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4. Les activités de l'audit

4.1. Généralités
Une fois le programme d'audit établi, il convient de réaliser les audits contenus dans ce
programme, ce que la norme qualifie de « réalisation des audits au sein d'un programme d'audit ».
Le logigramme ci-après, extrait de la norme NF EN ISO 19011, résume parfaitement la succession
des phases qui permettent de réaliser tout audit de système de management, phases que nous
allons examiner tour à tour (cf. figure 4.1).
Il est à noter que cette suite logique d'activités est tout à fait transposable aux activités de l'audit
interne d'un système de management de la qualité et/ou de management environnemental. Le
poids de chaque phase de cette séquence étant intimement lié à la typologie des audits réalisés.
Il est à noter que sur le logigramme ci-après, le suivi de l'audit peut ne pas être considéré comme
une véritable activité d'audit.
Il est aussi possible de classifier les activités de l'audit en quatre temps forts :
- l'initialisation : définition du champ d'application, confirmation, sélection de l'équipe
d'audit, déclenchement de l'audit et revue préliminaire ;
- la préparation : préparation du plan d'audit et des documents de travail ;
- l'exécution : réunion d'ouverture, réalisation de l'audit (recueil des preuves d'audit), réunion
de synthèse et réunion de clôture ;
- la conclusion : préparation, rédaction et diffusion du rapport d'audit.

18
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22
Figure 4.1 Présentation générale des activités typiques au cours d'un audit

NOTE Les pointillés indiquent que les actions de suivi d'audit ne sont pas considérées comme faisant partie de l'audit
lui-même

22
NF EN ISO 19011, § 6.2.2, figure 2.

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4.2. Déclenchement de l'audit

La norme NF EN ISO 19011 se penche, tour à tour, sur la succession d'activités suivante :
- nomination du responsable de l'équipe d'audit (§ 6.2.1) ;
- définition des objectifs, du champ et des critères de l'audit (§ 6.2.2) ;
- détermination de la faisabilité de l'audit (§ 6.2.3) ;
- constitution de l'équipe d'audit (§ 6.2.4) ;
- établissement du premier contact avec l'audité (§ 6.2.5).
Cette logique suggère fortement que le responsable d'audit soit en charge de la vérification de la
faisabilité de l'audit ; sinon, pourquoi le nommer avant de s'assurer de la faisabilité de l'audit ?
La logique générée par la norme NF EN ISO 19011 permet également de penser que, suite à la
nomination du responsable d'audit, soit examinée la définition des objectifs, du champ et des
critères de l'audit, puis enfin que soient désignés les membres de l'équipe d'audit. Cette logique
permet d'assurer l'adéquation entre les ressources et les compétences nécessaires à l'audit, et le
thème même de chaque audit.
La nomination du responsable de l'équipe d'audit est généralement réalisée par le responsable du
programme d'audit. Pour un audit de type certification par tierce partie d'un système de
management, cette nomination sera probablement réalisée par l'organisme certificateur au vu
d'une qualification préalablement définie par des règles précises.
En revanche, pour des audits internes de systèmes de management, elle sera établie, d'après des
règles définies dans une procédure (généralement la procédure relative au programme d'audit
exigée par les référentiels NF EN ISO 9001:2000 ou NF EN ISO 14001), par la personne en charge du
système de management (par exemple, le directeur qualité de l'organisme).
Il convient bien évidemment de s'assurer des compétences du responsable d'audit en regard du type
d'audit à réaliser.
Cette nomination peut être validée par une « autorité » de niveau supérieur par exemple : lors de
la revue de direction du système de management, dont une des données de sortie peut très bien
être la validation du programme d'audit de l'année n+ 1.
Cette nomination doit pouvoir être récusée par l'audité. Dans ce cas, il est nécessaire de préciser
les «règles du jeu » de cette possibilité ; par exemple : une première récusation sans motifs écrits,
une seconde récusation devant faire l'objet d'un courrier explicatif.
La récusation du responsable de l'équipe d'audit (voire d'un membre de l'équipe d'audit) est utile
pour éviter quelques surprises lors de la réalisation de l'audit ; par exemple : l'audit est réalisé sous

20
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l'autorité d'un responsable d'audit ayant maille à partir23 avec un des membres de l'organisme
audité.
Dans le cas d'audits de plusieurs systèmes de management (du type audits conjoints ou audits
combinés), la norme NF EN ISO 19011 précise qu'il est nécessaire que les responsabilités de chaque
membre de l'équipe d'audit, et notamment celles du responsable d'audit, soient préalablement
définies.
Les normes NF EN ISO 9001:2000 et NF EN ISO 14001 insistent sur la nécessaire indépendance de
l'équipe d'audit en regard des activités auditées. Il convient, en tout état de cause, que les
auditeurs ne doivent pas exercer de responsabilité directe vis-à-vis de la fonction ou de l'activité
à auditer. Ils doivent nécessairement être impartiaux24 et objectifs.
Suite à l'élaboration du programme d'audit, la norme NF EN ISO 19011 insiste sur la nécessité de
définir, pour chaque audit :
- les objectifs de l'audit ;
- le champ de l'audit;
- les critères de l'audit.
 Les objectifs de l'audit :
NF EN ISO 19011, § 6.2.2
Les objectifs d'audit définissent ce qui est attendu de l'audit. Ces objectifs peuvent
comprendre ce qui suit :
a) la détermination du degré de conformité de tout ou partie du système de management
de l'audité aux critères d'audit ;
b) l'évaluation de l'aptitude du système de management à assurer la conformité aux
exigences légales, réglementaires et contractuelles ;
c) l'évaluation de l'efficacité du système de management à satisfaire les objectifs spécifiés;
ou
d) l'identification des domaines permettant une amélioration du système de management.
En principe, les objectifs de l'audit sont définis par le commanditaire de l'audit; par exemple la
direction d'un site qui demande un audit de conformité réglementaire sur les installations.
Il est nécessaire de « verrouiller » toute modification des objectifs d'un audit ; celles-ci pouvant
conduire un responsable de l'équipe d'audit, voire tout ou partie de l'équipe d'audit, à ne plus
être apte à assumer l'audit.
 Le champ de l'audit
Il définit l'ensemble des activités, produits et services couverts par le système de management.
Ce champ de l'audit ne doit pas être confondu avec le périmètre de l'audit qui identifie les sites
géographiques concernés (partiellement ou totalement) par le champ de l'audit.
La définition du champ et du périmètre de l'audit permet de déterminer les moyens à engager pour
la réalisation de l'audit (effectif, durée, etc.).
Une définition très précise et très rigoureuse du champ de l'audit est nécessaire en préalable à
toute activité d'audit. Il est particulièrement recommandé de vérifier et de faire approuver le
champ de l'audit lors de la réunion d' ouverture.
 Les critères d'audit
NF EN ISO 19011, § 3.2
NOTE 1
Les critères d'audit sont la référence vis-à-vis de laquelle les preuves d'audit (3.3) sont comparées.
NOTE 2
En français, les critères d'audit sont couramment appelés référentiels d'audit

23
Avoir maille à partir avec : se disputer avec quelqu’un, avoir à faire à.
24
Justes, équitables. Qui ne favorisent pas un parti plutôt que l’autre..

21
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NF EN ISO 19011, § 3.3
preuves d'audit
enregistrements, énoncés de faits ou autres informations, qui se rapportent aux critères d'audit
(3.2) et sont vérifiables

Dans le cas de l'audit réglementaire ci-dessus évoqué, les critères d'audit peuvent être les lois et
règlements applicables aux activités auditées.
Toute modification du champ ou des critères d'audit doit être soumise au commanditaire de
l'audit par le responsable de l'audit, par exemple, de façon à mieux préciser le champ ou les
critères, ou au responsable d'audit par le commanditaire qui souhaite faire évoluer ce champ ou
ces critères. Ces modifications doivent être assorties d'une étude de faisabilité, étude qui peut
conduire à revoir le plan d'audit, par exemple. Ces modifications doivent pouvoir être prises en
compte jusqu'à la réunion d'ouverture.
À noter que ces règles peuvent faire partie de la procédure d'audit exigée par les normes NF EN
ISO 9001 et NF EN ISO 14001.
Pour des audits s'intéressant à plusieurs systèmes de management, conjointement ou
simultanément, la norme NF EN ISO 19011 propose une recommandation supplémentaire.

NF EN ISO 19011, § 6.2.2

il est important que le responsable de l'équipe d'audit s'assure que les objectifs, le champ et les
critères d'audit sont appropriés à la nature de l'audit combiné.

Ceci peut s'illustrer par une éventuelle modification des critères d’audit d’un système de
management, par exemple l'environnement, ayant des incidences majeures sur les critères
d'audit d'un autre système de management, comme par exemple la santé et la sécurité au
travail.

 La faisabilité d'un audit

Elle peut intervenir à plusieurs stades :

- pour un audit du type certification par tierce partie du système de management, une
première étude de faisabilité peut être mise en œuvre dès la réception du dossier de
demande de certification ;
- pour un audit interne, l'étude de faisabilité peut intervenir lors d'un contact préalable entre
le responsable de l'équipe d'audit et le responsable de l'entité auditée.
La faisabilité d'un audit peut s'appuyer sur un dossier préétabli, sur un questionnement
préalablement défini ou sur un entretien.
La faisabilité peut conduire à :
- Accepter la réalisation de l'audit. Il s'agit, bien évidemment, d'une mutuelle acceptation
entre le responsable de l'équipe d'audit et le responsable de l'entité auditée.
- Reporter l'audit à une date ultérieure, dans le cadre du programme d'audit. Ce report doit
faire l'objet d'un accord préalable entre le responsable de l'équipe d'audit et le responsable
de l'entité auditée. Il doit être porté à la connaissance (ou même être validé) par le
responsable du programme d'audit.
- Supprimer l'audit du programme d'audit.
Quelques exemples de motifs ayant conduit le responsable de l'équipe audit à reporter un
audit :
- absence de procédure documentée exigée par le référentiel ;
- système de management reposant sur une structure non pérenne25 (sur un stagiaire, par
exemple) ;
- absence d'autorisation d'exploiter une activité soumise à déclaration (cas d'une installation
classée pour la protection de l'environnement) ;
- etc.

25
Non permanente

22
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L'accord final sur la faisabilité peut faire l'objet de la rédaction d'un enregistrement, comme par
exemple un ordre de mission dûment visé par chaque membre de l'équipe d'audit et/ou le
commanditaire de l'audit.
Il est à noter que certains organismes de certification de systèmes de management par tierce
partie rédigent « leurs propres conditions minimales de fonctionnement du système de
management pour qu'un audit de certification puisse être engagé ».
Outre les préalables classiques liés à toute signature d'un contrat (dossier demande de
certification, acceptation du dossier, négociation du montant du devis, commande, versement
d'acomptes26, etc.), l'organisme de certification réalise généralement une étude du dossier selon
des procédures préétablies.
Cette étude préalable du dossier s'appuie en principe sur la mise à disposition d'éléments du
système de management environnemental existant tels que :
- exemplaire du manuel environnement,
- procédures et/ou consignes/instructions environnementales ;
- analyse environnementale ;
- copie de l'arrêté administratif et/ou de l'autorisation d'exploiter ;
- politique environnementale de l'organisme ;
- plaquette de présentation ou descriptif du site ;
- etc.
Conseils pratiques à l'usage de l'audité
- Attention au niveau d'exigences dans ce domaine de la part de l'organisme certificateur:
tout n'est pas nécessaire à l'équipe d'audit avant l'audit ! L'audit permettra à l'équipe d'audit
d'avoir accès à l'ensemble de la documentation du système de management
environnemental. Certains organismes certificateurs n'hésitent pas à demander la totalité de
l’analyse environnementale initiale, l'arrêté administratif applicable, les études d'impact et
de dangers réalisées, les courriers échangés avec les autorités, le manuel environnement,
l'ensemble de la documentation associée, etc. ; attention alors aux frais de port nécessaires!
- Veiller à ne pas diffuser à cette occasion des documents à caractère confidentiel ; en tout
état de cause, ne pas hésiter à préciser par écrit à l'organisme certificateur et à l'équipe
d'audit que l'ensemble des documents transmis sera restitué à la fin de l'audit.
 La constitution de l'équipe d'audit
La constitution de l'équipe d'audit peut être réalisée par le commanditaire de audit, comme par
exemple l'organisme de certification par tierce partie, voire par le responsable du programme
d'audit dans le cas, par exemple, audits internes d'un système de management.
Une équipe d'audit est composée d'auditeurs qualifiés. Il revient au responsable qualité ou au
responsable environnement de définir ce que représente la notion d'auditeur qualifié. Pour cela, il
convient de puiser dans le dernier article de la norme pour établir le profil de la qualification des
auditeurs.
Ce profil peut, par exemple, comprendre :
- un niveau d'éducation : baccalauréat ;
- un nombre d'années d'expérience dans l'organisme : trois ans ;
- une (ou plusieurs) formation(s) : au référentiel audité et aux techniques d'audit, cinq jours ;
- etc.
La détermination de la taille et de la composition de l'équipe d'audit est, notamment dans le
cadre d'audits de certification par tierce partie d'un système de management, souvent régie par
des matrices à plusieurs entrées permettant de calibrer ces éléments. Ces matrices font l'objet de
mutuelles reconnaissances par les organismes de certification. Elles peuvent comprendre des
données d'entrée telles que l'effectif de l'entité, le type d'activité ou la complexité
environnementale (par exemple, le nombre d'installations classées soumises à autorisation et à
déclaration), la dimension géographique (superficie du site).
La détermination de la taille de l'équipe d'audit peut être fonction des ressources en auditeurs
allouées lors de l'établissement du programme d'audit ou encore de la durée de l'audit spécifiée
par le commanditaire de l' audit. Rappelons que, selon la norme NF EN ISO 19011, une équipe
d'audit est constituée dès la première personne !

26
Paiement partiel à valoir sur le montant d’une somme due. Arrhes, provision.

23
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En tout état de cause, il est nécessaire d'adapter la taille de l'équipe d'audit : inutile d'envoyer,
par exemple pour l'audit seconde partie d'un fournisseur, une équipe d'audit de trois personnes
pendant un jour auditer le système management de la qualité d'une PME de 40 personnes, il sera
probablement plus profitable d'envoyer un seul auditeur pendant un ou deux jours.
Certains types d'audit nécessitent la présence d'experts techniques, «personne apportant à
l'équipe d'audit des connaissances ou une expertise spécifique27 ». Il faut néanmoins garder en
tête que « au sein de l'équipe d'audit, un expert technique n'agit pas en tant qu'auditeur ».
De ce fait, l'expert technique ne doit pas être « l'auditeur n+1 », mais il se doit d'être au service
de l'équipe d'audit, sous l'entière autorité (et responsabilité) du responsable d'audit.

NF EN ISO 19011, § 6.2.4

e) la nécessité d'assurer l'indépendance de l'équipe d'audit par rapport; activités à auditer et
d'éviter les conflits d'intérêt
Cette nécessité est bien évidemment totalement vraie dans l'ensemble des types d'audits, y
compris les audits internes de systèmes de management.
La norme NF EN ISO 19011 prévoit la possibilité d'introduire, dans l'équipe d’audit, des
auditeurs en formation. Cette introduction nécessite l'établissement de règles précises ; par
exemple, le fait qu'un auditeur en formation soit toujours accompagné par un membre de
l'équipe d'audit. Quoi qu'il en soit, la présence d'auditeurs en formation devra être clairement
précisée dans le plan d'audit et faire l'objet d'un commentaire lors de la réunion d'ouverture
(tout comme d'ailleurs pour la présence éventuelle d'experts techniques).
Certaines pratiques d'audits peuvent mettre en œuvre des observateurs, dont le rôle essentiel
consiste à observer les pratiques de l'équipe d'audit sans toutefois pouvoir intervenir. Ces
observateurs peuvent être des auditeurs en formation, mais également des « auditeurs de
l'équipe d'audit ». C'est ainsi que certains audits de systèmes de management par tierce partie
peuvent être encadrés par des auditeurs de l'organisme d'accréditation d'un organisme tel que
le COFRAC (Comité français d'accréditation).
La difficulté majeure à maîtriser lors de ces présences réside indéniablement dans le fait que
ces observateurs doivent rester muets et ne pas perturber le fonctionnement de l'audit.
Nous l'avons déjà écrit, mais il convient d'insister : toute constitution d'une équipe d'audit doit
pouvoir être remise en question par une des parties impliquées.
Le cas des audits conjoints, combinés et autres nécessite une attention accrue lors de la
constitution de l'équipe d'audit puisque la totalité des compétences nécessaires à la réalisation
de l'audit doit être disponible au sein de l'équipe d'audit.
 Le premier contact avec l'audité
Ce premier contact est en principe l'apanage 28 du seul responsable de l'équipe d’audit. Cette
pratique courante induit cependant une dichotomie 29 dans l’équipe d'audit puisque, lors de la
réalisation effective de l'audit, seul le responsable d'audit a déjà une idée de l'organisme à
auditer.
Ce premier contact peut être réalisé de multiples façons :
- par courrier
- par mail ;
- par téléphone ;
- par visite ;
- etc.
Les pratiques diffèrent selon les types d'audits ; il convient cependant, bien les définir dans la
procédure relative aux audits, procédure exigée par les référentiels utilisés.
Les vertus de ce premier contact avec l' audité sont nombreuses, la plus pertinente d’entre elles
étant la possibilité de réaliser conjointement (entre le responsable d'audit et le représentant de
l'entité auditée) le plan d'audit.

27
NF EN ISO 19011, § 3.10
28
Ce qui propre à quelqu’un
29
Division en deux

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Dans certains cas de figure, ce premier contact peut permettre également déverrouiller certaines
contraintes inhérentes à la réalisation de l'audit ; par exemple, l'entrée de l'équipe d'audit dans
un atelier soumis à accord de visite par le règlement intérieur de l’organisme audité, ou encore
l'application de règles strictes de sécurité lors de tout ou partie de l'audit.
Ce premier contact permet en outre à l'équipe d'audit d'obtenir la fourniture des enregistrements
nécessaires à la préparation de l'audit de système management.
Il est à noter que ce premier contact avec l'audité peut être multiple ; c’est par exemple le cas
lors d'un audit de certification de système de management par tierce partie, avec un premier
contact avec le représentant de l'organisme certification suivi d'un contact avec le responsable de
l'équipe d'audit.
Nous allons nous intéresser ci-après aux pratiques relatives à la revue documentaire du système
du management, pratiques utilisées par certains organismes de certification et pratiques
utilisables pour des audits internes systèmes de management.
4.3 Réalisation de la revue des documents
Nous l'avons déjà affirmé précédemment, la revue des documents est généralement l'occasion du
premier contact avec l' audité.
Cette revue des documents peut être réalisée soit à distance, soit directement auprès de
l'organisme à auditer.
La revue des documents se tient généralement trois à quatre semaines avant la date prévue pour
l'audit du système de management, de façon à permettre à l'audité de revoir éventuellement
quelques éléments de son système documentaire.
Nota : Cette revue documentaire peut être prévue lors du démarrage de l'audit, donc le jour de
l'audit, mais dans ce cas, elle ne permet pas de jouer son rôle majeur dans la faisabilité de l'audit
(sauf pour constater, le premier matin, que l'audit n'est pas faisable !).
Cette revue des documents permet, à tout ou partie de l'équipe d'audit (généralement elle n'est
que du ressort du responsable d'audit, ce qui est dommage) de s'assurer que l'organisme audité
possède bien la documentation requise par le référentiel à auditer : c'est l'étape de détermination
de « la conformité documentaire du système aux critères d'audit ».
II va de soi que l'examen de la documentation du système de management environnemental ne
s'arrête pas aux procédures exigées par les référentiels, mais qu'il englobe la totalité des
documents nécessaires pour démontrer le bon fonctionnement du système de management en
place.
Cet examen peut donc s'intéresser :
- au manuel du système de management environnemental (exigence de la norme NF EN ISO
9001:2000 et du référentiel OHSAS 18001, mais pas de la norme NF EN ISO 14001) ;
- à la (aux) politique(s) du système de management ;
- aux procédures exigées par les référentiels ;
- aux enregistrements cités par les référentiels eux-mêmes, par exemple :
 les rapports d'audits ;
 les comptes-rendus de revues de direction ;
 les enregistrements relatifs à la formation ;
 les programmes de management (pour NF EN ISO 14001) ;
 les exigences pertinentes transmises aux fournisseurs et aux sous-traitants (pour NF
EN ISO 14001) ;
 les enregistrements des informations permettant le suivi de la performance, des
contrôles opérationnels appropriés et de la conformité aux objectifs et aux cibles
environnementaux (pour NF EN ISO 14001)
 les enregistrements relatifs aux équipements de mesure et de surveillance ;
 les demandes pertinentes des parties intéressées externes (pour NF EN ISO 14001) ;
 les réclamations et les plaintes (pour NF EN ISO 9001:2000) ;
 les rapports d'incidents ;
 les comptes-rendus des tests des procédures de prévention de situations d'urgence
(pour NF EN ISO 14001) ;
 les plans de réseaux d'eaux, d'électricité, de gaz ;
 etc.
- aux autres enregistrements nécessaires au système de management, tel que, par exemple :

25
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 l'inventaire des exigences applicables, y compris les « autres exigences » que
l'audité se propose de respecter ;
 les arrêtés administratifs en vigueur (pour NF EN ISO 14001) ;
 les éléments relatifs à la sécurité du site tels que le POI (plan d'opérations internes)
ou autres documents ;
 la documentation relative aux rôles, responsabilités (et autorités) des acteurs du
système de management ;
 les éléments relatifs à la communication interne (par exemple : journaux
d'entreprise) ;
 etc.
À ce sujet, il est bon d'évoquer le « flou artistique30 » entretenu par les normalisateurs sur le
thème de la documentation des systèmes management. En effet, les normes de systèmes de
management, que ce soit la NF EN ISO 9001:2000 ou la norme NF EN ISO 14001, exigent tour à
tour des « procédures » et des « procédures documentées » : quelle est la différence ?
La réponse réside dans la norme NF EN ISO 9000:2000 qui définit une procédure comme « une
manière spécifiée d'exécuter une tâche ».
Si cette revue documentaire est réalisée sur site, elle permet également de préparer, avec
l'audité, le plan d'audit.
La préparation du plan d'audit peut intervenir, lors de la revue documentaire, suite à une visite
détaillée de l'ensemble des activités incluses dans le périmètre de l'audit. Cette visite détaillée
du site facilite grandement la réalisation du plan d'audit.
Une des difficultés majeures que présente cette revue préalable de la documentation du système
de management à auditer réside dans le niveau d'examen documentaire que doit réaliser l'équipe
d'audit à ce stade : doit-on uniquement prendre acte de l'existence de la documentation ? Ou peut-
on déjà s'y intéresser et, de ce fait, prendre connaissance de son contenu, donc commencer en
quelque sorte l'audit à proprement parler ?
Les pratiques sont différentes suivant les auditeurs eux-mêmes, mais il est bien conseillé de ne
s'intéresser qu'à l'existence du document.
Il va de soi que cette revue documentaire représente un des éléments déterminants de la faisabilité
de l'audit. En effet, si, lors de la revue documentaire, l'équipe d'audit s'aperçoit de l'absence d'un
ou de plusieurs éléments majeurs de la documentation du système de management, elle est en
droit « d'en informer le commanditaire de l'audit, les responsables du programme d'audit et
l'audité».
Ce peut être le cas, par exemple, pour un audit de système de management environnemental si
l'arrêté administratif nécessaire aux activités de l'organisme n'existe pas ou, pour un audit de
système de management de la qualité, si une des procédures documentées exigées par la norme NF
EN ISO 9001: 2000 n'est pas disponible.
Comme il est possible de s'en rendre compte à la lecture des quelques lignes qui précèdent, la
réalisation de la revue des documents recèle un intérêt majeur dans la réalisation d'un audit. Il est
fort dommageable que cette pratique n'ait pas la dimension requise et qu'elle ne soit appliquée que
pour certains types d'audits de systèmes de management.
Cette revue documentaire peut être réalisée :
- à l'occasion d'un audit initial ;
- à l'occasion d'un audit de renouvellement ;
- à l'occasion de tous les audits.
Cette prescription peut figurer dans la procédure d'audit évoquée précédemment.
Il est important de préciser que l'auditeur ne doit, lors de cette revue préliminaire (ni également
lors de l'audit proprement dit), formuler aucun conseil ou aucune recommandation.

30
Effet de flou volontaire. Qui manque de précision

26