 Chiffrage projet : comment le faire

et quelles erreurs éviter ? (avec

Modèle)
Le chiffrage de projet est le premier défi rencontré par le chef de projet
lors de la réception d’une opportunité : Il lui est demandé de présenter
une offre financière au client qui soit compétitive et qui permettra un
gain financier au projet.
En réalité, le chef de projet est confronté à deux problématiques majeures
:

 Si le montant présenté est exagéré, il y a risque de perdre

l’opportunité : le client cherche toujours le bon rapport
qualité/prix

 Si le chiffre est trop bas, le projet risque d’être en dérive et

assumera des pertes financières
La question qui se pose est donc de savoir comment chiffrer un projet pour
assurer une marge financière tout en restant compétitif ? C’est ce que nous
allons voir dans cet article.
Sommaire
Qu’est-ce que le chiffrage d’un projet ?
Que faut-il prendre en compte pour chiffrer un projet ?
Comment faire un chiffrage par type de projet ?
Modèle de plan de charge
Quelles erreurs à éviter ?
Comment faire le chiffrage d'un projet agile
Conclusion

Qu’est-ce que le chiffrage d’un projet ?

Le chiffrage de projet consiste à évaluer les charges de réalisation d'un
projet. Cela revient à :

 Calculer tous les coûts nécessaires à la production du projet, en

prenant en compte aussi les risques projet éventuels
(démissions, pénalités, etc.)
 Y ajouter le bénéfice financier de votre entité, dit « marge projet
»
 En conclure un prix global de vente à proposer au client.
Rappelons que :

 Les coûts projet sont tous les coûts nécessaires à la production,

inclus les provisions de risques
 La marge projet est le gain financier de votre entité à l’issue de
ce projet
 Le devis client est la somme des coûts + la marge projet
À noter que les coûts ne sont pas communiqués au client. Seul le devis de
vente final est communiqué.

Que faut-il prendre en compte pour chiffrer un

projet ?
Comme nous venons de le voir, le chiffrage de projet revient à estimer les
coûts de production à et proposer un prix de vente.
Le calcul des coûts doit tenir compte des charges de production directes et
indirectes :
1) Le coût de production
Ce sont les coûts nécessaires au développement du produit. On y retrouve :

 Le coût des équipes : le salaire des consultants majoré par un

coefficient de la société pour tenir compte des frais structuraux,
à savoir le loyer, les métiers support, les machines, …
 Le coût des sous-traitants : ce sont les équipes externes qui
contribuent au projet
2) Les frais de matériel et déplacements
Dépendamment de la nature de votre projet, vous pouvez avoir à vous
déplacer chez le client.
Les fréquences et durées de ces déplacements sont à estimer et à prévoir
dans le calcul des coûts projet.
Il en est de même pour le matériel si le cahier de charge client prévoit des
licences ou matériel spécifiques.
Découvrez ici  les techniques d'estimation de projet.

3) Les provisions de risques

Votre chiffrage devra prévoir des provisions de risques. Celles-ci couvrent
les imprévus projet, à savoir :

 Pénalités : En cas de retard de livraison, généralement le contrat

client prévoit des pénalités de retard estimées à 3% du budget
global de production. Vous devez les prendre en compte dans
les coûts du projet
 Démissions : prévoir aussi les risques de départ et
recouvrement des personnes clé
 Formations : les couts de formations des nouvelles recrues
Notez que ces provisions ne seront pas consommées si le risque ne se
concrétise pas.
Modèle de la Matrice des risques
Identifier, analysez et évaluez les risques avec la matrice des risques
sur Excel
J'obtiens le modèle
Comment faire un chiffrage par type de
projet ?
La méthode de chiffrage projet peut différer selon que le projet est en mode
forfait ou régie.
1) Projet au forfait
Il s'agit de projets à budget fixe, payable en tranches prédéfinies.
Exemple :

 20% au lancement
 40% à la validation de la conception
 30% à la validation de la recette
  10% à la fin de la garantie
Le chiffrage dans ce cas dépend du plan de charge projet. Ce dernier doit
prendre en compte les spécificités des différentes phases projet et le choix
des profils. 
L’implication des juniors et stagiaires est un levier important
d’optimisation des coûts.
Modèle de plan de charge
Calculez simplement la charge de travail sur Excel et pilotez vos
ressources
J'obtiens le modèle

2) Projet en régie
Le projet en mode régie consiste à la mise à disposition d’ETP (Élément
Temps Plein) moyennement un prix de vente quotidien qui dépend du
niveau de séniorité.

Profil Expert Senior Confirmé Ju

Coût moyen / jour 550€ 450€ 300€ 2

Prix de vente / jour 650€ 500€ 400€ 3

Le chiffrage de ce type de projet consiste à prendre en compte l’inflation.

En effet, le salaire et niveau des équipes évoluent dans le temps, donc le
coût de votre projet. 
Pour des contrats de 2-3 ans, vous devez envisager de faire évoluer le
niveau de vos équipes et donc leur prix de vente, sinon vous serez obligé de
"junioriser" votre équipe en libérant les plus anciens et en intégrant des
nouveaux pour sauvegarder votre coût, et donc votre marge.
Le calcul de prix de vente par profil est assez complexe, mais disons que
cela dépend de la rareté du profil dans le marché, la complexité de la
technologie, le taux d’attrition, le coût des formations, pour ne citer que
quelques facteurs.
Télécharger ce modèle de chiffrage projet

Télécharger
Quelles erreurs à éviter ?
1) Ne pas valider votre proposition financière par le
client
Avant de livrer votre proposition financière à votre client, il est
recommandé de la valider avec le département adéquat de votre entreprise,
généralement constitué de membres expérimentés qui vont challenger la
solution et prix de vente proposés.
Cela se passe généralement en 2 étapes :

 Validation de l’opportunité : le comité approuve la demande et

sa cohérence avec le savoir-faire de l’entreprise. À l’issue de la
réunion, vous avez le Go pour développer votre proposition
 Validation de la proposition : le comité valide la solution
détaillée, la proposition financière et la marge escomptée. Le
comité vérifie que vous avez aussi pensé aux risques et que
vous les avez pris en compte dans votre proposition
2) Sous-chiffrer ou sur chiffrer votre projet
Quand il s'agit de chiffrer un projet, il faut éviter de sous-chiffrer ou
surchiffrer les projets, il faut avoir un esprit business et savoir dire « je ne
sais pas le faire à ce prix » quand il le faut.
C’est mieux que de s’aventurer dans un projet perdant.
3) Compter sur les provisions de risque
Les provisions de risque ne veulent pas dire que vous êtes libre de ne pas
respecter les délais, mais plutôt que vous avez une marge projet
supplémentaire à gagner si vous respectez vos engagements.
Comment faire le chiffrage d'un projet agile
Certains clients exigent que les projets adoptent la méthode agile pour
éviter l’effet Tunnel.
C’est une démarche sécuritaire de la part du client pour lui permettre de
constater l’avancement concret du projet et valider son contenu au fur et à
mesure.
En effet, l’avantage de la méthode Agile est qu’elle permet d’avoir des
versions intermédiaires fonctionnelles tout au long du projet, et permet
d’apporter rapidement des changements au produit. Or cette méthode peut
aussi sursolliciter vos experts, sur staffer votre équipe, ou durer plus
longtemps que prévu… Vous n’êtes alors plus maitre de votre plan de
charge.
Dans le cas d’un projet en régie, il n’y a pas de sujet : le chiffrage de projet
se fait par la facturation au temps passé. La marge projet est ainsi
sauvegardée.
Dans le cas d’un projet au forfait, le risque de dérive budgétaire est
conséquent. En effet, la méthode Agile est pilotée par la qualité de
chaque sprint, et ne permet pas d’anticiper le budget global du projet. Le
risque de dérive est alors conséquent.

Comment faire la budgétisation

d’un projet en 4 étapes +
techniques d’estimation
La budgétisation projet demeure l’un des leviers les plus critiques pour la
réussite ou l’échec du projet.
En effet, le défi de chaque chef de projet est de s’assurer que chacune des
activités du projet a une estimation pertinente des ressources en termes de
qualité et de quantité, d’une part.
D’autre part, de s’assurer de la disponibilité des fonds pour pouvoir engager
les ressources de l’activité au bon moment.  
Je vous propose dans cet article de découvrir les principaux concepts du
management du budget de projet, son cycle de vie, ainsi que les techniques
d'estimation du budget.
Sommaire
À quoi sert la budgétisation projet ?
C’est quoi le management du budget de projet ?
Quand faire la budgétisation projet ?
Les étapes de budgétisation d'un projet
3 Techniques de budgétisation projet
Conclusion
Mini Quiz sur la gestion du budget

À quoi sert la budgétisation projet ?

Saviez-vous que l'une des causes d'échec d'un projet  est une estimation des
coûts inexacte ?
En fait, la gestion des coûts est la deuxième contrainte de gestion de projet qui
peut conditionner l'atteinte des objectifs de ce dernier. 
L’objectif d’une budgétisation projet consiste à fournir une référence pour :

 Définir le coût des ressources nécessaires à la réalisation des activités

du projet 
 Établir le budget de base d'un projet et les outils de suivi y associés 
 Définir la façon dont les reportings budgétaires seront préparés et
diffusés 
 Aider à la prise de décision et à la réalisation des arbitrages 
 Soutenir la communication entre les parties prenantes et instances de
gouvernance 
 Décrire la façon avec laquelle les écarts de coûts seront gérés
Mais, concrètement, en quoi consiste le management du budget de projet ?
Dans ce qui suit, je vais décrire plus en détail le management de budget de projet et
comment contrôler le budget tout au long d’un projet.
C’est quoi le management du budget de projet ?
Le management du budget de projet consiste en la gestion des processus relatifs à la
planification, à l’estimation, à la budgétisation et au contrôle des coûts des activités
requises pour que le projet soit réalisé selon le budget approuvé.
Le plan de management du budget de projet, appelé aussi plan de gestion des
coûts, établit la forme que prennent la planification, la décomposition et le contrôle
des coûts d’un projet ainsi que les activités et les critères liés à ces tâches.
Ce plan fait partie du plan de gestion de projet.
Le management du budget de projet est une activité qui s’étale sur tout le cycle de
vie du projet.
Ce processus est décrit ci-dessous en fonction des principales phases du cycle de
vie du projet.
Quand faire la budgétisation projet ?
La budgétisation d'un projet peut commencer, en partie, dès la phase
d'initialisation du projet.
Le budget défini à ce stade n'est pas définitif, mais évolue avec le projet.
À l’étape d’idée du projet, l’estimation des coûts est généralement très
approximative.
L’estimation des coûts commence grossièrement avant qu’elle soit affinée au fur et
à mesure de l’avancement du projet :

 La précision d’ordres de grandeur budgétaire varie entre -25 % et 75%

 La précision de l’estimation préliminaire varie entre -15 % et +50
 La précision de l’estimation budgétaire varie entre -10 % et +25 %
 La précision de l’estimation définitive varie entre -5% et +10%
Pour commencer l’exécution de son projet, il faudra définir une estimation
budgétaire définitive.
Les étapes de budgétisation d'un projet
Ci-après les 4 étapes pour élaborer un budget prévisionnel de projet et faire son
suivi :
1) Estimation des coûts du projet
Pour estimer les coûts de chaque activité du projet, le chef de projet utilise :
  La structure de découpage du projet (SDP ou WBS en anglais)
 Le besoin en matière de ressources pour l’accomplissement des
activités
 Les tarifs associés aux ressources (humaines et matérielles)
 La durée prévue des activités
Découvrez ici ce qu'il faut tenir en compte pour estimer les charges
d'un projet.
Les documents d’estimation, les données historiques et les renseignements sur les
risques servent pour leur part à déterminer les techniques et les méthodes qui
permettent d’obtenir les estimations les plus précises.
Je vais décrire plus tard dans cet article, les différentes techniques à utiliser dans les
processus de management du budget de projet pour l’estimation des coûts.
Bonne suite de lecture.

2) Élaboration du budget
Les coûts estimatifs de chaque tâche de la SDP sont regroupés afin de connaître le
coût global du projet et, par conséquent, d’établir le budget du projet ou la
référence de base des coûts.
Le plan de management du budget de projet représente le plan des dépenses, qui
détaille la façon dont les fonds seront dépensés et à quel rythme ils le seront.
Les activités liées au projet, les estimations des coûts, les tâches de la SDP, la
disponibilité des ressources et le financement prévu sont tous intégrés au calendrier
du projet, afin d’affecter les fonds aux ressources et aux tâches.
Le budget validé représente la référence de base des coûts, en fonction de laquelle
les mesures de performance et du contrôle des coûts seront évalués.
Le management du budget de projet s’appuie sur cette référence de base pour
s’assurer que le rythme des dépenses correspond aux sources et montants de
financement, ainsi qu’à la disponibilité des ressources.
3) Suivi du budget de projet
Le suivi du budget s’effectue tout le long du cycle de vie d’un projet et elle
s’appuie essentiellement sur le contrôle des coûts.
En effet, les dépenses réelles sont renseignées au fur et à mesure de l’avancement
du projet.
Ensuite, les rapports sont générés, analysés et diffusés.
Le contrôle des coûts consiste à comparer les coûts engagés par rapport aux coûts
de base, afin de s’assurer de la conformité et de détecter les éventuels écarts.
Les activités de suivi budgétaire sont les suivantes :

 Surveiller les dépenses liées au projet et vérifier qu’elles respectent le

plan de base concernant le total engagé et le rythme des dépenses 
 Mettre les prévisions à jour en fonction des dépenses réelles et des
changements approuvés 
 Identifier les écarts de coûts et déterminer la cause de ces écarts 
 Prendre des mesures préventives et correctives pour corriger et
anticiper les écarts
Le chef de projet dispose de plusieurs moyens pour corriger les écarts.
Dans les cas où les fonds sont insuffisants, des priorités relatives à l’échéancier,
aux coûts, au périmètre et à la qualité peuvent être revues avec le client ou le
sponsor.
Les changements apportés doivent être approuvés par le processus formel de
validation des modifications mis en place.
4) Clôture du processus de budgétisation projet
À la fin du projet, l’équipe de projet, en plus de préparer le rapport de clôture et le
rapport sur les leçons apprises, elle réalise également les activités administratives et
de clôture des contrats, et documente le processus de façon approfondie.
Le budget, les relevés des dépenses et des paiements et tout autre document
complémentaire relatif aux finances ou à la gestion des coûts d'un projet doivent
être mis à jour.
Le bilan de projet devrait également préciser la façon dont les écarts de coûts ont
été gérés et indiquer si les fonds initiaux du projet ou d’autres sources de
financement ont été utilisés.
3 Techniques de budgétisation projet
Ci-après 3 techniques d'estimation des coûts pour l'élaboration du budget d'un
projet :
1) Estimation ascendante
L’estimation ascendante est une méthode d’estimation du budget en agrégeant les
estimations des niveaux inférieurs de la structure de découpage du projet (SDP).
Lorsqu’il n’est pas possible d’estimer une activité avec un niveau de confiance
suffisant, le travail de cette activité est décomposé plus en détail. Les besoins en
ressources sont estimés.
Les estimations de chacune des ressources nécessaires à cette activité sont ensuite
agrégées en une quantité totale.
Les activités peuvent présenter, ou non, des dépendances entre elles, ce qui peut
avoir un impact sur la désignation et sur l’utilisation des ressources.
Lorsque ces dépendances existent, le schéma d’utilisation des ressources est reflété
et documenté dans les besoins en ressources estimés pour ces activités.
Attention : Le coût et l’exactitude de l’estimation dépendent largement de
la taille et de la complexité de chaque activité et aussi d’intégration ou non
des coûts indirects dans l’estimation.  
2) Estimation par analogie
L’estimation par analogie est une technique d’estimation du coût d’une activité ou
d’un projet en utilisant des données historiques d’un projet similaire.
L’estimation par analogie utilise les paramètres d’un projet antérieur similaire, tels
que la durée, la taille, le budget, la charge et la complexité, comme référence pour
l’estimation.
C’est une approche d’estimation grossière qui doit être ajustée et contextualisée
pour tenir compte des différences de complexité entre les projets.
L’estimation par analogie du budget d’un projet est fréquemment utilisée lorsqu’on
ne dispose que de peu d’informations. Généralement, elle est utilisée au début du
projet pour avoir des ordres de grandeur dans l’attente d’avoir plus de précisions
pour affiner l’estimation.
Attention : Le plus souvent, l’estimation par analogie est la moins
coûteuse et prend moins de temps que les autres techniques, mais elle est
également la moins exacte.
Le degré de pertinence et la fiabilité de cette technique d’estimation est
proportionnelle au niveau d’expertise de l’équipe en charge de
l’estimation, et elle est autant plus fiable que les activités de référence sont
de nature semblables.
  3) Estimation à trois points
La technique d’estimation à trois points est calculée pour améliorer l’exactitude
des estimations du coût basées sur une valeur unique.
Cette technique consiste à calculer le budget prévisionnel d'une activité en utilisant
les trois scénarios d’estimation ci-après :

 Le scénario du Coût le Plus Probable (CPP)

 Le scénario du Coût Optimiste (CO)
 Le scénario du Coût Pessimiste (CP)  
En fonction de la répartition supposée des valeurs contenues dans la plage des trois
(pré) estimations, le coût estimé CE peut être calculé suivant deux formules ou
distributions :

 Distribution triangulaire. CE = (CO + CPP + CP) / 3

 Distribution bêta. CE = (CO + 4CPP + CP) / 6
Les estimations budgétaires basées sur les trois points, et en fonction de la
distribution choisie, donnent un coût attendu et précisent la plage d’incertitude
autour de ce coût.
Exemple de budgétisation avec l'estimation à 3 points
Prenons un exemple :
Votre projet consiste à construire un petit chalet de vacances.
Vous avez consulté 6 personnes expertes dans le domaine qui vous ont donné les
estimations suivantes :

 2 personnes l'ont estimé à 75k euros (Plus Probable : PP)

 3 personnes l'ont estimé à 70k euros (Optimiste : O)
 1 personne l'a estimée à 50k euros (Pessimiste : P)
Le budget prévisionnel de cette activité est donc :
Coût prévisionnel = (50+4*75+70) / 6 = 70k
Conclusion
En guise de conclusion, j’espère que vous avez une compréhension plus
approfondie des aspects de budgétisation de projet et les différentes techniques
d'estimation des coûts que vous pouvez utiliser pour estimer les coûts du budget de
votre projet.
Vos commentaires et retour d’expérience seront les bienvenus.
Je vous propose maintenant d’évaluer vos acquis en termes de gestion de budget de
projet à ce mini Quiz.
Mini Quiz sur la gestion du budget
Si le quiz ne s'affiche pas, essayez de supprimer l'historique de
navigation sur votre navigateur. Pour Chrome, voici comment faire
Etes vous prêt à gérer le budget de votre
projet?
Testez vos connaissances avec ce mini quiz de 4 questions !