CHARTE DE PROJET

Méthode et Outils de
Conduite de Projet (MOCP)

Projet GPEC

Cas GENESIS

Date de Création : 6 Décembre 2012

Mise à Jour : 7 janvier 2013
Rédacteur: Serge NINO

Approbations:

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Historique du Document

Versions

Version Date Auteur Description

1A 06/12/12 SNINO Création

1B 08/12/12 SNINO Modifications +
contraintes+enjeux+objectifs+calendrier
1C 27/12/12 SNINO Compléments d’informations
2 07/01/13 SNINO Mise en page et Compléments d’informations
2A 07/01/13 SNINO Glossaire
2B 07/01/13 Bouchra & Thierry Relecture
2C 09/01/13 SNINO Pouvoir et intérêts

Diffusion du document

Date. Nom Observation

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 Table des matières

Historique du Document____________________________________________________________ii
Objectif global du projet____________________________________________________________4
Contexte du projet_________________________________________________________________________4
But du projet_____________________________________________________________________________4
Identification des risques____________________________________________________________________5
Mission confiée au groupe__________________________________________________________6
Objectifs Qualité, Coûts et Délais______________________________________________________________6
Contraintes_______________________________________________________________________________9
Bénéfices attendus_______________________________________________________________10
Situation finale espérée pour Génésis_________________________________________________________10
Situation finale espérée pour Consultec_______________________________________________________10
Moyens de mesure________________________________________________________________________10
Acteurs concernés________________________________________________________________11
Parties prenantes_________________________________________________________________________11
Pouvoir Intérêt___________________________________________________________________________11
Stratégie________________________________________________________________________________11
Equipe d’avant-projet désignée_____________________________________________________12
Organisation_____________________________________________________________________________12
Compétences____________________________________________________________________________12
Validation_______________________________________________________________________14
Décision = GO____________________________________________________________________________14
Sponsor_________________________________________________________________________________14
Chef de projet____________________________________________________________________________14
Glossaire________________________________________________________________________15
Objectif global du projet
Contexte du projet

GENESIS fabricant de produits électroménager (notamment aspirateur) souhaite améliorer ses

processus du management de projet afin d’améliorer son image de marque.

GENESIS, ne possède que 25% du marché français, et la concurrence est très forte, et
notamment celle de DYSON. Le marché local est saturé . Actuellement, la France représente
90% de son activité, les 10% restants se trouvant en Europe.

L’entreprise doit anticiper et réaliser un mouvement vers l’étranger afin d’assurer sa pérennité :
la faillite est prévue dans 2 ans si rien n’est tenté pour redresser la société.

GENESIS a lancé le produit « e-Aspi », un produit révolutionnaire et unique, puisqu’aucun

concept équivalent n’a été aperçu sur le marché. C’est à l’aide de ce produit que GENESIS
souhaite conquérir des marchés internationaux, et notamment la Chine et le Brésil.

Cet aspirateur, autonome et pilotable à distance, intègre des blocs robotisés et informatisés, des
compétences nouvelles que les équipes ne maîtrisent que très peu, plus habituées à
l’électromécanique. La première pré-série a montré de nombreux problèmes qui risquent de
causer des retards de production et des défauts de qualité. Ces incidents risquent de dégrader
l’image de GENESIS, compliquant son intégration à l’international. La production des sous-
ensembles dans différents centres, géographiquement éloignés, complique d’autant plus la
coordination.

La société souhaite améliorer ses processus du management du projet avant la fabrication en

série de son nouveau produit « e-Aspi » afin de conserver la qualité des produits qui ont fait sa
réputation. L’objectif est d’obtenir une série « zéro défaut ». Une fois que tous les problèmes
repérés lors de la pré-série auront été corrigés et que les processus seront maîtrisés, le produit
sera lancé en Europe. Ces mêmes processus de production seront ensuite répliqués à l’étranger.
La DRH de GENESIS est confrontée à un certain nombre d’alertes :
 GENESIS n’est pas en mode projet. Le référentiel PMI n’est pas utilisé, alors que
les chefs de projet de Vélizy ont déjà reçu une formation
 Les rôles sont mal définis, mal répartis
 Aucune volonté d’amélioration
 La marge bénéficiaire est nulle
 Enormes réticences aux changements.
 L’entente et la communication entre les différents centres sont mauvaises.
Afin d’améliorer la situation de sa société et d’aborder de nouveaux marchés, la DRH entrevoit
la gestion en parallèle trois projets :
 Mise en place GPEC
 Passer en mode projet avec l’utilisation du référentiel PMI
 Projet de conduite du changement
But du projet

L’objectif du projet de l’équipe 3 consiste à la mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des
Emplois et des Compétences (GPEC) dans le but d’améliorer les processus, la compétence de
ses employés et enfin d’attaquer de nouveaux marchés tels que la Chine et le Brésil.

La GPEC a pour objet d'adapter ou d'améliorer les compétences des salariés aux évolutions
constatées ou prévisibles. Elle devient une nécessité afin de pérenniser la société GENESIS.

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La GPEC devient un outil afin de prendre en compte l’évolution de l'emploi et des compétences
permettant de suivre ou d'anticiper, à court ou moyen terme, les évolutions significatives des
changements d'organisation, des méthodes de travail et/ou des évolutions technologiques.

Dans le contexte actuel de GENESIS, les domaines concernés par la GPEC sont :
 Gestion des compétences par métier
 Capacité à évaluer la compétence des employés
 Adéquation entre les ressources et les projets

Identification des risques

Les risques identifiés sont :

 Adoption des procédures GPEC
 Conduite du changement par l’ensemble des effectifs de la société GENESIS
 Le coût du projet GPEC peut être supérieur au budget total du programme
 Débouchés des marchés brésiliens et chinois ou autres marchés (Distribution,
implantation)
 Conflits sociaux
 Manque d’adoption de la certification PMI
 Procédures réalisées en France avant externalisation dans toutes les langues des pays

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Mission confiée au groupe
Objectifs Qualité, Coûts et Délais

L’objectif du projet GPEC est de faire une proposition technique et commerciale proposant
un plan d’actions détaillé sur 1 an en tenant compte des 3 phases suivantes:
 Phase 1 : gestion de la crise
 Phase 2 : mise en place du Plan qualité
 Phase 3 : Consolidation des compétences et Knowledge Management
Hormis le temps de la formation, les trois phases du plan d’action devront s’étaler sur une
période de 10 mois. La mise place des deux outils informatique doivent être gérés en
parallèle (Cf. tableau ci –dessous).

Objectifs Qualité

Avec la mise en place de la GPEC, l’état des connaissances techniques et générales de chaque
employé pourra être déterminé au travers d’évaluation des compétences.

Le but est de former les ressources sur des domaines bien précis, en fonction des besoins. Les
bénéfices d’un meilleur management des connaissances sont multiples : efficacité ou encore
réactivité, le but n’est pas seulement d’acquérir des connaissances, mais également créer un
climat favorisant la communication, l’échange et la diffusion des savoir-faire.

A l’issu de ce projet, les ressources pourront être réparties de manières optimale au sein des
différents projets. Les compétences nécessaires pour chaque poste seront mieux définies, chacun
se devra d’être performant dans son domaine, ce qui n’était pas le cas jusqu’à présent.

Avec la GPEC, les employés augmenteront leur compétence et leur performance. Ils seront dans
une dynamique progressive et adaptative, et ne se contenteront plus que de leurs acquis.

Objectifs Coûts

 Concernant le budget conseil et formation, celui-ci ne pourra excéder 300K€.

 Coût d’implémentation par licence dans le cas d’un ERP.

Objectifs Délai

La mise en place de la GPEC devra être faite avant le lancement de la série, et ne devra pas
retarder la fabrication.
La mise en place de la GPEC devra être réalisée avant la fin de la première année afin de
constater un retour sur investissement lors de la seconde année d’exploitation et répondre
ainsi à la conquête des marchés internationaux.

NOTA BENE : Prévoir la formation avec l’équipe travaillant sur l’accompagnement au

changement.

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 PHASES DATE QUOI COMMENTAIRE Livrables

1 Phase 1 1 mois Identification des métiers Action RH Listing des métiers

2 Définition des métiers Action RH A associer au listing des métiers

3 Découpage des métiers par fonctions Action RH + management Listes des métiers par fonctions

4 Echelle des compétences par fonction Action RH + management Listes des niveaux par fonction

5 Compétences attendues par métier et par Action RH + management Liste des niveaux attendus des
statut (avec Prise en compte de l’évolution compétences par métier et par statut
des compétences par métier)

6 3 mois Mise en place d’un mode « Consolidation Action Management + Tenir un calendrier de restitution
des compétences / Knowledge collaborateurs des expériences avec une régularité
Management » régulier et ouvert à tous en à définir
classe réelle.

7 Phase 2 2 mois Auto-évaluation des compétences par les Mise en place d’une procédure afin Fiche de suivi annuelle des
salariés de croiser ces informations avec le compétences du salarié
management
Action salarié + management +RH

8 Phase 3 4 mois Mise en place d’une application afin Outil informatique = eLearning Définir dans la fiche de suivi du
d’améliorer les compétences des employés salarié, un calendrier de formation
(certification)

9 4 mois Mise en place d’une application de Gestion Outil informatique= Gestion des Mise à jour du plan de charge du
des ressources afin de rechercher des ressources salarié mis à jour hebdomadaire.
compétences pour un projet considéré avec
connaissance de la disponibilité des
ressources et approbation des affectations
par le manager

10
 Date Nom du livrable Description !

Jour 1 Charte de fonctionnement

Jour 2 Charte de projet

Jour 3 Cahier des charges fonctionnel

Jour 4 Plans management de projet

Jour 5 Plans management de projet

Jour 6 Plans management de projet

Jour 7 Suivi d’avancement

Jour 8 Proposition commerciale et technique

Jour 9 Plan management des solutions

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Contraintes (dans le cadre d’un AO)

 Etat des lieux en termes de compétences générales et techniques et de niveau de

compétences de chaque employé.
 Aucun esprit « One team » au sein de GENESIS : "il n'existe pas de véritable
sentiment d’appartenance à un groupe"
 Coordination avec les autre des processus projet
 Amélioration des processus de production
 Intégration du référentiel PMI
 Résistance forte au changement
 Mauvaise perception de la fonction RH groupe et des décisions hiérarchiques
 Peu d’intérêt pour la standardisation et la capitalisation des connaissances
 Forte communication de notre entité vers GENERIS
 Disponibilité des employés dans un contexte de fabrication tendu
 Le budget conseil et formation ne pourra excéder 300 K€
 Peu de coordination entre les différents centres de production dû entre autre à
l’éloignement géographique.
Bénéfices attendus
Situation finale espérée pour Génésis

Avec la mise en place de la GPEC, l’objectif final est de pouvoir s’adapter aux mutations de la
société (lancement d’un nouveau produit, évolution technologique, ...) en apportant les bonnes
compétences, au bon moment.

Dans le cas du lancement de l’« e-Aspi » par exemple, les compétences en automatisme et
informatique sont très récentes et très loin d’être maîtrisées, entraînant, entre autres, des
problèmes d’intégration et de montage. La formation sur ces deux domaines bien particuliers
permettrait de corriger ces problèmes en aval.

La GPEC permet d’apporter les compétences nécessaires afin d’atteindre l’objectif final : une
production série à « zéro défaut ».

L’atteinte de cet objectif permettrait de:

 Optimiser le développement de GENESIS à l’aide de méthodes centralisés et

optimisées
 S’exporter à l’étranger permettrait de réaliser un chiffre d’affaire conséquent
 Réaliser l’amélioration des compétences.
Situation finale espérée pour Consultec

 La réussite de ce programme nous permettrait d’obtenir une nouvelle référence.

Moyens de mesure

 Utilisation du référentiel PMI par chaque chef de projet

 Evaluations régulières des compétences de chaque employé à l’aide du eLearning
 Analyse de la productivité et de la qualité des articles
 Evolution des parts de marchés acquises, aussi bien en Europe qu’à l’international.

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Acteurs concernés
Parties prenantes

Société Parties prenantes Code

CONSULTEC Consultant C1

Sponsor C2

Expert Qualité C3

Chef de projet C4

Chef de programme C5

Chargées d’affaires C6

GENESIS Chef de projet G1

Décideurs G2

Financier G3

Expert Qualité G4

Employé Production G5

Employé non G6
Production

 Le RH devra identifier et définir les différents métiers

 Le management de GENESIS devra définir les compétences attendues par métier.
 Chacun des employés de la société GENESIS doit être évalué sur son domaine de
compétence
 Le sponsor
 Equipe de projet
Si des formations ou des évaluations doivent avoir lieux en dehors des temps de travail pour
ne pas provoquer de retard dans la production, la décision sera prise par le DRH en accord
avec le management direct de l’employé.

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 Pouvoir et Intérêt

G2, C2, C5
FORT

COMMUNICATION COMMUNICATION
IMPLICATION INNOVATION

G3

G1 C6 C4
POUVOIR

G4
FAIBLE

G5
COMMUNICATION

COMMUNICATION
INNOVATION
IMPLICATION C1
G6 FORMATION

FAIBLE FORT

INTERET

Stratégie

STRATEGIE COMMENTAIRES
COMMUNICATION
Concerne également l’accompagnement au changement.
Diifférents type de communication sont à prendre en compte en fonction de
la nature de la population (statut des employés)
INNOVATION

IMPLICATION
Concerne la motivation des employés avec prise en compte de nouveaux
statuts
FORMATION

Employé Production

Employé non Production

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Equipe d’avant-projet désignée

Organisation

La structure de l’équipe est définie dans le tableau ci-dessous. Cette structure peut évoluer en
fonction du calendrier ainsi que du choix de la solution retenue :
 Le chef de projet Bouchra
 Consultant1 : Thierry
 Consultant2 : Serge
Compétences

L'équipe se compose d'un chef de projet qui va organiser l'ensemble de ce projet

d'aménagement au côté des différents acteurs tels que le directeur de Programme, le
responsable qualité et le sponsor. Il supervise les différentes opérations ainsi que l'équipe-
projet.

Compétences Bouchra Thierry Serge

Gestion de projet 2/4 2/4 2/4

Communication 2/4 2/4 3/4

Intégration 2/4 1/4 3/4

Qualité 3/4 3/4 3/4

Commerciale 0/4 0/4 2/4

ERP 3/4 0/4 3/4

Esprit d'équipe 3/4 3/4 4/4

Esprit de synthèse 2/4 2/4 3/4

Managériale 0/4 2/4 2/4

Connaissance GPEC 1/4 0/4 1/4

Démarche PMI 0/4 0/4 0/4

Conduite du changement 1/4 0/4 3/4

Audit stratégique d'entreprise 1/4 3/4 2/4

Avant-vente projet 0/4 3/4

PMO 1/4 1/4

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 Rôles potentiels Bouchra Thierry Serge

Directeur de projet X
Chef de projet X X X
Expert qualité X
Chargé d’affaires X X

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Validation
Décision = GO

Décision du 06/12/2012 de répondre à l’offre de Mme Arlette TONCHARD / DRH de la

Société GENESIS.
Sponsor

Le sponsor devra être mis en copie dans la liste de distribution de chaque document.

Chef de projet

Avant transmission, chaque document devra être validé par le chef de projet avant validation
de l’expert qualité.

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Glossaire

SIGLES COMMENTAIRES
GPEC Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences
PMI Project Management Institute
eLearning Formation en ligne ou apprentissage en ligne des employés
ensemble des solutions et moyens permettant l'apprentissage par
des moyens électroniques

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