateurs et du type de
documents gérés. Elle doit répondre globalement au schéma ci-dessous :
Définir les objectifs du projet

objectifs du centre d’information
enjeux
contraintes du projet
Faire une étude préalable
analyse de l’environnement
identification des utilisateurs visés
analyse des besoins d’informations
analyse de l’offre
évaluation des solutions possibles
Adopter une solution réaliste
Établir un cahier des charges

description de la solution retenue
description des opérations
planification
Réaliser
aménagement des locaux
implantation des équipements
recrutement du personnel
constitution des outils
Suivre le fonctionnement
détection des anomalies
détection de l’évolution des besoins
gestion courante
I. DIFFÉRENTS TYPES DE STRUCTURES DOCUMENTAIRES
1. Fonds d’archives
Ensemble des documents de toute nature qu’une personne physique ou morale a automatiquement
et organiquement réunis dans l’exercice de ses activités et conservés en vue d’une utilisation
éventuelle. (AFNOR)
On peut distinguer :
- Les archives "institutionnelles" : nationales, territoriales, départementales, épiscopales...

- Les archives propres à un organisme, une entreprise, un service...

L’archiviste a une mission de conservation exhaustive, sans sélection ni élimination des
documents ; ceux-ci sont généralement des pièces uniques et originales (manuscrits). La
communication des documents est soumise à condition (public réservé, usage interne, délai avant
communication au public).
2. Bibliothèques
Organisme chargé de constituer des collections organisées de documents, de les accroître, de les
traiter, d’en faciliter l’utilisation par les usagers. (AFNOR)
On peut distinguer :
- La Bibliothèque Nationale : elle conserve ce qui est reçu au titre du dépôt légal (tous les
documents publiés dans le pays).
- Les bibliothèques universitaires : elles possèdent des fonds importants spécialisés dans les
disciplines scientifiques enseignées (sections).
- Les bibliothèques de lecture publique : elles ont pour rôle principal de mettre à disposition
d’un large public des ouvrages de culture générale.
- Les bibliothèques scolaires et les CDI (Centre de Documentation et d’Information) : elles ont
une double vocation d’appui aux études et de loisirs.
Le bibliothécaire a une mission de conservation et d’enrichissement d’un fonds à vocation soit

encyclopédie, soit spécialisée.
3. Centres de documentation
Organisme ou service chargé de rassembler, organiser, conserver, mettre à la disposition

d’utilisateurs les outils de recherche et les documents apportant une réponse à leur demande
d’information. (AFNOR)
En général, ils dépendent d’un organisme ou d’une entreprise ; le fonds documentaire est le plus
souvent spécialisé et évolue en fonction de la demande ; il "colle à l’actualité".
Le documentaliste a une mission de service aux utilisateurs et de diffusion rapide de

l’information.
II. DIFFÉRENTS TYPES DE DOCUMENTS
La distinction entre différents types de documents peut s’opérer en fonction de deux grands critères
:
- Nature du document et caractéristiques "physiques"

- Contenu et caractéristiques "intellectuelles"
Elle peut sembler formelle, mais l’intérêt de dégager des types est d’en tirer des méthodes de
gestion et de traitement documentaire adaptées à chacun.

1. Définitions (empruntées majoritairement à l’AFNOR)
1.1. Documents textuels
- Monographie : Ouvrage formant un tout, en un ou plusieurs volumes, soit qu’il paraisse en

une seule fois, soit que sa publication s’étende sur une durée limitée selon un plan établi
d’avance.
- Livre : Document formé par l’assemblage de plus de 48 pages constituant une unité
bibliographique.
- Brochure : Document formé par l’assemblage de 48 pages maximum constituant une unité
bibliographique.
- Périodique : Publication en série, dotée d’un titre unique, dont les livraisons généralement
composées de plusieurs articles répertoriés dans un sommaire, se succèdent
chronologiquement à des intervalles en principe réguliers. On distingue :
 la presse quotidienne, et magazine,

 la presse d’entreprise, associative, de sociétés savantes, ...
 les périodiques officiels (règlementaires, administratifs), …
 les périodiques régionaux,
 les périodiques scientifiques et universitaires.
- Littérature grise : Document dactylographié ou imprimé, produit à l’intention d’un public

restreint, en dehors des circuits commerciaux de l’édition et de la diffusion, et en marge des
dispositifs de contrôle bibliographique. On distingue :
 les publications à contenu scientifique, qui peuvent être des rapports d’études, de
recherches, de réunions, des actes de congrès et de séminaires, des thèses, des
traductions, ...
 les documents non conventionnels, qui sont des publications internes d’entreprises,
des chambres de commerce, des associations, des partis politiques et des syndicats,
des statistiques (non administratives), des rapports d’activités, des lettres et
correspondances économiques, des plans, des expertises, des prospectus, des
tracts, ...
- Publication officielle : Tout texte publié sous forme de volume, de brochure ou même de
périodique, émanant d’un gouvernement, d’une société d’Etat ou d’un organisme
international.
- Brevet d’invention : Titre de propriété industrielle, identifié par un numéro officiel,
protégeant, dans la mesure des revendications qu’il énonce et pendant une certaine durée,
une invention dûment décrite. (Le droit de propriété industrielle constitué par le brevet
d’invention, permet à son titulaire d’obtenir, au moyen d’un recours légal, que les tiers soient
empêchés d’accomplir certains actes relatifs à l’invention sur laquelle il porte).
- Manuscrit : Document écrit ou copié à la main. Œuvre dictée ou écrite et corrigée par l’auteur
antérieurement à son impression.
- Microforme : Terme générique désignant tout support, habituellement du film, contenant
des micro-images (Z 43-101) i.e. : Microfiches, COM, Microfilms.
- Tirés à part : Impression séparée d’une partie d’ouvrage ou d’un article de périodique.

- Thèse : Document exposant une recherche scientifique originale et ses résultats, présentée
à un jury dans un établissement d’enseignement supérieur officiellement habilité, et soumis
à soutenance publique, en vue de l’obtention d’un grade ou d’un titre universitaire.
- Actes de congrès : Pré éditions ou comptes rendus de communications scientifiques
présentées à un congrès ou tout autre type de réunion.
- Usuel : Document de référence proposé en libre accès aux utilisateurs, et généralement
exclu du prêt à domicile. i.e. : Annuaires, atlas, bibliographies, catalogues, dictionnaires,
encyclopédies, répertoires, ...
- Norme : Spécification technique ou autre document accessible au public, établi avec la
coopération et le consensus ou l’approbation générale de toutes les parties intéressées,
fondé sur les résultats conjugués de la science, de la technologie et de l’expérience, visant
à l’avantage optimal de la communauté dans son ensemble et approuvé par un organisme
qualifié sur le plan national, régional ou international.
1.2. Documents non textuels
- Carte : Représentation conventionnelle généralement plane, en position relative, de

phénomènes concrets ou abstraits, localisables dans l’espace.
- Documents iconographiques (aussi nommés iconiques, visuels ou graphiques) : image,
photographie, diapositive, ...
- Documents sonores (ou phoniques) : enregistrement magnétique ou optique de la voix et
du son, disque, cassette-audio, disque-compact.
- Documents audiovisuels : film, diaporama (montage sonore de diapositives),
vidéocassette, vidéodisque.
- Les documents multimédias qui peuvent être de deux sortes :
 Un document multimédia incluant de façon intégrée du texte, de l’image et du son ; ce

type de document se trouve de plus en plus souvent sur un support comme le CD-ROM
ou sur Internet.
 un document composite où chaque élément (texte, image, son) se trouve sur son propre
support (papier, film, etc.) mais appartient à la même entité qui forme le document
multimédia ; ce type de document est souvent présenté sous forme de kit.
- Documents de nature matérielle (matériau, fossile, plante, carotte de terre ou de glace) ou

manufacturée (objet artisanal ou industriel, création artistique).
- Documents électroniques : documents numérisés utilisables grâce à l’informatique. Il peut
s’agir de programmes (logiciels), de fichiers de données (documents de travail), tous
documents qui sont capables de stocker des informations sous forme numérique ou
analogique, puis de restituer en même temps du texte, du son, des images fixes ou animées,
par l’intermédiaire d’un ordinateur.
1.3. Caractéristiques intellectuelles
- Document primaire : document originel, la source : le livre, l’article, la photographie, le

film,...
- Document secondaire : il répertorie et classe les documents primaires : répertoires,
bibliographies...
- Document tertiaire : il s’agit des synthèses et bilans.

1.4. Tableau récapitulatif
NATURE CONTENU
Monographies Thèses
Livres Normes
Périodique Actes de Congrès
Publications officielles Usuels
Tiré-à-part
Microformes
Documents non
textuels
Brochures
Littérature grise
Brevets
Manuscrits
Cartes
"Beaux livres"
2. Contraintes de gestion liées à ces types de documents
- Difficultés d’acquisition :
Type de document S’adresser à

Livres étrangers Diffuseur spécialisé
Brevets L’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) / BBDA
Littérature grise L’organisme producteur
Publications officielles L’organisme producteur
Actes de congrès L’organisme organisateur de la réunion
L’université de soutenance ou à l’ANRT (Association Nationale
Thèses, diplômes
de Reproduction des Thèses)
Normes L’AFNOR
- Difficultés de conservation : Pour les manuscrits, les livres anciens, les microformes, les
documents audiovisuels, des conditions de rangement particulières sont requises (mobilier
adapté, hygrométrie, température...).
- Particularités de gestion :
 Brochures et tirés-à-part : à ranger séparément (boîtes à brochures, classeurs...) ; à

renforcer (encartage).
 Périodiques : bulletinage, c’est-à-dire l’enregistrement régulier des livraisons au fur et à
mesure de leur entrée, permettant de connaître l’état de la collection, grâce à un système
de pointage du type Kardex ou grille de pointage "maison".
 Usuels : à exclure du prêt, à ranger à portée de main et à équiper pour une consultation
fréquente (renforcement, protection...).
 Documents non textuels : nécessitent un équipement adapté tant pour leur exploitation
que pour leur conservation.
N.B. : Pour l’ensemble du fonds documentaire, penser à étudier la capacité de charge au sol
du local.

III. DIFFÉRENTS TYPES D’UTILISATEURS
Cerner le type d’utilisateurs permet d’ajuster la politique d’acquisition, d’organiser l’accès aux
documents et de développer des services documentaires ciblés après analyse des besoins ; un
public prioritaire doit être distingué et certains services peuvent être payants.
Au sein d’un organisme scientifique, on peut distinguer 3 grands types :
- les utilisateurs internes (parmi lesquels : utilisateur lambda, "décideurs",
enseignant/chercheur, ...) ;
- les utilisateurs "associés" (scientifiques d’organismes partenaires, les étudiants et stagiaires
(gros usagers) ;
- les utilisateurs externes (journaliste, "monsieur tout le monde", voyageurs, lycéen, ...).
IV. DIFFÉRENTS MODES D’ACQUISITION
1. Acquisitions à titre gratuit
- Dépôt légal (Bibliothèque Nationale) : Obligation faite aux imprimeurs, aux éditeurs, aux
diffuseurs et aux producteurs de déposer dans des organismes désignés par la loi ou par
une convention, un nombre déterminé d’exemplaires des documents qu’ils produisent ou
qu’ils diffusent. Il est souhaitable d’instituer dans son propre organisme un système
similaire.
- Don : Remise d’un document ou d’un objet à un organisme, à titre gratuit et irrévocable.
- Spécimen : Exemplaire conservé en nombre limité à titre de modèle ou d’échantillon et fourni
gratuitement par un éditeur.
- Echange : Cession réciproque de documents estimés de valeur équivalente et service par
lequel des organismes se fournissent mutuellement des documents. Il est souhaitable
d’effectuer une sélection pour ne traiter que les documents pertinents.
2. Acquisitions à titre payant (achats)

- Les commandes peuvent être passées directement auprès du producteur du document ou
bien par l’intermédiaire d’un diffuseur ou d’un libraire ; celui-ci se charge de l’ensemble des
opérations techniques et financières (repérages, courrier, suivi de la livraison,
acheminement, paiement avant livraison...).
Les frais occasionnés par le recours à un intermédiaire sont le plus souvent compensés par le gain
de temps et de travail.
- La sélection des commandes à passer s’effectue par suivi et dépouillement :
 de la demande des utilisateurs,  des index
 des prospectus publicitaires,  des revues spécialisées (critiques
 des catalogues d’éditeurs ou de d’ouvrages, "book reviews").
libraires,  des listes d’acquisitions de
 des répertoires ou annuaires bibliothèques ou bulletins
spécialisés, bibliographiques,
 des bibliographies (périodiques,  ... et du budget dont on dispose !
sélectives...)
Elle suppose une vérification préalable dans le fonds détenu.

V. ENREGISTREMENT ET CLASSEMENT DES DOCUMENTS
1. Enregistrement
Le registre d’inventaire des ouvrages doit comporter les rubriques suivantes :
- n° d’entrée - date de publication

- date d’entrée - origine (achat, échange, don)
- auteur (s) du document - cote
- titre - nombre d’exemplaires détenus
- éditeur, éventuellement lieu d’édition - observations (pilon, exclu du prêt...)
Il peut, bien évidemment, s’informatiser aisément.
Pour les périodiques il est bon d’ouvrir un registre particulier ; l’inventaire porte ici sur les titres
des revues (et non sur les unités). On peut gérer autant de registres d’inventaire que de grands
types de documents (thèses, microfiches, diapositives...).
2. Classement
2.1. Classement des ouvrages
Chaque document a une place sur le rayon matérialisée par la cote ; c’est l’ensemble de symboles
(lettres, chiffres, signes) servant à identifier chaque article dans un service d’archives, ou à
localiser tout document dans un centre de documentation ou dans une bibliothèque.
Le repérage d’un document doit être univoque : il ne peut être classé qu’à un seul endroit dans la
bibliothèque.
- Classement chronologique ou numérique : selon l’ordre d’arrivée, par le n° d’inventaire

 avantages : facilité de rangement, gain de place, facilité d’inventaire.
 inconvénients : pas de libre-accès, consultation obligatoire du fichier de référence pour
accéder aux documents.
---> convient aux fonds d’archives ou en cas d’accès réservé.
- Classement par format : utilisé dans les grandes bibliothèques (in folio, in quarto, in
octavo...) et combiné avec un n° d’ordre ou d’inventaire : ex. 2580
 avantages : gain de place, bonne conservation
 inconvénients : pas de libre-accès, consultation obligatoire du fichier de référence pour
accéder aux documents.
- Classement systématique : par domaines et sujets, selon une classification de référence.

Deux possibilités s’offrent alors : en créer une ou adopter une classification existante
 avantages : regroupement par sujets, libre accès
 inconvénients : prévoir l’accroissement ; rangement plus complexe ; "1 livre mal rangé
est 1 livre perdu".
 ---> nécessité d’une signalétique claire et/ou formation des utilisateurs.
2.2. Classement des périodiques
- Pour l’accès direct par les utilisateurs à l’année en cours et/ou aux collections récentes :
 ordre alphabétique des titres mais les titres changent, fusionnent, etc.
 classement systématique (par sujet).
- Pour le stockage des années antérieures, préférer le classement par cote : n° d’inventaire
(ou code) donné à la collection lors de la prise d’abonnement.
2.3. Classement des autres types de documents
- Tirés à part, brochures... documents "mous" : on les range dans des boîtes à brochures
selon un ordre numérique, ou bien l’on crée des boîtes par sujet.
- Les articles découpés sont le plus souvent classés dans des dossiers thématiques (dossiers
de presse) suivant l’ordre chronologique.
- Les cartes peuvent être classées par pays ou par échelle dans un meuble adapté.
- Les documents iconographiques, audiovisuels, informatiques et les microformes sont
rangés par n° d’ordre dans un mobilier adapté.
2.4. Cas particulier des usuels
Ils doivent être classés à part et facilement repérables par l’utilisateur ; il convient de distinguer les
outils généraux des outils spécialisés. Les atlas nécessitent un meuble adéquat et sont
généralement classés par pays.
VI. COMMUNICATION DES DOCUMENTS
La communication des documents revêt généralement les formes suivantes :
- Consultation sur place

- Prêt
- Circulation systématique de revues
- Diffusion de photocopies
- Prêt entre-bibliothèques (PEB)
1. La consultation sur place
- Certaines bibliothèques n’autorisent que la consultation sur place, ce qui garantit la

disponibilité permanente des documents pour tous.
- Veiller à ce que les lecteurs ne rangent pas eux-mêmes les documents consultés (prévoir
des corbeilles de dépôt, par exemple).
2. Le prêt
- Le système de prêt mis en place doit comporter une entrée par document (identification
sommaire : auteur, début du titre, n° d’inventaire et cote, qui facilite la vérification en rayon
en cas de litige) et une entrée par emprunteur (nom, prénom, service ou laboratoire). On
doit instituer un système de relances régulières.

- Si l’on ne dispose pas d’un logiciel du commerce ou d’un programme "maison", un système
manuel de type fichier (ou classement à entrées) est préconisé. Par contre, le système
des "fantômes" dans les rayons est peu sûr (ils peuvent glisser, être déplacés, etc.) ; quant
au cahier, il est peu pratique car il faut balayer l’ensemble des pages à chaque recherche
de document absent.
- Il est possible de mettre en place des prêts dits "prolongés" (dépôt de longue durée) pour
les documents dont l’utilisateur a un besoin permanent.
- Certaines bibliothèques s’orientent vers des systèmes anti-vol : dépôt de caution,

équipement des documents avec un film magnétique, et portillons d’alarme aux issues.
3. Circulation systématique des périodiques
- A réception d’un numéro de la revue, celui-ci est prêté systématiquement aux lecteurs qui
se sont inscrits préalablement sur une liste de circulation.
- Ce système devient vite très lourd : il faut veiller à ce que le périodique ne stagne pas dans
un bureau...
4. Diffusion de photocopies
- Revues de sommaires et bulletins d’acquisitions.

- Photocopie des articles selon un profil d’intérêt donné par chaque utilisateur et résultant
de la veille documentaire ; il s’agit là d’un service "sur mesure", difficilement praticable
dans une unité documentaire où les utilisateurs sont nombreux.
5. Le Prêt Entre Bibliothèques (PEB)
Communication à une autre bibliothèque d’un document qui sera consulté sous la responsabilité
de la bibliothèque emprunteuse par un utilisateur.
VII. GESTION DYNAMIQUE DU FONDS DOCUMENTAIRE
Les collections ne sont pas immuables (demandes des utilisateurs, actualité de certains sujets...) ;
une gestion dynamique passe en principe par une politique d’acquisition ajustée, la tenue de
statistiques sur l’utilisation des documents, le récolement (inventaire) et le "désherbage"
(élimination, mise au pilon, don) réguliers.
1. Mise à jour
- Il est prioritaire de renouveler les outils et usuels (dictionnaires, guides, etc.)

- Il faut également "coller" à l’évolution des activités de l’organisme ou du laboratoire en
consultant régulièrement les utilisateurs ("boîte à idées, suggestions"...)

2. "Désherbage"
C’est un problème redoutable...
- Quelques critères pour vous aider :
 Obsolescence des annuaires, guides, répertoires, etc., et des bibliographies

consultables en ligne, sur Internet...
 Inutilité des manuels techniques, documentation spécialisée... liées à un matériel,
logiciel... qui n’est plus en vigueur.
 Valeur d’usage : c’est un bon indicateur, mais ce n’est pas un facteur déterminant
d’exclusion : un document peut servir rarement mais n’en être pas moins précieux.
 Qualité de l’information et évaluation de la pertinence de l’ouvrage, qui peuvent requérir
l’aide d’un spécialiste.
 Double de ce qui existe ailleurs.
- Penser à proposer des documents à d’autres structures documentaires (ou aux utilisateurs
eux-mêmes !)
- Attention à maintenir l’homogénéité des collections.
3. Des outils d’évaluation du fonds documentaire
- Statistiques de fréquentation, de prêt, ou de consultation,

- Analyse des questions posées,
- "Boîtes à idées",
- Inventaire régulier,
- Rapport d’activité.

L3SB
Prof. : M. BAZÉMO
TD SUR GESTION DE FONDS DOCUMENTAIRE
Vous venez d’être admise à l’Institut Français Georges Méliès (02 BP 102 Ouagadougou 02, Place
des Cinéastes, Tél. 25 30 25 12, Email ifgm@yahoo.fr, compte BICIA-B 11458-17) en qualité
d’Assistante sous la direction de Monsieur Alfred Julien.
1. Conception de fiches
Après un séjour à la Bibliothèque, vous avez remarqué la perte de nombreux ouvrages. Vous avez
alors jugé bon de mettre en place un fichier des abonnés.
Travail à faire : Concevez :
 une fiche « abonné » pour les lecteurs simples (consultation sur place).
 une fiche « abonné » pour ceux qui empruntent vos documents.
2. Présentation d’une note
Vous avez estimé aussi qu’il serait judicieux de présenter, à l’attention de tous les abonnés, une
note par laquelle vous attireriez leur attention sur les vols constatés… et les inviteriez à respecter
certaines mesures.
Travail à faire : Présentez la note n° 24 (précisez-y les mesures que vous préconisez).
3. Présentation d’un outil statistique
Au cours de l’année 2019, vous avez reçu dans la bibliothèque, 1325 visiteurs pour des
consultations en vue de produire des rapports de stage, 830 visiteurs (thèses/mémoires), 4520
(exposés scolaires), 650 (culture générale). Les ¾ de l’ensemble des visiteurs sont de sexe
masculin. La moitié des visiteurs a un âge > 30 ans ; le quart de l’effectif a un âge < 15 ans ; l’autre
quart a un âge compris entre 15 et 30 ans.
Travail à faire : Présentez graphiquement :
 la répartition des abonnés selon les raisons de leurs visites (valeur absolue).
 la répartition des abonnés selon leur sexe (valeur relative).
 la répartition des abonnés selon leur âge (valeur absolue).
 Afficher par la fonction « si » : « Passable » si le nombre de visiteurs = 500 ; « Abien » » = 1000 ;
Bien » = 2000 ; « Tbien » = 4000 ; « Excellent » = + 4000.
Voir fichier Excel VISITEURS BIBLIO…. VISITEURS

4. Exploitation documentaire
En marge de chacune des opérations de la chaîne documentaire, indiquez par qui elle est
effectuée : documentaliste, bibliothécaire ou utilisateur ?
Info. demandée :
……………... * Formulation d’une demande
………………
Mots clés : * Analyse de la demande

………… (recherche des mots clés)
…………
* Consultation du fichier-
mémoire
Info.
demandée :
………… * Communication de la
………… référence des documents
Doc. n°3
1 2 3 * Sortie du document n° 3
5. Traitement des demandes d’extraits d’ouvrages
Au Club de lecture « Afri-Culture Plus », les abonnés ont la possibilité de demander la

reproduction des extraits de certains documents dont ils ont besoin.
Ainsi, à la réception de leurs demandes, le gérant saisit au clavier-écran le nom de l’abonné et les
mots clés du texte demandé sur disque magnétique.
A partir du fichier « membres » sur bande perforée, l’ordinateur vérifie la situation cotisante du
demandeur pour voir s’il est à jour. Si tel est le cas, à l’aide du fichier « ouvrages » implanté sur
bande magnétique, le système affiche la liste de tous les ouvrages répondant aux caractéristiques
demandées.
Enfin, seuls les extraits sélectionnés par le gérant seront imprimés et remis aux intéressés. Le
fichier « membres » est alors mis à jour.
Travail à faire : Représenter le processus de traitement des demandes de documents au Club

« Afri-Culture Plus » sous la forme d’un organigramme de données.

SYMBOLES POUR ORGANIGRAMME DE DONNEES
SYMBOLES D’INFORMATION SYMBOLES DE TRAITEMENT
Symbole général Symbole général

« information » « traitement »
Un document imprimé ou
Ou Fusion
multi documents
Carte perforée Séparation
Interclassement
Paquet de cartes
ou assortiment
Disque magnétique Tri
Bande magnétique Entrée manuelle
Opération
Affichage sur écran
manuelle
Document d’entrée SYMBOLES AUXILIAIRES

quelconque
Document de sortie Renvoi ou
quelconque connecteur
Fichier quelconque Commentaire
Ou Cassette magnétique LIGNES DE LIAISON
Transfert
Ou Disquette
d’information
Bande perforée Transmission

6. Calcul du coût d’un service de documentation
Créée depuis maintenant cinq (5) ans, la Société Internationale de l’Immobilier est située au 12,
rue des oliviers de Ouagadougou. Elle est dirigée par Monsieur SOME Claude. La structure
compte huit (8) services. Le Service de Documentation est quant à lui placé sous l’autorité d’un
chef de service en la personne de Monsieur ALANI Boubacar.
Le local qui abrite l’entreprise a coûté 150 375 628 Frs. On prévoit une durée de trente (30) ans
pour son utilisation. Sa superficie est de 444 m², soit 36 m² pour le Service de Documentation. Les
frais d’entretien de chaque service représentent 15 % de l’amortissement du coût du service.
Un ordinateur et une photocopieuse acquis respectivement à 1 975 000 Frs et 1 125 000 Frs sont
mis à la disposition du personnel du service. Le premier est amortissable sur dix (10) ans et le
second sur cinq (5) ans. Les frais d’entretien de chaque matériel représentent 25 % du coût de
son amortissement.
Le Chef de service, l’employé et le gardien perçoivent des rémunérations mensuelles respectives

de 220 000 Frs, 135 000 Frs et 45 000 Frs. Les charges sociales à prendre en compte
représentent 21,5 %.
Il est à noter que le Chef de service ne consacre que le quart de son temps aux activités de
documentation. Le reste du temps est réparti sur d’autres activités de la société.
Le mobilier de classement (armoires, étagères, etc.) et le matériel de classement, amortissables

sur seize (16) ans, sont estimés à 5 320 500 Frs.
La facture de nettoyage des locaux envoyée mensuellement par Faso Propreté équivaut à 75 000
Frs. Celle à imputer au Service de Documentation s’élève au 10ème du montant.
Les frais divers de gestion représentent quant à eux 20 % de l’ensemble des autres charges.
TRAVAIL A FAIRE : Déterminer le coût annuel du Service de Documentation de cette société.
Voir fichier Excel VISITEURS BIBLIO ….. COUT

L3SB
Prof. : M. BAZÉMO
IMPORTANCE DE LA GESTION DU COURRIER DANS UNE ORGANISATION
Le courrier est classiquement défini comme étant la totalité des lettres reçues ou envoyées par un
service. Cette définition semble très restrictive parce que le courrier que traitent les services
dépasse la lettre prise au sens technique.
Tous les documents qui sont produits dans l’entreprise et transmis à un partenaire de même que
ceux reçus des partenaires par quelque moyen de communication que ce soit font partie du
courrier de l’entreprise.
Aussi, pourrait-on définir le courrier comme étant l’ensemble des documents (supports
d’information) « entrant » et « sortant » d’une organisation (entreprise ou institution) via un agent
de liaison et tout moyen de communication (poste, télécopie, messagerie électronique…).
Le courrier constitue pour toute organisation, la preuve des actions, des idées ou des
engagements d’où l’impérieuse nécessité de lui assurer une gestion efficace. L’organisation de la
gestion du courrier doit permettre à l’institution :
- de traiter rapidement les courriers échangés avec les partenaires,

- de minimiser la perte de documents qui peuvent lui être préjudiciable,
- de répondre, dans les délais aux sollicitations de ses partenaires.
1. CLASSIFICATION DU COURRIER
Il existe un lexique particulier au courrier qui permet non seulement de le caractériser mais aussi
de le classer suivant certains critères. Ainsi, on distingue :
- suivant le destinataire du courrier

 le courrier professionnel : le courrier appartenant au service,
 le courrier privé : il s’agit du courrier personnel des agents,
- suivant son contenu

 le courrier confidentiel : c’est un courrier dont le contenu ne doit pas être diffusé,
 le courrier ordinaire : son contenu peut être diffusé,
- suivant la destination
 le courrier « départ » : le courrier que l’entreprise expédie ou transmet,
 le courrier « arrivée » : le courrier qui vient de l’extérieur,
- suivant la zone de diffusion

 le courrier interne : le courrier diffusé à l’intérieur de l’entreprise,
 le courrier externe : le courrier diffusé à l’extérieur de l’entreprise,
- suivant l’urgence de l’information traitée

 le courrier urgent,
 le courrier peu urgent (tout courrier doit être traité avec célérité).
Malgré toutes les différentes appellations, le critère qui facilite le traitement du courrier est celui de
sa destination. C’est pourquoi l’étude du traitement du courrier s’appuiera sur la distinction
courrier « départ » et courrier « arrivée ».
2. TRAITEMENT DU COURRIER
Le traitement du courrier concerne toutes les opérations à y effectuer en vue d’assurer sa bonne
diffusion auprès de ses destinataires finaux.
2.1 Le service courrier
Dans les institutions de faible importance, le traitement du courrier peut être confié à une seule
personne qui en assure la réception, le tri, la lecture, la rédaction de la réponse, l’expédition…
Mais dans les grandes entreprises, l’importance de cette activité fait qu’il est nécessaire de créer
un service qui s’en charge spécialement. Il n’existe pas de règle de codification concernant
l’organisation du service courrier.
En général, ce service est chargé de toutes les opérations à l’arrivée du courrier et de celles
relatives au départ du courrier (numérotation et expédition).
2.2 Les outils de traitement du courrier
L’activité de traitement du courrier comme toute tâche administrative nécessite la disponibilité

d’outils permettant de l’optimiser. Ces outils peuvent s’acquérir dans le commerce ; d’autres
peuvent être créés par l’opérateur lui-même pour faciliter son travail. Ci-dessous quelques-uns
des outils utilisés pour le traitement du courrier.
Outils Fonctions
Il se présente sous la forme d’un couteau non-aiguisé qui sert à déchirer les enveloppes pour
L’ouvre-lettre
ouvrir les lettres
Le composteur- C’est un cachet qui permet d’apposer sur chaque document reçu, la date d’arrivée et un numéro
dateur d’ordre.
Le dateur C’est un cachet qui permet d’apposer la date sur le courrier
Le numéroteur C’est un cachet qui permet d’inscrire un numéro d’ordre sur le courrier
Les autres cachets Copie, original, confidentiel, urgent…
Ce sont des « livres » préconçus ou conçus par l’opérateur sur lesquels, sont inscrites et
Les registres conservées certaines mentions du courrier pour servir de traces de leur arrivée ou leur
transmission. On distingue : « Départ », « Arrivée », « Transmission ».
La fiche C’est un imprimé conçu par l’opérateur lui-même qui permet au responsable de porter ses
d’accompagnement instructions relatives au courrier et de l’imputer à un service.
C’est un appareil qui permet de peser la lettre. Cela permet d’affranchir sur place le courrier. Cette
Le pèse-lettre pratique suppose que l’entreprise dispose de la grille tarifaire de la poste et s’est procurée de
suffisamment de timbres.
C’est un livre dont les pages sont en cartons rigides perforées d’un trou au milieu dans lequel sont
Le parapheur classés les documents à présenter à la signature du responsable.
Le chrono Il sert au classement du courrier
Enveloppes de couleurs différentes et de formats différents, trombones, feuilles, feutres,
Les fournitures
surligneurs, …

2.3 Le traitement du courrier « départ »
Le courrier « départ » concerne tout document de correspondance initié dans l’entreprise à

l’adresse d’un correspondant externe ou interne. Il peut s’agir d’une réponse à une autre
correspondance ou d’une initiative de l’entreprise. Dans tous les cas, il est important de le faire en
temps opportun. Diverses opérations de traitement doivent être exécutées afin d’assurer une
bonne transmission du courrier.
2.3.1 Initiation
L’initiative de la rédaction d’un courrier peut venir du responsable ou de la secrétaire dans le cadre
de l’exigence d’anticipation qu’exige son métier. Dans ce dernier cas, il faut avoir les capacités
rédactionnelles requises. La pratique traditionnelle nous montre que le courrier est rédigé
manuscrit par le supérieur ou un rédacteur et transmis à la secrétaire pour saisie. De plus en plus,
les secrétaires font la preuve de leur capacité à rédiger et acquièrent des responsabilités dans ce
sens.
2.3.2 Saisie et correction
Avant de saisir un courrier, il est important de le lire, le comprendre et corriger au stylo les
éventuelles fautes et incorrections décelées. La frappe elle-même doit se faire sans la moindre
faute de frappe, d’orthographe et de style. La présentation de la lettre doit obéir aux normes
professionnelles et aux habitudes de la maison. L’exploitation des TIC permet de faire une
présentation irréprochable du courrier.
Il est nécessaire pour un souci d’économie, d’imprimer la première mouture en mode brouillon
pour que l’initiateur y apporte les corrections. La version définitive (finale) du courrier doit être
imprimée sur le papier en-tête de l’entreprise et placée dans un parapheur pour la signature.
2.3.3 Enregistrement
Une fois le courrier signé, la secrétaire procède à l’enregistrement. Cette opération consiste à
laisser des traces du courrier dans le registre par l’inscription de certaines mentions. Mais avant,
il faut y apposer le cachet approprié pour authentifier la lettre, lui attribuer un numéro d’ordre et la
dater.
L’opération d’enregistrement elle-même consiste à remplir le registre dont les colonnes peuvent
se présenter de la façon suivante :
N° Date de Nombre de N°
Destinataire Objet Observations
d’ordre départ pièces Archive
Dans certains services, le registre du courrier départ sert également à la transmission du courrier.
Dans ce cas, les paramètres d’enregistrement ci-dessus sont complétés par une colonne
« signature du destinataire » où émargera le réceptionnaire du courrier avant d’en prendre
possession.

N° Date de Nombre de Signature du
Destinataire Objet Observations
d’ordre départ pièces destinataire
Comme, on le voit, chaque entreprise choisit les paramètres d’enregistrement du courrier en

fonction de la mention qu’elle considère comme importante pour servir de preuve de l’envoi ou de
l’existence du courrier. De plus en plus, la tendance actuelle est à la suppression de
l’enregistrement du courrier « départ ». Il a été remplacé par :
- l’indication sur le courrier des références claires permettant de saisir son origine ;
- le classement systématique d’une copie de chaque courrier envoyé.
2.3.4 Mise sous pli
Le courrier signé, cacheté, numéroté et daté peut être maintenant envoyé à son destinataire sous
enveloppe. Il doit être plié en deux ou quatre en fonction de la taille de l’enveloppe utilisée. Lorsque
le courrier est lourd (plusieurs pages), il ne doit pas être plié. Il choisir l’enveloppe au format du
courrier. On distingue plusieurs types d’enveloppes de couleurs et de formats différents.
- Les enveloppes ordinaires : elles sont de couleurs et formats différents ; l’adresse est
portée directement sur l’enveloppe par écriture manuscrite, imprimé ou étiquette.
- Les enveloppes à lucarne : elles sont munies de fenêtre appelée lucarne faite en
plastique transparent. La position de l’adresse du destinataire sur le courrier est telle
que l’insertion de la feuille dans l’enveloppe permet de lire l’adresse à travers la lucarne.
2.3.5 Affranchissement
L’affranchissement est l’opération de timbrage du courrier. Il peut se faire à la poste ou sur place
dans l’entreprise et déposé directement à la poste.
Pour l’affranchissement sur place, il faut alors disposer d’un pèse-lettre, des timbres et du tarif en
vigueur de la poste. Il faut tenir compte du poids de la lettre, la destination et de la catégorie du
courrier (ordinaire, recommandé, recommandé avec accusé de réception, express…). Il peut se
faire manuellement à l’aide de timbres ou automatiquement à l’aide de machine à affranchir
homologuée par l’administration des postes.
2.3.6 Expédition
L’expédition du courrier est assurée par un opérateur couramment appelé « agent de liaison » ou
« planton ». Lorsque l’envoi doit se faire par la poste, le travail de l’agent se limite à déposer le
courrier à la poste après les opérations d’affranchissement.
Le courrier peut aussi être porté à son destinataire main à main. L’agent doit faire émarger le
réceptionnaire du courrier dans un registre de transmission paramétré ainsi qu’il suit :

N° Nombre de Date de réception
Date Destinataire Nature et Objet
d’ordre pièces et Signature
2.3.7 Les copies conformes ou ampliations
Les copies conformes sont les copies du courrier produit pour classement ou pour transmission à
un autre service ou destinataire à titre d’ampliation parce qu’il est intéressé par le sujet traité dans
le courrier. La copie à garder chez l’émetteur est directement classée dans un chrono prévu à cet
effet. Quant aux copies des ampliataires, elles leur sont transmises par registre de transmission,
par lettre d’accompagnement ou par bordereau d’envoi indiquant à quel titre ils les reçoivent (pour
information, à toutes fins utiles, etc.)
2.3.8 Cas du courrier départ confidentiel
Toute correspondance est par essence confidentielle ; aucune indiscrétion ne doit être commise
à son sujet, par la secrétaire au cours de son traitement. Toutefois, le degré de confidentialité de
certaines correspondances exige que la mention « confidentiel » y soit apposée. Dès lors, il serait
un manquement à la déontologie professionnelle que de communiquer à un tiers le contenu d’un
courrier sans que le destinataire n’en soit informé.
La mention « confidentiel » est portée en haut et à gauche de la première page du courrier à l’aide
d’un cachet prévu à cet effet. La secrétaire est tenue de prendre des précautions supplémentaires
chaque fois qu’il s’agit de document d’une importance exceptionnelle dont la divulgation
présenterait de graves inconvénients pour les personnes et pour la sûreté de l’Etat. Les opérations
de traitement du courrier « départ » confidentiel sont identiques à celles relatives au courrier
ordinaire. Cependant certains services (de l’Administration en général) utilisent des registres
uniquement pour ce type courrier.
L’acheminement, la circulation et la conservation des documents confidentiels font l’objet de

précautions spéciales. Les documents confidentiels sont souvent transmis sous double enveloppe.
Ils sont aussi conservés dans des coffres forts avec serrures et un inventaire périodique en est fait
(au moins une fois par an) afin de contrôler leur conservation et éventuellement permettre leur
déclassement.
2.4 Courrier « arrivée »
Le courrier « arrivée » est celui en provenance de l’extérieur et destiné à l’entreprise. Il peut s’agir
de courrier personnel (destiné à un agent nommément désigné) ou professionnel (au service). Le
traitement dont il est question dans cette étude ne concerne que le courrier destiné à l’institution.
Les secrétaires doivent faire preuve de vigilance, de rapidité dans le traitement du courrier durant
le temps où il est en leur possession.

2.4.1 Levée – réception du courrier
La levée consiste à aller chercher le courrier à la poste ; cette opération est effectuée par l’agent
de liaison sous la supervision de la secrétaire. La réception concerne le courrier directement
déposé dans son service par l’expéditeur. Cette opération est assurée par la secrétaire elle-même
ou un agent qu’elle désigne. A la réception, il est très important de vérifier que les documents cités
sur le registre de transmission sont identiques à ceux qui sont reçus avant de signer. Sa signature
constitue l’accusé de réception du courrier et l’engage de fait.
2.4.2 Tri, ouverture et lecture
Le tri consiste à séparer le courrier professionnel et le courrier personnel des agents. Cette tâche
peut être confiée à l’agent de liaison si celui-ci est lettré.
Pour ce qui concerne le courrier professionnel non-confidentiel, la secrétaire est normalement

autorisée à l’ouvrir. Elle le fait à l’aide d’un ouvre-lettre manuel ou d’une machine à ouvrir les lettres
lorsque le volume du courrier est important. Ces machines sont équipées de lames qui incisent les
enveloppes sur un, deux ou trois côtés.
Après avoir extrait le contenu des enveloppes, il est indispensable de vérifier qu’il ne reste aucun
document à l’intérieur de celles-ci avant de les détruire. Il est à noter que certains services
conservent les enveloppes vides du courrier « arrivée » jusqu’à la fin du traitement de chaque
courrier.
La lecture du courrier permet à la secrétaire de prendre connaissance de son contenu et de pouvoir

distinguer le courrier urgent (à qui un traitement diligent est réservé) de celui dont le traitement
peut suivre le circuit normal.
La lecture permet également de s’assurer de la présence ou non de pièces jointes à la lettre. Si

des pièces jointes annoncées dans le courrier manquent dans l’enveloppe, il faut indiquer sur le
courrier les pièces manquantes constatées et éventuellement agrafer les enveloppes au courrier
(pour le courrier recommandé). Les pièces de valeurs (chèques, lettres de change, mandats) sont
également extraites et jointes au courrier.
2.4.3 Enregistrement
Après la lecture, commence l’opération d’enregistrement du courrier. L’opérateur commence par

apposer sur chaque courrier un cachet « arrivée » à encre et complète à la main le numéro et la
date d’arrivée du courrier. Il existe des tampons permettant l’impression automatique des numéros
et de la date.
L’enregistrement lui-même consiste à porter sur un registre prévu à cet effet, certaines mentions
du courrier afin d’en garder des traces et de servir de preuve de son passage dans le service. Les
paramètres d’enregistrement sont généralement ceux inscrits dans le tableau ci-après.

N° et date Réf. et date Date et n° de
Expéditeur Objet
d’arrivée du courrier la réponse
Ces paramètres peuvent être enrichis si la secrétaire tient à faire un suivi rigoureux du courrier.
Elle peut intégrer le service destinataire (imputation) et mentionner l’instruction que le responsable
a portée sur le courrier. Cela lui permet de répondre à toute demande de renseignement
concernant la suite du courrier. L’intégration de ces paramètres supplémentaires engendrera pour
la secrétaire un travail de remplissage supplémentaire à la sortie du courrier du bureau du
responsable.
N° et date Réf. et date

Expéditeur Objet Imputation Instruction
d’arrivée du courrier
L’enregistrement peut se faire également au moyen de feuilles mobiles ou bordereau de courrier.

Les feuilles mobiles sont remplies quotidiennement avec un exemplaire archivé en reliure mobile
et constituant le registre. Elles permettent l’enregistrement en plusieurs exemplaires, le
regroupement suivant un critère du courrier (catégorie d’affaires, expéditeur, date d’expédition,
etc.) et éventuellement l’émargement par le service destinataire.
Exemple de tracé
Service …………………………………… Bordereau du : …………………

COURRIER ARRIVEE
Numéro Correspondant Date Objet Destinataires Observations
Aujourd’hui, il existe des logiciels d’enregistrement du courrier qui ont remplacé l’enregistrement
manuel. Ils permettent d’enregistrer les mêmes informations qui sont régulièrement imprimées et
classées. Ainsi, on dispose de versions manuscrite et électronique de la traçabilité du courrier.
Au cours de l’enregistrement du courrier, il est également rempli une fiche appelée « fiche
d’imputation » ou « d’accompagnement » du courrier que la secrétaire agrafe avec chaque
courrier. Elle y porte les mentions relatives à l’identification du courrier, à l’imputation (service
affectataire) et aux instructions du responsable. Elle permet de recueillir les instructions du
responsable et à la secrétaire de ventiler le courrier et d’en assurer éventuellement le suivi.

Exemple de présentation d’une fiche d’accompagnement
En-tête simplifiée
FICHE D’ACCOMPAGNEMENT DU COURRIER
Référence du courrier Imputation Instructions
Arrivée le :…………..…………  Service 1  Pour nécessaire à faire

Sous le n° …………..………....  Service 2  A toutes fins utiles
Réf. :……..…………………….  Service 3  Pour suite à donner
Date :…………………………..  Service 4  Pour étude et avis
Expéditeur : …………………...  Service 5  Me voir avec
…………………………………..  Service 6  Pour classement
Objet : …………………………  ….  Pour attribution
………………………………..…  …..  Me faire une copie
……………………………….…
Délai de traitement …………. Autre :…………………….
…………………………………
2.4.4 Introduction
Le courrier une fois enregistré est introduit chez le supérieur chargé d’en prendre connaissance et
de décider de la suite à lui donner. Le moment de cette opération se décide entre la secrétaire et
son patron en prévoyant des exceptions pour le courrier urgent.
2.4.5 Ventilation
La ventilation se fait dans le sens des instructions données par le responsable. Ces instructions
doivent être portées sur le registre courrier « arrivée » pour faciliter le suivi du courrier. Pour la
ventilation, on peut utiliser des étagères de tri (pour le courrier en nombre important) et des
classeurs ou de simples corbeilles. Une fois trié, le courrier est enregistré une fois de plus avant
sa remise au service affectataire.
Ce travail se fait dans un registre « transmission interne » et le dispatching est confié à un

opérateur qui fait toujours émarger le destinataire avant de lui remettre le courrier. Cette précaution
constitue la preuve que le courrier a été bien transmis à son destinataire et que la secrétaire s’est
déchargée de sa responsabilité y relative.
EXEMPLE DE TRACE DU REGISTRE
Date de
N° Nombre
Date Destinataire Nature et Objet réception et
d’ordre de pièces
Signature

Lorsque le document est volumineux ou qu’il est de moindre importance alors qu’il doit être diffusé
auprès de plusieurs destinataires du même service, à défaut de faire plusieurs exemplaires, on
peut le faire circuler dans les services avec une fiche « FAIRE SUIVRE ». Il s’agit en fait d’une
fiche conçue et agrafée au document avec des instructions données à chaque service de le
transmettre au service suivant après lecture.
En-tête simplifiée
FAIRE SUIVRE
Merci de consulter et transmettre au service suivant.
Type de document : ……………………………………………………………………..

Titre du document : ………………………………………………………………………
RECEPTION TRANSMISSION
Du
Service A (service
Le (service Visa Le Visa
suivant)
précédent)
Service 1
Service 2
Service 3
Service 4
2.4.6 Cas du courrier confidentiel
A l’opposé du courrier ordinaire, le courrier confidentiel est traité par le supérieur uniquement. Son
contenu n’est donc pas diffusé à l’ensemble du service. Le rôle de la secrétaire est minime dans
le cas du courrier confidentiel.
- A la réception : lorsque le courrier parvient, la secrétaire est tenue de signer le registre

de transmission.
- Enregistrement : elle peut le faire sur le même registre que le courrier ordinaire avec la
mention « confidentiel » ou dans un registre réservé au courrier confidentiel. En
général, l’enveloppe même porte la mention « confidentiel » ; cela permet d’enregistrer
le courrier sans l’ouvrir.
- Introduction : le courrier est immédiatement introduit auprès de la personne chargée de

prendre connaissance de son contenu. En général, le courrier confidentiel ne ressort
pas au niveau de la secrétaire, son traitement étant aussi confidentiel.
3. SUIVI DU COURRIER
Un courrier qu’il soit transmis à l’intérieur ou à l’extérieur nécessite un suivi quand cela est
nécessaire. Le rôle de la secrétaire dans ce cas est de rappeler de temps en temps au destinataire
qu’il doit donner une suite au courrier. C’est pourquoi elle doit noter les instructions et les
imputations dans son registre.

EXERCICES D’APPLICATION
1. L’entreprise dans laquelle vous travaillez comporte les services suivants : Ventes, Achats,
Personnel, Financier, Direction et Magasin. Elle vient de recevoir les lettres et documents
ci-après :
- Burkina & Shell : envoi d’un chèque le 12/01/23,

- Société SAMPAL, le 10/01/23 : demande de prix,
- Association que faire, demande une livraison le 11/01/23
- Joëlle BARRY, demande d’emploi, le 14/01/23,
- Revue Jeune Afrique Economie, janvier 23,
- Boutique aux mille couleurs, règlement de facture le 13/01/23
- MULTIPRESS, 01 BP 8564 Bobo, facture n° 48, le 10/01/23,
- Le 07/01/23, chèque de 49 750 F de SOGIF,
- Groupement des éleveurs, commande n°... du 06/01/23,
- La Quincaillerie du centre : le 14/01/23, accusé de réception de commande,
- SOFRAF, commande, le 03/01/23.
TRAVAIL A FAIRE : Votre registre courrier « arrivée » étant au numéro 129, enregistrez-y le
courrier reçu.
2. Complétez les deux schémas de synthèse relatifs au traitement du courrier dans

l’entreprise : Voir figures N° 1 et N° 2.


SERVICE Lettres
COURRIER personnelles
Pièces

jointes
 Registre
Pièces
jointes
Tampon


Eventuellement
photocopie
Poubelle
Service Service Service

Commercial Technique Personnel
Transport Transport Transport

au Service au Service au Service
Commercial Technique Personnel
FIGURE 1 : Courrier « arrivée » dans l’entreprise

FIGURE 1 : Courrier « arrivée » dans l’entreprise

Chèque,
Documentation,
Etc.
Courrier……………….. et, éventuellement

……………………………………………..
SERVICE DU COURRIER
Pelure à Pelure Original

en à
………
… ……… ………
… …
 Eventuelle
ment…….
…………………..
………………….
………………….
Pelure
……… pour le
…
………
…
Chro
-
nolo
-
giqu
e

FIGURE 2 : Courrier « départ » dans l’entreprise

L3-SB
Prof. : BAZEMO
THÈME : SUIVI DES DOSSIERS
I. DEFINITION D’UN DOSSIER
Un dossier est un ensemble d'informations et de documents de tous types liés à une affaire
(activité, transaction) et réunis pour la conduite et le traitement de celle-ci. C’est aussi l’ensemble
des documents relatifs à une personne ou une question.
Par extension du sens précédent, désigne le contenant de tout ou partie des documents d'un ou
de dossiers. Exemples : dossiers suspendus, dossiers à sangles, dossier ou répertoire
informatique.
De nombreuses expressions contenant le terme dossier existent avec des significations qui varient
en fonction des domaines d’utilisation : • Accès du patient au dossier médical • Dossier de soins
infirmiers • Dossier dentaire • Dossier informatisé du patient • Dossier judiciaire • Dossier
juridique • Dossier médical • Dossier médical basé sur les problèmes • Dossier médical intégré •
Dossier médical orienté par problème • Dossier médical unique • Dossier unique du patient • banc
à haut dossier • commande de dossier • dossier commercial • dossier de candidature • dossier
principal • dossier suspendu • face d'un dossier de siège • fauteuil à dossier en échelle •
Établissement dossier indemnité
II. GESTION D’UN DOSSIER
Après avoir mis en place les dossiers, il faut maintenant assurer leur gestion quotidienne : insertion
de nouveaux dossiers, mise à jour des dossiers, demandes de consultation, sécurité des
documents… Cela nécessite un certain nombre d’opérations.
1) Choisir le moment de votre classement
La mise à jour du classement consiste à y ajouter de nouvelles pièces ou y extraire des anciennes.
Cela ne doit pas amener à toucher fréquemment le classement ; il n’est pas normal non plus de
laisser traîner des documents sans les classer. Il faut alors choisir un moment propice pour le faire
en tenant compte des deux principes énoncés plus haut.
On peut par exemple faire un pré-classement au fur et à mesure de l’arrivée des documents ; c'est-
à-dire ouvrir un dossier intitulé « documents à classer » dans lequel vous gardez pêle-mêle tous
les documents qui doivent être classés. Selon le volume des documents, choisir la période
propice :
- la fin de la journée,
- la fin de la semaine,
- deux fois par semaine,
- les périodes relaxes.

2) Ouvrir un nouveau dossier
Lorsqu’un nouveau dossier doit être créé, il faut y insérer les documents, l’indexer, lui porter la
signalisation appropriée et le classer à la place prévue par le système.
3) Extraire un dossier
L’exploitation des dossiers ne doit introduire le moindre désordre dans le classement ou

l’affaissement des dossiers. De même, il faut garantir la sureté du classement en signalant tout
dossier manquant.
Pour cela, il faut prévoir une fiche appelée « GUIDE SORTIE » dont le rôle est de remplacer tout
dossier sorti pendant la période d’absence. Non seulement sa présence signale que le dossier
dont elle occupe la place est sorti mais elle permet également de maintenir les dossiers entre eux.
On peut prévoir plusieurs fiches lorsque le classement est fréquemment consulté. Cette fiche doit
être remplie à chaque sortie d’un dossier et comporter : les références du dossier sorti, la date de
sortie et celle prévue pour le retour et le nom de la personne qui l’a sorti.
GUIDE « SORTIE » DE DOSSIER
Date de la Dossier Emprunteur Retour

demande demandé Nom Signature Prévu Réel Visa
Au retour du dossier, la fiche est extraite du classement et on y porte la date réelle de retour suivi
d’un visa le confirmant.
4) Extraire un document dans le dossier
Tout comme pour sortir un dossier, l’extraction d’un document dans un dossier doit être
accompagnée des mesures de sécurité. L’objectif ici est de s’assurer que le document n’est pas
dans son dossier et qu’on sait où il est parti pour qu’on puisse le réclamer lorsque son absence se
prolonge.
Chaque fois qu’un document est sorti d’un dossier, il faut remplir une fiche de substitution et
l’insérer à la place du document sorti. La fiche doit indiquer la date de sortie, les références de la
pièce, le nom de l’emprunteur, la date de retour, etc.
FICHE DE SUBSTITUTION
Date Pièce Dossier Emprunteur Retour

sortie Nom N° Nom N° Service Nom Signature Prévu Réel Visa
Il est également possible de prévoir une signalisation mobile sur chaque dossier dans lequel une
pièce a été extraite.

5) La purge du classement
La purge du classement consiste à le débarrasser des éléments (pièces ou des dossiers) qui
l’encombrent inutilement parce qu’ils sont périmés ou ont vieilli. On peut choisir une périodicité
(tous les six mois en général) pour faire cette opération. La purge ne veut pas dire qu’il faut
systématiquement détruire les documents ou les dossiers extraits. Il faut les transférer aux
archives et attendre leur durée légale de conservation.
III. L’ARCHIVAGE DES DOSSIERS
Lorsque les documents de l’entreprise sont anciens et rarement utilisés, ils sont transférés dans
les archives. Les archives sont donc constituées de l’ensemble des documents anciens de
l’entreprise et qui en constituent la mémoire.
1) Définitions
• Archivistique : science qui étudie et met en œuvre les techniques et procédures

d’organisation et de gestion des archives.
• Les archives sont l’ensemble des documents quels que soit leur date, leur forme et leur
support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans le cadre
de ses activités.
• Archives : institution chargée de l’organisation et de la gestion des archives.
En conséquence, le terme « archives » désigne à la fois les documents et le lieu où ils sont gardés.
Ce lieu peut être dans l’entreprise (archivage interne) ou dans une entreprise spécialisée, en sous-
traitance (archivage externe).
2) Les documents à archiver
L’archivage concerne tous les documents indispensables de l’entreprise qui peuvent être
consultés en cas de besoin ou de contrôle. Ils sont d’ordre fiscal, comptable, financier, juridique,
commercial…
Les documents à archiver sont regroupés dans un même lieu généralement équipé de rayonnage
et sont classés par sujet, par code ou par année généralement suivant le procédé débout.
3) Les différentes catégories d’archives
Cette catégorisation des archives tient compte de la fréquence de consultation des documents.
Ainsi, on distingue :
- les archives courantes ou vivantes composées des documents habituellement utilisés

par les services qui les ont produits ou reçus ;
- les archives intermédiaires ou semi-vivantes qui ont cessé d’être courantes mais
conservent une utilité administrative et ne peuvent donc être triées ou éliminées ;
- les archives mortes ou définitives constituées de documents qui ont subi des tris, des
éliminations et sont conservées sans limitation de durée.

4) Les différentes formes d’archives
Les formes d’archives renvoient à la nature du support sur lequel les documents sont
enregistrés. Les archives prennent alors le nom du support.
- Archives papier (ou classique)

- Archives magnétiques : enregistrées sur bande magnétique (cassettes, CD, disque,
betacam, DVcam, clés USB…)
- Archives iconographiques : photos, plans, cartes
- Archives filmiques : supports films
- Archives électroniques : courrier électronique, documents numérisés
5) Les délais légaux de conservation des archives
Il s’agit du temps de conservation des documents dans les archives comme la loi le prévoit. La
législation burkinabè n’a pas encore fixé les délais légaux de conservation des archives. Voici
quelques exemples de la loi française :
a. Papiers devant être conservés indéfiniment :
• Actes d’état civil (copies • Livret de famille,

intégrales et extraits), • Diplômes universitaires ou
• Jugements de divorce et professionnels,
d’adoption, • Testaments et règlements de
• Acte de reconnaissance d’un succession,
enfant, • Documents liés à un accident
• Contrat de mariage, du travail.
• Actes de donation,
b. Papiers devant être conservés au moins 10 ans :
• Devis, contrats, factures • Charges de copropriété,

d’artisans ; correspondance avec le syndic,
• Commande, contrat, réception, procès-verbaux d’assemblée
dommages et malfaçons, générale.
factures des entrepreneurs et
architectes ;
c. Papiers devant être conservés au moins 5 ans :
• Factures électricité, • Documents relatifs à un

• Bail et quittance de loyer en compte bancaire : talons de
cas de location, chèques, relevés de compte,
• Justificatifs des paiements des bordereaux de remise de
pensions alimentaires, chèques…).
• Honoraires des avocats,

d. Papiers devant être conservés au moins 4 ans :
• Avis d’échéance et preuves de • Factures d’eau si distribuée par

paiement des contrats une personne publique ;
d’assurances vie et décès ; • Justificatifs de paiement des
impôts.
e. Papiers devant être conservés au moins 3 ans :
• Justificatifs des documents déductions d’impôts, avis

ayant servi au calcul des d’imposition, justificatifs des
cotisations sociales (fiches de règlements des impôts, avis de
paie...) ; redevance audiovisuelle et
• Déclarations de revenus, justificatifs de paiement.
justificatifs des réductions et
f. Papiers devant être conservés au moins 2 ans :
• Quittances d’assurances, • Décompte de remboursement

• Factures d’eau si distribuée par prestations assurance
une entreprise privée, maladie/maternité.
g. Papiers devant être conservés au moins 1 an :
• Factures de téléphone (fixe et • Certificat de ramonage,

mobile), • Avis d’impôts locaux.
• Factures de transporteur,
h. Durée de conservation fonction d'éléments spécifiques :
• Titre de propriété : jusqu’à la • Examens médicaux, résultats

revente du bien ; d’analyse et radiographies :
• Décompte de versements aussi longtemps que
d’indemnités journalières : au nécessaire ;
minimum jusqu’à liquidation • Bulletins de salaire, relevé des
des droits à la retraite ; points de retraite : jusqu’à
• Carnet de santé de l’enfant et liquidation de la retraite ;
dossier scolaire : au moins • Contrats d’assurance
jusqu’à sa majorité ; habitation et automobile ;
• Bail : 5 ans après le départ.
En réalité, les entreprises conservent toujours leurs documents même après la durée légale de
conservation. Les nouvelles techniques d’archivage permettent de conserver les documents le
plus longtemps possible.
En plus du délai de conservation, il y a aussi le délai de communicabilité. Il s’agit du temps après

lequel on est autorisé à communiquer un document aux particuliers. Cela concerne une catégorie
de documents contenant des informations très sensibles ou pouvant porter atteinte à la sureté de
l’Etat ou à la vie des citoyens. Exemple dossier personnel : 120 ans après le décès de l’intéressé.

6) La destruction des documents
La destruction concerne non seulement les documents ayant dépassé leur durée légale de
conservation mais aussi ceux qui sont inutiles ou périmés comme par exemple :
- les documents internes reçus d’un autre service et donc conservés par ce service ;
- les documents sans intérêt : brouillons, documents publicitaires.
La destruction des documents d’archives doit suivre une procédure :
• recenser les documents à éliminer sur un bordereau d’éliminables en trois exemplaires

(producteur, archives, Archives nationales) par l’archiviste ;
• recueillir les visas du service producteur et le visa des Archives nationales.
La destruction proprement dite (par incinération) sous la surveillance de l’archiviste.
IV. INTEGRER DE NOUVELLES TECHNIQUES DE GESTION DES DOSSIERS
Les documents constituant une commande (devis, commande, facture, bon de livraison) ou plus
généralement un dossier client nécessitent d’être archivés sur le long terme, d’être consultables à
tout moment et partageables le plus souvent entre des personnes géographiquement dispersées.
Une des responsabilités du service Administration des Ventes (A.D.V) est justement de procéder
à la mise en œuvre d’une solution répondant à l’ensemble de ces attentes.
1. Problématiques rencontrées concernant la gestion des documents papier :
La gestion des documents papier (contrats, justificatifs, bons de livraisons, annexes diverses, …)
et bureautiques (devis, etc.) liés au suivi du dossier client est une problématique forte qui concerne
à la fois les agences commerciales, les centres de gestion et le siège social.
Elle se manifeste à plusieurs niveaux :
 Forte production d’impressions, de photocopies inutiles sur les points de vente et centres
de gestion
 Trop de temps consacré aux tâches administratives (photocopies, classement manuel,
recherche)
 Impossibilité de retrouver et de vérifier rapidement des informations en cas de besoin,
notamment lorsque le client est en ligne
 Impossibilité de partager de manière sécurisée, des informations clients entre plusieurs
sites (agences, siège, centres de gestion, …)
 Perte d’informations en cas de départ d’un salarié.

2. Exemple de solution au problème de gestion du papier (Open Bee)
 Numérisation et classement dynamique des documents composant le dossier client

directement depuis l’écran tactile du Multifonction
 Archivage des documents Word, Excel, Email directement depuis l’application Microsoft
 Centralisation et classement dynamique de l’ensemble des pièces (papiers, bureautiques)
en un seul point : le dossier client situé dans la gestion électronique de documents
 Consultation directe : les documents sont accessibles à tous les services, à tout moment,
avec de multiples possibilités de recherche, et ce, sans avoir à manipuler les documents,
dossiers et classeurs
 Suivi dans le temps du circuit de validation des commandes
 Transmission des documents simplifiée par email
 Mise en ligne d’une bibliothèque de modèles (devis, bon de commandes, …)
 Alertes par email envoyées à toute la force de vente en cas de modification d’une liste de
prix ou d’un catalogue produit
 Gestion de la confidentialité de l’information.
Avantages du système
 Rationalisation de l’ensemble du processus de traitement du dossier client.

 Mise en œuvre d’une arborescence structurée et commune pour chaque dossier client.
 Diminution du temps passé à rechercher de l’information telle que contrats, devis et autres
documents commerciaux (consultation en temps réel !).
 Accélération du processus de traitement des commandes.
 Réduction du risque d’erreur quant à la communication d’informations obsolètes (prix,
catalogues produits, etc.).
 Gain de place aux archives : plus besoin d’archiver les documents papier.

L3-SB
Prof. : BAZEMO
ORGANISATION D’UNE VISITE D'ENTREPRISE
I. QU’EST-CE QU'UNE VISITE D'ENTREPRISE ?
Une visite d’entreprise est une occasion que l’on offre à des personnes étrangères à une structure
de la découvrir dans ses différentes dimensions : organisation, activité, politique, importance,
objectifs poursuivis (par les dirigeants, les actionnaires, les employés…).
Dans la plupart des cas, les visites d’entreprise sont nécessaires pour les élèves ou étudiants.
Elles s'inscrivent essentiellement dans les programmes de découverte professionnelle.
Le but de la visite est de comprendre le fonctionnement d'une entreprise et de ses différents

services. C'est aussi l'occasion pour les jeunes de mieux connaitre les métiers. Ils voient la réalité
du monde professionnel et font évoluer leurs représentations. Les adolescents ont souvent une
image assez noire du marché du travail, et sont surpris de rencontrer des salariés heureux dans
leur job.
Un complément d’informations pratiques peut se trouver lors de visites d’entreprises, lieux où sont
mises en œuvre les techniques enseignées. Les professeurs choisissent une entreprise du
domaine et réservent la date de la visite et le moyen collectif de déplacement.
Rien ne vaut une expérience sur le terrain pour découvrir la vie professionnelle. La visite
d'entreprise est ainsi un bon moyen de connaître la réalité des métiers.
II. L'ENTREPRISE D'ACCUEIL DOIT-ELLE RÉPONDRE A CERTAINS CRITÈRES ?

COMMENT LA TROUVER ?
C'est important de choisir une entreprise où il y a quelque chose à voir. Il faut de la production. Il
peut s'agir d'une industrie, d'un magasin, ou encore d'une entreprise artisanale. Pour trouver le
bon contact, il y a différentes pistes.
Une telle sortie ne s'improvise pas et nécessite un travail de préparation tant avec le chef
d'entreprise qu'avec les élèves.
L'enseignant doit absolument faire une pré-visite de l'entreprise avec la personne qui sera
présente le jour J. Il découvre ainsi l'environnement de l'entreprise, et explique de son côté les
objectifs pédagogiques. Il voit avec le dirigeant quels métiers présenter aux élèves et quels
témoignages de salariés seraient intéressants. Les adolescents veulent pouvoir échanger avec
les professionnels.

En parallèle, le professeur prépare la visite avec sa classe. Les élèves doivent connaître un peu
l'entreprise : son activité, son historique… Il est nécessaire qu'ils préparent des questions sur
l'organisation de la société, ses activités, les métiers présents en fonction des objectifs poursuivis :
- acquérir des connaissances techniques et scientifiques dans un cadre non-scolaire ;

- préparer une visite en se documentant sur un domaine technique ;
- concevoir une présentation pédagogique pour un public non-spécialiste ;
- organiser un projet, identifier les différentes tâches et leur attribuer des responsables ;
- coordonner les actions de sous-groupes avant, pendant et après la visite ;
- fournir un livrable dans les délais en respectant les spécifications demandées.
III. UNE FOIS LA VISITE EFFECTUÉE, COMMENT LA VALORISER SUR LE PLAN

PÉDAGOGIQUE ?
La visite peut être exploitée sous différentes formes. Certains enseignants demandent de réaliser
une présentation photo, d'autres un diaporama, ou un exposé. Par ailleurs, il est important de
savoir ce que chaque élève a retenu.
Cas pratique : En début d’année, votre institut a mis dans son programme d’activité, une visite
d’entreprise à effectuer à la zone industrielle de Ouagadougou (entreprise de votre choix).
1. Ecrivez, sur papier en-tête de votre école, une lettre au Chef d’entreprise à visiter : 3 mois
avant la visite.
2. Après la visite qui s’est déroulée il y a une semaine, vous devez présenter un rapport.
Décrivez l’entreprise que vous avez visitée.
3. Qu'est-ce qui vous a intéressé après la visite ?
4. Avez-vous été surpris ?
5. Souhaiteriez-vous travailler dans ce type d'entreprise ? Pourquoi ?
6. Ecrivez une lettre de remerciement sur papier entête que la directrice de votre école signera
et adressée au Chef de l’entreprise visitée.

L3-SB
Prof. : BAZEMO
THÈME : LA RÉALISATION D’ENQUETES
I- DÉFINITION
Selon le Dictionnaire Larousse, un questionnaire est une série de questions posées à un ensemble
de personnes concernant leurs opinions, leurs croyances ou divers renseignements factuels 1 sur
elles-mêmes et leur environnement.
Le recueil des renseignements permet à l’autorité, à l’institution, à l’organisation ou à un particulier

de prendre une décision avec le maximum d’efficacité.
II- DIFFÉRENTS TYPES DE QUESTIONS
On distingue plusieurs types de questions parmi lesquelles, nous retiendrons :
1- Questions fermées
L’enquêteur prévoit déjà les réponses aux questions qu’il pose ; il s’agira alors pour la personne
interrogée d’effectuer un choix parmi tant d’autres.
a- Questions à double choix : deux choix sont offerts à l’intéressé.
Exemple : Votre sexe : M F
b- Questions à choix multiples (QCM) : plusieurs possibilités offertes à la personne.
Exemple : Quelle zone habitez-vous ? Nord Est Sud Ouest
2- Questions ouvertes
Ces questions sont difficiles d’exploitation. En effet, lors des dépouillements, il est souvent difficile
de cerner les réponses à ces questions. Toutefois, elles donnent la possibilité à la personne
interrogée de s’exprimer librement.
Exemple : Que pensez-vous de la circulation des taxis à

Ouagadougou ?……………………………………………………………………………………………..
.….…………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
1 Qui s’en tiennent aux faits sans les interpréter.

3- Questions classement
Faire un choix en classant les réponses selon leur importance. Exemple : Indiquez les qualités
que vous appréciez chez votre compagne en inscrivant un chiffre dans la case correspondante
suivant l’ordre de leur importance :
Beauté Calme Ouverture Compréhension Tient ses promesses
III- CONCEPTION DU QUESTIONNAIRE
Le questionnaire étant un imprimé de liaison, sa conception doit prendre en compte certaines

règles de présentation :
- En-tête de l’expéditeur s’il y a lieu ;

- Titre mis en évidence : QUESTIONNAIRE SUR LA CIRCULATION DES TAXIS A OUAGA ;
- Introduction : elle permet de situer le contexte, l’utilité ainsi que les objectifs visés de la question
traitée ; elle précise la date de retour et le lieu de dépôt des réponses ;
- Anonymat : il est possible d’identifier ou pas la personne interrogée selon la sensibilité de la
question posée (surtout si la réponse ne met pas en danger sa sécurité) ;
- Liste des questions : les questions doivent être posées dans l’ordre d’importance décroissante.
IV- DÉPOUILLEMENT DES QUESTIONNAIRES
A la réception des réponses, l’on procède au dépouillement des imprimés. La procédure de

dépouillement peut être manuelle ou informatisée.
Des logiciels informatiques facilitant les opérations de dépouillement des questionnaires sont de
plus en plus utilisés.
En ce qui concerne le dépouillement manuel, le tableau suivant peut être utilisé pour faciliter cette
tâche.
CARACTÈRES ÉTUDIÉS/QUESTIONS POSÉES RÉPONSES OBTENUES TOTAL

1. SEXE :
- Masculin 19
- Féminin
2. LOCALITÉ : 16
- Nord
- Est
- Sud
- Ouest
- Centre
3. …
- -
- -

L3-SB
Prof. : M. BAZEMO
TRAVAIL DIRIGÉ : LES ENQUÊTES
I. CONSTRUCTION D’UN BARRAGE
G2CONCEPTION est un bureau d’architecture installé dans la ville de Kaya au Burkina Faso.
La conception des plans, les enquêtes de faisabilité, le suivi-contrôle des ouvrages, etc. sont entre
autres les domaines d’intervention de la structure.
Dans le cadre de la construction d’un barrage dans la localité de Zlan (un village situé à 80 km), la
nécessité d’approcher les populations de la région s’impose aux yeux de la direction du bureau.
Monsieur Mandé qui s’occupe habituellement de ces dossiers est en congé maladie depuis trois jours.
En qualité d’assistante du Directeur général, vous avez été chargée de concevoir un questionnaire à
distribuer aux habitants de la localité concernée pour recueillir leurs avis.
TRAVAIL A FAIRE :
- Présentez sous Word le questionnaire (au moins 10 questions).

- Présentez sous Excel le tableau de dépouillement du questionnaire.
II. OUVERTURE D’UN RESTAURANT UNIVERSITAIRE
Votre Institut est très éloigné du centre-ville. Il envisage alors d’ouvrir sur son campus un restaurant
universitaire qui pourra fonctionner à partir du … prochain.
La direction de l’Institut, avant de lancer un tel projet, s’adresse aux étudiantes et étudiants pour
connaître leurs points de vue par rapport à la question.
TRAVAIL A FAIRE : La Directrice générale vous demande de présenter le questionnaire à adresser

aux étudiant(e)s (au moins 10 questions).
Une semaine après, vous recevez les réponses des étudiants et vous y relevez ce qui suit :
- Sur 139 réponses reçues, 86 concernent des filles,

- 97 étudiants(e)s sont pour l’ouverture du restaurant,
- 52 souhaitent acheter un plat à 150 F ; 77 à 200 F et le reste à 250 F ;
- les trois quarts des étudiant(e)s préfèrent un paiement par abonnement en début de mois ; les
deux tiers du quart restant préfèrent payer au jour le jour ; le reste des étudiants préfère régler
en fin de mois.
- Etc.
TRAVAIL A FAIRE :
- Présentez sous Excel le tableau de dépouillement du questionnaire.

- Représentez graphiquement :
o En valeurs absolues les résultats de l’enquête relatifs à la répartition par sexe.
o En valeurs relatives les résultats de l’enquête relatifs à l’acceptation ou au refus du projet.
o En valeurs absolues les résultats de l’enquête relatifs aux modalités de paiement proposées
par les étudiants.

L3-SB
Prof. : BAZEMO
THÈME : L’ORGANISATION D’UNE CONFÉRENCE, D’UN COLLOQUE...
INTRODUCTION
Une conférence peut se définir comme un entretien que deux ou plusieurs personnes ont
ensemble relativement à une affaire. C’est aussi : une réunion de diplomates, de ministres pour
régler une question internationale, un exposé, une causerie, …
Bref, une conférence est un événement qui traite d'un sujet précis et a un contenu. C’est un
événement professionnel, qui invite des personnes reconnues à venir s'exprimer dans une
entreprise, dans une institution ou en public sur un sujet ou une thématique précise.
Vous souhaitez organiser conférences, forums, colloques, conventions, séminaires, ...? Quel
plaisir en effet de pouvoir rassembler des gens passionnés pour débattre sur des sujets qui
permettent de faire avancer les choses et des gens.
Pour bien préparer une conférence il convient de s’assurer d’un certain nombre de choses à faire
avant, pendant et après l’événement, faisant de l’organisation d’une conférence quelque chose de
simple et d’agréable à réaliser.
1. LA PREPARATION
Plusieurs phases sont à prendre en compte dans l'organisation d'une conférence. Il faut avant tout
contacter le ou les conférenciers pour s'accorder sur l'agenda et le planning de la conférence. Puis
il s'agit d'évaluer le nombre d'invités et de participants conviés et attendus à l'événement.
Il est indispensable de commencer ensuite à chercher une location de salle de

conférence adéquate, tout particulièrement s'il s'agit d'une conférence de grande envergure.
Il est également nécessaire de prévoir un accueil, un vestiaire et les mesures de sécurité

adéquates. Pour garantir une conférence de qualité, vous pouvez prévoir des animations qui
agrémenteront l'événement.
Quelques jours avant le début de la conférence, n'hésitez pas à procéder à quelques vérifications
de dernières minutes.
2. PLANNING ET AGENDA D'UNE CONFERENCE
Une conférence a un contenu qu'il est indispensable de pouvoir clairement planifier et faire
apparaître dans le planning de la conférence, de manière à susciter l'envie d'y participer.

Car si comme événement le principe d'une conférence est assez simple, le contenu lui peut être
complexe, et par conséquent lassant, c'est pourquoi il est indispensable quand on prépare le
planning d'une conférence de se mettre à la place des participants vis-à-vis de ce qui leur sera
proposé tant sur le fond mais surtout sur la forme.
3. LES PARTICIPANTS ET INVITES LORS D'UNE CONFERENCE
Vous êtes en retard à la conférence que vous attendiez depuis très longtemps, vous avez peur de
ne pas avoir de place car vous ne disposez pas d'invitation mais vous voilà enfin arrivé, ouf ! Vous
pouvez enfin souffler à votre guise, enfin presque ...
C'est avec stupeur et étonnement que vous découvrez une location de salle de conférence
quasiment vide, persuadé de vous être trompé de salle vous faites chemin arrière mais non en fait
vous étiez bien au bon endroit, et voilà maintenant qu'un sentiment de doute vous envahit quant à
la qualité de cette conférence ... et si elle n'était pas si bien que cela ?
Une conférence avec peu de participants, c'est comme un éclair au chocolat, sans chocolat, ....
Sachez que un des points clés de l'organisation d'une conférence réussie réside dans la capacité
à attirer des participants par des méthodes de communication qui puisse rentrer dans le budget
de la conférence bien sûr mais pas seulement, il est important aussi et surtout de faire appel à des
invités de valeur susceptibles de crédibiliser votre événement et de donner ainsi envie aux gens
de venir.
A quoi reconnait-on une conférence de qualité ? A sa capacité à pouvoir y faire venir des invités
reconnus au regard du contenu qui y sera distillé, pour le reste les participants suivront.
4. DERNIERES VERIFICATIONS LORS D'UNE CONFERENCE
Si il y a bien une chose qu'il convient de vérifier avant une conférence, c'est bien les micros, sinon
il est probable de penser qu'il sera difficile de se faire écouter, à moins que l'orateur sache parler
avec les mains et son corps mais il n'est pas sûr que le public comprenne, ...
Ensuite, toute les installations visuelles (vidéo-projection, etc.) et surtout en cas de panne,
assurez-vous d'avoir un secours, car on ne peut vraiment pas se fier à du matériel électronique ni
s'en passer surtout dans une conférence.
Aussi il est utile que la signalétique qui permet de mener les participants à la conférence est bien
déployée et visible et qu'aucun panneau ou sticker n'a été arraché, il serait dommage que les
participants se retrouvent dans une autre conférence, ... Il peut en effet s'agir d'un lieu de
conférence où plusieurs s'y déroulent au même moment.
5. ACCUEIL LORS D’UNE CONFERENCE
Il s’agit d’un événement qui peut accueillir beaucoup de personnes venant de n’importe où dans
le monde pour ce qui est des conférences internationales.

L’accueil dans une conférence démarre dès l’entrée où un badge est donné au visiteur afin de
pouvoir l’identifier.
Tout un personnel d’accueil annexe s’occupe quant à lui de pouvoir guider au mieux les
participants à la conférence. On trouve dans ce type d’événement une borne d’accueil à l’écoute
et au service de tous.
6. DIX REGLES D'OR POUR ORGANISER UN EVENEMENT PROFESSIONNEL
Organiser une conférence, une convention ou un colloque peut sembler assez simple. Pourtant,
la réussite de tels événements implique de suivre des règles bien précises.
Les dix règles d'or de l'organisation d'un événement

1. Veiller à bien définir le public visé.
2. Choisir un thème porteur avec un bon titre.
3. Trouver un intervenant qui suscite l'intérêt (connu ou reconnu par le secteur).
4. Réserver une salle adaptée et ce, très en amont de l'événement.
5. Choisir une date et un horaire appropriés. Privilégier les mardis et mercredis. Pour une
conférence de 1h30, préférer 18h-19h30. Si c'est en interne, un peu plus tôt : 17h30-18h.
6. Envoyer les invitations trois semaines à l'avance en tablant sur un ratio d'une personne
présente sur 10. Effectuer une relance une semaine avant le jour J.
7. Procéder à une répétition quelques jours avant.
8. Badger les personnes présentes.
9. Organiser un cocktail au terme de l'événement pour faciliter les contacts.
10. Envoyer un compte-rendu par mail à l'ensemble des personnes qui étaient invitées et le
mettre en ligne. Penser à y joindre une fiche d'appréciation.
 La première étape dans l'organisation d'un événement est la définition du public visé. On
ne dit pas la même chose quand on s'adresse à ses clients, à ses partenaires ou à ses
cadres en interne. Il faut ensuite trouver la thématique. "Trouver un bon sujet et un bon titre
sont bien souvent la clé de la réussite d'un événement, insiste Arnauld du Moulin de
Labarthète, responsable de l'organisation de conférences et colloques chez BNP Paribas
et chez Demos et auteur de l'ouvrage "La Communication événementielle", paru aux
éditions Demos.
 Pour cela, il ne faut pas chercher à traiter des thèmes déjà à la mode au moment de la
préparation de l'événement mais s'efforcer de trouver les sujets qui vont monter en
puissance dans les prochains mois."
 Tout aussi important est le choix de l'intervenant. En général, pour un colloque en interne,
il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise, de préférence
connue. A l'inverse, l'intervention d'une personne de la société est plus appropriée pour un
événement à destination de ses clients. "Ce que les cadres préfèrent, ce sont les managers
d'autres entreprises qui apportent un regard extérieur à leur organisation interne. C'est
d'autant plus intéressant que faire appel à ces personnes est souvent moins onéreux que
de solliciter un professeur ou un journaliste. Généralement, le dirigeant de l'entreprise invite
un de ses homologues. A charge éventuellement pour lui d'intervenir à son tour par retour
d'ascenseur", ajoute Arnauld du Moulin de Labarthète.
 En parallèle de ces démarches, la sélection et la réservation d'une salle doit être effectuée
le plus en amont possible. "Le choix du lieu de l'événement est primordial. A la limite, c'est
le premier élément dont il faut s'occuper, voire même avant le choix du sujet. Car il faut
s'assurer d'une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c'est-
à-dire bien desservie par les transports et dans une zone adaptée au public visé", prévient
Arnauld du Moulin de Labarthète. Le plus simple est naturellement de faire cela dans ses
locaux si on dispose d'une salle adéquate. Sinon, il faut avoir recours à la location.
 Autre élément à prendre en compte : le choix de la date. Il faut faire très attention au
calendrier et proscrire absolument les périodes de vacances scolaires ainsi que certains
jours de la semaine : le lundi et le vendredi, période de début ou de fin de semaine ainsi
que le jeudi, jour des enfants. Cela laisse au final peu de disponibilités : le mardi ou le
mercredi. Enfin, avant de poser une date, il faut penser à vérifier dans son environnement
professionnel qu'aucun grand événement sectoriel ou événement similaire ne se déroule
pendant ou autour de la période choisie. De même, une veille sur de possibles grèves des
transports ou sur les prévisions météo est de bon aloi.
Côté horaires, pour un événement qui dure 1h30, la fin d'après-midi est conseillée. Pour
une conférence organisée avec des invités externes, le créneau de 18h à 19h30 est très
approprié. Un cocktail sera le bienvenu car il pourra permettre aux personnes présentes de
faire connaissance et de discuter. Pour un événement interne à l'entreprise, on peut
avancer l'heure à 17h30. Attention aux décalages horaires si la réunion a lieu en conférence
call avec des filiales internationales ou des clients étrangers.
 Salle et date choisies, sujet défini, intervenant retenu, ... il ne reste plus qu'à lancer les
invitations. Tout l'art est de savoir inviter ni trop tôt, ni trop tard. Pour un événement externe,
il faut que la réception de l'invitation se fasse trois semaines avant le jour J. Pour un colloque
interne, quinze jours suffisent. L'invitation peut être lancée par courrier mais le plus simple
aujourd'hui est l'envoi par e-mail, avec un outil de gestion des contacts. Celui-ci permet de
simplifier les envois en nombre, de le faire à moindre coût, de gérer les réponses et enfin,
d'effectuer des relances si nécessaire dans les huit jours précédents l'événement.
 Quelques jours avant l'événement, il est utile de procéder à une répétition, pour caler les
derniers détails avec l'intervenant, tester le slide 2 show et mettre en place les éventuels
éléments techniques avec la régie (audio, vidéo...).
 Le jour même, il faut particulièrement prendre soin de badger les personnes présentes pour
faciliter l'identification.
 Si un cocktail est prévu, il permettra d'entrer en contact plus aisément (les badges aideront
à l’identification).
 Enfin, après la tenue de l'événement, il faut envoyer dans la semaine qui suit le compte-
rendu de la journée par e-mail. Il est intéressant d'y joindre les slides présentés durant la
conférence ainsi qu'une fiche d'appréciation (il est plus efficace de le faire quelques jours
2
Diapositive
après l'événement plutôt que le jour même). L'ensemble de ces éléments sera également
mis en ligne sur le site Internet de la société, à destination de tous, ou sur l'Intranet dans le
cas d'un événement interne. Enfin, on peut ajouter à ces documents une courte interview
de l'intervenant qui revient sur le sujet traité.
Quant à l'organisation elle-même, elle peut tout à fait être assurée en interne. Un responsable
assisté d'une autre personne suffisent. Le binôme se fera aider par une régie technique et le
service des RH qui fournira la liste des personnes à inviter. Enfin, certains appels d'offre sont
incontournables : traiteur, société en charge de la rédaction du compte-rendu, traducteur éventuel,
recours à un outil de gestion électronique, ... On peut également faire appel à des prestataires
externes pour la gestion des invitations par e-mail et la création d'un site dédié à l'événement et
même pour déléguer quasi entièrement l'organisation de l'événement. Dans ce cas, il faut
logiquement prévoir un budget supérieur.
Des prestataires de la communication événementielle
Nom Caractéristiques Références

Annuaire de lieux de réunion et de
Guide Bedouk NC
prestataires
Les logiciels de gestion d'événements
Solution informatique pour gérer et IBM, Peugeot, Valeo, BNP Paribas,
Evenium
rentabiliser les événements Areva, Zodiac...
Editeur d'une solution de gestion des
Gartner, L'Oréal, France Télécom,
Seal conventions d'affaires, Event
Accor, Nvidia, Nec, Publicis...
Catalyst
La rédaction de comptes rendus et traduction
Solutions des comptes rendus,
L'ensemble des entreprises du Cac
Ubiqus traduction, organisation de votes
40, notamment
électroniques et badges nominatifs
Crédit Agricole, M6, EDF, Renault, Air
Telescribe Retranscription de réunions
France, EADS, Alcatel, SNCF...

7. LE COUT D’ORGANISATION D’UNE CONFERENCE
Le budget à prévoir pour organiser une conférence va dépendre de plusieurs facteurs. Le premier,
ce sera bien sûr le nombre de participants, qui conditionnera la taille de la salle à réserver. C’est
généralement l’un des postes de dépense les plus lourds.
Ensuite, le standing de l’événement doit être adapté à ses objectifs, et aura une influence très
importante sur le coût global. Quel que soit son contenu, l’organisation d’une conférence peut
contribuer à asseoir ou améliorer l’image de votre société, association, ou service de recherche.
Vous pouvez désirer transmettre une idée de sobriété, d’efficacité, de bonne santé financière, de
créativité ou de rigueur selon le public visé.
Même pour une conférence interne dans une entreprise, on ne choisira pas les mêmes prestations
s’il s’agit de communiquer autour des progrès réalisés sur la santé au travail, ou de rassembler les
équipes commerciales autour des objectifs stratégiques. Pour convaincre des prospects, des
investisseurs, le standing sera souvent encore plus important.
Une salle mieux décorée, plus prestigieuse, sera plus chère qu’une autre, de même taille mais
plus simple. Les prestations complémentaires, accueil, restauration, peuvent également alourdir
fortement le budget d’une conférence.
Enfin, les intervenants extérieurs demandent en général quelque chose pour leur participation à
une conférence (animateur, professeur, journaliste, …), ce qui compte finalement peu au regard
du budget total.
8. COMMENT FINANCER L’ORGANISATION D’UNE CONFERENCE
Commençons par définir les situations types dans lesquelles peut s’inscrire l’organisation d’une
conférence. Selon la situation, les voies de financement seront différentes.
Une conférence peut d’abord être organisée pour promouvoir un produit, un service de votre
entreprise ou association, ou pour développer son image, en interne ou en externe. Dans ces cas,
la conférence est un outil pour l’entité organisatrice, et le public ne paiera pas pour participer à la
conférence. Son financement devra être intégralement assumé par l’organisateur. Si l’objectif de
l’événement est de promouvoir l’image de la structure, c’est le service communication qui devra
allouer le budget, et il sera assez difficile d’évaluer l’efficacité financière de la conférence.

Dans le cas où il s’agit de transformer des prospects pour un produit ou un service, c’est le service
marketing qui paiera l’organisation de la conférence, et un retour sur investissement pourra être
calculé.
Une conférence peut aussi viser à fédérer et faire communiquer entre eux plusieurs acteurs
travaillant sur des problématiques communes ou proches. La conférence, devient ainsi un lieu
privilégié d’échange, de recherche de partenariats, de synergies, et le public sera prêt à payer,
plus ou moins cher selon le sujet et la fréquentation, pour participer. Dans ce cas, une étude de
marché devra être réalisée avant l’organisation de la conférence pour définir quel pourcentage du
coût d’organisation sera couvert par le prix des entrées. Notons tout de même que certaines
conférences internationales, sur des sujets porteurs, se permettent de faire payer la participation
pour plusieurs centaines d’euros, et sont largement bénéficiaires.
Enfin, une conférence peut servir à communiquer sur un sujet d’intérêt général, à sensibiliser un
public, et à diffuser une information. Ce type de conférence est porté par un engagement de
l’organisateur, et n’a pas, a priori, d’objectif financier. La conférence sert son sujet, pas
l’organisateur ou les participants. Pour être plus précis, une conférence peut être organisée autour
de préoccupations environnementales, « Comment préserver la biodiversité au Burkina Faso »,
ou sociales, sanitaires, artistiques, … Selon le sujet, et l’ampleur de la conférence, des acteurs
privés ou publics peuvent être susceptibles de participer au financement de l’événement pour
montrer leur implication. Il sera donc possible de négocier des mécénats3 auprès de fondations
privées ou directement des services de communication des entreprises, ou des subventions
publiques. Idéalement, les financements externes pourront couvrir l’ensemble des coûts
d’organisation.
Évidemment, beaucoup de conférences se trouvent quelque part entre ces situations types. Une
conférence sur un sujet d’intérêt général peut également servir la communication de la structure
organisatrice. De même, une conférence de référence dans un domaine, qui attire des spectateurs
payants, peut aussi mettre en avant les prestations d’un ou plusieurs acteurs.
En fonction de ce « mix », on pourra définir ce que doit être la contribution des différentes
méthodes de financement au budget global de la conférence.
3
Actions d’encourager et de subventionner les lettres, les arts ou les sciences.
L3-SB
Prof. : M. BAZEMO
TRAVAIL DIRIGÉ : L’ORGANISATION DES CONFÉRENCES
Votre Société organise du lundi 22 au vendredi 26/08/20XX un colloque sur l’utilisation des sachets
biodégradables en Afrique et particulièrement au Burkina Faso.
Quarante et cinq (45) participants y sont attendus dont les 2/3 résident à Ouagadougou. Cinq viendront
de l’intérieur du pays, cinq des pays de la sous-région et cinq d’outre-mer.
La prise en charge des participants venant d’ailleurs inclut la période du 20 au 28/08/XX. Celle des
participants locaux s’étalera sur la période des travaux du colloque).
Les frais de transport sont fixés forfaitairement à 520 000 F A/R pour les participants d’outre-mer ; à
250 000 F pour ceux de la sous-région ; à 75 F par km pour les locaux (considérer en moyenne 150
km de Ouagadougou à chacune des localités de l’intérieur).
La location de la salle coûte 475 000 F par jour. Le matériel de sonorisation revient à 50 000 F par
jour ; 75 000 F par jour pour le vidéoprojecteur (prévoir un second appareil en cas de panne). Un
groupe électrogène sera prévu pour les éventuelles coupures de courant. Sa location reviendra à
70 000 F par jour.
Les kits à remettre à chaque participant et les frais divers sont estimés à 92 500 F par participant.
La pause-café revient à 2 500 F par jour par participant ; le déjeuner quant à lui revient à 12 500 F.
Deux personnels chargés de l’organisation et trois agents d’accueil seront pris en charge. Les premiers
sont rémunérés à 45 000 F par jour (considérer une durée de 14 jours). Les seconds sont rémunérés
à 25 000 F par jour (considérer la durée des travaux du colloque).
Les organisateurs et les agents d’accueil seront habillés aux couleurs de la Société (une tenue à
l’ouverture et une autre à la clôture). Coût unitaire 75 000 F.
Des messages ont été passés à la radio pour informer le public de l’importance d’un tel événement.
Cinq passages ont été jugés nécessaires à raison de 30 000 F par passage. Il en est de même pour
la presse écrite ; 5 insertions à 55 000 F l’une.
Les participants seront hébergés à l’Hôtel du Faso. Une négociation avec la structure a permis de
bénéficier d’un tarif forfaitaire de 17 500 F par nuitée.
Les travaux de secrétariat seront assurés par un service privé (présent durant tous les travaux). La
production du compte rendu lui incombe (trois jours suffiront). Le coût en hors taxe est de 225 000 F
par jour.
TRAVAIL A FAIRE :
- Calculez le coût de ce colloque. Regroupez les dépenses par rubriques (location de salle,
location de matériel, hébergement, transport, kits et divers, restauration, presse, personnel
d’appui, secrétariat). (Excel)
- Représentez graphiquement la répartition en valeurs absolues et en valeurs relatives des
dépenses du colloque selon les grandes rubriques retenues.

Support de Cours L3 Cas Professionnels 2022-2023

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Support de Cours L3 Cas Professionnels 2022-2023

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Etudiant(e) : …………………………………………………………………………………………………………….

Classe : ………………………..……….. Année :……………………..…………………....….

Classe : L3 UE 1 Volume horaire semestriel : 30

- Établir des contacts avec les milieux professionnels

Contenu indicatif (exemple d’actions)

- La réalisation de documents de communication (dépliants, maquette…)

Titre du cours : CAS PROFESSIONNELS 2

- Etablir des contacts avec les milieux professionnels

Contenu indicatif (exemple d’actions)

- L’organisation administrative d’une visite d’entreprise

2 Support de cours de Cas Professionnels 1&2 L3SB Prof. M. BAZÉMO

TRAVAIL DIRIGÉ : LA RÉALISATION DE DOCUMENTS DE COMMUNICATION

o Séminaires, forum, stands…

o Affiches, bulletins, plaquettes, etc.

 La communication par le changement permet de confronter la population impactée par le

Comment réussir sa plaquette commerciale ?

3 Support de cours de Cas Professionnels 1&2 L3SB Prof. M. BAZÉMO

B. Conception des dépliants

1. Les principales caractéristiques du dépliant

4 Support de cours de Cas Professionnels 1&2 L3SB Prof. M. BAZÉMO

2. A quoi sert un dépliant ?

Ce support de communication permet de présenter votre entreprise, ses activités. Proche de la

Le dépliant à vocation commerciale est souvent utilisé pour du marketing de masse :

 mailing postal,  à disposition lors d’événements et

3. Conseils pour la conception du dépliant

a. Étudiez les dépliants de vos concurrents

5 Support de cours de Cas Professionnels 1&2 L3SB Prof. M. BAZÉMO

d. Mettre vos coordonnées sur votre dépliant

e. Donnez plus et donnez-le gratuitement

f. Imprimer en petits lots

II. LES MAQUETTES

6 SUPPORT DE COURS DE CAS PROFESSIONNELS 1&2 L3SB PROF. M. BAZÉMO

III. LES CARTES DE VISITE

7 SUPPORT DE COURS DE CAS PROFESSIONNELS 1&2 L3SB PROF. M. BAZÉMO

THÈME D’ÉTUDE : LA GESTION D’UN FONDS DOCUMENTAIRE

Définir les objectifs du projet

Établir un cahier des charges

I. DIFFÉRENTS TYPES DE STRUCTURES DOCUMENTAIRES

- Les archives "institutionnelles" : nationales, territoriales, départementales, épiscopales...

8 SUPPORT DE COURS DE CAS PROFESSIONNELS 1&2 L3SB PROF. M. BAZÉMO

Le bibliothécaire a une mission de conservation et d’enrichissement d’un fonds à vocation soit

Organisme ou service chargé de rassembler, organiser, conserver, mettre à la disposition

Le documentaliste a une mission de service aux utilisateurs et de diffusion rapide de

II. DIFFÉRENTS TYPES DE DOCUMENTS

- Nature du document et caractéristiques "physiques"

9 SUPPORT DE COURS DE CAS PROFESSIONNELS 1&2 L3SB PROF. M. BAZÉMO

1.1. Documents textuels

- Monographie : Ouvrage formant un tout, en un ou plusieurs volumes, soit qu’il paraisse en

 la presse quotidienne, et magazine,

- Littérature grise : Document dactylographié ou imprimé, produit à l’intention d’un public

10 SUPPORT DE COURS DE CAS PROFESSIONNELS 1&2 L3SB PROF. M. BAZÉMO

1.2. Documents non textuels

- Carte : Représentation conventionnelle généralement plane, en position relative, de

 Un document multimédia incluant de façon intégrée du texte, de l’image et du son ; ce

- Documents de nature matérielle (matériau, fossile, plante, carotte de terre ou de glace) ou

1.3. Caractéristiques intellectuelles

- Document primaire : document originel, la source : le livre, l’article, la photographie, le

11 SUPPORT DE COURS DE CAS PROFESSIONNELS 1&2 L3SB PROF. M. BAZÉMO

2. Contraintes de gestion liées à ces types de documents

Type de document S’adresser à

 Brochures et tirés-à-part : à ranger séparément (boîtes à brochures, classeurs...) ; à

12 SUPPORT DE COURS DE CAS PROFESSIONNELS 1&2 L3SB PROF. M. BAZÉMO

2. Acquisitions à titre payant (achats)