Comment faire un budget prévisionnel de projet ?

1 — Recensez et catégorisez vos postes d’investissement

Avant toute chose, recensez les postes d’investissement, c’est-à-dire toutes les dépenses à
prévoir, telles que :

Les coûts directs :

 les charges d’exploitation (approvisionnement, sous-traitance),

 le coût de la main-d’œuvre externe,
 le coût des achats ou de la location de matériel spécifique à votre projet (ex :
fournitures, papier, location d’une salle de formation),
 les frais liés à la communication du projet (graphisme, impressions, coûts liés à
la diffusion, etc.),
 les frais de déplacement, de réunions, etc.,
 la somme des salaires au prorata du nombre d’heures (estimées) dédiées au
projet, qu’on appelle « équivalents temps plein » (ETP).

🤓 Calcul ETP = salaire brut + charges salariales et patronales x heures travaillées x nombre de
mois ou de semaines

Les coûts indirects :

 les charges diverses : factures d’eau, d’électricité, de téléphone, loyer et charges

locatives, assurances, entretien des locaux et du matériel,
 les frais de gestion : salaires des services transverses à l’entreprise ou sous-
traités (service juridique, service comptable, sécurité),
 les impôts et les taxes,
 les charges financières : emprunts bancaires, intérêts à payer, agios,
 les frais de communication généraux, etc.

Les coûts des ressources allouées à plusieurs projets, pas exclusivement au projet en
question, sont partagés grâce à des clés de répartition.

Exemple : Pour répartir le coût du loyer, on prend le temps moyen d’occupation du local
suivant l’ampleur de chaque projet, que l’on répartit en pourcentage.
Si le projet n° 1 occupe le local 20 % du temps, le projet n° 2, 30 % du temps et le projet n° 3,
50 % du temps, on affecte 20 % des charges relatives au loyer, à l’électricité, à l’eau, etc. au
projet n° 1 et ainsi de suite.

2 — Diversifiez les sources de financement

Il est temps de prévoir les recettes.

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De manière générale, et particulièrement pour les projets en milieu associatif avec demandes
de subventions, le budget prévisionnel doit diversifier les sources de financement (public,
privé, etc.) pour :

 rassurer chaque investisseur sollicité que tout ne repose pas sur lui ;
 pallier les risques de désistement de l’un d’eux.
L’équilibre financier est recherché. Un financeur n’a pas vocation à vous aider à créer du
profit, mais à atteindre un objectif.

En budget prévisionnel : dépenses = recettes. Une part d’autofinancement est donc souvent
ajoutée pour combler la différence entre les ressources et les dépenses prévues et montrer
l’implication de la structure.

Parmi les recettes possibles :

 la vente de produits,
 la prestation de services,
 les subventions,
 les partenariats,
 l’autofinancement, etc.

3 — Valorisez vos contributions en nature

Estimez vos dépenses « valorisées » (prêt de matériel, prêt d’une salle, bénévolat).

Ceci est d’autant plus important pour les associations qui demandent une subvention, ou les
entreprises qui sollicitent la participation d’un partenaire : vous devrez souvent traduire la
somme demandée en pourcentage du projet total.

Si le coût de la salle est valorisé, le budget total monte, mais la part demandée au financeur
baisse en pourcentage.

Exemple d’un tableau de budget prévisionnel de projet

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7 conseils pour réussir votre budget
1 — Découpez votre budget
Plutôt que d’établir un budget sur la période de durée de vie du projet, essayez de le faire
mensuellement.

Ainsi, vous aurez une meilleure visibilité et une meilleure capacité à vous adapter en fonction
des contraintes rencontrées (changement de l’un des fournisseurs, retard sur l’une des tâches).
Il y a aussi moins de marge d’erreur.

Vous pouvez par exemple présenter dans un tableau Excel l’intitulé des grandes phases de
votre projet sous forme de colonnes, les mois sur des lignes distinctes et renseigner les coûts
de chaque étape à leur intersection. Il vous sera alors facile de faire la somme pour obtenir le
budget prévisionnel total.

Distinguez également chaque poste de dépenses. Lors de la révision du budget, il est

important d’identifier rapidement les postes déficitaires et bénéficiaires.

2 — Sollicitez vos collaborateurs

En tant que gestionnaire de projet, vous pilotez les opérations, mais vous ne pouvez pas
connaître tous les éléments à anticiper dans les prévisions comptables, ni tous les postes de
dépenses et les besoins de certains services contribuant pourtant à la phase opérationnelle du
projet (marketing, recherche et développement, etc.).

La dimension collaborative est un autre facteur de succès en management de projet.

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Vous devez absolument vous entourer et faire participer vos collaborateurs à l’élaboration du
budget prévisionnel, pour fusionner toutes vos connaissances pratiques.

Il est vivement déconseillé de déléguer cette tâche au comptable seul. L’administratif et le

terrain doivent marcher main dans la main.

3 — Trouvez le juste prix

C’est normal, il y a des postes de dépenses que vous allez sous-évaluer, ou au contraire
surévaluer.

La surévaluation
Contrairement à ce qu’on peut lire ou entendre, ne gonflez pas trop les dépenses. Disons
qu’une petite marge de sécurité (+ 5 %) pour les plus incertaines est permise, mais de façon
générale, il vaut mieux coller au plus près de vos prévisions réelles.
Prévoyez plutôt une réserve de trésorerie pour ne pas subir trop lourdement une panne de
matériel ou une augmentation des charges, par exemple.

Certains préfèrent ajouter une ligne « frais de gestion » équivalente à 10 % du budget total en
bas de tableau.

La sous-évaluation
Ne sous-estimez pas non plus, un budget trop limité se révèle rapidement une source de
problèmes et de conflits entre plusieurs tâches, impliquant d’en annuler certaines au premier
abord secondaires, et pourtant essentielles (le contrôle de la qualité par exemple).

Dans les étapes de la mise en place de projet, l’analyse des facteurs de risques est justement
là pour éviter ce genre de situation.

4 — Ne sous-estimez pas les délais non plus

Le temps, c’est de l’argent. Si vous prévoyez le lancement d’un produit à trop courte
échéance, son report peut faire exploser votre budget : prolongement d’une campagne
emailing, annulation et report de réservation du lieu de l’événement, etc.

Et si vous demandez à vos collaborateurs d’estimer leur future charge de travail, sachez qu’ils
auront tendance à être trop optimistes : ajoutez jusqu’à 20 % de marge de sécurité au temps
qu’ils estiment dédier à chaque tâche (principe de précaution).

Le budget prévisionnel doit découler du planning prévisionnel où toutes les ressources ont
été estimées et attribuées.

5 — Faites un suivi rigoureux et régulier du budget

Il est prévisionnel donc évolutif. Suivez les dépenses réelles et le temps passé par chaque
membre de l’équipe pour chaque tâche du projet.

Comparez les coûts estimés par rapport aux coûts réels pour anticiper la suite.

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Gardez aussi une trace de vos calculs pour pouvoir les reprendre et comprendre comment
vous étiez arrivé à tel ou tel résultat. Et datez votre budget !

6 — Communiquez avec votre équipe

En bon manager, vous savez que la réussite du projet ne tient pas seulement à un bon pilotage.

Elle repose sur les compétences et la mobilisation, l’engagement de vos collaborateurs.

Ainsi, une bonne communication, notamment autour du budget du projet et son évolution,
permet de :

 stimuler l’intelligence collective,

 décloisonner les compétences,
 fusionner les talents,
 garantir les bonnes relations au sein de l’équipe,
 harmoniser les charges de travail,
 sécuriser les collaborateurs,
 et donc écarter de nombreux facteurs de risques associés aux ressources humaines
(accident, désengagement, surcharge de travail, etc.).
7 — Utilisez un outil adapté
Un logiciel de gestion de projet (ou de portefeuille de projets) est à la fois un outil de
gestion et une plateforme collaborative.

Complet, il intervient à toutes les étapes clés, de la planification du projet à son

suivi. Côté budgétisation, il permet plus précisément de :

 comparer les prévisions au réel, notamment le coût des ressources humaines,

par tâche ou par étape ;
 suivre le budget en temps réel ;
 créer une interdépendance budgétaire entre différents projets (logiciels de
gestion de portefeuilles de projets, ou PPM) ;
 modifier, déplacer les tâches de façon réactive, en fonction de l’évolution du
budget.