Vous êtes sur la page 1sur 22

25/07/2015

Audit qualité interne

selon les exigences de l’ISO


9001 et l’ISO 19011
Le 25/7/2015
Consultant formateur et
auditeur tierce partie de
systèmes de management

Audit Interne SMQ-ISO 9001 1

Audit Qualité Interne


Maîtrise & Efficacité
Partie I Le Management de la Qualité
Principe - Concept - Processus - Pilotage - Priorités
Partie II Présentation générale
Préambule - Définition - Objectifs - Type et Nature - Acteurs - Exigences
Partie III Le Programme d’audits
Définition - Principes - Qualification
Partie IV Les Phases d’un audit
Préparation - Réalisation - Suivi
Partie V Les Attitudes de l’auditeur
Qualités - Impératifs - Comportement

Les Principes de Management de la Qualité

PRINCIPE 1 ORIENTATION CLIENT

PRINCIPE 2 LEADERSHIP

PRINCIPE 3 IMPLICATION DU PERSONNEL

PRINCIPE 4 APPROCHE PROCESSUS

PRINCIPE 5 MANAGEMENT PAR L’APPROCHE SYSTEME

PRINCIPE 6 AMELIORATION CONTINUE

PRINCIPE 7 APPROCHE FACTUELLE POUR LA PRISE DE DECISION

PRINCIPE 8 RELATIONS MUTUELLEMENT BENEFIQUES AVEC LES FOURNISSEURS

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 3

FormationAuditeurInterne.ppt 1
25/07/2015

Simplification et Cohérence
L’Assurance Le Management de la
Qualité Qualité

1987 à 2000 2000 à 2008

Trois modèles de normes


Un seul modèle de norme
Certifiables
ISO 9001 ISO 9002 ISO 9003 ISO 9001

Un découpage en 20 Chapitres Une organisation en 4


sans cohérence d’ensemble processus majeurs

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 4

Simplification et Cohérence
L’Assurance Le Management de la
Qualité Qualité

Une norme destinée aux experts Une norme accessible

Une tendance naturelle à tout Écrire ce qui est nécessaire en


décrire terme de quantité et de détail

Le client est très peu présent Le client est au cœur de la


dans la norme version 94 nouvelle norme

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 5

Un nouvel état d’esprit


L’Assurance Le Management de la
Qualité Qualité

Objectif Objectif
Donner confiance à ses clients Satisfaire ses clients

Conséquences Conséquences
Tout écrire Une écoute des clients
Tout enregistrer Une implication renforcée de
Obtenir le certificat la direction
Prise en compte de toutes les
ressources de l’entreprise

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 6

FormationAuditeurInterne.ppt 2
25/07/2015

Un nouvel état d’esprit


L’Assurance Le Management de la
Qualité Qualité

Objectif Objectif
CONFORMITE : EFFICACITE :
Faire ce qui est spécifié S’assure que son activité
produise l’effet escompté

Conséquences Conséquences
Diffuser les procédures à Diffuser les procédures aux
tous les services services concernés
Évaluer tous les fournisseurs Évaluer les fournisseurs
Se réunir toutes les semaines ayant un impact sur la qualité
comme le prévoit la procédure Se réunir lorsque nécessaire

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 7

L’organisation de la norme
Chapitre 4
Système de
Chapitre 5 Management
Responsabilité de la Qualité
de la Direction

Chapitre 6 Chapitre 8
Management Mesures, Analyse
CLIENTS des Ressources et Amélioration CLIENTS

Chapitre 7
Réalisation
Exigences Satisfaction
du produit

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 8

Une organisation systémique

Prestations

Identifier les sous systèmes,


Identifier les interactions,
Mesurer les performances.
Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 9

FormationAuditeurInterne.ppt 3
25/07/2015

Le concept de qualité ISO 9001 version 2000

Recherche de la

Organisme Prestations Client

satisfaction du client

L’engagement dans ce concept nécessite une maîtrise


et une optimisation de l’organisme.
Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 10

Entreprise et Processus
Données
d’entrée
L’entreprise est constituée
d’un ensemble de sous systèmes
qui fonctionnent pour réaliser
ce que nous réalisons
pour nos clients.

Chaque sous système


répond à la définition
Données
de sortie
d’un processus.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 11

L’approche processus

Qu’est qu’un processus ?

Définition : Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui


transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie

Données SUCCESSION Données


d’entrée D’ACTIVITES de sortie
(= Produit)

Ressources

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 12

FormationAuditeurInterne.ppt 4
25/07/2015

L’approche processus

Exemple de Cartographie des Processus

PROCESSUS DE MANAGEMENT

Direction Amélioration

PROCESSUS DE REALISATION
CLIENT

CLIENT
Commercial Production Contrôle Facturation

PROCESSUS SUPPORT
Maîtrise des
Formation Achats documents

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 13

L’approche processus
Chaque processus doit contribuer à poursuivre
la finalité de l’organisme

La performance de chaque processus contribue à la


performance de l’ensemble
Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 14

Pilotage

Politique

Objectifs
Amélioration
Permanente  
AMELIORER DEFINIR CE QU’IL Plan d’action
FAUT FAIRE

VERIFIER ET FAIRE CE QUI Ressources


SUIVRE A ETE PREVU

 
Revue de Direction
Communication

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 15

FormationAuditeurInterne.ppt 5
25/07/2015

Les Priorités de nouvelle norme

LA SATISFACTION DES CLIENTS

L’ENGAGEMENT DE LA DIRECTION

L’APPROCHE PROCESSUS

L’AMELIORATION CONTINUE

LA MESURE DE L’EFFICACITE

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 16

Préambule

Références

ISO 9001 version 2000 : Exigences relatives aux


systèmes de management de la qualité. ISO 9001

ISO 19011 / 2002 : Lignes directrices pour l’audit des


systèmes de management et/ou de management
environnemental ISO 19011

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 17

Définition

AUDIT QUALITE : Examen méthodique, indépendant et documenté en


vue de déterminer si les activités et résultats relatifs à la Qualité
satisfont aux dispositions préétablies, si ces dispositions sont mises en
œuvre de façon efficace, et si elles sont aptes à atteindre les objectifs.

OUTIL POUR AMELIORATION DU SYSTEME QUALITE

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 18

FormationAuditeurInterne.ppt 6
25/07/2015

Les objectifs
ISO 9001

Déterminer la conformité ou non-conformité des éléments du


Système de Management de la Qualité aux exigences prescrites.
Déterminer l’efficacité du Système de Management de la Qualité mis
en œuvre à satisfaire aux objectifs définis.
Donner à l’audité l’occasion d’améliorer son Système de
Management de la Qualité.
Permettre l’enregistrement du Système de Management de la Qualité
de l’organisme audité.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 19

Les objectifs

REFERENTIEL
(norme)
Recherche de Recherche de
conformité conformité

SYSTEME
LES PRATIQUES
QUALITE
(ce qui est réalisé) (ce qui est prévu)

Recherche de conformité
Recherche d’efficacité & Amélioration continue

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 20

Les différents types

L’AUDIT DE SYSTEME QUALITE

L’AUDIT DE PROCESSUS

L’AUDIT DE SERVICE

L’AUDIT DE PRODUIT

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 21

FormationAuditeurInterne.ppt 7
25/07/2015

Les différentes natures

L’audit interne ou audit 1ière partie


- Inter-services / Inter-fonctions -

L’audit externe ou audit 2ème partie


- Client / Fournisseur -

L’audit tierce partie


- Organisme certificateur -

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 22

Les acteurs

Client
Personne ou
organisme
demandant un audit
Auditeur
Personne ayant les
compétences pour
réaliser un audit Audité
Personne ou
organisme qui est
audité

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 23

Les intervenants

Client Auditeur Audité

RQ et/ou auditeurs Toute fonction


Audit Interne Direction
formés recevant l’auditeur

Propres auditeurs
Audit Externe Client Fournisseur
ou tierce partie

Audité Organisme
Audit Tierce Partie Organisme
(organisme) indépendant

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 24

FormationAuditeurInterne.ppt 8
25/07/2015

Les exigences normatives

Audit Interne Tierce Partie Client / Fournisseur Interne

ISO 19011 (2002) ou Chapitre 8.2.2 de la


Méthode d’audit ISO 19011 (2002) méthode client norme ISO 9001

Qualification selon ISO 19011 ou


Formation des Formation interne
la norme ISO 19001 formation à l’audit
auditeurs ou externe
(2002) sans qualification
Responsable du
Définition des actions Organisme audité Fournisseur domaine soumis à
correctives l’audit

Organisme chargé de l’audit doit tenir Mise en œuvre et


Suivi informé le client d’avancement des AC mesure d’efficacité

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 25

Les exigences de la norme ISO 9001 v2000


ISO 9001
Audit interne (8.2.2)
Mener des audits internes à intervalles planifiés pour démontrer :
NEW
La conformité aux dispositions L’efficacité de la mise
planifiées, aux exigences de la norme, en œuvre et de
aux dispositions du SMQ l’entretien du SMQ
NEW
Planifier le programme d’audit en tenant Définir les critères, le
compte des processus à auditer, et des champ, la fréquence et
résultats des audits précédents les méthodes d’audit
NEW
Choisir des auditeurs Entreprendre sans délai Suivre les
assurant l’objectivité et des actions pour éliminer actions
l’impartialité les non-conformités correctives

ETABLIR UNE PROCEDURE ECRITE

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 26

Programme d’audits

Définition

Ensemble d’un ou plusieurs audits planifiés dans un laps de temps et


dirigé dans un but spécifique.

Un programme d’audit comprend toutes les activités nécessaires pour la


planification, l’organisation et la réalisation des audits.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 27

FormationAuditeurInterne.ppt 9
25/07/2015

Programme d’audits

« L’organisme doit planifier le programme d’audit en tenant


compte de l’état et de l’importance des activités et des
Exigences ISO 9001 domaines à auditer, ainsi que des résultats des audits
version 2000 précédents ».
ISO 9001

PLANIFICATION STRATEGIQUE : LE PROGRAMME D’AUDITS

Les éléments du Système Qualité


Champ d’audit Les sites
ISO 9001
Les activités

Ensemble de politiques, procédures ou exigences utilisées


Critères d’audit
comme référence. ISO 9001

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 28

Programme d’audits

Principes & Exigences

Organiser la planification des audits en identifiant les activités


ISO 9001
et le périmètre concernés.

Définir la période couverte par le programme d’audit .

Tenir compte des résultats des audits précédents. ISO 9001

Présenter de façon synthétique la planification.

Identifier l’équipe d’auditeurs.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 29

Programme d’audits

ISO 19011

QUALITE DE L’AUDITEUR
Connaissances et aptitudes

Expérience Formation Formation Expérience


professionnelle initiale d’auditeur d’audit

Qualité personnelles

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 30

FormationAuditeurInterne.ppt 10
25/07/2015

Programme d’audits

ISO 19011

Déontologie.

Présentation impartiale.

Conscience professionnelle.

Indépendance (Impartialité et Objectivité). ISO 9001

Approche fondée sur la preuve.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 31

Critères de qualification: exemple


Type de qualification Critères de qualification
Formation initiale Niveau d’instruction Minimum: 7eme Année secondaire

Formation complémentaire Suivre avec succès une formation sur les audits qualité internes
Suivre avec succès une formation sur les exigences de la norme ISO
9001/2000 ou ISO/TS 16949:2002

Expérience professionnelle Deux ans minimum dans une fonction technique dans la société ou
dans une autre société à caractère industriel
Participer à deux audits minimum en tant qu’observateur avec un
auditeur confirmé

Système de management de la qualité 32

Les phases d’un audit

Phase 1 : La revue préliminaire.


Le guide d’audit.
Préparation d’un audit
Le plan d’audit.

La réunion d’ouverture.
Phase 2 : La phase active de l’audit.
Réalisation d’un audit La réunion de synthèse.
La réunion de clôture.

Phase 3 : Le rapport d’audit.


Suivi d’un audit Le suivi des actions correctives.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 33

FormationAuditeurInterne.ppt 11
25/07/2015

Phase 1 : La préparation

Commanditaire L’auditeur L’auditeur

Demande Revue préliminaire Établissement du Réalisatio


d’audit des documents plan d’audit n de l’audit

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 34

Phase 1 : La préparation

La revue préliminaire
LA COLLECTE DES DOCUMENTS

Dispositions pré-établies Enregistrements


Manuel Qualité / Procédures / Instructions Rapport d’audit / Organigramme / Actions Corr.

PRESOMPTIONS / POLARISATIONS

Établissement d’un plan


d’audit

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 35

Phase 1 : La préparation
Documents de travail
LISTE DE VERIFICATION / GUIDE D’AUDIT

Le guide d’audit permet :


d’avoir un fil conducteur lors de l’audit.
de lister tous les éléments du Système Qualité à auditer.
de s’assurer du respect du plan d’audit.
d’enregistrer les observations.

Le guide d’audit :
N’est pas une exigence de l’ISO 9001.
Ne pas utiliser le guide d’audit comme un interrogatoire.
Est à utiliser essentiellement pour les nouveaux auditeurs.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 36

FormationAuditeurInterne.ppt 12
25/07/2015

Phase 1 : La préparation

Documents de travail
PLAN D’AUDIT : PLANNING PRECIS

Le plan d’audit permet :


D’organiser l’examen de la situation à auditer d’une manière logique, d’en préciser
la chronologie et les interlocuteurs principaux.

Le plan d’audit :
N’est pas une exigence de l’ISO 9001 mais est préconisé dans l’ISO 19011. ISO 19011

Précise le programme d’audit préalablement établi.


Est un fil conducteur indispensable pour l’investigation des auditeurs.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 37

Phase 2 : La réalisation

Étapes Clés
1 La réunion d’ouverture

2 La phase active de l’audit - le questionnement -

3 La prise de notes en audit

4 Les constatations d’audits - classement & formulation -

5 La préparation de la réunion de clôture

6 La réunion de clôture

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 38

Phase 2 : La réalisation
La réunion d’ouverture.

Phase actives
Questionnement et techniques de base.
Pratique de l’entonnoir.
La communication lors de l’entretien.
Recueil et Validation des preuves.
Évaluation et estimation du risque.
Modalités de classement entre non-conformité et observation.

Synthèse d’audit.

La réunion de clôture.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 39

FormationAuditeurInterne.ppt 13
25/07/2015

Phase 2 : La réalisation

1 La réunion d’ouverture
LES OBJECTIFS

Présenter les participants et les modalités du déroulement de


l’audit.

LES PARTICIPANTS

La direction de l'audité et le cas échéant les personnes


responsables des fonctions ou des processus à auditer.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 40

Phase 2 : La réalisation
1 La réunion d’ouverture
DEROULEMENT
Présenter les acteurs (auditeur/audités).

Rappeler les objectifs et le champ d’application.

Présenter le plan d’audit et la disponibilité des participants.

Ajuster le plan d’audit (si nécessaire).

Confirmer heure et date de la réunion de clôture.

Clarifier les points obscurs du plan d’audit.

Rassurer en créant un climat de confiance.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 41

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : documents à prendre lors de l’audit

Les documents de référence (Norme, Manuel Qualité, Procédures, …).


Le guide d’audit (s’il existe).
Le plan d’audit.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 42

FormationAuditeurInterne.ppt 14
25/07/2015

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : l’organisation type d’un entretien


Auditeur(s) / Audité(s).
1 - Phase de présentation Rappel des éléments du Système Qualité audités.
Confirmation de la durée (ajustement).

Présentation par l’audité des dispositions préétablies.


Réorientation par l’auditeur (si besoin).
2 - Phase de questionnement Reformulation de l’auditeur.
Vérification de la réalisation effective des dispositions
préétablies (observation des activités et enregistrements).

3 - Phase de conclusion Présentation des premières constatations (non classées).

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 43

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : la communication lors des entretiens

MILIEU AMBIANT

EMETTEUR RECEPTEUR
Codage CANAL Déco
dage

Il y a génération d’éléments parasites, FREINS à la


communication et à la compréhension.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 44

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : la communication lors des entretiens

L’auditeur expérimenté sait diminuer les parasites

Reçois / Émet Comprend Retient

L’empathie La reformulation La prise de notes

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 45

FormationAuditeurInterne.ppt 15
25/07/2015

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : le questionnement doit :

1- Faciliter le contact et les relations

2- Recadrer la réponse sans rompre le contact

3- Assurer la compréhension et inviter à la précision

4- Produire de la précision à l’aide de faits

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 46

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : la pratique de l’entonnoir

Stratégie de l’auditeur Réaction de l’auditeur

Écoute avec attention / Prend des notes


Questions ouvertes Encourage l’audité / Laisse finir l’explication de l’audit

Réorientation
Précisions Comment ? / Quoi ? / Quand ? / Qui ? / Où ? / Pourquoi ?
Reformulatio
n
Questions Avez-vous des enregistrement relatifs au respect …
fermées

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 47

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : le recueil des preuves


L’EXAMEN DES DOCUMENTS L’OBSERVATION DES ACTIVITES

Système Enregistrement Affichage, Diffusion,


Qualité s Qualité Identification du produit,
environnement et infrastructures,

Vérifier la Vérifier la mise en Recueillir des preuves sur le terrain pour


conformité par œuvre et l’efficacité vérifier la mise en œuvre et l’efficacité du
rapport à la norme du système qualité système qualité

VALIDER CHAQUE CONSTAT D’ECART AVEC L’AUDITE.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 48

FormationAuditeurInterne.ppt 16
25/07/2015

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : La mesure d’efficacité & cohérence


Mesure d’Efficacité Capacité à produire une cohérence

Connaître la En évaluer le Une politique et Le


finalité et la déploiement et des objectifs fonctionnement
performance l’homogénéité qualité des processus
recherchées des indicateurs

Critères et méthodes pour assurer


Politique et l’efficacité de tous les processus identifiés
Objectifs Qualité

CHAQUE PROCESSUS DOIT CONTRIBUER A POURSUIVRE LA FINALITE DE


L’ORGANISME.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 49

Phase 2 : La réalisation

2 La phase active : La finalité


Auditer chaque processus pour évaluer sa contribution à :

OPTIMISER APPLIQUER
LES LES REGLES
RESSOURCES SATISFAIRE
LES CLIENTS

AMELIORER APPLIQUER LA
EN POLITIQUE
ATTEINDRE
LES PERMANENCE
OBJECTIFS

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 50

Phase 2 : La réalisation

3 La prise de notes en audit


Noter les mots clés et utiliser des abréviations.
1 - Écouter et noter
Recueillir le maximum d’information.

A partir de la prise de note (permet de compléter les informations


2 - Reformuler
enregistrées).

Les documents et enregistrements que vous souhaitez regarder.


3 - Repérer sur vos notes
Les dispositions que vous souhaitez vérifier.
les points à observer Les personnes que vous souhaitez rencontrer.

Les dispositions conformes.


4 - Repérer sur vos notes Les points sensibles.
vos conclusions Les écarts.
Les suggestions d’amélioration.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 51

FormationAuditeurInterne.ppt 17
25/07/2015

Phase 2 : La réalisation

4 Les constatations d’audit


Documenter toutes les constatations

Passer en revue toutes les constatations


CONSEIL
Garder à l’esprit que
Déterminer les constatations devant être rapportées seules les
en tant que non-conformité informations
factuelles constituent
des preuves.
Chaque non-conformité doit-être :
Documentée de façon claire et précise
Étayée par des preuves factuelles
Identifiée par rapport aux exigences spécifiques du
référentiel utilisé (norme, … )

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 52

Phase 2 : La réalisation

4 Les constatations : classement & évaluation du risque


Modalités de classement des constatations
Deux catégories Deux natures
 LES NON-CONFORMITES  DOCUMENTAIRE
 LES REMARQUES  D’APPLICATION

Évaluation du risque
Remarque Non-conformité
Constatation qui n’altère pas la fiabilité ou Non-satisfaction à une exigence spécifiée
la viabilité du système. (Normative et/ ou Risque Client).

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 53

Phase 2 : La réalisation

5 La préparation de la réunion de clôture

LA REUNION DE SYNTHESE PERMET DE :


Lister toutes les constatations. CONSEIL
Retenir les constatations pertinentes et Prévoir dans le plan
d’audit une heure
factuelles.
pour organiser la
Classer les constatations (écarts, points forts et réunion de synthèse
points sensibles). avant la restitution .

Rédiger la trame du rapport d’audit.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 54

FormationAuditeurInterne.ppt 18
25/07/2015

Phase 2 : La réalisation
5 La préparation de la réunion de clôture

LA FORMULATION DES CONSTATATIONS

1- Situer le constat par rapport aux exigences de la norme ou du


document de références.

2- Utiliser des éléments quantitatifs.

3- Proscrire tous les termes imprécis comme : souvent, parfois


notamment, rarement,…
4- Bannir l’infinitif et l’impératif .

5- Etre précis et factuel dans la formulation.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 55

Phase 2 : La réalisation
6 La réunion de clôture

OBJECTIFS Remarque
Présenter les constatations de l’audit à la Les auditeurs, si cela leur est demandé,
Direction de l’audité de façon à s’assurer peuvent faire des recommandations, à
qu’elle comprend clairement les l’audité pour l’amélioration du Système
conclusions de l’audit . Qualité.

DEROULEMENT DE LA REUNION
Remerciement pour la disponibilité et la coopération des audités.
Rappel de l’objet et des objectifs.
Présentation des points forts et des points sensibles du Système Qualité.
Présentation et explication des écarts (avec preuves tangibles).
Validation des écarts.
Détermination d’une date de remise du rapport.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 56

Phase 3 : Le suivi
Le rapport d’audit :
OBJECTIFS
Il doit être le reflet fidèle de l’esprit et du contenu de l’audit.
Il doit être un outil facilitant la construction du plan d’actions.

CONTENU
Objectif et champ d’application de l’audit.
Identité des membres de l’équipe d’audit et du représentants de l’audité.
Le(s) date(s) de l’audit.
L’identification des documents de référence.
La description des écarts.
L’appréciation par l’équipe d’audit du degré avec lequel le système qualité se
conforme à la norme applicable.
L’aptitude du Système à atteindre les objectifs qualité définis.
La liste de diffusion du rapport d’audit.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 57

FormationAuditeurInterne.ppt 19
25/07/2015

Phase 3 : Le suivi
Achèvement de l’audit

L’audit est achevé lorsque le rapport d’audit est


FIN DE L’AUDIT
remis au client.

Responsabilités de l’auditeur :
Identification des non-conformités.
MISE EN PLACE DES
ACTIONS Responsabilités de l’audité : ISO 9001
CORRECTIVES Détermination et lancement de toute action
corrective sans délai indu.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 58

Phase 3 : Le suivi
ISO 9001
Mise en place et suivi des actions correctives
Le responsable du domaine audité doit définir l’action corrective en terme :
- Dispositions à mettre en œuvre (QUOI).
1
- Responsabilités (QUI).
- Délais (QUAND) pour la mise en œuvre et la vérification de son efficacité.

Responsabilités dans le suivi des actions correctives (QUI) :


2
Responsable qualité / Responsable du domaine / Responsable d’audit.

Méthodes de suivi des actions correctives (COMMENT) :


Suivi assuré :
3 - à échéance de l’action corrective (plan d’actions),
- et lors du prochain audit.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 59

Les qualités de l’auditeur

La connaissance du
SAVOIR référentiel audité

L’auditeur doit La connaissance de la


SAVOIR-FAIRE méthode d’audit
posséder

SAVOIR - ETRE Le comportement

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 60

FormationAuditeurInterne.ppt 20
25/07/2015

Les qualités de l’auditeur

SAVOIR SE - Ne pas arriver en terrain conquis.


PRESENTER - Respecter les interlocuteurs (horaires, règlements internes, …).

L’audit n’est S’adapter en Dissocier les


Mettre en
pas un cas de opinions des
confiance
SAVOIR SE interrogatoire changement faits
COMPORTER
Correction et Attention et Garder une Être
neutralité concentration attitude positive factuel

SAVOIR - Reformulation.
SYNTHETISER - Conclure sur chacun des points abordés.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 61

Les impératifs de l’auditeur

Garder l’audit sous contrôle. Faire preuve de flexibilité en s’adaptant


S’assurer de l’exactitude des aux situations imprévues.
informations reçues lors des entretiens. Distinguer des opinions des faits.
Illustrer toutes constatations par des Ne pas confondre objectifs et moyens.
preuves tangibles. Toujours préparer soigneusement les
Exiger la présentation de documents. interventions.
Prendre des notes précises, lisibles et Maintenir un rythme dynamique.
exploitables. Utiliser de façon constructive le guide
S’assurer de la représentativité des d’audit.
informations.

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 62

Le comportement de l’audité

Il doit être Il peut

Être volubile.
Manifester des réticences.
Coopératif Inventer pour dissimuler son ignorance.
Se montrer très occupé.
Disponible Affirmer sans pouvoir montrer des preuves.
Être timide et avoir peur des conséquences
Attentif de l’audit.
Tenter de justifier ses non-réponses.
En confiance S’enfermer dans des justifications
techniques inaccessibles.
Être bloqué et perdre ses moyens .

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 63

FormationAuditeurInterne.ppt 21
25/07/2015

La gestion de situations particulières

Comportement Réactions de l’auditeur


de l’audité

Recentrer la situation en rappelant


Les diversions la plan d’audit et les objectifs
fixés

Conflits internes et Rester neutre et ne pas prendre


confidences partie dans un conflit entre
spontanées personnes

Émettre des suggestions lors de la


L’appel à conseil
réunion de clôture

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 64

Synthèse
Logique de l’auditeur V2000
Se mettre en permanence dans la situation du Client de
1
l’entité auditée (pour mieux apprécier la conformité aux exigences).

Aborder le système par l’observation des pratiques de


2
l’organisme (plutôt que par les procédures).

Apprécier le risque de non-satisfaction client


3
(plutôt que le simple constat d’écarts documentaires).

Raisonner efficacité Système


4
(plutôt que stricte conformité à un texte normatif).

Management - Présentation générale - Programme d’audits - Phases d’un audit - Attitudes de l’auditeur 65

Glossaire
Auditeur : Non conformité :
Personne ayant la compétence pour réaliser un audit. Non satisfaction à une exigence spécifiée.
Exemples :
Audité :  Absence de dispositions écrites pour la maîtrise

Organisme qui est audité. des documents et données ayant trait aux exigences
de la norme de référence.
 Pas de preuve tangible pour les revues de direction
Équipe d’audit : ou les audits internes.
Un ou plusieurs auditeurs qui réalisent un audit.  Absence de dispositions écrites malgré une
pratique régulière ou routinière de la revue de
Programme d’audit : contrat ou inversement, existence d’une disposition
Ensemble d’un ou plusieurs audits planifiés pour une écrite sans pratique réelle de la revue de contrat.
 Non-respect de spécifications de fabrication ou de
durée spécifique et dirigé dans un but spécifique.
construction.
Plan d’audit : Remarques :
Description des activités et des disposition pour Constatations qui n’altèrent pas la fiabilité ou la
réaliser un audit. viabilité du système. Elles peuvent être de 2 natures
différentes :
Constatations d'audit :  D’application

Constat fait au cours d'un audit et étayé par des  Documentaire

preuves tangibles. Exemples : La codification de certains documents


n’est pas celle définie dans les règles établies.
Preuve tangible :
Information dont la véracité peut-être démontrée, Conclusions d’audit :
fondée sur des faits obtenus par observation, Résultats d’un audit auquel l’équipe d’audit parvient,
mesurage, essai ou autres moyens. après avoir pris en considération les objectifs de l’audit
et tous les constats d’audit.

66

FormationAuditeurInterne.ppt 22

Vous aimerez peut-être aussi