Principes de Gestion des contrats

Clinique Fiduciaire Tunisie 26 Novembre 2021

Sommaire

• Introduction

• Gestion des contrats conformément au Cadre de la Politique de

passation des marchés de la Banque

• Organisation & procédures de gestion des contrats

• Mécanismes de résolution des différends

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Introduction

• La gestion (ou l’administration) des contrats est le processus d'examen,

de contrôle et de suivi de tous les aspects de l’exécution des contrats.

• Les délais, le budget et les ressources financières, la portée et la qualité

sont les principaux paramètres qui définissent un contrat.

• La responsabilité première du Gestionnaire/Administrateur du contrat est

de veiller à ce que l’entrepreneur, le fournisseur ou le prestataire de
services se conforment strictement au contrat.

• La gestion des contrats présente de nombreux défis et risques pour une

mise en œuvre et l’achèvement réussi des projets. Il est donc essentiel de
tirer pleinement parti des avantages d’un processus amont de passation
des marchés efficient et efficace, depuis la planification jusqu’à l’attribution
du marché/contrat.

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Introduction
La responsabilité de la gestion des contrats incombe entièrement, de même que la mise en œuvre
globale du projet, à l’Emprunteur (OE et leurs agents, le cas échéant).

Les OE peuvent être des ministères sectoriels, des entités gouvernementales locales, des
entreprises d'État ou des intermédiaires tels que des ONG ou des agents de passation des
marchés.

Il couvre le spectre complet des tâches

techniques et administratives du personnel de
l’OE et de ses consultants, a partir de
Gestion du contrat l’attribution du contrat jusqu’à son exécution (ou
Attribution Achèvement sa résiliation selon le cas), en passant par les
paiements et le règlement des litiges
(éventuellement jusqu'à l'expiration de la
période de garantie ou de la période de
garantie pour les défauts).

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Introduction

• De nombreux risques surviennent pendant la phase de gestion du contrat :

o Risques liés aux coûts (événements pouvant affecter le budget en raison de

dépassements de coûts)
o Risques liés au délai (événements pouvant retarder la mise en œuvre du
contrat)
o Risques liés à l'objectif du contrat (événements pouvant entraver la
livraison ou compromettre la qualité du résultat)

• Une fois que tous les (ou la plupart des) risques potentiels ont été identifiés,
l'étape logique suivante consiste à les analyser afin de déterminer leur
probabilité d’occurrence et leur impact potentiel sur la mise en œuvre du
contrat.

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Introduction

La gestion des contrats vise l'atteinte des objectifs ci-après:

• Minimiser des différends contractuels

• Respect des arrangements et accords stipulés dans l’AF
• Exécution des dispositions contractuelles
• Établissement d’une bonne gestion des inventaires
• Fourniture d’un calendrier réaliste pour l'achèvement du contrat
• Réalisation des paiements en temps opportun aux entreprises et traçabilité de l'exécution
financière et des paiements
• Suivi des performances et des garanties des avances de paiement
• Mise à jour des conceptions et des estimations de coûts au besoin
• Amélioration des procédures de réception finale des biens et des travaux
• La bonne tenue des registres et du classement à toutes les étapes du processus de passation
de marchés, y compris les documents rejetés
• Validation et mise à jour des dossiers.

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Gestion du contrat conformément à la Politique de passation des marchés de la Banque
Politique de passation des marchés de la Banque

• Le mandat fiduciaire de la Banque couvre l’ensemble du cycle de passation des

marchés du projet.

• Une gestion efficace des contrats par l’OE est indispensable à la réalisation des
objectifs de développement du pays et la concrétisation des principes de VfM entérinés
dans la Politique de passation des marchés de la Banque.

• Le respect des principes généraux de la Politique de passation des marchés de la

Banque doit être maintenu après que les processus de passation des marchés soient
achevés, les attributions effectuées et les contrats signés.

• Les principes les plus pertinents pour la gestion des contrats sont les suivants :

o Efficacité : les biens sont livrés / installés ; les services sont rendus ; et les
travaux de génie civil sont terminés, etc.

o Efficience : coûts (budget) ; temps (durée) ; qualité (conformité aux spécifications

techniques ou au cahier des charges).

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Gestion du contrat conformément à la Politique de passation des marchés de la Banque
Gestion des risques contractuels et mesures d’atténuation
• L’approche d’identification et d’atténuation des risques au niveau du projet est applicable en
principe à tous les contrats bien qu’elle revêt une importance particulière pour les contrats
de grande valeur, complexes et / ou novateurs pour des raisons d’efficacité, de
proportionnalité et de faisabilité / capacité.

• L’ensemble des risques contractuels se rapporte à la nature et au contexte spécifiques du

contrat et couvre les risques physiques, financiers, environnementaux, de conception,
logistiques, juridiques, politiques et opérationnels.

• L’analyse des risques a notamment pour résultat de les imputer à la partie la mieux placée
pour les gérer lors de la détermination des documents de sollicitation et du modèle de
contrat applicables à une catégorie spécifique de marchés et / ou à un groupe de types
d’opérations similaires.

• Le Manuel de mise en œuvre du projet (PIM) prescrit des procédures précises pour toutes
les opérations de gestion des contrats, avec une interface efficace avec les procédures de
paiement et de surveillance/supervision existantes de l'OE.

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Organisation et Procédures de Gestion des contrats
Paiements en retard ou défaut de paiement pendant l'exécution du contrat

• Des situations particulièrement risquées peuvent justifier un mécanisme de contrôle des

prix pour aider le personnel de l’OE chargé de la gestion des contrats à évaluer le
potentiel ou la probabilité d'une hausse des prix résultant du caractère non raisonnable
des prix proposés.

• Les retards de paiement sont une mauvaise pratique de certains employeurs et de leurs
conseillers techniques pour payer en retard les factures et / ou les décomptes soumis
par les entreprises.

• Le défaut de paiement est défini comme le refus par un employeur ou par un OE de

payer une facture présentée par une entreprise. Ce défaut peut avoir différentes raisons
(valables et raisonnables ou non) et peut nécessiter une résolution par différentes
manières, c’est-à-dire séparer le non-paiement sans cause avec le défaut de paiement
lié à un litige relatif à l'exécution du contrat (retards, qualité, etc.).

• Les mécanismes de résolution des litiges actuellement inclus dans les grands contrats
de travaux de génie civil peuvent être étendus à tout document d'AO lorsqu'un risque
élevé a été identifié à cet égard.

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Organisation et Procédures de Gestion des contrats

Polices d’assurance
• Les contrats financés par la Banque doivent inclure des clauses obligeant l’entrepreneur /
fournisseur / prestataires de services à mettre en place une couverture d’assurance adéquate.

Garantie de bonne exécution

• Les garanties de bonne exécution sous forme de garanties ou d’obligations bancaires sont utilisées
pour protéger le maître d'ouvrage contre le manquement de l’entrepreneur / fournisseur /
prestataire de services à réaliser l’objet du contrat dans les délais impartis et conformément au
cahier des charges, aux spécifications ou à toute autre exigence et conception techniques.

• Les garanties sont émises par des institutions financières : banque commerciale ou sociétés de
cautionnement ou d'assurance.

• EIles doivent être exercées sans conditions, c’est-à-dire à première demande et sans justification.

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Mécanismes de résolution des différends
Considérations générales

• Ils font référence aux processus et procédures concernant les différends entre les
parties contractuelles pendant l'exécution du contrat pour toutes les catégories de
marchés, y compris le traitement des réclamations.

• Les lois, règlements et procédures applicables, ainsi que l'autorité compétente,

sont déterminées en fonction de la nature et de la valeur du contrat et sont définies
dans le DAO correspondant.

• Les contrats complexes et risqués sont les plus susceptibles de nécessiter des
dispositions contractuelles sur le règlement des différends.

• La nature des dispositions de règlement des différends dans les contrats pour
toute catégorie de marchés doit correspondre aux circonstances du contrat
concerné et permettre de résoudre de manière optimale les problèmes juridiques
en suspens qui ne peuvent être résolus par la conciliation.

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Mécanismes de résolution des différends
Loi applicable
• Pour les contrats passés suivant le système national, la loi nationale pertinente
est la seule loi applicable, et les voies de recours sont fournies par les
juridictions nationales.

• Certaines lois prévoient des contrôles administratifs avant l'accès aux tribunaux
afin de régler le différend par la conciliation ou d'éviter tout au moins une
procédure longue.

• L’utilisation du système national signifie que la Banque ne participera en aucune

circonstance au règlement des différends, bien qu'elle reste informée de la
situation et veille à l’application des mécanismes appropriés et des clauses
contractuelles pertinentes.

• Dans le cadre des Méthodes et Procédures de la Banque, la loi applicable et les

juridictions concernées sont définies de manière à ce que les entreprises
étrangères et locales soient sur un pied d'égalité, c'est-à-dire que la loi
applicable devrait être celle d'une juridiction étrangère neutre dotée d'une
jurisprudence commerciale bien établie et respectée au niveau international.

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Mécanismes de résolution des différends

• Des mesures prises en temps opportun sont nécessaires pour prévoir et

prévenir les situations dans lesquelles des réclamations pourraient
compromettre la bonne exécution d’un contrat.

• Les réclamations qui ne peuvent être réglées par des négociations à l'amiable
entre les parties évoluent généralement vers des litiges qui devront être
résolus par des mécanismes de règlement des différends prescrits.

• La tenue des registres est essentielle pour justifier toute situation de

réclamation. Par conséquent, la fonction de contrôle des documents doit être
bien organisée à cet effet.

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Mécanismes de résolution des différends

Résolution des réclamations

• Les réclamations valides formulées par une partie dans un contrat de travaux doivent
être fondées sur des documents et des situations.

• L’examen des réclamations est basé sur les quatre éléments de coût suivants qui
s'appliquent à la détermination de la valeur de la réclamation :

o Ventilation des coûts résultant d'une modification des exigences du contrat, d'un
retard ou d'une accélération ordonnée par l’OE sur le programme de travail
convenu
o Allocation des coûts inclus dans la réclamation au dévis quantitatif approprié
o Retenir les coûts en fonction de leur acceptabilité aux termes du contrat et de leur
caractère raisonnable
o Données comptables de la réclamation correspondants exactement aux registres
comptables sous-jacents du contractant.

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Mécanismes de résolution des différends

Conciliation (solution amiable)

• L’objectif de la gestion des contrats est d’anticiper les problèmes potentiels entre les parties
contractantes et de les traiter et les résoudre au moyen d’un dialogue, d’une consultation ou d’un
compromis.

• Des efforts de conciliation devraient être développés par les parties pour résoudre rapidement les
différends afin de permettre une mise en œuvre rapide et adéquate du projet.

• Les parties doivent d’abord chercher à résoudre tout différend à l’amiable comme suit :

• Pour les travaux de génie civil ou les marchés de services autres que de consultants, des
clauses prévoient que les efforts de conciliation en matière de résolution des litiges soient
d'abord menés par l'ingénieur chargé de la supervision.
• Pour les marchés de biens, le fournisseur et l’OE s’efforcent d’abord de résoudre les différends
à l’amiable.
• En ce qui concerne les contrats de services de consultants, le consultant et l’OE s’efforcent
généralement de résoudre les désaccords et les différends potentiels par une consultation
mutuelle, par le biais d'un dialogue continu et des négociations directes.

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Mécanismes de résolution des différends

• Un différend survient lorsque les deux parties sont en désaccord.

• La description des mécanismes ou procédures de résolution des différends est détaillée dans les
conditions générales du contrat (CGC) du modèle de contrat utilisé, tandis que les conditions
particulières du contrat (CPC) ou les conditions spéciales du contrat (CSC), en fonction de la
catégorie de marché, et les données particulières de l’appel d’offres (DPAO) fournissent les détails
de chaque contrat spécifique.

• Le concept peut être utilisé à la fois dans les contextes de droit civil et de common law
(jurisprudence).

• Les principes et les règles sont généralement les mêmes pour toutes les catégories de marchés,
avec des procédures plus spécifiques pour certaines catégories (par exemple, les grands travaux et
les installations).

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Mécanismes de résolution des différends
Commission de règlement des différends (Médiation)

• Les commissions de litiges (Dispute Board-DB), ou conseils de règlement des différends

(Dispute Resolution Boards-DRB), sont couramment utilisés dans les contrats de
travaux lorsque l'ingénieur chargé de la supervision n'a pas été en mesure de résoudre un
problème ou une réclamation ou un différend naissant.

• Les procédures (y compris la date à laquelle les parties désignent la commission, son
nombre d'experts) sont définies dans les dispositions contractuelles relatives à la création
du DB. Chaque partie au contrat désigne un membre qui sera accepté par l’autre
partie, et ces deux membres recommandent un troisième membre sur lequel les
deux parties conviendront, qui assumera les fonctions de président. Les membres du
DB sont rémunérés à parts égales par les deux parties.

• Constituée comme commission «permanente» au début de l'exécution du contrat et établi

pour toute la durée du contrat.

• Le DB n'agit pas en tant qu'arbitre, mais en quelque sorte comme un médiateur visant à
trouver une solution au litige et à faire en sorte qu'il ne nuise pas à la progression du
contrat. La saisine est fondée sur le principe «payez maintenant, argumentez plus tard»,
c’est-à-dire un processus permettant une décision contraignante mais non nécessairement
finale.
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Mécanismes de résolution des différends
Arbitrage
• La plupart des contrats envisagent un arbitrage international ou local plutôt que
des procédures judiciaires, car l'arbitrage prend généralement moins de temps et
coûte moins cher.
• Pour les contrats avec des valeurs relativement faibles et les acteurs opérant
dans le même pays, le droit local et les instances d'arbitrage locales s'appliquent
en général.
• Si un contrat implique des acteurs étrangers, l'arbitrage est habituellement confié
à un tribunal d'arbitrage internationalement reconnu, afin d’assurer un certain
degré d'impartialité, qui dispose de procédures d'arbitrage commerciales bien
établies et respectées par des professionnels, telles que les règles et procédures
de la CNUDCI, la CCI ou la CNUCED.
• Le lieu de l'arbitrage doit être un lieu neutre et avec un bon rapport efficacité-coût,
et les procédures doivent se dérouler dans la langue de communication définie
dans la clause contractuelle relative au droit du contrat et à la langue.
• La Banque ne peut, sous aucunes circonstances, être désignée comme
arbitre, invitée à recommander un arbitre ou être citée en tant que partie à
un arbitrage.
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Mécanismes de résolution des différends
Rôle de l’Organe d'Eécution

• Faciliter un dialogue technique entre l'employeur, l'entrepreneur / le fournisseur / le prestataire de

services et, le cas échéant, l'ingénieur, le conseil de règlement des différends et les arbitres en vue de
clore les interprétations divergentes des clauses contractuelles.

• Agir en tant que point focal pour les problèmes liés à la gestion des contrats pouvant entraîner des
dettes pour l'Employeur.

• Fournir à l’employeur un soutien complet en matière d’exploration, de collation, de collecte et de

représentation des données pour les procédures relatives aux mécanismes de résolution des conflits
ou les procédures d’arbitrage.

• Représenter / soutenir l'employeur lors des audits statutaires et internes, y compris des audits et des
revues par des financiers et / ou des cofinanciers.

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Ce qu'il faut retenir

21
Merci

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